Ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong thực thi công vụ, tổ chức thực hiện báo cáo trực tuyến

MỤC LỤC


2

A. ĐẶT VẤN ĐỀ:
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Hiện nay, thế giới đang bước vào thời kỳ cách mạng công nghiệp lần thứ
4, với những thách thức cũng như cơ hội để mỗi cá nhân, tập thể cần thích ứng
để theo kịp với xu thế của thời đại. Đặc biệt, với sự phát triển mạnh mẽ của Kỹ
thuật số trong cách mạng cơng nghiệp lần thứ 4 như Trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn
vật kết nối - Internet of Things (IoT) và dữ liệu lớn (Big Data) đã tạo ra các cơ
hội cũng như tiện ích mạnh mẽ làm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả
cơng việc.
Theo đó, hiện nay các doanh nghiệp về công nghệ lớn trên thế giới đã xây
dựng các ứng dụng phổ biến trên cơ sở của hệ thống dữ liệu lớn (Big Data),
cung cấp cho một lượng người dùng khổng lồ khả năng truy cập và lưu trữ dữ
liệu miễn phí thơng qua mạng internet (như One Drive, Google Drive, Tera Box,
…), tạo nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ và khai
thác dữ liệu trực tuyến. Bên cạnh đó, dữ liệu lưu trữ trực tuyến cịn có khả năng
tương tác và khả năng chia sẻ cao giữa những người dùng, nếu biết phương pháp
ứng dụng sẽ đạt được hiệu quả rất cao trong thu thập và xử lý thông tin, dữ liệu
phục vụ nhu cầu thực thi công vụ.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin tại
Việt Nam nói chung và tại thành phố Yên Bái nói riêng, việc ứng dụng công
nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong thực thi công vụ là khả thi và
hiệu quả để ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động công vụ. Việc “Ứng dụng
công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong thực thi công vụ, tổ
chức thực hiện báo cáo trực tuyến” giúp các cán bộ, công chức, viên chức tiếp
cận kịp thời và hiệu quả với các hồ sơ, tài liệu cần thiết trong hoạt động công vụ;
thu thập thông tin, tạo lập báo cáo trực tuyến, … Khi được kết hợp với các ứng

dụng có sẵn trong các thiết bị thơng minh có kết nối Internet, ứng dụng lưu trữ
và khai thác dữ liệu trực tuyến sẽ tạo được hiệu quả rất cao trong cơng việc, đáp
ứng được tính kịp thời, cơ động, đồng thời tạo được tác phong làm việc chuyên
nghiệp, hiện đại cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi cơng
vụ.
Bên cạnh đó, khi dữ liệu được lưu trữ và khai thác trực tuyến, với khả
năng tương tác và chia sẻ cao của dữ liệu trực tuyến sẽ là nền tảng để tổng hợp
và khai thác thông tin, giảm thiểu thời gian trong thực thi công vụ, đặc biệt là
công tác tổng hợp báo cáo của nhiều cơ quan, đơn vị trong thời gian ngắn nhất.
II. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:
Đề tài thực hiện nghiên cứu “Ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác
dữ liệu trực tuyến trong thực thi công vụ, tổ chức thực hiện báo cáo trực
tuyến”, giúp tăng hiệu quả trong việc lưu trữ và khai thác dữ liệu, đồng bộ dữ


3
liệu giữa các thiết bị của cán bộ, công chức, viên chức để kịp thời khai thác
trong mọi tình huống, đặc biệt là ứng dụng khai thác trong các buổi họp và kiểm
tra thực địa. Kết hợp với tổ chức thực hiện báo cáo trực tuyến giúp giảm thời
gian tổng hợp báo cáo cho cán bộ tổng hợp, giúp báo cáo được tổ chức triển khai
và tổng hợp kịp thời với khối lượng báo cáo lớn.
III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
Đề tài thực hiện nghiên cứu theo phương pháp phân tích và tổng hợp
dựa trên kinh nghiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thực tế tại cơ
quan. Phân tích trước hết là phân chia đối tượng nghiên cứu thành những bộ
phận, những mặt, những yếu tố đơn giản hơn để phân tích, phát hiện ra bản chất,
thuộc tính, quy luật của từng bộ phận của đối tượng nghiên cứu để từ đó hiểu rõ
hơn đối tượng nghiên cứu, từng bước bóc tách từng mảng dữ liệu để nhìn rõ hơn
bản chất của sự vật, hiện tượng nghiên cứu. Tổng hợp là q trình đi ngược lại
với phân tích từ kết quả phân tính những phần, bộ phận sau khi đã bóc tách để

nhìn thấy được cái bao qt, cái chung từ đó tìm ra bản chất, quy luật của đối
tượng nghiên cứu. Phân tích và tổng hợp là 2 phương pháp không thể tách rời
nhau trong nghiên cứu khoa học. Chúng hỗ trợ, bổ sung cho nhau trong quá
trình nghiên cứu. Phương pháp này làm tiền đề, cơ sở để hỗ trợ phương pháp
cịn lại tìm ra bản chất, quy luật của bản thân sự vật.
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU:
Nghiên cứu tập trung trong việc ứng dụng, sử dụng các cơng cụ cơng
nghệ có sẵn để áp dụng vào công việc thực tế phát sinh trong thực thi công vụ
của cán bộ, công chức, viên chức trong thời đại hiện nay.
Nội dung nghiên cứu gồm 02 nội dung:
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến
trong thực thi công vụ.
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến
trong tổng hợp và thực hiện báo cáo trực tuyến.
V. BỐ CỤC NỘI DUNG:
Đề tài gồm 03 phần:
- Diễn biến tình huống: Hồn cảnh ra đời của tình huống, miêu tả tình
huống, đánh giá hậu quả tình huống.
- Phân tích và xử lý tình huống: Cơ sở xử lý tình huống, Phương án xử lý
tình huống theo 02 nội dung nghiên cứu, kết quả xử lý tình huống.
- Nhận xét, đánh giá và đề xuất, kiến nghị.


4
B. NỘI DUNG
I. DIỄN BIẾN TÌNH HUỐNG:
1. Hồn cảnh ra đời của tình huống:
Hiện nay khối lượng cơng việc phát sinh tại các cơ quan quản lý nhà nước
ngày càng nhiều. Theo đó, hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ thực thi công vụ của
mỗi cán bộ, công chức, viên chức ngày càng lớn. Cán bộ, công chức, viên chức

hiện nay phần lớn đã được trang bị máy tính để bàn (PC) để thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên, việc truy cập dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức chỉ thực hiện
được tại cơ quan, đơn vị. Đồng thời, mỗi khi có yêu cầu báo cáo tổng hợp của
cấp trên, các phòng, ban, đơn vị, UBND các xã, phường hiện nay phần lớn chỉ
tổng hợp báo cáo và gửi cho cán bộ tổng hợp của thành phố để thực hiện tổng
hợp một cách thủ công, mất rất nhiều thời gian cho cơng tác tổng hợp.
2. Miêu tả tình huống:
Để đảm bảo thực hiện chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương,
Thường trực Thành ủy, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Yên Bái thường
xuyên tổ chức các cuộc họp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong thực thi công
vụ. Trên cơ sở yêu cầu của công việc, số lượng các cuộc họp chuyên mơn do
thành phố tổ chức ngày càng nhiều. Chưa tính đến các buổi làm việc có tính đột
xuất, trung bình trong 01 tuần Thường trực Thành ủy, Lãnh đạo UBND thành
phố chủ trì thực hiện khoảng 05 đến 07 buổi làm việc định kỳ (gồm 01 buổi họp
do thường trực Thành ủy tổ chức, khoảng 04 đến 06 buổi họp chuyên đề, chủ
yếu thuộc các lĩnh vực tài nguyên và môi trường, thu ngân sách, xây dựng cơ
bản, …). Để phục vụ nội dung của buổi làm việc yêu cầu Văn phịng Cấp ủy và
Chính quyền thành phố cần chuẩn bị và tổng hợp các báo cáo trên cơ sở tổng
hợp báo cáo của 15 xã, phường trên địa bàn thành phố, tổng hợp báo cáo của các
phòng, ban chuyên môn. Do vậy, khối lượng báo cáo cần tổng hợp là rất lớn.
Trong khi đó, biên chế cán bộ tổng hợp của Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền
thành phố chỉ có 6 người, mỗi người được giao phụ trách thẩm định văn bản và
tham mưu một lĩnh vực, do vậy nhân lực thực hiện chưa đủ đáp ứng yêu cầu của
nhiệm vụ, thường xuyên phải làm việc thêm giờ mới đáp ứng được yêu cầu của
nhiệm vụ được giao.
Đồng thời, để kịp thời chỉ đạo các nội dung công việc phát sinh tại cơ
quan, đơn vị, Thường trực Thành ủy và Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố
thường xuyên phải tổ chức làm việc tại thực địa, và tổ chức các buổi làm việc
đột xuất với nhân dân. Việc này yêu cầu cán bộ Văn phòng Cấp ủy và Chính
quyền thành phố phải ln có đầy đủ hồ sơ, tài liệu, căn cứ pháp lý trong các

buổi làm việc làm cơ sở để thực hiện việc tham mưu cho Lãnh đạo. Trong khi
đó, việc mang theo máy tính xách tay tại các buổi làm việc tại thực địa là khơng
khả thi do khơng đảm bảo tính cơ động trong thực thi cơng vụ. Ngồi ra, việc
đồng bộ dữ liệu giữa máy tính để bàn (PC) tại cơ quan với laptop cá nhân mất
rất nhiều thời gian và công sức, có thời điểm khơng được đồng bộ kịp thời dẫn


5
đến khơng có đầy đủ thơng tin để thực hiện tham mưu và viện dẫn căn cứ pháp
lý khi làm việc tại thực địa cũng như tham dự các buổi làm việc đột xuất.
3. Đánh giá hậu quả tình huống:
Với yêu cầu nhiệm vụ hiện nay, khối lượng công việc ngày càng lớn, nếu
không thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ và khai thác dữ
liệu trực tuyến, sẽ dẫn đến giảm hiệu quả trong công tác tham mưu, đồng thời
mất nhiều thời gian trong quá trình tổng hợp báo cáo.
Việc này dẫn đến các thơng tin báo cáo, tham mưu không được kịp thời,
việc tham mưu thiếu cơ sở, viện dẫn, khơng đảm bảo tính linh hoạt trong thực
thi cơng vụ.
II. PHÂN TÍCH VÀ XỬ LÝ TÌNH HUỐNG:
1. Cơ sở xử lý tình huống:
1.1. Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý:
- Căn cứ Chỉ thị số 2/CT-TTg ngày 26/4/2022 của Thủ tướng Chính phủ
về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, thúc đẩy chuyển đổi số
quốc gia, tại điểm c, khoản 1 đã nêu rõ:
“…
c) Triển khai theo kế hoạch hàng năm sử dụng hoặc dịch chuyển lên nền
tảng điện tốn đám mây, trong đó đặc biệt chú trọng tới việc bảo đảm trung tâm
dữ liệu và nền tảng, dịch vụ điện tốn đám mây phục vụ Chính phủ số, chính
quyền số tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và u cầu bảo đảm an tồn
thơng tin, an ninh mạng; ưu tiên hình thức thuê dịch vụ chuyên nghiệp.

…”
Như vậy, việc ứng dụng lưu trữ và khai thác dữ liệu trên cơ sở nền tảng
điện toán đám mây hay sử dụng lưu trữ trực tuyến là phù hợp với định hướng
phát triển Chính phủ số của Thủ tướng Chính phủ trong thời gian Chính phủ
chưa xây dựng được hệ thống lưu trữ dữ liệu đám mây cấp quốc gia.
- Căn cứ Quyết định số 565/QĐ-UBND ngày 08/4/2022 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Yên Bái về việc Ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Yên Bái năm
2022, tại mục 3.2 thuộc Kế hoạch ban hành kèm theo Quyết định có nêu rõ chỉ
tiêu:
“… 30% cán bộ, cơng chức, viên chức được tập huấn, bồi dưỡng, phổ
cập kỹ năng số cơ bản; 20 % cán bộ, công chức, viên chức tham gia khai thác
dữ liệu và công nghệ số được phổ biến, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng phân tích,
khai thác dữ liệu và cơng nghệ số bằng nhiều hình thức.”
Như vậy, việc ứng dụng lưu trữ và khai thác, đồng bộ dự liệu trực tuyến là
phù hợp với mục tiêu Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Yên Bái năm 2022 ban hành
kèm theo Quyết định số 565/QĐ-UBND ngày 08/4/2022 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Yên Bái.


6
1.2. Cơ sở thực tiễn:
Hiện nay công nghệ đồng bộ, lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây
được ứng dụng ngày càng rộng rãi, là xu hướng chung của thế giới trong thời đại
cách mạng công nghiệp 4.0. Việc ứng dụng các công nghệ hiện đại là giải pháp
hiệu quả trong việc lập và tổng hợp báo cáo trực tuyến, đáp ứng được tính kịp
thời trong số liệu báo cáo, đồng thời tạo nhiều tiện ích, hiệu quả cho người sử
dụng dữ liệu được đồng bộ.
Khái niệm lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây: đây là dịch vụ cho
phép người dùng có thể lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và quản lý các dữ liệu (tệp tin,
hình ảnh, video, tài liệu, ...) nhanh chóng, dễ dàng thơng qua các web online hay

các ứng dụng trên trên các thiết bị điện thoại, máy tính. Người dùng chỉ cần kết
nối Internet cho thiết bị là có thể truy cập và sử dụng dữ liệu mọi lúc mọi nơi.
Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được
tạo bởi Google giúp người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập
tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác
viên. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ phần mềm
văn phịng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu
mẫu, ... Hiện nay Google Drive đang được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới.
Google Drive cho phép người dùng chỉnh sửa hồ sơ trực tuyến theo nhóm.
Trong q trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trên Google Drive, thay vì các
thành viên trong nhóm sẽ gửi từng phần của mình cho cả nhóm và phải kết hợp
chỉnh sửa lại để tạo ra tệp hoàn chỉnh. Google drive cho phép nhiều tài khoản
cùng chỉnh sửa một tệp văn bản, trang tính hay trang trình bày, cùng với đó, các
thao tác trên tệp đều được tự động sao lưu khi kết nối trực tiếp. Đối với việc
thực hiện khảo sát thông tin, số liệu, hiện nay Google đã xây dựng hệ thống
Google Form với khả năng linh hoạt và thống kê tự động, giảm rất nhiều thời
gian cho cơng tác khảo sát, lấy ý kiến.
Ngồi ra, hiện nay với các dịng Smart phone phổ thơng trên thị trường đã
có thể cài đặt rất nhiều ứng dụng hiệu quả để khai thác dữ liệu văn phòng như
Office 365, Adobe scan, … Một số ứng dụng có thể khai thác dữ liệu chuyên
ngành như bản đồ số Google Earth tích hợp hệ tọa độ địa chính VN-2000, phần
mềm đọc bản vẽ kỹ thuật DWG Fast view, … Điều này đã tạo thuận lợi tối đa
cho việc khai thác các dữ liệu trên thiết bị di động, đảm bảo tính kịp thời khi dữ
liệu được đồng bộ hóa trên các thiết bị cá nhân như PC, laptop, Smart phone.
2. Phương án xử lý tình huống:
Trước yêu cầu ngày càng cao của nhiệm vụ, đồng thời trên cơ sở trình độ
của cán bộ cấp xã cơ bản đáp ứng yêu cầu về công nghệ thông tin, mạng internet
và các thiết bị di động đã phổ biến. Để đảm bảo có báo cáo có thơng tin báo cáo
nhanh, chính xác, đồng thời thuận tiện cho cán bộ nhập dữ liệu, Văn phịng Cấp
ủy và Chính quyền thành phố áp dụng đồng bộ các giải pháp về công nghệ và

quản lý, cụ thể như sau:


7
2.1. Giải pháp ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực
tuyến trong thực thi công vụ:
2.1.1. Trình tự thực hiện lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong thi
hành công vụ
Để đảm bảo dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức được đồng bộ truy
cập hiệu quả, kịp thời. Đối với các dữ liệu không nằm trong danh mục tài liệu
mật, cán bộ, cơng chức, viên chức có thể sử dụng ứng dụng Google Drive hoặc
các ứng dụng lưu trữ dữ liệu trực tuyến khác để thực hiện tạo thư mục dữ liệu
đồng bộ trên máy tính cá nhân (PC) và Laptop. Đối với điện thoại thông minh,
Google Drive đã được cài đặt sẵn và người dùng chỉ cần đăng nhập là có thể sử
dụng và truy cập ngay đến các dữ liệu được đồng bộ.
Quy trình thực hiện lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến được thực hiện
theo các bước sau:

Bước 1

•

Cài đặt Google Drive trên các thiết bị cá nhân
(PC, Laptop, Smart phone)

Bước 2

•
•

Đăng nhập tài khoản.
Đồng bộ dữ liệu

Bước 3

•
•
•

Lưu trữ dữ liệu.
Quản lý dữ liệu.
Khai thác dữ liệu

- Bước 1: Cài đặt Google Drive trên các thiết bị cá nhân: Cán bộ, công
chức, viên chức thực hiện cài đặt Google Drive tại trang chủ của Google Drive
theo đường link sau: (có hình
ảnh minh họa) và thực hiện cài đặt theo hướng dẫn của bộ cài đặt.


8
Hình 1. Vị trí Link tải phần mềm Google Drive trên trang web của Google
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản, đồng bộ dữ liệu: Cán bộ, công chức, viên
chức thực hiện đăng nhập tài khoản Google sau khi thực hiện hoàn tất việc tải và
cài đặt phần mềm. Khi đó, phần mềm sẽ tạo lập một ổ lưu trữ dữ liệu ảo hoạt
động giống ổ cứng và thư mục thông thường, xuất hiện trên This PC (My
Computer). Lưu ý: Người dùng có thể sử dụng đồng thời nhiều tài khoản Google
Drive trên cùng một thiết bị. Để thực hiện đồng bộ dữ liệu, người dùng thực
hiện copy dữ liệu vào ổ lưu trữ ảo mới xuất hiện. Dữ liệu sẽ được tự động đồng
bộ trực tuyến trên tài khoản Google đã đăng nhập.

Hình 2. Vị trí ổ cứng ảo của Google Drive trên This PC


9
Hình 3. Dữ liệu đã được đồng bộ trên ổ cứng ảo của Google Drive
- Bước 3: Lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu:
Khi được cài đặt trên PC, Laptop và Smart phone, các dữ liệu được tự
động đồng bộ theo thời gian thực, có nghĩa là người sử dụng không cần thực
hiện copy dữ liệu giữa các thiết bị với nhau. Moi cập nhật, thay đổi đến dữ liệu
được đồng bộ trên tất cả các thiết bị. Cán bộ, cơng chức, viên chức có thể truy
cập và các file lưu trữ dữ liệu đã thực hiện đồng bộ trên máy tính để bàn (PC) và
laptop bằng điện thoại thông minh Smart phone để phục vụ các buổi làm việc tại
thực địa mà không cần gửi file qua bất kỳ một ứng dụng nào khác. Người dùng
có thể sử dụng các phần mềm chuyên dùng cài đặt trên điện thoại thông minh để
mở và chỉnh sửa dữ liệu trên máy tính. Sau đây là ví dụ minh họa cho giao diện
trên điện thoại thông minh khi khai thác dữ liệu trực tuyến qua Google Drive:

Biểu tượng truy
cập Google
Drive trên điện
thoại

Hình 4. Minh họa dữ liệu đã được đồng bộ trên điện thoại thông minh
2.1.2. Một số ứng dụng cho điện thoại thơng minh trong q trình lưu trữ
và khai thác dữ liệu trực tuyến:
Khi dữ liệu đã được lưu trữ trực tuyến, người dùng có thể sử dụng điện
thoại thông minh để thực hiện tra cứu, chỉnh sửa hoặc gửi/nhận file thông qua
điện thoại thông minh ngay tại thực địa hoặc trong các buổi họp đột xuất.
Hiện nay, trên cả 02 hệ điều hành phổ biến của Smart phone (IOS,
Android) đã có rất nhiều ứng dụng khai thác rất hiệu quả và thuận tiện được

nguồn dữ liệu đã được đồng bộ. Cụ thể:
- Nhóm ứng dụng khai thác dữ liệu văn phịng: Người dùng có thể sử
dụng một số phần mềm miễn phí có sẵn để thực hiện đọc, chỉnh sửa, lưu trữ các
văn bản dạng word, excel, powerpoint, pdf, … với ứng dụng Office 365. Nhờ
vậy, người dùng có thể khai thác nội dung các văn bản đã được lưu trữ trực
tuyến thông qua điện thoại thông minh. Ngồi ra, người dùng có thể sử dụng


10
ứng dụng Adobe Scan để quét tài liệu từ văn bản giấy thành file pdf, đồng thời
lưu trữ trực tuyến qua hệ thống lưu trữ trực tuyến đã tạo lập ở trên.
- Nhóm ứng dụng chuyên ngành: Hiện nay, trên IOS và Android đã có rất
nhiều ứng dụng đọc được các file chuyên ngành và phục vụ hoạt động chuyên
môn như bản đồ số Google Earth tích hợp hệ tọa độ VN-2000 theo tiêu chuẩn
Việt Nam, phần mềm DWG fastview sử dụng để đọc và chỉnh sửa file thiết kế
dwg, … Tùy theo nhu cầu của người dùng, hiện nay gần như toàn bộ các phần
mềm chuyên ngành đã được tích hợp trên nền tảng di động. Nhờ đó, người dùng
có thể linh hoạt sử dụng phục vụ cơng tác thực thi cơng vụ. Điều này giúp nâng
cao tính chun nghiệp cho đội ngũ công chức, viên chức khi thực thi cơng vụ.

Hình 5. Minh họa một số phần mềm chuyên ngành khai thác dữ liệu đã
được lưu trữ trực tuyến (bản vẽ thiết kế quỹ đất tổ 6, Yên Ninh và bản đồ thu hồi
Quỹ đất giáp Trung tâm điều dưỡng người có cơng tại xã Giới Phiên được mở
trên điện thoại thông minh thông qua dữ liệu đã đồng bộ trực tuyến).
2.2. Giải pháp ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực
tuyến trong tổng hợp và thực hiện báo cáo trực tuyến:
Sau khi dữ liệu đã được lưu trữ trực tuyến qua Google Drive hoặc các
phần mềm lưu trữ trực tuyến khác, với tính chất mở của dữ liệu, người dùng có
thể chia sẻ cho người dùng khác đồng thời thực hiện chỉnh sửa, khai thác dữ
liệu, và được tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.

Như vậy, sau khi dữ liệu đã được lưu trữ trực tuyến, thay vì cán bộ tổng
hợp của cơ quan cấp trên thực hiện gửi biểu mẫu cho từng phòng, ban, đơn vị để
tổng hợp, tận dụng việc các dữ liệu đã được đồng bộ trực tuyến. Cán bộ, cơng
chức, viên chức có thể thực hiện liên kết các file dữ liệu mẫu của từng cơ quan,
đơn vị phải thực hiện báo cáo, gửi cho các cơ quan, đơn vị đường liên kết đến


11
file dữ liệu để thực hiện cập nhật trực tuyến. Từ đó, báo cáo tổng hợp chung có
thể tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực khi các cơ quan báo cáo cập nhật
dữ liệu. Đây là nền tảng cho việc thực hiện báo cáo trực tuyến, giúp giảm rất
nhiều thời gian tổng hợp số liệu cho cán bộ tổng hợp của cơ quan cần tổng hợp
báo cáo, đặc biệt với các dữ liệu dạng bảng biểu (excel). Chi tiết giải pháp thực
hiện ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong tổng hợp
và thực hiện báo cáo trực tuyến cụ thể như sau:
2.2.1. Lựa chọn các thông tin yêu cầu trong báo cáo trực tuyến, thống
nhất biểu mẫu chung cho các đơn vị:
Để thực hiện báo cáo nhanh, chính xác, đầy đủ thông tin, người thực hiện
tổng hợp báo cáo cần xác định rõ các nội dung cần thu thập số liệu báo cáo để
xây dựng biểu mẫu báo cáo chung và báo cáo chi tiết của các đơn vị được giao
báo cáo. Việc lựa chọn thông tin rất quan trọng, đảm bảo báo cáo chi tiết của các
cơ quan, đơn vị cấp dưới có nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thu
thập, báo cso tổng hợp của cơ quan tổng hợp cần được liên kết với các báo cáo
chi tiết thông qua liên kết dữ liệu để giảm thời gian cập nhật và tổng hợp báo
cáo.
2.2.2. Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ
liệu trực tuyến trong tổng hợp và thực hiện báo cáo trực tuyến:
Để đảm bảo giảm nhân lực trong công tác tổng hợp báo cáo, đồng thời
đảm bảo thuận tiện cho cán bộ thực hiện báo cáo có thể áp dụng kết hợp công
nghệ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây và công nghệ quét mã QR, tạo báo

cáo trực tuyến cập nhật theo thời gian thực, cụ thể:
2.2.2.1. Ứng dụng công nghệ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây dữ
liệu
Việc ứng dụng công nghệ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây dữ liệu
được thực hiện theo các bước sau:


12

Bước 1

•

Liên kết dữ
liệu

Bước 2

•

Tạo link file dữ liệu và chia sẻ liên kết
dữ liệu

Bước 3

•

Chỉnh sửa báo cáo trực tuyến và đồng
bộ hóa dữ liệu

Bước 4

•

Khai thác dữ liệu, xuất báo
cáo trực tuyến

- Bước 1 - Liên kết dữ liệu: Để đảm bảo giảm thiểu tối đa thao tác xử lý,
thời gian thực hiện báo cáo của cán bộ tổng hợp, trước hết các mẫu biểu phải
được “liên kết dữ liệu”. Báo cáo chung được liên kết với các báo cáo riêng của
các xã, phường, các phòng, ban, đơn vị các biểu báo cáo được lưu trong cùng
một thư mục. Mục đích của việc liên kết dữ liệu là khi dữ liệu trên biểu của các
xã, phường có thay đổi thì số liệu trên biểu tổng hợp báo cáo chung tự cập nhật,
thay đổi. Trường hợp nếu sử dụng một file dữ liệu chung cho các xã, phường và
các phòng, ban, đơn vị dễ dẫn đến việc các đơn vị chỉnh sửa nhầm trường thông
tin của nhau, số liệu báo cáo sẽ khơng đảm bảo tính chính xác.
- Bước 2 - Tạo link file dữ liệu và chia sẻ liên kết dữ liệu: Dữ liệu giữa
các biểu sau khi được liên kết với file chứa biểu tổng chung được tạo đường link
liên kết, cấp quyền (dưới quyền của người chỉnh sửa - editor) cho các file riêng
của từng cơ quan, đơn vị và gửi cho các cơ quan, đơn vị để thực hiện chỉnh sửa
trực tuyến.
- Bước 3 - Chỉnh sửa báo cáo trực tuyến và đồng bộ hóa dữ liệu: Các xã,
phường sau khi nhận được đường link liên kết nêu trên thực hiện báo cáo trực
tuyến, sử dụng công cụ chỉnh sửa của Google Sheets. Mỗi khi UBND các xã,
phường hoặc các phòng, ban, đơn vị chỉnh sửa dữ liệu, dữ liệu sẽ được lưu trữ
trên đám mây dữ liệu, đồng bộ hóa theo thời gian thực với tài khoản của Văn
phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố. Do đã được liên kết với biểu tổng hợp
chung tại bước 1, biểu tổng hợp của Văn phòng cấp ủy và chính quyền thành
phố ln được tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Cán bộ các xã,
phường không phải gửi báo cáo cho cán bộ tổng hợp của Văn phòng, dữ liệu

được cập nhật tự động trên đám mây dữ liệu.


13
- Bước 4 - Khai thác dữ liệu, xuất báo cáo trực tuyến: Do dữ liệu đã được
cập nhật, đồng bộ và liên kết, cán bộ được giao nhiệm vụ báo cáo của Văn
phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố chỉ thực hiện kiểm tra, rà soát thời
điểm chỉnh sửa dữ liệu của từng xã, phường, chỉnh sửa thể thức báo cáo và in
báo cáo hoặc gửi file báo cáo để báo cáo Lãnh đạo theo yêu cầu.
Các bước 1 và bước 2 nêu trên được thực hiện 01 lần tại thời điểm lập
mẫu biểu báo cáo. Khi báo cáo trực tuyến đi vào hoạt động, các phòng, ban, đơn
vị chỉ cập nhật thơng tin khi có số liệu mới phát sinh. Số liệu báo cáo tổng hợp
của Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố được xuất theo yêu cầu làm
việc thực tế. Số liệu thể hiện trong báo cáo là số liệu theo thời gian thực, được
cập nhật theo đúng thời điểm báo cáo, việc xuất báo cáo có thể thực hiện trên
thiết bị di động, máy tính bảng do vậy ln kịp thời đáp ứng việc cập nhật dữ
liệu tại bất kỳ thời gian, địa điểm nào với số liệu mới nhất.
2.2.2.2. Ứng dụng công nghệ quét mã QR để thực hiện báo cáo qua thiết
bị di động:
Để đảm bảo tính kịp thời của việc cập nhật báo cáo yêu cầu báo cáo trực
tuyến phải thực hiện được trên thiết bị di động (smart phone hoặc lap top, máy
tính bảng). Trong khi đó đường link liên kết dữ liệu lưu trữ trên đám mây đã tạo
ở trên quá dài, không phù hợp để cập nhật ngay tại thực địa hoặc khi phát sinh
số liệu mới.
Khi ứng dụng công nghệ quét mã QR, người thực hiện báo cáo của các
xã, phường, đơn vị chỉ thực hiện thao tác quét mã bằng điện thoại thông minh
hoặc laptop, máy tính bảng với các mã QR được Văn phịng cấp ủy và Chính
quyền cung cấp sẵn cho từng đơn vị, thực hiện chỉnh sửa trực tuyến ngay trên
điện thoại thông minh hoặc laptop, máy tỉnh bảng. Do vậy việc cập nhật dữ liệu
báo cáo được thực hiện linh hoạt, nhanh chóng và tiện lợi cho người phải cập

nhật dữ liệu.
Ví dụ 01 mã QR thực tế đang triển khai thực hiện báo cáo trực tuyến theo
dõi diễn biến dịch COVID-19 của phường Nguyễn Thái Học hiện đang sử dụng
cụ thể như sau:


14

* Ghi chú: mã QR và các đường link trong bài tiểu luận này là mã QR
thực tế đang được chia sẻ cho UBND các xã, phường sử dụng, đề nghị không
chỉnh sửa số liệu trong báo cáo để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo trực
tuyến phục vụ cơng tác phịng, chống dịch bệnh.
2.2.3. Phương án trong cơng tác quản lý, phối hợp và triển khai thực
hiện:
Trong quá trình triển khai thực hiện báo cáo trực tuyến, việc phối hợp
giữa Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố với Đảng ủy, Ủy ban nhân
dân các xã, phường và các phịng, ban, đơn vị có vai trị rất quan trọng. Đặc biệt,
việc ứng dụng công nghệ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên đám mây dữ liệu và
công nghệ quét mã QR là các công nghệ mới, cần có thời gian để cán bộ các xã,
phường và các đơn vị làm quen với công nghệ và cách thức mới trong việc cập
nhật dữ liệu báo cáo.
Để đảm bảo cơng tác phối hợp giữa Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền
thành phố với các đơn vị được giao nhiệm vụ báo cáo được chặt chẽ, đảm bảo rõ
người, rõ trách nhiệm, trước khi triển khai thực hiện theo hình thức báo cáo trực
tuyến, cần thống nhất quan điểm quản lý, phối hợp cụ thể như sau:
- Về tính chính xác của số liệu báo cáo:
+ Các phòng, ban, đơn vị, UBND cấp xã được giao nhiệm vụ cập nhật báo
cáo cần chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo trực tuyến, đồng
thời phải thường xuyên cập nhật theo yêu cầu của Lãnh đạo UBND thành phố và
Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố.

+ Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố chịu trách nhiệm tính
chính xác của số liệu tại báo cáo tổng hợp chung trên cơ sở số liệu do UBND
cấp xã và các phòng, ban, đơn vị đã tổng hợp.
- Về trách nhiệm báo cáo Thường trực Thành ủy, Lãnh đạo UBND thành
phố: Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố chịu trách nhiệm báo cáo số
liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo thành phố.


15
- Sơ đồ mơ hình phân cấp quản lý, phối hợp:

ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN

LÃNH ĐẠO

UBND
XÃ, PHƯỜNG

VĂN PHÒNG
CU&CQ TP

CÁN BỘ NHẬP DỮ LIỆU TẠI XÃ, PHƯỜNG


16
3. Kết quả xử lý tình huống:
Đối với ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong
thực thi công vụ: Hiện nay một số cán bộ, công chức, đã triển khai thực hiện, tuy
nhiên chưa được phổ biến. Việc ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu
trực tuyến có rất nhiều ưu điểm, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ

cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi công vụ.
Đối với ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong
thực hiện báo cáo trực tuyến: Hiện nay, việc triển khai công tác báo cáo trực
tuyến đã được Văn phịng Cấp ủy và Chính quyền thành phố thực hiện ứng dụng
trên một số nội dung như: Báo cáo trực tuyến diễn biến tình hình dịch COVID19, theo dõi thực hiện Kết luận của Thường trực Thành ủy và Lãnh đạo UBND
thành phố, báo cáo số liệu hợp pháp hóa, chuyển mục đích sử dụng đất trên địa
bàn, theo dõi kết quả giải quyết đơn thư ... Sau một thời gian triển khai thực
hiện, mơ hình báo cáo trực tuyến đã phát huy vai trị của mình, giảm thiểu rất
nhiều thời gian cho công tác tổng hợp báo cáo, đồng thời nâng cao tính kịp thời
của các số liệu báo cáo.
III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ:
1. Nhận xét, đánh giá:
1.1. Ưu điểm:
- Việc ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến trong
thực thi công vụ đã giúp nâng cao tính chun nghiệp trong thực thi cơng vụ của
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của thành phố.
- Báo cáo trực tuyến đã giúp Lãnh đạo thành phố đưa ra các Quyết định
kịp thời, đóng góp một phần trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công
tác quản lý Nhà nước.
- Việc thực hiện báo cáo theo hình thức trực tuyến đã giúp giảm rất nhiều
thời gian và công sức cho cán bộ thực hiện lập báo cáo. Với việc liên kết dữ liệu
giữa các biểu báo cáo đã được đồng bộ, cán bộ tổng hợp không cần nhận, gửi
báo cáo và tổng hợp số liệu, chỉ thực hiện in số liệu báo cáo định kỳ và đột xuất
theo yêu cầu của Lãnh đạo thành phố.
- Với việc linh hoạt trong việc sử dụng được thiết bị di động trong lập báo
cáo, trường hợp khi có diễn biến mới phát sinh, người thực hiện báo cáo có thể
cập nhật thông tin tại bất kỳ địa điểm hay thời gian nào, không phải đến cơ quan
để lập báo cáo.
- Báo cáo trực tuyến có khả năng ứng dụng trong nhiều trường hợp khác
nhau, tùy theo yêu cầu của người cần số liệu báo cáo, đảm bảo có số liệu đồng

bộ, chính xác, kịp thời, linh hoạt cho người nhập số liệu. Qua quá trình thực hiện
báo cáo trực tuyến, các cán bộ tại UBND các xã, phường và các phòng, ban, đơn
vị đã được tiếp cận với nền tảng cơng nghệ mới, có được một số kỹ năng cơ bản,


17
tạo thuận lợi cho việc triển khai các nội dung báo cáo khác theo hình thức trực
tuyến khi có u cầu.
1.2. Tồn tại, hạn chế trong quá trình triển khai thực hiện:
- Việc liên kết dữ liệu và đồng bộ dữ liệu, tạo mã QR yêu cầu người xây
dựng báo cáo phải có một số kỹ năng tin học, do vậy việc ứng dụng rộng rãi
hình thức báo cáo trực tuyến trong các lĩnh vực khác nhau cịn nhiều khó khăn.
- Trình độ của cán bộ một số xã, phường còn hạn chế, dẫn đến việc báo
cáo chi tiết của xã, phường cịn một số sai sót trong q trình thực hiện. Một số
trường hợp cán bộ xã, phường tự ý chỉnh sửa mẫu biểu đã thống nhất dẫn đến
phá vỡ liên kết dữ liệu, dẫn đến phải kiểm tra, theo dõi thường xuyên để kịp thời
điều chỉnh.
- Thời gian đầu triển khai, nhiều đơn vị xã, phường chưa xác định đúng
tầm quan trọng của việc cập nhật dữ liệu báo cáo, do vậy cịn tình trạng báo cáo
chậm, số liệu cập nhật chưa kịp thời.
- Cơ sở vật chất, đặc biệt là hệ thống máy vi tính của các xã, phường hiện
đang xuống cấp, đường truyền Internet không ổn định dẫn đến việc cập nhật số
liệu mất nhiều thời gian.
1.3. Bài học kinh nghiệm trong xử lý tình huống:
Qua quá trình triển khai thực hiện đã rút ra một số bài học kinh nghiệm
sau:
- Cần nâng cao năng lực ứng dụng tin học của đội ngũ công chức, viên
chức, đặc biệt là các công chức cấp xã để đảm bảo thích ứng nhanh, đáp ứng yêu
cầu trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0.
- Để đảm bảo hiệu lực, hiệu quả trong thực thi công vụ, cần nâng cao tinh

thần trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương.
2. Đề xuất, kiến nghị:
- Đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm đến nâng cấp cơ sở vật
chất, máy móc, trang thiết bị, đặc biệt là tại Ủy ban nhân dân các xã, phường để
đáp ứng thực hiện nhiệm vụ do các thiết bị tại xã, phường đã xuống cấp, ảnh
hưởng đến tiến độ lập báo cáo trực tuyến và thực hiện các nhiệm vụ khác.
- Đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức các lớp tập huấn nâng cao
trình độ tin học của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của thành phố.


18

C. KẾT LUẬN
Việc “Ứng dụng công nghệ lưu trữ và khai thác dữ liệu trực tuyến
trong thực thi công vụ, tổ chức thực hiện báo cáo trực tuyến” đã triển khai
được trong thực tế, dù còn một số hạn chế nhưng đến nay bước đầu đã có một số
kết quả tích cực. Báo cáo trực tuyến được đảm bảo kịp thời, hạn chế sai sót,
giảm thiểu thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao của cán bộ, công chức của cơ
quan, đảm bảo đúng theo yêu cầu của Lãnh đạo UBND thành phố.
Việc ứng dụng công nghệ mới là cần thiết trong thời kỳ cách mạng công
nghiệp 4.0. Đồng thời báo cáo trực tuyến có khả năng ứng dụng cao trong thực
tế, có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, giúp giảm nhân lực và thời
gian lập báo cáo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Trên đây là nội dung Tiểu luận tình huống “Ứng dụng công nghệ lưu trữ
và khai thác dữ liệu trực tuyến trong thực thi công vụ, tổ chức thực hiện báo
cáo trực tuyến” lớp Bồi dưỡng ngạch chuyên viên khóa IV năm 2022.
TP. Yên Bái, ngày 13/6/2022
NGƯỜI THỰC HIỆN

Đặng Tuấn Dũng