Xử lý khẩn cấp sách và tài liệu ướt pptx

Xử lý khẩn cấp sách và tài liệu ướt
Sally Buchanan - Phó giáo sư trường Khoa học thông tin, Đại học Pittsburgh.
Việc khôi phục lại sách và tài liệu bị ướt sau hoả hoạn có thể thành công và ít
tốn kém nếu như các nhân viên và ban quản lý luôn sẵn sàng và phản ứng kịp
thời. Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ đã vượt qua thử thách này vì nhân
viên đều biết chính xác họ phải làm gì trong tình huống khẩn cấp. Tuy nhiên,
nếu chỉ chậm trễ một vài giờ thôi thì các bộ sưu tập có thể vĩnh viễn mất đi
hoặc thiệt hại nghiêm trọng. Do vậy, hoạt động khôi phục có ý nghĩa rất quan
trọng. Phải huy động ngân sách từ các dự án khác, dịch vụ phục vụ công
chúng và các toà nhà nghiên cứu bị gián đoạn, quan hệ với công chúng bị ảnh
hưởng. Các bước chính của giai đoạn khôi phục khẩn cấp là:
- Đối phó kịp thời.
- Có kế hoạch chi tiết đối phó với các thảm hoạ.
- Nhân viên được hướng dẫn tốt.
- Cam kết từ phía ban quản lý.
- Công tác thông tin liên lạc được thực hiện một cách có hiệu quả.
- Quyết định nhanh chóng, kịp thời.
Để công tác khôi phục có hiệu quả, phản ứng nhanh là một yêu cầu thiết yếu.
Các bộ sưu tập bằng giấy sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng về mặt cấu tạo ngay
khi bị ướt. Các quyển sách phồng lên và biến dạng, các trang sách nhăn lại,
mực và chất bắt sáng chảy nhòe, giấy dính bết lại với nhau. Một số tài liệu có
thể dễ dàng được làm khô và tốn tương đối ít chi phí nếu như chúng được
đóng lại, được các chuyên gia bảo tồn xử lý hoặc loại bỏ. Thật không may là
nhiều nhân viên thư viện lại tin rằng việc thay thế những tài liệu bị nước làm
hư hại là cách giải quyết tốt nhất. Nhưng trên thực tế, nhiều tài liệu không thể
thay thế được, hoặc nếu thay thế được thì người sử dụng không thể chấp nhận
nổi hoặc không còn phù hợp với những mục đích của cơ quan. Một số bộ sưu
tập không bao giờ còn có thể khôi phục lại được như nguyên trạng.
Nếu sau khi tài liệu bị ướt mà các điều kiện về môi trường không bảo đảm thì
chỉ 2-3 ngày sau, nấm mốc sẽ xuất hiện, trước tiên ở các khe và gáy sách, rồi
sau đó lan nhanh chóng sang các bộ phận khác của sách. Một khi nấm mốc đã

xuất hiện thì việc kiểm soát và loại bỏ chúng là vô cùng khó khăn, để lại hậu
quả lâu dài (nhiều tháng) cho bộ sưu tập.
Việc khôi phục sau những sự kiện có liên quan tới nước sẽ thành công hơn,
nếu như các bộ sưu tập được xử lý ngay tức thì. Điều này đồng nghĩa với việc
kiểm soát tức thì môi trường của khu vực: loại bỏ nước, kiểm soát nhiệt độ và
độ ẩm, bảo quản tốt những hiện vật không bị ướt. Cùng lúc, sách và tài liệu
ướt phải được đưa ngay ra khỏi khu vực này bằng những phương pháp cho
phép và sau đó được làm khô.
Sau khi tai nạn xảy ra, cần lưu ý trả lời các câu hỏi sau: Có tài liệu nào có thể
bỏ đi vì chúng không còn sử dụng được nữa, hoặc không còn liên quan gì đến
chiến lược phát triển hiện tại của bộ sưu tập, hoặc chúng không còn giá trị
nữa? Liệu có thể mua chúng, nhưng dưới một dạng thức trình bày khác mà
người sử dụng vẫn chấp nhận được hay không? Việc mua các hiện vật trên
dưới dạng thức khác ấy có làm phát sinh chi phí trong tương lai hay không?
(ví dụ như là có cần phải nâng cấp các thiết bị, phần cứng hoặc phần mềm để
có thể khai thác được các thông tin từ loạt tài liệu này hay không? Và cơ
quan có phải chịu những cam kết nào với địa phương (khu vực) hay với giới
thư viện quốc tế hay không?
Để xử lý những quyển sách và tài liệu bị ướt, có thể sử dụng một số kỹ thuật
làm khô đã được kiểm chứng và hoàn thiện trong suốt thập kỷ qua. Việc lựa
chọn một hay nhiều phương pháp trong số đó phụ thuộc vào sự trầm trọng
của tai nạn, kết cấu của tài liệu bị ảnh hưởng, mục đích sử dụng và lưu giữ bộ
sưu tập, các yếu tố liên quan đến những chi phí công khai và chi phí tiềm ẩn
cho việc khôi phục bằng các phương pháp làm khô khác nhau. Các phương
pháp này sẽ được đề cập ngắn gọn cùng với những nhận xét về các loại hư
hại và loại vật liệu sưu tập cụ thể cho từng phương pháp cũng như các khoản
chi phí ngắn và dài hạn để sử dụng chúng.
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, cần tham khảo ý kiến của một giám
đốc hoặc chuyên gia bảo tồn có kinh nghiệm trong lĩnh vực khôi phục sau tai
nạn. Trong trường hợp các loại sách và tài liệu quý hiếm, nhất định phải tham

vấn một chuyên gia bảo tồn để tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc. Các
hoạt động khôi phục thành công trong thập kỷ qua đã liên tục chứng minh
rằng nếu như tiến hành các biện pháp khôi phục đúng đắn thì chi phí làm khô
các hiện vật trong sưu tập sẽ rẻ hơn nhiều so với chi phí thay thế chúng.
Cần hiểu rằng không có biện pháp làm khô nào có thể khôi phục được hoàn
toàn bộ sưu tập. Nếu như mất thời gian để đưa ra các quyết định quan trọng,
thì các tài liệu sẽ bị biến dạng nhiều. Và sau khi được làm khô, liệu chúng có
giữ nguyên ở trạng thái cũ. Còn nếu như chúng được xử lý kịp thời, nhanh
chóng thì sau khi làm khô, chúng có thể được bày lại trên giá sách, tuy có
một số ảnh hưởng nhưng không đáng kể.
Làm khô bằng không khí
Đây là cách cổ nhất và phổ biến nhất được dùng để xử lý các cuốn sách và tài
liệu bị ướt. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với một số lượng nhỏ sách và tài liệu
ẩm hoặc hơi bị ướt. Do chúng không cần phương tiện đặc biệt nào nên người
ta thường cho rằng đây là phương pháp làm khô rất rẻ tiền. Nhưng thực tế là
nó tốn rất nhiều lao động, chiếm một không gian lớn, thường gây hư hỏng
nặng phần bìa sách và các trang sách bên trong. Phương pháp này hiếm khi
thành công với các tập sách báo có bìa bọc. Sau khi làm khô bằng phương
pháp này, phải đóng lại hầu hết các tài liệu, do vậy chi phí khôi phục khá tốn
kém. Các trang giấy bị biến dạng cần phải được làm phẳng và dán lại. Trong
quá trình phơi khô này, thông thường nấm mốc không có cơ hội để phát triển.
Một chi phí tiềm ẩn nữa là chi phí cho diện tích trên giá sách tăng. Tuỳ thuộc
vào khả năng hồi phục lại nhanh hay chậm của tài liệu sau khi được làm khô
mà diện tích cần thêm tối thiểu là từ 20-30%.
Làm giảm độ ẩm
Phương pháp làm khô bằng cách giảm độ ẩm đã được các công ty và các
ngành công nghiệp sử dụng trong nhiều năm để làm khô nhà, hầm tàu thuỷ,
các container chứa hàng lớn. Các máy hút ẩm cỡ lớn được đặt trong cùng một
không gian với các bộ sưu tập, thiết bị và đồ đạc khác và nó sẽ kiểm soát
nhiệt độ và độ ẩm theo mức yêu cầu. Phương pháp làm khô này đặc biệt có

hiệu quả đối với các thư viện và các cơ quan lưu trữ bị nước làm hư hại, giúp
chúng ổn định về mặt cấu trúc. Phương pháp này có thể áp dụng với các bộ
sưu tập bị ảnh hưởng ở mức độ nhẹ và vừa, nhưng không an toàn cho các
hiện vật có loại mực và chất bắt sáng dễ hoà tan trong nước. Cũng có thể
dùng cách này để làm khô các bìa bọc bị ẩm nhẹ, nhưng chỉ có hiệu quả trước
khi chúng bị phồng lên và dính bết vào nhau. Những loại hiện vật có thể xử
lý bằng phương pháp này khá hạn chế, phụ thuộc vào trình độ nhân viên và
trang thiết bị của cơ quan. Ưu điểm của phương pháp này là để nguyên các
bộ sưu tập trên giá trong các thùng chứa, bỏ qua được một bước rất tốn kém
là chuyển các hiện vật vào trong tủ làm lạnh hoặc tủ chân không.
Phương pháp làm lạnh
Có thể làm khô một cách khá hiệu quả một số lượng sách và tài liệu nhỏ bị
ẩm hoặc ướt nhẹ bằng cách đặt chúng trong một tủ lạnh tự giải đông, trong
một khoảng thời gian phù hợp. Nhiệt độ của tủ lạnh phải được duy trì ở mức
dưới -10F. Cần phải đặt hiện vật vào tủ lạnh sau khi chúng bị ướt càng sớm
càng tốt. Các cuốn sách sẽ được làm khô một cách có hiệu quả nếu phần bìa
được nâng đỡ để chống phồng rộp. Một trong những biện pháp nâng đỡ sách
là sử dụng các tấm bảng trong bằng acrylic có đục nhiều lỗ để tạo thuận lợi
cho quá trình làm khô. Sách và các tấm bảng cần được buộc lại bằng loại dây
chun có độ co giãn tốt để bảo đảm rằng tác dụng nâng đỡ vẫn giữ nguyên khi
quyển sách khô và co hẹp lại. Các tài liệu có thể được đặt vào tủ thành từng
tệp/ chồng hoặc trải chúng ra để khô nhanh hơn.
Đây là phương pháp không mang tính chủ động nên thời gian áp dụng của
phương pháp này từ vài tuần đến nhiều tháng, phụ thuộc vào nhiệt độ trong tủ
lạnh và mức độ hư hại mà nước gây ra. Cần chú ý đến các loại giấy được
tráng phủ vì chúng dễ dính với nhau khi làm khô. Nếu các hiện vật được đặt
vào tủ lạnh sớm ngay sau khi bị ướt, thì diện tích lưu trữ và giá sách cần thêm
sẽ càng ít.
Phương pháp làm khô bằng hơi lạnh/đông lạnh
Đây là tên gọi đã đăng kí của kỹ thuật làm khô mới, hiện đang được kiểm

nghiệm và cải tiến để đáp ứng những nhu cầu đặc biệt. Trước tiên, phương
pháp này được xây dựng dành riêng cho các bộ sưu tập sách và bản chép tay
quí hiếm, sau đó nó được phát triển để giải quyết các khó khăn trong việc làm
khô một số lượng lớn các sách bọc da quý hiếm. Nó cũng sử dụng các tủ lạnh
lớn ở nhiệt độ rất thấp, nhưng phương pháp này đã được cải tiến hơn nhiều so
với phương pháp làm lạnh ở trên đây bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến
để đẩy nhanh quá trình làm khô một cách chủ động hơn. Với phương pháp
này, cần có sự quan tâm và xử lý của nhiều cá nhân, nhằm bảo đảm hiệu qủa
làm khô tối đa, với mức độ hư hại tối thiểu, cho nên đây là phương pháp tốn
kém nhất trong các phương pháp làm khô. Nó rất an toàn đối với các loại vật
phẩm dễ hoà tan trong nước hoặc các loại giấy tráng phủ. Giống như phương
pháp làm lạnh chân không, nếu được thực hiện đúng thì phương pháp này
không gây biến dạng cho hiện vật.
Phương pháp làm lạnh chân không:
Phương pháp này đòi hỏi phải có các thiết bị tinh vi và nó đặc biệt phù hợp
với sách và tài liệu, cũng như các loại mực dễ hoà tan và giấy tráng phủ bị
ướt với số lượng lớn. Các sách và tài liệu làm lạnh được đặt vào trong tủ chân
không. Khi chân không được kéo lên, một bộ phận sinh nhiệt sẽ toả nhiệt vào
bộ sưu tập (được làm khô ở nhiệt độ dưới 32F) vẫn ở trạng thái làm lạnh. Quá
trình này được gọi là quá trình làm tinh khiết (các hạt đá bốc thành hơi chứ
không tan chảy). Điều này đồng nghĩa với việc là hiện vật sẽ không bị ướt
thêm, bị phồng rộp hay biến dạng như trước khi hiện vật làm lạnh được đặt
vào tủ chân không. Nếu sau khi bị ướt, các hiện vật được xử lý nhanh chóng
thì sau khi được làm khô, chúng ta sẽ cần thêm rất ít diện tích/giá chứa.
Trong khi hoạch định, chúng ta chỉ cần ước lượng thêm khoảng 10%.
Một khi đã bị ướt, nhiều loại giấy tráng phủ rất khó làm khô mà không bị
dính vào nhau. Vì hầu như không thể xác định loại giấy nào sẽ có nguy cơ
trên, nếu mọi loại giấy tráng phủ đều được xử lý cùng một cách với phương
pháp làm lạnh chân không. Hiện vật nên được làm đông lạnh ở nhiệt độ -10F
hoặc thấp hơn trước khi được làm khô (tốt nhất là trong vòng 6 giờ). Sau đó,

khi được làm khô bằng cách làm lạnh chân không thì khả năng thành công sẽ
rất cao. Các hiện vật quý hiếm có thể được làm khô thành công bằng phương
pháp này, nhưng các loại da thuộc thì không. Mặc dù thoạt đầu phương pháp
này có vẻ tốn kém hơn vì nó đòi hỏi phải có thiết bị nhưng trên thực tế nó rất
khả quan, loại trừ được chi phí đóng lại sách, đồng thời dồn những bùn
đất/bụi bẩn và muội than lên trên bề mặt, giúp việc làm sạch nhanh chóng
hơn. Nếu như dùng với một lượng sách nhỏ thì phương pháp này sẽ trở nên
khá tốn kém. Tuy nhiên, các công ty cung cấp dịch vụ này thường sẵn lòng
nhận một số lượng nhỏ từ phía nhiều khách hàng rồi kết hợp chúng với nhau
để giảm chi phí tính trên đầu sách, nên đã giúp cho chi phí này mang tính
thực thi.
Làm khô bằng nhiệt trong chân không
Sách và tài liệu chỉ bị ướt một chút bên ngoài có thể được làm khô trong tủ
nhiệt chân không. Trước đó, chúng có thể ở dạng ướt hoặc đông lạnh. Khi
chân không được kéo lên, nhiệt được sinh ra, tài liệu được làm khô ở nhiệt độ
32F. Điều này có nghĩa là trong khi được làm khô thì tài liệu vẫn ở trạng thái
ướt. Phương pháp này được sử dụng trong ngành công nghiệp thực phẩm để
làm đông lạnh một số thực phẩm nhất định, có thể chấp nhận được để làm
khô những tài liệu không còn giá trị về lâu dài. Nhưng nó thường gây biến
dạng nặng nề cho các quyển sách, làm các trang giấy có tráng phủ dính bết lại
thành khối. Đối với số lượng lớn bộ sưu tập, làm khô bằng nhiệt chân không
đơn giản hơn lam khô bằng không khí, đồng thời luôn tiết kiệm được chi phí.
Tuy vậy, cần dự kiến đến việc đóng lại sách, tăng thêm giá sách và diện tích
chứa.
Cách làm khô các tài liệu ướt bằng không khí
Các tài liệu ướt có thể được làm khô bằng phương pháp này nếu như tuân thủ
những hướng dẫn của các chuyên gia bảo quản. Cách này phù hợp nhất với
số lượng tài liệu nhỏ chỉ bị ẩm/ướt ở phần rìa/cạnh sách. Nếu như hàng trăm
trang tài liệu bị ướt, hoặc là bị huỷ hoại do nước gây ra rất trầm trọng, thì các
phương pháp khác sẽ hiệu quả hơn và rẻ hơn. Các tệp/chồng tài liệu bằng

giấy tráng phủ cần được tách ra ngay để tránh dính lại với nhau; hoặc là
chúng cần được làm lạnh để đợi có quyết định về phương pháp xử lý. Cũng
cần cẩn trọng với các loại mực dễ tan trong nước. Các tài liệu bằng loại mực
dễ bị nhoè cần phải được làm lạnh ngay để bảo vệ tài liệu. Sau khi làm lạnh,
cần liên hệ với các chuyên gia bảo quản để được tham vấn và hỗ trợ.
Nếu bắt buộc phải dùng những phương pháp này, các bước sau đây có thể
giúp đạt kết quả khả quan. Tài liệu ướt rất mỏng manh, dễ rách và hư hại nên
cần hết sức cẩn thận. Một khi đã bị ướt thì tài liệu sẽ không bao giờ trở lại
trạng thái ban đầu được nữa, ít nhất là nó sẽ có một số vết nhăn.
1. Đảm bảo một môi trường khô, sạch, nhiệt độ và độ ẩm càng thấp càng tốt.
Nhiệt độ phải <70F, độ ẩm <50%. Nếu không, nấm mốc dễ phát triển gây
biến dạng nghiêm trọng.
2. Giữ cho không khí trong khu vực làm khô luôn lưu thông bằng các loại
quạt. Nó sẽ thúc đẩy nhanh quá trình làm khô và hạn chế sự phát triển của
nấm mốc. Nếu như tài liệu được làm khô ở bên ngoài, cần biết rằng việc tiếp
xúc lâu dài với ánh sáng trực tiếp có thể gây bay/phai mực và thúc đẩy quá
trình lão hoá của giấy. Nên nhớ rằng gió có thể thổi bay các tờ giấy. Hãy
hướng quạt vào không khí chứ không phải vào các tài liệu đang được phơi.
3. Các tờ tài liệu rời có thể được đặt trên bàn, sàn nhà hay những mặt phẳng
khác. Có thể chăng các dây vải và treo tài liệu lên trên dây để làm khô.
4. Nếu các tài liệu đựơc làm từ giấy tráng phủ, cần tách rời từng tờ một để
chúng không bị dính vào nhau. Đây là một công việc tẻ nhạt đòi hỏi sự khéo
léo và kiên nhẫn. Làm càng sớm càng tốt. Hãy đặt một tấm polyester lên trên
đống tài liệu. Xoa nhẹ lên tấm giấy trên cùng rồi từ từ nhấc tấm polyester lên
cùng với tờ giấy ở trên cùng. Hãy treo tấm polyester này lên một dây vải
bằng kẹp. Khi tờ giấy khô, tách nó ra khỏi tấm phim. Cần phải thực hiện
công việc này một cách cẩn thận, không để nó rơi xuống đất. Để nó khô hoàn
toàn trên một mặt phẳng.
5. Khi đã khô, các tài liệu có thể được sắp xếp lại vào các cặp và hộp tài liệu;
hoặc được sao chép hay chuyển dạng thức. Các tài liệu được làm khô luôn

chiếm nhiều diện tích hơn những tài liệu chưa bao giờ bị nước làm hư hại.
Cách hong khô sách bằng không khí
Phương pháp này phù hợp nhất cho các quyển sách chỉ bị ẩm hoặc ướt ở
những nơi nhất định (ví dụ như ướt các cạnh sách). Các quyển sách bị ướt
cũng cần phải được làm đông lạnh và lạnh chân không nhằm giảm thiểu các
trang giấy bị nhăn và hạn chế sự biến dạng ở phần nội dung và phần bìa.
Những quyển sách có những trang giấy tráng phủ nên được xử lý đông lạnh
khi vẫn còn ướt và dùng phương pháp lạnh chân không sẽ cho kết quả tốt
nhất. Những quyển bằng mực dễ chảy/nhoè nên được làm đông lạnh ngay để
bảo tồn được phần nội dung.
1. Xem bước 1 và 2 ở phần: “Cách làm khô các tài liệu bằng không khí’.
2. Bắt đầu từ cuối sách, cứ một vài trang ta lại dùng giấy thấm hoặc giấy in
báo trắng để chèn vào. Lật giở các trang sách cẩn thận. Tránh chèn quá nhiều
nếu không gáy sách sẽ bị trũng xuống, làm biến dạng quyển sách. Kết thúc
công việc này bằng cách đặt giấy thấm ở bìa trước và bìa sau của sách. Gấp
sách lại thật nhẹ nhàng rồi đặt nó lên trên một vài tờ giấy thấm. Thường
xuyên thay giấy thấm. Cần lật giở cho đến hết quyển sách mỗi khi chèn giấy.
3. Khi quyển sách đã khô nhưng khi chạm vào vẫn thấy mát tay thì cần gập
sách lại, đặt chúng nằm trên một mặt phẳng và nhẹ nhàng nắn chúng về dạng
ban đầu (gáy sách lồi lên và mép trước lõm xuống, nếu như đó là hình dạng
ban đầu của chúng), định dạng bằng một vật chặn giấy nhẹ. Đừng đặt chồng
các quyển sách lên nhau. Không bao giờ được đặt sách trở lại giá trước khi
chúng hoàn toàn khô ráo, nếu không nấm mốc sẽ phát triển, nhất là từ các khe
của quyển sách.
4. Quyển sách sẽ vẫn còn bị ẩm trong vòng 1 thời gian ở cáckhe sách, dọc
theo gáy sách, giữa các trang bìa và trang bìa phụ của sách. Điều này đặc biệt
dễ xảy ra khi các cuốn sách được may bằng máy khâu. Cần phải kiểm tra kỹ
lưỡng vấn đề nấm mốc trong khi sách đang được làm khô.
5. Nếu như các rìa của cuốn sách chỉ bị ướt nhẹ thì có thể để dựng đứng cuốn
sách và mở quạt nhẹ theo chiều di chuyển của không khí. Để tránh làm quăn

mép sách, cần đặt chồng sách nằm trên một mặt phẳng dưói áp lực ánh sáng
ngay trước khi quá trình hong khô kết thúc. Những viên gạch được bọc giấy
hoặc vải có vai trò rất quan trọng trong việc làm khô tài liệu.
6. Những quyển sách bị ướt mép sẽ được hong khô rất hiệu quả trong khoảng
hai tuần mà không cần đặt xen kẽ nếu quá trình hong khô diễn ra trong một
căn phòng được lắp điều hoà với độ ẩm tương đối từ 25 đến 35% và nhiệt độ
dao động từ 50 đến 65 độ F. Đối với các tài liệu in bằng giấy trắng phủ thì
không áp dụng phương pháp hong khô này. Nói chung, nếu những quyển
sách này bị ướt thì cách duy nhất để xử lý là hong khô bằng phương pháp làm
lạnh chân không.
Lời cảm ơn
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến những người đã có những
đóng góp chuyên môn về phương pháp xử lý khẩn cấp vốn tài liệu, Willman
Spawn, Peter Waters, Olivia Primanis và những nhân viên của trung tâm Bảo
tồn tư liệu Đông Bắc.