THAM LUẬN “ĐÀ NẴNG HOÀN THÀNH CHỈ TIÊU LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TIẾN TỚI CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ”

34

8. THAM LUẬN “ĐÀ NẴNG HOÀN THÀNH CHỈ TIÊU LẬP HỒ SƠ
ĐIỆN TỬ TIẾN TỚI CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ”
Sở Nội vụ TP. Đà Nẵng
Chúng ta biết rằng, làm việc qua mạng với văn bản điện tử đó là xu hướng tất
yếu của cơng cuộc chuyển đổi số hiện nay. Trong đó, một nội dung quan trọng của
chuyển đổi số tại các cơ quan hành chính nhà nước là thông qua việc thay đổi cách
thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, văn bản giấy,
họp trực tiếp...) chuyển sang phương thức làm việc qua mạng với họp trực tuyến, sử
dụng văn bản điện tử.
Một trong những điểm mới của công tác văn thư theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ là sử dụng văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử. Đây
là nội dung hết sức quan trọng, có tính đột phá trong cơng tác văn thư nhằm tạo mơi
trường làm việc hiện đại, chun nghiệp, giảm chi phí, thời gian và công sức; làm cơ
sở cho việc chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử. Quyết định số 458/QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các
cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đã đặt ra mục tiêu mang tính chất quyết định
cho cơng tác văn thư, lưu trữ (VTLT) điện tử, đó chính là đảm bảo tối thiểu 80% tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử. Để hoàn thành mục
tiêu này, đòi hỏi các cơ quan phải chuyển đổi số mạnh mẽ, phải xử lý, giải quyết
80% văn bản, hồ sơ hồn tồn trên mơi trường mạng.
Nhận thức được vai trị, tầm quan trọng đó, thời gian qua, thành phố Đà Nẵng
đã quyết tâm, tăng cường đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử
trong quản lý, điều hành và xử lý giải quyết công việc.
1. Kết quả đạt được
- Đến tháng 6 năm 2022, tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử của thành phố Đà
Nẵng đã đạt mức 89%, tăng từ mức 05% vào cuối năm 2019. Với kết quả này, thể
hiện việc gần như các cơ quan hành chính thành phố đã chuyển đổi từ phương thức
làm việc thủ công sang điện tử.
- 100% văn bản văn bản đi, đến được đều đăng ký, quản lý tập trung trên Phần
mềm Quản lý Văn bản và điều hành dưới dạng điện tử hoặc sao y từ bản giấy sang

bản điện tử (năm 2021 có 1.325.059 văn bản đến điện tử và 438.816 văn bản đi điện
tử; tính đến ngày 20/6/2022, có 438.816 văn bản đến và 198.930 văn bản đi điện tử).
- 100% văn bản đi đều được gửi liên thông trên Phần mềm Quản lý văn bản
và điều hành, đây là cơ sở quan trọng đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào của các cơ
quan, đơn vị ở định dạng điện tử.
- 100% các cơ quan, đơn vị đều đã triển khai lập hồ sơ công việc điện tử với
sự tham gia của 100% công chức tham mưu giải quyết công việc.
Với kết quả này, thành phố Đà Nẵng đã hoàn thành chỉ tiêu về tạo lập văn bản
điện tử và lập hồ sơ điện tử được Chính phủ giao tại Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử


35

của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; tạo lập dữ liệu số tiến tới chuyển
đổi số trong công tác lưu trữ của thành phố.
2. Cách thức thực hiện để đạt mục tiêu
Để đạt được kết quả nêu trên đã thể hiện sự quan tâm, quyết tâm của lãnh đạo
thành phố Đà Nẵng, lãnh đạo từng cơ quan trong việc đầu tư cơ sở hạ tầng, trang
thiết bị, hệ thống phần mềm, giải pháp cơng nghệ và bố trí nhân lực; sự cố gắng, nỗ
lực rất lớn của công chức, người lao động tại các cơ quan hành chính của thành phố
và hiệu quả của công tác tham mưu quản lý nhà nước đối với công tác VTLT thông
qua các hình thức như sau:
Thứ nhất, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử: Để
các cơ quan có cơ sở và thuận lợi trong việc triển khai lập hồ sơ điện tử, từ năm 2021
đến nay, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố ban
hành nhiều văn bản quy định chỉ tiêu, thời gian hoàn thành lập hồ sơ điện tử; các
công văn chỉ đạo lập hồ sơ điện tử và Sở Nội vụ đã ban hành 15 văn bản hướng dẫn,
đôn đốc các cơ quan lập hồ sơ điện tử.
Thứ hai, công nghệ là nền tảng then chốt cho việc tạo lập hồ sơ công việc
điện tử. Với sự tự chủ trong việc xây dựng, phát triển Hệ thống thơng tin chính quyền

điện tử bao gồm Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và hệ sinh thái kèm theo,
thành phố Đà Nẵng đã đảm bảo một nền tảng về công nghệ cho việc triển khai đồng
bộ các giải pháp từ nhận, xử lý văn bản điện tử đến lập, lưu trữ hồ sơ công việc điện
tử. Từ năm 2017, phân hệ lập hồ sơ công việc điện tử đã được xây dựng. Ngay khi
Quyết định 458 của Thủ tướng được ban hành, chức năng quan trọng nhất là yêu cầu
công chức, viên chức phải lập hồ sơ điện tử từ thời điểm dự thảo văn bản đã được bổ
sung. Các công nghệ, ứng dụng về ký số cũng được nâng cấp liên tục như ký số trực
tiếp trên SIM điện thoại, ký số trực tiếp trên bản PDF và mới nhất là công nghệ ký số
trên bản word đã tạo ra sự thuận tiện nhất cho lãnh đạo các cấp trong việc chuyển đổi
phương thức làm việc. Thành phố cũng đã áp dụng các công nghệ nhận dạng tự động
hỗ trợ cho việc lập hồ sơ công việc với văn bản đến, công nghệ robot thơng báo tình
hình lập hồ sơ cơng việc cho lãnh đạo các cấp. Tất cả các giải pháp công nghệ trên
tạo ra sự chuyển biến đột phá trong thay đổi cách thức làm việc của công chức, viên
chức các cấp và đảm bảo đạt tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử.
Thứ ba, tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn trực tiếp cho các cơ quan. Từ
năm 2021 đến nay, Sở Nội vụ đã tổ chức 07 lớp tập huấn (trực tuyến và trực tiếp)
hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cho 1.036
lượt công chức tại các cơ quan. Đối với các lớp trực tuyến, Sở Nội vụ thực hiện ghi
âm, ghi hình bài giảng và gửi văn bản thông báo địa chỉ đăng tải bài giảng đến các
cơ quan để thuận lợi trong việc theo dõi, thực hiện lập hồ sơ điện tử. Đồng thời, Sở
Nội vụ đã cử công chức hướng dẫn nhiều cơ quan, đơn vị để tập huấn chuyên sâu về
lập hồ sơ điện tử.
Thứ tư, thực hiện kiểm tra và đánh giá xếp loại cơng tác VTLT trong đó
chú trọng nội dung lập hồ sơ điện tử. Từ năm 2011 đến nay, thành phố Đà Nẵng
thực hiện đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác VTLT hàng năm để thúc đẩy


36

sự thi đua, nỗ lực giữa các cơ quan. Để các cơ quan quan tâm, tập trung lập hồ sơ

điện tử, năm 2021, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND thành phố điều chỉnh Bộ tiêu chí
đánh giá, trong đó tiêu chí lập hồ sơ điện tử là một trọng số quan trọng (chiếm 18/100
điểm) và lấy tiêu chí này là một trong những tiêu chí khống chế kết quả xếp loại (ví
dụ: Cơ quan đạt 90 điểm, đủ xếp loại xuất sắc nhưng không đạt 13/18 điểm lập hồ
sơ, bị hạ xuống loại tốt). Kkết quả xếp loại VTLT năm 2021, có 10 cơ quan bị hạ
một loại do bị khống chế bởi điểm lập hồ sơ. Vì vậy, để có thứ hạng cao trong cơng
tác VTLT hàng năm, yêu cầu các cơ quan phải chú trọng, thực hiện tốt việc lập hồ
sơ điện tử. Bên cạnh đó, nhiều cơ quan, đơn vị đã lấy kết quả lập hồ sơ điện tử là một
trong những tiêu chí đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng tháng.
3. Biện pháp để Đà Nẵng chuyển đổi số trong công tác lưu trữ
Mặc dù đã sớm đạt chỉ tiêu nhưng việc lập hồ sơ điện tử của thành phố Đà
Nẵng vẫn còn hạn chế đó là chất lượng lập hồ sơ điện tử chưa tốt. Nguyên nhân là
do tâm lý chưa yên tâm khi quản lý hoàn toàn văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng
nên tại một số cơ quan vừa hình thành văn bản điện tử vừa hình thành văn bản giấy;
do lãnh đạo cơ quan chưa thực sự quyết tâm trong việc thay thế phương pháp quản
lý, điều hành từ giấy sang điện tử. Do đó, thành phố ln xác định tư tưởng không
được chủ quan, lơ là với kết quả đã đạt được, cần tiếp tục tập trung thực hiện một số
biện pháp trong thời gian đến để lãnh đạo cơ quan quyết tâm cao trong việc sử dụng
chữ ký số, văn bản điện tử, thay đổi phương thức làm việc từ giấy sang điện tử; duy
trì chỉ tiêu và nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử, đồng thời đẩy mạnh thực hiện
chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. Các biện pháp cụ thể như sau:
Một là, thành phố tiếp tục đề xuất, kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền hồn
thiện thể chế và các quy định liên quan để tạo hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ
điện tử.
Hai là, tiếp tục nâng cấp, hồn thiện các Hệ thống cơng nghệ thơng tin hiện
có, đảm bảo phục vụ tốt hơn cho quá trình xử lý cơng việc, văn bản; áp dụng các
cơng nghệ mới như nhận dạng chữ viết (OCR), công nghệ trí tuệ nhân tạo trong đọc
hiểu văn bản (NLP); đề xuất cấp chữ ký số cá nhân cho công chức chun mơn giải
quyết cơng việc… để tăng mức độ chính xác, hiệu quả của văn bản điện tử, hồ sơ
điện tử.

Ba là, khẩn trương xây dựng, hình thành và triển khai Kho lưu trữ số của thành
phố Đà Nẵng. Thực tế hiện nay, dữ liệu vẫn đang được lưu trữ rải rác tại các hệ thống
và tại Lưu trữ lịch sử thành phố. Do đó, hình thành Kho lưu trữ số để tích hợp, quản
lý thống nhất các nguồn dữ liệu điện tử là mục tiêu quan trọng của chuyển đổi số
trong công tác lưu trữ. Để thực hiện mục tiêu trên, hiện nay thành phố đang xây dựng
“Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và kho lưu trữ số của thành
phố Đà Nẵng giai đoạn 2023-2025, định hướng đến năm 2030”.
Bốn là, xác định con người là nhân tố then chốt để thực hiện thành cơng
chuyển đổi số, do đó thành phố sẽ thực hiện liên tục, đồng bộ nhiều hình thức tuyên
truyền, phổ biến, đào tạo, hướng dẫn VTLT điện tử đến công chức, viên chức, người


37

lao động để cập nhật thông tin, kiến thức cũng như thay đổi cách thức làm việc trong
môi trường điện tử.
Trên đây là nội dung tham luận “Đà Nẵng hoàn thành chỉ tiêu lập hồ sơ điện
tử tiến tới chuyển đổi số trong công tác lưu trữ” của Sở Nội vụ tại Hội nghị trực
tuyến sơ kết công tác 06 tháng đầu năm 2022 của ngành Nội vụ./.