Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông-cổ tức.doc

PHầN Mở ĐầU
1. Tớnh cp thit ca ti
Trong nhng nm qua chớnh ph ó a ra nhiu c ch, chớnh sỏch
thớch hp, kp thi nhm y mnh hn na quỏ trỡnh c phn húa ti cỏc
doanh nghip nh nc vi mc tiờu l i mi doanh nghip nõng cao hiu
qu s dng vn ca nh nc ti doanh nghip.
Tuy nhiờn, quỏ trỡnh c phn húa cng t ra nhiu thỏch thc nh vic
chuyn t doanh nghip nh nc sang cụng ty c phn ng ngha vi vic
chuyn i hỡnh thc phỏp lý v mụi trng kinh doanh ca doanh nghip.
Mt s vn ny sinh l qun lý danh sỏch c ụng sao cho cht ch, chi tr
c tc tht chớnh xỏc, phi tin hnh bu c Hi ng qun tr theo nh k.
nhiu doanh nghip vic qun lý cha khoa hc s dn n hin tng chng
chộo, thụng tin a ra khụng nht quỏn v chớnh xỏc.
Ngày nay, Công nghệ thông tin phát triển hết sức mạnh mẽ, các công tác
quản lý ngày càng đợc tin học hoá nhiều để phù hợp với yêu cầu của công việc
đặt ra.
Xut phỏt t thc tin trờn, tỏc gi tin hnh nghiờn cu v xõy dng
phn mm h tr bu c v qun lý c ụng, c tc. Phn mm ny c
chia lm hai mng chớnh l:
+ Qun lý c ụng, chi tr c tc
+ H tr bu c
2. Mc tiờu ca ti:
ti: Xõy dng phn mm h tr bu c v qun lý c ụng, c tc
cho cụng ty c phn Naphaco c chn v nghiờn cu nhm mc ớch :
H tr cho vic tp hp s liu bu c mt cỏch nhanh chúng v chớnh
xỏc, m bo tớnh minh bch v khoa hc ca s liu trong biờn bn bu c.
Theo dừi danh sỏch cỏc c ụng ca cụng ty, cỏc quỏ trỡnh chia, tỏch,
iu chuyn, tng gim c phn v chi tr c tc hng nm ca cụng ty.
Lập báo cáo, tổng hợp các thông tin một cách nhanh chóng chính xác, dữ
liệu đợc lu dữ qua nhiều năm, dễ dàng truy cập, tìm kiếm.
3. i tng v phm vi nghiờn cu ca ti

i tng nghiờn cu:
+ Cỏc thnh phn ca h thng thụng tin h tr bu c v qun lý c
ụng, c tc;
+ Lut chng khoỏn v th trng chng khoỏn;
+ Lý thuyết xõy dng v phỏt trin phn mm gm cỏc vn v vũng
i phỏt trin phn mm , thit k phn mm, t chc o to ngi s dng
Phm vi nghiờn cu ca ti: Phõn tớch hin trng ca Cụng ty
Naphaco, cn c vo c s lý thuyt tp trung xõy dng phn mm h tr
bu c v qun lý c ụng, c tc
4. Phng phỏp nghiờn cu
- S dng phng phỏp duy vt- bin chng trong phõn tớch thit k, t
phõn tớch chc nng n mụ hỡnh hoỏ, xem xột vn trong tng ho cỏc mi
quan h, m bo tớnh ton vn trong quan h kt hp vi cỏc yu t lch s.
ng thi ỏp dng phng phỏp iu tra, kho sỏt thc t.
- ti s dng phng phỏp thit k Top Down.
- S dng ngụn ng lp trỡnh Visualbasic 6.0 kt ni CSDL Access
5. úng gúp khoa hc ca ti
2
Khắc phục các nhợc điểm của Hệ thống thông tin cũ, phần trung tâm của đề tài
là xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử (đối với công tác bầu cử ) và quản lý cổ đông,
cổ tức nhằm tin học hoá các khâu của quá trình quản lý ban đầu.
Đóng góp vào việc giảm sai sót trong quá trình chi trả cổ tức (một quá
trình rất nhạy cảm với các cổ đông), luôn có thông tin cập nhật thờng xuyên và
đầy đủ về các cổ đông, hỗ trợ đắc lực cho các cán bộ lãnh đạo với nguồn thông
tin nhanh chóng, chính xác.
6. Kết cấu luận văn
M u
Chng 1: Tổng quan về công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà và hiện
trạng quản lý cổ đông, cổ tức, bầu cử .
Chơng 2: Phơng pháp luận về quy trình xây dựng một phần mềm quản

lý cổ đông, cổ tức.
Chơng 3: Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ
tức
Kt lun
Ti liu tham kho
Ph lc
3
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ
VÀ HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC, B ẦU C Ử
1.1.Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà (Naphaco)
1.1.1. Lịch sử h×nh thành và lĩnh vực sản xuất
- Lịch sử h×nh thành
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà đã trải qua một số mốc lịch sử như
sau:
* Năm 1960 Công ty được thành lập trên cơ sở tiền thân là công ty hợp
doanh Ích Hoa Sinh.
* Năm 1966 Sát nhập lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm Nam Hà.
Do xu thế phát triển kinh tế của cả nước là cổ phần hoá các doanh
nghiệp quốc doanh nên Ngày 1/1/2000 Công ty được chuyển đổi thành công
ty Cổ phần Dược Phẩm Nam Hà.
Công ty dược phẩm Nam Hà là một trong những công ty hàng đầu trong
lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm. Vì vậy, khi Công
ty tiến hành cổ phần hoá thì nhà nước tham gia nắm giữ một số lượng cổ
phiếu và trở thành cổ đông lớn nhất.
- Lĩnh vực sản xuất
Công ty có đông đảo đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh
nghiệm quản lý kỹ thuật và nghiệp vụ. Đội ngũ tiếp thị rộng khắp các tỉnh
thành trong cả nước, có nghiệp vụ năng động, sáng tạo và đội ngũ công nhân
được đào tạo cơ bản, mức độ thành thạo tay nghề ngày một tăng trong các dây

truyền sản xuất thuốc Đông dược, Tân dược với 110 sản phẩm được cấp số
4
Phòng
Tổ chức
hành
chính
Phòng
Nghiên
cứu phát
triển
Các Hiệu
thuốc
ng ký lu hnh trờn ton quc ht sc a dng v phong phỳ: Thuc nc,
thuc viờn nộn, viờn nộn ộp v, viờn nang (capsule), viờn mm (Soft-
Gelatine), viờn thuc si bt v cao n hon tỏn.
Cht lng hng húa luụn n nh v c kim soỏt cht ch, nhiu sn
phm ca cụng ty sn xut c tng Huõn chng vng, bc ti nhiu hi ch
trin lóm thnh tu kinh t k thut: nm 2000 v 2001 c ngi tiờu dựng
bỡnh chn "Hng Vit Nam cht lng cao" do bỏo Si gũn tip th t chc.
Mc tiờu ca Cụng ty: Cht lng luụn hng ti ngi tiờu dựng, sn
phm cú sc cnh tranh cao tin ti hi nhp khu vc v th gii. Cụng ty ó
u t gn 30 t ng xõy dng, lp t thit b 2 dõy truyn thuc tõn dc
v Soft-Gelatine t tiờu chun GMP-ASEAN, phũng kim tra cht lng t
tiờu chun GLP cựng cnh quan,mụi sinh, mụi trng ton b khu vc sn
xut v tr s hnh chớnh. Tin ti cụng ty s t c tiờu chun thc hnh
tt bo qun thuc GSP v Tiờu chun qun lý cht lng hng húa ISO-
9002. Cụng ty luụn n lc phn u xng ỏng l ni tin cy ca ngi
tiờu dựng, cỏc bn hng trong v ngoi nc trờn c 3 lnh vc: Sn xut -
Lu thụng trong nc - Xut nhp khu.
1.1.2. S t chc

Naphaco với hệ thống phòng ban, các chi nhánh phối hợp chặt chẽ tạo nên
hệ thống quản lý khá tốt. Mỗi phòng ban có một chức năng riêng nh:
+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý cán bộ công nhân viên,
quản lý bảo hiểm, Quản lý danh sách cổ đông, hệ số lơng, thực hiện các chính
sách từ ban giám đốc và hội đồng quản trị
+ Phòng kế hoạch với chức năng chủ yếu là lập kế hoạch dài hạn và ngắn
hạn phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Kiểm tra tiến độ thực hiện,
hoàn thành của các kế hoạch đang thực hiện.
5
Phũng
T chc
hnh
chớnh
Phũng
Nghiờn
cu phỏt
trin
Cỏc Hiu
thuc
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà
NA
PHA
CO
Phũng
T chc
hnh
chớnh
Phũng
Kinh
doanh

Phũng
Nghiờn
cu phỏt
trin
Phũng
K toỏn
Ti v
Phũng
K hoch
Phũng
Marketing
Phũng
Kim
tra Cht
lng
Cỏc Hiu
thuc
Cỏc Chi
nhỏnh
6
+ Phòng Marketing: Nghiên cứu và tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc,
giới thiệu các sản phẩm do công ty mình sản xuất cũng nh những mặt hàng mà
công ty nhập khẩu.
+ Phòng kiểm tra chất lợng: Trớc khi tung sản phẩm ra thị trờng các sản
phẩm đợc kiểm tra chất lợng theo tiêu chuẩn nhất định.
+ Các chi nhánh và hiệu thuốc là mạng lới phân phối sản phẩm của công
ty.
Naphaco có các chi nhánh tại Đà nẵng, Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh,
Lạng Sơn
Mạng lới hiệu thuốc phân bố khá rộng rãi trong cả nớc.

+ Phòng kế toán tài vụ:có nhiều chức năng trong đó có chức năng tính cổ
tức cho các cổ đông, phát cổ tức đó bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài
khoản của cổ đông.
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng nghiên cứu và phát triển.
1.2. Cỏc thut ng kinh t c s dng
Trong lun vn ny, tỏc gi cú cp n mt s khỏi nim ca th
trng chng khoỏn nh c ụng, c tc, c phn, c phiu v mt s khỏi
nim khỏc. Vy c ụng, c tc, c phn, c phiu l gỡ ?.
C ụng (ting Anh: Shareholder) l ngi hay t chc nm gi quyn
s hu mt phn hay ton b phn vn gúp (c phn) ca mt cụng ty c
phn.C ụng cú th l mt cỏ nhõn cng cú th l mt t chc.C ụng c
hiu l mt nh u t v c phiu.
C tc l mt phn li nhun sau thu c chia cho cỏc c ụng ca
mt cụng ty c phn. C tc cú th c tr bng tin hoc bng c phiu. C
tc m c ụng c hng nhiu hay ớt ph thuc vo s c phn v loi c
phn m c ụng ú nm gi.
7
Cổ phiếu là giấy chứng nhận số tiền nhà đầu tư đóng góp vào công ty
phát hành. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành hoặc bút toán
ghi sổ xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó.Cổ
phiếu là loại giấy có giá trị có thể mua, bán, cho, tặng…Có một số loại cổ
phiếu như:
+Cổ phiếu phổ thông
+Cổ phiếu ưu đãi
+ Cổ phiếu quỹ:
+ Cổ phiếu chưa phát hành
+ Cổ phiếu đã phát hành
+ Cổ phiếu đang lưu hành
Cổ phiếu phổ thông: là loại cổ phiếu có thu nhập phụ̀ thuộc vào hoạt

động kinh doanh của công ty. Người sở hữu cổ phiếu phổ thông được tham
gia họp Đại hội đồng cổ đông và được bỏ phiếu quyết định những vấn đề
quan trọng nhất của công ty, được quyền bầu cử và ứng cử vào Hội đồng
quản trị của công ty.
Cổ phiếu ưu đãi: tương tự như cổ phiếu phổ thông nhưng cổ đông sở
hữu nó không được tham gia bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị, nhưng
lại có quyền được hưởng thu nhập cố định hàng năm theo một tỷ lệ lãi suất cố
định không phụ thuộc vào lợi nhuận của công ty, được ưu tiên chia lãi cổ
phần trước cổ đông phổ thông và được ưu tiên chia tài sản còn lại của công ty
khi công ty thanh lý, giải thể.
Cổ phiếu quỹ: là cổ phiếu đã được giao dịch trên thị trường và được
chính tổ chức phát hành mua lại bằng nguồn vốn của mình.
Cổ phiếu chưa phát hành: là loại cổ phiếu mà công ty chưa bao giờ bán
ra cho các nhà đầu tư trên thị trường.
8
Cổ phiếu đã phát hành: là cổ phiếu mà công ty được bán ra cho các nhà
đầu tư trên thị trường và công ty đã thu về được toàn bộ tiền bán số cổ phiếu đó.
Cổ phiếu đang lưu hành: là cổ phiếu hiện đang lưu hành trên thị trường
và do các cổ đông đang nắm giữ.
1.3. Hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và bầu cử tại công ty cổ phần
dược phẩm Nam Hà
1.3.1.Quản lý cổ đông, cổ tức
Naphaco có hơn 300 cổ đông. Các cổ đông này nắm giữ số cổ phần khá
phong phú, dao động từ 4 cho tới 13833 cổ phần. Số cổ phần ít nhất là 4 cổ
phần do cá nhân nắm giữ, số cổ phần lớn nhất là 13833 cổ phần do Sở Tài
chính nắm giữ.
Các cổ đông là những nhà đầu tư quyền lợi họ được hưởng là:
+ Lợi nhuận thu được chính là cổ tức hay còn gọi là lãi suất của cổ phần
+Lựa chọn người lãnh đạo của công ty mà họ tin tưởng rằng đó là người
sẽ đem lại lợi nhuận cao cho nguồn vốn mà mình đóng góp. Quyền lựa chọn

người lãnh đạo được thể hiện ở việc bỏ phiếu bầu cử tại đại hội cổ đông.
+Quyền chuyển nhượng, mua, bán, cho, tặng số cổ phần mà mình nắm giữ.
Mỗi cổ đông được cấp một sổ cổ đông chứng nhận số cổ phần cổ đông
sở hữu. Khi cổ đông tiến hành các hình thức làm biến động số cổ phần như
mua, bán… thì cổ đông đó sẽ được cấp một sổ cổ đông mới ứng với số cổ
phần cổ đông đó nắm giữ.
Hiện nay, việc quản lý danh sách cổ đông của công ty cổ phần Naphaco
được phòng Tổ chức hành chính và phòng Kế toán tài vụ quản lý.
Phßng tæ chøc hµnh chÝnh qu¶n lý danh sách cổ đông gồm các thông
tin sau:
9
+ Họ tên
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Giới tính
+ CMND
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
+ Người đại diện
+ Năm công tác (do cổ phần của công ty trước mắt chỉ do nội bộ
các cán bộ công nhân viên nắm giữ)
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông
+ Cổ phần khác
Quản lý cổ tức:
Thông thường, các công ty cổ phần chia cổ tức khoảng hai lần trong một
năm. Khi hội đồng quản trị ra quyết định chi trả cổ tức, Phòng kế toán sẽ căn
cứ vào lợi nhuận thu được kể từ thời điểm đó trở về trước để tạm tính
Lợi tức. Lợi tức đó được gọi là lợi tức kế hoạch, khi kết thúc một năm
biết được lợi nhuận thực tế sẽ tính lại cổ tức (lợi tức), cổ tức đó được gọi là cổ
tức thực tế.

Lợi nhuận có thể tính theo % hoặc theo số tiền từ đó quy đổi ra lợi tức
mà mỗi cổ đông được hưởng.
+Tính theo %
Lợi tức = Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu x Phần trăm lãi
+ Tính theo tiền
Lợi tức = Tổng số tiền lãi/ Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu
10
Một số công ty cổ phần mà tình hình chuyển nhượng cổ phần sôi động,
để tránh việc không công bằng khi chi trả cổ tức theo năm (tính tại thời điểm
chia người nắm giữ bao nhiêu cổ phần thì được hưởng toàn bộ lợi tức của cổ
phần trong năm đó) họ sẽ chia lợi tức theo ngày. Đây là hình thức chia mà
công ty cổ phần Naphaco đang hướng tới.
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà hiện chưa niêm yết giá tại sàn giao
dịch chứng khoán nên tình trạng mua bán, chuyển nhượng, cho tặng, hay pha
loãng cổ phần bằng cách trả lương, thưởng…bằng cổ phần khá phổ biến.
Trong quá trình quản lý cổ đông, cổ tức thường xuyên hội đồng quản trị,
ban giám đốc yêu cầu báo cáo như:
+ Thống kê số cổ đông theo lượng cổ phiếu nắm giữ
+ Báo cáo về cổ tức kế hoạch
+ Báo cáo về cổ tức thực tế
+ Báo cáo thanh toán đợt cuối của cổ tức
Các báo cáo liên quan đến cổ phần như:
+ Tăng giảm cổ phần
+ Tổng hợp cổ phần
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông, cổ phần khác
+ Báo cáo về tình hình biến động vốn, biến động cổ phiếu.
Từ những báo cáo này hội đồng quản trị, ban giám đốc có phương hướng
cụ thể đến quá trình quản lý cổ đông, cổ tức.
Hiện tại việc quản lý cổ đông, cổ tức được thực hiện bởi Microsoft

Excel, một số hàm được dùng như:
11
+ Sum: tớnh tng c phn ca cụng ty tớnh c tc
+ Filter : Lc d liu cn thit
+ Sort: Sp xp c ụng theo tiờu thc no ú (tờn, s c phn)

Danh sỏch c lu gi trong Excel, v bỏo cỏo c thc hin bi
Word. Vy vic qun lý c ụng c tc bng microsoft office cú thun li v
hn ch sau:
+ Thun li: Vic theo dừi c ụng c tc vn thc hin c bi Excel
v word. õy l chng trỡnh rt nhiu ngi bit s dng, khụng tn chi phớ
+ Hn ch: Ta th hỡnh dung cú hn 300 c ụng liờn tc mua bỏn c
phn. Mt cỏ nhõn cú th chuyn nhng cho hng trm cỏ nhõn, hoc cú th
thu gom mua li ca cỏc c ụng khỏc.Các giao dịch chuyển nhợng sẽ tăng lên
cấp số nhân. Vì vậy vic qun lý bng Excel s gặp một số hạn chế nh sau:
+ Tính kịp thời: khụng theo đáp ứng đợc trong vic a ra bỏo cỏo ti thi
im tc thi nh cú bao nhiờu c ụng, bao nhiờu chuyn nhng ó xy ra,
nht l s theo dừi chuyn nhng trong khong mt thi gian di.
+ Tính chính xác: điều tất yếu gặp phải khi không theo kịp việc chuyển nh-
ợng đó là tớnh toỏn c tc s khụng chớnh xỏc d gõy tranh cói khụng ỏng cú.
+ Tính hiệu quả: Công ty phải cử một số cán bộ để tiến hành quản lý cổ
đông, cổ tức. Tuy nhiên, hiệu quả mang lại không cao, mất nhiều thời gian công
sức mà việc theo dõi không đợc chính xác.
1.3.2. Bu c
Hin nay, tn ti khỏ nhiu hỡnh thc bu c trong cỏc cụng ty c phn nh:
- Biu quyt: mi c ụng c phỏt cho mt s lng nht nh phiu
no ú m trờn phiu cú ghi s c phn h nm gi. Khi ng h ai thỡ c ụng
ú s gi lỏ phiu m mỡnh gi lờn, Ban kim soỏt s thu li kim phiu.
12
- Gch tờn: Tng t nh bu c quc hi hay hi ng nhõn dõn . Trên

mỗi lá phiếu có ghi tên các ứng viên, cổ đông tiến hành gạch tên những ứng
viên mà mình cho là không xứng đáng.
- Dn tớch: Mi c ụng cm lỏ phiu cú ghi s c phn ca mỡnh v tin
hnh b c phn cho cỏc ng viờn. Gi s cú ng viờn ứng cử vào Hội Đồng
Quản Trị. Cổ đông cú th chia cổ phần của mình cho những ứng viên mà họ hài
lòng vi iu kin s c phn b cho cỏc ng viờn phi nh hn hoc bng s
c phn m h nm gi thỡ lỏ phiu ú mi c coi l hp l.
Ti mt s cụng ty c phn khụng phi c ụng no cng c tham gia
vo i hi c ụng, mun c tham gia thỡ s c phn phi ln hn mt s
lợng cổ phần quy nh no ú. Nu cỏc c ụng khụng s c phn quy nh
thỡ phi gom cỏc c ụng ú li sao cho s c phn v c i din l mt
trong s c ụng ú i bu c.
Cụng ty c phn dc phm Nam H cỏch hai nm tin hnh i hi c
ụng mt ln. Ton b c ụng u c tham gia bu hi ng qun tr v
ban kim soỏt. Phng phỏp bu c c tin hnh l phng phỏp dn tớch.
Vỡ vy vic thc hin kim phiu bng Excel gặp một số hạn chế sau:
+ Mt nhiều thời gian
+ Khú trỏnh c cỏc sai sút
+ Các báo cáo trong quá trình bầu cử nh kết quả trúng tuyển, báo cáo lu
phiếu bầu, báo cáo chi tiết phiếu đã nhập hiện đều phải lấy kết quả từ Excel và
lập báo cáo bằng Word.
1.3.3 Giải pháp khắc phục những hạn chế của hệ thống thông tin hiện tại.
Với số cổ đông hiện tại của công ty cổ phần Naphaco việc quản lý cổ
đông, cổ tức, bầu cử đã gặp rất nhiều hạn chế. Cùng với xu thế phát triển của thị
trờng chứng khoán, trong tơng lai công ty cổ phần Naphaco sẽ tiến hành niêm
13
yết giá tại sàn giao dịch chứng khoán Cách thức quản lý nh đã trình bày ở trên
sẽ không đáp ứng yêu cầu của cổ đông, hội đồng quản trị, những nhà đầu t
muốn đầu t vào Naphaco. Để giải quyết hạn chế trên việc sử dụng phần mềm hỗ
trợ là giải pháp rất hữu hiệu.

Song song với việc sử dụng phần mềm, Công ty cần tiến hành đào tạo một
đội ngũ trẻ có khả năng nắm bắt tốt để sử dụng phần mềm cũng nh nâng cao
trình độ tin học hoá cho nhân viên.

14
Chơng 2
Phơng pháp luận về quy trình xây dựng
phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Sau khi phân tích hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và tiến trình bầu cử
của công ty cổ phần Naphaco, giải pháp xây dựng một phần mềm nhằm khắc
phục những nhợc điểm trên đợc đa ra. trong chơng này tác giả sẽ trình bày ph-
ơng pháp luận để xây dựng một phần mềm. Nội dung chính của chơng gồm hai
mục lớn đó là:
- Chu kỳ sống của phần mềm
- Quy trình xây dựng phần mềm
2.1.Đặc trng và chu kỳ sống của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ
tức
2.1.1. Đặc trng của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức ngoài những đặc tính của phần mềm
thông thờng nó còn có những điểm riêng nh sau:
Mục tiêu: Hỗ trợ đắc lực cho những cán bộ làm công tác quản lý trong
công ty cổ phần. Phần mềm giúp tạo lập một môi trờng làm việc tích hợp, phục
vụ có hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo,
tổng hợp, thống kê các thông tin cổ đông, cổ tức của mọi đối tợng trong đơn vị
từ cấp lãnh đạo đến các cổ đông.
Môi trờng hệ thống: Số lợng ngời dùng khá lớn (bao gồm cả ban lãnh
đạo và các cổ đông). Ngời dùng chủ yếu truy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu
tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mật cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ
bên ngoài
15

Giao diện ngời dùng: Dễ hiểu, tuân thủ và tơng thích với nghiệp vụ
bằng tay đang đợc thực hiện.
Yêu cầu về chức năng: quản lý cổ đông theo cổ phần sở hữu hoặc
theo các phòng ban, theo dõi chuyển nhợng cổ phần, cổ tức. Hỗ trợ bầu cử nh in
phiếu bầu, nhập phiếu bầu, báo cáo kết quả bầu.
Các đặc tính của ứng dụng
Dữ liệu đầu vào đợc nhập bằng bàn phím, công việc này thờng đợc giao
cho một số cán bộ chuyên trách đảm nhận.
Dữ liệu đầu ra chủ yếu dới dạng báo cáo, màn hình hiển thị khi truy vấn
thông tin.
Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản.
Các yêu cầu khác: hệ thống phải đáng tin cậy, đa ra các báo cáo, thông
tin chính xác, kịp thời và đợc thiết kế mở giúp nâng cấp chơng trình trong tơng
lai để có thế đáp ứng sự thay đổi về yêu cầu của quản lý cổ đông, cổ tức.
2.1.2. Chu kỳ sống của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát
triển của hệ thống phần mềm và đa phần mềm vào sử dụng bao gồm: Đặc tả yêu
cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp. Theo Ian Sommerville, có thể phân chia quá
trình thiết kế làm một số mô hình khác nhau nh: mô hình tuần tự (thác nớc), mô
hình tơng tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tơng tác và mô hình xoáy ốc th-
ờng áp dụng cho các dự án phần mềm tơng đối phức tạp, có nhiều rủi ro trong
qúa trình thực hiện. Nhng với các phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức số các
nghiệp vụ cần xử lý không nhiều, quy trình tơng đối đơn giản và dễ hiểu do vậy
chúng ta có thể ứng dụng mô hình thác nớc nh đợc biểu diễn trong hình 2.1.[10],
[17], [26].
Các giai đoạn của mô hình nh trên đợc gọi là mô hình thác nớc vì đầu ra
của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm yếu cơ bản của
16
mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự
thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. Do vậy,

mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ thống đợc xác định
rõ ràng và đầy đủ trong quá trình thiết kế. Các giai đoạn của mô hình thác nớc
bao gồm:[22], [18], [26], [10]
(1) Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và
mục tiêu của hệ thống đợc tập hợp thông qua trao đổi với những ngời dùng hệ
thống. Những thông tin này đợc xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những ngời
dùng và các phân tích viên
(2) Thiết kế phần mềm và hệ thống: Quá trình thiết kế hệ thống có thể đợc
phân thành thiết kế phần cứng và phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách thể
hiện các chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy mà máy
tính có thể đọc và hiểu đợc.
(3) Triển khai và kiểm thử từng phần: Trong suốt giai đoạn này, các thiết
kế phần mềm đợc mã hoá thành một hoặc nhiều chơng trình máy tính. Kiểm thử
từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có.
Xác định và phân
tích yêu cầu
Thiết kế phần
mềm và hệ thống
Triển khai và
kiểm thử từng
phần
Tích hợp và kiểm
thử hệ thống
Vận hành và Bảo
trì
Hình 2.1: Mô hình thác nước của vòng đời phát triển phần mềm
17
(4) Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chơng trình đợc tích hợp
và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có đ-
ợc thoả mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ đợc bàn

giao cho khách hàng.
(5) Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhng đây thờng là giai đoạn
dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống đợc cài đặt và đa
vào ứng dụng trong thực tế. Hoạt động bảo trì sẽ sửa các lỗi phát sinh trong quá
trình sử dụng cha đợc phát hiện trong các giai đoạn trớc, nâng cấp hệ thống để
đáp ứng yêu cầu mới phát sinh.
2.2. Quy trình xây dựng một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.2.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
Đây là quá trình xác định các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng
buộc đối với hệ thống, là giai đoạn nền tảng để thiết kế một phần mềm nói
chung, phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức nói riêng [14], [5], [12].
Quá trình thu thập này đợc định nghĩa là một tập hợp các hoạt động nhằm
xác định các yêu cầu của phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức và
đặc tả các yêu cầu đó. Trong đó, yêu cầu là các mô tả trừu tợng đến chi tiết về
dịch vụ mà hệ phần mềm cung cấp cũng nh các ràng buộc đối với sự phát triển
và hoạt động của nó. Các yêu cầu này sẽ giúp ngời dùng phần mềm nêu rõ các
dịch vụ hệ thống cung cấp cùng các ràng buộc trong hoạt động của nó. Với các
kỹ s phần mềm, làm rõ các yêu cầu sẽ là cơ sở quan trọng để xây dựng phần
mềm mới. Các yêu cầu của phần mềm có thể đợc chia làm 3 loại sau [18] :
Các yêu cầu chức năng : Mô tả các chức năng hay các dịch vụ mà hệ
thống phần mềm cần cung cấp.
18
Các yêu cầu phi chức năng : Mô tả các ràng buộc tới dịch vụ và quá
trình phát triển hệ thống (về chất lợng, về môi trờng, chuẩn sử dụng, quy trình
phát triển )
Các yêu cầu miền/ lĩnh vực : Những yêu cầu đặt ra từ miền ứng dụng,
phản ứng những đặc trng của miền đó.
Một số thông tin khác, nh báo cáo về tính khả thi của hệ thống cũng nh
đặc tả phần mềm cũng nh đa ra trong giai đoạn này. Kết quả của giai đoạn này
là Dự án khả thi, Mô hình hệ thống. Các đặc tả yêu cầu và tài liệu yêu cầu bao

gồm các định nghĩa yêu cầu và đặc tả các yêu cầu đó, kết luận về tính khả thi
6.Thẩm định
yêu cầu
5. Xếp hạng ưu
tiên các yêu cầu
4. Giải quyết
mâu thuẫn
Nghiên cứu
tính khả thi
Phân tích
yêu cầu
Xác định
yêu cầu
Đặc tả
yêu cầu
Các mô hình hệ
thống
Báo cáo
khả thi
Định nghĩa các
yêu cầu
Tài liệu
yêu cầu
Đặc tả các
yêu cầu
Hình 2.2: Quá trình thu thập yêu cầu
19
Có bốn bớc cơ bản trong quá trình thu thập yêu cầu đợc mô tả trên hình
2.2 bao gồm [18], [26], [19] :
Nghiên cứu tính khả thi : Nhằm đi đến kết luận "Có nên xây dựng phần

mềm hay không ? ". Đánh giá xem phần mềm xây dựng có thoả mãn các yêu
cầu của ngời dùng không và có đem lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị cũng nh
nằm trong ngân sách có thể chi không.
Phân tích yêu cầu : Đây là quá trình tìm ra các yêu cầu của phần mềm
thông qua quan sát hệ thống hiện tại, tại công ty cổ phần Naphaco, thảo luận với
ngời sử dụng, phân tích công việc. Những hoạt động trong giai đoạn này đợc
mô tả trong hình 2.3 bao gồm :
Hiểu biết lĩnh vực ứng dụng : Phân tích viên hệ thống trớc khi đi sâu
phân tích chi tiết cần có một cái nhìn tổng quát về lĩnh vực ứng dụng. Để phân
tích các yêu cầu của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức, phân tích viên cần tìm
hiểu thông tin về hoạt động trong đơn vị cổ đông, cổ tức càng nhiều càng tốt.
Thu thập yêu cầu : Trao đổi với ngời dùng để tìm hiểu yêu cầu của phần
mềm mới thông qua các phơng pháp phỏng vấn, quan sát, điều tra bằng bảng
câu hỏi, nghiên cứu tài liệu
Phân loại yêu cầu : Từ các yêu cầu không có cấu trúc thu thập đợc,
phân tích viên sẽ phân loại các yêu cầu này.
Giải quyết mâu thuẫn : giữa những ngời dùng luôn có những mâu
thuẫn, do vậy phân tích viên cần xác định và giải quyết mâu thuẫn này.
Xếp loại u tiên các yêu cầu : Trong số các yêu cầu sẽ có những yêu cầu
quan trọng hơn những yêu cầu khác. Giai đoạn này liên quan đến công tác tìm
và sắp xếp theo mức độ u tiên của yêu cầu.
Thẩm định yêu cầu : Kiểm tra lại các yêu cầu có đủ và đáp ứng đúng
mô tả của ngời dùng không ? Thẩm định yêu cầu liên quan đến việc kiểm tra
tính đúng đắn, tính nhất quán, tính hiện thực và kiểm tra đợc của yêu cầu cụ thể
6.Thẩm định
yêu cầu
5. Xếp hạng ưu
tiên các yêu cầu
4. Giải quyết
mâu thuẫn

20
là : Có thoả mãn đợc nhu cầu của ngời dùng ? Yêu cầu không mâu thuẫn nhau ?
Yêu cầu phải đầy đủ chức năng và ràng buộc ? Yêu cầu phải là hiện thực ? Yêu
cầu có thể kiểm tra đợc ?
Trong quá trình phân tích thờng gặp những khó khăn sau [21], [18]:
Xác định
và
đặc tả yêu
cầu
6.Thẩm định
yêu cầu
1. Hiểu biết lĩnh
vực quản lý cổ
đông, cổ tức
2. Thu thập yêu
cầu của người sử
dụng
5. Xếp hạng ưu
tiên các yêu cầu
4. Giải quyết
mâu thuẫn
3. Phân loại
yêu cầu
Hình 2.3: Quy trình phân tích các yêu cầu
21
Dễ hiểu lầm do khách hàng sử dụng các thuật ngữ riêng.
Các khách hàng thờng mơ hồ về yêu cầu không biết mình muốn cụ thể
điều gì, dễ lẫn lộn giữa yêu cầu và mong muốn.
Nhiều nhóm ngời dùng có những yêu cầu mâu thuẫn nhau.
Những yếu tố tổ chức và chính sách có thể làm ảnh hởng đến yêu cầu.

Yêu cầu thờng mang tính đặc thù, khó hiểu, khó có chuẩn chung.
Các yêu cầu thờng thay đổi trong quá trình phân tích : môi trờng nghiệp
vụ thay đổi, có nhóm ngời đối tợng liên quan mới.
Một trong số các đầu ra của quá trình phân tích yêu cầu là tập hợp các mô
hình biểu diễn các mô tả tổng quát hệ thống. Có nhiều kiểu mô hình khác nhau
và chúng cung cấp các cách hiểu biết hệ thống khác nhau. Đây là cầu nối giữa
các phân tích viên và thiết kế viên. Tuỳ thuộc vào bản chất của hệ thống cần
phân tích mà phân tích viên sẽ lựa chọn một hoặc một số mô hình hệ thống phù
hợp theo đối tợng, luồng dữ liệu, lớp đối tợng và thừa kế, phân rã chức năng
Các mô hình sẽ giúp làm rõ các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng
buộc trong hoạt động của nó. Nh ta đã biết, sơ đồ luồng dữ liệu là mô hình khá
Hồ sơ sau khi
có mã
Dữ liệu hồ sơ
Phòng kế toán
Điền
thông
tin vào
sổ cổ
đông
Kho dữ liệu sổ
cổ đông
Cấp sổ
cổ đông
Lưu hồ
sơ vào
kho dữ
liệu
Dữ liệu chi tiết
Hình 2.4: Ví dụ về sơ đồ luồng dữ liệu

thông
tin
22
đơn giản và trực quan. Chúng ta có thể sử dụng loại sơ đồ này kết hợp với các
công cụ khác nh sơ đồ chức năng, sơ đồ quan hệ thực tế, từ điển dữ liệu, để mô
tả các quá trình xử lý dữ liệu trong phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức.
Minh hoạ ở hình 2.4 thể hiện các bớc nhập thông tin về cổ đông mới mới
trong công ty cổ phần. Hình vẽ cho thấy dữ liệu cổ đông đợc hoàn thiện dần qua
các bớc nh thế nào cho đến khi đợc đa vào kho dữ liệu. Trong sơ đồ luồng dữ
liệu, quá trình xử lý, kho dữ liệu Để mô tả rõ dữ liệu mà hệ thống xử lý, cán
bộ phân tích thờng dùng đến từ điển dữ liệu. Nó bao gồm các ký pháp để mô tả
các dữ liệu điều khiển và miền giá trị của chúng, thông tin về nơi (module) và
cách thức xử lý dữ liệu, cụ thể bao gồm [18] :
Tên (Name) : Tên dữ liệu
Biệt danh (Aliases) : Tên gọi khác.
Vị trí (Where) : Tên module xử lý
Cách thức (How) : Vai trò của dữ liệu, cách thức xử lý.
Ký pháp (Description) : Ký pháp mô tả dữ liệu.
Format : Kiểu dữ liệu, giá trị mặc định
Mục tiêu cuối cùng của bớc này là cán bộ phân tích phải xác định đúng, đầy
đủ và chính xác tất cả các yêu cầu của hệ thống làm căn cứ cho các bớc sau.
Xác định yêu cầu : Hoạt động chuyển các thông tin đợc thu thập trong
hoạt động phân tích thành những tài liệu phản ánh chính xác các nhu cầu của
ngời dùng.
Đặc tả yêu cầu : Mô tả chi tiết và chính xác các yêu cầu hệ thống, cụ
thể hoá các yêu cầu đó. Đây cũng đồng thời là căn cứ để nghiệm thu phần mềm
sau này.
Ngoài ra, nếu khách hàng cha xác định đợc cụ thể các yếu tố đầu vào, quy
trình xử lý và các yếu tố đầu ra hoặc ngời kỹ s phần mềm cũng còn cha chắc
Bản thiết kế

cuối cùng
23
chắn về tính hiệu quả của một giải thuật thì sẽ cần làm bản mẫu phần mềm.
Điều này thờng gặp với các hệ thống lớn và phức tạp. Đây là một tiến trình mà
kỹ s phần mềm tạo ra một mô hình cho phần mềm cần phải xây dựng. Bản mẫu
này sẽ là cơ sở để kỹ s phần mềm cùng khách hàng đánh giá để tiếp tục phát
triển đi đến sản phẩm cuối cùng.
2.2.2. Thiết kế hệ thống
Một thiết kế tối u là chìa khoá dẫn đến thành công của dự án. Nhng không
thể chuẩn hoá quá trình thiết kế theo bất kỳ một quy tắc nhất định nào. Thiết kế
là một quá trình đòi hỏi tính sáng tạo, tinh tế và hiểu biết sâu sắc của kỹ s thiết
kế. Quá trình thiết kế phần mềm đòi hỏi cán bộ phân tích thiết kế hệ thống hiểu
rõ quy trình, cách thức truyền dữ liệu trong tổ chức, mối quan hệ giữa quy trình
đó với công tác ra quyết định và quy trình đó giúp thực hiện các mục tiêu của
hệ thống nh thế nào. Đó là lý do giải thích mối quan hệ chặt chẽ giữa quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống. Thiết kế phần mềm cung cấp cách biểu diễn phần
mềm có thể đợc xác nhận về chất lợng, là cách duy nhất mà chúng ta có thể
chuyển hoá một cách chính xác các yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm
hay hệ thống phần mềm cuối cùng. Không có thiết kế có nguy cơ đa ra một hệ
thống không ổn định - một hệ thống sẽ thất bại. Thiết kế tốt là bớc quan trọng
đầu tiên để đảm bảo chất lợng phần mềm.
[3]
2.2.2.1. Quá trình thiết kế
Mục tiêu của quá trình thiết kế là xây dựng một bản sơ đồ thiết kế chơng
trình. Các đầu mối trong bản thiết kế thể hiện các thực thể nh quá trình xử lý,
các chức năng chơng trình Các đ ờng nối kết thể hiện quan hệ giữa các thực
thể nh gọi đến chức năng, sử dụng chơng trình con Quá trình thiết kế là một
dây chuyền các chuyển đổi. Các kỹ s thiết kế không đa tới kết quả cuối cùng
ngay mà phát triển thông qua nhiều phiên bản khác nhau. Quá trình thiết kế là
Bản thiết kế

cuối cùng
24
sự hoàn thiện và chi tiết hoá các thiết kế trớc. Quá trình đó có thể đợc minh hoạ
trong hình 2.5.
Quá trình thiết kế còn là sự phát triển một số mô hình của hệ thống theo
nhiều mức độ trừu tợng khác nhau. Khi một hệ thống đợc phân tích, các lỗi và
những chỗ bị bỏ sót trong các giai đoạn trớc sẽ đợc phát hiện và làm hoàn thiện
dần qua các bản thiết kế. Hình 2.6 minh hoạ mô hình chung của quá trình thiết
kế và các mô tả thiết kế đợc viết trong các giai đoạn khác nhau của quá trình
thiết kế.[26]
Thiết kế sơ
bộ
Dự thảo
thiết kế
Thiết kế chi
tiết
Bản thiết kế
cuối cùng
Hình 2.5: Quá trình hoàn thiện bản thiết kế
Đặc tả
yêu cầu
Thiết kế
kiến trúc
Cấu trúc
hệ thống
Đặc tả
khái quát
Đặc tả
phần mềm
Thiết kế

giao diện
Đặc tả
giao diện
Thiết kế các
phân hệ
Đặc tả các
phân hệ
Thiết kế cấu
trúc DL
Đặc tả cấu
trúc DL
Thiết kế
thuật toán
Đặc tả
thuật toán
Các hoạt động thiết kế
Các sản phẩm thiết kế
Hình 2.6: Mô hình chung của quá trình thiết kế
25