CHUYÊN đề tốt NGHIỆP báo cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY TNHH DU LỊCH và sự KIỆN VIETFUNTASTIC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC
TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CƠNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN
VIETFUNTASTIC

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ DU LỊCH & LỮ HÀNH
GVHD

: THẠC SĨ NGUYỄN VĂN KHUY

SVTH

: NGUYỄN THỊ XUÂN THÙY

MSSV

: 24207207210

Đà Nẵng, Tháng 05 Năm 2022


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế khơng có sự thành cơng nào mà không gắn liền với sự giúp đỡ, hỗ trợ
dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay là gián tiếp đi chăng nữa. Trong suốt 4 năm ngồi trên
giảng đường Đại học, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của q thầy cơ,
gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô,

giảng viên trong Viện đào tạo và nghiên cứu du lịch Trường đại học Duy Tân vì đã truyền
đạt cho tôi được nhiều kiến thức quý báu về du lịch cũng như là ngành nghề mà tôi
hướng tới trong tương lai. Và đặc biệt hơn nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên
hướng dẫn Nguyễn Văn Khuy đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi hồn thiện chun đề
tốt nghiệp này. Đồng thời cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo cùng các phịng ban
của cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic đã tạo điều kiện thuận lợi cho tơi
được tìm hiểu thực tiễn trong q trình thực tập tại cơng ty.
Đề tài được thực hiện trong thời gian ngắn, ít tiếp xúc với mơi trường doanh
nghiệp, kinh nghiệm thực tế cịn chưa có trong nghiên cứu, kiến thức cịn hạn chế, chính
vì vậy khơng thể tránh khỏi những sai sót trong q trình nghiên cứu, tơi rất mong được
nhận những ý kiến đóng góp q báu để đề tài được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Đà Nẵng, ngày…tháng…năm…
Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị xuân thùy


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU
LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC.....................................................2
1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic........2
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic……………………………………………………………………...3
Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic.........3
1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty..............................................................................3
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận...............................................................3
1.4 Hệ thống sản phẩm dịch vụ của công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic5

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH
VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC................................................................6
2.1 Giới thiệu chung về bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic..........................................................................................................6
2.1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lữ hành công ty.........................................................6
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lữ hành cơng ty..............................................6

2.2. Báo cáo q trình thực tập và những kinh nghiệm đạt được.....................7
2.2.1. Báo cáo quá trình thực tập tại doanh nghiệp........................................................7
2.2.2 Những kinh nghiệm đạt được khi thực tập tại doanh nghiệp..............................8

2.3. Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại tại cơng ty TNHH Du lịch và Sự
kiện VietFuntastic................................................................................................10
2.3.1. Cơ sở vật chất.........................................................................................................10
2.3.2. Đội ngũ lao động của bộ phận lữ hành................................................................12


2.3.3. Quy trình tổ chức sự kiện......................................................................................13

2.4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH
Du lịch và Sự kiện VietFuntastic........................................................................21
2.4.1.Ưu điểm...................................................................................................................21
2.4.2. Hạn chế...................................................................................................................21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ
KIỆN VIETFUNTASTIC...........................................................................23
3.1. Định hướng và mục tiêu phát triển của cty TNHH Du lịch và Sự kiện

VietFuntastic........................................................................................................23
3.1.1. Định hướng của công ty........................................................................................23
3.1.2. Mục tiêu phát triển của công ty............................................................................24

3.2 .Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty
TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic...........................................................25
3.2.1. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật......................................................25
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động.................................................................26
3.2.3. Hồn thiện q trình tổ chức sự kiện..................................................................28
3.2.4. Các giải phảp khác nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện.......................34

KẾT LUẬN..................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu viết tắt
ASEAN
VNĐ
STT
TNHH

DANH MỤC CÁC BẢN

Tên đầy đủ
Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á
Việt Nam Đồng
Số thứ tự
Trách nhiệm hữu hạn

Bảng 2.1 Bảng báo cáo quá trình thực tập tại Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic........................................................................................................................8
Bảng 2.2 Bảng kế hoạch sự kiện của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic. .16
Bảng 2.3 Bảng tiến trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic......................................................................................................................20


DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH – SƠ ĐỒ

Hình 1.1 Logo Cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic.......................................2
Hình 2.1 Hình ảnh sự kiện của Cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic...........13
Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Du Lịch và Sự kiện VietFuntastic.............3
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic........................................................................................................................6


1

LỜI MỞ ĐẦU
Có thể nói, trong những năm qua cùng xu hướng kinh tế thị trường, nền kinh tế Việt
Nam phát triển mạnh mẽ, vị thế Việt Nam đã được nâng cao trên thị trường quốc tế.
Ngành du lịch đã trở thành một trong những ngành kinh tế dịch vụ chính thức đóng góp
vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Trong đó sự xuất hiện của nhiều cơng ty du lịch
đã mang lại tín hiệu tốt cho ngành kinh tế này. Đặc biêt, hằng năm thu hút hàng triệu lượt
khách quốc tế đến Việt Nam tạo nên một nguồn thu nhập khủng.
Trước xu thế phát triển mạnh của ngành “Cơng nghiệp khơng khói” này thì đã có
nhiều tổ chức, nhiều nhà đầu tư đã chớp lấy thời cơ mở ra các doanh nghiệp kinh doanh
dịch vụ du lịch. Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic ra đời muộn hơn so với
các công ty đối thủ, chịu sự cạnh tranh của các công ty lớn ra đời trước đó có kinh

nghiệm hơn. Tuy nhiên Cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic lại tiếp thu được
những kinh nghiệm quý báu để từ đó có cách điều chỉnh hợp lý. Nhờ vậy mà hiện nay
công ty đã có được vị thế khá cao trong lịng du khách.
Với sự quan tâm của nhà trường, trường đại học Duy Tân tổ chức cho sinh viên
thực tập cuối khóa. Tơi đã chọn Công Ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic làm địa
điểm thực tập.
Kết cấu đề tài gồm:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ
KIỆN VIETFUNTASTIC
CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY
TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN
VIETFUNTASTIC
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC


2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU
LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC
1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic là một công ty hoạt động trong
mãng cung cấp dịch vụ du lịch, sự kiện, nghệ thuật &giải trí như: Tour du lịch trong và
ngoài nước, tổ chức sự kiện, team building, du lịch MICE, cho thuê thiết bị âm thanh ánh
sáng sân khấu, Gametool building... từ cơ bản đến chuyên sâu. Công ty luôn nổ lực
không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.
 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
- Mã số doanh nghiệp 0401927472
- Ngành Nghề Kinh Doanh: Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Quang Đức

- Ngày bắt đầu thành lập: 02-10-2018
 Thông tin liên hệ:
Địa chỉ : 16 Hồ Sĩ Dương, phường Hịa Thọ Đơng, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà
Nẵng, Việt Nam.
Điện thoại: 077 857 7688
Email:
Website:
Logo:

(Nguồn: Website của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Hình 1.1 Logo Cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic được thành lập tại Việt Nam với
số đăng ký 0401927472. Nó đã được đăng ký vào ngày 02-10-2018 và trạng thái hiện tại
của nó là Đang hoạt động. Địa chỉ văn phòng đăng ký của cơng ty là 16 Hồ Sĩ Dương
Phường Hịa Thọ Đơng, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.


3

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của cơng ty

GIÁM ĐỐC
(Nguyễn Quang Đức)

PHĨ GIÁM ĐỐC
(Đồn Cơng Phúc)

PHỊNG LỮ
HÀNH

PHỊNG SỰ
KIỆN

PHỊNG KẾ
TỐN

PHỊNG KINH
DOANH

(Nguồn: Phịng nhân sự của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Du Lịch và Sự kiện
VietFuntastic
1.3.2

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Trong cơng ty có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các nhiệm vụ chức năng khác

nhau và đều có sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các bộ phận. Cụ thể như sau:

 Bộ phận lữ hành:
-Thực hiện các hoạt động cơ bản về kinh doanh du lịch của công ty bao gồm điều
hành và hướng dẫn. Xác nhận các dịch vụ yêu cầu của khách. Chịu trách nhiệm xây dựng
các chương trình du lịch. Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến chương
trình du lịch, tổ chức điều động, đặt các dịch vụ cần thiết như: khách sạn, nhà hàng,
vé...bố trí, theo dõi, kiểm tra hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.

4
- Thực hiện trực tiếp các hợp đồng đã ký với khách trên sơ sở thông báo của điều
hành. Đảm bảo phục vụ tất cả các nhu cầu du lịch của khách từ khâu đầu tiên tới khâu
cuối cùng.
 Bộ phận sự kiện:
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, phối hợp lên ý tưởng, xây dựng đề xuất nội
dung và triển khai chương trình, sự kiện .Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp trang
thiết bị, nhân sự, địa điểm, ...“ Chạy ” các chương trình sự kiện, thực hiện các công việc
hậu cần sự kiện.
 Bộ phận kế tốn:
Thực hiện cơng việc kế tốn tổng hợp, quản lý chung. Đảm nhiệm quản lý hệ thống
sổ sách chứng từ theo quy định. Thực hiện các công việc được giao khác theo yêu cầu
của Ban giám đốc.
 Bộ phận kinh doanh:
Tìm kiếm và khai thác thị trường qua các kênh Sales, Marketing. Tư vấn khách
hàng, giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng. Giới thiệu, quảng bá và bán sản phẩm,
dịch vụ của công ty tới các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhằm nâng cao thương hiệu và
dịch vụ công ty. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng. Phối hợp với điều hành
tổ chức tour du lịch và tổ chức các sự kiện. Chăm sóc khách hàng trước chương trình,
trong chương trình và sau khi chương trình diễn ra. Phối hợp với kế tốn, chốt và thanh
tốn cơng nợ.

1.4 Hệ thống sản phẩm dịch vụ của công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic


Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí:

- Hoạt động của các cơ sở và việc cung cấp các dịch vụ đáp ứng nhu cầu về thưởng

thức văn hóa và giải trí cho khách hàng. Nó bao gồm việc sản xuất, quảng cáo, tham dự,
việc trình diễn trực tiếp, các sự kiện hoặc các các cuộc triển lãm dành cho công chúng;


5
việc cung cấp các kỹ năng nghệ thuật, kỹ năng sáng tác hoặc kỹ thuật cho việc sản xuất
các sản phẩm nghệ thuật và các buổi trình diễn trực tiếp.
- Tổ chức các buổi trình diễn kịch trực tiếp, các buổi hoà nhạc và opera hoặc các tác
phẩm khiêu vũ và các tác phẩm sân khấu khác


Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại:

-Là một hoạt động của doanh nghiệp nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp thông qua các hoạt động cụ thể như: Kinh doanh, quản lý các sự kiện, triển
lãm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức hội nghị...


Dịch vụ đặt chỗ và các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tour

du lịch:
- Cung cấp các dịch vụ đặt chỗ liên quan đến hoạt động du lịch: vận tải, khách sạn,
nhà hàng, cho thuê xe, giải trí và thể thao.
- Cung cấp dịch vụ chia sẻ thời gian nghỉ dưỡng.
- Hoạt động bán vé cho các sự kiện sân khấu, thể thao và các sự kiện vui chơi, giải
trí khác.
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách du lịch: cung cấp thông tin du lịch cho khách, hoạt
động hướng dẫn du lịch
- Hoạt động xúc tiến du lịch.

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH
VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC
2.1 Giới thiệu chung về bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic
2.1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lữ hành cơng ty

PHỊNG LỮ HÀNH


6

Nhân viên điều hành

Nhân viên sale

(Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lữ hành công ty
Thực hiện các hoạt động cơ bản về kinh doanh du lịch của công ty bao gồm điều
hành và sale. Xác nhận các dịch vụ yêu cầu của khách. Chịu trách nhiệm xây dựng các
chương trình du lịch. Lập kế hoạch và triển khai các cơng việc liên quan đến chương trình
du lịch, tổ chức điều động, đặt các dịch vụ cần thiết như khách sạn, nhà hàng, vé ... bố trí,
theo dõi, kiểm tra hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch .
Thực hiện trực tiếp các hợp đồng đã ký với khách trên sơ sở thông báo của điều
hành. Đảm bảo phục vụ tất cả các nhu cầu du lịch của khách từ khâu đầu tiên tới khâu
cuối cùng.

2.2 Báo cáo quá trình thực tập và những kinh nghiệm đạt được

2.2.1 Báo cáo quá trình thực tập tại doanh nghiệp
Thời gian thực tập
Tuần 1

Các nhiệmvụ được giao trong quá trình thực tập
-Gặp gỡ, làm quen với các anh chị trong cơng ty
- Tìm hiểu tổng quan về cơng ty
- Cập nhật một số kiến thức về công ty thông qua mạng internet
- Tìm hiểu thơng tin chương trình sự kiện của công ty


7
Tuần 2

-Được training kiến thức sản phẩm, dịch vụ của công ty
- Làm quen với các phần mềm phục vụ cơng việc
- Đọc và tìm hiểu kỹ các chương trình được thiết kế cố định
- Thực tập viết chương trình tour Đà Nẵng - Quảng Bình (4 ngày

Tuần 3

3đêm)
-Tìm kiếm các địa điểm du lịch nổi tiếng, tìm hiểu kiến thức
công việc
- Được chỉ dẫn cách viết bài đăng lên các trang mạng xã hội
- Chia sẻ bài quảng cáo chương trình của cơng ty vào trang cá

Tuần 4

nhân, các hội nhóm du lịch

-Tìm hiểu các chương trình của cơng ty
- Khảo sát giá xe, tìm hiểu các phương tiện di chuyển
- Thiết kế chương trình, đăng bài và chia sẻ bài quảng cáo của

Tuần 5

cơng ty
-Tìm hiểu và đọc các chương trình hoạt động của cơng ty
-Tham gia các hoạt động của cơng ty
- Viết chương trình Team building

Tuần 6

-Tìm hiểu về cách tư vấn khách hàng
-Chia sẻ bài quảng cáo của công ty lên trang cá nhân và các hội
nhóm
- Lên ý tưởng và thiết kế chương trình Team building

Tuần 7

- Học cách xử lý tình huống
- Tiếp tục viết bài, chia sẻ bài quảng cáo của công ty
- Tham gia các hoạt động của công ty

Tuần 8

- Lên ý tưởng cho Gala Dinner
-Tích cực đăng bài quảng cáo sản phẩm dịch vụ của cơng ty
-Tìm kiếm khách hàng ở trên các hội nhóm

Tuần 9

- Được xem và quan sát các anh chị tư vấn, hỗ trợ khách hàng
-Chia sẻ bài quảng cáo của công ty lên trang cá nhân và các hội
nhóm


8
-Tham gia các hoạt động của công ty
Tuần 10

- Quan sát và hỗ trợ khách hàng
- Đăng bài và chia sẻ bài của công ty lên các trang mạng xã hội
- Tham gia tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện
-Tổng kết q trình thực tập
- Hồn thiện chun đề tốt nghiệp

Bảng 2.1 Bảng báo cáo quá trình thực tập tại Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic
2.2.2 Những kinh nghiệm đạt được khi thực tập tại doanh nghiệp
 Bài học về chủ động:
Bài học về chủ động là bài học lớn nhất và đáng giá sau quá trình thực tập. Mặc dù
tính chủ động này đã được làm quen trong chương trình đào tạo nghề chuyên nghiệp,
thay vì giảng viên là người cầm tay chỉ việc thì giảng viên là người hướng dẫn với yêu
cầu người học tự học, tự nghiên cứu theo định hướng.
Tuy nhiên, môi trường thực tập và làm việc thực tiến là môi trường phát huy mạnh
mẽ nhất cũng là môi trường học hỏi tính chủ động một cách nhanh chóng và sâu sắc nhất.
Đứng trong môi trường thực tế, bản thân tôi phải học hỏi và áp dụng sự chủ động từ
những việc nhỏ nhất như chủ động chào hỏi, làm quen; chủ động tìm hiểu cơng việc, chủ
động tìm người hướng dẫn, chủ động đưa ra các câu hỏi, những vướng mắc trong cơng

việc.
Từ sự chủ động đó giúp tơi nhanh chóng khắc phục những hạn chế của bản thân.
Điều này giúp bản thân tôi tự tin hơn. Bản thân tôi là người mới chưa có kinh nghiệm gì
thì sau q trình thực tập ít nhiều bản thân tơi đã có những thay đổi, nếu là người tiếp thu
nhanh thì có thể nhanh chóng phát triển những kiến thức cơ bản và sử dụng nó một cách
hiệu quả hơn.


9
Nó giúp tơi có thơng tin để trao đổi với đồng nghiệp vừa tạo sự tương tác và hòa
đồng với đồng nghiệp vừa là cơ hội học hỏi thêm, tích lũy thêm những kinh nghiệm trong
công việc.
 Kinh nghiệm về kỹ năng mềm:
Kỹ năng mềm được trang bị trong nhà trường là kỹ năng mền cơ bản mà các môi
trường làm việc đều cần và đều yêu cầu. Tuy nhiên những mơi trường làm việc cụ thể thì
ngồi những kỹ năng mềm cơ bản, bản thân tôi cần những kỹ năng mềm khác nhằm phục
vụ cho công việc. Những kỹ năng mềm đặc thù và nâng cao của từng môi trường làm
việc cụ thể là những kỹ năng sử dụng nhiều và hiệu quả nhất đối với công việc của người
thực tập.
Kỹ năng mềm như chất xúc tác để tôi đưa ra những lý thuyết được học tiến gần với
thực tiễn công việc hơn. Đây là điều mà không chỉ sinh viên mà ngay cả người đã đi làm
cũng liên tục phải trau dồi. Những kỹ năng tinh tế được dễ dàng thể hiện qua giao tiếp,
cách lắng nghe, cách làm việc nhóm và thuyết trình, cách xử lý các vấn đề, cách tư duy
để đưa ra quyết định nhanh và hiệu quả.
Qua quá trình thực tập và giải quyết công việc, tôi được học hỏi và áp dụng những
kỹ năng này. Nếu may mắn và dựa vào sự cố gắng của tơi sau khi thực tập, tơi có thể
được nhận vào chính mơi trường, đơn vị thực tập đó để làm việc thì những kiến thức tơi
học sẽ được sử dụng một cách triệt để. Những kỹ năng này ln cần thiết trong q trình
giải quyết cơng việc hoặc đơn giản là việc gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng
tương lai.

 Kinh nghiệm về thái độ sau khi thực tập
Khi làm việc luôn thể hiện thái độ kính trên nhường dưới và một tinh thần sẵn lịng
học hỏi. Luôn nở nụ cười thân thiện, tiếp nhận những lời nhắc nhở từ cấp trên và sửa
chữa cũng như khơng phạm lỗi nữa. Thực tập chính là nơi tơi tìm ra những thiếu sót của


10
mình và cải thiện nên mỗi khi bị nhắc nhở, tơi cảm thấy mình đã học thêm được một điều
mới để bản thân hoàn thiện hơn, vui vẻ nhận và sửa đổi những lỗi sai.

2.3 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại tại công ty TNHH Du lịch và Sự
kiện VietFuntastic
2.3.1 Cơ sở vật chất
Trong quá trình tổ chức sự kiện thì việc chuẩn bị các trang thiết bị cơ sở vật chất là
một quá trình khá quan trọng. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự
thành công hay thất bại của một chương trình sự kiện. Điều kiện vật chất bao gồm tất cả
các yếu tố liên quan như: địa điểm, khuôn viên, sân khấu, baner, áp phích, bàn ghế, hệ
thống âm thanh, micro, DVD, máy chiếu…Chắc chắn là không một chương trình nào có
thể thiếu những trang thiết bị nêu trên.
 Địa điểm:
Đây là một trong những điều kiện cần lưu ý khi tiến hành lên ý tưởng một kế hoạch
tổ chức sự kiện.
Với từng địa điểm khác nhau sẽ có được những thuận lợi và khó khăn khác nhau,
những điều này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình diễn ra sự kiện.

 Sân khấu:
Tùy từng sự kiện khác nhau, thiết kế sân khấu sẽ được trang trí khác nhau, dựa theo
chủ đề của sự kiện. Sâu khấu là nơi thu hút sự chú ý của buổi sự kiện nhất vì thế việc
thiết kế nên một sân khấu ấn tượng, bắt mắt và phù hợp với chủ đề sẽ mang lại những lợi
ích lớn, góp phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của sự kiện.

 Baner, áp phích:
Đây được coi như là một trong những phương tiện truyền thơng khá hữu dụng trong
việc quảng bá các chương trình, sự kiện cho mọi người, để mọi người biết đến chương
trình và quyết định tham dự. Nếu Baner, áp phích được treo đúng địa điểm sẽ thu hút


11
được người xem nhiều hơn từ đó tạo được nhiều tiếng vang cho sự kiện đang được tổ
chức.
 Bàn ghế:
Giúp khách tham quan tạo ấn tượng với buổi sự kiện thì bàn ghế cũng là một yếu tố
quan trọng. Tuy chỉ là một phần nhỏ trong chương trình nhưng lại liên quan mật thiết đến
hình ảnh cơng ty. Người làm sự kiện cần phải tiên liệu số người tham dự và chuẩn bị đầy
đủ bàn ghế nếu có trường hợp bất ngờ xảy ra, để đảm bảo khách hàng luôn có được chỗ
ngồi thuận lợi, từ đó tạo được ấn tượng tốt với họ, một trong những khách hàng tiềm
năng của công ty.
 Âm thanh, Micro:
Nếu bàn ghế là một yếu tố quan trọng thì việc chuẩn bị âm thanh, micro là một vấn
đề thiết yếu.Để một chương trình sự kiện được hồnh tráng nhất khơng thể thiếu một dàn
âm thanh chất lượng truyền tải chính xác nhất các thơng tin mà doanh nghiệp muốn gửi
đến khách hàng. Ngoài ra, âm thanh cịn giúp người tham dự khơng nhàm chán trong lúc
tham gia sự kiện, bởi âm nhạc là thứ gây sự thu hút cho tất cả mọi người.
Với một bộ âm thanh sống động, thì sẽ gây ra hiệu ứng lan tỏa tốt cho các chương
trình, đặc biệt là các chương trình âm nhạc, đơn cử như The Remix (Hịa âm ánh sáng), từ
đó giúp cho người xem trải nghiệm được tồn bộ chương trình và giúp chương trình tạo
ấn tượng tốt với khách giả.
 DVD, máy chiếu:
Đây được xem như thiết bị cần thiết để truyền tải thông tin đến cho người xem. Nếu
xảy ra sơ xuất với DVD hay máy chiếu sẽ khiến cho chương trình bị ngắt quãng, tồn tại
nhiều khoảng “thời gian chết” từ đó gây nên ấn tượng không tốt cho người xem tạo cho

họ cảm giác khơng chun nghiệp từ chương trình.
Với tất cả những yếu tố trên chúng ta thấy được rằng việc chuẩn bị cơ sở vật chất
cho chương trình sự kiện là một vấn đề không thể thiếu.


12
2.3.2 Đội ngũ lao động của bộ phận lữ hành
Đội ngũ lao động của bộ phận lữ hành gồm:
 Nhân viên điều hành:
Đảm nhiệm thiết kế mang đến cho khách hàng những dịch vụ và trải nghiệm du lịch
đặc sắc và nổi bật tại mỗi địa điểm đặt chân đến. Trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới
thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ và thuyết phục
khách hàng ký kết hợp đồng du lịch.
Nhân viên điều hành là những người lập kế hoạch và giám sát tất cả các chức năng,
hoạt động của doanh nghiệp. Cơng việc của họ địi hỏi phải tham gia xây dựng kế hoạch
chiến lược, đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu chung dưới sự kiểm soát của ban
quản lý. Họ thường báo cáo trực tiếp cho người quản lý hoặc những người giám sát cấp
cao hơn. Một nhân viên điều hành chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng hành chính,
bao gồm các hoạt động, quản lý, cải tiến quy trình, xác định các vấn đề khác nhau cần
tuân thủ và lập kế hoạch, phát triển chiến lược.
Các nhiệm vụ quan trọng khác bao gồm thu thập thông tin và tạo dữ liệu tiêu chuẩn,
duy trì các tệp và báo cáo hợp đồng, chính sách, tài liệu, tham gia vào dự án đặc biệt khi
được yêu cầu, chuẩn bị các báo cáo kỹ thuật và hoạt động phức tạp, phát triển và đề xuất
các quy trình được sử dụng để quản lý cũng như điều phối các hoạt động khác nhau.
 Nhân viên sales:
Nhân viên sales làm việc trong phòng cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện của cơng ty
với nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ, lên ý tưởng chạy chương
trình và trình bày kế hoạch diễn ra chương trình với khách hàng.
Đầu tiên phải tiến hành khảo sát thật kỹ nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng,
phân loại khách hàng, quy mô sự kiện ... đặc biệt là thu nhận phản hồi, ý kiến của khách

hàng sau mỗi sự kiện để phát huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm cịn
thiếu sót. Đây là nhiệm vụ quan trọng khơng kém bởi lẽ, đó là tiền đề giúp Sales sự kiện


13
có thể khai thác thêm nhiều khách hàng tốt hơn, vừa nâng cao uy tín của doanh nghiệp,
vừa cải tiến được chất lượng dịch vụ.
2.3.3 Quy trình tổ chức sự kiện
Lễ khai trương của Công ty cổ phần viễn thông FPT (Chi nhánh Đại Lộc - Quảng
Nam)

(Nguồn: Website của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Hình 2.1 Hình ảnh sự kiện của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Bước 1: Hình thành concept
 Mục đích của event: Làm lễ khai trương văn phòng giao dịch của công ty
cổ phần viễn thông FPT (Chi nhánh Đại Lộc - Quảng Nam)
 Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút các ban ngành, lạnh
đạo của các thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 100 khách
 Đối tượng chính của event: Đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo
của đối tác, khách hàng
 Địa điểm: 83 Đỗ Đăng Tuyển, thị trấn Ái Nghĩa, huyện Đại Lộc, tỉnh
Quảng Nam
 Thời gian diễn ra sự kiện: 06/04/2021
 Ngân sách: 70.000.000 VNĐ
 Đặc tính của sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về
cơng ty, cho thấy sự phát triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh
Bước 2: Thiết kế sự kiện


14

 PG đón tiếp khách mời và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ ngồi, mở clip
giới thiệu về cơng ty và dự án cơng trình của cơng ty
 Ổn định chỗ ngồi cho khách
 Lân sư rồng múa chào đón khách
 Văn nghệ mở màn lễ khai trương
 MC giới thiệu khách mời và đại biểu
 MC mời đại diện công ty lên phát biểu
 MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu
 Clip giới thiệu về dự án công ty
 MC mời đại diện cơng ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của
công ty
 MC mời đối tác của công ty lên phát biểu
 Lân sư rồng múa kết thúc lễ động thổ và cắt băng rôn
 MC cảm ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet

Bước 3: Lập kế hoạch
Thời gian
23/03

Nội dung
Chi tiết
Nhân sự
Lên danh sách các Công ty cổ phần Công ty cổ phần
khách

mời

VietFuntastic

+ viễn thông FPT sẽ viễn

đưa phối

hợp

thông

FPT

cùng phối hợp cùng với

bản thiết kế thư mời VietFuntastic để lên VietFuntastic
và mơ hình cho danh
25/03

sách

các

công ty FPT
khách mời
Duyệt bản thiết kế Sau khi bàn bạt Thiết kế của công ty
+ sửa đổi + gởi kịch xem xét giữa 2 bên VietFuntastic
bản chi tiết

phối

để đưa ra bảng thiết hợp cùng ban thực
kế chung

hiện chương trình

của cơng ty cổ phần

25/03 – 2/4

Gởi thiệp mời cho Công

viễn thông FPT
ty Nhân viên của công

khách + đội hậu cần VietFuntastic

sẽ ty VietFuntastic

lo việc đạo cụ cho tiến hành viết danh
chương

trình

và sách khách mời và


15
team PGs, ca sĩ, gởi

nội

dung

MC, bảo vệ...+ tổng chương trình về cho
số lượng khách mời khách

tham gia chương
03/04

trình
Xem

tình

hình Lên kế hoạch B phụ Nhân viên của công

khách mời, MC, ca trợ nếu có gì phát ty

05/04

VietFuntastic+

sĩ...và có phương án sinh

Nhân viên cơng ty

dự phịng

cổ phần viễn thơng

FPT
Tiến hành chuyển Dựng mơ hình sân Cơng

ty

vật dụng trang trí khấu, nhà bạc cho VietFuntastic + dịch

sân khấu, dàn dựng khách ngồi...

vụ làm sân khấu +

sân khấu

công ty cổ phần
viễn

thông

FPT

kiểm tra tiến độ
06/04

Chạy chương trình

cơng việc
Tồn bộ nhân viên
cơng ty cổ phần
viễn thơng FPT +
Cơng

VietFuntastic
(Nguồn: Phịng nhân sự của Cơng ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Bảng 2.2 Bảng kế hoạch sự kiện của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic
Bước 4: Triển khai cơng tác thực hiện và giám sát
Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên cơng ty sẽ phối hợp làm cùng nhau.

ty


16
Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo cáo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời
bên cơng ty VietFuntastic sẽ làm việc túc trực với nhân viên quản lý chương trình của
cơng ty cổ phần viễn thơng FPT.
Bước 5: Tiến trình tổ chức
Cơng

tác -Tồn thể nhân viên phụ Trước 7h kiểm Nhân

chuẩn bị đón trách cơng tác tổ chức có mặt tra lần 1
khách

tại địa điểm tổ chức lễ.

viên

VietFuntastic đảm

Kiểm tra lần 2 nhiệm

-Kiểm tra thiết bị âm thanh lúc 8h
lần cuối.

Kiểm tra lần 3

-Bố trí nhân bảo vệ hướng lúc 8h30

dẫn đậu xe.
-Kiểm tra các khâu chuẩn bị
lần cuối
-Tập trung nhân viên vào vị
trí được phân cơng.
- Nhân viên bảo vệ vào vị trí
bắt đầu nhiệm vụ
- Bộ phận phục vụ nước sẵn
sàng
- Nhân viên lễ tân chuẩn bị
đón khách.
-Nhân viên bảo vệ phụ trách 8h30 – 9h30
cổng chào,phụ trách sắp xếp
khu vực để xe
- Nhân viên, ban tổ chức ở
trong tình trạng cao độ có thể
hổ trợ kịp lúc

Lãnh đạo công ty


17
- Đồn lân sư rồng múa đốn
khách và ở ngay hai bên cổng
chào
- Trình chiếu những thơng tin
về dự án ở màn hình plasma
- Nhân viên lễ tân bắt đầu
phục vụ
- Các nhân viên phụ trách âm

thanh chuẩn bị sẵn sàng
Chương trình -Âm thanh văn nghệ
văn

nghệ - Chương trình văn nghệ

chuẩn bị khai chào mừng:
mạc

-Trình chiếu những thơng tin
về dự án ở màn hình plasma
(âm thanh màn hình ở chế độ
im lặng)
Tùy theo tình hình cụ thể để
chương trình ca nhạc có thể
hoặc ngưng theo yêu cầu của
lãnh đạo cấp trên và lãnh đạo
của công ty
-Nhân viên lễ tân phục vụ
teabreak cho quan khách
trong suốt quá trình diễn ra
sự kiện
- Trưởng ban lễ tân và ban tổ
chức xác nhận lại danh sách

8h30 – 9h30


18
đại biểu đưa cho MC

- Trước khi khai mạc lễ lãnh
đạo công ty mời đại biểu ra
Lễ khai mạc

khu vực chuẩn bị khai mạc lễ
-Các nhân viên lễ tân ổn định 9h – 9h30

Sau

phần

giới

đội hình, rút dẫn vào khu vực

thiệu

đại

biểu

lễ tân

quân đạo nhạc dạo

- MC mời quan khách thực

chào mừng các

hiện nghi thức chào cờ

khách mời

- MC mời quan khách ổn
định để chuẩn bị khai mạc
buổi lễ
- Đội trống múa trống chào
mừng khai mạc buổi lễ
- Để chào mừng buổi khai
mạc MC mời khách quý lên
trao bông khi đến dự buổi lễ,
đồng thời MC bước ra sân
khấu và gởi lời chào, lời cảm
ơn đến tồn thể quan khách
có mặt trong buổi lễ
-MC tuyên bố lý do và giới
thiệu đại biểu (danh sách giới
Phần

thiệu đại biểu đi kèm)
phát MC giới thiệu ban giám đốc

biểu
Nghi

phát biểu
thức -Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở

thực hiện lễ

sảnh, chuẩn bị sẵn băng rôn