Vi phim và vi phiếu pptx

Vi phim và vi phiếu

Steve Dalton - Giám đốc Dịch vụ tại hiện trường, Trung tâm Bảo quản Tư
liệu Đông Bắc
Giới thiệu
Trong khi người ta đang hô hào cổ vũ cho cuộc cách mạng số, bảo quản bằng
microfilm vẫn thầm lặng khẳng định vai trò chiến lược chuyển dạng tài liệu
để bảo quản được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi. Tại sao vậy?
Sự phổ dụng bền bỉ của việc bảo quản bằng vi phim chính là nhờ tính thực
tiễn của nó. Không giống như dạng số, vi phim là sản phẩm của một loại
công nghệ đã qua kiểm nghiệm và gần như ổn định, được điều chỉnh bởi
những tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng rất kỹ lưỡng. Khi được tạo ra và
bảo quản theo những tiêu chuẩn này, vi phim có thể tự hào về tuổi thọ lên tới
hơn 500 năm. Một điều cũng cần lưu ý là trong khi các dữ liệu số cần có một
hệ thống truy hồi phức tạp để tiếp cận được kho dữ liệu này thì vi dạng (vi
phim và vi thẻ) có thể đọc được bằng bắt thường nhờ sử dụng ánh sáng và
phóng đại.
Phải thừa nhận là khả năng truy cập đối với các loại vi dạng kém xa so với
khả năng truy cập của công nghệ số. Tuy nhiên, vi dạng có thể nâng cao khả
năng truy cập thông tin mà nếu không có nó sẽ không thể có bởi vì tài liệu
gốc ở một nơi cách xa hoặc dẽ bị hỏng và/hoặc mất trong quá trình thao tác.
Vi dạng cũng không quá đắt để sản xuất hoặc sao chép.
Một dấu hiệu quan trọng khẳng định việc bảo quản bằng vi phim vẫn tiếp tục
cần thiết chính là vì nó vẫn đang được ủng hộ trên toàn quốc.
Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia
Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia (NEH) tiếp tục ủng hộ việc bảo quản
những cuốn sách và ấn phẩm nhiều kỳ giấy giòn bằng vi phim thông qua
Phòng Bảo quản và Truy cập.
Năm 1998, Quốc hội Mỹ cho phép NEH triển khai một dự án kéo dài hai
mươi năm nhằm bảo quản những nội dung học thuật của khoảng ba triệu

cuốn sách giấy giòn thuộc các kho tài liệu nghiên cứu trên khắp nước Mỹ.
Theo George Farr, Giám đốc Phòng Bảo quản và Truy cập của NEH, tới nay
đã có 72 thư viện và hiệp hội thư viện thuộc 42 bang thamg gia vào nỗ lực
hợp tác này. Khi dự án vẫn đang được tài trợ này kết thúc, sẽ có khoảng
862.418 tài liệu sẽ được chụp vào vi phim.
Chất liệu phim
Trải qua nhiều năm, các vi dạng thường xuất hiện dưới nhiều chất liệu phim
khác nhau, bao gồm cellulose nitrate, cellulose acetate và polyester.
Vi dạng chất liệu cellulose nitrate, cũng giống như các loại phim cellulose
nitrate khác, khá dễ cháy, dễ thải ra những khí độc theo thời gian, và dễ bị
phân huỷ tự nhiên. Cho đến đầu những năm 1950, người ta đã ngừng hoàn
toàn việc sản xuất tất cả các phim chất liệu cellulose nitrate nhằm mục đích
thương mại.
Phim chất liệu cellulose acetate, được quảng cáo là loại phim an toàn và
không cháy, sẽ tiếp tục thoái hoá tự nhiên theo thời gian. Quá trình thoái hoá
bị đẩy nhanh khi phim chất liệu cellulose acetate không được bảo quản hợp
lý. Mặc dù rất nhiều vi phim acetate được sản xuất, loại phim này không
được chấp nhận là phương tiện bảo quản vi dạng.
Polyester là chất liệu phim duy nhất hiện được khuyến nghị sử dụng trong
bảo quản bằng vi phim. Vừa bền vừa ổn định, phim polyester đen trắng có
tuổi thọ lên tới trên 500 năm nếu bảo quản trong những điều kiện phù hợp.
Các loại vi dạng
Vi dạng xuất hiện dưới một số loại định dạng. Những định dạng quen thuộc
nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi thẻ, trong đó vi thẻ trong
giống như một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, đều
có thể cắt thành những đoạn ngắn và bảo quản trong các "bao" sạch để tạo ra
vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sưu tập vi dạng là: bạc
gelatin, diazo và có lỗ.
Phim chất liệu bạc gelatin (hay bạc halogen)
Loại phim này dựa trên công nghệ tương tự với công nghệ ảnh đen trắng và

loại vi dạng phù hợp nhất đối với mục đích lưu trữ. Hình ảnh được tạo ra
bằng cách để các hợp chất bạc nhạy sáng trong chất bắt sáng trên phim ra ánh
sáng. Hình ảnh cuối cùng được tráng bằng hoá chất, tuy nhiên những hoá
chất có khả năng gây hại được rửa sạch trong quá trình xử lý. Bản phim bạc
galetin gốc (master) hầu như luôn là ảnh âm bản, tuy nhiên có thể nhân thêm
các dương bản hoặc âm bản khác. Mặt chứa chất bắt sáng của phim là mặt
mờ, trong khi mặt không chứa chất bắt sáng là mặt bóng. Các loại phim chất
liệu bạc galetin hiện đại có tuổi thọ rất dài khi được bảo quản ở điều kiện phù
hợp và sử dụng bình thường ở thư viện.
Phim diazo
Loại phim này chứa các muối diazonium trong lớp phủ ngoài kết hợp các nốt
liên kết chất nhuộm nhằm tạo ra màu sắc mạnh và dày đặc. Đưa phim ra bức
xạ cực tím (UV) sẽ làm cho các muối này phân rã và mất khả năng kết nối.
Trong quá trình diazo, phim được đưa ra phóng xạ bằng cách in trực tiếp từ
bản gốc. Các axít được sử dụng trong lớp phủ ngoài nhằm ngăn cản phản ứng
liên kết bằng cách đặt vào chất kiềm mạnh (thường là a-mô-ni-ắc) và thuốc
nhuộm hình thành trong những vùng không bị kiềm. Hình ảnh được sao trực
tiếp từ bản gốc. Phim diazo có trên thị trường gồm nhiều loại mầu khác nhau,
kể cả màu đen. Phim này có thể làm trên cả hai loại chất liệu acetate hoặc
polyester, mặc dù polyester ngày càng phổ biến hơn nhờ sự ổn định và chống
chịu được những tác nhân của môi trường. Khả năng chống mờ phim phụ
thuộc vào việc lựa chọn muốn và nốt liên kết thuốc nhuộm; màu đen đòi hỏi
kết hợp các thuốc nhuộm. Phim diazo màu đen đã được xử lý trông giống
như phim bạc galetin nhưng bóng ở cả hai mặt. Phim diazo khá ổn định
nhưng rốt cuộc vẫn bị mờ, ngay cả trong bóng tối. Phim càng mờ nhanh hơn
khi để phim bị chiếu sáng kéo dài (chẳng hạn trong máy đọc phim).
Phim có lỗ
Loại phim này tận dụng một thực tế là các muối diazonium tạo ra nitơ khi các
muối này phân huỷ dưới bức xạ cực tím. Trong phim có lỗ, lớp muối
diazonium phủ ngoài được kẹp giữa hai lớp nền. Phim được rọi sáng thông

qua in trực tiếp từ bản gốc, và hình ảnh được tạo thành bằng cách hơ nóng
tấm phim. Động tác này ngay lập tức làm mềm chất liệu nền và khiến cho
nitơ lan rộng tạo thành những bong bóng (hoặc lỗ hổng) và những bong bóng
này tồn tại khi phim được làm nguội. Thông thường, chất cảm quang còn dư
sau đó được khắc phục bằng cách đặt phim dưới bức xạ cực tím, làm cho các
muối diazonium phân huỷ hoàn toàn. Ánh sáng tình cờ chiếu qua các vùng
trắng của phim nhưng bị phân tán và bị các bong bóng phản chiếu làm cho
những vùng có lỗ hổng trở nên dày đặc. Hình ảnh sẽ luôn thể hiện những
vùng hơi nổi lên. Chất liệu phim luôn làm bằng polyester bởi vì acetate
không thể chịu được nhiệt sử dụng trong quá trình xử lý. Phim có lỗ dễ bị
hỏng do sức ép cơ học vì sức ép này làm những bong bóng vỡ ra. Một đặc
tính rất mong manh khác của phim có lỗ là sự dịch chuyển của các bong
bóng. ở nhiệt độ cao chất liệu phim mềm đi cho phép khí chứa trong bóng
bóng toả ra. Khi các bong bóng lớn lên, chúng bị tan đi, để lại những đốm
phim trắng nơi mà hình ảnh trước đó vẫn còn nhìn thấy. Phim có lỗ có thể bị
hư hỏng ở nhiệt độ dưới 167°F, mức nhiệt độ cho phép đối với các máy đọc
phim theo Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ; vì vậy cần phải lưu tâm đặc
biệt khi phim này được sử dụng bằng máy đọc phim.
Các loại vi dạng khác
Trong những năm gần đây, giới bảo quan ngày càng quan tâm hơn đến các vi
dạng màu và đều vi dạng có tông màu liên tục. Sau đây là tóm tắt về những
loại vi dạng này.
Vi phim màu và vi thẻ
Mặc dù có nhiều khả năng ứng dụng đối với các vi dạng màu, việc sử dụng
công nghệ này không thể thực sự được coi là chiến lược bảo quản bởi vì tuổi
thọ của phim màu 35mm còn lâu mới đạt được mục tiêu bảo quản. Tuy nhiên,
có một loại phim (dương bản) màu trong suốt là Ilfochrome được coi là khá
hứa hẹn đối với công tác bảo quản. Không giống như các loại vi phim màu
khác, những loại phim tạo ra hình ảnh trong quá trình xử lý, loại phim này có
các lớp màu được đặt trực tiếp trên chất bắt sáng của phim. Kiểm nghiệm ở

Viện Image Permanence Institute (Rochester, New York) chỉ ra rằng tuổi thọ
của thuốc nhuộm rất cao - khoảng 300 đến 500 năm - khi phim được chiếu
sáng. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng cho thấy chất liệu nền polyester của phim
có thể kém chống chịu được sự xuống cấp hơn so với một số chất liệu
polyester khác. Nhưng ngay cả như vậy, tuổi thọ của chất liệu nền có cũng
thể đạt tới 200 năm hoặc hơn. Chưa có kiểm nghiệm nào được thực hiện về
độ ổn định sáng (vốn rất quan trọng để dự đoán độ bền khi sử dụng).
Vi phim có tông màu liên tục
Chụp vi phim đen trắng có chất lượng tạo ra được âm bản có độ tương phản
cao và độ nét tuyệt vời đối với văn bản. Tiếc là, phim có độ tương phản cao
thông thường không thể bắt được một dải rộng những tông màu xám; vì vậy,
những gì thu nhận được ở độ nét của văn bản sẽ mất khi tái tạo các ảnh chụp
hoặc minh hoạ bán sắc. Vi phim có tông màu liên tục cố gắng tái tạo dải màu
xám tối đa mà không làm mất độ nét của văn bản. Có rất nhiều các khác nhau
để tạo ra vi phim có tông màu liên tục. Chẳng hạn, một nhà cung cấp vi phim
bảo quản sử dụng phim Kodak 2470 để sao trực tiếp vi phim bạc galetin
trong máy chụp và đặt phim trong một thời gian dài dưới các đèn halogen
(thời gian có thể dao động). Một nhà cung cấp khác sử dụng phim Fuji
SuperHR20 ở tốc độc màn chập bình thường và thu được sản phẩm có tông
màu liên tục chủ nhiếu nhờ xử lý trong một máy tráng có độ tương phản thấp
với tốc độ xử lý chậm hơn bình thường. Trong cả hai trường hợp, một khoảng
rộng các tông màu xám có thể được bắt vào trong phim một cách hiệu quả.
Người phụ trách
Các tiêu chuẩn đối với vi dạng
Các vi dạng sử dụng để bao quản thông tin lâu dài đòi hỏi phải được sản xuất
cẩn thận, đồng thời phải được bảo quản và thao tác tốt trong những điều kiện
môi trường có kiểm soát. Những người phụ trách và quản lý các kho tài liệu
sử dụng vi dạng cần thiết lập những yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo rằng các
nhà cung cấp bán cho mình loại phim đáp ứng được các nhu cầu sử dụng và
bảo quản của mình. Các tiêu chuẩn chung của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa

Kỳ (ANSI)/Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM), cùng các yêu
cầu kỹ thuật do Nhóm Các thư viện Nghiên cứu (RLG) và Thư viện Quốc hội
Mỹ xây dựng là những hướng dẫn bổ ích. Mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu kỹ
thuật khác nhau, tuy nhiên những yêu cầu này cần phải được nêu rõ trong hợp
đồng và được theo dõi một cách có hệ thống nhằm bảo vệ chính những kho
tài liệu cũng như lợi ích của đơn vị.
Bộ tiêu chuẩn AIIM có thể tìm được trên mạng tại địa chỉ:

Kiểm soát chất lượng
Để đảm bảo rằng những yêu cầu cụ thể trong hợp đồng liên quan tới chất
lượng phim đã được đáp ứng, nhà cung cấp vi phim cần kiểm tra thế hệ phim
đầu tiên được xử lý, bao gồm: kiểm tra từng khuôn hình một để phát hiện lỗi
chụp phim (ví dụ, các vấn đề về độ nét, những hình ảnh quá sáng hoặc thiếu
sáng, v.v ), lỗi hiển thị (ví dụ, dấu vân tay, vết xước, v.v ), những trang bị
thiếu, và số điểm ghép nối trên từng cuộn phim; kiểm tra độ phân giải sử
dụng Chỉ mục Chất lượng hoặc phương pháp kiểm tra độ phân giải hệ thống
mô tả trong tiêu chẩu ANSI/AIIM MS23-1998; các số độ mật độ, được hiểu
theo những hướng dẫn trong Sổ tay Bảo quan Vi phim của RLG; và kiểm tra
bằng giấy kiềm xanh để thử xem có chất thiosulfate dư không (xem tiêu
chuẩn ANSI/NAPM IT9.1-1996). Nhà cung cấp vi phim cũng cần lấy số đo
mật độ phim trên tất cả các bản sao thế hệ hai hoặc thế hệ ba nhằm đảm bảo
sự tuân thủ đối với các yêu cầu kỹ thuật, và đem tất cả các bản sao kiểm tra
trong hộp sáng để xem độ rõ ràng và tương phản. Kết quả của toàn bộ việc
kiểm tra chất lượng mà nhà cung cấp thực hiện cần được gửi lên cho đơn vị
ký hợp đồng theo mẫu báo cáo chất lượng.
Trách nhiệm kiểm soát chất lượng không nên chỉ coi là việc của nhà cung
cấp. Đơn vị cũng cần thực hiện việc kiểm tra riêng để khẳng định sự tuân thủ
các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng. Một hướng dẫn hữu dụng để thực hiện có
thể tìm được tại Phụ lục 18 của Sổ tay Bảo quản Vi phim của RLG.
Môi trường bảo quản

Nhiệt độ và độ ẩm tương đối
Nhìn chung, những yêu cầu đối với vi dạng giống như những yêu cầu đối với
tài liệu ảnh khác. Độ ẩm tương đối quanh năm thấp hơn 50% là phù hợp đối
với tất cả các loại phim. Đối với các phim bạc gelatin, độ ẩm tương đối
không nên vượt quá 40% nhằm giảm thiểu nguy cơ tạo ra các vết ố rất nhỏ do
ô-xy hoá bạc (đôi khi người ta gọi là "bệnh sởi"). Nhiệt độ không nên vượt
quá 70oF; nhiệt độ càng thấp càng tốt. Phim gốc nên lưu trữ ở nhiệt độ cao
nhất 65oF, độ ẩm tương đối cao nhất 35%, sai số ±5%. Các tiêu chuẩn
ANSI/NAPM IT9.11-1993 và ANSI/PIMA IT9.2-1998 có quy định về những
điều kiện chính xác cho việc lưu giữ phim.
Nếu duy trì được giữ nhiệt độ thấp khi lưu trữ các kho tài liệu, và nếu máy
đọc phim được đặt ở bên ngoài khu vực kho, cần phải có thời gian điều hoà
lại nhiệt độ để phim đang lạnh ấm dần lên trước khi đưa vào máy đọc. Đưa
phim ngay từ nơi lạnh đến nơi ấm có thể làm cho nước tụ lại trên bề mặt
phim.
Các hệ thống hút ẩm nên là loại máy hút làm lạnh. Các hệ thống làm khô có
thể tạo ra các hạt bụi mịn có thể làm xước bề mặt phim. Các tủ dựng có hệ
thống sấy khô không nên dùng cho các kho vi dạng; độ ẩm tương đối trong
một hệ thống như vậy rất khó theo dõi và kiểm soát, và bụi có thể làm xước
bề mặt phim. Nếu việc làm ẩm là cần thiết để làm ổn định những biến động
trong môi trường lưu giữ, khí ẩm cần được phun từ một hệ thống có nguồn
nước không nhiễm bẩn. Các chất khống chế ăn mòn được sử dụng trong rất
nhiều hệ thống lớn có thể lưu lại các dư chất có phản ứng ngược trong các tài
liệu thư viện và lưu trữ. Phim đặc biệt dễ nhạy cảm đối với các hư hỏng hoá
học và ăn mòn từ nguồn hoá chất này. Các khay nước hoặc dung môi hoá học
không nên sử dụng trong các chống ẩm.
Cũng giống như trường hợp của di vật khảo cổ bằng giấy, phải kiểm soát
được những biến động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối mới bảo quản được
lâu dài. Độ ẩm tưởng đối và nhiệt độ đối với các kho vi dạng đang sử dụng
không nên dao động quá ±5%, và ±3% là thích hợp nhất. Bảo quản dưới nhiệt

độ càng lạnh và kiểm soát được độ ẩm tương đối càng tốt thì tuổi thọ của
phim càng dài.
Ô nhiễm
Các hạt bụi ô nhiễm trong không khí là nguồn dễ thấy nhất gây ra các vết
xước và ăn mòn đối với vi phim. Các phim bạc galetin đặc biệt dễ gặp phải
những tác hại này. Việc lau nhà, bao gồm cả hút bụi thường xuyên, trong khu
vực kho và khu vực sử dụng là rất quan trọng.
Các chất gây ô nhiễm dạng khí, ví dụ như ô-xít lưu hình hoặc ô-xít nitơ, hơi
sơn, a-mô-ni-ắc, peroxides, ô-zôn, và formaldehyde, làm hư hỏng cả chất liệu
nền nhũ tương trên bề mặt. Những chất ô nhiễm này có thể tạo ra quá trình ô-
xít hoá hoặc những tác động hãm gây ra những vết ố nhỏ trên phim bạc
gelatin; vì vậy phải lưu ý để giảm nguy cơ tác động của những chất này.
Không nên lưu trữ vi dạng ở gần các máy photocopy vì chúng có thể là
nguồn tạo ra ô-zôn. Vi dạng cũng nên di rời khỏi những nơi đang được sơn;
nên mở cửa và dùng quạt để gió lưu thông tốt, đồng thời nên để sơn bám chắc
trong 3 tháng trước khi đưa phim quay trở lại. Không nên dùng giá gỗ hoặc tủ
gỗ ở những nơi bảo quản các tài liệu vi dạng có giá trị lâu dài.
Các phim diazo, phim có lỗ, phim bạc gelatin không nên cuộn vào trong cùng
một cuộn, không nên bọc trong cùng một bao, hoặc (lý tưởng nhất) là không
lưu trữ trong cùng một hộp. Hạn chế về không gian và việc truy cập thường
khiến cho việc dành riêng tủ để lưu giữ các loại phim khác nhau là không
thực tế, những lưu trong các cuộn riêng hoặc đặt trong các bao đựng thẻ riêng
nên luôn được áp dụng. Ngoài ra, các phim có lỗ lâu năm có thể là một nguồn
chứa axít gây hại. Những loại phim này nên được tách biệt hoàn toàn với
những loại phim khác và nên được sắp xếp có hệ thống.
Sao thành nhiều bản
Mặc dù môi trường lưu giữ được kiểm soát hoàn hảo là lý tưởng, việc sao
thành nhiều bản vi dạng là giải pháp thực dụng đối với việc bảo quản tài liệu
lưu trữ. Phần lớn các kho tài liệu phim có giá trị lâu dài sử dụng một hệ thống
ba thế hệ phim để tạo ra sự linh hoạt trong các yêu cầu về lưu giữ.

Bản gốc âm bản
Nên tạo ra bản phim thế hệ đầu (hay bản gốc âm bản) trên phim âm bản bạc
gelatin từ tài liệu gốc và xử lý theo các tiêu chuẩn được nêu trong bộ tiêu
chuẩn ANSI/AIMM MS23-1998. Đây là bản sao để lưu trữ và được dùng để
tạo ra một bản sao âm bản (xem phần dưới) để từ đó tạo ra thế hệ các bản sao
sử dụng. Bản gốc âm bản cần được lưu giữ ở một một nơi khác nơi lưu giữ
phim thế hệ hai và trong những điều kiện càng gần mức lý tưởng càng tốt. Có
một số kho lưu trữ cho thuê không gian để lưu giữ vi phim. Nên lưu giữ tại
những nơi này, nhưng người thuê phải chắc chắn rằng những điều kiện lưu
giữ tại nơi lựa chọn phải đáp ứng những tiêu chuẩn của ANSI nêu trong tiêu
chuẩn ANSI/NAPM IT9.11-1993. Chỉ sử dụng bản gốc âm bản lần tiếp theo
để tạo ra bản sao âm bản bị mất do hư hỏng hoặc thảm hoạ.
Bản sao âm bản (hay bản in từ bản gốc âm bản)
Bản sao này luôn sử dụng loại phim bạc gelatin. Bản sao âm bản được sử
dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng (xem phần dưới) để truy cập kho tài
liệu. Bản sao này cần được lưu giữ trong những điều kiện tốt nhất có thể, bởi
vì nó đóng vai trò như một bản gốc đang dùng, nhằm bảo vệ bản gốc âm bản.
Lý tưởng nhất là lưu giữ nó tách biệt về mặt vật lý với các bản sao để sử
dụng.
Các bản sao sử dụng (hay các bản sao phục vụ)
Bất cứ phương tiện lưu trữ hoặc định dạng nào đều có thể chấp nhận được, và
các ảnh tạo ra có thể là dương bản hoặc âm bản. Việc lưu giữ và thao tác phù
hợp sẽ kéo dài tuổi thọ của các bản sao sử dụng, nhờ đó mà bảo vệ được
những thế hệ trước của vi dạng.
Bao hộp đựng phim
Việc bao bọc các phim polyester cẩn thất là rất quan trọng vì, với những công
nghệ hiện có, rất khó có thể loại bỏ hoàn toàn các chất gây ô nhiễm dạng khí.
(Tuy nhiên, các loại phim acetate lâu năm có thể thải ra khí axít axêtíc và vì
vậy nên để thoáng khí hoặc bọc bằng giấy có lỗ thoát khí nhỏ. Nếu các bản
gốc âm bản buộc phải lưu giữ trong môi trường khó kiểm soát, có thể đặt

phim trong các hộp bằng sắc có nắp hoặc các hộp nhựa trơ về mặt hoá học.
Tài liệu của Kodak số D-31, Lưu giữ và Bảo quản Vi phim (Công ty Kodak
Eastman, Rochester, New York 14650) có thể cung cấp những chỉ dẫn có giá
trị về việc sử dụng các hộp có nắp. Giải pháp này không phải là một liều
thuốc tiên và cần phải sử dụng một cách thận trọng. Các hộp phù hợp phải
đáp ứng được những yêu cầu về cấu tạo hoá học. Cũng cần phải kiểm tra
phim thường định kỳ để đảm bảo rằng phim không bị xuống cấp. Hướng dẫn
kiểm tra phim bạc gelatin có trong tiêu chuẩn ANSI/AIIM MS45-1990. Nếu
không thấy xuống cấp, có thể bỏ phim trở lại trong hộp. Phương tiện tối ưu
để lưu giữ phim gốc là sử dụng hộp đủ chất lượng bảo quản và đặt ở nơi có
thể kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối.
Các bao hộp đựng phim nên được chọn theo những hướng dẫn đã được xây
dựng trong lưu trữ và cần phải qua được tất cả các Kiểm tra Hoạt tính ảnh
như Viện Bảo tồn ảnh (Image Permanence Institute). Trung tâm Bảo tồn Tài
liệu Đông Bắc khuyến cáo rằng bao giấy nên được làm từ giấy chất lượng
cao, không chứa than chì, có đệm và trung tính. Hộp đựng MicroChamber
(do Công ty Conservation Resources International, Inc., Springfield, bang
Virginia sản xuất) được làm từ giấy bồi tẩm zeolite có tác dụng trung hoà các
chất ô nhiễm dạng khí. Sử dụng những hộp này có thể tăng đáng kể tuổi thọ
của phim trong những môi trường bị ô nhiễm nặng do ô-zôn, peroxide, hoặc
các hợp chất khác tấn công phim; loại hộp này cũng có thể giúp làm chậm
quá trình xuống cấp do các hoá chất từ phim lâu năm không đủ chất lượng
bảo quản thải ra.
Nếu độ ẩm tương đối của môi trường bảo quản ổn định và dưới 50%, các bao
đựng phim có đệm hiếm đặt ra nguy cơ đối với phim. Nên tránh sử dụng keo
dính bất cứ khi nào có thể. Các loại nhựa an toàn như polyester,
polyethylene, hoặc polypropylene có thể chấp nhận được, trừ
polyvinylchloride (PVC) hay vinyl. Vi thẻ cần được bọc sao cho mặt phim
chứa chất bắt sáng không chạm vào các mép trong của túi đựng để tránh trầy
xước; điều này cũng giúp chống bị bám keo dính ở các mép gập của bao. Các

cuộn vi phim cần được đóng từng hộp riêng, phim được đặt ở tư thế cuộn và
được giữ bằng một thẻ đủ chất lượng bảo quản và được buộc bằng một sợi
dây và dây thắt nút. Dây chun bằng cao su chứa dư chất lưu huỳnh là nguồn
gây hại cho phim và chất cảm quang và vì thế không được sử dụng. Các tủ
đựng bằng thép là phù hợp nhất đối với việc lưu trữ phim, tuy nhiên các hộp
đựng bằng nhựa trơ cũng có thể sử dụng trong nội bộ thư viện. Tấm phân
cách và biển ký hiệu xếp giá không nên làm bằng chất liệu có độ pH trung
tính. Không được ép vi phim khi xếp giá, và sử dụng tấm phân cách để chống
quăn. Như đã nêu, các loại phim khác nhau cần được bảo quản trong các hộp
đựng khác nhau để tránh các tương tác hoá học. Các hệ thống sắp đặt phim
cần phải được thiết kế nhằm giảm thiểu thao tác và các tủ đựng cần phải dễ
dàng cho việc định vị và truy xuất thông tin. Sự sút giảm chất lượng là không
thể tránh khỏi đối với các kho tài liệu cũ, tuy nhiên tốc độ và mức độ giảm
sút có thể kiểm soát được.
Thao tác với phim
Người sử dụng bao giờ cũng nên đeo găng tay khi thao tác với các bản gốc
âm bản bởi vì các dầu chứa axít và vân tay có thể làm hỏng phim. Tất cả các
phim đều nên cầm bằng mép hoặc đầu phim. Mỗi lần chỉ nên lấy một vi dạng
ra khỏi vỏ bọc. Vi thẻ nên được đưa lại vào túi đựng ngay sau khi sử dụng;
phim cuộn cũng nên bỏ lại vào hộp ngay lập tức. Ngoài ra, không nên cuộn
phim quá chặt lên ống cuộn bởi vì điều này có thể gây xước phim. Giáo dục
nhân viên và độc giả thao thác đúng cách đối với các vi dạng là rất quan
trọng đối với tuổi thọ của phim.
Thiết bị
Sử dụng và bảo trì dễ dàng là yếu tố cần được quan tâm khi lựa chọn thiết bị.
Các máy đọc vi dạng thường thải ra nhiệt; các tiêu chuẩn của ANSI quy định
nhiệt độ trên mặt phim cao nhất cho phép là 167oF. Một số phim diazo bị
hỏng ở nhiệt độ này, và vì vậy tránh để các khu vực nhỏ của phim (ví dụ một
khuôn hình) bị nóng quá lâu. Như đã đề cập ở trên, phim có lỗ có thể bị hỏng
ở nhiệt độ dưới mức giới hạn nói trên của ANSI, vì vậy phim này cần phải

quan tâm đặc biệt. Nên tắt các máy đọc vi dạng nếu bạn đọc không còn sử
dụng máy.
Kích thước ống kính của máy đọc phim cần phải tính đến các tỷ lệ thu nhỏ
khi chụp phim. Trong chụp vi phim để bảo quản, hình ảnh thường được thu
nhỏ khoảng từ 8 lần đến 14 lần, vì vậy độ phóng đại của ống kính cũng nên ở
tỷ lệ tương tự. Các kính phóng to thu nhỏ cho phép thay đổi độ phóng đại
hiện cũng có bán trên thị trường.
Thiết bị cần được kiểm tra hàng tuần và được bảo trì hàng ngày. Thiết bị bám
bụi bẩn sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh. Nên giao hẳn trách nhiệm bảo trì
máy cho một nhân viên và nhân viên này được đội ngũ kỹ thuật của nhà sản
xuất đào tạo. Bụi trên các tấm kính sẽ phóng to bởi các ống kính của máy
đọc. Bụi cũng có thể bám vào vi phim và có thể làm mờ đi các chi tiết, thậm
chí làm hỏng phim. Nên dùng vải phủ bụi bất cứ khi nào máy đọc phim
không sử dụng. Bụi bẩn có thể dầy lên ở mép của các tấm kính cũng tạo ra
một nguồn có thể gây xước phim. Vì lý do này, các tấm kính và đỡ phim cần
được lau chùi hàng ngày. Cũng nên thiết lập một lịch thường xuyên đối với
việc lau ống kính, gương chiếu, và mặt mờ của màn hình hiển thị, nhưng
công việc này cần được làm hết sức cẩn trọng vì các bộ phần này có thể dễ bị
hư hỏng và/hoặc bị làm trông như bị vấy bẩn hoặc hoặc lấm chấm. Chỉ dẫn
đối với việc bảo trì thiết bị vượt quá phạm vi của bài viết này. Các chỉ dẫn
chung được đề cập trong bài viết Vi dạng trong các Thư viện của tác giả
Francis Spreitzer (xem danh mục tài liệu tham khảo dưới đây).
Lên kế hoạch phòng thảm hoạ
Lên kế hoạch phòng thảm hoạ cực kỳ quan trọng đối với các kho tài liệu vi
dạng. Vi dạng rất dễ bị hư hỏng khi gặp nước. Vi dạng phải được bảo vệ
trước nguy cơ lũ lụt hoặc vỡ ống nước. Một khi đã bị ướt, không được làm
khô tài liệu ở dạng cuộn hoặc trong bao đựng vì nó sẽ dính với nhau và dính
vào trong bao đựng. Vi dạng bị ướt phải được lấy ra khỏi bao đựng. Phim
cuộn phải được tháo ra để làm khôn phim. Làm khô bằng không khí có thể
chấp nhận được, nhưng hiệu quả nhất là trước đó tìm một hiệu xử lý phim có

thể cung cấp dịch vụ này khi tình huống khẩn cấp xảy ra. Có thể làm khô vi
thẻ bằng cách đặt mặt chứa chất bắt quang hướng lên trên theo một lớp đơn
hoặc treo lên dây ở phần mép không có hình ảnh nào.
Diazo dễ bị lấm tấm nước và vì vậy nên sử dụng nùi cao su hoặc tấm vải
không có xơ để lau nước đọng trên phim.
Các vi dạng bị ẩm không nên làm lạnh hoặc làm khô ở nhiệt độ thấp vì các
lớp vi có thể rời nhau và khó có thể tránh được hư hỏng khi thao tác. Nếu
không thể làm khô vi dạng ngay lập tức bằng không khí, cần ngâm vi dạng
vào trong nước lạnh và sạch, sau đó gửi tới phòng ảnh để rửa và làm khô một
cách an toàn. Phải ngăn không cho nấm mốc phát triển trên tất cả các loại
phim. Phim diazo hoặc có lỗ bị mốc có thể lau bằng vải không xơ hơi ẩm;
nếu nấm nhiễm vào phim bạc gelatin, nên tìm kiếm sự giúp đỡ của những nhà
chuyên môn.
Lựa chọn nhà cung cấp vi dạng
Các công ty chụp vi phim thương mại thường không phải là lựa chọn hiệu
quả về mặt chi phí cho việc chuyển sách và tài liệu sang vi dạng. Như đã nêu
ở trên, mỗi đơn vị cần phải xây dựng những tiêu chuẩn cho vi phim của mình,
và những tiêu chuẩn này cần phải trở thành một phần trong hợp đồng cung
cấp dịch vụ. Tới thăm công ty cung cấp vi dạng là một ý tưởng tốt dể đảm
bảo rằng vấn đề kiểm soát môi trường, chống cháy, quản lý cơ sở vật chất và
an ninh đáp ứng nhu cầu của các kho tài liệu sẽ được chụp phim. Điều này
đặc biệt quan trọng trong việc tránh hư hỏng đối tài liệu gốc, những tài liệu
sau đó sẽ được trả về kho chứ không phải bỏ đi.
Trong một số trường hợp, chọn một công ty cung cấp dịch vụ chụp phim đặc
biệt là phù hợp. Nhiều tài liệu được chụp phim bởi vì nó quá dễ hỏng khi
những nhà nghiên cứu sử dụng. Trong trường hợp đó, hoặc nếu đơn vị muốn
giữ nguyên các tài liệu đã đóng bìa ở nguyên hình dáng ban đầu, thì nên cân
nhắc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ chụp phim đặc biệt. Các công ty
chụp vi phim thương mại số lượng lớn thiếu thiết bị, thời gian và chuyên môn
để có thể xử lý các tài liệu dễ hỏng mà không gây hư hại cho giấy sách ròn

hoặc bìa sách đã xuống cấp. Chi phí cho dịch vụ đặc biệt có thể cao hơn,
nhưng những tài liệu có tính khoả cổ có giá trị hoặc những tài liệu gốc khó
chụp (ví dụ: những sách bộ đóng chặt và mép đóng hẹp hoặc những tài liệu
mờ hoặc không có độ tương phản phù hợp) có thể đòi hỏi phải chi tiêu như
vậy. Nên liên hệ với một chuyên gia về bảo quản để xin tư vấn.
Danh mục tài liệu tham khảo chọn lọc dành cho những người quản lý tài liệu
vi dạng
American National Standard for Imaging Materials Ammonia Processed
Diazo Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM IT9.5-1996.
American National Standard for Imaging Materials Processed Silver Gelatin
Type Black and White Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM
IT9.1-1996.
American National Standard for Imaging Media Photographic Processed
Films, Plates, and Papers Filing Enclosures and Storage Containers,
ANSI/PIMA IT9.2-1998.
American National Standard for Imaging Media Processed Safety
Photographic Films Storage, ANSI/NAPM IT9.11-1993.*
Association for Information and Image Management. Practice for Operational
Procedures/Inspection and Quality Control of First-Generation, Silver Gelatin
Microfilm of Documents, ANSI/AIIM MS23-1998 Revised.**
Association for Information and Image Management. Recommended Practice
for the Inspection of Stored Silver Gelatin Microforms for Evidence of
Deterioration, ANSI/AIIM MS45-1990.
Borck, Helga. "Preparing Material for Microfilming: A Bibliography."
Microform Review 14 (Fall 1985): 241-43.
Chace, Myron B. "Preservation Microfiche: A Matter of Standards." Library
Resources & Technical Services 35.2 (April 1991): 186-90.
Child, Margaret S. "The Future of Cooperative Preservation Microfilming."
Library Resources & Technical Services 29.1 (Jan March 1985): 94-101.
Cox, Richard J. "Selecting Historical Records for Microfilming: Some

Suggested Procedures for Repositories." Library and Archival Security 9.2
(1989): 21-41.
Diaz, A.J., ed. Microforms in Libraries: A Reader. Westport, CT: Microform
Review, 1975, 443 pp.
Elkington, Nancy E., ed. RLG Archives Microfilming Manual. Mountain
View, CA: Research Libraries Group, 1994, 218 pp.
Elkington, Nancy E., ed. RLG Preservation Microfilming Handbook.
Mountain View, CA: Research Libraries Group, 1992, 203 pp.
Fox, Lisa L., ed. Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and
Archivists, 2nd ed. Chicago: American Library Association, 1996, 394 pp.
Johnson, A.K A Guide for the Selection and Development of Local
Government Records Storage Facilities. New York: NAGARA, 1989.
Library of Congress. Specifications for the Microfilming of Manuscripts.
Washington, DC: Library of Congress, 1980, 21 pp.
McKern, Debra, and Sherry Byrne. ALA Target Packet for Use in
Preservation Microfilming. Chicago: American Library Association, 1991.
Preservation Microfilming: Planning & Production. Papers from the RTSD
Preservation Microfilming Institute, New Haven, Conn., April 21-23, 1988.
Chicago: Association for Library Collections & Technical Services, ALA,
1989, 72 pp.
RLIN Preservation Masterfile. A CD-ROM listing of microfilmed books and
journals. Compiled from the RLIN database and others. Available from
Chadwick-Healey, Inc. for $750 a year; updated twice annually.
Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality
Control of Duplicate Microforms of Documents and from COM, ANSI/AIIM
MS43-1998.
Recordak. Storage and Preservation of Microfilms. Kodak pamphlet no. P-
108. Rochester, NY: Eastman Kodak Company, 1985.
Reilly, James, et al. "Stability of Black-and-White Photographic Images, with
Special Reference to Microfilm." Abbey Newsletter 12.5 (July 1988): 83-87.

Saffady, William. Micrographic Systems. Silver Spring, MD: Association for
Information and Image Management, 1990.
Spreitzer, Francis, ed. Microforms in Libraries: A Manual for Evaluation and
Management. Chicago: American Library Association, 1985, 63 pp.
Spreitzer, Francis, ed. Selecting Microform Readers and Reader-Printers.
Silver Spring, MD: AIIM, 1983.
*American National Standards Institute, Inc., 11 West 42nd Street, New
York, NY 10036, (212) 642-4900.
**AIIM International, 1100 Wayne Avenue, Suite 1100, Silver Spring, MD
20910-5603, (Toll Free) (888) 839-3165.
Nguồn cung cấp thiết bị
Danh sách này không chỉ giới hạn ở các nhà cung cấp được liệt kê, cũng
không đưa ra sự bảo lãnh nào đối với các nhà cung cấp đó. Chúng tôi chỉ
muốn đưa ra thông tin về một số nhà cung cấp và nhờ đó cơ quan bạn có thể
so sánh được giá cả và đánh giá đầy đủ các danh mục sản phẩm đang có trên
thị trường.
NEDCC có thể cung cấp một danh mục đầy đủ hơn về các nhà cung cấp.
Tham khảo các tài liệu hướng dẫn của NEDCC trên Website
hoặc liên hệ NEDCC để có được danh mục cập nhật
nhất bằng văn bản.
Conservation Resources International, Inc.
8000-H Forbes Place
Springfield, VA 22151
Toll Free: (800) 634-6932
storage enclosures, reel tags, etc.
Crowley Micrographics, Inc.
8601 Grovemont Circle
Gaithersburg, MD 20877-4199
Telephone: (301) 330-0555
microfilm cameras, etc.

The Foxx Group
P.O. Box 401
Topsfield, MA 01983
Toll Free: (800) 992-5010
storage enclosures, reels, etc.
Gaylord Bros.
Box 4901
Syracuse, NY 13221-4901
Toll Free: (800) 448-6160
storage enclosures, reel tags, etc.
Gretag Macbeth
617 Little Britain Road
New Windsor, NY 12553
Toll Free: (800) 622-2384
densitometers
Keyan Industries, Inc.
8601 Grovemont Circle
Gaithersburg, MD 20877-4199
Telephone: (301) 330-0476
quality control and inspection equipment
Metric Splicer & Film Company, Inc.
3930 East Miraloma, Unit C
Anaheim, CA 92806
Telephone: (714) 630-2999
ultrasonic splicers
National Microsales Corp.
45 Seymour Street
Stratford, CT 06615
Telephone: (203) 377-0479
microfilming equipment, including cameras, processors, etc.

Neumade Products Corporation
30-40 Pecks Lane
Newtown, CT 06470
Telephone: (203) 270-1100
winders, reels, and flanges
Pohlig Bros., Inc.
8001 Greenpine Road
Richmond, VA 23237
Telephone: (804) 275-9000
storage boxes for microfilm
University Products
517 Main Street
P.O. Box 101
Holyoke, MA 01041-0101
Toll Free: (800) 628-1912
storage enclosures, reel tags, etc.