Đề tài: “Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức cho công ty cổ phần” potx

Đề tài:
“Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ
đông, cổ tức cho công ty cổ phần”

2


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua chính phủ đã đưa ra nhiều cơ chế, chính sách
thích hợp, kịp thời nhằm đẩy mạnh hơn nữa quá trình cổ phần hóa tại các
doanh nghiệp nhà nước với mục tiêu là đổi mới doanh nghiệp nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn của nhà nước tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quá trình cổ phần hóa cũng đặt ra nhiều thách thức như việc
chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần đồng nghĩa với việc
chuyển đổi hình thức pháp lý và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Một số vấn đề nảy sinh là quản lý danh sách cổ đông sao cho chặt chẽ, chi trả
cổ tức thật chính xác, phải tiến hành bầu cử Hội đồng quản trị theo định kỳ. Ở
nhiều doanh nghiệp việc quản lý chưa khoa học sẽ dẫn đến hiện tượng chồng
chéo, thông tin đưa ra không nhất quán và chính xác.
Ngày nay, Công nghệ thông tin phát triển hết sức mạnh mẽ, các công tác
quản lý ngày càng được tin học hoá nhiều để phù hợp với yêu cầu của công
việc đặt ra.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả tiến hành nghiên cứu và xây dựng

phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức. Phần mềm này được
chia làm hai mảng chính là:
+ Quản lý cổ đông, chi trả cổ tức
+ Hỗ trợ bầu cử
2. Mục tiêu của đề tài:
Đề tài: “Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức

3

cho công ty cổ phần Naphaco” được chọn và nghiên cứu nhằm mục đích :
Hỗ trợ cho việc tập hợp số liệu bầu cử một cách nhanh chóng và chính
xác, đảm bảo tính minh bạch và khoa học của số liệu trong biên bản bầu cử.
Theo dõi danh sách các cổ đông của công ty, các quá trình chia, tách,
điều chuyển, tăng giảm cổ phần và chi trả cổ tức hàng năm của công ty.
Lập báo cáo, tổng hợp các thông tin một cách nhanh chóng chính xác,
dữ liệu được lưu dữ qua nhiều năm, dễ dàng truy cập, tìm kiếm.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu:
+ Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ
đông, cổ tức;
+ Luật chứng khoán và thị trường chứng khoán;
+ Lý thuyết xây dựng và phát triển phần mềm gồm các vấn đề về vòng
đời phát triển phần mềm , thiết kế phần mềm, tổ chức đào tạo người sử dụng
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Phân tích hiện trạng của Công ty
Naphaco, căn cứ vào cơ sở lý thuyết để tập trung xây dựng phần mềm hỗ trợ
bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
4. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp duy vật- biện chứng trong phân tích thiết kế, t ừ
phân tích chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn đề trong tổng hoà các mối
quan hệ, đảm bảo tính toàn vẹn trong quan hệ kết hợp với các yếu tố lịch sử.

Đồng thời áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
- Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế Top – Down.
- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visualbasic 6.0 kết nối CSDL Access
5. Đóng góp khoa học của đề tài

4

Khắc phục các nhược điểm của Hệ thống thông tin cũ, phần trung tâm của đề
tài là xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử (đối với công tác bầu cử ) và quản lý cổ
đông, cổ tức nhằm tin học hoá các khâu của quá trình quản lý ban đầu.
Đóng góp vào việc giảm sai sót trong quá trình chi trả cổ tức (một quá
trình rất nhạy cảm với các cổ đông), luôn có thông tin cập nhật thường xuyên
và đầy đủ về các cổ đông, hỗ trợ đắc lực cho các cán bộ lãnh đạo với nguồn
thông tin nhanh chóng, chính xác.
6. Kết cấu luận văn
Mở đầu
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà và hiện
trạng quản lý cổ đông, cổ tức, bầu cử .
Chương 2: Phương pháp luận về quy trình xây dựng một phần mềm
quản lý cổ đông, cổ tức.
Chương 3: Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông,
cổ tức
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

5

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ
VÀ HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC, B ẦU C Ử

1.1.Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà (Naphaco)
1.1.1. Lịch sử hình thành và lĩnh vực sản xuất
- Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà đã trải qua một số mốc lịch sử như sau:
* Năm 1960 Công ty được thành lập trên cơ sở tiền thân là công ty hợp
doanh Ích Hoa Sinh.
* Năm 1966 Sát nhập lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm Nam Hà.
Do xu thế phát triển kinh tế của cả nước là cổ phần hoá các doanh
nghiệp quốc doanh nên Ngày 1/1/2000 Công ty được chuyển đổi thành công
ty Cổ phần Dược Phẩm Nam Hà.
Công ty dược phẩm Nam Hà là một trong những công ty hàng đầu trong
lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm. Vì vậy, khi Công
ty tiến hành cổ phần hoá thì nhà nước tham gia nắm giữ một số lượng cổ
phiếu và trở thành cổ đông lớn nhất.
- Lĩnh vực sản xuất
Công ty có đông đảo đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh
nghiệm quản lý kỹ thuật và nghiệp vụ. Đội ngũ tiếp thị rộng khắp các tỉnh
thành trong cả nước, có nghiệp vụ năng động, sáng tạo và đội ngũ công nhân
được đào tạo cơ bản, mức độ thành thạo tay nghề ngày một tăng trong các dây
truyền sản xuất thuốc Đông dược, Tân dược với 110 sản phẩm được cấp số
đăng ký lưu hành trên toàn quốc hết sức đa dạng và phong phú: Thuốc nước,

6

thuốc viên nén, viên nén ép vỉ, viên nang (capsule), viên mềm (Soft-Gelatine),
viên thuốc sủi bọt và cao đơn hoàn tán.
Chất lượng hàng hóa luôn ổn định và được kiểm soát chặt chẽ, nhiều sản
phẩm của công ty sản xuất được tặng Huân chương vàng, bạc tại nhiều hội chợ
triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật: năm 2000 và 2001 được người tiêu dùng
bình chọn "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do báo Sài gòn tiếp thị tổ chức.
Mục tiêu của Công ty: Chất lượng luôn hướng tới người tiêu dùng, sản
phẩm có sức cạnh tranh cao tiến tới hội nhập khu vực và thế giới. Công ty đã
đầu tư gần 30 tỷ đồng xây dựng, lắp đặt thiết bị 2 dây truyền thuốc tân dược
và Soft-Gelatine đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN, phòng kiểm tra chất lượng đạt
tiêu chuẩn GLP cùng cảnh quan,môi sinh, môi trường toàn bộ khu vực sản
xuất và trụ sở hành chính. Tiến tới công ty sẽ đạt được tiêu chuẩn thực hành
tốt bảo quản thuốc GSP và Tiêu chuẩn quản lý chất lượng hàng hóa ISO-
9002. Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để xứng đáng là nơi tin cậy của người
tiêu dùng, các bạn hàng trong và ngoài nước trên cả 3 lĩnh vực: Sản xuất -
Lưu thông trong nước - Xuất nhập khẩu.
1.1.2. Sơ đồ tổ chức
Naphaco với hệ thống phòng ban, các chi nhánh phối hợp chặt chẽ tạo
nên hệ thống quản lý khá tốt. Mỗi phòng ban có một chức năng riêng như:
+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý cán bộ công nhân
viên, quản lý bảo hiểm, Quản lý danh sách cổ đông, hệ số lương, thực hiện
các chính sách từ ban giám đốc và hội đồng quản trị
+ Phòng kế hoạch với chức năng chủ yếu là lập kế hoạch dài hạn và ngắn
hạn phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Kiểm tra tiến độ thực hiện,
hoàn thành của các kế hoạch đang thực hiện.

7

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà

NA

PHA

CO


Phòng
Tổ chức

hành
chính

Phòng
Kinh

doanh

Phòng
Nghiên

cứu phát

triển

Phòng
Kế toán
Tài vụ

Phòng
Kế hoạch


Phòng
Marketing


Phòng
Kiểm
tra Chất

lượng

Các Hiệu

thuốc

Các Chi

nhánh
8



9

+ Phòng Marketing: Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường trong và ngoài
nước, giới thiệu các sản phẩm do công ty mình sản xuất cũng như những mặt
hàng mà công ty nhập khẩu.
+ Phòng kiểm tra chất lượng: Trước khi tung sản phẩm ra thị trường các
sản phẩm được kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn nhất định.
+ Các chi nhánh và hiệu thuốc là mạng lưới phân phối sản phẩm của
công ty.
Naphaco có các chi nhánh tại Đà nẵng, Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh,
Lạng Sơn
Mạng lưới hiệu thuốc phân bố khá rộng rãi trong cả nước.
+ Phòng kế toán tài vụ:có nhiều chức năng trong đó có chức năng tính cổ
tức cho các cổ đông, phát cổ tức đó bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài
khoản của cổ đông.
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng nghiên cứu và phát triển.
1.2. Các thuật ngữ kinh tế được sử dụng
Trong luận văn này, tác giả có đề cập đến một số khái niệm của thị
trường chứng khoán như cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu và một số khái
niệm khác. Vậy cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu là gì ?.
Cổ đông (tiếng Anh: Shareholder) là người hay tổ chức nắm giữ quyền

sở hữu một phần hay toàn bộ phần vốn góp (cổ phần) của một công ty cổ
phần.Cổ đông có thể là một cá nhân cũng có thể là một tổ chức.Cổ đông được
hiểu là một nhà đầu tư về cổ phiếu.
Cổ tức là một phần lợi nhuận sau thuế được chia cho các cổ đông của
một công ty cổ phần. Cổ tức có thể được trả bằng tiền hoặc bằng cổ phiếu. Cổ
tức mà cổ đông được hưởng nhiều hay ít phụ thuộc vào số cổ phần và loại cổ

10
phần mà cổ đông đó nắm giữ.
Cổ phiếu là giấy chứng nhận số tiền nhà đầu tư đóng góp vào công ty
phát hành. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành hoặc bút toán
ghi sổ xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó.Cổ
phiếu là loại giấy có giá trị có thể mua, bán, cho, tặng…Có một số loại cổ
phiếu như:
+Cổ phiếu phổ thông
+Cổ phiếu ưu đãi
+ Cổ phiếu quỹ:
+ Cổ phiếu chưa phát hành
+ Cổ phiếu đã phát hành
+ Cổ phiếu đang lưu hành
Cổ phiếu phổ thông: là loại cổ phiếu có thu nhập phụ̀ thuộc vào hoạt
động kinh doanh của công ty. Người sở hữu cổ phiếu phổ thông được tham
gia họp Đại hội đồng cổ đông và được bỏ phiếu quyết định những vấn đề
quan trọng nhất của công ty, được quyền bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản
trị của công ty.
Cổ phiếu ưu đãi: tương tự như cổ phiếu phổ thông nhưng cổ đông sở
hữu nó không được tham gia bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị, nhưng
lại có quyền được hưởng thu nhập cố định hàng năm theo một tỷ lệ lãi suất cố
định không phụ thuộc vào lợi nhuận của công ty, được ưu tiên chia lãi cổ
phần trước cổ đông phổ thông và được ưu tiên chia tài sản còn lại của công ty

khi công ty thanh lý, giải thể.
Cổ phiếu quỹ: là cổ phiếu đã được giao dịch trên thị trường và được
chính tổ chức phát hành mua lại bằng nguồn vốn của mình.
Cổ phiếu chưa phát hành: là loại cổ phiếu mà công ty chưa bao giờ bán

11
ra cho các nhà đầu tư trên thị trường.
Cổ phiếu đã phát hành: là cổ phiếu mà công ty được bán ra cho các nhà
đầu tư trên thị trường và công ty đã thu về được toàn bộ tiền bán số cổ phiếu đó.
Cổ phiếu đang lưu hành: là cổ phiếu hiện đang lưu hành trên thị trường
và do các cổ đông đang nắm giữ.
1.3. Hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và bầu cử tại công ty cổ phần
dược phẩm Nam Hà
1.3.1.Quản lý cổ đông, cổ tức
Naphaco có hơn 300 cổ đông. Các cổ đông này nắm giữ số cổ phần khá
phong phú, dao động từ 4 cho tới 13833 cổ phần. Số cổ phần ít nhất là 4 cổ
phần do cá nhân nắm giữ, số cổ phần lớn nhất là 13833 cổ phần do Sở Tài
chính nắm giữ.
Các cổ đông là những nhà đầu tư quyền lợi họ được hưởng là:
+ Lợi nhuận thu được chính là cổ tức hay còn gọi là lãi suất của cổ phần
+Lựa chọn người lãnh đạo của công ty mà họ tin tưởng rằng đó là người
sẽ đem lại lợi nhuận cao cho nguồn vốn mà mình đóng góp. Quyền lựa chọn
người lãnh đạo được thể hiện ở việc bỏ phiếu bầu cử tại đại hội cổ đông.
+Quyền chuyển nhượng, mua, bán, cho, tặng số cổ phần mà mình nắm giữ.
Mỗi cổ đông được cấp một sổ cổ đông chứng nhận số cổ phần cổ đông
sở hữu. Khi cổ đông tiến hành các hình thức làm biến động số cổ phần như
mua, bán… thì cổ đông đó sẽ được cấp một sổ cổ đông mới ứng với số cổ
phần cổ đông đó nắm giữ.
Hiện nay, việc quản lý danh sách cổ đông của công ty cổ phần Naphaco
được phòng Tổ chức hành chính và phòng Kế toán tài vụ quản lý.

Phòng tổ chức hành chính quản lý danh sách cổ đông gồm các thông
tin sau:

12

+ Họ tên
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Giới tính
+ CMND
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
+ Người đại diện
+ Năm công tác (do cổ phần của công ty trước mắt chỉ do nội bộ
các cán bộ công nhân viên nắm giữ)
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông
+ Cổ phần khác
Quản lý cổ tức:
Thông thường, các công ty cổ phần chia cổ tức khoảng hai lần trong một
năm. Khi hội đồng quản trị ra quyết định chi trả cổ tức, Phòng kế toán sẽ căn
cứ vào lợi nhuận thu được kể từ thời điểm đó trở về trước để tạm tính
Lợi tức. Lợi tức đó được gọi là lợi tức kế hoạch, khi kết thúc một năm
biết được lợi nhuận thực tế sẽ tính lại cổ tức (lợi tức), cổ tức đó được gọi là cổ
tức thực tế.
Lợi nhuận có thể tính theo % hoặc theo số tiền từ đó quy đổi ra lợi tức
mà mỗi cổ đông được hưởng.
+Tính theo %
Lợi tức = Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu x Phần trăm lãi
+ Tính theo tiền

13
Lợi tức = Tổng số tiền lãi/ Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu
Một số công ty cổ phần mà tình hình chuyển nhượng cổ phần sôi động,
để tránh việc không công bằng khi chi trả cổ tức theo năm (tính tại thời điểm
chia người nắm giữ bao nhiêu cổ phần thì được hưởng toàn bộ lợi tức của cổ
phần trong năm đó) họ sẽ chia lợi tức theo ngày. Đây là hình thức chia mà
công ty cổ phần Naphaco đang hướng tới.
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà hiện chưa niêm yết giá tại sàn giao
dịch chứng khoán nên tình trạng mua bán, chuyển nhượng, cho tặng, hay pha
loãng cổ phần bằng cách trả lương, thưởng…bằng cổ phần khá phổ biến.
Trong quá trình quản lý cổ đông, cổ tức thường xuyên hội đồng quản trị,
ban giám đốc yêu cầu báo cáo như:
+ Thống kê số cổ đông theo lượng cổ phiếu nắm giữ
+ Báo cáo về cổ tức kế hoạch
+ Báo cáo về cổ tức thực tế
+ Báo cáo thanh toán đợt cuối của cổ tức
Các báo cáo liên quan đến cổ phần như:
+ Tăng giảm cổ phần
+ Tổng hợp cổ phần
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông, cổ phần khác
+ Báo cáo về tình hình biến động vốn, biến động cổ phiếu.
Từ những báo cáo này hội đồng quản trị, ban giám đốc có phương hướng
cụ thể đến quá trình quản lý cổ đông, cổ tức.
Hiện tại việc quản lý cổ đông, cổ tức được thực hiện bởi Microsoft
Excel, một số hàm được dùng như:

14

+ Sum: tính tổng cổ phần của công ty để tính cổ tức

+ Filter : Lọc dữ liệu cần thiết
+ Sort: Sắp xếp cổ đông theo tiêu thức nào đó (tên, số cổ phần)
…
Danh sách được lưu giữ trong Excel, và báo cáo được thực hiện bởi
Word. Vậy việc quản lý cổ đông cổ tức bằng microsoft office có thuận lợi và
hạn chế sau:
+ Thuận lợi: Việc theo dõi cổ đông cổ tức vẫn thực hiện được bởi Excel
và word. Đây là chương trình rất nhiều người biết sử dụng, không tốn chi phí
+ Hạn chế: Ta thử hình dung có hơn 300 cổ đông liên tục mua bán cổ
phần. Một cá nhân có thể chuyển nhượng cho hàng trăm cá nhân, hoặc có thể
thu gom mua lại của các cổ đông khác.Các giao dịch chuyển nhượng sẽ tăng
lên cấp số nhân. Vì vậy việc quản lý bằng Excel sẽ gặp một số hạn chế như
sau:
+ Tính kịp thời: khụng theo đáp ứng được trong việc đưa ra báo cáo tại
thời điểm tức thời nh có bao nhiêu cổ đông, bao nhiêu chuyển nhượng đã xảy
ra, nhất là sự theo dõi chuyển nhượng trong khoảng một thời gian dài.
+ Tính chính xác: điều tất yếu gặp phải khi không theo kịp việc chuyển
nhượng đó là tính toán cổ tức sẽ không chính xác dễ gây tranh cãi không đáng có.
+ Tính hiệu quả: Công ty phải cử một số cán bộ để tiến hành quản lý cổ
đông, cổ tức. Tuy nhiên, hiệu quả mang lại không cao, mất nhiều thời gian
công sức mà việc theo dõi không được chính xác.
1.3.2. Bầu cử
Hiện nay, tồn tại khá nhiều hình thức bầu cử trong các công ty cổ phần như:

15
- Biểu quyết: mỗi cổ đông được phát cho một số lượng nhất định phiếu
nào đó mà trên phiếu có ghi số cổ phần họ nắm giữ. Khi ủng hộ ai thì cổ đông
đó sẽ giơ lá phiếu mà mình giữ lên, Ban kiểm soát sẽ thu lại để kiểm phiếu.
- Gạch tên: Tương tự như bầu cử quốc hội hay hội đồng nhân dân . Trên
mỗi lá phiếu có ghi tên các ứng viên, cổ đông tiến hành gạch tên những ứng

viên mà mình cho là không xứng đáng.
- Dồn tích: Mỗi cổ đông cầm lá phiếu có ghi số cổ phần của mình và tiển
hành bỏ cổ phần cho các ứng viên. Giả sử có ứng viên ứng cử vào Hội Đồng
Quản Trị. Cổ đông cú thể chia cổ phần của mình cho những ứng viên mà họ
hài lòng với điều kiện số cổ phần bỏ cho các ứng viên phải nhỏ hơn hoặc
bằng số cổ phần mà họ nắm giữ thì lá phiếu đó mới được coi là hợp lệ.
Tại một số công ty cổ phần không phải cổ đông nào cũng được tham gia
vào đại hội cổ đông, muốn được tham gia thì số cổ phần phải lớn hơn một số
lượng cổ phần quy định nào đó. Nếu các cổ đông không đủ số cổ phần quy
định thì phải gom các cổ đông đó lại sao cho đủ số cổ phần và cử đại diện là
một trong số cổ đông đó đi bầu cử.
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà cách hai năm tiến hành đại hội cổ
đông một lần. Toàn bộ cổ đông đều được tham gia bầu hội đồng quản trị và
ban kiểm soát. Phương pháp bầu cử được tiến hành là phương pháp dồn tích.
Vì vậy việc thực hiện kiểm phiếu bằng Excel gặp một số hạn chế sau:
+ Mất nhiều thời gian
+ Khó tránh được các sai sót
+ Các báo cáo trong quá trình bầu cử như kết quả trúng tuyển, báo cáo
lưu phiếu bầu, báo cáo chi tiết phiếu đã nhập hiện đều phải lấy kết quả từ
Excel và lập báo cáo bằng Word.
1.3.3 Giải pháp khắc phục những hạn chế của hệ thống thông tin hiện tại.

16
Với số cổ đông hiện tại của công ty cổ phần Naphaco việc quản lý cổ
đông, cổ tức, bầu cử đã gặp rất nhiều hạn chế. Cùng với xu thế phát triển của
thị trường chứng khoán, trong tương lai công ty cổ phần Naphaco sẽ tiến hành
niêm yết giá tại sàn giao dịch chứng khoán Cách thức quản lý như đã trình
bày ở trên sẽ không đáp ứng yêu cầu của cổ đông, hội đồng quản trị, những
nhà đầu tư muốn đầu tư vào Naphaco. Để giải quyết hạn chế trên việc sử dụng
phần mềm hỗ trợ là giải pháp rất hữu hiệu.

Song song với việc sử dụng phần mềm, Công ty cần tiến hành đào tạo
một đội ngũ trẻ có khả năng nắm bắt tốt để sử dụng phần mềm cũng như nâng
cao trình độ tin học hoá cho nhân viên.









17
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC

Sau khi phân tích hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và tiến trình bầu
cử của công ty cổ phần Naphaco, giải pháp xây dựng một phần mềm nhằm
khắc phục những nhược điểm trên được đưa ra. trong chương này tác giả sẽ
trình bày phương pháp luận để xây dựng một phần mềm. Nội dung chính của
chương gồm hai mục lớn đó là:
- Chu kỳ sống của phần mềm
- Quy trình xây dựng phần mềm

2.1.Đặc trưng và chu kỳ sống của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.1.1. Đặc trưng của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức ngoài những đặc tính của phần mềm
thông thường nó còn có những điểm riêng như sau:
 Mục tiêu: Hỗ trợ đắc lực cho những cán bộ làm công tác quản lý

trong công ty cổ phần. Phần mềm giúp tạo lập một môi trường làm việc tích
hợp, phục vụ có hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu,
báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin cổ đông, cổ tức của mọi đối tượng
trong đơn vị từ cấp lãnh đạo đến các cổ đông.
 Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng khá lớn (bao gồm cả ban
lãnh đạo và các cổ đông). Người dùng chủ yếu truy vấn dữ liệu trực tiếp từ
kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mật cao, không cho phép thông tin
bị thay đổi từ bên ngoài…
 Giao diện người dùng: Dễ hiểu, tuân thủ và tương thích với nghiệp

18
vụ bằng tay đang được thực hiện.
 Yêu cầu về chức năng: quản lý cổ đông theo cổ phần sở hữu hoặc
theo các phòng ban, theo dõi chuyển nhượng cổ phần, cổ tức. Hỗ trợ bầu cử
như in phiếu bầu, nhập phiếu bầu, báo cáo kết quả bầu.
 Các đặc tính của ứng dụng
 Dữ liệu đầu vào được nhập bằng bàn phím, công việc này thường được
giao cho một số cán bộ chuyên trách đảm nhận.
 Dữ liệu đầu ra chủ yếu dưới dạng báo cáo, màn hình hiển thị khi truy
vấn thông tin.
 Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản.
 Các yêu cầu khác: hệ thống phải đáng tin cậy, đưa ra các báo cáo,
thông tin chính xác, kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình
trong tương lai để có thế đáp ứng sự thay đổi về yêu cầu của quản lý cổ đông,
cổ tức.
2.1.2. Chu kỳ sống của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát
triển của hệ thống phần mềm và đưa phần mềm vào sử dụng bao gồm: Đặc tả
yêu cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp. Theo Ian Sommerville, có thể phân
chia quá trình thiết kế làm một số mô hình khác nhau như: mô hình tuần tự

(thác nước), mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tương tác và
mô hình xoáy ốc thường áp dụng cho các dự án phần mềm tương đối phức tạp,
có nhiều rủi ro trong qúa trình thực hiện. Nhưng với các phần mềm quản lý cổ
đông, cổ tức số các nghiệp vụ cần xử lý không nhiều, quy trình tương đối đơn
giản và dễ hiểu do vậy chúng ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được
biểu diễn trong hình 2.1.[10],[17], [26].
Các giai đoạn của mô hình như trên được gọi là mô hình thác nước vì

19
đầu ra của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm yếu cơ
bản của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù
hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực
hiện. Do vậy, mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ
thống được xác định rõ ràng và đầy đủ trong quá trình thiết kế. Các giai đoạn
của mô hình thác nước bao gồm:[22], [18], [26], [10]
(1) Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và
mục tiêu của hệ thống được tập hợp thông qua trao đổi với những người dùng
hệ thống. Những thông tin này được xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những
người dùng và các phân tích viên
(2) Thiết kế phần mềm và hệ thống: Quá trình thiết kế hệ thống có thể
được phân thành thiết kế phần cứng và phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách
thể hiện các chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy mà
máy tính có thể đọc và hiểu được.

(3) Triển khai và kiểm thử từng phần: Trong suốt giai đoạn này, các
Xác
đ
ị
nh và phân
tích yêu cầu
Thi
ế
t k
ế

ph
ầ
n
mềm và hệ thống
Tri
ể
n khai và
kiểm thử từng
ph
ầ
n

Tích h
ợ
p và ki

ể
m
thử hệ thống
V
ậ
n hành và B
ả
o
trì
Hình 2.1: Mô hình thác nước của vòng đời phát triển phần mềm

20
thiết kế phần mềm được mã hoá thành một hoặc nhiều chương trình máy tính.
Kiểm thử từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có.
(4) Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích
hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích
có được thoả mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ
được bàn giao cho khách hàng.
(5) Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhưng đây thường là giai
đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống được cài đặt
và đưa vào ứng dụng trong thực tế. Hoạt động bảo trì sẽ sửa các lỗi phát sinh
trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng
cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh.
2.2. Quy trình xây dựng một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.2.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
Đây là quá trình xác định các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng
buộc đối với hệ thống, là giai đoạn nền tảng để thiết kế một phần mềm nói
chung, phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức nói riêng [14], [5], [12].
Quá trình thu thập này được định nghĩa là một tập hợp các hoạt động
nhằm xác định các yêu cầu của phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông,

cổ tức và đặc tả các yêu cầu đó. Trong đó, yêu cầu là các mô tả trừu tượng
đến chi tiết về dịch vụ mà hệ phần mềm cung cấp cũng như các ràng buộc đối
với sự phát triển và hoạt động của nó. Các yêu cầu này sẽ giúp người dùng
phần mềm nêu rõ các dịch vụ hệ thống cung cấp cùng các ràng buộc trong
hoạt động của nó. Với các kỹ sư phần mềm, làm rõ các yêu cầu sẽ là cơ sở
quan trọng để xây dựng phần mềm mới. Các yêu cầu của phần mềm có thể
được chia làm 3 loại sau [18] :
 Các yêu cầu chức năng : Mô tả các chức năng hay các dịch vụ mà hệ

21
thống phần mềm cần cung cấp.

 Các yêu cầu phi chức năng : Mô tả các ràng buộc tới dịch vụ và quá
trình phát triển hệ thống (về chất lượng, về môi trường, chuẩn sử dụng, quy
trình phát triển…)
Nghiên cứu
tính khả thi
Phân tích
yêu cầu
Xác định
yêu cầu
Đặc tả
yêu cầu
Các mô hình
hệ thống
Báo cáo
khả thi
Định nghĩa các
yêu cầu


Tài
liệu
yêu
cầu
Đặc tả các
yêu cầu
Hình 2.2: Quá trình thu thập yêu cầu

22
 Các yêu cầu miền/ lĩnh vực : Những yêu cầu đặt ra từ miền ứng dụng,

phản ứng những đặc trưng của miền đó.
Một số thông tin khác, như báo cáo về tính khả thi của hệ thống cũng
như đặc tả phần mềm cũng như đưa ra trong giai đoạn này. Kết quả của giai
đoạn này là Dự án khả thi, Mô hình hệ thống. Các đặc tả yêu cầu và tài liệu
yêu cầu bao gồm các định nghĩa yêu cầu và đặc tả các yêu cầu đó, kết luận về
tính khả thi…
Có bốn bước cơ bản trong quá trình thu thập yêu cầu được mô tả trên
hình 2.2 bao gồm [18], [26], [19] :
 Nghiên cứu tính khả thi : Nhằm đi đến kết luận "Có nên xây dựng
phần mềm hay không ? ". Đánh giá xem phần mềm xây dựng có thoả mãn các
yêu cầu của người dùng không và có đem lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị cũng
như nằm trong ngân sách có thể chi không.
 Phân tích yêu cầu : Đây là quá trình tìm ra các yêu cầu của phần mềm
thông qua quan sát hệ thống hiện tại, tại công ty cổ phần Naphaco, thảo luận
với người sử dụng, phân tích công việc. Những hoạt động trong giai đoạn này
được mô tả trong hình 2.3 bao gồm :
 Hiểu biết lĩnh vực ứng dụng : Phân tích viên hệ thống trước khi đi sâu
phân tích chi tiết cần có một cái nhìn tổng quát về lĩnh vực ứng dụng. Để
phân tích các yêu cầu của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức, phân tích viên
cần tìm hiểu thông tin về hoạt động trong đơn vị cổ đông, cổ tức càng nhiều
càng tốt.
 Thu thập yêu cầu : Trao đổi với người dùng để tìm hiểu yêu cầu của
phần mềm mới thông qua các phương pháp phỏng vấn, quan sát, điều tra bằng
bảng câu hỏi, nghiên cứu tài liệu…
 Phân loại yêu cầu : Từ các yêu cầu không có cấu trúc thu thập được,
phân tích viên sẽ phân loại các yêu cầu này.

23
 Giải quyết mâu thuẫn : giữa những người dùng luôn có những mâu
thuẫn, do vậy phân tích viên cần xác định và giải quyết mâu thuẫn này.

 Xếp loại ưu tiên các yêu cầu : Trong số các yêu cầu sẽ có những yêu
cầu quan trọng hơn những yêu cầu khác. Giai đoạn này liên quan đến công tác
tìm và sắp xếp theo mức độ ưu tiên của yêu cầu.
 Thẩm định yêu cầu : Kiểm tra lại các yêu cầu có đủ và đáp ứng đúng
mô tả của người dùng không ? Thẩm định yêu cầu liên quan đến việc kiểm tra
tính đúng đắn, tính nhất quán, tính hiện thực và kiểm tra được của yêu cầu cụ
thể là : Có thoả mãn được nhu cầu của người dùng ? Yêu cầu không mâu
thuẫn nhau ? Yêu cầu phải đầy đủ chức năng và ràng buộc ? Yêu cầu phải là
hiện thực ? Yêu cầu có thể kiểm tra được ?
















Xác định
và
đặc tả yêu
cầu
6.Thẩm định

yêu cầu
1. Hiểu biết lĩnh
vực quản lý cổ
đ
ông, c
ổ

t
ứ
c

2. Thu thập yêu
cầu của người sử
dụng
5. Xếp hạng ưu
tiên các yêu cầu
4. Giải quyết
mâu thuẫn
3. Phân loại
yêu cầu

24







Trong quá trình phân tích thường gặp những khó khăn sau [21], [18]:

 Dễ hiểu lầm do khách hàng sử dụng các thuật ngữ riêng.
 Các khách hàng thường mơ hồ về yêu cầu không biết mình muốn cụ
thể điều gì, dễ lẫn lộn giữa yêu cầu và mong muốn.
 Nhiều nhóm người dùng có những yêu cầu mâu thuẫn nhau.
 Những yếu tố tổ chức và chính sách có thể làm ảnh hưởng đến yêu cầu.
 Yêu cầu thường mang tính đặc thù, khó hiểu, khó có chuẩn chung.
 Các yêu cầu thường thay đổi trong quá trình phân tích : môi trường
nghiệp vụ thay đổi, có nhóm người đối tượng liên quan mới.
Một trong số các đầu ra của quá trình phân tích yêu cầu là tập hợp các
mô hình biểu diễn các mô tả tổng quát hệ thống. Có nhiều kiểu mô hình khác
nhau và chúng cung cấp các cách hiểu biết hệ thống khác nhau. Đây là cầu
nối giữa các phân tích viên và thiết kế viên. Tuỳ thuộc vào bản chất của hệ
thống cần phân tích mà phân tích viên sẽ lựa chọn một hoặc một số mô hình
hệ thống phù hợp theo đối tượng, luồng dữ liệu, lớp đối tượng và thừa kế,
phân rã chức năng…


Hồ sơ sau khi
có mã
Dữ liệu hồ sơ
Phòng kế toán
Điền
thông tin
vào sổ cổ
đông

Cấp sổ
cổ đông
Lưu hồ
sơ vào

kho dữ
liệu
Dữ liệu chi tiết
thông
tin

25








Các mô hình sẽ giúp làm rõ các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng
buộc trong hoạt động của nó. Như ta đã biết, sơ đồ luồng dữ liệu là mô hình
khá đơn giản và trực quan. Chúng ta có thể sử dụng loại sơ đồ này kết hợp với
các công cụ khác như sơ đồ chức năng, sơ đồ quan hệ thực tế, từ điển dữ
liệu,… để mô tả các quá trình xử lý dữ liệu trong phần mềm quản lý cổ đông,
cổ tức.
Minh hoạ ở hình 2.4 thể hiện các bước nhập thông tin về cổ đông mới
mới trong công ty cổ phần. Hình vẽ cho thấy dữ liệu cổ đông được hoàn thiện
dần qua các bước như thế nào cho đến khi được đưa vào kho dữ liệu. Trong
sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình xử lý, kho dữ liệu… Để mô tả rõ dữ liệu mà hệ
thống xử lý, cán bộ phân tích thường dùng đến từ điển dữ liệu. Nó bao gồm
các ký pháp để mô tả các dữ liệu điều khiển và miền giá trị của chúng, thông
tin về nơi (module) và cách thức xử lý dữ liệu, cụ thể bao gồm [18] :
 Tên (Name) : Tên dữ liệu
 Biệt danh (Aliases) : Tên gọi khác.

 Vị trí (Where) : Tên module xử lý
 Cách thức (How) : Vai trò của dữ liệu, cách thức xử lý.