quy trình tổ chức sự kiện

7 quy trình thực hiện 1 Sự
kiện
(MPA) - Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình
hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công
việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những
ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể
lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải
qua những thủ tục cơ bản sau:
1.Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối
bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng
của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa
điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí
(decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt
(audiovisual, special effects).
2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình
này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các
công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của
event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các
công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần -
Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn
dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình ); Bảng phân công
công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và
Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt
ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công
việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập
hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa

lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract
acquittal), bảo quản kho (storage)
7.Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại
những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng
nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó
đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với
quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi
biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.
MPA Edito