Khái quát chung Đàm phán kinh doanh

PHẦN 2
ĐÀM PHÁN KINH DOANH
Ths. Phan Trọng An

NỘI DUNG PHẦN 2
1. Khái quát chung về đàm phán trong kinh doanh
2. Chiến lược, kỹ thuật và chiến thuật đàm phán
3. Tiến trình đàm phán kinh doanh
4. Nghệ thuật đột phá thế găng trong đàm phán
5. Sự thành công của đàm phán và hiệu lực của
người đàm phán.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN
I. KHÁI NIỆM VỀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH
1. Khái niệm
- Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó
hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận
về các mối quan tâm chung và những điểm còn
bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất
-
Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thỏa thuận
giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí
hay thỏa hiệp để giải quyết những vấn đề về
kinh doanh có liên quan đến các bên.


Đàm phán để làm gì?
Những cuộc ĐP mà bạn thường tham gia:
- Trong công việc hàng ngày?
- Trong cuộc sống hàng ngày?
Kết quả như thế nào?
Kết quả của cuộc đàm phán

- Thắng - Thua/Thua - Thắng
- Thắng - Thắng
- Không kết quả
- Thua - Thua
Làm thế nào để có kết quả Thắng - Thắng?
2. Các yếu tố trong khái niệm đàm phán
- Sự tác động lẫn nhau giữa những người
đàm phán thường dưới hình thức mặt đối mặt
- Sự bất đồng:
+ Lợi ích
+ Mục đích hay mục tiêu
+ Sự việc (và cách giải thích/quan điểm)
+ Phương pháp
+ Qui chế
+ …
II. CÁC YẾU TỐ VÀ SÁCH LƯỢC ĐPKD
1. Các yếu tố của đàm phán kinh doanh
- Bối cảnh: Gồm tình hình tài chính của đối tác,
vấn đề ưu tiên, giá cả/chi phí, nhu cầu thực sự và
sức ép từ bên ngoài
Sách lược chung là: Giấu kín bối cảnh của mình,
thăm dò bối cảnh của đối tác
+ Triển khai thăm dò đối tác sớm
+ Bí mật điều tra
+ Tìm đối tượng để thu thập thông tin
+ Quan sát biểu hiện, hành động nhượng bộ của
đối tác.
- Thời gian: Đàm phán là một quá trình, có khởi
điểm và kết điểm (điểm chết). Cần giấu điểm
chết của mình

+ Phải kiên nhẫn và chịu đựng sức ép của đối
tác
+ Kiềm chế, bình tĩnh và biết chớp lấy thời cơ
+ Quyết không cho đối phương biết điểm chết
của mình
+ Quan sát thái độ của đối tác
+ Biết trước có lợi thì mới hành động quyết
định.
- Quyền lực: Quyền lực liên quan đến khả năng
của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định.
Ai cũng có quyền lực song việc sử dụng nó tùy
thuộc vào khả năng của mỗi người
+ Quyền lực tiềm tàng. Ví dụ: “Không bán chịu”
+ Quyền lực hợp pháp. Ví dụ: bảng giá, công
văn,…
+ Quyền lực mạo hiểm
+ Quyền lực hứa hẹn
+ Quyền lực chuyên môn.
2. Sách lược đàm phán kinh doanh
- Tạo ra cạnh tranh
- Từng bước tiến tới
- Gây áp lực
- Giả câm giả điếc. Ví dụ: sau khi đối tác hùng hồn
trình bày, ta lễ phép nói “thưa ngài, tôi chưa rõ”
- Nêu ra mục tiêu cao
- Trao đổi vị trí. Ví dụ: “Nếu tôi có quyền quyết
định…”
- Giấu giếm tình cảm
- Tùy cơ ứng biến
- Tránh việc thỏa thuận nhanh chóng

- Không để đối tác mất thể diện.
III. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐPKD
1. Đàm phán kinh doanh là sự thống nhất giữa
hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”
2. Đàm phán KD là quá trình hai bên không
ngừng điều chỉnh nhu cầu (mục tiêu) của mình
để đạt được ý kiến thống nhất.
3. Đàm phán kinh doanh không phải là thỏa
mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là
có giới hạn lợi ích nhất định.
4. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công
hay thất bại
Các tiêu chuẩn:
+ Mục tiêu
+ Chi phí
+ Quan hệ giữa các bên.
5. Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một
nghệ thuật
Mô hình vòng tròn đàm phán đảm bảo tính
năng động, sáng tạo và mềm dẻo của nhà đàm
phán.
IV. PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH
1. Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán KD
-
Đàm phán là một việc tự nguyện
-
Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên
muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt
được một thỏa thuận mới có thể thỏa mãn cả hai bên
- Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ

được giải quyết khi có thỏa thuận chung
-
Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong
đàm phán
-
Một kết cục thành công trong đàm phán là đạt được
điều mà hai bên đều mong muốn
-
Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người
ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến
tiến trình và kết quả đàm phán.
2. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán:
-
Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy định
kiến
-
Không xác định được người có quyền quyết định
cuối cùng của phía đối tác
- Không xác định được chính xác thế mạnh của mình
là gì
-
Ngồi vào bàn đàm phán với một phương án duy nhất
-
Không biết cách nâng cao vị thế của mình
-
Để đối tác dành thế chủ động trong đàm phán
-
Để vuột khỏi tay quyền ra quyết định
-
Vội bỏ cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc

-
Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc
đàm phán.
CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH
-
Theo đối tác: Đàm phán trong nước và đàm
phán kinh doanh quốc tế
-
Theo số lượng các bên tham gia: Đàm phán
song phương, đa phương
-
Theo tiến trình: Đàm phán sơ bộ và đàm phán
chính thức
-
Căn cứ vào chu trình đàm phán: Đàm phán
một vòng, đàm phán nhiều vòng.
PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN KINH DOANH
1) Cạnh tranh trong đàm phán
Các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều
hướng về quyền lợi riêng của mình, theo đuổi
mục đích bằng cái giá của phía bên kia và không
hợp tác
- Áp dụng:
+ Khi đã xác định rõ mục tiêu của mình và không
thay đổi mục tiêu
+ Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và
không thể khác được
- Hạn chế: Không duy trì được mối quan hệ lâu
dài và dễ bị bế tắc trong đàm phán.
2) Hợp tác trong đàm phán

Các bên tham gia đàm phán cùng làm việc với
nhau để cố gắng tìm ra các giải pháp liên kết và
thoả mãn tất cả các bên có liên quan
Áp dụng: Khi các bên đều có thiện ý và đều
mong muốn tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai
bên
- Để tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững, tin
tưởng nhau
- Có nhiều hữu ích
Nguyên tắc chung của đàm phán là bắt đầu đàm
phán bằng phong cách hợp tác.
3) Lẩn tránh khi đàm phán
- Các bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề,
không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ
thái độ
- Áp dụng:
+ Khi gặp vấn đề không quan trọng, những vấn
đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ
+ Khi gặp vấn đề không liên quan đến lợi ích
của mình. Khi đó đối tác có đưa ra đàm phán
cũng phải tìm cách lờ đi, đánh trống lảng
+ Nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu
quả tiêu cực hơn là lợi ích của nó
+ Cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình
tĩnh trở lại.
4) Nhượng bộ thoả hiệp khi đàm phán
- Có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ
qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn
phía bên kia
- Áp dụng:

+ Khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu
quả của việc không thoả hiệp, nhượng bộ còn
nguy hiểm hơn. Sự tính toán lợi hại trước khi
nhượng bộ là rất quan trọng
+ Nhượng bộ, thoả hiệp để tập trung sức, tranh
thủ thời gian để giải quyết vấn đề khác q.trọng
hơn
+ Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng.
5) Chấp nhận trong đàm phán
- Chấp nhận là thoả mãn các yêu cầu của đối
tác
- Áp dụng:
+ Khi cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng
+ Khi vấn đề quan trọng đối với người khác
hơn là đối với mình
+ Nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho
ta, gây nguy hại cho ta thì cũng nên chấp nhận
hoặc không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ
bác bỏ cũng phải nhượng bộ.
Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong
cách đàm phán:
- Không thể sử dụng tất cả các phong cách
trong mọi trường hợp. Tuỳ từng vấn đề mà sử
dụng phong cách này hay phong cách kia
- Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng
phong cách hợp tác. Nó tạo ấn tượng tốt đẹp
ngay khi đàm phán
- Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá
trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác
thành cách quyết định cuối cùng

Nếu vấn đề quan trọng cho các mối quan hệ
lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác. Nếu
cần giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử
dụng phong cách canh tranh, chấp nhận, thoả
hiệp.
CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN
1) Đàm phán qua thư tín
- Cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng
nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các
quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì
được chuẩn bị trước của một tập thể. Hiện nay
người ta sử dụng Fax, telex, thư điện tử thay
cho cách viết, gửi truyền thống. Đòi hỏi kiên
nhẫn trả lời thư khách hàng
- Hạn chế: Khó kiểm soát được ý đồ của đối
tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội
KD
- Áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có qui
mô vừa và nhỏ.
2) Đàm phán qua điện thoại
- Áp dụng: Để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong
hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản
với qui mô nhỏ hoặc khi đàm phán sơ bộ
- Ưu điểm: Tiết kiệm được thời gian, cho phép
ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh
chóng
3) Đàm phán qua điện tử tin học, đàm phán qua
cầu truyền hình trực tiếp, điện thoại vô tuyến
Điển hình là đàm phán qua Internet
- Ưu điểm: Cho phép đàm phán đa phương,

song phương với địa điểm và thời gian trải
rộng toàn cầu
- Hạn chế: Chi phí lớn, tính bí mật không cao.