Bài giảng Tổ chức hội nghị hội họp

1
1
Bài giảng
[Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)
2
Trường Đại Học Ngoại Ngữ và Tin học Tp HCM
KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
Bài giảng môn học
Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)
1- 
Môn học sẽ giúp sinh viên hiểu và nắm được các phương pháp quản lý hội nghị -
hội họp (sự kiện) tối ưu nhất, cách lên chương trình và thực hiện theo đúng kế
hoạch.
- Sinh viên có kỹ năng quản lý nguy cơ rủi ro trong khi diễn ra hội nghị hội họp (sự
kiện).
- Sinh viên sẽ thực hành kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với sự thấu cảm, những tác
động của nó khi giải quyết công việc trong quá trình tổ chức hội nghị hội họp (sự
kiện).
- Sinh viên sẽ biết lên kế hoạch với những mục tiêu, dự thảo ngân sách cho một
cuộc họp- hội nghị (sự kiện).
- Sinh viên hiểu vai trò của người điều hành cuộc họp và nội dung nghị sự đưa ra
trước công chúng.
- Sinh viên biết cách thiết lập bộ phận hậu cần và lễ tân trong cuộc họp-hội nghị (Sự
kiện).
2
3
- Sinh viên biết cách đánh giá sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp
theo.

Môn học có 6 chương :
: Giới thiệu vai trò của nghiệp vụ tổ chức hội nghị hội họp ( sự kiện).

Chương này học viên sẽ nắm bắt các loại hình tổ chức hội nghị hội họp, các
phương tiện gia tiếp có thể thay thế hội nghị , học sinh sẽ hiểu sự cần thiết khi nào
cần tổ chức hội nghị hội họp (sự kiện) . Trong chương này, sinh viên hiểu các yếu
tố cần thiết của người thực hiện tổ chức hội nghị.
 : Giới thiệu quy trình lập kế hoạch cho cuộc họp một cách chuyên
nghiệp : từ việc viết tờ trình đề nghị tổ chức cuộc họp – đến thực hiện một nội dung
chi tiết cho một hợp đồng thực hiện tổ chức hội nghị- hội họp ( sự kiện) cho khách
hàng.
 !: Giúp cho sinh viên cách quản lý việc thực hiện tiến trình cuộc họp ( sự
kiện) theo dõi, xử lý các tình huống xẩy ra trong tiến trình thực hiện hội nghị ( sự
kiện). Sinh viên có kỹ năng rút kinh nghiệm, đánh giá lại các hoạt động để đưa ra
kinh nghiệm tổ chức sự kiện tốt hơn.
3- Nội dung và phân bố thời gian
Tuần Số tiết Nội dung giảng dạy Tài liệu
tham khảo
mục
3 Chương I: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI
NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)
1. Khái quát về hội nghị hội họp.
2. Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện)
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sự
kiện).
4. Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị.
(9)
3
4
Tuần 1-2 3 Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự
toán ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)
1. Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến hội nghị -
hội họp ( sự kiện)

2. Hình thành chủ đề hội nghị - hội họp ( sự kiện)
-"#$%&
(9)
Tuần 3-4
3 Chương 2: TT
3. Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị -
hội họp ( sự kiện)
4. Đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng với nhà
đầu tư hội nghị - hội họp ( sự kiện)
"#$%&
(9)
3 Chương 3: Lập kế hoạch
 '()(*+$,-
 .+$,-
"#$%&
(9)
Tuần 5-6
3 Chương 4; Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự
kiện)
1- Thành lập ban tổ chức.
2- Lập tiến độ tổ chức
"#$%&
(9)
3 Chương 4: TT
3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
4. Chuẩn bị liên quan đến khách mời.
"#$%&
(9)
Tuần 7-8
3 Chương 4 : TT

5. Chuẩn bị địa điểm.
6. Chuẩn bị nhân lực
7. Chuẩn bị hậu cần
(9)
3 Chương 4 : TT
8. Dự tính và chuẩn bị xử lý các tính huống. (9)
4
5
9. Chuẩn bị các yếu tố khác.
10.Chuẩn bị các yếu tố cơ bản
Tuần 9-10
3  /012345
678+9:
1. Khai quát về quản lý hậu cần.
2. Quy trình quản lý hậu cần.
3. Cung ứng dịch vụ vần chuyển & tổ chức.
4. Cung ứng dịch vụ lưu trú.
"#$%&
(9)
3 (tiếp theo chương V)
5. Cung ứng dịch vụ ăn uống
6. Tổ chức mạng lười thông tin liên lạc, truyền
thông.
7. Cung ứng các dịch vụ yêu cầu khác của đại biểu
VIP
(9)
Tuần 11
3 Chương 6:Tổ chức điều hành các hoạt động của hội
nghị - hội họp ( sự kiện)
1. Tổ chức khai mạc.

2. Điều hành diến biến hội nghị - hội họp ( sự kiện)
3. Kết thúc hội nghị - hội họp ( sự kiện)
4. Ôn Tập
(9)
5
6
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)
;<=>51>94>?@=A1BC-,D
E18>,FD+E(47(>#G?3
>H89IJG#1>49+K>&I(CL
< =  $ >,M1>4 $ >, CN ?$   A 4 8 7O C$
CP AM;%#*
C-

,
4A$>,M;< =899
7%7,MQ>47,DN89R9+?-D+
4M
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)
1. Khái quát về hội nghị hội họp.
Khái niệm sự kiện:
Khái niệm hội họp
 Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung
Khái niệm hội nghị
 Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo
quy trình, thủ tục nhất định
2. Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện)
-Phân loại theo mục đích :

Có thể tổ chức một cuộc họp với nhiều mục đích. Loại hình trong cuộc họp có
thể phân chia thành ba lĩnh vực như sau:
o Cuộc họp để giải quyết vấn đề
o Cuộc họp để đưa ra quyết định
6
7
o Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo và họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi
-Phân loại theo mô hình:
o Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.
o Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.
o Hội chợ
o Hội nghị, hội thảo; họp báo.
o Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng. Biểu diễn nghệ thuật; Trình
diễn thời trang.
Chương trình Team building
o Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
o Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.
o Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)
o Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).
-Phân loại theo nội dung
o Hội nghị
o Hội đồng
o Ủy ban
o Thường xuyên
o Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sự kiện).
Phạm vi thảo luận một cách cụ thể
Bất cứ cuộc họp nào đều cần có một mục tiêu và càng cụ thể càng tốt. Người điều
hành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảng
thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người

tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành.
Địa điểm tổ chức cuộc họp
Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho
tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc
7
8
họp.
Nghệ thuật trình tổ chức
Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo
được sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả
mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra.
Vai trò của người điều khiển là trung tâm.
Người điều khiển phải đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc
biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng
cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc
họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự.
Áp dụng linh hoạt
Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng.
Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một
cách cứng nhắc những quy tắc đó.
4. Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị.
Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn
hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với
đội ngũ nhân viên của tổ chức : “tất cả đều là một thành viên của tập thể”
Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân
viên sẽ bắt đầu tin rằng họ đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và
không biết quý trọng thời gian Các chức năng của một cuộc họp:
o Tranh đấu
o Sự hình thành nhóm
o Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian

o Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân
o Ra các quyết định quyết đoán và cam kết
o Phong cách của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm
8
9
Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán
ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)
1. Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến hội nghị - hội họp ( sự kiện)
o Mô hình cuộc họp- hội nghị (sự kiện)
o Phương thức
o Phương pháp
o Địa điểm
o Cơ sở vật chất
o Diễn giả
o Người tổ chức
2. Hình thành chủ đề hội nghị - hội họp ( sự kiện)
Ý tưởng :
Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối
bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá
riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô
như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker),
cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu
ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Hình thành chủ đề cuộc họp: Chịu ràng buộc bởi nội dung, quy mô, văn hóa Doanh
nghiệp, mục tiêu thông tin của nhà quản trị đề ra.
3. Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)
9
10
-Chuẩn bị:
Là quá trình mà người tổ chức sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần

thiết cho tổ chức cuộc họp (sự kiện). Kết quả của việc chuẩn bị sẽ là -Các công
việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí,
tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình );
Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc
các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
-Tiến hành
-Thực hiện tiến hành hành động theo kế hoạch, chương trình đã định có kèm kiểm
soát: nếu thuê ngoài thì việc phân công nhân sự theo dõi việc thực hiện công việc
đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch . Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực
theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi
người sẽ cùng tập hợp lại đề xuất, thống nhất linh hoạt cách giải quyết kịp thời.
-Kết thúc:
Kết thúc cuộc họp (event) việc thu dọn đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ
chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng
( chi phí) cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)
Họp rút kinh nghiệm: sau khi cuộc họp (event) kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo
cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết
thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Ban tổ chức gửi báo cáo
tổng thể cho Lãnh đạo (đối tác) để làm cơ sở quyết toán các khoản chi phí (thanh lý
hợp đồng)
4. Thuyết phục và tiến hành quyết định hội nghị - hội họp ( sự kiện)
-Quy trình tiến hành cuộc họp:
- Thuyết phục lý do tại sao lại phải tổ chức cuộc họp ( Theo mẫu quy định).
Lên chương trình tổng thể :Các bộ phận cần tham gia. Ngân sách, tài liệu, phương
thức và mục tiêu
-Thực hiện quy trình tổ chức
-Triển khai tổ chức
-Đánh giá
10
11

Chương 3: Lập kế hoạch ( thực hành)
 '()(*+$,-/
 .+$,-/ 
14 bước lập kế

hoạch, triển khai thực hiện và theo dõi
cuộc họp
1. Đảm bảo là cuộc họp thực sự cần thiết.
Triệu tập cuộc họp khi:
•
Cần cả nhóm cung cấp thông tin hoặc tư vấn.
•
Muốn nhóm tham gia đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề.
•
Muốn làm rõ một vấn đề mà trao đổi với từng người một không mang lại kết quả.
•
Muốn chia sẽ thông tin, thành công hoặc quan tâm đến cả nhóm.
Không nên tổ chức cuộc họp nếu:
•
Chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân
•
Không có thời gian chuẩn bị
•
Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, thư điện tử hoặcđiện thoại
• Vấn đề đã được giải quyết
•N
ội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người.
2. Xác định và làm rõ các mục tiêu và tiến trình cuộc họp.
•
Dựa vào mục tiêu cụ thể của cuộc họp bạn sẽ quyết định ai là người bạn

muốn

mời
đến dự và cuộc họp nên được tổ chức như thế nào. (để thông báo,
giải quyết vấn đề, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đi đến kết luận?)
•
Mục tiêu của cuộc họp cần phải cụ thể, rõ ràng và khả thi.
•
Phân công vai trò và trách nhiệm và đảm bảo là những vai trò quan trọng được
đảm nhiệm chu đáo:
o Lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó
khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện
sau cuộc họp
o Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết
vấn

đề
và
quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp. Đóng góp kiến thức chuyên môn khi
được yêu cầu. Có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau
11
12
cuộc họp.
o Thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp.
Thư

ký
cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
o Người cộng tác: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp
ý kiến và thảo luận đúng hướng.

•
Xác định rõ ai là người ra quyết định
•
Xác định cách thức đưa ra các quyết định như thế nào: do lãnh đạo, do bỏ
phiếu nhóm, hoặc thống nhất ý kiến chung.
•
Xây dựng nội dung họp và sử dụng danh mục kiểm tra để xây dựng nội dung
cụ thể.
3. Thu hút sự tham gia của những người cần thiết.
Cuộc họp nên bao gồm những người như sau tham gia:
•
Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
•
Có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản các quyết định
•
Có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan
•
Cam kết giải quyết các vấn đề hoặc thực hiện quyết định
•
Có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng.
Mời các thành viên chủ chốt tham gia vào cuộc họp bằng cách:
•
Mời riêng từng người và tổ chức cuộc họp phù hợp với thời gian của họ
•
Trao cho họ vai trò chủ động hoặc khai thác lợi ích khi họ tham gia cuộc họp.

4. Cung cấp trước chương trình cuộc họp.
Đưa vào chương trình những nội dung thích hợp như sau:
o Mục đích cuộc họp
o Kết quả hoặc mục tiêu đặt ra

o Ngày, giờ và địa điểm
o Đối tượng tham gia
o Số lượng người tham gia.
o Vai trò của người tham gia
o Nội dung công việc cùng với trách nhiệm của từng cá nhân và bố trí thời gian
12
13
thực hiện
o Các tài liệu cơ bản về cuộc họp hoặc kế hoạch chuẩn bị
o Thời gian cuộc họp.
Nội dung thảo luận chỉ bao gồm những vấn đề mà nhóm có thể thực hiện được
trong khoảng thời gian cho phép. Đối với cuộc họp kéo dài trong hai tiếng đồng hồ
thì chỉ nên thảo luận không qúa năm vấn đề chính, hoặc trong cuộc họp kéo dài 30
phút thì chỉ nên thảo luận một vấn đề.
o Trình tự các nội dung thảo luận:
o Tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau
o
T
ách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý kiến cần phải thảo
luận giải quyết
o
Đ
i từ các vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi nhất.
5. Thăm dò trước ý kiến của những người tham dự chính
Bạn có thể chuẩn bị cuộc họp tốt hơn nếu bạn:
o Biết trước được ý kiến của những người tham dự chính của cuộc họp về các vấn
đề quan trọng
o Thảo luận với họ những ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với những người tham
gia khác.
Bạn có thể chọn lựa để điều chỉnh nội dung cuộc họp của bạn dựa trên thông tin

từ những người tham gia chính cung cấp cho bạn trước cuộc họp.
6. Chuẩn bị cho cuộc thảo luận và quyết định sẽ đưa ra
o Thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan
o Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến cũng nhưcác mục tiêu của họ
o Động viên những người tham gia phát huy vai trò của mình và cho họ thấy
rằng
bạn
quan tâm đến ý kiến của họ.
o Tóm tắt nội dung cuộc họp với lãnh đạo và cấp trên của bạn, những người
không

thể
tham gia cuộc họp nhưng rất quan tâm đến kết quả cuộc họp này.
o Phân phát chương trình và các thông tin liên quan
7. Nêu rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp
13
14
Nếu bạn trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay vào đầu cuộc họp,
bạn có thể giảm thiểu được việc đi lạc đề hoặc tránh sự đề cập đến các vấn đề
không liên quan.
8. Để tất cả mọi người có cơ hội phát biểu
o Điều chỉnh mức độ đóng góp của bạn để đảm bảo rằng bạn không quá áp đặt
o Kiểm soát những người hay cắt ngang và những người hay áp đảo trong cuộc
họp; tạo cơ hội cho những người ít nói cũng tham gia ý kiến
o Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu
o Can thiệp nếu có một người phê bình hoặc công kích ý kiến của những người
khác
o Ghi lại các ý kiến đóng góp vào một tờ giấy khổ rộng để mọi người cùng nhìn
thấy
o Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến muốn đóng góp cho một vấn đề, cần quan sát

và lắng nghe tất cả những ý kiến của người muốn đóng góp
o Hỏi những người tham gia xem họ đang nghĩ gì. Yêu cầu những người chưa
đóng góp ý kiến phát biểu
o Chia thành các nhóm hai hoặc ba người và yêu cầu các nhóm có báo cáo trở lại
o Đừng quá vội vàng bỏ phiếu hay đưa ra quyết định.
9. Có kết luận cho từng vấn đề
Khi ra quyết định, nhóm có thể bỏ phiếu hoặc dung hoà ý kiến (hai bên cùng
thống nhất) hoặc người lãnh đạo có thể tự đưa ra quyết định:
o Bỏ phiếu cho bạn kết quả nhanh hơn
o Dung hoà ý kiến thường khó hơn và mất nhiều thời gian hơn. Trong dung hoà ý
kiến, không phải tất cả mọi người đều đồng ý với quyết định nhưng vẫn nhất trí là
ủng hộ quyết định đó.
o Quyết định của lãnh đạo thường tốn ít thời gian nhất. Khi áp dụng phương pháp
này, điều quan trọng là tất cả các
thành viên đều cảm thấy quan điểm của họ được
lắng nghe.
10. Kết thúc cuộc họp với một Kế hoạch hành động và truyền đạt
14
15
Các cuộc họp kết thúc không có một kế hoạch hành động và truyền đạt sẽ không đề
ra được một hành động nào sau khi cuộc họp kết thúc. Một kế hoạch hành động và
truyền đạt cần có ba yếu tố:
o Những quyết định và kết quả cụ thể nào đã đạt được trong cuộc họp và những
công việc nào cần được thực hiện sau cuộc họp?
o Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm vụ này?
o Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?
11. Biên bản họp
Một biên bản bao gồm:
o Danh sách những người tham gia
o Mục tiêu cuộc họp

o Các chủ đề chính đã được thảo luận
o Các quyết định chính đã được đưa ra
o Các bước tiếp theo hoặc các kế hoạch hành động
o Thời gian cuộc họp tiếp theo hoặc chương trình theo dõi tiếp
Một biên bản cho các cuộc họp giải quyết vấn đề cũng có thể bao gồm:
o Xác định vấn đề cần giải quyết
o Phương pháp phân tích
o Các giải pháp
o Tiêu chí để đưa ra quyết định
o Quyết định được đưa ra
o Ai theo dõi vào thời gian nào
o Kết quả mong đợi
Sau khi cuộc họp kết thúc, hoàn chỉnh biên bản và kế hoạch hành động, sau đó
gửi cho tất cả những người tham gia cuộc họp, và cả những người không tham
gia cuộc họp, nhưng cần được thông báo. Các kế hoạch hành động có nhiều khả
năng được thực hiện nếu được xem thuộc về trách nhiệm thực tế, bổn phận và
các hợp đồng.
12. Tổ chức họp không chính thức với những người chưa được nghe hoặc không
15
16
hài lòng với kết quả của cuộc họp.
Trong quá trình họp, cần chú ý đến các dấu hiệu không hài lòng của những thành
viên về các quyết định và cần tìm gặp họ sau cuộc họp. Các cuộc trao đổi sau
cuộc họp có thể sẽ cung cấp cho bạn nhiều đóng góp quý báu và có thể tránh làm
những vấn đề đơn giản trở nên phức tạp không cần thiết.
13. Cung cấp đủ các nguồn lực đã hứa
Cần đảm bảo các thành viên sẽ được cung cấp các nguồn lực họ cần để đạt được
các nhiệm vụ đựợc giao. Trong trường hợp không thể cung cấp được, cần giải thích
tại sao.
14. Thực hiện các quyết định của bạn

Thực hiện ngay các quyết định đã đưa ra trong cuộc họp càng sớm càng tốt.
Điều
này
sẽ cho thấy hiệu quả làm việc của bạn với tư cách là người chủ trì cuộc họp.
Cuối cùng, bạn sẽ được đánh giá thông qua những gì bạn làm nhiều hơn là
thông qua những gì bạn nói.
Chương 4
Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự
kiện)
1. Thành lập ban tổ chức.
2. Lập tiến độ tổ chức
3. Chuẩn bị về thủ tục hành chính
4. Chuẩn bị liên quan đến khách mời.
5. Chuẩn bị địa điểm.
6. Chuẩn bị nhân lực
16
17
7. Chuẩn bị hậu cần
8. Dự tính và chuẩn bị xử lý các tính huống.
9. Chuẩn bị các yếu tố khác.
10.Chuẩn bị các yếu tố cơ bản
+ Các gợi ý cho việc chuẩn bị

và tổ

chức một cuộc họp
o Chỉ mời những người cần phải tham dự và những người có thể đóng góp để đạt
được các mục tiêu của cuộc họp.
o Nếu làm việc với một nhóm lớn, cần chuẩn bị nhiều phương thức.
o Chọn lựa một không gian họp thích hợp và cần kiểm tra địa điểm họp và các

thiết bị cần thiết
o Chuẩn bị chương trình họp. Một cuộc họp không có chương trình cũng như một
đội quân tìm kiếm không có bản đồ.
o Lên kế hoạch thời gian từ 30 phút đến 2 giờ đối với các cuộc họp cho nhóm nhỏ
và thường nên dự tính thấp khối lượng công việc một nhóm có thể hoàn thành.
o Tổ chức cuộc họp càng ít thời gian càng tốt trong khi vẫn đạt được các mục tiêu
của cuộc họp
o Thu thập các thông tin và tài liệu liên quan đến cuộc họp
o Bắt đầu và kết thúc họp đúng giờ
o Bắt đầu với các vấn đề đơn giản hơn. Những thành công buớc đầu thường sẽ tạo
thuận lợi cho những thành công tiếp theo
o Biên bản họp: Ghi lại tất cả những vấn đề xảy ra trong cuộc họp
o Yêu cầu mọi người cung cấp tài liệu
-
Các gợi ý cho việc kết thúc một cuộc họp
o Ghi lại các bước tiếp theo hoặc xây dựng một chương trình hành động và phổ
biến để thông báo cho những người tham gia và các bên liên quan khác.
o Kết thúc cuộc họp khi đã đạt được các mục tiêu, khi cuộc họp không tiến
triển hoặc khi đã hết thời gian.
o Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp: những vấn đề đã hoàn
thành
17
18
o Đảm bảo việc theo dõi
o Củng cố tầm quan trọng của những quan điểm và ý tưởng đã được chia sẻ và
những cam kết góp phần cho cuộc họp được tổ chức thành công
o Cám ơn sự tham gia nhiệt tình của mọi người
-Cách

giải quyết với các tình huống không mong đợi.

Các thành viên đến muộn
o Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
o Tìm hiểu những gì có thể khiến người đến muộn tham dự đúng giờ.
o Giao cho người hay đến muộn này một công việc phải làm trong cuộc họp
o Sau cuộc họp và khi chỉ có 2 người, hỏi tại sao người này lại đến muộn
Những thành viên về sớm
o Tìm hiểu tại sao những người này thường về sớm
o Khi bắt đầu cuộc họp, hỏi xem liệu mọi người có thể ở lại dự họp cho đến khi
kết thúc được không. Nếu không, cần xem xét điều chỉnh lại thời gian của cuộc
họp.
Các thành viên luôn lặp đi lặp lại một vấn đề
o Ghi các ý kiến đóng góp của những người này lên giấy lật
o Nói cho họ biết rằng bạn đã nghe ý kiến của họ
o Để vấn đề này lại thảo luận sau
Các thành viên làm việc riêng trong cuộc họp
o Đặt một câu hỏi và yêu cầu những người này trả lời
o Điểm danh những này trong giờ giải lao
o Nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp
Nói chuyện riêng
o Yêu cầu mọi người tập trung bằng câu hỏi như S19PDN<=
4TCG#CL+UM
o Hỏi những người nói chuyện riêng liệu họ có thể chia sẻ cuộc nói chuyện cho
mọi người nghe hoặc họ tiếp tục câu chuyện sau khi cuộc họp đã kết thúc
18
19
o Trong giờ nghỉ giải lao, hỏi xem chuyện gì đã xảy ra
Những thành viên luôn tỏ ra là họ biết tất cả
o Ghi nhận sự hiểu biết của họ
o Yêu cầu họ kiên nhẫn và lắng nghe ý kiến của những người khác.
Các bước để

thảo luận một vấn đề
Khi các thành viên tham gia họp gặp phải vấn đề khó khăn, có thể đặt những câu
hỏi dẫn dắt như sau:
a. Các thành viên hiểu như thế nào về vấn đề này? Vấn đề này đã xảy ra trong bao
lâu? hiện nay vấn đề này diễn ra như thế nào?
b. Thống nhất về cách xác định vấn đề
c. Các nguyên nhân của những vấn đề này là gì?
d. Có những giải pháp nào cho vấn đề này? Những hậu quả gì có thể xảy ra nếu
vấn đề không được giải quyết?
e. Chúng ta sẽ chọn lựa một giải pháp như thế nào? Các nhân tố chính như thời
gian, nguồn lực, tài chính, giá trị .v.v.
f. Thống nhất về một giải pháp
Chương 5:
Quản lý hậu cầm phục vụ hội nghị - hội
họp
( sự kiện)
1. Khái quát về quản lý hậu cần.
Chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp
Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cần chú trọng các điểm
sau:
19
20
Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt.
Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn
định cụ thể.
Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có
báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ
phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó

trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp
và năng lực quản trị tốt.
In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi
đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các
thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước
uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn
đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành
ngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo
tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như
thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp.
Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp
khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt
khách mời.
Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với
khách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị
phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các
dây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử
hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị.
Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm.
20
21
Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bị
chu đáo. Các loại thức uống như cà fê, trà và các loại bánh ngọt phải chuẩn bị
nhiều hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt.
2. Quy trình quản lý hậu cần.
o Nguồn cung cấp, kho bảo quản, quy trình xuất kho, kiểm hàng, trình bày
3. Cung ứng dịch vụ vận chuyển & tổ chức.
o Tàu xe, máy bay, xe đưa rước đại biểu,

o Phương tiện vận chuyển, bốc dỡ trang thiết bị và hậu cần
4. Cung ứng dịch vụ lưu trú.
o Địa chỉ, sơ đồ, hình thức thanh toán kinh phí khách sạn, nhà nghỉ,
5. Cung ứng dịch vụ ăn uống
o Ăn sáng ăn trưa ăn tối, tiệc rượu, trà nước phục vụ hội nghị (kiến thức về văn
hóa ẩm thực)
6. Tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc, truyền thông.
o Báo chí, quay phim, chụp ảnh, truyền hình trực tiếp, kỹ thuật viên phục vụ điều
khiển thiết bị
7. Cung ứng các dịch vụ yêu cầu khác của đại biểu VIP.
o Hội nghị lớn: Bảo vệ
o Người dẫn đường.
o Người chịu trách nhiệm liên lạc, thủ tục pháp lý đăng ký phòng , mua vé tàu xe,
điều hành phương tiện đón đưa,
Tham khảo:
NGHệ THUậT Tổ CHứC CHIÊU ĐÃI VÀ Dự CHIÊU ĐÃI
1.Một số loại tiệc thông dụng hiện nay
1.1 Tiệc ngồi:Là hình thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào buổi ăn
chính. Tiệc trưa thường 12h trở đi, tiệc tối từ 18h, tiệc đêm từ 21h trở đi
Địa điểm có thể tổ chức trong phòng hay ngoài vườn .Cầnb đặt tực đơn lên bàn
tiệc có thiếp ghi rõ ràng họ, tên từng người theo ngôi thứ đặt trên bàn tiệc (nếu
là tiệc là ngoại giao)
21
22
1.2 Tiệc đứng: Là thức tiệc rộng, long trọng,ăn đứng, khách có thể đông đến
hàng trăm, hàng nghìn người. Có thể tổ chức ở một hay nhiều phòng hoặc ở
ngoài sân vườn.Thời gian từ 18 h trở đi.Đặc điểm của hình thức tiệc đứng
thường là không để thực đơn, không sắp xếp chổ ngồi. Món ăn có nhiều, sang
trọng, lịch sự, thịnh soạn(chủ yếu là món ăn nguội) có thể thêm món súp nóng
đưa ra lúc giữa tiệc.Có thể có một vài món nóng do đầu bếp chế biến ngay trong

phòng tiệc.
1.3 Tiệc Cocktail:Đây cũng là hình thức tiệc đứng, nhưng tiệc cocktail đơn giản
hơn hơn tiệc đứng. Người ta thường uống nhiều hơn ăn.Món ăn thường là
sandwich, thịt nướng, bánh có nhân.Nói chung món ăn của tiệc này ít hơn tiệc
đứng. đặc điểm của hình thức tiệc cocktail thường là không để thực đơn,
không sắp xếp chổ ngồi nhưng thức ăn đồ uống do những người phục vụ mang
đến cho từng người.Thời gian tổ chức khoảng từ 15 đến 17 giờ trở đi kéo dài
khoảng hai tiếng.Thường đựơc tổ chức vào dịp khai mạc hay bế mạc hội nghị,
hội thảo quốc tế.Ở nước ngoài cơ quan đại diện thường tổ chức chiêu đãi phim,
họp báo kết họp chiêu đãi cocktail
1.4Tiệc trà : Đây là hình thức tiệc đơn giản, gọn nhẹ.Thời gian tổ chức vào
khoảng 16giờ. Trong tiệc thường có bánh ngọt, mức, hoa quả, món ăn tráng
miệng, nước chè, nước quả, bia(có thể dùng ít vang trắng).Tất cả các món ăn,
thức uống này đều bày trên bàn nhỏ, kê gần nhau.Thời gian tiệc kéo dài khoảng
1 tiếng. ở các nước phụ nữ hay dùng tiệc trà thết đãi nhau .Thường thì phu nhân
của Bộ trưởng Bộ ngoại giao mời phu nhân các đại sứ, đại diện ngoại gioa nhân
dịp đầu năm mới hoặc một dịp nào đó. Cũng có khi phu nhân một đại sứ mời
phu nhân một đại sứ khác.
2.Cách xử sự trong bữa tiệc:
Ngồi vào bàn theo sơ đồ có sự hướng dẫn của người phục vụ
-Khi chủ tiệc có lời mời khách ăn và mở khăn ăn thì mọi người mới mở khăn ăn
của mình
- Trong khi ăn không nên cầm mãi trong tay dụng cụ ăn của mình mà cứ ăn
xong mỗi miếng lại đặt chúng xuống
22
23
- Khi ăn xong 1 món ăn, không nên xếp ngay dụng cụ ăn vào đĩa đẩy ra chổ
khác, mà phải chờ mọi nguời ăn xong món ấy
- Trên cơ sở thực đơn và khả năng của mình mà sử dụng liều lượng cho hợp lý
- Cần kín đáo che miệng khi phải dùng tăm xĩa răng

- Hết sức chú ý không để rơi cốc, tách, dao, dĩa và làm đôớ thức ăn ra bàn,
xuống sàn nhà
-Trong khi ăn khách là nam giới ngồi cạnh nữ giới phải giúp đỡ nữ trong việc
lấy thức ăn
- Việc lấy thức ăn hoặc nói chuyện qua mặt người khác là bất lịch sự, nếu thật
cần thiết phải xin lỗi
- Khi nghe có người khác phát biểu ý kiến, mọi người nên ngừng ăn, không nói
chuyện hoặc nói chuyện nhỏ.
Không nên chồm qua mặt người khác hoặc qua bên kia bàn để lấy một dĩa thức
ăn
Trong bữa ăn cần có lời khen ngợi ông (bà) chủ tiệc về những món ăn ngon
khéo đặt thực đơn.
3.Cách thức sử dụng dụng cụ ăn :
3.1 Kiểu ăn chữ chi của người Mỹ:Thực khách cầm dĩa quay đầu nhọn xuống
dưói bằng tay trái để giữ thức ăn rồi dùng dao tay phải để cắt ra từng miếng. Sau
đó đặt dao xuống và chuyển dĩa sang tay phải xiên từng miếng thức ăn đưa lên
miệng với đầu nhọn quay lên trên.
3.2 Kiểu ăn của châu Âu: Thực khách cầm dĩa bằng tay trái mũi nhọn xuống
dưới và cắt thức ăn bằng dao trong tay phải.Sau đó, vẫn tiếp tục cầm dĩa trong
tư thế ban đầu và xiên thức ăn đưa qua miệng.Không cần hoán chuyển qua tay
phải.Khi không dùng dao nữa nên đặt dao nằm chéo bên phải của dĩa ăn và cầm
dĩa bằng tay phải.
Cách tính toán và lập thực đơn cho các bữa liên hoan, chiêu đãi
Tùy theo hoàn cảnh và điều kiện sẵn có kết hợp với tính chất của bữa ăn liên
hoan mà chuẩn bị thực đơn cho phù hợp.
IJRV?WE4>+(86?XXY7YX17Y%Y:/ thì thực đơn thường
23
24
có một món ăn chính với một hoặc hai món rau, salad, bánh mì hoăc cơm, món
tráng miệng và thức uống giải khát.

ZJ[H4DE/ Nên chọn các món dễ dọn và khách ăn dễ dàng, sạch sẽ.
Tránh món ăn có nhiều nước, có dây hoặc nước xốt cà nhỏ giọt. Thức ăn cần
mềm, có thể dùng nĩa cắt, không cần sử dụng dao. Món ăn giữ nóng lâu và trông
đẹp mắt.
IJRV?WEDA>\4DE%?>/
[b}]I^?58C/[/b}
Tùy theo hoàn cảnh và điều kiện sẵn có kết hợp với tính chất của bữa ăn liên
hoan mà chuẩn bị thực đơn cho phù hợp. Thông thường, thực đơn được kê như
sau:
- Món khai vị: Đồ nguội - súp - gỏi
- Món ăn chơi
- Món nhậu
- Món ăn chính (ăn no)
- Món lẩu - canh
- Món cơm - mì - bún
- Món tráng miệng.
+ Để cấu tạo thực đơn hoàn chỉnh, cần lưu ý:
- Chọn trong mỗi loại thức ăn tối thiểu một món tiêu biểu theo ý.
- Các món ăn cần có sự hoà hợp với nhau.
- Không thể trùng lặp về nguyên liệu chính và màu sắc goiữa các món ăn phải
được hài hoà, không đơn điệu
;H
Trong cùng một thực đơn không thể chọn các món toàn gà hoặc toàn vịt hay
tôm cá
+ Nên chọn các món ăn có thể nấu trước ngày đãi tiệc xen lẫn món ăn cần nấu
ngay hôm đãi tiệc để khôngquá bận rộn.
- Phải tôn trọng trinh tự của món ăn ghi trong thực đơn, món nào cho ăn trước
món nào cho ăn sau. Tránh đưa những món ăn tương tự ra cùng một lúc.
24
25

]I"C[>?>#%H/
Ngoài việc lập thực đơn, chế biến thức ăn phù hợp với khảu vị, việc sắp đạt và
bày dọn một bữa ăn cũng không kém phần quan trọng, góp phần làm cho bữa ăn
thêm tươm tất và ngon miệng.
I"C[Y,1R_9.4/Mỗi phần ăn gồm có:
- Chén cơn hay ăn các thức ăn khác.
- Đĩa kê.
- Đũa, muỗng ăn canh.
- Khăn lau.
- Ly nước.
- chén bát đựng nước mắm.
]I(%&?>#
- Chén úp lên dĩa kê. Đữa đặt bên mặt của chén, muỗng ăn canh đặt bên trái
chủa chén.
- Khăn đặt trên dĩa kê, úp chén lên khăn ăn ( có thể xếp khăn thành hình bông
hoa đặt trên miệng chén hoăc miệng ly).
- Ly nước để phía trên đũa và cách đầu đũa độ 1 cm.
- Chén đựng nước chấm để trước chén ăn cơm.
I"C[Y,1R;G#/Mỗi phần ăn gồm có:
- Dĩa bàn ăn
- Đồ gác dao muỗng (nếu có)
- dao
- ly nước (hoặc rượu)
- Muỗng, nĩa.
- Khăn ăn.
]I(%&?>#
Tại mỗi phần ăn thường đặt hai cái dĩa, dĩa sâu ở trên, dĩa cạn ở dưới (dùng làm
dĩa kê) để khi ăn xong một món, lấy bớt dĩa dơ ra, còn lại một cái sạch để dùng
món khác. Như thế tránh được phiền phức. Bên phải đặt dao và muỗng, bên trái
đạt nĩa. Những ly rượu thường đặt phía trước dĩa, cạnh những ly rượu có thêm

25