“Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco” doc

Đề tài:
“Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu
quả quy trình xử lý tại cty Sapaco”

MỤC LỤC
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1
1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2
1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: 2
1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: 2
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 4
1.3.1. Khái Niệm 4
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8
2. Quản Trị Thông Tin 10
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 10
2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 12
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin 12
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. 13
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 15
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 15
2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 20
2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: 20
2.2. Các bước thực hiện: 21
3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy
trình xử lý đơn hàng: 24

I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 28
1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển 28
2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường 29
2.1. Đặc điểm tình hình của công ty: 30
2.2. Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh 31
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 32
1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty 32
2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban 32
II. CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG
TY 34
1. Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty 34
2. Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 35
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY
36
1. Tình Hình hoạt động kinh doanh 36
2. Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 37
Các Mặt Đạt Được 37
Các Mặt Tồn Tại 37
3. Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty 38
CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO
BÌ SÀI GÒN. 41
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 41
1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng 41
2. Thực Trạng Việc Thực Hiện 43
3. Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết 45
3.1. Những điểm khác biệt: 45
3.2. Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt 46
II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY
TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY. 47

1. Các kênh thông tin trong quy trình: 47
2. Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý
Đơn Hàng 50
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 50
Trong hoạt động tác nghiệp: 50
3. Nhận Xét Chung: 52
III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG
SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. 54
1. Sai sót và nguyên nhân sai sót 54
2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 67
2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 67
2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: 68
2.3. Aûnh hưởng: 71
CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN
LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 73
I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 73
1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 73
2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình
của công ty: 79
II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 80
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 80
1. Thiết kế hệ thống thông tin 80
2. Vận hành hệ thống thông tin 81
GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỒN THIỆN QUY TRÌNH
XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 83
1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin
trong xử lý đơn hàng 84

Chuẩn hố tập thực thể: 84
Chuyên môn hố quy trình xử lý đơn hàng: 85
2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng. 88
GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ
LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 90
Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin 91
GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH 95
Aùp Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: 98
TỔNG KẾT: 107
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 1
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin
Thông tin là khái niệm có từ rất lâu và bắt đầu sử dụng rộng rãi vào đầu những
năm 1950. Đây là một khái niệm rộng, tuỳ vào lĩnh vực nghiên cứu mà có những định
nghĩa khác nhau. Theo quan niệm cổ điển: Thông tin là sự hiểu biết có được từ tín
hiệu.
Dưới góc nhìn của nhà quản trị: Thông tin được coi là những tín hiệu mới thu
nhận, được hiểu và đánh giá là có ích cho việc đề ra các quyết định.
Thông tin cũng có thể được định nghĩa như sau: “Thông tin là sự phát biểu cơ
cấu của một thực thể mà nó giúp đưa ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết” ( I.6 –
Tr 4)
Như vậy, không phải mọi tín hiệu đều là thông tin đối với công tác quản trị.
Muốn trở thành thông tin trong quản trị, tín hiệu này phải đáp ứng các yêu cầu
sau:
 Mới đối với người sử dụng
 Nội dung dễ hiểu và giải thích được

 Có ích đối với việc ra quyết định
Nhằm giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình, thông tin cung cấp
cho họ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
 Tính chính xác : thông tin phải phản ánh đúng bản chất,
đúng nội dung của tình huống.
 Tính kịp thời: thông tin cung cấp phải đúng lúc, đúng thời
điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
 Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ
mọi khía cạnh của tình huống cụ thể giúp cho nhà quản
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 2
trị có thể nhìn được vấn đề một cách tồn diện và hệ
thống.
 Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người,
phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Phân loại thông tin trong quản trị:
Thông tin do tổ chức sởõ hữu và các thông tin từ bên ngồi mà tổ chức cập nhật vào có
các dạng chính sau đây:
Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được
dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ
liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan
đến kinh doanh như danh sách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và
các nguồn lực khác trong và ngồi tổ chức.
Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu này bao gồm hình ảnh, bản đồ, các bản thu
âm và video.
Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn
thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu
thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Inranet nhằm hỗ trợ các

thành viên nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình.
1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý
1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý:
Thông tin quản lý là những tín hiệu mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là
có ích trong việc ra quyết định giải quyết nhiệm vụ nào đó trong quản lý.
1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý:
 Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn tại ngồi vật chất tức
là vật mang tin đó là tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh,…
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 3
 Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ. Vì vậy,
mỗi người mỗi hệ thống đều có thể trở thành một trung tâm thu phát
thông tin.
 Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý
 Thông tin mang tính hội nhập qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng
thông tin lớn của các nước, tập đồn,…
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 4
1.2.3. Vai trò của thông tin quản lý
Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng.

Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG
Là công cụ quản lý
 Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.
 Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.
 Là cơ sở để hạch tốn công việc.
 Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.
 Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý.
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.3.1. Khái Niệm
Đặc trưng của một hệ thống gồm:
Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công
của hệ thống.
Đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý
Thông tin từ ngoài
Đ
ầu v
ào

Đ
ầu ra

Thông tin quyết định
nhi
ễu

GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29

Trang 5
Ranh giới: Xác định cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngồi hệ thống
Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới
nhưng nằm ngồi ranh giới hệ thống.
Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới
vào hệ thống.
Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để
ra môi trường.
Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng

Cần phải nhận dịnh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệ
thống lớn hơn nó. Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máy
móc, thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các
phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt
động để hướng tới mục đích chung.
Vậy, hệ thống thông tin là gì?
Đó là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ
cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Và ta có thể hiểu hệ thống
thông tin là hệ thống mà mối liên liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi
thông tin.



Chủ Thể Quản Lý
Gửi hàng
hoặc từ chối
Đ
ơ
n hàng
của khách

hàng

Đối Tượng Quản Lý
Khách hàng
Khách hàng
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 6









(I.3 – Trang 156)

Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin:
Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu
Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng
thông tin.
Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Hiệu
chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thông tin cần
thiết và loại trừ những thông tin “nhiễu”.
Xử lý: Mẫu hố các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ
Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm
theo đánh giá).

Dịch tài liệu hoặc tóm tắt tài liệu theo chủ đề.
Phân loại: Sắp xếp tài liệu thu được, phân loại theo nhiều dấu hiệu để việc
tìm kiếm thông tin được dễ dàng.
Thông tin ra
1
Thu thập
3
Xử lý
5
Bảo
quản
2
Chọn lọc
4
Phân
loại
Thông tin vào
6
Truyền
thông
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 7
Bảo quản: Cố gắng bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích.
Chống lại hiện tượng “lão hố” thông tin. Nghĩa là phải loại trừ
những thông tin cũ, lạc hậu và cập nhật thông tin mới.
Truyền thông: yêu cầu đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin.
Nghĩa là thông tin phải:
Đúng loại thông tin yêu cầu
Đủ mức độ chi tiết hố

Đảm bảo độ chính xác
Đúng thời gian.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữ liệu.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin.
Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông
tin trong một tổ chức.
Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào
truyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công
cụ như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính
(phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 8
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích
dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin cần
thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan
trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin
phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động diễn ra trong
hệ thống.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng
có nhu cầu và sử dụng được.
Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, tồn vẹn và đầy đủ của hệ thống.
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
 Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:
 Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những
thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu

trúc hố để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
 Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra
thông tin mới.
 Phân phối và cung cấp thông tin
 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý.
Trong giai đoạn lập kế hoạch:
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 9
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác lập mục tiêu, xác định nguồn lực và
cách thức đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ thể hố bằng các chỉ tiêu
và chỉ tiêu này phải đo lường được.
Để đạt được mục tiêu dài hạn đó, nhà lãnh đạo cần phải có nhiều thông tin về
hiện tại và tương lai. Thông tin về tương lai phụ thuộc vào kiến thức, trình độ và kinh
nghiệm của nhà quản lý và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để dự báo
tương lai. Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành phần
quan trọng quyết định tính chính xác của dự báo cũng như những quyết định của nhà
quản lý.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lập
những kế hoạch tối ưu.
Trong quá trình tổ chức:
Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều phần việc
khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hồn thành một hoặc nhiều mục tiêu.
Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho các nhóm
người và thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Trong quá trình kiểm sốt:
Kiểm sốt là quá trình quan sát hoạt động công việc, so sánh kết quả thực hiện
với mục tiêu dự tính và sửa chữa khi cần thiết. Vấn đề kiểm sốt liên quan đến:

 Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra
 Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc
 Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch.
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiện thực
tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin
về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xem xét lại kế
hoạch và đề ra những kiến nghị để có những sửa chữa kịp thời.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 10
Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà
quản trị doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tình
hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.



2. Quản Trị Thông Tin
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin
Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lập kế
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm sốt, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu
quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các
thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông
tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức
cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Bên cạnh đó,
quản trị thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của
doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc.
Tại sao cần phải quản trị thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất

đối với bất kỳ tổ chức nào. Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều liên quan đến
việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông tin.
Tất cả các doanh nghiệp đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều
hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động. Nó cũng là
một bằng chứng cho thấy cách thức mà doanh nghiệp đang điều hành công việc và trao
đổi thông tin trong doanh nghiệp đang thực hiện.
Những người liên quan đến quản trị thông tin
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 11
Người sở hữu thông tin, chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như chính
xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bảo trì thiết bị truyền thông tin và
các vấn đề liên quan tời công nghệ thông tin.
Người sử dụng (trong ngồi tổ chức) truy cập sử dụng các thông tin do người sở
hữu thông tin chỉ định và được nguời chăm sóc thông tin cho phép.
Các nhân tố chính để quản trị thông tin thành công
Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin họ cần để thực
hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức.
Tài sản thông tin được khai thác tối đa trong quá trình chia sẽ thông tin trong
nội bộ doanh nghiệp thông qua các thoả thuận, quy định của doanh nghiệp.
Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng
trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, tồn diện và nhất
quán.
Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật
tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và tồn vẹn của thông tin phải được thực thi.
Thông tin cần phải được đưa tới các thành viên nội bộ doanh nghiệp một cách
thuận tiện thông qua nhiều chức năng khác nhau.
Các bản ghi và các thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt.
Doanh nghiệp đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong hoạt động xử lý

thông tin.
Các quy tắc trong quản trị thông tin
Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hố các hoạt động của doanh
nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hố và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các
hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ
vế quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 12
Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm
quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mới đối
với khai thác các nguồn thông tin có lliên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các
công cụ tạo ra và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.
Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên
quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng
các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều. Những người sử dụng thông
tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản
lý thông tin nội bộ này.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân
lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh
doanh, thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một
tổ chức, nhà quản lý trong tổ chức có thể :
 Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
 Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao
 Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp
 Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
 Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin
 Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch
vụ cho bên ngồi.

2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin
Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:
Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được
quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các
nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định rõ cho họ.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 13
Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp mà mà điển hình là chịu trách nhiệm và chức năng cung cấp thông tin do tổ
chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngồi. Quản trị thông
tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “ Khách hàng am hiểu “ về các sản
phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.
Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt
động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới,
thu thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ, xóa bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm sốt
hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.
Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Doanh nghiệp sẽ cần phải xác
định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính
sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ
chức.
Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin
trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin.
Quá Trình Thực Hiện Quản Trị Thông Tin
Yêu cầu đầu tiên của chương trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức
đầy đủ về nhu cầu cũng như tài sản mà tổ chức đó có bằng việc thực hiện việc kiểm tra

thông tin.
Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên tồn bộ các bộ
phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng
phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét sử dụng thông tin trong kinh doanh.
Tổ chức nên xem xét lại:
 Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được
phân loại như thế nào?
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 14
 Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh
doanh?
 Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?
 Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?
 Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào? (tính chính xác,
nhất quán, thời hạn lưu hành,v.v…).
 Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi
người trong nội bộ doanh nghiệp.
 Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị
thông tin?
Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:
 Phân tích hoạt động
 Xác định nhu cầu thông tin
 Xây dựng kho thông tin
 Xác định các thông tin thừa và thiếu
 Duy trì danh mục nội dung thông tin
 Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức
 Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
 Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ

giữa:
 Người quản lý và các thành viên trong nội bộ
 Thông tin báo cáo từ các phòng ban đến người quản lý
 Báo cáo công việc từ các thành viên đến người chịu trách nhiệm công
việc.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 15
 Các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động, công việc của doanh
nghiệp.
 Cuối cùng, mạng thông tin này phải luôn có sẵn 24/24 để các thành viên
có thể sử dụng và cung cấp thông tin một các nhanh chóng trong việc xử
lý thông tin và công việc.
Nói chung, muốn quản lý hệ thống thông tin hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần
phải chú trọng về công tác tổ chức đội ngũ nghiên cứu và đánh giá nguồn thông tin
dựa trên lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chức năng duy trì, cập
nhật và phân tích chất lượng thông tin phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng
thời, tổ chức công tác quản trị tạo luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.

II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 16
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):
Đây là hệ thống mà doanh nghiệp theo dõi hoạt động hằng ngày. Trong giao
dịch bán hàng : nó xử lý tự động đơn hàng và có thể truy vấn các vấn đề liên quan đến
khách hàng và số lượng, giá trị đặt hàng của từng khách hàng.
Ví dụ: trong TPS xử lý đơn hàng, nhà quản lý có thể truy vấn các câu như : khác hàng
X có bao nhiêu đơn hàng? giá trị bao nhiêu? Khách hàng có mua hàng trong tháng tới
(có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng?
TPS có hai dạng:
Xử lý giao dịch trực tuyến (online): Nối trực tiếp giữa người điều hành và
chương trình TPS. Các giao dịch được xử lý ngay kết quả tức thời. Ví dụ: TPS bán
hàng sẽ cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng khi nhận được đơn hàng.
Xử lý giao dịch theo lô (Batch): Tất cả các giao dịch tập hợp lại và xử lý chung
một lần.

Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến:

Các sự kiện
giao dịch
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu
cùa TPS

Biểu
(forms)
Báo cáo
(reports)
Giao
diện
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 17



GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 18
Sơ đồ cấu trúc TPS theo lô:

Hình 3: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cấu trúc của TPS trực tuyến và TPS theo lô:
Nguồn : ( I.6 – trang 13)

Đặc điểm và thành phần của TPS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng (con người) Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp
Giao
diện
Tập tin giao
dịch
Ch
ươ
ng
trình sắp
xếp
Tập tin giao
dịch đựơc sắp
xếp
Chương

trình TPS
Định kỳ
Các sự kiện
giao dịch
Cơ sở dữ liệu
của TPS
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 19
(cấp tác nghiệp)
Dữ liệu Các giao dịch hàng ngày
Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hố
Công nghệ thông tin Phần mềm: các phần mềm ứng dụng lưu
trữ như: foxbase, foxpro,…
Phần cứng: không cần phần cứng mạnh