hệ thống quản lý thư viện

Trang
1




Luận văn
Hệ thống quản lý thư viện


Trang
2
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Các từ viết tắt
Lời nói đầu
Lời cám ơn
Chương I : Tổng quan 6
I. Giới thiệu chung 6
I.1.Tổng quan 6
I.2. Khảo sát về nơi thực tập 6
II.Tổng quan về HTTT quản lý 8
II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý 8
II.2. Mục đích chính của hệ thống 9
II.3. Các nguyên tắc đảm bảo 9
II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý 10
II.5. Các chức năng chính của hệ thống 11
Chương II : Khảo sát hệ thống 13
I.1. Mô tả Quản lý thư viện 13

I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả 15
I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả 15
I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) 16
I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu 16
II. Môi trường 18
II.1. Ngôn ngữ 18
II.2. CSDL 19
III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát 19
Chương III : Phân tích và thiết kế 20
I . Hoạt động của thư viện 20
I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện 20
I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách 22


Trang
3
II . Các chức năng của hệ thống 23
III . Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình. 23
1.Biểu đồ phân rã chức năng 24
2.Phân tích các chức năng chính 25
3.Mô hình LDL (BĐLDL). 29
4.Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh 34
5.Mô hình thực thể liên kết 38
6.Thiết kế CSDL 41
Chương IV : Thiết kế cài đặt chương trình 47
IV.I. Thiết kế Menu 47
IV.II. Thiết kế màn hình giao diện ……48
IV.II.1. Danh sách màn hình 48
IV.II.2. Chi tiết các màn hình 48
IV.II.2.1.Màn hình chính 48

IV.II.2.2. Màn hình ngoài khi đăng nhập 49
IV.II.2.3. Đăng nhập chương trình 49
IV.II.2.4. Màn hình thay đổi mật khẩu. 50
IV.II.2.5. Màn hình quản lý độc giả. 50
IV.II.2.6. Màn hình quản lý sách. 51
V.II.2.7. Màn hình quản lý Mượn - Trả sách 51
IV.II.2.8. Xử lý độc giả vi phạm. 52
IV.II.2.9. Xử lý phân huỷ sách. 52
IV.II.2.10. Xử lý nội qui thư viện. 53
IV.II.2.9. Màn hình báo cáo 53
IV.III.3. Cài đặt chương trình 56
IV.III.1.Yêu cầu phần cứng 56
IV.III.2.Yêu cầu phần mềm 56
IV.III.3. Các bước cài đặt chương trình 56
Chương V : Kết luận 58


Trang
4

CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

 CSDL: Cơ sở dữ liệu
 QLTV: Quản lý thư viện
 HTTT: Hệ thống thông tin
 LDL: Luồng dữ liệu
 TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

Trang
5
LỜI NÓI ĐẦU

Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh
viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh
viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng.
Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương
trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các
ứng dụng tin học trong quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý
khách sạn v v….
Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình
quản lý: Hệ thống quản lý thư viện. Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập
trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây ngôn ngữ được dùng
phổ biến để viết các chương trình quản lý. Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương:
 Chương I: Tổng quan
 Chương II: Khảo sát hệ thống
 Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống
 Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình

 Chương V: Kết luận
Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong
cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất.
Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm
chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo,
đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em
được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa.



Trang
6
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN
I. Giới thiệu chung
I.1. Tổng quan
Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo
sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản
lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc
đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con
người trong sản xuất và đưa ra quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin
học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý
và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng
như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản
lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây
dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm
của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống
quản lý có kết quả tốt .
I.2. Khảo sát về nơi thực tập
 Tên công ty thực tập

o Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng. Tên giao dịch
nước ngoài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES
COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD
o Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh
o Điện thoại: (08) 2588518- (08) 2588558/ Fax: (08) 2588519
o E-mail: –
o Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net



Trang
7
 Quá trình hình thành và phát triển
Công nghệ thông tin đã và đang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống
hằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công nghệ
tiên tiến nhất nhằm giúp cho khách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình.
Công ty PCT được thành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ
sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh
vực phân phối cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp mạng truyền thông tích
hợp trong thế kỷ 21.
 Lĩnh vực hoạt động
Khách hàng của Phượng Hoàng – PCT là những người sử dụng các sản phẩm
dịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động thế hệ thứ 3, các doanh
nghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tối ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch
vụ nhờ áp dụng công nghệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành
mạng viễn thông thế hệ mới. Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các
sản phẩm và dịch vụ cho các đối tượng chính là:
 Những thuê bao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt
Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới
 Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn toàn quốc

Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng,
nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ
phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh
nghiệp. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ
truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ
mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các
nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và
ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm
đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới.


Trang
8
 Sơ đồ tổ chức

II. Tổng quan về HTTT quản lý







II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý
a. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có
chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.
Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các
đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống.
Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.

b. Luồng thông tin vào
Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau:
 Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang
tính chất thay đổi lâu dài
 Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập
nhật để xử lý.
o Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những
thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.


Trang
9
c. Luồng thông tin ra
o Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào
nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
o Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho
nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống.
Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
d. Quy trình quản lý
o Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường
xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết
xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua
nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người
quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi.
o Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì
nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng.
o Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc
thiếu hụt thông tin.
II.2. Mục đích chính của hệ thống
Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan

nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu.
II.3. Các nguyên tắc đảm bảo
Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và
tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa
trên một số nguyên tắc sau:
II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc
giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy


Trang
10
người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp
không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển .
II.3.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần
phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm
thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản
những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán
cụ thể .
Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ
làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn.
II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng
máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ
thống.
Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển
tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ )
để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được

nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính.
Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống.
Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc
nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào.
II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý
II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
 Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống
đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ.


Trang
11
 Tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ
thống tìm hiểu HTTT hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các
giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án.
 Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
II.4.2. Phân tích hệ thống.
 Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết.
 Hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm .
 Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc
phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic.
II.4.3. Thiết kế tổng thể:
 Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ
thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống
mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ
được xử lý thủ công.
II.4.4. Thiết kế chi tiết:
 Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào
máy tính.
 Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết

kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu
II.4.5. Cài đặt chương trình:
 Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào
sử dụng
II.5. Các chức năng chính của hệ thống
Hệ thống có các chức năng chính sau:
o Cập nhật thông tin độc giả


Trang
12
o Tra cứu và thống kê độc giả
o Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ)
o Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu
o Cho mượn, trả tài liệu
o Đặt trước tài liệu
o Bán tài liệu.
o Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao)
o Thống kê tài liệu.
o Xử lý vi phạm
o Ngân hàng báo cáo
o Các yêu cầu khác đối với hệ thống



Trang
13
CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I.1. Mô tả Quản lý thư viện:
 Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì

vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc
chặt chẽ.
 Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công
tác thư viện có thể được xác định như sau:
o Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt
động Thư viện
o Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng.
o Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện. Xây dựng các CSDL thư mục
thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
o Cải tiến qui trình làm việc của thư viện.
 Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và
xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đây:
1. Phân tích các chức năng hệ thống.
2. Thiết kế mô hình hệ thống.
3. Lựa chọn phần mềm và phương tiện kỹ thuật.
4. Tính toán các chi phí và xây dựng các nguồn kinh phí.
o Nhiệm vụ của thư viện: Là thu thập bảo quản tài liệu và thoả mãn nhu
cầu về tài liệu của bạn đọc.
- Nhu cầu của người đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới họ bằng
những nguồn khác nhau. Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu
với người sử dụng cuối cùng.
- Thông thường theo quá trình xử lý thư viện bao gồm khâu chính sau:


Trang
14
+) Bổ sung: Xây dựng vốn tài liệu
+) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, bổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo
quản.
+) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ, mượn tài liệu của bạn đọc

mượn về, tra cứu.
a. Chức năng:
- Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao
đổi, biếu tặng….
- Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng.
- Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải.
- Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm
thông tin.
b. Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra:
+) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số.
+) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về.
+) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức.
+) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu.
+) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ.
+) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân
loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu.
+) Các ấn phẩm thư mục.
+) Thông báo tài liệu mới.
c. Phục vụ bạn đọc:
- Cấp thẻ bản đọc, số mượn về.


Trang
15
- Quản lý hồ sơ bạn đọc
- Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả.
- Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc.
- Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến
bạn đọc.
- Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc

+) Tài liệu có người mượn chưa?
+) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà
+) Tài liệu mượn quá hạn
+) Thời gian đi lấy tài liệu
+) Thời gian đợi trung bình
+) Tần số sử dụng của tài liệu
- Thư đòi tài liệu
- Các báo cáo định kỳ(thành phần bạn đọc, diện đọc tài liệu, số lượt đọc, số
lượt mượn)
I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả
o Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nhập mã độc giả, họ tên,
tên của độc giả. Ngoài ra các thông tin khác ngời sử dụng có thể nhập hoặc bỏ qua
mà tốt nhất là các thông tin yêu cầu nhập đầy đủ để cho việc quản lý dê dàng hơn
trong sử dụng. Trong các thông tin độc giả nói chung là các thông tin từ Quản lý
đào tạo …
o Sửa thông tin độc giả là chức năng khi mà ngời sử dụng cần sửa
I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả
o Tìm kiếm thông tin độc giả: Mức tìm kiếm này thông qua mã thẻ đọc, họ


Trang
16
đệm, tên, ngày sinh…. chức năng này chỉ cho phép tìm kiếm một thông tin duy nhất
I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ)
o Độc giả có thể phân loại nhiều loại sinh viên, giáo viên
o Kiểm tra ở số đăng ký. Người đăng ký đã đầy đủ điều kiện để làm thẻ thì
tiến hành làm thẻ. Làm thẻ thì có hai bước cập nhật thông tin về người được làm thẻ
vào danh sách độc giả.
I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu
o Chức năng nhập tài liệu về thư viện, tiến hành phân loại và gán cho một

cuốn tài liệu một mã số, để đánh vào vị trí theo qui định để tiện cho việc tìm kiếm.
o Cập nhật thông tin về tài liệu: Mã số, tên tài liệu, nguồn cung cấp tài liệu,
thời hạn sử dụng tài liệu đó và các thông tin khác trong thư viện
(lấy các thông tin từ danh mục nhà cung cấp tài liệu)
o Cập nhật thông tin các chương mục cho từng cuốn sách.
o Sửa tài liệu nếu thông tin nhập còn thiếu chọn cuốn sách đó xong ngời sử
dụng sửa lại thông tin cuốn sách đó.
o Xoá tài liệu chọn cuôn sách cần xoá.
o ……
I.1.5. Mượn - Trả tài liệu
Khi mượn tài liệu:
 Kiểm tra thẻ, tra cứu thông tin về độc giả để kiểm tra thông tin về độc giả
như các sách đã mượn và thời hạn mượn, quyền tiếp tục mượn tài liệu
 Đồng thời tra cứu thông tin về tài liệu mà độc giả yêu cầu mượn.
 Khi cho mượn tài liệu thì nhân viên Thư viện sẽ cập nhật thông tin vào
bảng kết quả mượn tài liệu (Các thông tin về ngày mượn, ngày hạn trả )


Trang
17
 Cập nhật thông tin vào bảng: Thông tin về tài liệu để thay đổi số lượng tồn
của tên tài liệu mà độc giả mượn.
Khi trả tài liệu:
 Kiểm tra thẻ đọc, sách (có thể thay đổi hoặc hư hỏng). Nếu sách bị hỏng
thì cập nhật thông tin vào bảng Thông tin vi phạm.
 Các hình thức vi phạm có thể là rách, hỏng tài liệu, mất tài liệu, mất thẻ,
mượn tài liệu quá hạn
 Cập nhật thông tin vào bảng kết quả trả tài liệu để thay đổi số lượng tồn
của tài liệu mà độc giả vừa trả.
 Cập nhật thông tin vào bảng Danh mục từng cuốn sách về số lần mượn

của cuốn sách đó.
 Cập nhật thông tin về độc giả về quyền mượn tài liệu.
I.1.6. Đặt tài liệu trước
 Kiểm tra thông tin về đặt tài liệu trước. Gửi thông báo cho những người có
đặt mượn tài liệu vừa trả.
I.1.7. Xử lý vi phạm
 Nhân viên xử lý vi phạm sẽ kiểm tra thông tin vi phạm ở bang Thông tin
vi phạm.
 Hình thức xử lý có thể là không cho mượn tài liệu nữa hoặc là phạt tiền

 Khi xử lý vi phạm thì màn hình phải hiển thị thông tin vi phạm cuả người
vi phạm, giá trị thực tế của cuốn sách để có quyết định đưa ra giá phạt nêu độc giả
làm mất tài liệu.
I.2. Ngân hàng báo cáo
 Thống kê tài liệu


Trang
18
 Thống kê độc giả
 In thẻ
 Báo cáo thu phí độc giả
 Tài liệu độc giả trong ngày
 Thống kê độc giả mượn về
 Thống kê số lượng độc giả theo tháng
 Thống kê độc giả theo Khoà học - Hệ đào tạo - Lớp học - Ngành nghề
 Thống kê tài liệu bán được
 Thống kê tài liệu theo lĩnh vực
 Thông tin độc giả vi phạm
 Phân hủy tài liệu


I.3. Các yêu cầu khác đối với hệ thống
 Giao diện nhập liệu chính phải đựoc thiết kế theo nhóm các thông tin có
cùng tính chất.
 Chương trình chạy trên mạng nhiều người dùng.
 Các chức năng: Tìm kiếm, báo cáo, thống kê theo các thông tin tiêu chí
đã được nêu ở mục 1 và 2.
 Người quản trị hệ thống có toàn quyền tức là có thể sử dụng toàn bộ các
chức năng của hệ thống.
II. Môi trường:
II.1. Ngôn ngữ
Một chương trình viết băng ngôn ngữ lập trình Visual basic sẽ cho phép thực
hiện tất cả các chức năng quản lý của CSDL quản lý bạn đọc và cho mượn theo các


Trang
19
yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên với nhu cầu đặt ra thì dùng ngôn ngữ Visual basic sẽ giúp
cho chương trình hoàn thiện hơn rất nhiều đặc biệt là trong việc xử lý phần
Unicode.
II.2. CSDL
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có
sẵng các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết
các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.
Với Access, ngươì dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ
liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.
III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát
- Chưa tự động hoá toàn bộ các khâu trong khi xử lý còn thực hiện thủ công.
- Khâu bổ sung khó theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt
- Khâu xử lý tài liệu và tạp chí vẫn bị chi phối bởi qui trình làm phiếu thủ

công, tài liệu chậm đựoc đưa vào sử dụng.
- Nhưng yếu điểm cơ bản của chương trình là không cho phép người sử dụng
tra cứu đầy đủ về những thông tin có trong tài liệu, thời gian tra cứu lại lâu.
- Khâu phục vụ bạn đọc do tổ chức thủ công nên rất khó theo dõi việc mượn
quá hạn, do vậy người QLTV không biết được tài liệu có còn trong kho hay không?,
khả năng phân tích thống kê rất hạn chế.


Trang
20
CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

 Muốn xây dựng thiết kế HTTT quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải
phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể:
 Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên
máy vi tính.
 Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích.
 Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình
phân tích ban đầu.
 Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán quản lý trên máy vi tính
thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ LDL giúp ta dễ dàng xác định được yêu cầu của
người dùng .
 Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ thiết kế.
 Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi
hỏi người thiết kế hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến
thức về quản lý và biết được các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống
cần thiết kế .
 Trong hệ thống QLTV thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như
một công cụ để lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết
xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu cầu về sách mượn của giáo viên học

sinh, sinh viên trong nhà trường.
I . Hoạt động của thư viện
I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện
o Công tác QLTV được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với
mục đích phục vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài các nhân


Trang
21
viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua đến khi xếp lên giá, phục vụ
độc giả một cách lôgic hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn
như sau :
o Nhập sách: Khi sách được nhà suất bản, công ty phát hành sách chuyển
đến” theo đơn đặt mua của thư viện “ nhân viên thư viện có nhiệm vụ
kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng đơn giá
ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách:
o Đăng ký sách: Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản
của thư viện bằng cách đóng dấu thư viện của sách, việc đăng ký được
tiến hành dưới hai hình thức:
 Đăng ký tổng quát
 Đăng ký cá biệt
 Có các loại sổ sách để theo dõ việc nhập sách voà thư viện việc đưa các
sách đã đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để
phục độc giả.
o Xử lý sách: Việc sử lý sách bao gồm hai việc
 Xử lý kỹ thuật.
 Xử lý khoa học.
 Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp
hay không, xử lý kỹ thuật và tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng
đọc phòng mượn.

VD: HH10
Trong đó:
HH: Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”
10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào.


Trang
22
Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng
sách và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:
* Phân loại và sắp xếp sách :
 Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất dữ bảo quản
theo số liệu kho đã quy định chia sách.
 Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ
sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:
* Phục vụ độc giả:
 Trong các thư viện có nhân viên,khi độc giả muốn mượn quyển sách nào
đó sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đua cho nhân viên thư viện, nhân viên
thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu mượn tìm sách trong khi cho độc
giả mượn.
 Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý sách thì
việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn
nhiều so với làm bằng thủ công.
I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách
o Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn
thủ công là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau:
o Chức năng cập nhật thông tin:
o Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về,lưu trữ,cho mượn,nhận
trả,số lượng sách trong thư viện có thể nên đến hàng triệu cuốn .
o Nhập thông tin độc giả : Cập nhật thông tin về độc giả,số lượng độc giả

có thể lên đến hàng chục ngàn người .
o Chức năng tra cứu:


Trang
23
o Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về
sách theo các thông tin như theo thể loại,theo nhà xuất bản,theo phân loại.
o Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc
giả, các quyển sách mà độc giả đang mượn .
o Chức năng mượn trả sách:
o Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư
viện.do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định , các thao
tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng , chính xác .
o Chức năng thông tin báo cáo :
o Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập,
sách mượn , độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống
kê.
II. Các chức năng của hệ thống
o Quản lý độc giả
o Quản lý sách
o Mượn trả sách
o Tra cưú
o Báo cáo thống kê
III. Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng
dữ liệu.
 Biểu đồ LDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các LDL
chuyển giao giữa các chức năng đó .
 Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó
sẽ phân tích thiết kế hệ thống mới.

o Luồng thông tin đầu vào:


Trang
24
 Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập.
 Thông tin về độc giả.
 Thông tin sách mượn ngày mượn, hạn trả, ngày trả.
 Thông tin về sách trả, tiền phạt
o Luồng thông tin ra :
 Báo cáo về độc giả.
 Báo cáo về sách nhập.
 Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả.
 Báo cáo về số lượng sách.
 Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến QLTV.
o
1. Biểu đồ phân rã chức năng:










Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng.
Quản lý
Độc giả

QL Sách
Mượn - Trả
Xử lý VP
P/huỷ sách
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Hệ thống
Đăng nhập
Khoá H.T
T/đổi MK
Thoát
Hiển thị
Thanh Tool
Thanh Stus
Tìm kiếm
Nội qui
Báo cáo
…Độc giả
…Sách
Mượn - Trả
Nhà XB
T.hình M-T
Trợ giúp



Trang
25
2. Phân tích các chức năng chính
 Chức năng Quản lý độc giả

Hình 3.2: Quản lý độc giả.

 Chức năng Quản lý sách





Hình 3.3: Quản lý Sách.
 Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm :
- Cập nhật thông tin về sách.
- Tra tìm sửa đổi thông tin sách.
- Bổ sung sách.
- Huỷ bỏ sách.
- Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về nhưng cuốn sách mới
được bổ xung về thư viện . Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập
sách” đưa tới.
Quản lý sách
Cập nhật
thông tin
sách
Tìm kiếm
sách
Bổ sung sách Huỷ bỏ
sách
Quản lý độc giả

Cập nhật thêm độc
giả

Tìm kiếm độc giả