Khóa luận: Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận tây hồ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: TS. CHU THỊ HẬU
: NGUYỄN TUYẾT MAI
: 1305LTHA032
: 2013-2017
: ĐH LTH 13A

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của nhà trường, sự phân công của Khoa Văn thư Lưu
trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫn của cô giáo TS. Chu Thị
Hậu, em đã thực hiện đề tài khóa luận “Tổ chức lao động khoa học trong

công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ”.
Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô
giáo đã hết lòng giảng dạy em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn
luyện ở trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em cũng xin cảm ơn cô giáo hướng
dẫn TS. Chu Thị Hậu đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa luận
này. Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị làm việc tại Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ đã giúp đỡ em trong quá trình em nghiên cứu, tìm hiểu tại Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn
chỉnh nhất, tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn và kiến thức cũng như
kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên khóa luận không thể tránh khỏi những
thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo để
khóa luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Tuyết Mai


MỤC LỤC
Đề mục

Nội dung đề mục
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1
Lý do chọn đề tài
2

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
5
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
6
Đóng góp của đề tài
7
Cấu trúc đề tài
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LAO

Trang số
1
1
2
3
3
6
7
7
8
8

ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU
1.1
1.1.1
1.1.2

1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7

TRỮ
Một số khái niệm
Khái niệm công tác lưu trữ
Khái niệm tổ chức
Khái niệm lao động
Khái niệm tổ chức lao động
Khái niệm khoa học
Khái niệm tổ chức lao động khoa học
Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong công

8
8
8
8
9
9
9
9

1.2

tác lưu trữ
Đối tượng, nhiệm vụ, điều kiện thực hiện và các

9

nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong công
1.2.1

tác lưu trữ.
Đối tượng của tổ chức lao động khoa học trong công

9

1.2.2

tác lưu trữ
Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học trong công

10

1.2.3

tác lưu trữ
Điều kiện thực hiện tổ chức lao động khoa học

12

1.2.4

trong công tác lưu trữ
Các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học trong

12

1.3

công tác lưu trữ
Vị trí, mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động

13

1.4

khoa học trong công tác lưu trữ.
Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong

14

1.4.1

công tác lưu trữ
Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu

15

trữ
1.4.2
Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ
1.4.3
Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.4.4
Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ

1.4.5
Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ
1.4.6
Đào tạo và nâng cao trình độ lao động
Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA

16
18
20
21
23
23

HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ
2.1

BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền

23

2.1.1

hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.
Lịch sử hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây

23

2.1.2

Hồ
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân

23

2.1.3
2.2

dân quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền

25
26

hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Uỷ
2.2.1

ban nhân dân quận Tây Hồ
Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận

27

2.2.2

Tây Hồ
Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND &

27

2.2.3

UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND

29

2.3

quận Tây Hồ
Thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công

29

2.3.1

tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu

29


2.3.2

trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ

33

2.3.3

tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Bố trí nhân sự làm lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận

34

2.3.4

Tây Hồ
Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ tại Ủy

35

2.3.5

ban nhân dân quận Tây Hồ
Bố trí trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tại Ủy

38

2.3.6

ban nhân dân quận Tây Hồ
Đào tạo và nâng cao trình độ lao động tại Ủy ban

43

nhân dân quận Tây Hồ
Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU

44

QUẢ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC
TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN
3.1

NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ.
Nhận xét, đánh giá về tổ chức lao động khoa học

44

trong công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận
3.1.1
3.1.2
3.2

Tây Hồ.
Ưu điểm
Hạn chế
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao

44
45
49

động khoa học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban
3.2.1
3.2.2
3.2.3

nhân dân quận Tây Hồ.
Về nhận thức của lãnh đạo
Về các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan
Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
C. PHẦN KẾT LUẬN
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Đ. PHỤ LỤC

49
50
52
58
59


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03
04

Chữ viết đầy đủ của cụm từ
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Và
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Chữ viết tắt của cụm từ
UBND

HĐND
&
HĐND & UBND


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ là một hoạt động quan trọng không thể thiếu của mỗi
cơ quan, tổ chức, nó có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin,
giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ
quan, góp phần to lớn vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí
mật an ninh quốc gia…
Sự phát triển của công tác lưu trữ trong thời kỳ hiện đại ngày càng đòi
hỏi phải giải quyết tốt việc tổ chức lao động trong các phòng, kho lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức. Nếu các cơ quan không tổ chức tốt quy trình lao
động trong các phòng, kho lưu trữ thì điều đó sẽ trực tiếp hạn chế việc đưa
hiệu suất lao động trong công tác lưu trữ lên cao. Mặt khác, nó sẽ gây ảnh
hưởng không tốt đối với việc phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ trong đời
sống xã hội. Hoạt động của các phòng, kho lưu trữ của cơ quan trong tình
hình đó sẽ rất khó đi vào nề nếp, ít mang lại lợi ích thiết thân.
Trong công tác lưu trữ, muốn đưa hoạt động của các phòng, kho lưu
trữ vào nề nếp, nâng cao hiệu suất công tác trong cơ quan, làm cho lao động
của cán bộ lưu trữ mang lại những lợi ích thiết thực với những chi phí thấp
nhất mà hiệu quả lại cao nhất thì cần phải thực hiện việc tổ chức lao động
khoa học trong lĩnh vực lưu trữ, cụ thể là phải biết kết hợp hài hòa các yếu
tố: con người (lãnh đạo, các cán bộ công chức viên chức), môi trường làm
việc (phòng, kho lưu trữ) và các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ. Nói
cách khác, để tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ cần áp dụng
các thành tựu của khoa học, các kinh nghiệm tiên tiến, khai thác và sử dụng

hiệu quả các phương tiện hiện đại để nâng cao năng suất và hiệu quả lao
động, đảm bảo sức khỏe của cán bộ lưu trữ.

1


Tuy nhiên trong thực tế hiện nay, việc tổ chức lao động khoa học nói
chung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng tại phần
lớn các cơ quan vẫn chưa được quan tâm, chú trọng, việc áp dụng những
biện pháp tổ chức lao động trong công tác lưu trữ còn chưa hợp lí, chưa
khoa học làm cho năng suất, hiệu quả lao động trong công tác lưu trữ của cơ
quan chưa cao.
Với mong muốn được hiểu rõ hơn về việc tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ tại cơ quan và tìm ra những giải pháp giúp cho việc tổ
chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại cơ quan đạt hiệu quả tốt
nhất, trong thời gian khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây
Hồ, em đã tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học trong
cồng tác lưu trữ ở đây. Đó là lý do em chọn đề tài “Tổ chức lao động khoa
học trong công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ” làm đề tài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
Việc nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ giúp em củng cố lại những kiến thức đã học,
có thêm nhận thức thực tiễn về sự cần thiết tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ và rút ra được những bài học bổ ích để tổ chức khoa học,
hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Ngoài ra, việc tìm hiểu thực tế tổ chức lao động khoa học trong công
tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ giúp em đánh giá được thực trạng tổ
chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại đây, thấy được những ưu

điểm và nhược điểm trong việc tổ chức lao động khoa học, từ đó đề xuất
những giải pháp khắc phục, giúp cho công tác lưu trữ tại UBND quận Tây
Hồ đạt chất lượng, hiệu quả lao động cao.
Nhiệm vụ nghiên cứu:

2


- Tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ.
- Khảo sát về thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu
trữ tại UBND quận Tây Hồ trong thời gian vừa qua.
- Phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn hạn chế đối với việc
tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức lao động
khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi về thời gian: 2012 - 2016.
+ Phạm vi về không gian: Tại UBND quận Tây Hồ.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Từ lâu, trong nhiều ngành sản xuất và nghiên cứu, vấn đề tổ chức lao
động như thế nào để đạt năng suất cao nhất đã trở thành mối quan tâm của
các nhà khoa học, các cán bộ quản lý. Do vậy, khi nhắc đến tổ chức lao động
khoa học nói chung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói
riêng, từ trước đến nay đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa
học, bài viết, giáo trình giảng dạy, tập bài giảng ở bậc đại học, các luận văn
thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp… đã có đề cập khái quát hoặc cụ thể về vấn đề

này ở cả phương diện lý luận và thực tiễn như:
Về mặt lý luận, tổ chức lao động khoa học đã được đề cập trong các
sách chuyên khảo, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học… như:
- A. A. Atacb (1980), “Tổ chức khoa học lao động quản lý”, NXB
Kinh tế.

3


- B. E. Ghenbuôc (1973), “Những cơ sở của việc tổ chức lao động có
khoa học” bản dịch của NXB Giáo dục.
- B. G. Ghenburt (1970), “Những nguyên lý của tổ chức lao động
khoa học”, NXB Đại học, Mat-xcơ-va.
- PGS. TS Đào Xuân Chúc (2005), “Tổ chức lao động khoa học trong
công tác văn phòng – Một số nội dung của quản trị văn phòng” được đăng
trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn

Hàm – Vương Đình Quyền –

Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, NXB
Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp.
- PGS. TS Triệu Văn Cường và một số tác giả (2016), “Giáo trình
Văn thư”, NXB Lao động.
- GS. TS. Nguyễn Thành Độ - Th.S Nguyễn Ngọc Điệp – Th.S Trần
Phương Hiền (2013) “Giáo trình Quản trị văn phòng”, NXB Đại học Kinh
tế Quốc dân.
- TS. Chu Thị Hậu và một số tác giả (2016), “Giáo trình Lý luận và
phương pháp công tác lưu trữ”, NXB Lao động.

- IU.N.Dubrovski (1974), “Tổ chức lao động khoa học”, NXB Kinh tế
Matxcơva.
- Nguyễn Hiến Lê (2003), “Tổ chức công việc theo khoa học”, NXB
Văn hóa thông tin.
- Thạc sỹ Nguyễn Duy Long, Trường Chính trị Trần Phú - Hà Tĩnh,
“Tổ chức lao động trong cơ quan hành chính nhà nước”.
- TS. Nguyễn Lệ Nhung, “Nhập môn lưu trữ học”.
- PGS. Vương Đình Quyền, (2011) “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư”, tái bản lần thứ hai, có bổ sung và sửa chữa, NXB Đại học Quốc
gia Hà Nội.

4


- Nguyễn Tiệp (2011), “Giáo trình Tổ chức lao động”, NXB Lao động
Xã hội.
- Giáo trình “Tổ chức lao động khoa học trong xí nghiệp”, NXB Giáo
dục, 1994.
- Tập bài giảng “Nhập môn công tác văn thư” của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
- Tập bài giảng “Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong
công tác văn thư lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Tập bài giảng “Quản trị văn phòng” của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, 2015.
Về mặt thực tiễn, đã có nhiều bài viết, bài báo cáo, luận văn thạc sĩ và
khoá luận tốt nghiệp chọn đề tài nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học như:
- Trương Tất Ga (2003), “Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng
huyện ủy huyện Thanh Miện – Hải Dương”
- Đặng Thị Phương Hoa (2009), “Tổ chức lao động khoa học tại
Phòng Tham mưu Hành chính Học viện Khoa học Quận sự - Tổng cục II”

- Lê Thị Hương Liên (2007) “Tổ chức lao động khoa học trong Công
ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Thái Bình Dương”;
- Trịnh Thị Minh Ngọc (2010), “Tổ chức lao động khoa học trong văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện Phú Ninh – Tỉnh Phú Thọ”
- Nguyễn Công Trọng (2003), “Tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ba nhân dân quận Đống Đa – Thực trạng
và giải pháp”.
Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cũng đã ban hành một số văn bản
quản lý có đề cập ít hoặc nhiều đến vấn đề tổ chức lao động khoa học nói
chung và tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng như:
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13
- Luật lao động số: 10/2012/QH13

5


- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Thông tư số: 13/2014/TT-BNV ngày 30/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức ngành lưu trữ.
- Thông tư số: 14/2014/TT-BNV ngày 30/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch
công chức chuyên ngành văn thư.
Những văn bản, bài viết, bài nghiên cứu… trên đã góp phần khẳng
định việc tổ chức lao động khoa học là một hoạt động quan trọng không thể
thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và trong công tác lưu
trữ tại cơ quan nói riêng.
Tuy nhiên, các tác giả của các bài viết, bài nghiên cứu trên chủ yếu đề
cập đến các vấn đề liên quan đến Văn phòng nói chung, thực trạng và giải
pháp tổ chức lao động khoa học trong văn phòng… còn cụ thể về vấn đề tổ

chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ phần lớn chỉ dừng ở mức độ
khái quát, nêu chung chung, rất ít công trình nghiên cứu nào chuyên sâu,
toàn diện về tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để tiến hành thực hiện đề tài khóa luận, em đã dựa vào các phương
pháp sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế về việc thực hiện tổ chức lao
động khoa học tại UBND quận Tây Hồ.
- Phương pháp quan sát để lấy các thông tin cần thiết phục vụ cho việc
trình bày thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ.
- Phương pháp thu thập thông tin từ các văn bản do UBND quận Tây
Hồ ban hành; sách, báo, giáo trình, tài liệu tham khảo; mạng Internet…

6


- Phương pháp xử lý thông tin: chọn lọc các thông tin phù hợp đưa
vào khóa luận và sắp xếp chúng theo trật tự logic để làm sáng tỏ các vấn đề.
- Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn việc tổ chức lao
động khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
- Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra những phán đoán, đánh
giá về thực trạng từ đó đề xuất giải pháp tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ tại UBND quận Tây hồ.
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài được nghiên cứu góp phần làm sáng tỏ về phương diện lý luận
trong tổ chức lao động khoa học nói chung và tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ nói riêng, đồng thời làm rõ tầm quan trọng của tổ chức
lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong thời
đại hiện nay.

Đề tài khóa luận góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức lao
động khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
Các đề xuất về giải pháp trong khóa luận có thể góp phần vào công
việc giải quyết các vấn đề đang tồn đọng và nảy sinh trong tổ chức lao động
khoa học trong công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và
phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất nâng cao hiệu quả
tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ.

7


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG
KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1.1. Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ
Có nhiều định nghĩa khác nhau về công tác lưu trữ, tuy nhiên ta có thể
đưa ra một khái niệm chung nhất về công tác lưu trữ như sau: “Công tác lưu
trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong
quản lý và tiến hành thực hiện các công việc liên quan đến thu thập, xác định

giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.” [3, Tr 46]
Còn với khái niệm tổ chức lao động khoa học, để hiểu được nó, trước
tiên chúng ta cần hiểu được khái niệm của các cụm từ “tổ chức”, “lao động”,
“tổ chức lao động”, “khoa học” là gì.
1.1.2. Khái niệm tổ chức
Theo Từ điển tiếng Việt, dưới góc độ động từ thì “Tổ chức” được hiểu là:
- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung
nhất định;
- Làm cho thành có trật tự, nề nếp;
- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được hiệu quả tốt nhất;
- Làm công tác tổ chức cơ quan và tổ chức cán bộ. [6, Tr 1429]
1.1.3. Khái niệm lao động
Lao động được hiểu là sự tiêu dùng sức lao động trong hiện thực.
Lao động: “là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm
tạo ra các sản phẩm vật chất và tinh thần phục vụ cho xã hội.” [6, Tr 674]

8


1.1.4. Khái niệm tổ chức lao động
Tổ chức lao động có thể hiểu một cách khái quát là quá trình sắp xếp
một cách hợp lý các mối quan hệ giữa 3 yếu tố của sản xuất (con người,
công cụ lao động và môi trường làm việc) nhằm tạo ra một khối lượng sản
phẩm nhất định và chất lượng sản phẩm cần thiết theo ý muốn.
1.1.5. Khái niệm khoa học
Khoa học: “là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách
quan, chính xác, có hệ thống.” [6, Tr 623]
1.1.6. Khái niệm tổ chức lao động khoa học

Trên cơ sở những khái niệm trên, ta có thể hiểu “Tổ chức lao động
khoa học: là sự tổng hợp toàn bộ các biện pháp được áp dụng gắn bó với
nhau trong tổ chức lao động trên cơ sở các thành tựu chung của khoa học,
các kinh nghiệm tiên tiến, nhằm tạo ra khả năng thống nhất giữa kỹ thuật và
con người trong quá trình lao động, từ đó mà nâng cao năng suất lao động,
bảo vệ sức khỏe của người lao động, làm cho lao động trở lên hứng thú.” [1,
Tr 289]
1.1.7. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ
Từ khái niệm “Tổ chức lao động khoa học”, em hiểu “Tổ chức lao
động khoa học trong công tác lưu trữ” là áp dụng các thành tựu khoa học kỹ
thuật hiện đại, kinh nghiệm tiên tiến nhằm tạo nên mối quan hệ tương tác
giữa con người, môi trường làm việc và công cụ kỹ thuật trong quá trình
thực hiện công tác lưu trữ, nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả lao động,
đảm bảo sức khỏe của cán bộ lưu trữ.
1.2. Đối tượng, nhiệm vụ, điều kiện thực hiện và các nguyên tắc tổ
chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ.
1.2.1. Đối tượng của tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ

9


Đối tượng của tổ chức lao động khoa học là điều kiện hoạt động của
con người trong quá trình sản xuất, bao gồm 3 mối quan hệ:
- Con người – Con người;
- Con người – Môi trường làm việc;
- Con người – Công cụ lao động;
Cụ thể, đó là khả năng phù hợp với nhiệm vụ công việc được giao,
năng lực, vị trí của người lao động; tác động của môi trường và trang thiết bị

với sức khỏe của người lao động và đặc biệt là mối quan hệ tập thể và quan
hệ cá nhân giữa những đồng nghiệp trong cùng công sở ảnh hưởng đến hiệu
quả công tác.
Còn đối tượng của tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ,
đó là: điều kiện hoạt động của cán bộ lưu trữ trong quá trình thực hiện công
tác lưu trữ, bao gồm: mối quan hệ giữa lãnh đạo với cán bộ lưu trữ, giữa
những cán bộ lưu trữ với nhau, với những cán bộ phòng ban khác và giữa
cán bộ lưu trữ với lãnh đạo; mối quan hệ giữa cán bộ lưu trữ với môi trường
làm việc là phòng, kho lưu trữ; mối quan hệ giữa cán bộ lưu trữ với các
trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ
Nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học gồm:
- Tìm cách giải quyết một cách tối ưu mối quan hệ giữa con người với
công cụ lao động.
- Chỉ ra mối quan hệ tốt nhất của dây chuyền sản xuất và công tác.
- Xác định điều kiện lao động tốt nhất có tác dụng làm cho người lao
động phát huy hết năng lực chuyên môn của mình.
- Xác lập mối quan hệ tốt nhất giữa cá nhân và tập thể trong phạm vi
một quy trình công việc.

10


Xuất phát từ những nhiệm vụ chung của tổ chức lao động khoa học,
phát triển thành những nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ, ta có những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Cải tiến việc phục vụ, nơi làm việc của phòng, kho lưu trữ theo ba
yêu cầu:
+ Bố trí hợp lý các phương tiện lao động nhằm tiết kiệm đến mức tối

đa các thao tác cần thiết khi tiến hành các loại công việc đối với tài liệu.
+ Bảo đảm cho cán bộ lưu trữ có những điều kiện phù hợp với tính
chất của lao động trong phòng, kho lưu trữ, bảo đảm đến mức tối đa vệ sinh
và an toàn lao động.
+ Đảm bảo cho lao động của cán bộ trong phòng, kho lưu trữ có hứng
thú, kích thích sự tìm tòi các biện pháp mới trong công tác, nhằm đưa hiệu
suất lao động lên cao không ngừng.
- Quan tâm đến việc nghiên cứu, tổng kết và áp dụng các phương pháp
và thao tác lao động tiên tiến, nhất là các phương pháp công tác nghiệp vụ
lưu trữ như chỉnh lý, biên mục hồ sơ, làm thẻ, phục chế, bảo quản…
- Xây dựng các định mức hợp lý cho từng loại việc trong phòng, kho
lưu trữ cũng như cho từng loại cán bộ. Trong quá trình áp dụng định mức
vào thực tiễn luôn luôn cần chú ý để hoàn thiện chúng.
- Cải tiến các hình thức phân công và hợp tác lao động trong từng
phòng, kho lưu trữ.
- Xây dựng các chế độ lao động và nghỉ ngơi hợp lý cho mỗi loại công
việc trong phòng, kho lưu trữ.
- Đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho cán bộ, nhân viên lưu
trữ, đặc biệt là cán bộ và nhân viên kỹ thuật...
- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực lao động cho cán bộ và nhân
viên làm việc trong phòng, kho lưu trữ.

11


- Hoàn thiện việc tổ chức phục vụ trong ngành lưu trữ, đặc biệt là
phục vụ việc nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công
nhân viên.
1.2.3. Điều kiện thực hiện tổ chức lao động khoa học trong công tác
lưu trữ

Để thực hiện được tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ,
đòi hỏi đáp ứng một số điều kiện sau:
- Lãnh đạo cơ quan, trưởng các đơn vị phải quán triệt sự cần thiết và
tính tất yếu của tổ chức lao động khoa học nói chung và tổ chức lao động
khoa học trong công tác lưu trữ nói riêng với sự phát triển bền vững và
hiệu quả lao động của cơ quan, từ đó có chính sách phù hợp để phân
công lao động, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ
công tác lưu trữ.
- Những biện pháp tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ
được tạo thành một hệ thống, có sự tác động ảnh hưởng qua lại, phụ thuộc
vào nhau, được tiến hành một cách tổng hợp và đồng bộ.
- Việc tiến hành tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ chỉ
có kết quả và đạt hiệu quả cao nếu các biện pháp tiến hành phù hợp với yêu
cầu, nhiệm vụ, công việc và tình hình thực tế của từng đơn vị, cơ quan.
1.2.4. Các nguyên tắc tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ
Để tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ cần tuân thủ các
nguyên tắc sau:
- An toàn, hiệu quả: đòi hỏi các biện pháp tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo vệ sức khỏe của cán bộ lưu
trữ, tạo cho cán bộ lưu trữ thấy hứng thú với công việc, có như vậy thì mới
đem lại năng suất, hiệu quả cao.

12


- Khoa học: Đòi hỏi các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ trước hết phải được thiết kế và áp dụng trên cơ sở vận dụng
các kiến thức khoa học (thể hiện ở việc sử dụng các nguyên tắc khoa học,
các tiêu chuẩn, quy định, phương pháp, trang thiết bị hiện đại…), đồng thời

các biện pháp này phải đáp ứng được các yêu cầu cấp bách hiện tại, có tác
dụng nâng cao năng suất lao động, thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của con
người, tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ thực hiện tốt công tác lưu trữ.
- Đồng bộ: Khi triển khai các biện pháp tổ chức lao động khoa học
trong công tác lưu trữ cần phải triển khai giải quyết đồng bộ các vấn đề có
liên quan. Nguyên tắc này đòi hỏi sự tham gia, phối hợp đồng bộ của các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan và sự tổ chức thống nhất các hoạt động phối
hợp đó của lãnh đạo các cấp.
- Hợp lý, tiết kiệm: Việc thực hiện tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ cần phải phù hợp với tình hình thực tế, tránh phô trương,
lãng phí.
1.3. Vị trí, mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ.
Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ đem lại nhiều ý
nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm
thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận xử lý chuyển tải
thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả
năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ,
nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức. Trong điều kiện của công
cuộc đổi mới hiện nay về công tác lưu trữ với vấn đề hiệu quả được đưa lên
hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ được coi là
giải pháp thích hợp nhất.

13


Tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ nhằm đạt được kết
quả lao động cao, đồng thời cải thiện được điều kiện làm việc cho cán bộ lưu
trữ, bảo đảm sức khỏe, an toàn lao động của cán bộ lưu trữ.
Việc áp dụng các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong công tác

lưu trữ giúp nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả cho công
tác lưu trữ nhờ tiết kiệm sức lao động và sử dụng có hiệu quả các phương
tiện hiện đại. Bên cạnh đó, tổ chức lao động khoa học trong công tác lưu trữ
còn có tác dụng giảm nhẹ lao động và an toàn lao động, đảm bảo sức khỏe
cho cán bộ lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ không ngừng hoàn thiện chính mình,
thu hút họ tham gia làm việc cũng như nâng cao trình độ và văn hóa của họ.
1.4. Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong
công tác lưu trữ
1.4.1. Phân công và hợp tác lao động trong công tác lưu trữ
Từ thời nguyên thủy, khi con người còn sống theo bầy đàn thì đã xuất
hiện sự phân công lao động (nam săn bắt, nữ hái lượm). Phân công lao động
tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí (chức danh) hay từng cán bộ công
chức cụ thể. Ở trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở
chỗ có các phòng, ban, có chức danh cụ thể. Sở dĩ phải phân công lao động
vì đó chính là việc giới hạn công việc (người nào việc nấy)
Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là đảm bảo được hoạt
động của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng. Nó cũng
góp phần rất lớn thúc đẩy tính chuyên môn hóa trong công việc.
Một nguyên tắc quan trọng cần chú ý khi phân công lao động là bố trí
cán bộ phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo, phù hợp với năng
lực, trình độ, bên cạnh đó, phải dựa vào đạo đức, tư cách và tính cách của
từng người để bố trí lao động sao cho đúng người đúng việc.

14


Mỗi cơ quan đều phải quy định rõ ràng bằng văn bản chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi công việc cụ thể của các đơn vị, cá nhân để
thuận tiện khi thực thi nhiệm vụ.
Bên cạnh phân công công việc còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là

nhiều cá nhân, đơn vị trong cơ quan cùng tham gia vào một quá trình lao
động hoặc nhiều quá trình lao động khác nhau để bổ sung cho nhau làm ra
một sản phẩm hay hoàn thành một công việc nhất định nhằm đạt được mục
tiêu chung. Hợp tác lao động sẽ nhân lên được sức mạnh tập thể, giúp cho
hoạt động của toàn cơ quan diễn ra đồng bộ, thống nhất và liên tục.
Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả, chất lượng cao thì cần có sự phân
công công việc và hợp tác lao động bởi đó là công việc của cả tập thể chứ
không riêng một cá nhân nào. Muốn đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài thì cần sự quan tâm, chỉ đạo của cấp lãnh đạo cơ
quan, đơn vị; sự chung tay, góp sức của các đơn vị, cá nhân và sự đánh giá,
ghi nhận khách quan của cả tập thể.
Cụ thể:
- Trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ như: ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tổ chức nghiên cứu khoa học về
nghiệp vụ lưu trữ… thì cần có sự tham gia chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban; sự
tham mưu của Chánh văn phòng, Văn phòng HĐND & UBND, phòng Nội
vụ; sự phối hợp thực hiện của các phòng ban, cá nhân trong Ủy ban.
- Trong hoạt động nghiệp vụ như: thu thập và xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu lưu
trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu… thì cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo
Ủy ban, sự phối hợp của Văn phòng HĐND & UBND, phòng Nội vụ, phòng
Tư pháp cùng sự tham gia thực hiện của toàn thể đơn vị phòng ban và các
cán bộ, công nhân viên chức trong Ủy ban.
1.4.2. Xây dựng định mức lao động trong công tác lưu trữ

15


Một trong những yếu tố không thể thiếu trong tổ chức lao động khoa
học là lập kế hoạch công tác để định mức lao động, phân công công việc cho

từng cá nhân, từng đơn vị và quy định thời hạn hoàn thành công việc.
Việc lập kế hoạch công việc rất quan trọng, ảnh hưởng đến năng suất
và hiệu quả công việc. Lập kế hoạch công việc cần căn cứ vào khối lượng công
việc, thời gian thực hiện công việc và nguồn nhân lực. Thông qua kế hoạch,
lãnh đạo cơ quan sẽ chủ động sắp xếp, phân công công việc cho cấp dưới.
Ngoải ra, lãnh đạo cơ quan cần có sự kiểm tra, đánh giá việc triển khai
thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân để có cách giải quyết hợp lý:
Những trường hợp hoàn thành tốt nhiệm vụ thì khen thưởng, trường hợp
mắc lỗi, không hoàn thành nhiệm vụ thì có hình thức xử phạt thích hợp hoặc
xem xét sử dụng nhân lực cho đúng đắn.
Đối với công tác lưu trữ, để đạt hiệu suất cao, đòi hỏi bố trí kế hoạch
công tác hợp lý, chặt chẽ, biết lựa chọn những việc gì cần làm trước, việc gì
có thể làm sau.
Định mức lao động có thể hiểu là việc xác định mức độ thời gian lao
động cần thiết để hoàn thành một khối lượng công việc đạt tiêu chuẩn chất
lượng trong những điều kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định.
Việc xây dựng định mức lao động cho cán bộ lưu trữ có thể áp dụng
như sau:
- Đối với các loại công việc đơn giản như bao gói tài liệu, sắp xếp hồ
sơ lên giá tủ, chuyên chở tài liệu từ nơi này sang nơi khác… thì có thể xây
dựng định mức cho những công việc này dưới dạng đại lượng bình quân cố
định (sản phẩm/ngày).
- Đối với loại công việc phức tạp, gồm nhiều công đoạn có liên quan với
nhau như chỉnh lý tài liệu, lập bộ thẻ tra cứu… thì có thể xây dựng định mức
theo kiểu xác định thời gian hay số người cần thiết để hoàn thành công việc.

16


- Ngoài ra, các trường hợp khác có thể dùng cách thống kê hao phí lao

động thực tế và chọn lấy mức trung bình tiên tiến làm định mức chung.
1.4.3. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Con người đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Sự thành công của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc
rất lớn vào đội ngũ cán bộ. Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
giỏi, phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với công việc…
sẽ giúp nâng cao năng suất, chất lượng công tác, đem lại nhiểu lợi ích lớn cho cơ
quan, tổ chức. Muốn như vậy, cơ quan, tổ chức trong quá trình tuyển dụng, bố
trí, quản lý nhân sự cần có sự xem xét kỹ lưỡng để làm sao cho phù hợp với tình
hình thực tế của cơ quan, đáp ứng được yêu cầu công việc.
Việc tuyển dụng nhân sự thực hiện công tác lưu trữ cần căn cứ vào:
- Quy mô của cơ quan lớn hay nhỏ;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của từng cơ quan;
- Tính chất công việc, khối lượng hồ sơ, tài liệu hàng năm nhiều hay ít…
Mỗi cơ quan, tổ chức phải có chính sách tuyển dụng nhân sự làm lưu
trữ phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức mình để từ đó bố trí
nhân sự làm lưu trữ sao cho hợp lý về cả số lượng (tuyển dụng mấy người)
và chất lượng (yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất chính
trị, đạo đức nghề nghiệp, …), đáp ứng được yêu cầu công việc, đảm bảo
công tác lưu trữ diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức, chính trị; yếu tố tâm sinh
lý… đây đều là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc của cán
bộ lưu trữ.
Cụ thể:
- Năng lực chuyên môn: Muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ, cán bộ
lưu trữ cần phải nắm vững kiến thức lý luận nghiệp vụ và trau dồi kinh

17

nghiệm, kỹ năng thực hành để có thể giải quyết công việc một cách chính
xác, đúng quy trình, đúng pháp luật.
- Phẩm chất đạo đức, chính trị: Cán bộ lưu trữ là người thực hiện các
nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản… các loại hồ sơ, tài liệu quan
trọng của cơ quan. Trong số những hồ sơ, tài liệu đó có không ít hồ sơ, tài
liệu mang tính chất bí mật có ảnh hưởng đến cơ quan, rộng hơn là ảnh
hưởng đến quốc gia. Nếu cán bộ lưu trữ là người hấp tấp, làm việc cẩu thả,
không biết giữ gìn bí mật thì rất có thể trong quá trình làm việc sẽ gây ra sai
sót, làm mất mát tài liệu quan trọng gây ảnh hưởng đến lợi ích cơ quan, lợi
ích quốc gia. Vì vậy, cán bộ lưu trữ phải là người có lập trường vững vàng,
có lòng trung thành với cơ quan, với quốc gia và có những đức tính: cẩn
thận, tỉ mỉ, biết giữ bí mật…
- Về yếu tố tâm, sinh lý:
+ Về sinh lý: Nếu cán bộ lưu trữ không có sức khỏe tốt hoặc phải làm
việc trong một môi trường không đảm bảo thì sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và
hiệu quả làm việc của cán bộ lưu trữ.
+ Về tâm lý: Sự quan tâm của lãnh đạo, sự coi trọng của những người
xung quanh đối với công tác lưu trữ, với cán bộ lưu trữ và chế độ lương
thưởng cũng là những yếu tố tác động mạnh đến cán bộ lưu trữ, là động lực
mạnh mẽ thúc đẩy cán bộ lưu trữ nỗ lực, cố gắng làm việc.
Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ, cơ quan, tổ chức cần xây
dựng chế độ lao động, nghỉ ngơi và bồi dưỡng hợp lý cho cán bộ lưu trữ để
đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc.
Chế độ lao động và nghỉ ngơi hợp lý là trật tự luân phiên và độ dài
thời gian của các giai đoạn lao động và nghỉ giải lao được thành lập đối với
mỗi công việc. Đối với các cơ quan nhà nước, chế độ lao động và nghỉ ngơi
hợp lý gồm: Chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong ca (nghỉ giải lao giữa giờ,

18

nghỉ trưa); chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong tuần (nghỉ thứ bảy, chủ nhật);
chế độ làm việc và nghỉ ngơi trong năm (nghỉ ngày lễ, tết)
1.4.4. Bố trí mặt bằng làm việc cho cán bộ lưu trữ
Bố trí nơi làm việc cho cán bộ lưu trữ là việc xác định vị trí nơi đặt
phòng làm việc và kho lưu trữ để phù hợp với quy trình quản lý, nhiệm vụ
được phân công, tạo điều kiện làm việc tốt nhất, giúp cho cán bộ lưu trữ cảm
thấy thoải mái, tiện nghi khi làm nhiệm vụ, từ đó giúp hiệu quả công việc
được nâng cao.
Phòng làm việc là nơi thực hiện các công việc chuyên môn nghiệp vụ
của cán bộ lưu trữ, còn kho lưu trữ là nơi bảo quản, lưu giữ hồ sơ, tài liệu
quan trọng. Vì vậy, phòng, kho lưu trữ cần bố trí gần nhau và đặt ở nơi yên
tĩnh, thoáng mát… để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu; thực hiện
các công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách dễ dàng, đưa tài liệu đến và
trả về địa điểm cần thiết thuận lợi, nhanh chóng, đảm bảo an toàn, bí mật
cho tài liệu lưu trữ.
Việc bố trí chỗ ngồi làm việc cho cán bộ lưu trữ cũng cần lưu ý, cần
lưu ý đến các yếu tố gây hại đến sức khỏe cán bộ lưu trữ như quá gần những
trang thiết bị ảnh hưởng đến sức khỏe, hoặc trong phòng nhỏ có quá nhiều
thiết bị hiện đại: máy photo, máy tính, máy in… phát ra sóng điện từ hay từ
trường có hại cho sức khỏe. Nơi làm việc của cán bộ lưu trữ cần đảm bảo
điều kiện vệ sinh, có thể dễ dàng trao đổi công việc với nhau khi cần thiết.
Để bảo vệ sức khỏe của cán bộ lưu trữ, giúp họ yên tâm làm việc thì
cần tạo một môi trường làm việc thoải mái, đảm bảo cho cán bộ lưu trữ có
thể phát huy tối đa năng lực của bản thân, đem lại hiệu quả, năng suất lao
động cao.
Một môi trường làm việc được bố trí khoa học, tiện nghi, mang lại cho
cán bộ lưu trữ cảm giác thoải mái, dễ chịu, kích thích tinh thần làm việc của

19