Báo cáo thực tập về công ty xuất nhập khẩu TOCONTAP Hà Nội

Báo cáo thực tập về công ty XNK TOCONTAP Hà Nội.
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty XNK Tạp Phẩm Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là : Viet Nam
National Sundries Import and Export. Được thành lập ngày 03 tháng 05
năm1956, trực thuộc Bộ Thương Mại. Theo quyết định số: 333/TM-TCCB về
việc sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước do Bộ Thương Mại ban hành ngày
31/03/1993, công ty được đổi tên thành: Công Ty XNK Tạp Phẩm Hà Nội trực
thuộc Bộ Thương Mại, có tên viết tắt là TOCONTAP HÀ NỘI.
Trụ sở chính công ty đặt tại: 36- Phố Bà triệu, Q. Hoàn Kiếm ,TP Hà Nội.
Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh đặt tại: 1168D, đường 3/2, Quận 11,
TP.Hồ Chí Minh.
Chi nhánh tại Hải Phòng: 96A- Nguyễn Đức Cảnh, Hải Phòng.
Công ty TOCAN, liên doanh giữa Tocontap và Canada.
Đây là một công ty có bề dầy lịch sử lâu đời nhất ở Việt Nam với hơn 40
năm kinh nghiệm.Công ty đã xác lập được mối quan hệ với với trên 70 quốc gia
trong khu vực cũng như trên toàn thế giới. Hoạt động của công ty không chỉ giới
hạn trong hoạt động xuất nhập khẩu đơn thuần mà đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực
kinh doanh khác như tiếp nhận, gia công lắp ráp sản xuất theo mẫu mã, kiểu dáng
của khách hàng, trao đổi hàng hóa, hợp tác đầu tư với xí nghiệp sản xuất hàng
xuất khẩu, hợp danh đại lý hàng xuất khẩu.
Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân tự chủ về mặt tài
chính, có tài khoản VNĐ và ngoại tệ tại ngân hàng và có con dấu riêng. Công ty
hoạt động thêo pháp luật nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và theo điều
lệ tổ chức của công ty.
2.Chức năng và nhiệm vụ.
Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là hoạt động xuất nhập khẩu và
liên doanh sản xuất.
Hoạt động xuất khẩu.
TOCONTAP HÀ NỘI đã xuất khẩu những mặt hàng có thế mạnh của nước
nhà và tuân thủ theo pháp luật. Chủ yếu là hàng dệt may, độ dùng thể thao, các
sản phẩm cao su, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tạp hóa, mỹ phẩm và hoạt động

gia công xuất nhập khẩu, vv…
1
Hoạt động nhập khẩu.
Công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên phụ liệu, hóa chất cho ngành may mặc,
giầy dép, cho công nghiệp sản xuất bao bì, đồ gia dụng,v.v..Ngoài ra, còn nhập
khẩu các thiết bị dây chuyền cho các ngành công nghiệp nặng, công nghiệp nhẹ..
Bên cạnh các hoạt động XNK, công ty còn liên doanh tham gia trực tiếp
vào hoạt động sản xuất hàng hóa để xuất khẩu hoặc phục vụ tiêu dùng nội địa (ví
dụ như nhà máy TOCAN, sản xuất các loại chuổi sơn..)
Trong các hoạt động XNK, công ty đã tiến hành theo phương thức XNK trực tiếp
và ủy thác. Hàng năm kim ngạch XNK của công ty vẫn tăng đều, năm sau cao
hơn năm trước khoảng 3 đến 4 triêu USD. Thị trường XNK được mở rộng hơn và
công ty đã thâm nhập vào những thị trường có chất lượng cao trên thế giới. Nhìn
lại những chặng đường và kết quả mà TOCONTAP đã đạt được chứng tỏ một
điều công ty đã phát triển đúng hướng, góp phần to lớn vào sự phát triển của nền
kinh tế Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực XNK.
Ngoài những nhiệm vụ và nghĩa vụ kể trên, công ty cũng tuân thủ những
quy định sau:
• Mọi hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty đảm bảo chế độ quản lý
hiện hành của nhà Nước. Đảm bảo thu bù chi và có lãi cho từng hợp đồng
kinh tế.
• Quan hệ với mọi thành phần Kinh tế quốc dân. Mọi quan hệ mua bán, dịch
vụ kinh doanh chủ yếu bằng hợp đồng kinh tế.
• Quan tâm đến lợi ích và đề cao trách nhiệm vật chất đối với tập thể và cá
nhân người lao động, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
3.Sơ đồ tổ chức của bộ máy doanh nghiệp và nhiệm vụ các phòng ban
Trong công tác hiện nay, ngoài việc công ty khắc phục những hậu quả của
cơ chế cũ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà Nước.
Công ty đã vận hành tốt bộ máy kinh doanh, phát huy tính chủ động sáng tạo
trong kinh doanh từng bước thích ứng với cơ chế mới, đồng thời phát huy được

thế mạnh của mình để phát triển. Do đó công ty đã đạt được những thành quả
đầy khích lệ, bước đầu duy trì, nâng cao được đời sống cán bộ công nhân viện
chức trong toàn công ty.
2
Sơ đồ tổ chức bộ máy.
Nhiệm vụ các phòng ban:
Phòng tổ chức và quản lý lao động: Tổ chức quản lý lao động của công
theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của giám
đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lương theo quy
định của bộ luật lao động.
Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất và kinh doanh, giải
quyết, khiếu nại, vương mắc về quyền lợi của người lao động trong doanh
nghiệp, bảo vệ chính trị nội bộ, phòng gian bảo mật.
Phòng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề đối nội đối ngoại xuất kinh doanh.
Thu thập nắm bắt kịp thời các thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên
quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty, phiên dịch, biên
dịch các tài liệu giúp giám đốc nắm bắt được tình, diễn biến hàng ngày.
Thống kê và lập bảng biểu hướng dẫn các đơn vị các đơn vị sản xuất kinh doanh,
xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm.
Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho giám đốc để
kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo cáo định kỳ trình lên giám
đốc, Bộ chủ quản, và các cơ quan nhà nước quản lý nhà nước có liên quan.Tập
trung những ý kiến bằng văn bản công việc có liên quan chung trình lên giám đốc
xem xét và quyết định.
P.Hành Chính
Các đơn vị trực
thược( TOCAN)
P.Kinh Doanh
( gồm 8 phòng)

Chi nhánh các tỉnh
thành phố
P.Tổ Chức
P.Kế Toán P.Tổng Hợp
Giám đốc
Phó Giám đốc
3
Phòng kế toán tài chính.
Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soátquản lý tiền vốn và
tài sản của công ty. Phòng có chức năng:
Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo
dõi hoạt động của đơn vị, theo quy định của chế độ báo cáo thống kê kế toám
hạch toán nội bộ theo quy định của công ty và hướng dẫn của bộ tìa chính.
Kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đa được giám đóc duyệt.
Thường xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch toán chính xác, tham gia
góp ý và chịu trách nhiệm về các kién nghị của mình về từng phương án kinh
doanh cụ thể, xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị. Xây
dựng phương thức quy chế, hình thức cho vay vốn giám sát theo dõi việc sử dụng
vốn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chác chu trinh luân chuyển vốn
của từng hợp đồng, phương án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu
quả, hoặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý, vi
phạm nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ.
Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát ssinh bất lợi trong sản xuất kinh
doanh. Chủ động xử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân sự lao động có liên
quan đến tài chính. Trích lập các quỹ, quỹ phát triển kinh doanh luôn ở mức lớn
hơn 50 % và quỹ dự phòng ở mức lớn hơn 10%.
Phòng hành chính quản trị:” chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh,
quản lý văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để
phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh daonh trong toàn công ty co hiệu
quả và tiết kiệm.

Ngoài ra phòng còn có chức năng:
Cất giữ bảo quản, giữ gìn tài sản hiện có không để hư hỏng mất mát, xuống
cấp hoặc để xẩy ra cháy nổ.
Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của
công ty, sửa chữa và bảo vệ an toàn cơ quan.
Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo môi truờng công ty
sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty
về điều kiện làm việc như chống nóng, chống mất cắp và có biện pháp ngăn ngừa
kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy cắp tài liệu.
Các phòng kinh doanh( bao gồm 08 phòng): Tổ chức hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh daonh của công ty.Từng
phòng xây dựng các kế hoạch kinh doanh riêng, tổ chức thực hiện kế hoạch sau
khi được giám đốc phê duyệt.Tự mình tìm kiếm các họp đồg xuất nhập khẩu trực
tiếp hoặc ủy thác.
4
4.Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh năm 2003.
Năm 2003 là một năm vô cùng khó khăn của TOCONTAP, công ty đã mất
rất nhiều thời gian cho vụ kiện tụng của một vụ án kinh tế lớn( trị giá hợp đồng
lên đến 177tỷ Đồng). Không những thế, công ty còn hỗ trợ hai chi nhánh trong
TP.Hồ Chí Minh và Hải Phòng cơ cấu lại bộ máy hoạt động kinh doanh.
Kế hoạch bộ giao cho cả năm: 22.000.000USD
Trong đó, Xuất khẩu: 5.500.000USD
Nhập khẩu: 16.500.000USD
Công ty đã thực hiện cả năm: 24.882.653USD
Xuất khẩu: 5.853.891USD
Nhập khẩu: 19.028.762USD
Các chỉ tiêu tài chính:
Kế hoạch Thực hiện
Doanh thu ( Triệu Đồng) 200.000 287.389=143%
Các khoản nộp ngân sách 30,629tỷ 40tỷ=140%

Lợi nhuận 1.965 2.163=110%
Thu nhập bình quân 1.5tr 1.82tr=121%
Năm 2003 là một năm vô cùng khó khăn. Kim ngạch XNK so với chỉ tiêu
Bộ giao cả năm 2003, công ty đạt được 113%. Trong năm qua, công ty đã cố
gắng tận dụng những điều kiện lợi thế, khắc phục mọi khó khăn, tìm kiếm và
khai thác thị truờng để kinh doanh có hiệu quả và hoàn thành chỉ tiêu được giao.
Tuy nhiên năm 2003 nhìn chung tình hình kinh tế thương mại thế giới đã
có sự phục hồi nhưng vẫn chậm và chứa đựng nhiều yếu tố khó lường. Giá cả
trên thị trường vẫn biến động hơn so với năm 2002 và một số đồng tiền không ổn
định nên sức mua của nhiều thị truờng bị giảm sút đã ít nhiều ảnh hưởng đến hoạt
động kinh doanh XNK của công ty.
Về xuất khẩu: Năm 2003, hàng xuất khẩu của công ty tập trung một phần
vào thị truờng Iraq.Nhưng hiện tại thì việc xuất hàng sang Iraq rất bấp bênh,
không chắc chắn, lãi không cao, dễ gặp rủi ro vì tình hình chính trị của bạn không
ổn định, chiến tranh không ổn định nên công ty chỉ dám cầm chừng.Vậy nên
năm 2003 xuất của công ty thực hiện so với chỉ tiêu bộ giao là: 106%..Thực ra
năm 2003, công ty có thể thực hiện kim ngạch xuất khẩu cao hơn nhưng một số
lô hàng giao sang Iraq vào cuối năm nên chứng từ chuyển sang năm 2004.
Về nhập khẩu: với 32 mặt hàng nhập từ 30 nước với 524 hợp đồng ngoại,
374 hơp đồng nội trong năm 2003, công ty có được một số kim ngạch nhập khẩu
là: 19.028.762 USD so với kê hoạch được giao 115%.
5