Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lí cổ đông, cổ tức , CTCP Naphaco

PHÇN Më §ÇU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua chính phủ đã đưa ra nhiều cơ chế, chính sách thích hợp, kịp thời
nhằm đẩy mạnh hơn nữa quá trình cổ phần hóa tại các doanh nghiệp nhà nước với mục tiêu
là đổi mới doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của nhà nước tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quá trình cổ phần hóa cũng đặt ra nhiều thách thức như việc chuyển từ
doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần đồng nghĩa với việc chuyển đổi hình thức pháp
lý và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Một số vấn đề nảy sinh là quản lý danh sách
cổ đông sao cho chặt chẽ, chi trả cổ tức thật chính xác, phải tiến hành bầu cử Hội đồng quản
trị theo định kỳ. Ở nhiều doanh nghiệp việc quản lý chưa khoa học sẽ dẫn đến hiện tượng
chồng chéo, thông tin đưa ra không nhất quán và chính xác.
Ngày nay, Công nghệ thông tin phát triển hết sức mạnh mẽ, các công tác quản lý ngày
càng được tin học hoá nhiều để phù hợp với yêu cầu của công việc đặt ra.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả tiến hành nghiên cứu và xây dựng phần mềm hỗ trợ
bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức. Phần mềm này được chia làm hai mảng chính là:
+ Quản lý cổ đông, chi trả cổ tức
+ Hỗ trợ bầu cử
2. Mục tiêu của đề tài:
Đề tài: “Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức cho công ty
cổ phần Naphaco” được chọn và nghiên cứu nhằm mục đích :
Hỗ trợ cho việc tập hợp số liệu bầu cử một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo
tính minh bạch và khoa học của số liệu trong biên bản bầu cử.
Theo dõi danh sách các cổ đông của công ty, các quá trình chia, tách, điều chuyển,
tăng giảm cổ phần và chi trả cổ tức hàng năm của công ty.
Lập báo cáo, tổng hợp các thông tin một cách nhanh chóng chính xác, dữ liệu được
lưu dữ qua nhiều năm, dễ dàng truy cập, tìm kiếm.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu:
+ Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức;
+ Luật chứng khoán và thị trường chứng khoán;
+ Lý thuyÕt xây dựng và phát triển phần mềm gồm các vấn đề về vòng đời phát triển

phần mềm , thiết kế phần mềm, tổ chức đào tạo người sử dụng
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Phân tích hiện trạng của Công ty Naphaco, căn cứ vào
cơ sở lý thuyết để tập trung xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức
3. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp duy vật- biện chứng trong phân tích thiết kế, t ừ phân tích
chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn đề trong tổng hoà các mối quan hệ, đảm bảo tính
toàn vẹn trong quan hệ kết hợp với các yếu tố lịch sử. Đồng thời áp dụng phương pháp điều
tra, khảo sát thực tế.
- Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế Top – Down.
- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visualbasic 6.0 kết nối CSDL Access
4. Đóng góp khoa học của đề tài
Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp duy vật- biện chứng trong phân tích thiết kế, t ừ phân
tích chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn đề trong tổng hoà các mối quan hệ, đảm
bảo tính toàn vẹn trong quan hệ kết hợp với các yếu tố lịch sử. Đồng thời áp dụng
phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
- Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế Top – Down.
- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visualbasic 6.0 kết nối CSDL Access
5. Đóng góp khoa học của đề tài
Khắc phục các nhược điểm của Hệ thống thông tin cũ, phần trung tâm của đề tài là xây
dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử (đối với công tác bầu cử ) và quản lý cổ đông, cổ tức nhằm tin học
hoá các khâu của quá trình quản lý ban đầu.
Đóng góp vào việc giảm sai sót trong quá trình chi trả cổ tức (một quá trình rất nhạy cảm
với các cổ đông), luôn có thông tin cập nhật thường xuyên và đầy đủ về các cổ đông, hỗ trợ đắc
2
lc cho cỏc cỏn b lnh o vi ngun thụng tin nhanh chúng, chớnh xỏc.
M u
Chng 1: Tổng quan về công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà và hiện
trạng quản lý cổ đông, cổ tức, bầu cử .
Chơng 2: Phơng pháp luận về quy trình xây dựng một phần mềm quản

lý cổ đông, cổ tức.
Chơng 3: Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ
tức
Kt lun
Ti liu tham kho
Ph lc
3
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ
VÀ HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC, B ẦU C Ử
1.1.Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà (Naphaco)
1.1.1. Lịch sử h×nh thành và lĩnh vực sản xuất
- Lịch sử h×nh thành
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà đã trải qua một số mốc lịch sử như sau:
* Năm 1960 Công ty được thành lập trên cơ sở tiền thân là công ty hợp doanh Ích Hoa
Sinh.
* Năm 1966 Sát nhập lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm Nam Hà.
Do xu thế phát triển kinh tế của cả nước là cổ phần hoá các doanh nghiệp quốc doanh
nên Ngày 1/1/2000 Công ty được chuyển đổi thành công ty Cổ phần Dược Phẩm Nam Hà.
Công ty dược phẩm Nam Hà là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản
xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm. Vì vậy, khi Công ty tiến hành cổ phần hoá thì
nhà nước tham gia nắm giữ một số lượng cổ phiếu và trở thành cổ đông lớn nhất.
- Lĩnh vực sản xuất
Công ty có đông đảo đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh
nghiệm quản lý kỹ thuật và nghiệp vụ. Đội ngũ tiếp thị rộng khắp các tỉnh
thành trong cả nước, có nghiệp vụ năng động, sáng tạo và đội ngũ công nhân
được đào tạo cơ bản, mức độ thành thạo tay nghề ngày một tăng trong các dây
truyền sản xuất thuốc Đông dược, Tân dược với 110 sản phẩm được cấp số
đăng ký lưu hành trên toàn quốc hết sức đa dạng và phong phú: Thuốc nước,
thuốc viên nén, viên nén ép vỉ, viên nang (capsule), viên mềm (Soft-Gelatine),

viên thuốc sủi bọt và cao đơn hoàn tán.
Chất lượng hàng hóa luôn ổn định và được kiểm soát chặt chẽ, nhiều sản
phẩm của công ty sản xuất được tặng Huân chương vàng, bạc tại nhiều hội chợ
4
trin lóm thnh tu kinh t k thut: nm 2000 v 2001 c ngi tiờu dựng
bỡnh chn "Hng Vit Nam cht lng cao" do bỏo Si gũn tip th t chc.
Mc tiờu ca Cụng ty: Cht lng luụn hng ti ngi tiờu dựng, sn
phm cú sc cnh tranh cao tin ti hi nhp khu vc v th gii. Cụng ty ó
u t gn 30 t ng xõy dng, lp t thit b 2 dõy truyn thuc tõn dc
v Soft-Gelatine t tiờu chun GMP-ASEAN, phũng kim tra cht lng t
tiờu chun GLP cựng cnh quan,mụi sinh, mụi trng ton b khu vc sn
xut v tr s hnh chớnh. Tin ti cụng ty s t c tiờu chun thc hnh
tt bo qun thuc GSP v Tiờu chun qun lý cht lng hng húa ISO-
9002. Cụng ty luụn n lc phn u xng ỏng l ni tin cy ca ngi
tiờu dựng, cỏc bn hng trong v ngoi nc trờn c 3 lnh vc: Sn xut -
Lu thụng trong nc - Xut nhp khu.
1.1.2. S t chc
Naphaco với hệ thống phòng ban, các chi nhánh phối hợp chặt chẽ tạo nên hệ thống
quản lý khá tốt. Mỗi phòng ban có một chức năng riêng nh:
+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý cán bộ công nhân viên, quản lý
bảo hiểm, Quản lý danh sách cổ đông, hệ số lơng, thực hiện các chính sách từ ban giám
đốc và hội đồng quản trị
+ Phòng kế hoạch với chức năng chủ yếu là lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phù hợp
với tình hình phát triển của công ty. Kiểm tra tiến độ thực hiện, hoàn thành của các kế
hoạch đang thực hiện.
5
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà
NA
PHA
CO

Phũng
T chc
hnh
chớnh
Phũng
Kinh
doanh
Phũng
Nghiờn
cu phỏt
trin
Phũng
K toỏn
Ti v
Phũng
K hoch
Phũng
Marketing
Phũng
Kim
tra Cht
lng
Cỏc Hiu
thuc
Cỏc Chi
nhỏnh
6
+ Phòng Marketing: Nghiên cứu và tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc, giới thiệu
các sản phẩm do công ty mình sản xuất cũng nh những mặt hàng mà công ty nhập khẩu.
+ Phòng kiểm tra chất lợng: Trớc khi tung sản phẩm ra thị trờng các sản phẩm đợc

kiểm tra chất lợng theo tiêu chuẩn nhất định.
+ Các chi nhánh và hiệu thuốc là mạng lới phân phối sản phẩm của công ty.
Naphaco có các chi nhánh tại Đà nẵng, Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Lạng Sơn
Mạng lới hiệu thuốc phân bố khá rộng rãi trong cả nớc.
+ Phòng kế toán tài vụ:có nhiều chức năng trong đó có chức năng tính cổ tức cho các
cổ đông, phát cổ tức đó bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của cổ đông.
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng nghiên cứu và phát triển.
1.2. Cỏc thut ng kinh t c s dng
Trong lun vn ny, tỏc gi cú cp n mt s khỏi nim ca th trng chng
khoỏn nh c ụng, c tc, c phn, c phiu v mt s khỏi nim khỏc. Vy c ụng, c
tc, c phn, c phiu l gỡ ?.
C ụng (ting Anh: Shareholder) l ngi hay t chc nm gi quyn
s hu mt phn hay ton b phn vn gúp (c phn) ca mt cụng ty c
phn.C ụng cú th l mt cỏ nhõn cng cú th l mt t chc.C ụng c
hiu l mt nh u t v c phiu.
C tc l mt phn li nhun sau thu c chia cho cỏc c ụng ca mt cụng ty c
phn. C tc cú th c tr bng tin hoc bng c phiu. C tc m c ụng c hng
nhiu hay ớt ph thuc vo s c phn v loi c phn m c ụng ú nm gi.
C phiu l giy chng nhn s tin nh u t úng gúp vo cụng ty
phỏt hnh. C phiu l chng ch do cụng ty c phn phỏt hnh hoc bỳt toỏn
ghi s xỏc nhn quyn s hu mt hoc mt s c phn ca cụng ty ú.C
phiu l loi giy cú giỏ tr cú th mua, bỏn, cho, tngCú mt s loi c
phiu nh:
+C phiu ph thụng
7
+Cổ phiếu ưu đãi
+ Cổ phiếu quỹ:
+ Cổ phiếu chưa phát hành
+ Cổ phiếu đã phát hành

+ Cổ phiếu đang lưu hành
Cổ phiếu phổ thông: là loại cổ phiếu có thu nhập phụ̀ thuộc vào hoạt động kinh doanh
của công ty. Người sở hữu cổ phiếu phổ thông được tham gia họp Đại hội đồng cổ đông và
được bỏ phiếu quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty, được quyền bầu cử và
ứng cử vào Hội đồng quản trị của công ty.
Cổ phiếu ưu đãi: tương tự như cổ phiếu phổ thông nhưng cổ đông sở hữu nó không
được tham gia bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị, nhưng lại có quyền được hưởng thu
nhập cố định hàng năm theo một tỷ lệ lãi suất cố định không phụ thuộc vào lợi nhuận của
công ty, được ưu tiên chia lãi cổ phần trước cổ đông phổ thông và được ưu tiên chia tài sản
còn lại của công ty khi công ty thanh lý, giải thể.
Cổ phiếu quỹ: là cổ phiếu đã được giao dịch trên thị trường và được chính tổ chức
phát hành mua lại bằng nguồn vốn của mình.
Cổ phiếu chưa phát hành: là loại cổ phiếu mà công ty chưa bao giờ bán ra cho các
nhà đầu tư trên thị trường.
Cổ phiếu đã phát hành: là cổ phiếu mà công ty được bán ra cho các nhà đầu tư trên thị
trường và công ty đã thu về được toàn bộ tiền bán số cổ phiếu đó.
Cổ phiếu đang lưu hành: là cổ phiếu hiện đang lưu hành trên thị trường và do các cổ
đông đang nắm giữ.
1.3. Hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và bầu cử tại công ty cổ phần
dược phẩm Nam Hà
1.3.1.Quản lý cổ đông, cổ tức
Naphaco có hơn 300 cổ đông. Các cổ đông này nắm giữ số cổ phần khá phong phú,
dao động từ 4 cho tới 13833 cổ phần. Số cổ phần ít nhất là 4 cổ phần do cá nhân nắm giữ, số
cổ phần lớn nhất là 13833 cổ phần do Sở Tài chính nắm giữ.
8
Các cổ đông là những nhà đầu tư quyền lợi họ được hưởng là:
+ Lợi nhuận thu được chính là cổ tức hay còn gọi là lãi suất của cổ phần
+Lựa chọn người lãnh đạo của công ty mà họ tin tưởng rằng đó là người sẽ đem lại
lợi nhuận cao cho nguồn vốn mà mình đóng góp. Quyền lựa chọn người lãnh đạo được thể
hiện ở việc bỏ phiếu bầu cử tại đại hội cổ đông.

+Quyền chuyển nhượng, mua, bán, cho, tặng số cổ phần mà mình nắm giữ.
Mỗi cổ đông được cấp một sổ cổ đông chứng nhận số cổ phần cổ đông sở hữu. Khi cổ
đông tiến hành các hình thức làm biến động số cổ phần như mua, bán… thì cổ đông đó sẽ
được cấp một sổ cổ đông mới ứng với số cổ phần cổ đông đó nắm giữ.
Hiện nay, việc quản lý danh sách cổ đông của công ty cổ phần Naphaco được phòng
Tổ chức hành chính và phòng Kế toán tài vụ quản lý.
Phßng tæ chøc hµnh chÝnh qu¶n lý danh sách cổ đông gồm các thông tin sau:
+ Họ tên
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Giới tính
+ CMND
+ Địa chỉ
+ Điện thoại
+ Người đại diện
+ Năm công tác (do cổ phần của công ty trước mắt chỉ do nội bộ
các cán bộ công nhân viên nắm giữ)
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông
+ Cổ phần khác
Quản lý cổ tức:
Thông thường, các công ty cổ phần chia cổ tức khoảng hai lần trong một năm. Khi hội
đồng quản trị ra quyết định chi trả cổ tức, Phòng kế toán sẽ căn cứ vào lợi nhuận thu được
kể từ thời điểm đó trở về trước để tạm tính
9
Lợi tức. Lợi tức đó được gọi là lợi tức kế hoạch, khi kết thúc một năm biết được lợi
nhuận thực tế sẽ tính lại cổ tức (lợi tức), cổ tức đó được gọi là cổ tức thực tế.
Lợi nhuận có thể tính theo % hoặc theo số tiền từ đó quy đổi ra lợi tức mà mỗi cổ
đông được hưởng.
+Tính theo %
Lợi tức = Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu x Phần trăm lãi

+ Tính theo tiền
Lợi tức = Tổng số tiền lãi/ Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu
Một số công ty cổ phần mà tình hình chuyển nhượng cổ phần sôi động, để tránh việc
không công bằng khi chi trả cổ tức theo năm (tính tại thời điểm chia người nắm giữ bao
nhiêu cổ phần thì được hưởng toàn bộ lợi tức của cổ phần trong năm đó) họ sẽ chia lợi tức
theo ngày. Đây là hình thức chia mà công ty cổ phần Naphaco đang hướng tới.
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà hiện chưa niêm yết giá tại sàn giao dịch chứng
khoán nên tình trạng mua bán, chuyển nhượng, cho tặng, hay pha loãng cổ phần bằng cách
trả lương, thưởng…bằng cổ phần khá phổ biến.
Trong quá trình quản lý cổ đông, cổ tức thường xuyên hội đồng quản trị, ban giám
đốc yêu cầu báo cáo như:
+ Thống kê số cổ đông theo lượng cổ phiếu nắm giữ
+ Báo cáo về cổ tức kế hoạch
+ Báo cáo về cổ tức thực tế
+ Báo cáo thanh toán đợt cuối của cổ tức
Các báo cáo liên quan đến cổ phần như:
+ Tăng giảm cổ phần
+ Tổng hợp cổ phần
+ Cổ phần ưu đãi
+ Cổ phần phổ thông, cổ phần khác
+ Báo cáo về tình hình biến động vốn, biến động cổ phiếu.
Từ những báo cáo này hội đồng quản trị, ban giám đốc có phương hướng cụ thể đến
quá trình quản lý cổ đông, cổ tức.
10
Hin ti vic qun lý c ụng, c tc c thc hin bi Microsoft Excel, mt s
hm c dựng nh:
+ Sum: tớnh tng c phn ca cụng ty tớnh c tc
+ Filter : Lc d liu cn thit
+ Sort: Sp xp c ụng theo tiờu thc no ú (tờn, s c phn)

Danh sỏch c lu gi trong Excel, v bỏo cỏo c thc hin bi Word. Vy vic
qun lý c ụng c tc bng microsoft office cú thun li v hn ch sau:
+ Thun li: Vic theo dừi c ụng c tc vn thc hin c bi Excel v word. õy
l chng trỡnh rt nhiu ngi bit s dng, khụng tn chi phớ
+ Hn ch: Ta th hỡnh dung cú hn 300 c ụng liờn tc mua bỏn c phn. Mt cỏ nhõn
cú th chuyn nhng cho hng trm cỏ nhõn, hoc cú th thu gom mua li ca cỏc c ụng
khỏc.Các giao dịch chuyển nhợng sẽ tăng lên cấp số nhân. Vì vậy vic qun lý bng Excel s
gặp một số hạn chế nh sau:
+ Tính kịp thời: khụng theo đáp ứng đợc trong vic a ra bỏo cỏo ti thi im tc
thi nh cú bao nhiờu c ụng, bao nhiờu chuyn nhng ó xy ra, nht l s theo dừi
chuyn nhng trong khong mt thi gian di.
+ Tính chính xác: điều tất yếu gặp phải khi không theo kịp việc chuyển nhợng đó
là tớnh toỏn c tc s khụng chớnh xỏc d gõy tranh cói khụng ỏng cú.
+ Tính hiệu quả: Công ty phải cử một số cán bộ để tiến hành quản lý cổ đông, cổ
tức. Tuy nhiên, hiệu quả mang lại không cao, mất nhiều thời gian công sức mà việc theo
dõi không đợc chính xác.
1.3.2. Bu c
Hin nay, tn ti khỏ nhiu hỡnh thc bu c trong cỏc cụng ty c phn nh:
- Biu quyt: mi c ụng c phỏt cho mt s lng nht nh phiu no ú m trờn
phiu cú ghi s c phn h nm gi. Khi ng h ai thỡ c ụng ú s gi lỏ phiu m mỡnh
gi lờn, Ban kim soỏt s thu li kim phiu.
- Gch tờn: Tng t nh bu c quc hi hay hi ng nhõn dõn . Trên mỗi lá phiếu
11
có ghi tên các ứng viên, cổ đông tiến hành gạch tên những ứng viên mà mình cho là không
xứng đáng.
- Dn tớch: Mi c ụng cm lỏ phiu cú ghi s c phn ca mỡnh v tin hnh b c
phn cho cỏc ng viờn. Gi s cú ng viờn ứng cử vào Hội Đồng Quản Trị. Cổ đông cú th
chia cổ phần của mình cho những ứng viên mà họ hài lòng vi iu kin s c phn b cho
cỏc ng viờn phi nh hn hoc bng s c phn m h nm gi thỡ lỏ phiu ú mi c
coi l hp l.

Ti mt s cụng ty c phn khụng phi c ụng no cng c tham gia vo i hi
c ụng, mun c tham gia thỡ s c phn phi ln hn mt s lợng cổ phần quy nh
no ú. Nu cỏc c ụng khụng s c phn quy nh thỡ phi gom cỏc c ụng ú li sao
cho s c phn v c i din l mt trong s c ụng ú i bu c.
Cụng ty c phn dc phm Nam H cỏch hai nm tin hnh i hi c ụng mt ln.
Ton b c ụng u c tham gia bu hi ng qun tr v ban kim soỏt. Phng phỏp
bu c c tin hnh l phng phỏp dn tớch.
Vỡ vy vic thc hin kim phiu bng Excel gặp một số hạn chế sau:
+ Mt nhiều thời gian
+ Khú trỏnh c cỏc sai sút
+ Các báo cáo trong quá trình bầu cử nh kết quả trúng tuyển, báo cáo lu phiếu bầu,
báo cáo chi tiết phiếu đã nhập hiện đều phải lấy kết quả từ Excel và lập báo cáo bằng
Word.
1.3.3 Giải pháp khắc phục những hạn chế của hệ thống thông tin hiện tại.
Với số cổ đông hiện tại của công ty cổ phần Naphaco việc quản lý cổ đông, cổ tức,
bầu cử đã gặp rất nhiều hạn chế. Cùng với xu thế phát triển của thị trờng chứng khoán,
trong tơng lai công ty cổ phần Naphaco sẽ tiến hành niêm yết giá tại sàn giao dịch chứng
khoán Cách thức quản lý nh đã trình bày ở trên sẽ không đáp ứng yêu cầu của cổ đông, hội
đồng quản trị, những nhà đầu t muốn đầu t vào Naphaco. Để giải quyết hạn chế trên
việc sử dụng phần mềm hỗ trợ là giải pháp rất hữu hiệu.
Song song với việc sử dụng phần mềm, Công ty cần tiến hành đào tạo một đội ngũ
trẻ có khả năng nắm bắt tốt để sử dụng phần mềm cũng nh nâng cao trình độ tin học hoá
cho nhân viên.
12

13
Chơng 2
Phơng pháp luận về quy trình xây dựng
phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Sau khi phân tích hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và tiến trình bầu cử của

công ty cổ phần Naphaco, giải pháp xây dựng một phần mềm nhằm khắc phục những nh-
ợc điểm trên đợc đa ra. trong chơng này tác giả sẽ trình bày phơng pháp luận để xây
dựng một phần mềm. Nội dung chính của chơng gồm hai mục lớn đó là:
- Chu kỳ sống của phần mềm
- Quy trình xây dựng phần mềm
2.1.Đặc trng và chu kỳ sống của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ
tức
2.1.1. Đặc trng của một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức ngoài những đặc tính của phần mềm thông
thờng nó còn có những điểm riêng nh sau:
Mục tiêu: Hỗ trợ đắc lực cho những cán bộ làm công tác quản lý trong công ty cổ
phần. Phần mềm giúp tạo lập một môi trờng làm việc tích hợp, phục vụ có hiệu quả các
nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin
cổ đông, cổ tức của mọi đối tợng trong đơn vị từ cấp lãnh đạo đến các cổ đông.
Môi trờng hệ thống: Số lợng ngời dùng khá lớn (bao gồm cả ban lãnh đạo và các cổ
đông). Ngời dùng chủ yếu truy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả
năng bảo mật cao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài
Giao diện ngời dùng: Dễ hiểu, tuân thủ và tơng thích với nghiệp vụ bằng tay
đang đợc thực hiện.
Yêu cầu về chức năng: quản lý cổ đông theo cổ phần sở hữu hoặc theo các
phòng ban, theo dõi chuyển nhợng cổ phần, cổ tức. Hỗ trợ bầu cử nh in phiếu bầu, nhập
phiếu bầu, báo cáo kết quả bầu.
Các đặc tính của ứng dụng
14
Dữ liệu đầu vào đợc nhập bằng bàn phím, công việc này thờng đợc giao cho
một số cán bộ chuyên trách đảm nhận.
Dữ liệu đầu ra chủ yếu dới dạng báo cáo, màn hình hiển thị khi truy vấn thông
tin.
Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản.
Các yêu cầu khác: hệ thống phải đáng tin cậy, đa ra các báo cáo, thông tin chính

xác, kịp thời và đợc thiết kế mở giúp nâng cấp chơng trình trong tơng lai để có thế đáp
ứng sự thay đổi về yêu cầu của quản lý cổ đông, cổ tức.
2.1.2. Chu kỳ sống của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát triển của
hệ thống phần mềm và đa phần mềm vào sử dụng bao gồm: Đặc tả yêu cầu, thiết kế,
đánh giá và nâng cấp. Theo Ian Sommerville, có thể phân chia quá trình thiết kế làm một
số mô hình khác nhau nh: mô hình tuần tự (thác nớc), mô hình tơng tác và mô hình xoáy ốc.
Hai mô hình tơng tác và mô hình xoáy ốc thờng áp dụng cho các dự án phần mềm tơng đối
phức tạp, có nhiều rủi ro trong qúa trình thực hiện. Nhng với các phần mềm quản lý cổ
đông, cổ tức số các nghiệp vụ cần xử lý không nhiều, quy trình tơng đối đơn giản và dễ
hiểu do vậy chúng ta có thể ứng dụng mô hình thác nớc nh đợc biểu diễn trong hình 2.1.
[10],[17], [26].
Các giai đoạn của mô hình nh trên đợc gọi là mô hình thác nớc vì đầu ra của một
giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm yếu cơ bản của mô hình này là
gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi yêu cầu của
khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. Do vậy, mô hình này chỉ phù hợp khi yêu
cầu của phần mềm và hệ thống đợc xác định rõ ràng và đầy đủ trong quá trình thiết
kế. Các giai đoạn của mô hình thác nớc bao gồm:[22], [18], [26], [10]
(1) Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu
của hệ thống đợc tập hợp thông qua trao đổi với những ngời dùng hệ thống. Những thông
tin này đợc xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những ngời dùng và các phân tích viên
(2) Thiết kế phần mềm và hệ thống: Quá trình thiết kế hệ thống có thể đợc phân
thành thiết kế phần cứng và phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách thể hiện các chức
năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy mà máy tính có thể đọc và
15
hiểu đợc.
(3) Triển khai và kiểm thử từng phần: Trong suốt giai đoạn này, các thiết kế phần
mềm đợc mã hoá thành một hoặc nhiều chơng trình máy tính. Kiểm thử từng phần đảm
bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có.
(4) Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chơng trình đợc tích hợp và thực

hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có đợc thoả mãn hay
không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ đợc bàn giao cho khách hàng.
(5) Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhng đây thờng là giai đoạn dài
nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống đợc cài đặt và đa vào ứng
dụng trong thực tế. Hoạt động bảo trì sẽ sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng cha đ-
ợc phát hiện trong các giai đoạn trớc, nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh.
2.2. Quy trình xây dựng một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức
2.2.1. Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu
Đây là quá trình xác định các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng buộc đối
với hệ thống, là giai đoạn nền tảng để thiết kế một phần mềm nói chung, phần mềm
quản lý cổ đông, cổ tức nói riêng [14], [5], [12].
Quá trình thu thập này đợc định nghĩa là một tập hợp các hoạt động nhằm xác
định các yêu cầu của phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức và đặc tả các
Xác định và
phân tích yêu
cầu
Thiết kế phần
mềm và hệ
thống
Triển khai và
kiểm thử từng
phần
Tích hợp và
kiểm thử hệ
thống
Vận hành và Bảo
trì
Hình 2.1: Mô hình thác n-ớc của vòng đời phát triển phần
mềm
16

yêu cầu đó. Trong đó, yêu cầu là các mô tả trừu tợng đến chi tiết về dịch vụ mà hệ phần
mềm cung cấp cũng nh các ràng buộc đối với sự phát triển và hoạt động của nó. Các yêu
cầu này sẽ giúp ngời dùng phần mềm nêu rõ các dịch vụ hệ thống cung cấp cùng các ràng
buộc trong hoạt động của nó. Với các kỹ s phần mềm, làm rõ các yêu cầu sẽ là cơ sở quan
trọng để xây dựng phần mềm mới. Các yêu cầu của phần mềm có thể đợc chia làm 3 loại
sau [18] :
Các yêu cầu chức năng : Mô tả các chức năng hay các dịch vụ mà hệ thống phần
mềm cần cung cấp.
Nghiên cứu
tính khả thi
Phân tích
yêu cầu
Xác định
yêu cầu
Đặc tả
yêu cầu
Các mô hình
hệ thống
Báo cáo
khả thi
Định nghĩa
các yêu cầu
Tài
liệu
yêu
cầu
Đặc tả các
yêu cầu
Hình 2.2: Quá trình thu thập yêu cầu
17

Các yêu cầu phi chức năng : Mô tả các ràng buộc tới dịch vụ và quá trình phát triển
hệ thống (về chất lợng, về môi trờng, chuẩn sử dụng, quy trình phát triển)
Các yêu cầu miền/ lĩnh vực : Những yêu cầu đặt ra từ miền ứng dụng, phản ứng
những đặc trng của miền đó.
Một số thông tin khác, nh báo cáo về tính khả thi của hệ thống cũng nh đặc tả phần
mềm cũng nh đa ra trong giai đoạn này. Kết quả của giai đoạn này là Dự án khả thi, Mô
hình hệ thống. Các đặc tả yêu cầu và tài liệu yêu cầu bao gồm các định nghĩa yêu cầu
và đặc tả các yêu cầu đó, kết luận về tính khả thi
Có bốn bớc cơ bản trong quá trình thu thập yêu cầu đợc mô tả trên hình 2.2 bao gồm
[18], [26], [19] :
Nghiên cứu tính khả thi : Nhằm đi đến kết luận "Có nên xây dựng phần mềm
hay không ? ". Đánh giá xem phần mềm xây dựng có thoả mãn các yêu cầu của ngời dùng
không và có đem lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị cũng nh nằm trong ngân sách có thể chi
không.
Phân tích yêu cầu : Đây là quá trình tìm ra các yêu cầu của phần mềm thông
qua quan sát hệ thống hiện tại, tại công ty cổ phần Naphaco, thảo luận với ngời sử dụng,
phân tích công việc. Những hoạt động trong giai đoạn này đợc mô tả trong hình 2.3 bao
gồm :
Hiểu biết lĩnh vực ứng dụng : Phân tích viên hệ thống trớc khi đi sâu phân
tích chi tiết cần có một cái nhìn tổng quát về lĩnh vực ứng dụng. Để phân tích các yêu
cầu của phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức, phân tích viên cần tìm hiểu thông tin về
hoạt động trong đơn vị cổ đông, cổ tức càng nhiều càng tốt.
Thu thập yêu cầu : Trao đổi với ngời dùng để tìm hiểu yêu cầu của phần mềm
mới thông qua các phơng pháp phỏng vấn, quan sát, điều tra bằng bảng câu hỏi, nghiên cứu
tài liệu
Phân loại yêu cầu : Từ các yêu cầu không có cấu trúc thu thập đợc, phân tích
viên sẽ phân loại các yêu cầu này.
Giải quyết mâu thuẫn : giữa những ngời dùng luôn có những mâu thuẫn, do vậy
phân tích viên cần xác định và giải quyết mâu thuẫn này.
Xếp loại u tiên các yêu cầu : Trong số các yêu cầu sẽ có những yêu cầu quan trọng

hơn những yêu cầu khác. Giai đoạn này liên quan đến công tác tìm và sắp xếp theo mức
18
độ u tiên của yêu cầu.
Thẩm định yêu cầu : Kiểm tra lại các yêu cầu có đủ và đáp ứng đúng mô tả của
ngời dùng không ? Thẩm định yêu cầu liên quan đến việc kiểm tra tính đúng đắn,
tính nhất quán, tính hiện thực và kiểm tra đợc của yêu cầu cụ thể là : Có thoả mãn đợc
nhu cầu của ngời dùng ? Yêu cầu không mâu thuẫn nhau ? Yêu cầu phải đầy đủ chức
năng và ràng buộc ? Yêu cầu phải là hiện thực ? Yêu cầu có thể kiểm tra đợc ?
Trong quá trình phân tích thờng gặp những khó khăn sau [21], [18]:
Xác định
và
đặc tả yêu
cầu
6.Thẩm định
yêu cầu
1. Hiểu biết
lĩnh vực quản lý
cổ đông, cổ tức
2. Thu thập yêu
cầu của ng-ời sử
dụng
5. Xếp hạng -u
tiên các yêu cầu
4. Giải quyết
mâu thuẫn
3. Phân loại
yêu cầu
Hình 2.3: Quy trình phân tích các yêu cầu
19
Dễ hiểu lầm do khách hàng sử dụng các thuật ngữ riêng.

Các khách hàng thờng mơ hồ về yêu cầu không biết mình muốn cụ thể điều gì,
dễ lẫn lộn giữa yêu cầu và mong muốn.
Nhiều nhóm ngời dùng có những yêu cầu mâu thuẫn nhau.
Những yếu tố tổ chức và chính sách có thể làm ảnh hởng đến yêu cầu.
Yêu cầu thờng mang tính đặc thù, khó hiểu, khó có chuẩn chung.
Các yêu cầu thờng thay đổi trong quá trình phân tích : môi trờng nghiệp vụ thay
đổi, có nhóm ngời đối tợng liên quan mới.
Một trong số các đầu ra của quá trình phân tích yêu cầu là tập hợp các mô hình
biểu diễn các mô tả tổng quát hệ thống. Có nhiều kiểu mô hình khác nhau và chúng cung
cấp các cách hiểu biết hệ thống khác nhau. Đây là cầu nối giữa các phân tích viên và
thiết kế viên. Tuỳ thuộc vào bản chất của hệ thống cần phân tích mà phân tích viên sẽ
lựa chọn một hoặc một số mô hình hệ thống phù hợp theo đối tợng, luồng dữ liệu, lớp đối t-
ợng và thừa kế, phân rã chức năng
Các mô hình sẽ giúp làm rõ các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng buộc trong
hoạt động của nó. Nh ta đã biết, sơ đồ luồng dữ liệu là mô hình khá đơn giản và trực quan.
Chúng ta có thể sử dụng loại sơ đồ này kết hợp với các công cụ khác nh sơ đồ chức năng, sơ
đồ quan hệ thực tế, từ điển dữ liệu, để mô tả các quá trình xử lý dữ liệu trong phần
mềm quản lý cổ đông, cổ tức.
Hồ sơ sau khi
có mã
Dữ liệu hồ sơ
Phòng kế toán
Điền
thông
tin vào
sổ cổ
đông
Kho dữ liệu
sổ cổ đông
Cấp sổ

cổ
đông
L-u hồ
sơ vào
kho dữ
liệu
Dữ liệu chi
tiết
Hình 2.4: Ví dụ về sơ đồ luồng dữ liệu
thông
tin
20
Minh hoạ ở hình 2.4 thể hiện các bớc nhập thông tin về cổ đông mới mới trong công
ty cổ phần. Hình vẽ cho thấy dữ liệu cổ đông đợc hoàn thiện dần qua các bớc nh thế
nào cho đến khi đợc đa vào kho dữ liệu. Trong sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình xử lý, kho
dữ liệu Để mô tả rõ dữ liệu mà hệ thống xử lý, cán bộ phân tích thờng dùng đến từ
điển dữ liệu. Nó bao gồm các ký pháp để mô tả các dữ liệu điều khiển và miền giá trị
của chúng, thông tin về nơi (module) và cách thức xử lý dữ liệu, cụ thể bao gồm [18] :
Tên (Name) : Tên dữ liệu
Biệt danh (Aliases) : Tên gọi khác.
Vị trí (Where) : Tên module xử lý
Cách thức (How) : Vai trò của dữ liệu, cách thức xử lý.
Ký pháp (Description) : Ký pháp mô tả dữ liệu.
Format : Kiểu dữ liệu, giá trị mặc định
Mục tiêu cuối cùng của bớc này là cán bộ phân tích phải xác định đúng, đầy đủ và
chính xác tất cả các yêu cầu của hệ thống làm căn cứ cho các bớc sau.
Xác định yêu cầu : Hoạt động chuyển các thông tin đợc thu thập trong hoạt động
phân tích thành những tài liệu phản ánh chính xác các nhu cầu của ngời dùng.
Đặc tả yêu cầu : Mô tả chi tiết và chính xác các yêu cầu hệ thống, cụ thể hoá các
yêu cầu đó. Đây cũng đồng thời là căn cứ để nghiệm thu phần mềm sau này.

Ngoài ra, nếu khách hàng cha xác định đợc cụ thể các yếu tố đầu vào, quy trình
xử lý và các yếu tố đầu ra hoặc ngời kỹ s phần mềm cũng còn cha chắc chắn về tính
hiệu quả của một giải thuật thì sẽ cần làm bản mẫu phần mềm. Điều này thờng gặp với
các hệ thống lớn và phức tạp. Đây là một tiến trình mà kỹ s phần mềm tạo ra một mô hình
cho phần mềm cần phải xây dựng. Bản mẫu này sẽ là cơ sở để kỹ s phần mềm cùng
khách hàng đánh giá để tiếp tục phát triển đi đến sản phẩm cuối cùng.
2.2.2. Thiết kế hệ thống
Một thiết kế tối u là chìa khoá dẫn đến thành công của dự án. Nhng không thể
chuẩn hoá quá trình thiết kế theo bất kỳ một quy tắc nhất định nào. Thiết kế là một quá
trình đòi hỏi tính sáng tạo, tinh tế và hiểu biết sâu sắc của kỹ s thiết kế. Quá trình
thiết kế phần mềm đòi hỏi cán bộ phân tích thiết kế hệ thống hiểu rõ quy trình, cách
21
thức truyền dữ liệu trong tổ chức, mối quan hệ giữa quy trình đó với công tác ra quyết
định và quy trình đó giúp thực hiện các mục tiêu của hệ thống nh thế nào. Đó là lý do
giải thích mối quan hệ chặt chẽ giữa quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Thiết
kế phần mềm cung cấp cách biểu diễn phần mềm có thể đợc xác nhận về chất lợng, là
cách duy nhất mà chúng ta có thể chuyển hoá một cách chính xác các yêu cầu của khách
hàng thành sản phẩm hay hệ thống phần mềm cuối cùng. Không có thiết kế có nguy cơ
đa ra một hệ thống không ổn định - một hệ thống sẽ thất bại. Thiết kế tốt là bớc quan
trọng đầu tiên để đảm bảo chất lợng phần mềm.
[3]
2.2.2.1. Quá trình thiết kế
Mục tiêu của quá trình thiết kế là xây dựng một bản sơ đồ thiết kế chơng trình.
Các đầu mối trong bản thiết kế thể hiện các thực thể nh quá trình xử lý, các chức năng
chơng trình Các đờng nối kết thể hiện quan hệ giữa các thực thể nh gọi đến chức
năng, sử dụng chơng trình con Quá trình thiết kế là một dây chuyền các chuyển đổi.
Các kỹ s thiết kế không đa tới kết quả cuối cùng ngay mà phát triển thông qua nhiều phiên
bản khác nhau. Quá trình thiết kế là sự hoàn thiện và chi tiết hoá các thiết kế trớc. Quá
trình đó có thể đợc minh hoạ trong hình 2.5.
Quá trình thiết kế còn là sự phát triển một số mô hình của hệ thống theo nhiều mức

độ trừu tợng khác nhau. Khi một hệ thống đợc phân tích, các lỗi và những chỗ bị bỏ sót
trong các giai đoạn trớc sẽ đợc phát hiện và làm hoàn thiện dần qua các bản thiết kế.
Hình 2.6 minh hoạ mô hình chung của quá trình thiết kế và các mô tả thiết kế đợc viết
trong các giai đoạn khác nhau của quá trình thiết kế.[26]
Thiết kế
sơ bộ
Dự thảo
thiết kế
Thiết kế
chi tiết
Bản thiết kế
cuối cùng
Hình 2.5: Quá trình hoàn thiện bản thiết
kế
Đặc tả
yêu cầu
Thiết kế
kiến trúc
Cấu trúc
hệ thống
Đặc tả
khái quát
Đặc tả
phần
mềm
Thiết kế
giao diện
Đặc tả
giao diện
Thiết kế

các phân hệ
Đặc tả các
phân hệ
Thiết kế
cấu trúc DL
Đặc tả
cấu trúc
DL
Thiết kế
thuật toán
Đặc tả
thuật toán
Các hoạt động thiết kế
Các sản phẩm thiết kế
Hình 2.6: Mô hình chung của quá trình thiết kế
22
Tài liệu đặc tả là kết quả đầu ra của các hoạt động thiết kế. Những đặc tả này
có thể là những mô tả khái quát để làm rõ yêu cầu ngời dùng hoặc là những diễn giải cách
thức thực hiện một yêu cầu nào đó. Trong các giai đoạn sau của quá trình thiết kế, các
đặc tả sẽ càng chi tiết hơn. Kết quả cuối cùng của quá trình này là các đặc tả chi tiết về
thuật toán và cấu trúc dữ liệu sẽ đợc cài đặt. Hình 2.6 mô tả các quá trình thiết kế cho
thấy các giai đoạn của quá trình thiết kế đợc sắp xếp có thứ tự. Những thực tế, các hoạt
động thiết kế đợc thực hiện song song với nhau. Tuy vậy, các hoạt động này cũng là
những công việc cần thực hiện trong quá trình thiết kế một phần mềm, bao gồm :
Thiết kế kiến trúc: Phân tích các chơng trình con của phần mềm và xác định
các mối quan hệ giữa các phân hệ.
Đặc tả khái quát : Các chơng trình con sẽ đợc mô tả chung về yêu cầu chức năng
cũng nh các ràng buộc
Thiết kế giao diện : Thiết kế giao diện giữa các chơng trình con với nhau, mô
tả cần rõ ràng, giúp ngời đọc hiểu cách dùng các chơng trình con.

Thiết kế các phân hệ : Thiết kế việc phân chia dịch vụ của các chơng trình
con và giao diện các dịch vụ đó.
Thiết kế cấu trúc dữ liệu : Thiết kế và mô tả cấu trúc dữ liệu của hệ
thống.
Thiết kế thuật toán : Thiết kế và mô tả các thuật toán đợc sử dụng trong phần
23
mềm.
Quá trình này đợc lặp đi lặp lại với mỗi chơng trình con đến khi các phân hệ ch-
ơng trình đợc thiết kế chi tiết đến từng module lập trình.
24
Phơng pháp Top - down là cách thức tối u để thực hiện các bớc này. Phơng pháp
thiết kế này giúp khắc phục hầu hết các vấn đề xảy ra trong quá trình thiết kế. Các
chơng trình con đợc thiết kế theo các lớp thứ tự từ cao đến thấp. Phơng pháp Top -
down là phơng pháp thiết kế khoa học, có hệ thống, đặc biệt phù hợp với các bài toán
xây dựng từ đầu nh phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức đang đợc đề cập. Sơ đồ
HIPO (Hierarchy Plus Input, Process, and Output) là một trong những công cụ áp dụng
phơng pháp Top - down, đợc sử dụng để mô tả PHầN MềM. Khởi nguồn từ những năm
1970, công cụ này đợc hãng IBM phát triển dùng làm tài liệu mô tả chức năng chơng
trình. Ngày nay, biểu đồ HIPO là một công cụ thiết kế đợc sử dụng phổ biến trong
quá trình xây dựng các PHầN MềM. Sơ đồ thờng do phân tích viên lập nên thể hiện
các chức năng của hệ thống bắt đầu từ những các biểu đồ tổng quát, dần dần đợc chi
tiết hoá đến từng chức năng. Dựa trên sơ đồ hình cây thể hiện các chức năng cơ bản
của hệ thống, phân tích viên sẽ tiếp tục phân rã các chức năng đó thành các chức năng
nhỏ hơn nằm trong các chức năng cơ bản [28]. (Hình 2.8).
danh sách Dữ liệu Báo cáo
Thêm thông
tin cổ đông
Xoá thông tin
cổ đông
Sửa thông

tin cổ đông
Thêm bản ghi
trong danh sách
cổ đông
Hiển thị các
bản ghi danh
sách
Tìm kiếm
trong danh sách
cổ đông
Xoá bản ghi
trong danh sách
cổ đông
Sửa bản ghi
trong trong
danh sách cổ
đông
Hình 2.7: Ví dụ về sơ đồ HIPO
25