Hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân viên cho một vài chức danh tại Công ty Cổ phần Phát triển Sài Gòn

TRNG I HC KINH T TP.HCM
KHOA KINH T PHÁT TRIN
CHUYÊN NGÀNH KINH T LAO NG VÀ QUN LÝ NGUN NHÂN LC
z{(z{




CHUYÊN  TT NGHIP
HOÀN THIN BN MÔ T CÔNG VIC VÀ
BN TIÊU CHUN NHÂN VIÊN
CHO MT VÀI CHC DANH TI
CÔNG TY C PHN PHÁT TRIN SÀI GÒN

GVHD: Th.S Trn Thu Vân
SVTH: Trn Chí Thông
MSSV: 108202229
LP: Nhân Lc 1- K34
TP.HCM, tháng 4 nm 2012
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
1
LI CAM OAN



Tôi xin cam đoan đây là đ tài nghiên cu ca tôi. Nhng kt qu và các s liu trong
khóa lun đc thc hin ti Công ty C phn Phát trin Sài Gòn, không sao chép bt k
t ngun nào khác. Tôi hoàn toàn chu trách nhim vi nhà trng v s cam đoan này.
Tp, HCM ngày tháng nm 2012
Tác gi

(Ký tên)



MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
2
LI CM N
z{(z{

Sau thi gian 4 nm hc tp ti Trng i Hc Kinh T TP.HCM, em đã đc các
thy cô trang b nhng kin thc quý báo, đó không nhng ch nhng kin thc chuyên
môn mà còn c nhng kinh nghim sng giúp ích cho em trên con đng s nghip sau
này. Em xin chân thành cm n đi vi quý thy cô đã tn tình truyn đt kin thc cho
em trong thi gian qua và đc bit là các thy cô b môn trong Khoa Kinh T Phát Trin.
Thông qua chuyên đ tt nghip, em cng xin gi li chân thành cm n đn Ban
Giám c Công ty C Phn Phát Trin Sài Gòn, đc bit là các anh ch ti phòng
Hành Chính Nhân S đã tn tình giúp đ to điu kin thun li cho em hoàn thành
chuyên đ tt nghip này.
Và em xin gi li cm n đn cô Trn Thu Vân, ngi đã trc tip hng dn và giúp
đ em hoàn thành chuyên đ tt nghip này.
Cui cùng em xin gi li chúc sc khe và thành công đn quý thy cô. Chúc quý
Công ty đt đc nhiu thành công trong kinh doanh và ngày càng phát trin.




Tp. H Chí Minh, ngày tháng nm 2012
SVTH
Trn Chí Thông

MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
3
CNG HÒA XÃ HI CH NGHA VIT NAM
c lp – T do – Hnh phúc


NHN XÉT CA C QUAN THC TP


H và tên sinh viên:
MSSV:
Khóa:


1. Thi gian thc tp:


2. B phn thc tp:


3. Tinh thn trách nhim vi công vic và ý thc chp hành k lut:




4. Kt qu thc tp theo đ tài:

5. Nhn xét chung:






Tp H Chí Minh, ngày tháng nm 2012


MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
4
NHN XÉT CA GIÁO VIÊN HNG DN


- Cn c vào quá trình thc hin chuyên đ tt nghip ca sinh viên.
- Cn c vào thái đ hc tp cng nh s n lc ca bn thân sinh viên.
- Cn c vào kt qu nghiên cu và ni dung chuyên đ: “ Hoàn thin bn mô t
công vic và bn tiêu chun nhân viên cho mt vài chc danh ti Công ty C
phn Phát trin Sài Gòn”.
Tôi: TRN THU VÂN giáo viên trc tip hng dn
Sinh viên: TRN CHÍ THÔNG
Lp: Nhân lc 1- K34
Chuyên ngành: Kinh t lao đng và qun lý ngun nhân lc.
Có mt s nhn xét đi vi sinh viên nh sau:
- Sinh viên có ý thc hc tp tt, tinh thn trách nhim và ý thc k lut cao.
- Có s n lc ht mình trong nghiên cu và thc hin chuyên đ.

- Có s sáng to, chu khó tìm tòi và bit cách làm mi ni dung đ tài.
- Bit cách vn dng nh
ng kin thc nn tng t lý thuyt vào thc tin ca Công ty.
T nhng nhn xét và đánh giá nêu trên tôi đ cao chuyên đ tt nghip ca sinh viên.
Chính vì vy tôi quyt đnh đ c chuyên đ tt nghip ca sinh viên vào danh sách bo
v lun vn tt nghip .
Chúc sinh viên thành công và hoàn thành xut sc chuyên đ mình đang thc hin.
GVHD

Th.s Trn Thu Vân
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
5
MC LC
z{(z{
LI M U:
1. t vn đ: 1
2. Mc tiêu nghiên cu: 2
3. i tng và phm vi nghiên cu: 2
4. Phng pháp nghiên cu: 2
5. Ý ngha khoa hc thc tin ca đ tài: 3
B cc ca đ tài: 3
Chng I: C s lý lun v phân tích công vic:
1.1 Khái nim v phân tích công viêc: 5
1.2 Ni dung ca phân tích công vic: 5
1.2.1 Thông tin cn thu thp trong phân tích công vic. 5
1.2.2 Trình t thc hin phân tích công vic. 6
1.2.3 Ph
ng pháp thu thp thông tin phân tích công vic. 7
1.3 Ý ngha ca vic phân tích công viêc: 11

1.4 Bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên: 12
1.5 Xu hng mi trong phân tích công vic. 17
1.5.1 Xu hng đn gin hóa công vic 17
1.5.2 Xu hng phong phú công vic. 18
Kt lun chng I: 18
Chng II: Gii thiu v Công ty c phn phát trin Sài Gòn.
2.1 Quá trình hình thành và phát trin: 19
2.1.1 c đim chung v Công ty c phn phát trin Sài Gòn: 19
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
6
2.1.2 Qúa trình hình thành và phát trin: 20
2.2 C cu và qui trình sn xut kinh doanh: 23
2.2.1 C cu và qui trình sn xut xi mng: 23
2.2.2 C cu và qui trình sn xut g: 24
2.3 C cu t chc qun lý ti Công ty c phn phát trin Sài Gòn: 24
2.3.1 S đ t chc và chc nng ca tng phòng ban: 26
2.3.1.1 S đ t chc: 26
2.3.1.2 Chc nng nhim v tng phòng ban: 27
2.3.2 Thc trng ngun nhân lc t
i Công ty c phn phát trin Sài Gòn: 36
2.4 Nhng thun li và khó khn ca Công ty: 36
2.4.1 Kt qu hot đng sn xut kinh doanh ca Công ty: 36
2.4.2 Nhng thun li và khó khn: 38
2.5 Vn đ QLNNL khi chuyn t doanh nghip nhà nc sang Công ty c phn. 39
2.6 Tình hình xây dng bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên ti Công ty
c phn phát trin Sài Gòn. 41
Kt lun chng II: 48
Chng III: Hoàn thin bn mô t công vic và bn tiêu chu
n nhân viên cho mt

vài chc danh ti Công ty c phn phát trin Sài Gòn.
3.1 Thu thp thông tin kho sát: 47
3.1.1 Mc tiêu kho sát: 47
3.1.2 i tng kho sát: 48
3.2 Tin trình xây dng bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên: 48
3.3 Hình thc kho sát: 49
3.4 Bng câu hi kho sát: 49
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
7
3.5 Hoàn thin bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên: 50
Kt lun chng III: 71
Kt lun: 72
Tài liu tham kho.
Ph lc.

MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
8

CÁC THUT NG VIT TT



HC-NS : Hành Chính Nhân S
BG : Ban Giám c
CNV : Công nhân viên
VPP : Vn phòng phm
PCCC : Phòng cháy cha cháy
KH&KD : K hoch kinh doanh

MMTB : Máy móc thit b
QTNNL : Qun tr ngun nhân lc.
Thu TNDN : Thu thu nhp doanh nghip.




MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
9
LI M U
1. t vn đ:

Kinh t th gii ngày nay phát trin hng ti xu hng kinh t tri thc, mt nn kinh
t mà ni đó các yu t cht xám đc đóng vai trò then cht quyt đnh đn s thành bi
ca mi cá nhân, ca mi doanh nghip.  đó con ngi không còn l thuc vào ngun
lc vt cht na mà ph thuc vào ngun lc con ngi ca quc gia đó. Vì th cho nên
ngun lc con ngi trong bt k đâu cng đu là yu t không kém quan trng quyt
đnh s thành bi ca c quan, t chc đó.
Hi nhp và toàn cu hóa cng đng ngha vi vic các doanh nghip phi cn đi mi
bn thân mình hn na có th cnh tranh vi các doanh nghip, tp đoàn ca nc ngoài.
Mt doanh nghip đc coi là có tim lc mnh khi doanh nghip đó hi đ các yu t v
tài chính, qui mô, dây chuyn công ngh, thông tin liên lc, thêm na đó là đi ng nhân
viên đc đào to bài bn và k nng cao.
Ngày nay, hu ht các doanh nghip đu chy theo vic đi mi công ngh mà quên đi
mt nhim v quan trng là phi đào to, phát trin đi ng cán b công nhân viên ca
mình. Do đó vic thu hút và gi chân đc ngi lao đng là mt vn đ, nhim v trung
tâm và quan trng nht, song song đó cn phi làm tt công tác đo to đáp ng ngày
càng cao nhu cu ca con ngi.  làm đc điu đó cn phi làm tt các vn đ liên
quan đn qun tr nhân s cho các t chc nh các vn đ: qui hoch ngun nhân lc, làm

tt công tác tuyn dng đào to, đánh giá thc hin công vic, tr công lao đng hp lý…
chính là thc hin phân tích công vic.
Qua vic mô t đúng công vic ca tng chc danh s góp phn nâng cao hiu qu
hot đng sn xut kinh doanh ca công ty. Riêng  đ tài này, tôi chn vic xây dng
“Hoàn thin bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên cho mt vài chc danh ca
Công c phn phát trin Sài Gòn” đ làm chuyên đ tt nghip. Qua đó mong mun đóng
góp mt phn nh vào gii quyt nhng tn ti trong công tác xây dng bn mô t công
vic ca Công ty, giúp Công ty có đc ngun nhân lc cht lng cao, mang li hiu
qu trong quá trình sn xut kinh doanh.
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
10
2. Mc tiêu nghiên cu:

Thông qua vic nghiên cu v c s lý lun ca phân tích công vic đ thy rõ đc
vai trò và ý ngha ca nó trong mt công ty sn xut kinh doanh, hiu v cách xây dng,
t chc cng nh kim tra đánh giá công tác phân tích công vic trong qun lý ngun
nhân lc.
Trên c s phân tích thc trng phân tích công vic cng nh tình hình xây dng bn
mô t công vic và bn tiêu chun công vic và mt s vn đ trong qu
n lý ngun nhân
lc ca Công ty c phn phát trin Sài Gòn. Qua đó tìm ra đc nhng tn ti, cng nh
hn ch trong công tác này và xây dng hoàn thin bn mô t công vic và bn tiêu chun
nhân viên cho mt vài chc danh liên quan ti xí nghiêp xi mng ca Công ty.
3. i tng và phm vi nghiên cu:

i tng nghiên cu: Nghiên cu thc trng phân tích công vic trong hot đng
qun tr ngun nhân lc ti Công ty.
Phm vi nghiên cu: Phân tích thc trng công tác phân tích công vic cng nh công
tác qun tr ngun nhân lc ti Công ty, đng thi tin hành hoàn thin bn mô t công

vic và bn tiêu chun nhân viên cho mt s chc danh ch yu ti Công ty.
4. Phng pháp nghiên cu:

Nghiên cu lý thuyt v phân tích công vic.
Nghiên cu, tham kho tài liu, s liu v tình hình phân tích công vic qua các nm
ca Công ty c phn phát trin Sài Gòn.
Tin hành kho sát và tham kho ý kin ca các cán b qun lý liên quan đn tình hình
phân tích công vic ti Công ty.
Tham kho tài liu qua sách báo, giáo trình hc tp trc đây, tp chí, cng nh trên
mng internet…
Phân tích s liu bng các phng pháp nh: phng pháp tng hp đi đn k
t
lun.(kho sát, tng hp, x lý, phân tích đi đn kt lun).

MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
11
5. Ý ngha khoa hc thc tin ca đ tài:

Trong bi cnh khng hong kinh t toàn cu hin nay thì qun tr ngun nhân lc tr
nên đc quan tâm hn. Nâng cao hiu qu làm vic là vn đ luôn luôn tn ti và đc
quan tâm nhiu trong chin lc phát trin nhân lc nói riêng và xây dng đt nc nói
chung.  nâng cao hiu qu làm vic đòi hi bt k t chc nào cng phi làm tt công
tác phân tích công vic trong chin lc phát trin ngun nhân lc ca mình.
Vn đ đt ra là khi mt nhân viên mi vào công ty tip xúc vi môi trng hoàn toàn
mi m thì chúng ta phi làm gì đ h nm bt đc công vic mt cách nhanh chóng. Vì
l đó vic xây dng bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên đóng vai trò quan
trng. Hy vng vi nhng bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên này s giúp
cho Công ty phn nào v hot đng qun tr con ngi ca mình.
B cc ca đ tài:

 tài gm có 3 chng:
Chng I: C s lý lun v phân tích công vic.
Chng II: Gii thiu v Công ty C Phn Phát Trin Sài Gòn.
Chng III: Hoàn thin bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên cho mt vài
chc danh ti Công ty C Phn Phát Trin Sài Gòn.











MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
12

CHNG I:


C S LÝ LUN V
PHÂN TÍCH CÔNG VIC
TRONG QUN LÝ
NGUN NHÂN LC

MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
13
t vn đ:

Trong bt k doanh nghip hay công ty nào, nhân viên hay ngi lao đng là mt
ngun lc quan trng to ra li th cnh tranh cho doanh nghip. Ngun lc này cn
đc quan tâm, đu t hp lý đ phát trin mt ngun nhân lc cht lng cao và có kh
nng cnh tranh, to v th cho doanh nghip. Chính vì vy cn làm tt công tác phân tích
công vic, xác đnh phng hng chin lc cho Công ty.

1.1 Khái nim v phân tích công vi
c:
Phân tích công vic là quá trình nghiên cu ni dung công vic nhm xác đnh điu
kin tin hành, các nhim v, trách nhim, quyn hn khi thc hin công vic và các
phm cht, k nng nhân viên cn thit phi có đ thc hin tt công vic.
Phân tích
côn
g
vic
Mô t công
vic
Tiêu chun
nhân viê
n
Công vic c
th

Nhim v
Quyn hn
Trách nhim
Chuyên môn
Kin thc
K nng
Kh nng
Hoch đnh
ngun nhân
lc
Tuyn chn
và s dn
g
Phân công
côn
g
vic
ào to và
p
hát tri
n
Quy hoch
quá trình
ngh nghip
ánh giá
côn
g
vic
Tr công
khen thn

g
Ch đ đãi
n
g

Hình 1.1 Li ích ca phân tích công vic.
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
14
Khi phân tích công vic cn xây dng đc hai tài liu c bn là bn mô t công vic
và bn tiêu chun công vic.
- Bn mô t công vic: là vn bn lit kê các chc nng, nhim v các mi quan h
trong doanh nghip, các điu kin làm vic, yêu cu kim tra, giám sát và các tiêu chun
cn đt đc khi thc hin công vic. Bn mô t công vic giúp cho chúng ta hiu đc
ni dung, yêu cu ca công vi
c và hiu đc quyn hn, trách nhim khi thc hin công
vic.
- Bn tiêu chun công vic: là vn bn lit kê nhng yêu cu v nng lc cá nhân nh
trình đ hc vn, kinh nghim công tác, kh nng gii quyt nhng vn đ, các k nng
khác và các đc dim cá nhân thích hp nht cho công vic. Bn tiêu chun công vic
giúp chúng ta hiu đc doanh nghip cn loi nhân viên nh th nào đ thc hin công
vic tt nht.
Phân tích công vic cung cp các thông tin v nhng yêu cu, đc đim ca công vic
nh qui đnh rõ v chc nng, nhim v, quyn hn, các hành đng nào cn đc tin
hành thc hin, thc hin nh th nào và ti sao, các loi máy móc trang b dng c nào
cn thit khi thc hin công vic, các mi quan h vi cp trên và đng nghip trong thc
hin công vic ,v.v. c bit, phân tích công vic là công c rt hu hiu giúp các t
chc, doanh nghip mi thành lp hoc đang cn có s ci t hoc thay đi v c cu t
chc, tin gin biên ch nhm nâng cao hiu qu sn xut kinh doanh.
1.2 Ni dung ca phân tích công vic:

1.2.1 Nhng thông tin cn thu thp trong phân tích công vic:
 có th
xây dng đc bn mô t công vic và bn tiêu chun công vic đc chính
xác, cn thu thp đc các loi thông tin sau đây trong phân tích công vic:
A. Thông tin v các yu t ca điu kin công vic nh điu kin t chc hot đng
ca doanh nghip, ch đ khen thng, lng bng, tm quan trng ca công vic trong
doanh nghip, các yu t ca điu kin v sinh lao đng, s c gng v th lc, nhng ri
ro khó tránh, s tiêu hao nng lng trong quá trình làm vic,.v.v
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
15
B. Thông tin v các hot đng thc t ca nhân viên tin hành ti ni làm vic, các
mi quan h trong thc hin công vic, cách thc làm vic vi khách hàng, cách thc
phi hp hot đng vi các nhân viên khác, cách thc thu thp và x lý các loi s liu và
cách thc làm vic vi các loi máy móc, trang thit b k thut.
C. Thông tin v nhng phm cht mà nhân viên thc hin công vic cn có nh trình
đ h
c vn, kin thc, kinh nghim, k nng thc hin công vic, tui đi, ngoi hình, s
thích sc khe, quan đim, tham vng, các đc đim cá nhân cn có khi thc hin công
vic.
D. Thông tin v các loi máy móc, thit b k thut ti ni làm vic nh s lng
chng loi, qui trình k thut và tính nng tác dng ca các trang thiêt b k thut, cách
thc s dng bo qun ti ni làm vic.
E. Thông tin v các tiêu chun mu trong thc hin công vic đi vi nhân viên, bao
gm c các qui đnh v tiêu chun hành vi và tiêu chun kt qu thc hin công vic.
1.2.2 Ni dung trình t thc hin phân tích công vic:
Ni dung, trình t thc hin phân tích công vic thng không ging nhau, trong các
doanh nghip. Theo Dessler quá trình thc hin phân tích công vic gm sáu bc sau
đây:
Bc 1: Xác đ

nh mc đích ca phân tích công vic, t đó xác đnh hình thc thu thp
thông tin phân tích công vic hp lý nht.
Bc 2: Thu thp các thông tin c bn có sn trên c s ca các s đ t chc, các vn
bn v mc đích yêu cu chc nng quyn hn ca doanh nghip và các b phn c cu
hoc s đ qui trình công ngh và bn mô t công vic c (nu có).
Bc 3: Chn la các phn vic đc trng, các đim then cht đ thc hin phân tích
công vic nhm làm gim bt thi gian và tit kim hn trong thc hin phân tích các
công vic tng t nh nhau.
Bc 4: Áp dng các phng pháp khác nhau đ thu thp thông tin phân tích công
vic. Tùy theo yêu cu v mc đ chính xác và chi tit ca thông tin cn thu thp, tùy
theo loi hình công vic và kh nng v tài chính ca doanh nghip có th s dng mt
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
16
hoc kt hp các phng pháp thu thp thông tin phân tích công viêc sau đây: phng vn,
bng câu hi, quan sát.
Bc 5: Kim tra, xác minh tính chính xác ca thông tin. Nhng thông tin thu thp đ
phân tích công vic cn đc kim tra li v mc đ chính xác và đy đ thông qua chính
các nhân viên thc hin công vic hoc các v lãnh đo có trách nhim giám sát thc hin
công vic đó.
Bc 6: Xây dng bn mô t công vic và bn tiêu chun công vic.
1.2.3 Các phng pháp thu thp thông tin phân tích công vic:
Có nhiu phng pháp đ thu thp thông tin và mi phng pháp đu có nhng u và
nhc đim riêng vì th s không có phng pháp nào là hoàn ho nht, phù hp vi vic
phân tích bt k công vic nào. Chính vì vy, nên kt hp các phng pháp li vi nhau
thì mi có cái nhìn bao quát toàn din v nhng yêu cu mà công vic đòi hi đ thu thp
t đó có đc kt qu phân tích công vic mt cách chính xác. Các phng pháp thu thp
thông tin nh: phng pháp thc t công vic và phng pháp nht ký công vic nhng
các phng pháp thng đc s dng nh: phng pháp phng vn, phng pháp quan
sát, phng pháp tr li bng câu hi.

Hình 1.2 Các phng pháp thu thp thông tin trong phân tích công vic.
1.2.3.1 Phng pháp phng vn:

Phng vn thu thp thông tin phân tích công vic có th thc hin trc tip vi tng cá
nhân, vi nhóm nhân viên thc hin cùng mt công vic, hoc vi cán b ph trách nhân
viên thc hin công vic đó. Phng pháp này đc s dng rt hu hiu khi mc đích
Các phng pháp thu
thp thông tin
Phng pháp phng vn
Phng pháp quan sát
Phng pháp bn câu
h
i
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
17
ca phân tích công vic là xây dng tiêu chun mu đánh giá nng lc thc hin công
vic ca nhân viên, xác đnh nhu cu đào to và xác đnh giá tr ca công vic.
Phng vn cho phép phát hin ra nhiu thông tin v các hot đng, các mi quan h
quan trng trong phân tích công vic mà các phng pháp khác không th tìm ra. ng
thi phng vn cng cho ta c hi đ gii thích các yêu cu và chc nng ca công vic.
Nh
c đim ch yu ca phng vn phân tích công vic là ngi b phng vn có th
cung cp các thông tin sai lch hoc không mun tr li đy đ các câu hi ca ngi
phng vn. Nhân viên thng cm thy rng vic phân tích vic phân tích công vic đc
s dng nh màn m đu đ thay đi c cu t chc, tinh gin biên ch, nâng cao đnh
mc,…do đó h thng có xu hng mun đ cao trách nhim và nhng khó khn trong
công vic ca mình; ngc li, gim thp mc đ và tm quan trng trong công vic ca
ngi khác. Thêm vào đó, phng vn đòi hi cán b thu thp thông tin phi tn nhiu

thi gian làm vic vi tng nhân viên.
*  nâng cao cht lng ca phng vn phân tích công vic, nên chú ý:
R Nghiên cu công vic trc khi th
c hin phng vn sao cho có th đa ra đúng các
câu hi cn thit.
R Chn ngi thc hin công vic gii nht và chn ngi có kh nng mô t quyn
hn, trách nhim và cách thc thc hin công vic tt nht.
R Nhanh chóng thit lp mi quan h tt đi vi ngi đc phng vn và gii thích
cho h rõ ràng v mc đích c
a phng vn.
R t nhng câu hi rõ ràng và gi ý sao cho ngi đc phng vn d tr li.
R C cu ca các thông tin cn thu thp phi hp lý sao cho khi phng vn không b
b sót nhng thông tin quan trng.
R Kim tra li tính chính xác ca các thông tin vi ngi đc phng vn.
1.2.3.2 Phng pháp tr li bn câu hi:

Bn câu hi đc đánh giá là phng pháp hu hiu nht đ thu thp thông tin phân
tích công vic. Bn câu hi lit kê nhng câu hi đã đc chun b k lng t trc và
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
18
phân phác cho nhân viên đin các câu tr li. Tng kt các câu tr li ca nhân viên, cán
b phân tích s có đc nhng thông tin c bn, đc trng v các công vic thc hin
trong doanh nghip. Khi cm thy thông tin thu thp qua bng câu hi không đc đy
đ, cán b phân tích nên tho lun li vi các nhân viên thc hin công vic. Nhìn chung
bng câu hi cung cp các thông tin nhanh hn, d thc hin hn so vi hình thc phng
vn.  nâng cao cht lng thông tin thu thp qua bng câu hi cn lu ý vn đ sau:
R
Cu trúc ca các câu hi:
Ngoài các câu hi v các chc nng, nhim v chính, trong bn câu hi cn thit phi

có nhng câu hi v các nhim v ph nhân viên phi thc hin thêm ti ni làm vic.
Tuy nhiên các câu hi cn xoay quanh trng tâm các vn đ phi nghiên cu và bn câu
hi nên ngn gn. Thông thng không ai thích phi tr li mt bn câu hi dài. Mt bn
câu hi càng dài thì ngi tr li càng ít chú ý đn ni dung ca các câu hi.
R
Cách thc đc câu hi:
Các câu hi cn thit k sao cho đn gin, d hiu, d tr li và có th tr li ngn
gn. nhng ni nào có th, nên thit k các câu hi đóng m.
R
Ni thc hin:
Nên đ cho nhân viên thc hin bn câu hi ti ni làm vic. Nhng bn câu hi thc
hin  nhà thng đc tr li kém trung thc và ít chính xác. Phân tích công vic có ý
ngha quan trng đi vi hot đng ca doang nghip, đo đó vic tr li bn câu hi nên
đc thc hin trong gi làm vic sao cho nhân viên không cm thy khó chu vì phi
mt thêm thi gian cá nhân ca h.
1.2.3.3 Phng pháp quan sát ti ni làm vic:

Quan sát ti ni làm vic cho phép các nhà phân tích ch ra đy đ và chi tit thi gian,
mc đ thng xuyên, tính phc tp ca các nhim v, trách nhim khi thc hin các
công vic khác nhau, các thông tin v điu kin làm vic, các máy móc, dng c, nguyên
vt liu s dng trong quá trình làm vic và hiu qu thc hin công vic. Phng pháp
quan sát đc s dng hu hiu đi vi nhng công vic có th đo lng, d quan sát
thy, nhng công vic không mang tính cht tình hung nh công vic ca ngi y tá
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
19
trc hoc không phi tính toán sut ngày nh công vic ca các nhân viên phòng k toán.
Tuy nhiên, phng pháp quan sát có th cung cp nhng thông tin thiu chính xác do hi
chng Hawthone (khi bit mình đang đc quan sát, nhân viên có th làm vic vi
phng pháp, tc đ, cách thc, kt qu khác vi khi thc hin công vic trong nhng lúc

bình thng), điu này phn ánh rõ rt nht khi các cán b phân tích va quan sát va
phng vn nhân viên thc hin công vic.
 nâng cao ch
t lng thu thp thông tin, nên áp dng:
R Quan sát kt hp vi các phng tin k thut nh quay phim, video, đèn chiu
hoc đng h bm giây nhm ghi li các hao phí thi gian trong thc hin công vic.
R Quan sát theo chu k ca công vic hoàn chnh. (Lu ý, chu k ca công vic là
thi gian cn thit đ hoàn thành trn vn mt công vic).
R Nói chuyn trc tip vi các nhân viên thc hi
n công vic đ tìm hiu nhng điu
cha rõ hoc b sung nhng điu b sót trong quá trình quan sát.
1.3 Ý ngha ca phân tích công vic:
1.3.1 Giúp qui hoch ngun nhân lc mt cách chính xác:
Kt qu phân tích s là c s đ d đoán nhu cu phát trin ngun nhân lc. Do đó s
có mt d tính mt cách khoa hc v s lng, cht lng ngun nhân lc cn thit cho
doanh nghi
p, kt hp vi chin lc phát trin doanh nghip vch ra qui hoch ngun
nhân lc phù hp vi chin lc phát trn đó.
1.3.2 H tr công tác tuyn dng cho doanh nghip:
Cn c vào kt qu phân tích công vic, có th xác đnh mt cách chi tit nhng điu
kin c bn mà ngi nhn vic cn có đ có th hoàn thành tng đi mt công vic nào
đ
ó. T đó xác đnh các tiêu chun thc hin công vic và tuyn dng đc ngi phù hp
đ thc hin tt công vic đó.
1.3.3 Giúp cho vic sp xp công vic mt cách thích hp tha đáng:
Ch có hiu rõ nhng yêu cu đt ra đi vi ngi nhm chc và nng lc ca ngi
đó, doanh nghip mi có th đt h vào v trí công tác mà h có th phát huy tài n
ng mt
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông

20
cách tt nht. Nu các yêu cu công vic không rõ ràng thì cho dù tuyn đc ngi
thích hp cng s không th sp xp công vic cho h mt cách hp lý và kt qu công
vic không nh mong đi.
1.3.4 H tr trong đào to cán b nhân viên:
Ngày nay công tác đào to nhân viên rt tn kém. Do đó, doanh nghip phi thc hin
tt vic phân tích công vic trong ni b đ ly đó làm tài liu c s
cho vic xác đnh
ni dung đào to.
1.3.5 H tr trong vic qui hoch qun lý quá trình ngh nghip ca nhân viên:
Giúp doanh nghip nhn thc và hiu bit đy đ v mi quan h gia công vic và
yêu cu ca công vic đ có th xây dng qui hoch quá trình ngh nghip ca nhân viên
phát trin phù hp vi bn thân.
1.3.6 Giúp vic đánh giá thành tích ca nhân viên mt cách hu hiu:
Kt qu
phân tích công vic s cung cp cho cán b qun lý nhng tiêu chun khách
quan đ đánh giá thành tích nhân viên mt cách công bng, khách quan.
1.3.7 Giúp vic tr lng mt cách hp lý:
Phân tích công vic là c s đ qun lý tin lng. Cn c vào kt qu phân tích công
vic, cán b tin lng có th đánh giá tm quan trng ca mi công vic trong doanh
nghip đ xác đnh mc lng hp lý cho các v trí công vic.
1.3.8 Giúp ci tin, hoàn thin, công tác v sinh, an toàn doanh nghip:
Cn c vào kt qu phân tích môi trng làm vic, doanh nghip có th bit đc
nhng ch nguy him và có bin pháp đ phòng, loi tr hoc gim bt nguy c tai nn
và bnh ngh nghip có th xy ra, làm tt công tác qun lý v sinh, an toàn.
T hai bn mô t công vic và bn tiêu chun nhân viên chúng ta có c s đ hoch
đnh tài nguyên nhân s, tuyn m, tuyn chn, đào to và phát trin, đánh giá mc đ
hoàn thành công vic, xây dng thang bng lng và các qu phúc li khác. c bit
phân tích công vic là công c hu hiu giúp các t chc, doanh nghip mi thành lp
MÔ T CÔNG VIC

GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
21
hoc đang cn có s ci t hoc thay đi v c cu t chc, tinh gin biên ch nhm nâng
cao hiu qu sn xut kinh doanh.
1.4 Ni dung chính ca bn mô t công vic và bn tiêu chun công vic.
1.4.1 Bn mô t công vic:Do đc thù v qui mô, trình đ và cách thc t chc ca
các doanh nghip và do mc đích phân tích công vic khác nhau nên trong thc t không
có biu mu th
ng nht cho bn mô t công vic. Tuy nhiên, bn mô t công vic thng
có các ni dung ch yu sau đây:


Hình 1.3: Các ni dung ch yu ca bn mô t công vic.
R Nhn din công vic gm có: tên công vic, mã s công vic, cp bc công vic,
nhân viên thc hin công vic, cán b lãnh đo, giám sát tình hình thc hin công vic,
ngi thc hin và ngi phê duyt bn mô t công vic.
R Tóm tt công vic: mô t tóm tt thc cht đó là công vic gì.
R Chc nng, trách nhim ca tng v trí công vic: Nên lit kê tng chc nng,
nhim v chính, sau đó nên gii thích các công vic c th cn thc hin trong nhim v,
trách nhim chính đó.
R Quyn hành ca ngi thc hin công vic: nên xác đnh rõ gii hn hay phm vi
quyn hành trong các quyt đnh v
mt tài chính và nhân s.
BN MÔ T
CÔNG VIC
Tên công vic, v trí trong s đ t
ch
c, n
ilàmvi
c

Chc nng, nhim v ca công vic
Quyn hn, trách nhim ca công vic
Tiêu chun thc hin công vic
Các mi quan h trong công vic
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
22
R Các mi quan h trong thc hin công vic, nên ghi rõ mi quan h ca ngi thc
hin công vic vi nhng ngi khác  trong và ngoài doanh nghip.
R Tiêu chun mu trong đánh giá nhân viên thc hin công vic nên ch rõ ngi thc
hin công vic cn đt đc các tiêu chun gì v s lng sn phm hay khi lng công
vic cn thc hin trong ngày, doanh s bán hàng, mc tiêu hao nguyên vt liu, cht
lng sn phm.v.v…
R iu kin làm vic: lit kê nhng điu kin làm vic đc bit nh làm ca ba, thêm
gi, mc đ ô nhim, ting n, s may ri trong công vic,v.v…
* Cn phi chun b mt bn mô t công vic nh th nào?
Bn tho ca bn mô t công vic có th tin hành theo 4 bc: lp k ho
ch, thu thp
thông tin, vit li và phê chun.

Hình 1.4 Các bc chun b mt bn mô t công vic.
Bc 1: Lp k hoch:

Vic chun b tt dn đn kt qu tt. Giai đon chun b cn phi xác đnh các trách
nhim chính và công tác kim tra đánh giá.
Công vic đó nhm đt đc cái gì?
Ngi đm đng công vic đó cn phi n lc nh th nào? (Trách nhim)
Kt qu công vic đc đánh giá nh th nào (kim tra)

Lp k hoch

Thu thp thông tin
Phác tho bn mô t công vic
Phê chun bn mô t công vic
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
23
Bc 2: Thu thp thông tin:

iu quan trng là thu thp thông tin đy đ đ đt công vic vào mt hoàn cnh có
liên quan đn các công vic khác trong c cu t chc và thông báo v các mi quan h
có liên quan. V trí công vic đc miêu t rõ nht bng s đ.
Nhng yu t c bn to thành công vic là: Trách nhim, thông tin, kt qu và điu
kin kinh t.
R Trách nhim gm hai yu t: Giao phó và cân nhc. V
 cân nhc, bn cn bit liu
ngi đm đng công vic đó s tin hành theo s suy xét riêng ca bn thân, hay thc
hin sau khi đã xin phép trc, hay ngi đó giao quyn thc hin đó cho ngi khác.
R Nhng yêu cu v trao đi thông tin chính là mun đ cp đn cp nht loi thông
tin do ngi làm công vic đó nhn và cung cp. Thông tin đc truyn đt hay ghi bng
vn bn. Thông tin đó quan trng và phc tp ti mc nào? Ngi đm nhn công vic
đó phi thng tip xúc vi nhng ai? V trí ca h? H là nhng ngi trong hay ngoài
công ty?
R Kt qu công vic: Cui cùng, điu cn thit là xem ngi nhn công vic đó đã đt
đc kt qu gì? Kt qu đt đc di hình thc ch dn, đ xut, t vn hay dch v.
Nu đó là kt qu tng hp thì nó dùng đ làm gì? ó có phi là đu vào cho công vic
ca ai đó khác không?
R iu kin v kinh t: Mc lng và nhng li ích khác.
Bc 3: Phác tho bn mô t công vic:

iu này ngha là chuyn nhng thông tin đã thu thp thành bn mô t công vic nhm

mc đích giúp ngi làm công vic đó và ngi qun lý có th hình dung cùng mt bc
tranh ging nhau và bao quát đc phm vi công vic. Bn mô t công vic có th do
ngi làm công vic đó hoc ngi qun lý son, đôi khi ngi qun lý vit bn tho sau
khi đã tho lun vi ngi đm đng công vic.
Nhng chi tit sau cn thit khi son tho các thông tin và chuyn chúng thành bn mô
t công vic.
MÔ T CÔNG VIC
GVHD: Th.S Trn Thu Vân SVTH: Trn Chí Thông
24
R Mc đích công vic
R Nhim v chính/ trách nhim
R iu kin kinh t.
Bc 4: Phê chun bn mô t công vic:

Ngi làm công vic đó và ngi qun lý phi cùng nhau tho lun và nht trí v bn
mô t công vic. Ngi làm công vic đó và ngi giám sát hoc ngi qun lý phi
cùng thng nht xem nên gii quyt nh th nào khi ngi làm công vic đó gp phi
nhng vn đ cn gii quyt. Ngi qun lý cn ch đo cp di sao cho cùng thng
nht v bn mô t công vic đm bo công vic tin hành thun li mà không có k h
hoc s chng chéo lên nhau.
1.4.2 Bn tiêu chun công vic:
Nh đã trình bày  trên, bn tiêu chun công vic là vn bn lit kê tt c nhng yêu
cu ch yu đi vi nhân viên thc hin công vic. Do các công vic rt đa dng nên các
yêu cu ch yu đi vi nhân viên thc hi
n công vic cng rt đa dng. Nhng yu t
chính thng đ cp đn trong bn tiêu chun công vic là:
R Trình đ vn hóa, chuyên môn, trình đ ngoi ng và các k nng khác có liên quan
đn công vic nh bit ghi tc ký, đánh máy,v.v
R Kinh nghim công tác.
R Tui đi.

R Sc khe.
R Hoàn cnh gia đình.
R Các đc đim cá nhân có liên quan đn thc hin công vic nh tính trung th
c, kh
nng hòa đng vi mi ngi, tham vng, s thích, nguyn vng cá nhân,v.v
Khi tuyn chn các nhân viên đã đc đào to, nhng tiêu chun trên có th xác đnh
thông qua nghiên cu h s nhân viên thông qua các cuc trc nghim và phng vn. Tuy
nhiên, vn đ s khó khn hn khi cn tuyn chn nhân viên đ đào to trc khi tuyn