thay đổi văn hóa doanh nghiệp với erp

Thay đ ổ i văn hóa doanh nghi ệ p v ớ i ERP
CHUYÊN ĐỀ - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Có một vấn đề ít ai nói tới, đó là yếu tố văn hóa
doanh nghiệp, cũng có thể ảnh hưởng không nhỏ
đến thành công trong triển khai phần mềm quản trị
DN (ERP).
Thông thường, mỗi khi dự án ERP ứng dụng không
thành công, người ta vẫn đổ lỗi cho các vấn đề kỹ
thuật nhiều hơn. Nhưng cũng có thể do doanh
nghiệp (DN) chưa cung cấp đủ nguồn lực để đào
tạo và quản lý các vấn đề về thay đổi văn hóa DN.
Từ làm theo thói quen sang làm theo quy trình
Một chuyên viên tư vấn triển khai ERP của FPT cho biết,
đối với một DN có cường độ làm việc cao, nhân viên đã
quen với phong cách làm việc năng động, thì khả năng
DN đó ứng dụng thành công ERP sẽ lạc quan hơn. Cùng
với thái độ của lãnh đạo DN là không ngại đổi mới, sẵn
sàng tận dụng các quy trình chuẩn đã có sẽ tạo ra quyết
tâm từ trên xuống dưới, thúc đẩy nhanh tiến trình đưa
ERP ứng dụng trong đời sống DN.
Văn hóa DN thể hiện rất rõ khi áp dụng các quy trình bắt
buộc từ phần mềm (PM). Sự tuân thủ hay không quen
tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến kết quả
của ứng dụng, từ đó dẫn đến thành/bại của dự án. Chẳng
hạn, trong việc quản lý kho hàng, quy trình quản lý PM bắt
buộc hàng trước khi xuất phải được phiếu xuất trên hệ
thống trước, tiếp theo đó mới xuất kho. Nếu theo thói
quen từ trước của DN, hoặc bản thân người thực hiện
công việc cảm thấy không thích làm như vậy, họ có thể cứ
cho xuất hàng trước, rồi bổ sung khai báo sau, thỉnh
thoảng lại “quên” nhập số liệu Việc này có thể gây ra

tình trạng số liệu tồn kho thể hiện trên chương trình PM sẽ
khác với số liệu tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến các
phòng ban khác, thậm chí đến quyết định của các cấp
lãnh đạo.
ERP luôn đi kèm theo một quy trình chuẩn tích hợp, đồng
nghĩa với việc nó tạo ra những thách thức - thay đổi hành
động của nhân viên đối với công việc, thái độ của nhân
viên đối với DN. Do vậy khi đưa ERP vào triển khai, yêu
cầu đặt ra với DN là phải quản lý tập trung, toàn bộ cán bộ
nhân viên cần có cái nhìn cụ thể hơn đến mục tiêu chung
của DN. Nhiều DN đã tận dụng ERP không những chỉ để
thay đổi quy trình kinh doanh và còn cả văn hóa DN theo
một cách thức và không khí mới.
Nếu như với các PM ứng dụng như MS Office trong DN,
việc khai thác tích cực hay không tích cực của mỗi cá
nhân có thể không ảnh hưởng đến hoạt động chung của
công ty thì ERP là một môi trường hoàn toàn khác. Mọi
tác động của bất kỳ của thành viên nào lên hệ thống đều
có ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác trong công ty. Số
liệu đưa vào một lần là số liệu thống nhất trong suốt các
quy trình liên quan. Mỗi thành viên cần nắm rõ các thông
tin quan trọng này và biến nó thành ý thức cao trong công
việc. Các thông tin và số liệu được tích hợp từ các quá
trình bán hàng, mua hàng, kế toán từ các máy tính kết
nối trong hệ thống, đem đến cho lãnh đạo cái nhìn thấu
suốt toàn bộ các hoạt động kinh doanh của DN. Nếu mỗi
thành viên vẫn giữ thái độ giống như sử dụng các PM đơn
lẻ trước đây, không hiểu được các mục đích thực sự của
chương trình mới và biến nó thành hành động thực tế, thì
DN đó khó có thể triển khai ERP thành công.

Có thể nói, sức ép thay đổi lên mỗi nhân viên và toàn bộ
DN là rất lớn. Nếu nhân viên không chịu thay đổi, không
nắm bắt được quy trình mới, họ có thể bị đào thải. Tại
nhiều DN, khi triển khai ERP, việc phải điều chuyển công
việc của nhân viên hoặc đào thải những nhân viên không
đáp ứng được yêu cầu mới của công việc được là chuyện
không hiếm.
Cần đào tạo nâng cao nhận thức
Đào tạo tri thức về PM và sử dụng PM ERP là việc làm
cần thiết của DN khi triển khai ứng dụng. Những nguyên
lý được truyền đạt bước đầu có thể đem đến điều kiện để
thực hiện công việc cụ thể, còn để biến nó thành thói
quen, thành điều kiện làm việc bình thường tại DN lại phụ
thuộc rất nhiều vào văn hóa của DN đó và tất nhiên, cần
có thời gian. Thời gian để thay đổi từ cũ sang mới, từ tác
phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới, từ tự do
hoặc bán tự do sang yêu cầu về mức độ tuân thủ kỷ luật
nghiêm ngặt hơn. Việc đào tạo không chỉ là các yêu cầu
công việc cho từng vị trí cụ thể như điền vào các chỗ
trống trên giao diện PM, mà còn phải cung cấp đầy đủ
những kiến thức như đã nói ở trên.
Một quy trình chuẩn tắc, yêu cầu ý thức tuân thủ cao của
những người giữ các vị trí khác nhau, đôi khi tạo nên sự
phản ứng mạnh mẽ nơi những người bị ảnh hưởng. Thậm
chí họ có thể có ý nghĩ “Tôi đem nhiều tiền về cho công ty,
tôi có thể làm việc theo ý tôi muốn, miễn là an toàn và
đem về lợi nhuận”. Đào tạo những người như thế không
hề dễ! Tuy nhiên, không ít thì nhiều, họ vẫn phải thay đổi,
để thích nghi, để phù hợp và bản thân những người
nhanh nhạy cũng sớm hiểu rằng, công việc của họ được

đảm bảo và hỗ trợ ở mức an toàn cao hơn khi họ làm việc
theo quy trình.
Một chuyên gia Oracle khuyên rằng, DN cần “chuẩn bị tinh
thần” cho nhân viên của mình bằng cách chỉ ra vai trò của
từng phòng, ban và họ cần phải thay đổi như thế nào để
đáp ứng tốt. Ngoài đào tạo về kỹ thuật công nghệ, cần
cung cấp những thông tin về nhiệm vụ mới ở một vị trí cũ,
về mục tiêu hướng đến của DN và những lợi ích của quy
trình mới phục vụ cho phát triển DN và từng thành viên
của nó. Những thông tin truyền đạt sớm và kịp thời sẽ
chuẩn bị trước về mặt tinh thần cũng như giúp cho sự ứng
dụng ERP thành công!
( - theo pcworld.com.vn)