ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM

Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp.HCM - 1 - Khoa Quản Trị Kinh Doanh
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA QUY TRÌNH XUẤT
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM
3.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trong những năm tới, Công ty TNHH Đông Nam định hướng phát triển cả về
chiều sâu và chiều rộng, công ty đã chú trọng đầu tư máy móc thiết bị công nghệ tiên
tiến, nhập khẩu nhiều lọai máy móc mới về mặt công nghệ để phục vụ sản xuất
những mặt hàng có độ khó cao như nồi áp suất, sản phẩm tráng phủ sơn bảo vệ và
chống dính, sản phẩm nhiều lớp vật liệu khác nhau như thép 3 lớp, 5 lớp, thép bọc
đồng…với mục đích đạt doanh thu mỗi năm khỏang 40 triệu USD.
Về thị trường, công ty chú trọng mở rộng thị trường có tỷ trọng thấp và khai thác
thêm những thị trường mới, trong những năm qua thị trường chủ yếu của công ty là
Châu Âu năm 2010 chiếm 73.32%, trong khi thị trường Châu Á chỉ chiếm 22.55%,
Châu Mỹ là 3.55%. Vì vậy trong những năm tới công ty định hướng sẽ khai thác thị
trường sẵn có, bên cạnh đó sẽ khai thác và mở rộng thị trường như Châu Mỹ, Châu
Úc, Châu Phi. Công ty cũng tích cực tham gia hội chợ ngành hàng inox trên khắp thế
giới, và đặc biệt chú trọng hội chợ Frankfurt – Germany được tổ chức hàng năm vào
cuối tháng 1, nơi đây là đầu mối quan trọng của công nghiệp ngành gia dụng bằng
thép với những hãng nổi tiếng như: WMF - www.wmf.de , SILIT – www.silit.de và
ZWILLING J.A. HENCKELS – www.zwilling.com … Mỗi lần công ty tham gia hội
chợ cũng gặt hái được kết quả khá tốt, ký được những hợp đồng có giá trị hàng chục
triệu USD.
3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả qui trình xuất khẩu
Với những định hướng và sự phát triển của công ty như trên, chắc chắn trong thời
gian tới, lượng hàng và khách hàng của công ty sẽ tăng lên, như vậy công việc của
quá trình xuất khẩu cũng sẽ tăng theo, với những hạn chế còn tồn tại của từng khâu
sẽ không đáp ứng được với xu hướng phát triển của công ty, vì vậy tôi xin đưa ra một
số giải pháp nhằm hòan thiện hơn qui trình xuất khẩu với mong muốn công việc xuất
khẩu của công ty luôn luôn họat động một cách linh họat và đạt hiệu quả cao và ngày
càng phát triển vững mạnh.
3.2.1. Hòan thiện bằng sơ đồ qui trình xuất khẩu

Tôi xin được kiến nghị sơ đồ xuất khẩu như sau:
Sơ đồ 3.1 Qui trình xuất khẩu kiến nghị
1
Gvhd: TS. Trương Quang Dũng SV:Nguyễn Đình Dũng
NHẬN KẾ HỌACH XUẤT HÀNG
Bộ phận chứng từ (I) Bộ phận hiện trường (II)
(1)Làm chứng từ khai báo Hải quan
HÒAN THÀNH BỘ CHỨNG TỪ THANH TÓAN (III)
THANH KHỎAN THUẾ(9)
GỬI BỘ CHỨNG TỪ (8)CHO KHÁCH HÀNG
LƯU CHỨNG TỪ (10)
GỬI THẲNG CHO KHÁCH HÀNG(8.1)GỬI QUA NGÂN HÀNG(8.2)
(6)Làm C/O
(5)Làm B/L
(2)Bookcontainer(3)Lấy container đóng hàng
(7)Mua bảo hiểm
(4)Khai báo Hải quan, thanh lý hãng tàu
Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp.HCM - 2 - Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Theo tôi, sơ đồ như trên sẽ có nhiều ưu điểm hơn sơ đồ cũ ở những điểm sau:
- Công việc của từng khâu được tách bạch với nhau, từng nhân viên sẽ đảm nhận
một công việc cụ thể, chính vì vậy sẽ nêu cao tinh thần trách nhiệm, chuyên môn
được tập trung hơn và công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng
hơn.
- Việc điều tiết công việc được thuận lợi hơn, công việc không bị chồng chéo lẫn
nhau, những bộ phận nhỏ này của phòng xuất nhập khẩu chỉ cần thông tin cho nhau
là công việc được giải quyết một cách nhanh và chính xác.
- Chứng từ được thực hiện riêng và chuyên sâu sẽ tránh được những sai sót khi
bộ chứng từ hòan thiện, vì khâu hòan thiện chứng từ sẽ kiểm tra thêm một lần nữa
trước khi phát hành gửi cho khách hàng.
Để thực hiện tốt quy trình theo như sơ đồ trên, ta cần phải thực hiện từng bước

như sau :
Khi nhận kế họach xuất hàng (thông thường trước ngày xuất hàng 5 ngày) thì
đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành song song 2 việc là: Thông báo cho bộ
phận chứng từ (I) và bộ phận hiện trường (II) biết kế họach xuất hàng cụ thể, sau đó
từng bộ phận sẽ tiến hành công việc của mình một cách tuần tự.
(I) Bộ phận chứng từ sẽ làm những việc sau: (1), (5), (6), (7)
(1) Lập bộ chứng từ khai báo Hải quan: Commercail Invoice, Packing list, định
mức và tờ khai Hải quan, sau khi hòan tất chứng từ này nhân viên sẽ khai báo với cơ
quan Hải quan để có được tờ khai Hải quan hòan chỉnh, khi có bộ tờ khai hòan chỉnh
sẽ chuyển cho bên bộ phận hiện trường để làm những bước tiếp theo là (2), (3) và (4).
Khi bộ phận hiện trường thực hiện xong hòan tòan bước (4) thì bộ phận chứng từ sẽ
liên hệ với hãng tàu làm buớc (5) làm B/L (Bill of lading), sau khi có B/L bộ phận
chứng từ tiến hành làm C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) và tiến hành mua
bảo hiểm cho hàng hóa của mình.
(II) Bộ phận hiện trường sẽ làm những việc sau: (2), (3), (4)
(2) Book container với hãng tàu biển, sau khi có được booking container rồi thì bộ
phận hiện trường sẽ làm tiếp bước (3) lấy container về kho của công ty để đóng hàng,
việc đóng hàng cũng được giám sát chặt chẽ, và đóng hàng đúng như kế họach đưa
2
Gvhd: TS. Trương Quang Dũng SV:Nguyễn Đình Dũng
Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp.HCM - 3 - Khoa Quản Trị Kinh Doanh
ra, khi đóng hàng xong thì bộ phận hiện trường vận chuyển container ra ngòai cảng
để làm thủ tục bước (4) Khai báo với Hải quan và bàn giao container hàng cho hãng
tàu, việc bàn giao cho hãng tàu biển là một việc làm rất quan trọng, vì nếu không làm
thủ tục này thì hàng của công ty sẽ không được xếp lên tàu vận chuyển đi đúng như
kế họach, và hàng của công ty sẽ bị rớt lại chờ chuyến tàu khác, nếu có tình trạng này
xảy ra thì rất nguy hiểm, vì trong hợp đồng qui định rõ thời hạn giao hàng, nếu việc
rớt tàu dẫn đến trễ thời hạn giao hàng thì người mua có thể từ chối nhận hàng hoặc
bắt chuyển qua giao hàng bằng đường hàng không, chi phí để giao hàng bằng đường
hàng không rất tốn kém và sẽ làm tăng chi phí của công ty, vì vậy bộ phận hiện

trường sẽ phải thật chú ý đến điểm này.
(III) Hòan thành bộ chứng từ thanh tóan:
(8) dựa vào những chứng từ khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ sẽ lập bộ
chứng từ thanh tóan gồm:
- Commercial invoice 3 bản chính
- Packing list 3 bản chính
- B/L 3 bản chính + 3 bản copy
- C/O 1 bản chính + 1 bản copy (tùy thị trường mà lập C/O)
(8.1) nếu bộ chứng từ thanh tóan là hình thức T/T thì nhân viên sẽ gửi cho khách
hàng 1 bộ bằng e-mail yêu cầu thanh tóan tiền hàng, khi nhận được tiền khách hàng
thanh tóan thì sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho khách hàng thông qua chuyển phát
nhanh TNT hoặc DHL.
(8.2) Nếu bộ chứng từ thanh tóan bằng L/C (Letter credit), nhân viên sẽ phát hành
hối phiếu để trình cho Ngân hàng, giao bộ chứng từ cho Ngân hàng để yêu cầu thanh
tóan.
(9) Căn cứ vào tờ khai xuất khẩu đã hòan thành, nhân viên sẽ làm chứng từ thanh
khỏan thuế của nguyên liệu nhập về tương ứng với số lượng hàng xuất khẩu, việc
thanh khỏan này chủ yếu căn cứ vào bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của
từng sản phẩm.
3.2.2. Những giải pháp hòan thiện những nhược điểm của qui trình xuất
khẩu của công ty TNHH Đông Nam:
a- Về mặt thiết bị, máy móc và phần mềm ứng dụng
3
Gvhd: TS. Trương Quang Dũng SV:Nguyễn Đình Dũng
Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp.HCM - 4 - Khoa Quản Trị Kinh Doanh
+ Công ty nên trang bị hệ thống mạng internet riêng biệt phục vụ cho việc áp
dụng thủ tục hải quan điện tử được nhanh hơn và tốt hơn.
+ Lắp đặt hệ thống máy tính gồm máy chủ và máy con để họat động tốt hơn, máy
chủ sẽ lưu trữ dữ liệu tòan bộ và các máy con sẽ truy cập và để làm những công việc
liên quan.

b- Về con người:
+ Đào tạo và huấn luyện chuyên môn: Hàng tháng hoặc qúy phải tổ chức đào tạo
hoặc huấn luyện chuyên môn cho nhân viên, phải thường xuyên họp giao ban để rút
ra kinh nghiệm hoặc những điểm yếu cần khắc phục, phải huấn luyện cho nhân viên
khâu chứng từ hiểu kỹ hơn về những lô hàng mà khách hàng thanh tóan bằng phương
thức L/C (tín dụng thư), để tránh việc khi hòan tất chứng từ gửi cho ngân hàng bị bắt
lỗi bất hợp lệ của chứng từ.
+ Về phân công và sắp xếp công việc
Việc phân công công việc phù hợp với mội cá nhân là yếu tố cực kỳ quan trọng,
phân công công việc đúng người không những tạo động lực cho bản thân người đó
phấn khởi làm việc mà còn giúp cho việc tạo ra hiệu quả của công việc, và thông qua
đó sẽ khắc phục được những nhược điểm đã có từ trước, việc phân công công việc sẽ
khắc phục được những nhực điểm của từng khâu như sau:
- Ở khâu lên bộ chứng từ khai báo hải quan và book container: Khâu này còn nhược
điểm là một người làm nhiều công việc như là vừa làm chứng từ, vừa book container
và làm C/O, cho nên công việc không được tập trung chuyên sâu. Nếu được phân
công và sắp xếp công việc riêng biệt của từng bộ phận, thì người làm chứng từ sẽ chỉ
tập trung vào chuyên môn là làm chứng từ, không phải lo những việc hậu cần của
những việc làm ngòai hiện trường, như vậy bộ chứng từ sẽ chính xác và nhanh chóng
đáp ứng được với mọi tình hình của công ty.
- Ở khâu làm định mức nguyên phụ liệu: Khâu này còn tồn tại nhược điểm là nhân
viên làm định mức chưa sát với thực tế, khâu này nếu nhân viên được sắp xếp và
phân công công việc làm riêng biệt và chuyên sâu công việc này, thì sẽ có thời gian
tập trung vào phân tích mẫu sản phẩm, đánh giá thực tế từng lọai nguyên phụ liệu
tiêu hao của từng sản phẩm, như vậy nguyên phụ liệu nhập về sẽ được sử dụng đúng
với mục đích và không bị sai khi kiểm kê lượng tồn.
4
Gvhd: TS. Trương Quang Dũng SV:Nguyễn Đình Dũng
Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp.HCM - 5 - Khoa Quản Trị Kinh Doanh
- Khâu lên tờ khai và khai báo hải quan: Khâu này còn tồn tại vào hệ thống mạng kết

nối, nếu đầu tư lắp đặt hệ thống đường truyền internet tốt sẽ giúp cho việc khai báo
và gửi thông tin đến cơ qua hải quan được nhanh hơn, áp dụng một số phần mềm ứng
dụng chuyên môn để làm giảm thiểu sai sót .
- Khâu thanh khỏan thuế: Khâu này còn hạn chế là làm thủ công và hay bị cưỡng chế
về thuế, nếu công ty sử dụng phần mềm chuyên dùng để thanh khỏan thuế bằng phần
mềm điện tử, thì sẽ bớt được việc nhập liệu và như thế sẽ tránh nhập liệu sai, mặt
khác phần mềm này sẽ tự động hòan tòan nên việc tờ khai nhập nguyên phụ liệu nào
sắp đến hạn sẽ được phần mềm tự động cảnh báo trước, như vậy công ty chủ động
trong việc điều tiết nguyên phụ liệu.
- Thêm khâu làm B/L (Bill of lading) : B/L Là vận đơn đường biển là chứng từ chuyên
chở hàng hóa bằng đường biển được người chuyên chở ký phát cho người gửi hàng
xác nhận việc người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển theo yêu cầu của người
gửi.
KẾT LUẬN
Nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam tôi thấy
rằng: quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn, chỉ đường cho công
việc cho các bộ phận thực hiện các chức năng của mình. Bất kì một điểm không hợp
lý nào trong quy trình cũng sẽ làm chậm thời gian thực hiện, ảnh hưởng đến các bộ
phận khác. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Đông Nam, tuy
quy trình còn tồn tại một số hạn chế nhưng đã đáp ứng được tiêu chí: tính hiệu quả
của công việc, đáp ứng được với nhiệm vụ trước mắt tại thời điểm này.
Qua việc nghiên cứu quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Đông Nam, tôi đã
học hỏi được nhiều kinh nghiệm, có cái nhìn sâu hơn về thực tiễn hoạt động xuất
nhập khẩu, góp phần lý giải những thắc mắc trong quá trình học lý thuyết tại trường.
Với những giải pháp đề ra, tôi hy vọng sẽ đóng góp làm tăng tính hiệu quả của quy
trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty.
5
Gvhd: TS. Trương Quang Dũng SV:Nguyễn Đình Dũng