Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An
Phát
I. Đặc điểm của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát ảnh
hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ( theo chức
năng quản trị)
1. Tài chính
Trong hơn mười năm qua, ngành công nghiệp nhựa Việt Nam đang phát
triển với tốc độ khá nhanh, tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt 15-25%. Có thể nói
đây là một mức phát triển khá ấn tượng đối với một ngành công nghiệp còn non
trẻ.
Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây rất
khả quan. Tuy mới được cổ phần hóa từ năm 2006 nhưng công ty cổ phần nhựa
và môi trường xanh An Phát đã và đang ngày càng phát triển, mở rộng. Đặc biệt
cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế, An Phát dự kiến sẽ niêm yết trên
thị trường chứng khoán vào năm 2010. Để đạt được điều này, những năm qua
ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã ngày đêm nỗ lực thể hiện tiềm
lực phát triển công nghệ, con người và tài chính của công ty. Thể hiện ở chỗ:
trong 3 năm gần đây, mặc dù nền kinh tế chịu ảnh hưởng nghiêm trọng của
khủng hoảng kinh tế nhưng tổng lợi nhuận trước thuế của công ty vẫn luôn đạt
trên 15 tỷ đồng chiếm trên 25% so với tổng vốn đầu tư.
2. Marketing
Việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước đã góp phần
quan trọng uy tín và thương hiệu của công ty. Đặc biệt việc có được tài khoản
vàng trên alibaba đã nâng cao được sản lượng xuất của công ty trong những
năm 2008, 2009.
3. Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng
Các nhà máy được trang bị các máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo hiện đại
và với số lượng lớn. Tại văn phòng đại diện trung bình mỗi nhân viên được trang bị
một máy tính laptop, điện thoại bàn và các vật dụng khác. Công ty được trang bị đầy
đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc. Quy mô sản xuất của công ty ngày

càng được mở rộng, 3 nhà máy đã được đưa vào sản xuất với diện tích:
Diện tích nhà xưởng
Nhà máy
Mục đích sử dụng m2
1
Diện tích để máy móc
10000
Diện tích kho hàng
Văn phòng làm việc
2
Diện tích để máy móc 7500
Diện tích kho hàng 1950
Văn phòng làm việc 90.675
3
Diện tích để máy móc 3708
Diện tích kho hàng 2775
Văn phòng làm việc 140
( Nguồn phòng xnk cung cấp)
4. Nhân lực
Là một doanh nghiệp cổ phần mới được thành lập cơ cấu lao động của
công ty tương đối trẻ. . Với trên 1000 công nhân viên, trong năm 2009, công ty
hiện đang có một nguồn nhân lực mạnh mẽ.
Bảng 1: Cơ cấu lao động và trình độ lao động của công ty
tại thời điểm cuối năm 2009:
STT Bộ phận
Số
lượng
Trình độ
Đại học Cao đẳng
Trung cấp và

phổ thông
1 Văn phòng hà nội 34 82.35% 5.88% 11.76%
2 Nhà điều hành 45 66.67% 22.22% 11.11%
3 Nhà máy 1 425 1.18% 4.71% 94.12%
4 Nhà máy 2 372 3.72% 5.91% 91.37%
5 Nhà máy 3 124 6.45% 6.45% 87.1%
(Nguồn: phòng hành chính tổng hợp)
Tại văn phòng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 công nhân viên trong
đó ở trình độ đại học, cao đẳng là những nhân viên làm trong các phòng ban
như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp, phòng xuất
nhập khẩu và lãnh đạo; ở trình độ trung cấp là phòng bảo vệ và ban lễ tân.
Tại nhà điều hành: 45 nhân viên trong đó các nhân viên làm việc tại các
phòng ban đều được tuyển với trình độ đại học và cao đẳng còn nhân viên bảo
vệ, tiếp tân, nhà ăn là trình độ trung cấp và phổ thông.
Bảng 2: Thông tin nhân lực của nhà máy
Thông tin nhân lực của nhà máy
Nhà máy
Chức vụ Số lượng Độ tuổi TB Trình độ
Nam Nữ Nam Nữ
1
Quản lý 1 1
27 25
CĐ trở lên
Công nhân 79 55 THCS trở lên
2
Quản lý 6 0 19 CĐ trở lên
Công nhân 115 75 26 29 THCS trở lên
3
Quản lý 9 2 28 26 CĐ trở lên
Công nhân 73 15 25 23 THCS trở lên

Nhân viên 35 10 27 25 Trung cấp trở lên
( Nguồn phòng XNK điều tra )
Các nhà máy : lao động trình độ trung cấp và phổ thông là những công
nhân làm việc trong nhà máy, lao động ở trình độ cao đẳng và đại học là các
nhân viên quản lý tại nhà máy bao gồm giám đốc nhà máy, ban kế toán, ban
kiểm soát chất lượng, kỹ thuật viên. Do đặc điểm ở mỗi nhà máy là khác nhau
nên cơ cấu lao động và trình độ cũng có phần sai khác. Nhà máy 1 tuy có diện
tích nhỏ nhất nhưng do đặc điểm là nhà máy được xây dựng và đi vào hoạt động
lâu năm nhất nên trình độ lao động ở nhà máy này tương đối thấp hơn các nhà
máy khác nhưng phần lớn là những lao động làm việc lâu năm trong công ty.
Nhà máy 3 vì mới đi vào hoạt động lại là nhà máy được xây dựng với dây
chuyền công nghệ sản xuất bao bì nhựa tân tiến nhất nên số lượng công nhân
viên tại nhà máy là ít nhất nhưng trình độ thì tốt hơn.
II. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty
cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát
Sau khi hợp đồng được kí kết, khách hàng đã chuyển tiền cho công ty thì
hợp đồng đó được coi là thành công. Sau khi nhận được tiền đặt cọc, Sales có
nhiệm vụ tạo lập hồ sơ đơn hàng cho mình và có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông
tin cho đơn hàng đó. Trong thời gian chờ tiền chuyển về, cán bộ xuất nhập khẩu
(XNK) có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông số làm hàng. Để sẵn sàng chuyển
đơn hàng khi tiền nổi trên tài khoản của công ty. Làm thông báo mẫu nếu khách
hàng yêu cầu, làm thông báo sản xuất (TBSX) cho đơn hàng. Việc tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty chính thức được thực hiện từ khi nhận được
tiền đặt cọc của khách hàng hoặc L/C đã được mở.
Hàng hoá xuất khẩu của công ty là túi nhựa và hạt nhựa thuộc nhóm hàng
hoá khuyến khích xuất khẩu nên khồng cần xin giấy phép. Và các bước trong quy
trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được hiện như sau:
1. Kiểm tra xác nhận thanh toán
Chính sách thanh toán của công ty là chỉ chấp nhận các hình thức sau:
• Hình thức thanh toán bằng T/T : 30% đặt cọc, 70% thanh toán, ttrc khi

khách hàng nhận được hàng, khách hàng thanh toán xong mới được nhận
hàng.
• Hình thức thanh tóan bằng L/C, Công ty chấp nhận hình thức Thanh toán
L/C at Sight.
• Hình thức T/T và D/P: 30% đặt cọc, 70% thanh toán bằng D/P, hoặc L/C
at sight.
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
CONTRACT EXECUTION
- Checking and ordering: Lable, cylinder, and carton.
- Preparing and asking for approving Production Anoucement
THEO DÕI ĐƠN HÀNG
ORDER FOLLOW-UP
- Dealing with quality and quantity of products, lable, carton, cylinder.
- Following up the capacity
(delivery time) each day/month
THÔNG BÁO ĐÓNG HÀNG
GOODS PACKING ANOUNCEMENT
- Checking available quantity of products before 1 week of shipment
- Finding the shipping line, selecting the best price and booking
- Anoucing goods packing to Fatory and Custom Dept
TÌM KIẾM NHU CẦU
BUYER ACESSING
- Acessing buyers through: media communication, relationships
ĐÀM PHÁN
NEGOTIATION
1. Negotition with customers:
- Specification of products, Price, Payment terms, Quantity, Delivery time.
2. Negotiation with Business Centre:
- Price, Delivery time approval
LÀM HỢP ĐỒNG

CONTRACT PREPARATION
LÀM CHỨNG TỪ
DOCUMENT PREPARATION
- Preparing Custom Contract
- Preparing Packing List for Bill of lading
- Preparing Maritime Insurance request (if any)
- Preparing DOC required for Certificate of Origin (if any)
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHO CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN
PREPARATION PAYMENT REQUEST FOR REALED BILLS
For ex: Bill of lading, order of lable, cylinder, etc.

GỬI CHỨNG TỪ
SEDING OUT DOCs
- Noticing customer to wire out balance
(Sales)
- Sending DOCs (Hỗ trợ)
Sơ đồ 2: Quy trình xuất khẩu của công ty
(Nguồn: phòng XNK cung cấp)
Để đẩy nhanh tiến độ thanh toán, nhân viên sales của công ty thường viết
email gửi cho khách hàng giục thanh toán và khi thanh toán sớm việc làm mẫu
nhanh thì tiến hành giao hàng sớm. Đưa lại cho khách hàng mã swift của công
ty để họ kiểm tra lại chính xác.
Khi thanh toán bằng T/T thì công ty thực hiện cả 2 nghiệp vụ là yêu cầu
nhà nhập khẩu fax “ bản sao lệnh chuyển tiền” và kiểm tra số dư có tại ngân
hàng BIDV.
Khi thanh toán bằng L/C nhân viên phòng kế toán và sales xem xét các
thông tin chung của L/C, gửi L/C nháp cho nhà nhập khẩu để họ check.
2. Chuẩn bị hàng xuất – hay thực hiện hợp đồng
Bước này được giao cho phòng hỗ trợ chứng từ làm gồm: Mr. Nghĩa,
Miss.Tâm, Thuỳ, Tuyến. Và nên chuấn bị làm TBSX trước khi nhận được tiền

đặt cọc của khách
2.1 Thu thập các thông tin cần thiết từ nhà máy:
Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD)
Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng đã có, và từ yêu cầu của khách hàng
2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX)
2.2.1 Điền đấy đủ các thông tin theo form TBSX
Về cước tàu: Cần thể hiện giá đang có tại thời điểm làm TBSX
Về thời gian giao hàng: Dựa trên thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuất
xác nhận. Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất đã xác nhận.
Thông báo sản xuất hàng, là nội dung đàm phán trong quá trình làm việc
của cán bộ XNK với khách hàng. Mọi thông số phải lôgic phù hợp và chính xác.
Cán bộ XNK cần có những thông tin sau khi làm TBSX:
Chi tiết hộp carton
Chi tiết về hàng gồm có:
Kích thước hàng, màu film, màu in,
Cách thức đóng gói, số lượng sản xuất, kiểu dáng túi, hàng cuộn, thường
hay gấp sao, hàng cuộn có lõi hay không có lõi, kích thước của lõi,
Cách đóng gói, số chiếc/ thêp,
Hàng có nhám hay không có nhám,
Số thếp trên hộp carton.
Đơn giá của sản phẩm, trọng lượng của túi.
Mẫu thông báo sản xuất đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.1
2.2.2 Điền đầy đủ thông tin vào Chi tiết đơn hàng
Ghi thêm các đơn vị đo quy cách túi, và quy định dùng chung đơn vị đo
Mẫu chi tiết đơn hàng cần có đủ thông tin: tem dán cuộn, tem dán hộp,
kiểu quai túi.
Mẫu chi tiết đơn hàng mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục
3.2
2.3 Làm PAKD (From PAKD)
Dựa trên PAKD nháp đã làm ở phần đàm phán (Phải theo tỉ lệ làm mẫu

hay chất lượng đã thống nhất với khách hàng. Trường hợp có thay đổi phải có
xác nhận của lãnh đạo TTKD)
Mẫu PAKD mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.3
2.4 Làm đơn đề nghị đặt tem/lô in (điền thông tin theo form)
Số lượng tem đặt được cộng thêm 3% dung sai. Và ghi rõ ngày cần hàng
và phải dựa theo nguyên tắc với nhà cung cấp: …ngày làm tem, …ngày làm lô
in.
Mẫu đặt hộp carton đơn hàng EVENPLAST 3368 - xem phụ lục 3.4
2.5 Trình duyệt bộ TBSX lên trưởng phòng và Giám đốc TTKD
Bộ TBSX gồm:
- Chi tiết các mã hàng trong TBSX
- PAKD cho từng mã hàng
- PI đã được khách hàng xác nhận (hoặc bản L/C gốc (tùy trường hợp có
thể lấy L/C nháp).
- Các thông tin của tem dán, lô in và carton --> để xác nhận được các thông
tin ghi trên TBSX là đúng.
- Các thông tin khác đã xác nhận với khách hàng.
Chú ý: Với các đơn L/C cần phải kiểm tra hãng tàu để xác nhận ngày giao
hàng phù hợp với sản xuất và điều kiện thời gian giao hàng trên L/C
2.6 Thông báo sản xuất:
Chuyển TBSX (TBSX, Chi tiết đơn hàng, market tem, carton,...) qua fax
và email tới các bộ phận liên quan dưới nhà máy gồm: Giám đốc và phó giám
đốc sản xuất, KCS; và CC tới ban thư kí hội đồng quản trị và lãnh đạo trung tâm
kinh doanh.
3. Giải quyết các vấn đề phát sinh - Kiểm tra hàng xuất
Sau khi fax thông báo sản xuất xuống cho 2 nhà máy sản xuất, cán bộ
XNK, có nhiệm vụ phối hợp với 2 trưởng phòngKCS của 2 nhà máy để kiểm
soát, kiểm tra chất lượng. Việc kiểm tra chất lượng, các cán bộ XNK có nhiệm
vụ cung cấp các thông tin, và bố trí thời gian xuống nhà máy trực tiếp kiểm tra
hoặc hướng dẫn các cán bộ KCS kiểm tra sản phẩm.

Giải quyết vấn đề về vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán và lô in. Kiểm tra
chất lượng và số lượng: kiểm tra trên một vài tem, xác nhận số lượng tem dán
thông qua bảo vệ. Đối với lô in, sẽ giải quyết vấn đề sau khi nhận phản hồi từ
nhà máy. Kí hóa đơn đặt hàng. Thông báo với người vận chuyển chuyển tem về
NM nào. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đưa vật tư vào sản
xuất.Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hoá. Kiểm tra chất lượng hàng
hoá gồm: dùng thước đo chiều dài rộng, kích thước biên túi, dùng cân định
lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén của túi.Và kiểm
tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không? Bằng
cách hỏi các cán bộ KCS về tiến độ làm hàng. Cán bộ KCS không có nhiệm vụ
xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất và
cảnh báo về đơn hàng nếu như có dấu hiệu sản xuất chậm
Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hoá:
Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan
đến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ các nhà máy và nhập dữ liệu này
vào bản Production Update của phòng.
Làm thanh toán Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị thanh toán sau 2 ngày
kể từ khi tàu chạy gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Tờ khai ( Copy) Thông báo
sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể
sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày
Thanh toán cho khách hàng ).
Làm thanh toán Lô in, Tem dán, làm đề nghị thanh toán sau 5 ngày kể từ
nhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị thanh toán, tờ khai ( Copy), thông báo
sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử
dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày thanh toán
cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hàng hoặc hợp đồng
với nhà cung cấp.
Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5
4. Thông báo đóng hàng
4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng:

Cách ngày đóng hàng khoảng 10 ngày, phải tổng hợp các số liệu và kiểm
tra khối lượng đơn hàng trong vòng 10 ngày tới có giao được hàng không để có
kế hoạch đóng hàng. ( hỏi ban kế hoạch sản xuất, đề nghị xác nhận lại bằng
SKYPE - Room của đơn hàng hoặc văn bản ).
Số lượng thiếu, cần phải ép tiến độ nhà máy để sản xuất cho kịp tiến độ
và số lượng.
Hàng đã đủ: tìm kiếm hãng tàu cho việc đóng hàng hoặc thông báo cho
khách hàng về thời gian đóng hàng.(Lưu ý, thời gian đóng hàng, cách ngày tàu
chạy khoảng 2 ngày, không kể ngày lễ thứ 7 và chủ nhật.)
4.2 Việc tìm kiếm hãng tàu tùy thuộc vào từng hợp đồng:
Hợp đồng mua giá CIF thì cần phải tìm giá cước tàu trước 10 ngày và hỏi
lịch tàu. Phải tìm kiếm và tính toán giá chính xác nhất theo đúng như phương án
kinh doanh đã đi đến ký kết hợp đồng.
Những hợp đồng mua Giá FOB, cần đề nghị khách hàng cho thông tin về
hãng tàu để liên lạc xin Booking note. Thời gian trước 10 ngày dự kiến sản xuất
xong hàng, Hoặc 10 ngày trước khi hết hạn đóng hàng của L/C.
4.3 Thông báo đóng hàng ( TBĐH)
Làm thông báo đóng hàng và hợp đồng hải quan (HĐHQ) (tính theo số
kg) theo mẫu và giao anh Thành kiểm tra.
Fax Booking (ghi rõ: Tên hàng, ngày đóng, nhà máy sx; có kí tên người
gửi) và TBĐH cho bộ phận xuất hàng dưới Hải Phòng ( liên lạc với anh Long,
anh Chương ).
Fax TB đóng hàng và gửi HĐHQ cho nhà máy.
Mẫu thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số
3.6
Booking đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.7