5 bước lập kế doạch dự án mini

5 bước lập kế doạch dự án mini


Chiếu theo định nghĩa "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo
lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường
xuyên" (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án
- dự án mini.

Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước
phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các
đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.

Thực tế cho thấy, các dự án mini thường có tính khả thi cao hơn so với nhũng dự
án quy mô lớn, lý do rất đơn giản vì tính tự chủ của cá nhân cao hơn nhiều so với
các dự án quy mó lớn. Tuy nhiên, dự án mini có điểm yếu là động cơ của sự tự
giám sát và sức ép từ bên ngoài thường yếu hơn. Vì vậy, để một dự án mini được
triển khai theo đúng tiến độ và yêu cầu thì nó cần dược thiết lập một cách khoa học
với sự trợ giúp của công cụ lập kế hoạch phù hợp. Phần dưới đây đề cập một công
cụ lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước.

Lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước

1) Tìm kiếm ý tưởng về dự án

Cá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ý
tưởng tốt là: "Điều gì là quan trọng dối với bản thân bạn hay đối với đơn vị, Công
ty của bạn và "Trong những điều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dược

tết như mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiết
thực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cũng như
cóng việc mình đang làm. Bạn có thể đo lường độ quan trọng của một dự án bằng
cách trả lời câu hỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranh của
bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.

2) Lựa chọn ý tưởng dự án

Do nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đối kém khả thi để
lựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu
hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng
hay nhưng nó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyết phục
dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rủi ro. Chính vì vậy, kết quả
đầu ra của bước lựa chọn là một dự án mà tính tự chủ của bạn là nhân tố cơ bản
đảm bảo dự án được thực hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã được
giảm thiểu.

3) Chiến lược thực hiện

Câu hỏi cần trả lời trong bước này là: "Bạn dự định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kê
những hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt động
đó theo một trình tự logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt
động trước là tiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạt
động, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạt động.

Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án. Người thực hiện
bao gồm một người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dự án mini,
người chịu trách nhiệm chính là bạn - chủ dự án, các bên liên quan thường chỉ
đóng vai trò trợ giúp. Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặt
một thời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có độ

dài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trước về thời điểm bắt đầu và thời hạn
chót phải hoàn thành của từng hoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp
lý.

Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt động trong dự án chính là
chiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt cho chiến lược đó một cái tên. Đến lượt nó,
chiến lược sẽ là định hướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thời gian
thực hiện dự án.

4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy động thêm?

Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cua
bạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án. Tương ứng với mỗi hoạt động, hãy
liệt kê những gì bạn dã tích lũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng
cần xác định rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêm từ bên
ngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tới phương án dễ nhất để
huy động nguồn lực đó.

5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảng

Ở bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ được thể hiện dưới dạng
bảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ các bộ phận cấu thành của dự án, nó
cũng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt động
cũng như tiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánh giá dược
tiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ở hoạt động nào thì ban sẽ
nhanh chóng có được những điều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoàn
thành mục tiêu dự án.
Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trong các khóa đào tạo
kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hướng rõ ràng và có ý thức xây dựng
một dự án thiết thực dối với công việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bước

hoàn thiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viên kích thích tư
duy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượng hoạt động và nâng cao tính
cạnh tranh.

Cách viết một kế hoạch kinh doanh thành công
1. Giới thiệu chung:
1. 1 Đối tượng
1. 2 Nhiệm vụ
1. 3 Mấu chốt cơ bản để thành công

2. Tóm tắt kinh doanh
2. 1 Quyền sở hữu công ty

2. 2 Tóm tắt khởi sự doanh nghiệp

Mô tả lịch sử của dự án – sản phẩm, thị trường, địa điểm, hình thức pháp lý, kế
hoạch thực hiện & kế hoạch tài chính.

2. 3 Các sản phẩm và dịch vụ

Tóm tắt sản phẩm/dịch vụ được chào bán/ cung cấp

2. 4 Vị trí của công ty và các điều kiện thuận lợi

Địa điểm của doanh nghiệp là yếu tố cần thiết để giảm giá các chi phí hoặc tăng
các cơ hội của các khách hàng dừng chân tại doanh nghiệp để xem các sản phẩm
hoặc yêu cầu các dịch vụ của bạn. Địa điểm phụ thuộc vào các loại hình kinh
doanh như bán lẻ, định hướng dịch vụ hoặc quan hệ sản xuất. Có một số yếu tố
quan trọng để xem xét địa điểm cũng như tiếp cận nguồn nguyên liệu thô, tiếp cận
thị trường và các kênh phân phối, các phương tiện sẵn có để vận chuyển, hiệu quả

& giá lao động lành nghề rẻ…

3.Các sản phẩm và các dịch vụ

3. 1 Mô tả sản phẩm và dịch vụ :

Mô tả vắn tắt về sản phẩm, kích cỡ, màu sắc, hình dáng và hàng loạt các sản phẩm
được chào bán hoặc đặc điểm của dịch vụ được cung cấp. Giới thiệu công dụng,
những lợi ích, dù đó là một sản phẩm/dịch vụ mới hoặc đã có.

3. 2 So sánh sự cạnh tranh

Xác định cái gì sẽ làm cho sản phẩm/dịch vụ trở thành độc nhất trên thị trường.
Liệu đó sẽ là một sản phẩm có chất lượng tốt hơn những sản phẩm đang có mặt
hiện nay hay giá cả sẽ là một khác biệt đáng kể làm cho sản phẩm bán ra được dễ
dàng hơn ? Những đặc điểm sẽ làm cho sản phẩm khác với sản phẩm của các đối
thủ cạnh tranh có thể là gì ?

3. 3 Ấn phẩm quảng cáo chào hàng

3. 4 Tìm nguồn

Xác định các nguồn khác nhau về nguyên liệu thô và nhân công và khả năng sẵn có
trong năm nhằm mục đích bảo đảm cho sự sản xuất liên tục. Dự tính những vấn đề
có thể xảy ra với các nguồn và tìm kiếm các giải pháp.

3. 5 Công nghệ

Xác định trang thiết bị máy móc cần thiết để sản xuất và dự tính những chi phí
chính xác. Nhìn chung việc này sẽ tốt hơn nhiều nếu bắt đầu xây dựng với quy mô

vừa phải, bắt đầu từ một tổ nhà nhỏ hoặc thậm chí thuê địa điểm và có trang thiết
bị máy móc cần thiết tối thiểu. Chu kỳ sử dụng có ích của máy móc và các trang
thiết bị phải được xem xét trong phần này, có tính đến khấu hao

3. 6 Các sản phẩm và dịch vụ trong tương lai

4.Phân tích thị trường

4. 0 Tóm tắt

4. 1 Phân đoạn thị trường

Mô tả toàn cảnh địa lý (đó là nơi mà hầu hết các sản phẩm được bán ra) và nhằm
mục tiêu cụ thể trong dân số thuộc khu vực đó.

4. 2 Phân tích ngành

4. 2. 1 Các thành viên tham gia đến ngành

Xác định khách hàng mục tiêu rõ ràng, có thể cũng như các tính cách của họ và hồ
sơ về tuổi tác, giới tính, thu nhập, thực tiễn mua hàng, các kênh tiêu dùng, cách
sống và thị hiếu nhằm mục đích đảm bảo rằng sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu
cầu và cũng như những mong muốn của họ. Nếu họ là các tổ chức khác hoặc các
doanh nghiệp, khối lượng tiêu dùng của họ và tiến trình tạo ra quyết định trong
việc mua sản phẩm và thanh tốn cũng nên được xem xét đến.

4. 2. 2 Các kiểu phân phối.

Lựa chọn kênh phân phối đạt kết quả nhất về sản phẩm/dịch vụ xem xem sản
phẩm/dịch vụ nên được trực tiếp bán cho các khách hàng hay bán thơng qua trung

gian.

4. 2. 3 Các kiểu cạnh tranh và mua hàng

4. 2. 4 Các đối thủ cạnh tranh chính

Miêu tả những đối thủ cạnh tranh hiện có mặt trong khu vực thị trường, điểm
mạnh, điểm yếu, tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp của bạn

4.3 Phân tích thị trường

5 Chiến lược và việc thực hiện

5.0 Tóm tắt

5.1 Chiến lược Marketing

Hình thành chiến lược marketing nghĩa là lập kế hoạch phù hợp, cân đối và hợp
nhất chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp, chiến lược giá cả, chiến lược phân
phối và chiến lược quảng cáo. Đây là sự cần thiết cho một doanh nghiệp mới nhằm
mục đích bước vào thị trường xác định và cạnh tranh nhiều hơn là các doanh
nghiệp hiện có.

5. 1. 1 Thị trường mục tiêu và phân đoạn thị trường

5. 1. 2 Chiến lược giá cả

Lựa chọn chiến lược giá cả thích hợp mới vì đây là yếu tố quan trọng nhất cho sự
thành công của doanh nghiệp

5. 1. 3 Chiến lược hỗ trợ

Quảng cáo là cần thiết để hấp dẫn và thuyết phục người mua để mua sản phẩm của
bạn và không mua của các đối thủ cạnh tranh của bạn nhằm mục đích đạt được
những doanh thu dự tính. Hỗ trợ bán hàng nói chung được chia thành quảng cáo,
hỗ trợ bán hàng, ấn phẩm và bán hàng cho cá nhân. Cần phải xem xét kỹ ngân sách
chi cho hỗ trợ trong kế hoạch kinh doanh.

5. 1. 4 Chiến lược phân phối

Xác định người trung gian tiềm năng để liên hệ nhằm mục đích đạt được doanh thu
chỉ tiêu

5. 1. 5 Chương trình marketing

5. 2 Chiến lược bán hàng

5. 2. 1 Dự báo bán hàng

Dự tính doanh thu chỉ tiêu trong tháng và hàng năm trên cơ sở tối thiểu là 5 năm
tiếp theo. Đây là một yếu tố chính của kế hoạch kinh doanh. Thực tế hơn, đó là sự
chính xác hơn những dự tính khác có thể.

5. 2. 2 Kế hoạch bán hàng

5. 3 Liên minh các chiến lược

5. 4 Dịch vụ và hỗ trợ

Mô tả dịch vụ phụ được chào bán hàng cùng các sản phẩm/dịch vụ chính nhằm

thoả mãn các nhu cầu khác của khách hàng.

5. 5 Các điểm mốc quan trọng

6 Quản lý

6. 0 Tóm tắt

6. 1 Cơ cấu tổ chức

Xác định rõ một hình thức đăng ký kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp khi
đăng ký kinh doanh dựa chủ yếu vào kinh nghiệm chủ sở hữu trong quản lý kinh
doanh và khía cạnh chuyên môn. Chuẩn bị một sơ đồ tổ chức mà trong đó từng
chức năng được minh họa cụ thể.

6. 2 Nhóm quản lý

Mô tả nhân sự chủ chốt trong nhóm quản lý về mặt hiểu biết, kinh nghiệm quan hệ
kinh doanh, trình độ học vấn và trách nhiệm của họ trong kinh doanh

6. 3 Sự khác biệt của nhóm quản lý

6. 4 Kế hoạch nhân sự

Dựa vào biểu đồ tổ chức xác định kế hoạch để thuê nhân sự cấn thiết, chuẩn bị
phần miêu tả công việc, các tiêu chí để lựa chọn, tiền thù lao và các phụ cấp khác
cho nhân viên.

6. 5 Xem xét các phần quản lý khác

7. Kế hoạch tài chính

7. 1 Những giả định quan trọng

Đưa ra những điều kiện quan trọng mà thiếu chúng phần kế hoạch tài chính có thể
bị thất bại.

7. 2 Các chỉ số tài chính cơ bản

7. 3 Phân tích điểm hồ vốn

Điểm hồ vốn là mức sản xuất mà ở đó doanh nghiệp không thu được lợi nhuận
hoặc cũng không bị lỗ. Sản xuất trên mức này sẽ có lãi và sản xuất dưới mức này
sẽ làm doanh nghiệp bị lỗ. Điểm này có thể được tính tốn bằng giá trị sản lượng
sản xuất, tỉ lệ % hoặc doanh thu.


7. 4 Lỗ lãi dự kiến

Bản báo cáo lãi, lỗ cho biết kết quả của hoạt động kinh doanh trong một thời gian
nhất định ( tháng hoặc năm). Nó có thể được tính bằng cách lấy doanh thu trừ đi
các chi phí hoạt động trong cùng thời gian.


7. 5 Dự kiến lưu chuyển tiền mặt

Báo cáo lưu chuyển tiền mặt trong doanh nghiệp cho biết các nguồn (đầu vào) và
việc sử dụng (đầu ra) tiền trong kinh doanh của năm đó. Bằng cách lập kế hoạch về
lưu chuyển tiền mặt của doanh nghiệp, bạn sẽ dự tính được khi nào bạn cần một

khoản tiền mặt bổ sung và khi nào bạn có thể có thêm một khoản tiền dư. Nếu bạn
vay từ ngân hàng thì họ sẽ phải biết kế hoạch lưu chuyển tiền mặt của bạn.

7. 6 Bản dự tính cân đối kế tốn

Bảng cân đối kế tốn là báo cáo tài sản (tích sản) và trái vụ nghĩa vụ tài chính, đưa
ra một bức tranh về tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, ví dụ
vào cuối năm.

7. 7 Tỉ lệ kinh doanh

Trong phần cuối của kế hoạch kinh doanh, cần thiết phải kiểm tra tính khả thi của
dự án về mặt tài chính. Liệu lợi nhuận của năm đầu tiên có đủ để trả nợ và hồn trả
lãi suất không? Điều gì xẩy ra với khả năng sinh lời dự kiến nếu chi phí nguyên
liệu thô tăng 10%? Cái gì nếu dự tốn doanh thu chỉ có 80% là hiện thực ? Doanh
nghiệp có thể phải có nghĩa vụ trả lãi bằng tiền mặt hàng tháng ? Các tỉ lệ tài chính
khác nhau được sử dụng để trả lời tất cả các vấn đề như vậy.



Trên đây các bạn vừa tham khảo 2 bản kế hoạch kinh doanh mẫu, về cơ bản chúng
đều có bố cục giống nhau. Cái mà mình muốn lưu ý với các bạn đó là tùy vào mục
đích và đối tượng sử dụng bản kế hoạch kinh doanh mà ta viết theo các hướng khác
nhau. Chẳng bạn, nếu bạn viết kế hoạch kinh doanh để kêu gọi vốn đầu tư thì cần
phải phân tích thật sâu nội dung dòng tiền của dự án, chỉ rỗ tổng nhu cầu vốn cần,
điểm hòa vốn, mức doanh thu - lợi nhuận dự kiến Nhưng nếu bạn viết kế hoạch
kinh doanh để trình cho cơ quan quản lý môi trường thì bạn cần nhấn mạnh vào
yêu tố công nghệ của dự án, các yếu tố đảm bảo vệ sinh môi trường có như vậy
họ mới duyệt dự án cho bạn.

Chúc các bạn thành công!