hướng dẫn cách hình thành bản kế hoạch kinh doanh

Hướng dẫn cách hình thành bản
kế hoạch kinh doanh

Nội dung cần có của bản kế hoạch kinh doanh
Để giúp các bạn sinh viên nắm rõ hơn về cách thức hình thành một bản
kế hoạch kinh doanh. Bắt đầu từ kì này, xin giới thiệu một chuỗi các bài
dịch “Hướng dẫn cách hình thành bản kế hoạch kinh doanh”.
Bài 1: Tầm quan trọng và cách thức trình bày một bản kế hoạch kinh doanh.
Kế hoạch kinh doanh không chỉ đơn thuần là một công cụ để kêu gọi đầu tư, hơn
thế nữa, đây còn là bản đồ định hướng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp trong
tương lai.
Chắc hẳn sẽ có vài người sẽ thắc mắc vì sao chúng ta cần một bản kế hoạch kinh
doanh khi mình đã có đủ tiền đầu tư từ vay mượn bạn bè hay gia đình. Chúng ta
đặt câu hỏi này vì đánh giá không đúng vai trò của kế hoạch kinh doanh. Thực tế,
kế hoạch kinh doanh là công cụ để doanh nghiệp có thể quan sát toàn bộ các hoạt
động trong công ty và mối liên hệ giữa chúng. Cụ thể, thông qua kế hoạch kinh
doanh, người chủ doanh nghiệp có thể xem xét toàn bộ các hoạt động trong công ty
như giá trị dành cho khách hàng, tiêu thụ của bộ phận marketing, kế hoạch sản
xuất, kế hoạch tài chính hay kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh còn giúp bạn kiểm tra tiến độ thực hiện công việc
tại doanh nghiệp. Ví dụ, nếu kế hoạch sản xuất hoàn tất vào ngày 1.12 nhưng trong
thực tế nhân viên có thể hoàn thành công việc này vào ngày 1.11 thì bạn cần đặt ra
câu hỏi tại sao? Việc hoàn thành sớm này liệu có ảnh hưởng đến chất lượng sản
phẩm không? Hay trong tương lai cần điều chỉnh những gì để duy trì được việc
này? Câu hỏi này giúp chúng ta hiểu được vai trò thứ ba của kế hoạch kinh doanh,
đó là giúp doanh nghiệp đưa ra được những định hướng trong tương lai và khi có
định hướng đúng đắn, thì không quá khó hiểu khi doanh nghiệp đó thu hút và giữ

chân được nhiều nhân tài – một nguồn lực quan trọng bậc nhất trong việc tạo ra lợi
thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn.
Chính những lí do này khiến kế hoạch là phần không thể thiếu khi chúng ta muốn
bắt tay vào việc kinh doanh. Nhưng hiểu được tầm quan trọng của công cụ này mới
chỉ là vấn đề đầu tiên, chúng ta còn rất nhiều câu hỏi cần giải đáp khi bắt đầu thực
hiện viết kế hoạch. Và câu hỏi đầu tiên là “Một bản kế hoạch kinh doanh thường
được trình bày như thế nào?”
Trước đây, một bản kế hoạch kinh doanh thường được trình bày rất chi tiết và dài
dòng vì liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Nhưng hiện
nay, một bản kế hoạch càng ngắn gọn và đơn giản càng tốt. Không nên làm rối bản
kế hoạch bằng những thuật ngữ chuyên ngành, khó hiểu. Nhưng cũng đừng nhầm
lẫn giữa một bản kế hoạch đơn giản với một bản kế hoạch sơ sài khi chúng ta
không trình bày ý tưởng của một cách đầy đủ và thuyết phục. Với logic này, cùng
khám phá một vài nguyên tắc khi trình bày thông tin trên bản kế hoạch kinh doanh.
Chú ý cách hành văn.
Một bản kế hoạch hiệu quả khi dễ đọc, dễ hiểu. Người đọc thường có xu hướng chỉ
đọc lướt thông tin chính, do vậy, hãy để dành văn phong hoa mĩ cho những tiểu
thuyết dài dòng, khi phác thảo kế hoạch, cần:
- Không nên sử dụng câu phức, trừ khi bắt buộc. Trái lại, nên khai thác tối đa
câu ngắn
- Tránh sử dụng từ viết tắt, mờ nghĩa
- Sử dụng hoa thị để trình bày danh sách các ý khác nhau. Việc này giúp người
đọc đào sâu thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở mỗi câu cần giải thích sơ lược để
người đọc có thể lĩnh hội được thông tin.
Cố gắng không nên viết quá dài dòng
Độ dài trung bình của một bản kế hoạch khoảng từ 20-30 trang, cộng với 10 trang
phụ lục được cho là phù hợp. Nếu bản kế hoạch của bạn dài quá 40 trang thì nên
coi lại khả năng tóm lược thông tin của mình. Nhưng bên cạnh đó vẫn có những
ngoại lệ, nếu bạn trình bày bản kế hoạch bằng những hình ảnh, biểu đồ thay vì chỉ
bằng chữ thì độ dài có thể hơn một tí, nhưng lại mang đến hiệu ứng cao hơn khi

thông tin được trình bày trực quan hơn.
Nên sử dụng biểu đồ minh họa
Để làm số liệu quan trọng dễ tìm kiếm và sử dụng, nên sử dụng bảng tóm tắt, biểu
đồ để thu hút sự chú ý cho số liệu chính. Cụ thể:
- Sử dụng biểu đồ hình cột để minh họa cho doanh số, lợi nhuận ròng, dòng
tiền theo từng năm
- Biểu đồ dạng 3D nhìn đẹp hơn nhưng kinh nghiệm thì biểu đồ dạng 2D dễ
đọc hơn
- Biểu đồ hình cột dạng 2 thanh xếp chồng lên nhau giúp người đọc dễ thấy
thông tin về tổng doanh thu hay thị phần hơn, đặc biệt khi chúng ta có nhiều sản
phẩm hay phân đoạn.
- Sử dụng biểu đồ Gantt để trình bày thông tin liên quan đến hoạt động và tiến
độ thực hiện công việc.
- Luôn luôn có bảng trình bày số liệu kế bên biểu đồ để người đọc có thể đối
chiếu thông tin
Xem xét về hình thức của bản kế hoạch
Bên cạnh cách sử dụng từ ngữ và cách bố trí thông tin, người viết cũng nên chú ý
đến “ngoại hình” của bản kế hoạch để thu hút người đọc hơn.
- Chỉ nên sử dụng 2 loại font: một loại cho tiêu đề và một loại cho nội dung
- Tránh sử dụng font chữ quá nhỏ
- Bật tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong Microsoft word để giúp kiểm tra các
lỗi sai trong khi đánh máy
Nội dung cần có của bản kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh được viết ra bao gồm những nội dung sau đây:

1) Ý tưởng kinh doanh

Một ý tưởng hay chỉ trở thành một ý tưởng kinh doanh tốt nếu bằng ý tưởng đó,
bạn có thể kiếm đủ tiền để giúp bạn sống không phụ thuộc.
Một khi bạn đã có một ý tưởng, trong hầu hết các trường hợp, ý tưởng của bạn cần

phải được điều chỉnh và phát triển hơn trước khi nó có thể trở thành một ý tưởng
mang tính chất thương mại.

2) Các nguồn lực cá nhân và mục tiêu cá nhân

Việc điều hành một công ty mới thành lập là một vấn đề đặc biệt mang tính chất cá
nhân, vì người chủ của công ty là người duy nhất hiện diện trong công ty đó. Vì
vậy, một điều rất quan trọng là bạn phải tập trung vào chính bản thân bạn và những
người khác, như thể bạn hiện sở hữu năng lực và các nguồn lực cần thiết để thực
hiện một ý tưởng kinh doanh.

3) Sản phẩm/Dịch vụ

Sản phẩm hay dịch vụ mà bạn cung cấp là dòng máu cung cấp sự sống cho việc
kinh doanh của bạn. Chính vì vậy, điều quan trọng là bạn phải phân tích những
khía cạnh khách nhau của chúng. Điều đặc biệt cần phải chú ý đến chính là những
nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của bạn.

4) Miêu tả thị trường

Trước khi bạn có khả năng thực hiện bất kỳ việc bán hàng hay tiếp thị nào, bạn cần
phải xác định thị trường mà mình muốn thâm nhập. Để có một kết quả tiếp thị tốt,
cần phải có một cái nhìn thấu đáo về thị trường và khách hàng.

5) Bán hàng và tiếp thị

Việc bán hàng và tiếp thị được xem là những công cụ mà bạn dùng để tiếp cận
những khách hàng tiềm năng để làm cho họ quan tâm đến sản phẩm hay dịch vụ
của bạn. Và thực hiện thông qua việc đăng quảng cáo trên một tờ báo địa phương,
thông qua thư từ liên hệ trực tiếp, thông qua internet hoặc qua việc tham dự những

hội chợ quốc tế, điều đó hoàn toàn phục thuộc vào việc bạn đang bán cái gì và
những khách hàng nào bạn muốn hướng tới.

6) Tổ chức công ty

Tổ chức công việc kinh doanh của bạn trong thực tiển
Ban cần phải miêu tả được về những hoạt động hàng ngày của công ty mình và
cũng cần phải lưu tâm đến khoản chi phí sắp xếp và điều hành việc kinh doanh của
bạn.

7) Phát triển kinh doanh

Rất khó khi nghĩ trước về ba hoặc bốn năm sau thậm chí về giai đoạn trước khi
việc kinh doanh của bạn bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, sẽ thuận lợi nếu tại giai
đọan sơ khởi này, bạn có thể nhìn thấy được những nét phác thảo hình ảnh một
công ty lớn và thú vị hơn nhiều so với công ty mà bạn sẽ bắt đầu với.

8) Ngân sách

Nếu xét về khía cạnh kinh tế thì ngân sách là một trong những đề tài được nhắc tới
nhiều nhất. Kế hoạch của bạn càng cụ thể chừng nào thì bạn càng dễ tính được
ngân sách cho mình. Ngân sách cũng góp phần làm cụ thể hóa các kế hoạch và
việc quay lại để thay đổi kế hoạch sẽ trở nên đơn giản hơn nếu ngân sách tỏ ra
không đúng với thực tế.

9) Tài trợ

Tài trợ chỉ đơn giản có nghĩa là “Bằng cách nào tôi sẽ kiếm được số tiền mà tôi cần
để bắt đầu việc kinh doanh của tôi?”