Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ đầy đủ

Bản mô tả công việc văn thư lưu trữ đầy đủ, chi tiết nhất
1. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư lưu trữ
là bộ phận quản lý lưu trữ văn thư đến và đi của cơ quan. Là người tiếp nhận thư
từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như một số nhiệm vụ khác liên quan.
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thuộc bộ
phận hành chính văn thư. Họ chính là người thực hiện cơng việc hành chính văn
phịng theo sự phân cơng công việc của mỗi đơn vị.
Nhân viên văn thư lưu trữ cần có chun mơn và những kỹ năng cần thiết cho công
việc.
Kỹ năng chuyên môn
Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ và hiểu rõ về nhiệm vụ



công việc được phân công theo quy định.
Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu đối với vị trí



đảm nhận.
Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chun mơn cho người


khác.

Có khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.



Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

Tổ chức tốt công việc và sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm khi


cần.


Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đốn các tình huống cơng việc
một cách nhanh chóng hiệu quả.



Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong
phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
1




Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết
vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.



Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng



Biết cách ghi chép nhanh, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.



Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản một cách chính xác.



Khả năng nhớ chính xác các thơng tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện
thời gian, số liệu trong đơn vị cơng tác.



Ln có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.



Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng



Biết sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng căn bản như MS Word,
Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống
kê… theo u cầu cơng việc.



Ngồi ra thì văn thư lưu trữ cịn địi hỏi các bạn phải có trình độ ngoại ngữ
theo quy định để ứng dụng vào công việc soạn thảo văn bản, tiếp thu những kiến
thức, tinh hoa thế giới…
2. Bản mô tả công việc công tác văn thư lưu trữ

Mô tả công việc văn thư lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp
tư nhân đều có những nét tương đồng. Một số công việc cụ thể của họ như sau:
NHIỆM VỤ CHÍNH

CƠNG VIỆC CỤ THỂ

2


Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và


đi.

Được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở



sổ theo dõi hoạt động.
Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn



đến/đi/nội bộ.
Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực



thuộc đến khi hồn tất, có báo cáo…
Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công


ty.


Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan
đến các công việc và công tác quản trị hành chính.



In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các
phòng ban.



In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu
của lãnh đạo công ty.



Quản lý; sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy

Quản lý và lưu trữ hồ

định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng

sơ giấy tờ

dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết 

Lên bảng liệt kê về những văn phịng phẩm cần thiết

bị của cơng ty, doanh

sử dụng cho các phịng ban trong cơng ty và trình duyệt kế

nghiệp

hoạch mua sắm hàng tháng


Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phịng
cơng ty



Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc
văn phịng theo tháng, q.



Trình duyệt; thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị

3


văn phịng.


Nghe điện thoại, trao đổi chuyển thơng tin liên hệ
của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.

Nhiệm vụ lễ tân



Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.



Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty;
các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.

4