Quản lý quy mô dự án pdf

1
QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN
Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng Quản lý dự án xây
dựng”
Giảng viên: Trần Trung Hậu, M.Eng
Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA)
Khoa Kinh tế & Quản trò kinh doanh
ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM
2
ĐỊNH NGHĨA
 Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo rằng dự
án đã được thực hiện tất cả các công việc đã được yêu
cầu và chỉ những công việc được yêu cầu để hoàn thành tốt
dự án
 Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:
 Khởi đầu (Initiation)
 Hoạch đònh quy mô (scope planning)
 Đònh nghóa quy mô (scope definition)
 Kiểm tra quy mô (scope verification)
 Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)
3
ĐỊNH NGHĨA
 Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến:
 Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và chức năng
đã được bao gồm trong một sản phẩm hoặc dòch vụ
 Quy mô dự án (project scope): công việc phải làm để hình thành
một sản phẩm những đặc trưng và chức năng cụ thể
4
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN
 KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):

 Mô tả sản phẩm
 Kế hoạch chiến lược
 Tiêu chuẩn ựa chọn dự án
 Thông tin quá khứ
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
 Phương pháp lựa chọn dự án
 Ý kiến chuyên gia (expert judgment)
 Đầu ra (Outputs):
 Project charter
 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án
 Các ràng buộc
 Các giả đònh
5
Đầu vào
Công cụ
Đầu ra
1. Mô tả sản phẩm
2. Kế hoạch chiến lược
3. Tiêu chuẩn lựa chọn
dự án
4. Thông tin quá khứ
1. Phương pháp lựa
chọn dự án
2. Ý kiến chuyên gia
(expert
judgment)
1. Project charter
2. Nhận dạng/phân
công chủ nhiệm dự
án

3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
6
KHỞI ĐẦU (Initiation)
Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những nội dung sau:
 Một nhu cầu thò trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ thực
một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp ứng nhu cầu thiếu
hụt thường xuyên về dầu lửa
 Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty điện lực thực
hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục vụ cho một khu công
nghiệp
 Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film diện tử
thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện tử mới sau khi
một film trở nên ăn khách
 Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản xuất sơn thực
hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho việc xử lý những chất độc hại
7
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):
 Mô tả sản phẩm: Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm sơ bộ
 Kế hoạch chiến lược: Tất cả các dự án nên được hổ trợ
của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư
 Tiêu chuẩn lựa chọn dự án: lợi nhuận tài chánh, thò phần,
lợi ích công đồng, …
 Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ về những dự án
tương tự đã được thực hiện nên được cân nhắc trong quá
trình phê duyệt FS
8
KHỞI ĐẦU (Initiation)

 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
 Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương pháp được dùng:
 Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích và chi phí, mô
hình kinh tế, …
 Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình toán như
cây quyết đònh, AHP (Analytic Hierarchy Process)
 Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến chuyên gia
thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào của tiến trình
thực hiện dự án
9
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):
 Project charter:
 là tài liệu mà thừa nhận một cách chính thức sự tồn tại của một
dự án.
 Nó cung cấp cho nhà quản lý sự ủy quyền để áp dụng các nguồn lực
của tổ chức để vận hành dự án
 Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:
 CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai đoạn ban đầu
của dự án
 Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu thực hiện
kế hoạch dự án.
10
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):
 Các ràng buộc (Constraints):
 Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm QLDA.
 Ví dụ: ngân sách đã xác đònh trước là một ràng buộc mà nó sẽ giới hạn
nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến quy mô, nhân sự và tiến độ
 Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều kiện trong

hợp đồng chính là các ràng buộc
 Các giả đònh (Assumptions):
 Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích hoạch đònh) sẽ là
thực tế, chắc chắn.
 Các giả đònh một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào đó của rủi
ro
11
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Hoạch đònh quy mô là quá trình phát triển một báo cáo
quy mô đã được viết như là một cơ sở cho các quyết đònh
về dự án ở tương lai, kể cả các tiêu chuẩn để xác đònh dự
án hoàn tất tốt đẹp
 Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp đồng giữa
nhóm dự án và khách hàng dự án bằng cách nhận dạng các
mục tiêu và các nội dung chính (deliverable) của dự án.
12
Đầu vào
Công cụ
Đầu ra
1. Mô tả sản phẩm
2. Kế hoạch chiến lược
3. Tiêu chuẩn lựa chọn
dự án
4. Thông tin quá khứ
1. Phương pháp lựa
chọn dự án
2. Ý kiến chuyên gia
(expert
judgment)
1. Project charter

2. Nhận dạng/phân
công chủ nhiệm
dự án
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
1. Mô tả sản phẩm
2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí
3. Nhận dạng các
giải pháp có thể
4. Ý kiến chuyên gia
1. Báo cáo quy mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)
3. Kế hoạch quản lý
quy mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
13
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu vào (inputs):
 Mô tả sản phẩm
 Project charter

 Các ràng buộc
 Các giả đònh
 Các nội dung này đã được thảo luận ở phần Initiation
14
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
 Phân tích sản phẩm:
 Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án.
 Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật đánh giá,
phân tích giá trò, phân tích chức năng, quality function deployment
(QFD).
 Phân tích lợi ích/chi phí: NPV, IRR, Payback period, …
 Nhận dạng các giải pháp có thể: brainstorming, lateral
thingking
 Ý kiến chuyên gia
15
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):
 Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement):
 Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết đònh về dự án trong tương lai
và cho sự xác nhận hoặc phát triển những hiểu biết chung của quy mô dự
án trong vòng các đối tác (stateholders)
 BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project justification),
một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm (project product), một
danh sách tóm tắt của những sản phẩm phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự
án (project deliverables), các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí,
tiến độ và tiêu chuẩn chất lượng (project objectives),
16
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):

 Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tài liệu của
tất cả các giả đònh và ràng buộc đã được nhận dạng
 Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):
 Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý và làm
thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự án.
 KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào các thay
đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại.
 Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án
17
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đònh nghóa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân chia nhỏ hơn
của các project deliverables thành những thành phân nhỏ
hơn, dể quản lý hơn để:
 Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí, thời gian,
nguồn lực.
 Đònh nghóa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm soát sự thực
hiện.
 Thuận tiện hơn cho sự phân công
 ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công
18
Đầu vào
Công cụ
Đầu ra
1. Mô tả sản phẩm
2. Kế hoạch chiến lược
3. Tiêu chuẩn lựa chọn
dự án
4. Thông tin quá khứ
1. Phương pháp lựa
chọn dự án

2. Ý kiến chuyên gia
(expert judgment)
1. Project charter
2. Nhận dạng/phân
công chủ nhiệm dự
án
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
1. Mô tả sản phẩm
2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí
3. Nhận dạng các
giải pháp có thể
4. Ý kiến chuyên gia
1. Báo cáo quy mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)
3. Kế hoạch quản lý
quy mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
1. Báo cáo quy mô.
2. Các ràng buộc

3. Các giả đònh
4. Thông tin quá khứ
1. WBS tạm thời
2. Sự phân ly
(Decomposition)
1. WBS
2. OBS, RBS
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ
19
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu vào (inputs):
 Báo cáo quy mô.
 Các ràng buộc
 Các giả đònh
 Thông tin quá khứ
 Các nội dung này đã được thảo luận ở các phần trước
20
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
 WBS tạm thời: Một WBS của dự án tương tự đã thực hiện có thể
được sử dụng như là một WBS tạm thời cho dự án mới
 Sự phân ly (Decomposition):
 là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables thành các thành
phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi các deliverables đã được xác
đònh đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho các hoạt động (activities) trong tương lai
(hoạch đònh, thực hiện, kiểm soát, và kết thúc).
 Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử chính của dự
án; (2) Quyết đònh phát triển cấp độ chi tiết hơn của các phần tử; (3)
Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng
đắn của sự phân chia

21
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu ra (Outputs):
 WBS: thường được sử dụng để phát triển hoặc xác nhận
một hiểu iết chung về quy mô dự án.
 Phần tử thấp nhất của WBS được gọi là Work Package
 Một vài cấu trúc khác:
 OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân công đến đối
tác nào
 RBS: Một dạng khác của OBS nhằm chỉ ra các công việc đã
được phân công đến ai
22
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp nhận chính
thức quy mô dự án từ phía các đối tác (nhà tài trợ, chủ
dự án, khách hàng …)
 KTQM khác với kiểm soát chất lượng:
 KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết quả công
việc của tương lai.
 Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn
(correctness) của kết quả công việc
23
1. Mô tả sản phẩm
2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí

3. Nhận dạng các
giải pháp có thể
4. Ý kiến chuyên gia
1. Báo cáo quy mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)
3. Kế hoạch quản lý
quy mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
1. Báo cáo quy mô.
2. Các ràng buộc
3. Các giả đònh
4. Thông tin quá khứ
1. WBS tạm thời
2. Sự phân ly
(Decomposition)
1. WBS
2. OBS, RBS
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ
1. Kết quả công việc
(work results)
2. Product documentation
1. Sự kiểm đònh
(inspections)
1. Chấp nhận chính
thức (formal
acceptance)
KIỂM TRA QUY MÔ

24
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Đầu vào (inputs):
 Kết quả công việc (work results): là một xuất lượng
của sự thực hiện kế hoạch dự án (project plan executive)
 Product documentation:
 Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch, specifications, bản vẽ,
…) phải có sẳn cho mục đích xem xét
25
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
 Sự kiểm đònh (inspections): bao gồm những công việc như
là đo lường, kiểm tra, và thử nghiệm những gì đã làm
nhằm xác đònh có hay chăng các kết quả tuân theo các
yêu cầu (requirements)
 Đầu ra (Outputs):
 Chấp nhận chính thức (formal acceptance)