SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (BAO GỒM HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH) docx

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI





SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN
(BAO GỒM HƯỚNG DẪN
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH)
THÁNG 8 NĂM 2011

DỰ ÁN “QUỸ CHUẨN BỊ DỰ ÁN” (PPTAF)

NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Mục lục Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang i


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1
1.1. Mục tiêu hướng dẫn 1
1.2. Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn 1
1.3. Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF 1
1.4. Các hợp phần của dự án 2
1.4. Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn 4
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 5
2.1. Vai trò và trách nhiệm 5
2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA 8
2.2.1. Chức năng của Ban ĐPDA 8
2.2.2. Tổ chức và nhân sự 9
2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA 9
2.3.1. Chức năng của Ban QLTDA 10
2.2.2. Tổ chức và nhân sự 10
CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN 11
3.1. Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án 11
3.3. Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA 14
CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 16
4.1. Khái quát chung về quản lý tài chính 16

4.1.1. Nguyên tắc chung 16
4.1.2. Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính 16
4.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án 22
4.2.1. Mục tiêu của lập kế hoạch dự án 22
4.2.2. Lập kế hoạch và dự toán ngân sách 22
4.2.3. Các biểu mẫu về lập và theo dõi kế hoạch 25
4.3. Quy trình giải ngân 27
4.3.1. Nguyên tắc chung về giải ngân 27
4.3.2. Tài khoản 28
4.3.3. Hướng dẫn giải ngân 29
4.3.4. Thanh toán chi phí: 31
4.3.5. Thanh toán thông qua tài khoản chỉ định tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA 34
4.3.6. Hồ sơ chứng từ 36
4.4. Tài trợ hồi tố 40
4.4.1. Các hoạt động được áp dụng cơ chế tài trợ hồi tố 40
4.4.2. Một số quy định liên quan đến tài trợ hồi tố 40
4.5. Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án 41
4.5.1. Quy định chung 41
4.5.2. Hệ thống kế toán của dự án (Phụ lục chi tiết đính kèm) 43
Mục lục Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang ii

4.5.3. Hệ thống báo cáo của dự án 43
4.5.4 Yêu cầu về các báo cáo của Ban ĐPDA, Ban QLTDA 44
4.5.5. Các biểu mẫu báo cáo (Phụ lục đính kèm) 44
4.6. Quyết toán dự án 44
4.7. Kiểm soát nội bộ 45
4.7.1. Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ 45

4.7.2. Cơ chế kiểm soát nội bộ 46
4.7.3. Các nội dung về kiểm soát nội bộ 47
4.8. Kiểm toán độc lập 51
4.8.1. Kiểm toán độc lập báo cáo tài chính 51
4.8.2. Các biểu Báo cáo Tài chính năm được kiểm toán 52
4.8.3. Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính 52
CHƯƠNG 5. ĐẤU THẦU 53
5.1. Các tài liệu quan trọng về đấu thầu 53
5.2. Các loại hình đấu thầu 53
5.2.1. Mua sắm hàng hoá 53
5.2.2. Tuyển chọn tư vấn 53
5.3. Các hoạt động yêu cầu đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA 54
5.4. Kế hoạch đấu thầu 55
5.5. Đánh giá trước của WB 55
CHƯƠNG 6: CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG 56
CHƯƠNG 7. QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG 63
A. Bối cảnh 63
B. Khái quát về các biện pháp Quản trị Dự án PPTAF 63
CHƯƠNG 8. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 67
8.1. Trách nhiệm giám sát và đánh giá 67
8.2. Khung giám sát và đánh giá 67
8.2.1. Giám sát thực hiện 67
8.2.2. Giám sát tuân thủ 68
8.2.3. Giám sát tác động 68
8.3. Các chỉ số 68
PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG KẾ TOÁN 70
PHỤ LỤC 2 : PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN 73
PHỤ LỤC 3: BÁO CÁO TÀI CHÍNH 75
PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH VÀ THÔNG TƯ CHỦ YẾU
LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CÁC DỰ ÁN ODA 82

PHỤ LỤC 5: MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TIỂU DỰ ÁN TRONG
GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ 83
Danh mục viết tắt Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Ban ĐPDA Ban Điều phối dự án
Ban QLTDA Ban Quản lý Tiểu dự án
BCĐ Ban Chỉ đạo
BCTC Báo cáo tài chính
Bộ GDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo
Bộ GTVT Bộ Giao thông và Vận tải
Bộ KHCN Bộ Khoa học và Công nghệ
Bộ KHĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Bộ TC
Bộ Tài chính

Bộ TNMT Bộ Tài nguyên và Môi trường
CPS Chiến lược Hợp tác quốc gia
CQCQ/CQTH Cơ quan chủ quản/ CQ thực hiện tiểu dự án
CSHT Cơ sở hạ tầng
DPO Đề cương chi tiết dự án
EA Đánh giá môi trường
EIA Đánh giá tác động môi trường
EMP Kế hoạch Quản lý môi trường
GDP Tổng sản phẩm quốc nội

HĐTĐC Hành động tái định cư
KH QLMT Kế hoạch quản lý môi trường
KHPT KT-XH Kế hoạch phát triển Kinh tế-Xã hội
KT-XH Kinh tế-Xã hội
MOU Biên bản ghi nhớ
NGO Tổ chức phi chính phủ
NHNNVN Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
ODA Hỗ trợ phát triển chính thức
OP Chính sách hoạt động
PPTAF Dự án Quỹ Chuẩn bị dự án
QA Đảm bảo chất lượng
QC Kiểm soát chất lượng
RAP Kế hoạch Hành động tái định cư
Danh mục viết tắt Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang iv

RSS Ban Thư ký an toàn khu vực
SOE Doanh nghiệp Nhà nước
SP-TT Tổ công tác tiểu dự án của WB
TA Hỗ trợ Kỹ thuật
TA-TT Tổ công tác dự án của WB
TCTLN Tổ công tác liên ngành
TDA Tiểu dự án
TĐC Tái định cư
TĐXH Tác động xã hội
TKCĐ Tài khoản Chỉ định
TOR Điều khoản tham chiếu
UBND Ủy ban Nhân dân

USD Đô la Mỹ
VND Đồng Việt Nam
WB Ngân hàng Thế giới



Chương 1. Giới thiệu chung và mô tả dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 1

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN
1.1. Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện và Quản lý tài chính dự án (Sổ tay
Hướng dẫn)
Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn là để xây dựng và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện
và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án Quỹ Chuẩn bị dự án (PPTAF)
được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích. Tất cả các bên tham gia dự án cần tuân thủ thực
hiện Sổ tay Hướng dẫn này bao gồm:
 Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực
hiện Tiểu dự án (CQCQ/CQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân
dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nước,
 Các cán bộ của Ban ĐPDA thuộc Bộ KHĐT,
 Các chuyên gia tư vấn độc lập tham gia thực hiện và quản lý dự án.

1.2. Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn
Sổ tay Hướng dẫn được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt là tài liệu để thực hiện
trong phạm vi Dự án PPTAF và các Tiểu dự án (TDA) liên quan. Tài liệu này cũng đã được
Ngân hàng Thế giới (WB) ban hành “thư không phản đối” (NOL). Sổ tay Hướng dẫn là “tài
liệu động”, có thể được phát triển và bổ sung trong quá trình thực hiện dự án. Yêu cầu phải có
ý kiến chấp thuận chính thức của Bộ KHĐT và WB trước khi có bất kỳ sửa đổi nào đối với Sổ

tay Hướng dẫn này.

1.3. Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF
Đầu tư công tại Việt Nam, đặc biệt là các dự án hạ tầng kỹ thuật, thường bị chậm tiến độ so
với kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn hình thành dự án. Tình trạng này xảy ra tương tự đối với
các dự án vốn vay WB cũng như các nhà tài trợ khác. Mặc dù tỉ lệ giải ngân của các dự án
thuộc nhóm 6 Ngân hàng tài trợ có sự gia tăng đáng kể trong những năm vừa qua, nhưng tỉ lệ
này vẫn thấp hơn tỉ lệ mới được cam kết. Kết quả là phần vốn tồn đọng chưa giải ngân được
tiếp tục tăng lên, vào khoảng 11 tỉ USD vào cuối năm 2008. Việc thực hiện danh mục đầu tư
mà trước đây được đánh giá là tốt đang trở nên điển hình bởi tiến độ giải ngân chậm trễ, và
gần đây xu hướng giảm tỉ lệ giải ngân do quá trình khởi động chậm chạp của dự án cũng như
do sự chậm tiến độ trong quá trình thực hiện gây ảnh hưởng xấu đến lợi ích của dự án và gia
tăng chi phí dự án.

Dự án PPTAF sẽ hỗ trợ những nỗ lực của Chính phủ trong việc cải thiện hiệu quả thực hiện
dự án. PPTAF thực hiện mục tiêu này thông qua việc cung cấp hỗ trợ cho các bước quan
trọng của hoạt động chuẩn bị dự án, cả về phương diện tiến độ và chất lượng. Điều này sẽ
được thực hiện thông qua việc thành lập quỹ chuẩn bị dự án để chi cho công tác nghiên cứu
khả thi, thiết kế chi tiết, đấu thầu các TDA, và các hoạt động chuẩn bị dự án cần thiết khác
của tất cả các lĩnh vực phát triển. Sự tham gia của WB ngày càng tăng lên từ sự hợp tác lâu
dài và rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực phát triển của Việt Nam, từ việc xây dựng chính sách
Chương 1. Giới thiệu chung và mô tả dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 2

đến tăng cường năng lực cho các hoạt động đầu tư. Ngân hàng có sự hiểu biết chuyên sâu
mang tính toàn cầu và quốc gia, đóng góp to lớn cho việc chuẩn bị và trong suốt quá trình
thực hiện của các dự án tại Việt Nam đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong cải cách thể chế và thủ
tục mà những quy trình này đòi hỏi.

Hồ sơ đăng ký của các CQCQ có tiềm năng nhận tài trợ từ dự án PPTAF đã được chấp thuận
từ tháng 10/2010. Dự án dự kiến sẽ diễn ra trong 5 năm và kết thúc vào ngày 31/12/2015.

Mục tiêu phát triển của Dự án PPTAF là giúp các cơ quan của Chính phủ trong công tác
lập kế hoạch và chuẩn bị các dự án đầu tư công hiệu quả và theo tiêu chuẩn chất lượng quốc
tế. Các kết quả cần đạt được của dự án sẽ bao gồm:
(a) nâng cao chất lượng ngay từ giai đoạn ban đầu,
(b) rút ngắn thời gian chuẩn bị và thời gian hiện thực hóa những lợi ích của dự án,
(c) tăng cường năng lực cho các cơ quan Chính phủ và công tác tư vấn trong nước
để chuẩn bị các hồ sơ chuẩn bị dự án đạt chất lượng cao và theo đúng tiến độ
thời gian hợp lý.

Bộ KHĐT cần đảm bảo rằng không có nguồn tài trợ khác cho công tác chuẩn bị của TDA phù
hợp hơn bất kỳ chương trình hoạt động nào thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF (chi tiết
các hợp phần được trình bày trong Mục 1.4 dưới đây).

Các hoạt động chuẩn bị của TDA sau giai đoạn Nghiên cứu khả thi (như thiết kế kỹ thuật chi
tiết, v.v…) phụ thuộc vào khả năng có thể tiếp tục hay không của các TDA trên cơ sở kết quả
của nghiên cứu khả thi. Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị của các TDA thông qua
Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB.

Chi phí cho công tác chuẩn bị thuộc tiểu dự án (từ dự án PPTAF) sẽ thay thế chi phí dành cho
hoạt động chuẩn bị mà nếu không có dự án PPTAF thì sẽ phải trích ra từ chi phi đầu tư dự án.

1.4. Các hợp phần của dự án
Mục tiêu phát triển của dự án là sẽ được thực hiện thông qua 3 hợp phần sau:

Hợp phần A: Quỹ chuẩn bị dự án

Dự án sẽ tài trợ công tác chuẩn bị với một số lượng lớn tiểu dự án (TDA) trong giai đoạn thực
hiện 05 năm. Những TDA này bao gồm những khoản đầu tư cơ sở hạ tầng quy mô lớn, đòi
hỏi nguồn ngân sách chuẩn bị lên tới 20 triệu USD và những khoản đầu tư cho lĩnh vực xã hội
với quy mô nhỏ như hỗ trợ tư vấn độc lập với chi phí khoảng 0,5 triệu USD hoặc ít hơn. Phạm
vi của Hợp phần này bao gồm tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động
chuẩn bị thuộc các TDA được lựa chọn để các dự án đầu tư có thể bắt đầu ngay khi có vốn
Chương 1. Giới thiệu chung và mô tả dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 3

đầu tư. Một TDA hợp lệ để được xem xét cấp tài trợ trong hợp phần này phải nằm trong danh
mục các dự án ODA đã được Chính phủ phê duyệt và phù hợp với Chiến lược hợp tác quốc
gia (CPS) của WB dành cho Việt Nam. Các hoạt động chuẩn bị của TDA ngoài giai đoạn
nghiên cứu khả thi (ví dụ như thiết kế kỹ thuật chi tiết) có thể được tài trợ, tuỳ thuộc vào tính
khả thi của TDA.

Hợp phần B: Quản lý Quỹ chuẩn bị dự án và Chương trình tăng cường năng lực

Hợp phần này hỗ trợ cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT), Cơ quan Chủ quản của dự án,
trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời xây dựng năng lực cho các CQCQ/CQTH và hỗ trợ
trong đối thoại và nghiên cứu chính sách liên quan để cải thiện chương trình phát triển tổng
thể của Việt Nam và kết quả thực hiện dự án. Hợp phần này có 3 tiểu hợp phần:

Tiểu hợp phần B-1: Dịch vụ hỗ trợ của Quỹ chuẩn bị dự án
Những dịch vụ này sẽ đem lại những hỗ trợ cần thiết cho Bộ KHĐT để quản lý dự án hiệu
quả, thông qua một Nhóm tư vấn hỗ trợ của Quỹ với chuyên môn sâu về quản lý dự án, bao
gồm cả chuyên gia tư vấn quốc tế và tư vấn trong nước. Các lĩnh vực hỗ trợ dành cho Bộ
KHĐT bao gồm:
(a) Lựa chọn và xử lý đơn xin tài trợ cho TDA;

(b) Theo dõi và đánh giá tổng thể dự án;
(c) Quản lý tài chính tổng hợp;
(d) Hướng dẫn đấu thầu cho các CQCQ/CQTH;
(e) Quản lý danh mục và theo dõi/đảm bảo chất lượng và chuẩn bị chương trình
xây dựng năng lực để triển khai cho Tiểu hợp phần B-2 và B-3.

Trong giai đoạn từ khi dự án PPTAF có hiệu lực đến khi huy động được một Công ty tư vấn
hỗ trợ Quỹ, dự án sẽ huy động một Nhóm tư vấn độc lập để hỗ trợ Bộ KHĐT (gọi là Nhóm tư
vấn trong thời kỳ chuyển tiếp) để tạo điều kiện khởi động dự án nhanh chóng.

Tiểu hợp phần B-2: Dịch vụ hỗ trợ năng lực chuẩn bị dự án
Các dịch vụ này được thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng năng lực tổng thể (chủ yếu
cho các CQCQ/CQTH) chuẩn bị TDA. Dưới sự chỉ đạo của Bộ KHĐT, tư vấn hỗ trợ năng lực
(cá nhân hoặc công ty tư vấn) sẽ cung cấp hỗ trợ cho: (1) Các CQCQ/CQTH TDA nói riêng
và dự án PPTAF nói chung, nhằm tăng cường năng lực của các cơ quan này trong việc chuẩn
bị dự án hiệu quả theo tiêu chuẩn chất lượng cao; (2) Các tư vấn và cơ quan lập kế hoạch của
Việt Nam về khía cạnh kỹ thuật và an toàn của tài liệu chuẩn bị dự án; (3) Hội thảo, các
chương trình tập huấn trong nước và nước ngoài, in ấn tài liệu hội thảo. Sau khi được huy
động, Nhóm Tư vấn trong thời kỳ chuyển tiếp sẽ giúp Ban ĐPDA và Bộ KHĐT xây dựng và
triển khai một chương trình chi tiết bao gồm đánh giá các hoạt động hiện tại, xác định những
bất cập, thiết kế một chương trình phù hợp và phối hợp với các tổ chức khác để xây dựng
quan hệ đối tác hiệu quả.
Chương 1. Giới thiệu chung và mô tả dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 4


Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ chính sách và kiện toàn thể chế
Những dịch vụ này sẽ cung cấp cho Bộ KHĐT và các cơ quan quản lý kinh tế khác của Chính

phủ như Bộ Tài chính (Bộ TC) và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN), các hỗ trợ
chuyên môn để cải thiện thể chế và thủ tục dự án đầu tư công nói chung của Việt Nam, bao
gồm những hỗ trợ xuất phát từ hoạt động của Sáng kiến hợp tác giữa Chính phủ và sáu Ngân
hàng. Các tư vấn trong hợp phần B-1 sẽ hỗ trợ Bộ KHĐT xây dựng nhiệm vụ chi tiết cho tiểu
hợp phần này với việc xem xét và phê duyệt của WB.

Hợp phần C: Chi phí hoạt động và chi phí quản lý dự án bao gồm:

Hợp phần C bao gồm khoản tín dụng 0,6 triệu USD nhằm hỗ trợ Bộ KHĐT để: (i) Tiến hành
kiểm toán độc lập hàng năm; (ii) Mua sắm các trang thiết bị và đồ dùng cần thiết để quản lý
dự án. Chính phủ Việt Nam phân bổ 3 triệu USD từ nguồn vốn đối ứng để chi trả cho chi phí
quản lý dự án của Bộ KHĐT. Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị và đề
xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA.

1.4. Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn

Chi phí và nguồn vốn đầu tư cho PPTAF như sau:

a) Tổng vốn đầu tư: 103 triệu USD, trong đó:
 Vốn vay WB (IDA): 100 triệu USD, chiếm 97,09 % tổng vốn dự án.
 Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam: 57 tỷ đồng (tương đương 3 triệu USD), chiếm
2,91 % tổng vốn dự án. Vốn đối ứng được cấp cho dự án trong ngân sách bố trí hàng
năm cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo quy định ban hành.
 Vốn đối ứng cho các TDA: Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị
và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA.
Các doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn ngân sách tự có của doanh nghiệp để chi
cho quản lý TDA.
b) Cơ chế tài chính:
Vốn vay của IDA là vốn vay của Chính phủ được thực hiện theo cơ chế cấp phát từ ngân sách
Nhà nước.

Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 5

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

2.1. Vai trò và trách nhiệm

Vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong dự án được trình bày tổng quát trong Sơ đồ
1 và Bảng 1.

Ban Chỉ đạo (BCĐ):
BCĐ dự án được thành lập tại Quyết định số 1968/QD-BKH ngày 12/11/2010 của Bộ Kế
hoạch và Đầu tư. BCĐ dự án được thành lập để định hướng về chiến lược, chính sách cho dự
án, đồng thời hỗ trợ điều phối các hoạt động giữa các cơ quan liên quan trong quá trình thực
hiện dự án.
Trưởng Ban Chỉ đạo dự án là Thứ trưởng Bộ KHĐT. Các thành viên BCĐ dự án bao gồm đại
diện từ Bộ Tài chính (Bộ TC), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN) và Văn phòng
Chính phủ (VPCP). WB sẽ phối hợp làm việc với BCĐ.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT):
Bộ KHĐT là Cơ quan Chủ quản và Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm chung về quản lý, thực
hiện, theo dõi và giám sát, bao gồm cả quản lý hành chính và tài chính, đấu thầu và giải ngân
của dự án PPTAF và có các biện pháp đảm bảo rằng các CQCQ/CQTH các TDA tuân thủ Sổ
tay Hướng dẫn và lịch trình đã được thống nhất.

Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA):
Ban ĐPDA thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo các Quyết định số 505/QĐ-
BKH ngày 07/4/2010, số 1095/QĐ-BKH ngày 07/7/2010 và số 1977/QĐ-BKH ngày

16/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc thành lập Ban ĐPDA “Quỹ Chuẩn
bị dự án” do WB tài trợ.
Bộ KHĐT bổ nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc, Điều phối viên, Tư vần trưởng và cán bộ của
Ban ĐPDA. Ban ĐPDA có trách nhiệm phối hợp và thực hiện dự án – bao gồm các công việc
đấu thầu tuyển chọn tư vấn cho hợp phần B và C, quản lý tài chính cho dự án, giám sát và
đánh giá, tuân thủ chính sách bảo đảm chất lượng và an toàn chung của dự án, quản trị dự án,
minh bạch và khung chống tham nhũng. Ban ĐPDA có quyền (i) tổ chức đấu thầu để tuyển tư
vấn trong nước và quốc tế cần thiết cho dự án và (ii) mở một tài khoản chỉ định cho dự án. Bộ
KHĐT sẽ tiến hành đấu thầu và quản lý Nhóm tư vấn hỗ trợ quỹ, Nhóm tư vấn này sẽ hỗ trợ
Ban ĐPDA trong tất cả các nhiệm vụ của mình và giúp tăng cường năng lực cần thiết cho các
CQCQ/CQTH.
Ban ĐPDA chịu trách nhiệm sàng lọc và làm rõ đề xuất của các CQCQ/CQTH dựa trên tiêu
chí xét tính hợp lệ (đã được trình bày cụ thể trong Hồ sơ đề xuất TDA) và danh mục dự án
Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 6

(bao gồm trong bộ Hồ sơ xin tài trợ TDA). Thông qua tiến độ giải ngân và tính khả thi ở các
CQCQ, Ban ĐPDA chịu trách nhiệm trình Bộ KHĐT (với sự nhất trí của WB) để xem xét
mức độ phân bổ kinh phí cho các CQCQ. Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA là trách
nhiệm của các CQCQ. Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các
giao dịch của CQCQ.

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH) và Ban Quản lý TDA (Ban QLTDA):
CQCQ/CQTH tiểu dự án hoạt động thông qua Ban QLTDA của mình, chịu trách nhiệm xin
cấp kinh phí tài trợ, đấu thầu dịch vụ tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị cho các tiểu dự án,
quản lý tất cả các hợp đồng, và chuẩn bị cho khoản vay đầu tư sau đó. Ban QLTDA của
CQCQ/CQTH cũng sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn với việc bảo đảm rằng các khoản tài trợ
được quản lý theo đúng Sổ tay Hướng dẫn và các chính sách, hướng dẫn của WB và chịu

trách nhiệm phê duyệt và kiểm soát các giao dịch của các TDA. Ban QLTDA của
CQCQ/CQTH sẽ hợp tác chặt chẽ với Tổ công tác Tiểu dự án của WB trong suốt quá trình
chuẩn bị tiểu dự án. Ban QLTDA của CQCQ/CQTH có thể mở một Tài khoản Chỉ định, nếu
cần thiết, cho các TDA của mình.

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý và thực hiện dự án


















Ngân hàng Thế giới (WB):
BAN CHỈ ĐẠO
(Bộ KHĐT, Bộ TC,
NHNN, VPCP)

Bộ KHĐT

- CQ Chủ quản
- Ban ĐPDA
Tư vấn tăng cường
CS & th
ể chế (B.3)

Kiểm toán
Hợp phần C

Ban QLTDA
CQCQ TDA A
Ban QLTDA
CQCQ TDA B
Ban QLTDA
CQCQ TDA C
Tổ công tác
TDA của
WB
Tổ công tác
DA của
WB
Tư vấn tăng cường
năng l
ực chuẩn bị (B.2)

Tư vấn hỗ trợ Quỹ
(B.1)

Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang 7

WB sẽ giám sát quá trình thực hiện dự án PPTAF của Bộ KHĐT và các TDA của các CQCQ.
Tổ công tác dự án PPTAF của WB sẽ chịu trách nhiệm chung về hỗ trợ quản lý và giám sát
toàn bộ dự án PPTAF, còn Tổ công tác TDA của WB sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý và
giám sát các hoạt động chuẩn bị của các CQCQ trong khuôn khổ dự án này.
Cụ thể, ở cấp dự án PPTAF, Tổ công tác Dự án của WB sẽ hỗ trợ và giám sát:
(a) Việc điều hành dự án của Bộ KHĐT, bao gồm phê duyệt tất cả các hoạt động
của tư vấn do Bộ KHĐT quản lý;
(b) Đảm bảo dự án tuân thủ các yêu cầu về tín dụng;
(c) Theo dõi và đánh giá toàn bộ danh mục;
(d) Các đoàn công tác đánh giá.
Ở cấp TDA, Tổ công tác TDA của WB sẽ có trách nhiệm giám sát chuẩn bị đầu tư và giám sát
toàn bộ hoạt động chuẩn bị của CQCQ, bao gồm:
(a) Giám sát tất cả các hoạt động (đánh giá năng lực, hướng dẫn kỹ thuật, quản lý
tài chính, đấu thầu, an toàn, đảm bảo chất lượng/kiểm soát chất lượng, theo dõi
và đánh giá, v.v…) do CQCQ thực hiện;
(b) Đánh giá kỹ thuật và chất lượng đối với tất cả các kết quả giao nộp;
(c) Báo cáo tiến độ cho tổ công tác dự án của WB;
(d) Chuẩn bị khoản vay đầu tư tiếp theo cho các TDA.

Bảng 1: Các hoạt động và phân định nhiệm vụ trong dự án

Cơ quan
Chủ quản
(Bộ KHĐT)
Cơ quan chủ
quản/Cơ quan
thực hiện TDA

(CQCQ/CQTH)
Tổ công tác Dự án
PPTAF của WB
Tổ công tác TDA
của WB
Nộp đơn xin
tài trợ
Rà soát hồ sơ xin tài trợ
của CQCQ.

Phê duyệt Danh mục Đề
xuất TDA và Hồ
sơ xin tài
trợ TDA.
Chuẩn bị đề xuất
TDA và hồ sơ xin
tài trợ TDA.

Thông qua Đề xuất,
hồ sơ xin tài trợ
TDA của CQCQ để
Bộ KHĐT phê
duyệt (sau khi tổ
công tác TDA
thông qua).
Phối hợp với CQCQ
chuẩn bị Đề xuất
TDA, Rà soát và
thông qua Đề xuất,
hồ sơ xin tài trợ

TDA.
Đấu thầu Đấu thầu tư vấn hỗ trợ
Chương trình.

Hỗ trợ các CQCQ/CQTH
trong hoạt động đấu thầ
u.
Đấu thầu tất cả các
hợp đồng tư vấn
TDA.
Giám sát và phê
duyệt hoạt động đấu
thầu do Bộ KHĐT
thực hiện.
Đánh giá năng lực
đấu thầu của CQCQ
Giám sát và phê
duyệt hoạt động đấu
thầu của CQCQ.
Quản lý tài
chính
Kiểm toán dự án.

Kiểm soát chi của các hợ
p
phần do Bộ KHĐT quản
lý và các Báo cáo tổng
hợp Tài chính giữa kỳ
(IFRs).
Kiểm toán TDA.

Kiểm soát chi
IFRs của tiểu dự án.
Giám sát trách
nhiệm quản lý tài
chính của Bộ
KHĐT.

Đánh giá năng lực
quản lý tài chính của
CQCQ.
Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 8

Cơ quan
Chủ quản
(Bộ KHĐT)
Cơ quan chủ
quản/Cơ quan
thực hiện TDA
(CQCQ/CQTH)
Tổ công tác Dự án
PPTAF của WB
Tổ công tác TDA
của WB
An toàn về
môi
trường và xã
hội (MT&XH

Tuân thủ các qui định của
quỹ.
Sàng lọc/xây dựng
phạm vi sơ bộ.
Đưa yêu cầu về an
toàn về MT&XH
vào các ĐKTC.
Tuân thủ khi thực
hiện hoạt động
TDA.
Tuân thủ các qui
định của quỹ.
Tất cả quá trình lựa
chọn và xây dựng
phạm vi.
Rà soát và thông qua
các tài liệu và quy
trình triển khai TDA.

Tuân thủ và giám sát.
Quản lý hợp
đồng
Đối với tất cả các dự án
được Bộ KHĐT đấu thầu
trong khuôn khổ dự án.
Kiểm soát và đảm bảo
chất lượng (QA/QC) cấp
dự án.
Đối với tất cả các

dự án do CQCQ
đấu thầu trong
khuôn khổ TDA.
QA/QC cấp TDA.
Giám sát/ thông qua
hoạt động đấu thầu
các hợp đồng của
Bộ KHĐT.
Giám sát/ thông qua
hoạt động đấu thầu
các hợp đồng của
CQCQ
Quản trị và
trách nhiệm
giải trình
(G&A)
Thực hiện khung G&A ở
cấp dự án.
Thực hiện khung
G&A ở cấp TDA.
Giám sát sự tuân
thủ khung G&A
của Bộ KHĐT.
Giám sát sự tuân thủ
khung G&A của
CQCQ.
Theo dõi và
Đánh giá
(M&E)
Báo cáo chương tr

ình theo
dõi kết quả.
Báo cáo về dự án và
theo dõi kết quả của
các hoạt động TDA.
Giám sát hoạt động
theo dõi của Bộ
KHĐT, tổng hợp
toàn bộ hoạt động
giám sát quỹ.
Giám sát công tác
theo dõi của CQCQ.
Chuẩn bị
khoản cho vay
đầu tư
Vai trò thông thường
trong quá trình xử lý
khoản cho vay đầu tư.
Chuẩn bị dự án cho
Chính phủ và WB
phê duyệt
Chuẩn bị Đề cương
chi tiết dự án
(DPO) giai đoạn
đầu tư TDA.
Chuẩn bị dự án để
WB phê duyệt.


2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được thành lập để giúp Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư liên hệ trực tiếp với WB
và các cơ quan liên quan cấp Trung ương và địa phương để điều phối và quản lý chung việc
triển khai dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” theo đúng mục tiêu, nội dung và tiến độ đã được phê
duyệt.

2.2.1. Chức năng của Ban ĐPDA
Ban ĐPDA được thành lập trong Bộ KHĐT chịu trách nhiệm chung thực hiện và quản lý dự
án PPTAF:
 Điều phối và thực hiện dự án;
Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 9

 Dựa trên các tiêu chí lựa chọn (được nêu rõ trong Đề cương chi tiết (DPO) Tiểu dự
án) và dựa trên Danh mục Tiền thẩm định (bao gồm trong Hồ sơ xin tài trợ Tiểu dự
án) để sàng lọc và làm rõ những đề xuất của CQCQ;
 Tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn cần thiết cho dự án cũng như cung cấp hỗ trợ cho
các CQCQ/CQTH khi cần thiết;
 Quản lý tài chính;
 Giám sát và đánh giá;
 Đảm bảo chất lượng của toàn dự án;
 Tuân thủ các các quy định về an toàn;
 Quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng;
 Xem xét cắt giảm hoặc chấm dứt việc phân bổ kinh phí cho các CQCQ nếu thấy
việc sử dụng vốn chậm chễ hoặc kém hiệu quả;
 Tổng hợp các báo cáo quý, báo cáo năm và nộp cho WB theo đúng hướng dẫn;
 Giám sát nội bộ để đảm bảo rằng các tài khoản, chứng từ, báo cáo tài chính và các
hồ sơ liên quan khác bao gồm cả các báo cáo nội bộ luôn sẵn sàng để cơ quan kiểm
toán làm việc.

2.2.2. Tổ chức và nhân sự
Ban ĐPDA được thành thành lập theo quyết định của Bộ KHĐT. Các cán bộ giàu kinh
nghiệm của Bộ KHĐT được cử làm việc theo chế độ kiêm nhiệm quản lý và chỉ đạo cho Ban
đồng thời giám sát công tác tư vấn.
Giám đốc Ban ĐPDA chịu trách nhiệm tổng thể về tính hiệu quả của công tác quản lý dự án
bao gồm cả quản lý tài chính để đảm bảo rằng nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục
đích và hiệu quả thông qua việc:
 Đưa ra định hướng về chiến lược và chỉ đạo quản lý dự án
 Lên kế hoạch tổng thể cho các dịch vụ tư vấn hỗ trợ và đưa ra quyết định dựa trên
đề xuất của tư vấn
 Đảm bảo quản lý tài chính dự án hiệu quả
Phó giám đốc chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc Ban ĐPDA trong việc đảm bảo công tác
quản lý dự án và tài chính thích hợp đồng thời giám sát công tác tư vấn theo yêu cầu của
Giám đốc Ban ĐPDA.
Quy định về lương, phụ cấp và chế độ cho cán bộ theo quy định hiện hành của Việt Nam về
quản lý các dự án ODA.

2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA
Ban QLTDA được CQCQ thành lập để chịu trách nhiệm chung về quản lý và thực hiện các
hoạt động của tiểu dự án cũng như thực hiện dự án đầu tư sau này.

Chương 2. Tổ chức thực hiện dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 10

2.3.1. Chức năng của Ban QLTDA

 Lập đề cương chi tiết hỗ trợ kỹ thuật của TDA và hồ sơ xin tài trợ tiểu dự án;

 Đấu thầu tuyển chọn tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị của TDA, bao gồm cả
toàn bộ các hồ sơ của quá trình đấu thầu;
 Quản lý tất cả các hợp đồng;
 Chuẩn bị vốn đầu tư cho tiểu dự án
 Đảm bảo nguồn vốn được quản lý theo các chính sách và hướng dẫn của WB;
 Phối hợp chặt chẽ với Nhóm công tác TDA của WB trong quá trình chuận bị và
thực hiện tiểu dự án.

2.2.2. Tổ chức và nhân sự
Tổ chức và nhân sự của từng Ban QLTDA của CQCQ sẽ tuân thủ các yêu cầu và hướng dẫn
thành lập cũng như theo yêu cầu riêng của từng TDA cụ thể.
Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 11

CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN

Chương này trình bày các bước của quy trình đăng ký tài trợ để các CQCQ có thể nhận được
hỗ trợ chuẩn bị tiểu dự án.

Bộ KHĐT cần đảm bảo rằng không có nguồn tài trợ khác cho công tác chuẩn bị tiểu dự án
phù hợp hơn bất kỳ chương trình hoạt động nào thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF.

Các hoạt động chuẩn bị tiểu dự án tiến hành sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (thiết kế kỹ
thuật chi tiết, v.v…) phụ thuộc vào khả năng có thể tiếp tục hay không của các tiểu dự án trên
cơ sở kết quả của nghiên cứu khả thi. Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị các tiểu dự
án thông qua Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của
WB.

Thủ tục đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF và các Mẫu 1 và Mẫu 2 kèm theo đã được lập, các Ban
QLTDA có thể liên hệ với Ban ĐPDA hoặc tải về từ trang web của dự án PPTAF để có bản
mới nhất của các tài liệu này. Quy trình đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF được trình bày tóm tắt
dưới đây.

3.1. Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án

Quy trình sàng lọc và lựa chọn TDA được trình bày trong Bảng 2 và minh họa trong Sơ đồ 2.
Bước đầu tiên là CQCQ lập Hồ sơ đề xuất TDA. Bộ KHĐT khi có yêu cầu sẽ định kỳ trình
Danh mục các đề xuất TDA lên Bộ trưởng Bộ KHĐT xin phê duyệt. Bộ trưởng Bộ KHĐT
xem xét và phê duyệt danh mục các dự án đề xuất. Bộ KHĐT sau đó sẽ yêu cầu các CQCQ
(có TDA xin phê duyệt) chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA trong đó bao gồm cả Danh mục thẩm
định. Bộ KHĐT sẽ xem xét và làm rõ Hồ sơ đăng xin tài trợ TDA và nộp cho WB để ban
hành thư không phản đối. Sau khi được WB thông qua, Bộ KHĐT sẽ thông báo để các CQCQ
bắt đầu tiến hành các hoạt động chuẩn bị của TDA.

Trong quá trình chuẩn bị TDA, các CQCQ sẽ chuẩn bị Đề cương chi tiết (DPO
1
) cho TDA
đầu tư, sau đó trình Lãnh đạo Bộ KHĐT xem xét và phê duyệt.




1
Đề cương Chi tiết Dự án (DPO) theo quy định của Chính phủ sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin của dự án đầu tư để
Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và để tiếp tục công tác chuẩn bị. Sẽ cần có một quy trình về
DPO riêng để thực hiện dự án đầu tư.
Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang 12

Đề xuất TDA bao gồm những thông tin cơ bản để xác định việc đáp ứng các tiêu chuẩn lựa
chọn của TDA được đề xuất và khả năng được tài trợ kinh phí từ dự án này. Các tiêu chuẩn
lựa chọn bao gồm:
a) Các dự án đã được liệt kê trong danh mục Chiến lược Hợp tác Quốc gia (CPS) của
WB và danh mục dự án ODA của Chính phủ, được thống nhất giữa WB và Chính
phủ;
b) Đối với những dự án không nằm trong danh mục CPS, WB sẽ chấp thuận, với điều
kiện là các TDA đó sẽ được đưa vào danh mục CPS tiếp theo hoặc sẽ được cập nhật
vào danh mục CPS;

c) Đối với những dự án mà Chính phủ coi là có ưu tiên cao, nhưng lại chưa được phản
ánh trong danh mục dự án ODA hoặc trong CPS, WB có thể chấp thuận thông qua
việc trao đổi bằng văn bản với Bộ KHĐT.

Hồ sơ xin tài trợ TDA: (xem Sơ đồ 2 và Bảng 2) bao gồm những thông tin về TDA sẽ được
thực hiện, nguồn tài trợ cần thiết cho công tác chuẩn bị của TDA (bao gồm cả vốn đối ứng
của CQCQ để thực hiện). TDA được đề xuất phải bao gồm những thông tin chi tiết sau: mục
tiêu, các hợp phần đầu tư, chi phí dự tính, lựa chọn sơ bộ và xây dựng phạm vi về an toàn,
phân tích kinh tế và tài chính ban đầu, lịch trình thực hiện sơ bộ, và các yếu tố thể hiện mức
độ sẵn sàng. Thông tin cần nêu chi tiết trong yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm Điều khoản
tham chiếu (ĐKTC) tóm tắt dành cho tư vấn, các gói thầu, chi phí, lịch trình thực hiện, và sự
sẵn sàng của Ban QLTDA thuộc CQCQ tiểu dự án. Một Danh mục Tiền thẩm định TDA sẽ
được chuẩn bị (trong Hồ sơ xin tài trợ TDA) và sẽ bao gồm đánh giá của Tổ Công tác TDA
của WB về năng lực quản lý tài chính (QLTC) và đấu thầu của Ban QLTDA của TDA và đưa
ra đầu vào sơ bộ cho nội dung an toàn.

Sơ đồ 2

Xác định Xin tài trợ Thực hiện Thực hiện
Bộ trưởng
Bộ KHĐT
(Các)
CQTH
Đề xuất
TDA
Tổ công
tác TDA
của
NHTG
Danh sách
các Đề xuất
TDA
Bộ
KHĐT

(Các)
CQTH
Hồ sơ xin
tài trợ
TDA

Bộ
KHĐT
Hồ sơ xin
tài trợ
TDA

Tổ công tác
PPTAF của
NHTG

(Các)
CQTH
CQTH

bắt đầu
thực hiện
Tổ công tác
TDA của
NHTG

Bộ
KHĐT
Không phản đối
2

1

3

4

5

6

Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 13

Bảng 2: Các bước trong quy trình đăng ký tài trợ TDA

Bước Nội dung và hoạt động Kết quả
Bước 1. CQCQ, Bộ KHĐT và tổ công tác TDA của WB sẽ
cùng phối hợp về TDA được đề xuất. CQCQ sẽ chuẩn
bị một Đề xuất TDA để bắt đầu quá trình xin tài trợ
với Bộ KHĐT.
Đề xuất TDA
Bước 2. Bộ KHĐT nộp (định kỳ, khi cần thiết) một bản Danh
sách các Đề xuất Tiểu dự án cho Bộ trưởng Bộ
KHĐT để xem xét và phê duyệt. Sau khi phê duyệt,
Bộ KHĐT có thể uỷ quyền cho CQCQ tiến hành lập
hồ sơ xin tài trợ. Bộ KHĐT sẽ sàng lọc các TDA đạt
tiêu chuẩn.

Danh sách các Đề xuất
TDA
Bước 3. CQCQ chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA (bao gồm
Danh sách các hoạt động tiền thẩm định) và nộp cho
Bộ KHĐT để rà soát và thông qua.
Hồ sơ xin tài trợ TDA
Bước 4. Khi được phê duyệt, Bộ KHĐT sẽ nộp cho WB Hồ sơ
xin tài trợ TDA và đề nghị phê duyệt các hoạt động
chuẩn bị được đề xuất.
Hồ sơ xin tài trợ TDA
được phê duyệt nộp cho
NHTG xem xét
Bước 5. Tổ công tác Dự án của WB cùng với Tổ công tác
TDA của WB sẽ rà soát Hồ sơ xin tài trợ TDA được
phê duyệt. Sau khi Tổ công tác TDA của WB thông
qua, Tổ công tác Dự án của WB sẽ có ý kiến không
phản đối tới Bộ KHĐT.
Thư không phản đối gửi
cho Bộ KHĐT.
Bước 6. Bộ KHĐT chấp thuận CQCQ bắt đầu chuẩn bị TDA Phê duyệt để CQCQ bắt
đầu các hoạt động chuẩn
bị


Hơn nữa, để đáp ứng các yêu cầu của Chính phủ, các CQCQ cần phối hợp với Bộ KHĐT để
thực hiện đúng quy trình, các bước về thủ tục trong việc phân bổ ngân sách/ nguồn vốn và các
hoạt động, cụ thể:

I. Các bước cần thiết: thành lập Ban QLTDA thuộc CQCQ và tiến hành đấu thầu, ký
kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn.

a) Bộ trưởng Bộ KHĐT phê duyệt danh sách các TDA trên cơ sở các Đề cương
chi tiết các trợ giúp kĩ thuật;
b) Các CQCQ thiết lập một nhóm chuẩn bị để chuẩn bị các tài liệu sơ bộ, bao
gồm tóm tắt nghiên cứu khả thi và kế hoạch mua sắm;
c) Các CQCQ đệ trình các tài liệu dự án sơ bộ của các TDA tới Lãnh đạo của
CQCQ tương ứng;
d) Lãnh đạo của CQCQ phê duyệt các tài liệu dự án sơ bộ, bao gồm tóm tắt báo
cáo khả thi;
Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 14

e) Phê duyệt của Lãnh đạo các CQCQ để làm cơ sở cho việc:
 Thành lập Ban QLTDA tại CQCQ trên cơ sở nhóm chuẩn bị hiện có;
 Tiến hành đấu thầu và ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn.

II. Các bước cần thiết để Ban QLTDA tại CQCQ nhận vốn:
a) Bộ Tài chính và CQCQ ký Hiệp định Khoản vay phụ (SLA);
b) Hiệp định Khoản vay phụ có các điều khoản cụ thể để:
 Cho vay lại đối với các tiểu dự án có thể thu hồi vốn;
 Cấp phát.
c) Một tài khoản riêng sẽ được mở cho Ban QLTDA của CQCQ;
d) Tùy thuộc vào dòng vốn/thanh toán lớn hay nhỏ mà phương thức thanh toán có
thể là trực tiếp hoặc thông qua tài khoản riêng tại Ban QLTDA của CQCQ;
e) Sau ngày kết thúc dự án, CQCQ phải tất toán tài khoản của TDA và chuyển số
dư về Tài khoản chỉ định của Dự án PPTAF.

3.3. Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA

Hợp phần này cung cấp thông tin tổng quan cần thiết trước khi thẩm định TDA, là một phần
của Đơn xin đề xuất TDA.

Bản kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA đưa ra các thông tin chính sau:
(i) Các TDA được tài trợ;
(ii) Các TDA sẽ được tài trợ chuẩn bị.

Thông tin chi tiết kiến nghị TDA bao gồm:
 Mục tiêu
 Các hợp phần đầu tư
 Ước tính chi phí
 Sơ bộ về chương trình và phạm vị về an toàn
 Phân tích sơ bộ về kinh tế tài chính
 Sơ bộ về kế hoạch thực hiện
 Các chỉ tiêu sẵn sàng đạt được.

Thông tin chi tiết yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm:
 Tóm tắt Điều khoản tham chiếu chính của các tư vấn
 Gói thầu mua sắm
 Chi phí
 Kế hoạch thực hiện
 Ban QLTDA của CQCQ tiểu dự án.

Chương 3. Quy trình đăng ký tài trợ Tiểu dự án Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 15

Trong quá trình chuẩn bị bản kiểm tra danh mục, nhóm TDA của WB sẽ hoàn thành đánh giá
năng lực đấu thầu và quản lý tài chính của Ban QLTDA và sẽ cung cấp thông tin sơ bộ và các

công cụ an toàn.
Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 16

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.1. Khái quát chung về quản lý tài chính
4.1.1. Nguyên tắc chung

Quản lý tài chính, kế toán và giải ngân các dự án của WB tại Việt Nam nhằm thống nhất các
quy định quản lý và báo cáo liên quan tại các dự án với các mục đích:
 Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính dự án, góp phần đảm bảo
nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả;
 Đưa ra các hướng dẫn về các quy trình và hệ thống quản lý tài chính tại các dự án,
tạo điều kiện cho công tác quản lý và giám sát của WB và các cơ quan hữu quan của
Việt Nam đối với các dự án;
 Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục của công tác quản lý tiểu dự án, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện các tiểu dự án.

4.1.2. Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính

4.1.2.1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN)
 NHNNVN là cơ quan đại diện của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tại
WB, là cơ quan đàm phán, ký kết, sửa đổi Hiệp định Tài trợ của dự án với WB;
 NHNNVN lựa chọn và chỉ định các ngân hàng thương mại để phục vụ TDA theo
quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và
các văn bản hướng dẫn liên quan;
 Tổng hợp các báo cáo giữa năm và hàng năm về rút vốn và giải ngân qua các Tài
khoản Chỉ định và báo cáo tiến độ triển khai.

4.1.2.2. Bộ Tài chính (BTC)
 Cung cấp và phê duyệt các qui định và hướng dẫn về quản lý tài chính;
 Phê duyệt các Đơn rút vốn của Ban ĐPDA để giải ngân từ WB và các tài khoản
chuyên dùng của các nhà tài trợ;
 Cấp vốn đối ứng của Chính phủ cho Dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt (ngoại
trừ doanh nghiệp);
 Cử cán bộ làm việc với đoàn đánh giá giữa kỳ;
 Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động quản lý tài chính hợp lệ của dự án theo
chức năng và nhiệm vụ của Bộ Tài chính.

4.1.2.3. Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT)
 Hướng dẫn và giám sát công việc của Ban ĐPDA;
 Xem xét và phê duyệt kế hoạch hoạt động, ngân sách do Ban ĐPDA xây dựng;
Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 17

 Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban ĐPDA;
 Phê duyệt kế hoạch đấu thầu và kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu của Ban
ĐPDA.

4.1.2.4. Kho bạc Nhà nước (KBNN)
 Thực hiện kiểm soát chi nguồn vốn vay WB;
 Kiểm soát chi và thanh toán nguồn vốn đối ứng của Dự án.

4.1.2.5. Các Ngân hàng Thương mại (Ngân hàng Dịch vụ) cho Ban ĐPDA và các
Ban QLTDA
 Là ngân hàng dịch vụ cho dự án;

 Mở Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA;
 Thực hiện thanh toán cho người hưởng lợi theo yêu cầu của Ban ĐPDA và các Ban
QLTDA;
 Chuyển vốn từ các TKCĐ vào tài khoản của bên tiếp nhận dựa theo yêu cầu của Ban
ĐPDA và các Ban QLTDA.

4.1.2.6. Ban Điều phối Dự án (Ban ĐPDA)
 Xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng
ngân sách;
 Quản lý Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) tại các ngân hàng thương mại;
 Đảm bảo tuân thủ các qui định của Việt Nam về quản lý chi tiêu thông qua Kho bạc
Nhà nước;
 Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn, Đơn xin rút vốn cùng với các tài liệu liên quan và trình Bộ
TC xem xét và WB để giải ngân và để cấp phát từ TKCĐ;
 Chịu trách nhiệm trung gian giải ngân vốn IDA từ WB đến TDA. Không chịu trách
nhiệm phê duyệt, kiểm tra các giao dịch của TDA.
 Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép và sổ sách kế toán tuân thủ các qui định
của Chính phủ và WB. Thiết lập hệ thống kế toán máy tính hoá và đảm bảo các hoạt
động hiệu quả của hệ thống kế toán;
 Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của
hệ thống này;
 Tổng hợp các báo cáo tài chính từ các Ban QLTDA;
 Tuyển dụng công ty kiểm toán độc lập cho toàn dự án và trình báo cáo kiểm toán
cho các bên liên quan đúng hạn.

4.1.2.7. Cơ quan Chủ quản của Tiểu dự án (CQCQ)
 Ban hành hướng dẫn và giám sát hoạt động của Ban QLTDA;
 Xem xét và phê chuẩn chương trình công tác và ngân sách do Ban QLTDA lập;
Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF

Tháng 8/2011 Trang 18

 Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban QLTDA;
 Kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu do Ban QLTDA tiến hành.

4.1.2.8. Ban quản lý Tiểu dự án của CQCQ (Ban QLTDA)
 Chịu trách nhiệm toàn bộ tài chính của TDA, xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế
hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng vốn;
 Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn với các sao kê chi tiêu (SOEs) và trình cho Ban ĐPDA để
giải ngân;
 Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép sổ sách kế toán đối với các nguồn vốn
theo các qui định của Chính phủ và WB;
 Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt
động này;
 Xây dựng các báo cáo giám sát tài chính quý.

4.1.3. Trách nhiệm các vị trí cụ thể

Đối với Ban ĐPDA: Đội ngũ cán bộ Quản lý Tài chính (QLTC) trong quá trình chuẩn bị dự
án đã được bổ nhiệm và có đầy đủ kiến thức cơ bản về kế toán. Mô tả công việc của cán bộ
QLTC sẽ được trình bày trong Chương Quản lý Tài chính của Sổ tay này. Cán bộ QLTC của
Ban ĐPDA sẽ được đào tạo về QLTC (bao gồm cả các yêu cầu của WB về QLTC và giải
ngân). Khóa đào tạo cho cán bộ QLTC của Ban ĐPDA phải được triển khai sớm.

Đối với Ban QLTDA: Cán bộ QLTC có đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên ngành kế
toán phải được bổ nhiệm để quản lý tài chính TDA, điều này được coi là một trong những tiêu
chuẩn lựa chọn.

Tại Ban ĐPDA và các Ban QLTDA, Bộ phận Kế toán và QLTC gồm kế toán trưởng và các

kế toán viên, chịu trách nhiệm phối hợp với Bộ phận Mua sắm và Bộ phận Điều phối trong
lĩnh vực tài chính-kế toán đối với từng hợp đồng.

Nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC là đảm bảo hệ thống quản lý tài chính dự án
đầy đủ và phù hợp nhằm cung cấp cho cơ quan cấp trên các thông tin chính xác, kịp thời liên
quan đến nguồn vốn và chi phí thực hiện Dự án.

Kế toán của Ban ĐPDA sẽ hỗ trợ hướng dẫn các kế toán viên của Ban QLTDA trong công tác
quản lý tài chính phù hợp với các thông tin hướng dẫn các quy định của WB và của Việt
Nam. Các kế toán của Ban QLTDA sẽ báo cáo với kiểm soát viên của Ban ĐPDA hàng quý
để cập nhật thông tin tài chính trong các Ban QLTDA. Kiểm soát viên sau đó sẽ báo cáo cho
Giám đốc Ban ĐPDA về những điểm yếu của các bộ phận triển khai dự án.

Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 19

Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC được trình bày trong Bảng 3
dưới đây:
Bảng 3: Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu
1. Ban
ĐPDA
Giám đốc Ban
ĐPDA
- Chịu trách nhiệm chung đối với
việc triển khai các hoạt động và
tiến độ thực hiện toàn dự án.

- Có trách nhiệm báo cáo, giải
trình với Bộ KHĐT, Bộ TC, WB
và các cơ quan có liên quan về các
vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

Năng lực chuyên môn,
kinh nghiệm công tác trong
quản lý thực hiện các
chương trình, dự án, hiểu
biết về chính sách và quy
trình, thủ tục của nhà tài
trợ, có năng lực quản lý và
điều phối các hoạt động
của chương trình, dự án.
Kiểm soát nội
bô
- Quản lý tài chính theo các quy
định của Việt Nam và NHTG,
đồng thời theo kinh nghiệm phù
hợp của những dự án có quy mô
tương tự.
- Vị trí này không đòi hỏi làm việc
chuyên trách mà có thể làm việc
bán thời gian.
- Hướng dẫn và hỗ trợ cho kế toán
ở các Ban QLTDA.
- Nhiệm vụ của kiểm toán viên:
 Kiểm tra đối chiếu số liệu kế
toán trong các báo cáo Ban
QLTDA gửi về;

 Hỗ trợ công tác quản lý tài
chính cho Ban ĐPDA và
hướng dẫn các kế toán của
Ban QLTDA theo các yêu cầu
cụ thể của Ban QLTDA và
được chấp thuận của Ban
ĐPDA;
 Kiểm tra và đánh giá công tác
kiểm soát nội bộ và công tác
quản lý tài chính tại các Ban
QLTDA theo yêu cầu của Ban
ĐPDA.
Có kinh nghiệm trong lĩnh
vực kiểm toán dự án, có
chứng chỉ kiểm toán viên
cao cấp,

Nói và viết tiếng Anh tốt,
quen thuộc với quy trình
xử lý ngân sách và những
yêu cầu và trách nhiệm về
tài chính trong Quản lý dự
án. Ưu tiên có kinh nghiệm
trong quản lý tài chính dự
án.
Kế toán
trưởng
Quản lý tài chính theo các quy
định của Việt Nam và theo thực
tiễn của những dự án có quy mô

tương tự. Nhiệm vụ kế toán
trưởng của Ban ĐPDA:
 Quản lý hệ thống tài chính kế
toán, rà soát và phê duyệt báo
cáo tài chính trình Giám
đ
ốc
Có kinh nghiệm ở vị trí
công tác, có chứng chỉ
kiểm toán viên, tiếng Anh
tốt, quen thuộc với quy
trình ngân sách công. Ưu
tiên có kinh nghiệm trong
quản lý tài chính dự án.
Chương 4. Quản lý tài chính Sổ tay Hướng dẫn - PPTAF


Tháng 8/2011 Trang 20

Ban ĐPDA;
 Duy trì hệ thống kiểm soát nội
bộ phù hợp;
 Lập kế hoạch ngân sách trình
Giám đốc Ban ĐPDA phê
duyệt;
 Phân tích tình hình kinh tế và
tài chính của toàn Dự án (vốn
vay và vốn đối ứng).
Kế toán viên
Nhiệm vụ của kế toán viên:

 Thực hiện, theo dõi công tác
giải ngân và các khoản chi tiêu
của dự án hiệu quả và theo
đúng các quy định của Chính
phủ và WB;
 Thực hiện các thủ tục giải ngân
dự án/tiểu dự án;
 Thực hiện các công việc kế
toán, nhập dữ liệu vào hệ thống
máy tính và lưu trữ chứng từ,
tài liệu theo quy định hiện hành
của Chính phủ.
Tốt nghiệp Đại học chuyên
ngành tài chính kế toán.

Có kinh nghiệm về quản lý
tài chính dự án.
Thủ quỹ
- Quản lý tiền mặt của Ban
ĐPDA, kiểm tra và đối chiếu các
khoản chi bằng tiền mặt với sổ
sách kế toán theo các quy định
hiện hành về chế độ kế toán;
- Rút tiền mặt từ Ngân hàng hoặc
Kho bạc về Dự án;
- Thu tiền mặt đối với một số hoạt
động;
- Lưu trữ các tài liệu liên quan;
- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế
toán viên trong quản lý tài chính,

tài khoản, thanh toán, giải ngân và
các hoạt động liên quan khác (chi
tiết theo yêu cầu thực tế). Thủ quỹ
không đảm nhiệm các nhiệm vụ
c
ủa Kế toán.

Có trình độ trong lĩnh vực
tài chính, có kinh nghiệm
về tài chính.
2. Ban
QLTDA
Giám đốc Ban
QLTDA
- Chịu trách nhiệm chung đối với
việc triển khai các hoạt động và
tiến độ thực hiện toàn TDA;
- Có trách nhiệm báo cáo, giải
trình với Ban ĐPDA và các cơ
quan có liên quan về các vấn đề
thuộc thẩm quyền quản lý.
Có năng lực chuyên môn,
kinh nghiệm công tác trong
quản lý thực hiện các
chương trình, dự án, hiểu
biết về chính sách và quy
trình, thủ tục của nhà tài
trợ, có năng lực quản lý và
điều phối các hoạt động
của chương trình, dự án.