KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN

GVHD: Lê Hồng Lắm
I. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN:
1. Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền, kiểm soát
nội bộ đối với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế những sai
phạm. Việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục tiêu theo
báo cáo Coso (1992) đã đề ra.
1.1. Sự hữu hiệu và hiệu quả:
Là mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần
hay tốc độ tăng trưởng … Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng
đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử
dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số
lượng và chất lượng đã đặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là
việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra.
1.2. Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ, và trả tiền,
như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán được trình bày trung thực
và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý
để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ,
chính xác kịp thời tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua
hàng Là các yêu cầu chủ yếu của công tác và giúp đơn vị cung cấp được báo
cáo tài chính đáng tin cậy.
1.3. Tuân thủ pháp luật và các quy định:
Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, ví dụ như việc ký
kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng… Ngoài ra
doanh nghiệp còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập
phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an
ninh…
2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền
2.1Những thủ tục kiểm soát chung:

a Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát đơn vị cần tách biệt các chức
năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng,
bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể:
- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.
- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng.
- Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt
hàng.
- Bộ phận đăt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.
b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
B1 Kiểm soát chung:
 Kiểm soát đối tượng sử dụng:
SVTH Hoàng Thị Trang Trang 1
GVHD: Lê Hồng Lắm
 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng
phần mềm đều có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn
công việc của mình.
 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập
trái phép vào hệ thống.
 Kiểm soát dữ liệu:
 Nhập liệu càng sớm càng tốt.
 Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.
B2 Kiểm soát ứng dụng
 Kiểm soát dữ liệu:
 Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
 Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
 Kiểm soát quá trình nhập liệu.
 Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.
 Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông
tin cần thiết của nhà cung cấp.

B3 Kiểm soát chứng từ sổ sách.
Thủ tục kiểm soát thông dụng là:
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ.
- Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.
- Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng,
biên bản nhận hàng.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.
B4 Ủy quyền và xét duyệt.
Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, lụa
chọn nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền
hàng hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này
thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.
c Kiểm tra việc độc lập thực hiện.
Là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao
ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận
công ty.

SVTH Hoàng Thị Trang Trang 2