Quy chế pháp lý về chứng thực - thực tiễn áp dụng tại UBND xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
- Tính cấp thiết phải nghiên cứu đề tài
- Mục tiêu nghiên cứu
- Phạm vi, giới hạn nghiên cứu (về không gian, thời gian)
- Phương pháp nghiên cứu
- Kết cấu đề tài
CHƯƠNG I: Khái quát về chứng thực và quy chế pháp lý về chứng
thực
1.1. Khái quát về chứng thực
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của chứng thực
1.1.2. Ý nghĩa của hoạt động chứng thực đối với đời sống xã hội
1.1.3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động chứng thực
1.2. Quy chế pháp lý về chứng thực
1.2.1. Các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực
1.2.2. Các loại văn bản, giấy tờ được chứng thực
1.2.3. Thẩm quyền chứng thực
1.2.4. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp
xã
- Thủ tục tiếp nhận yêu cầu chứng thực
- Thời hạn thực hiện chứng thực
- Cách thức tiến hành chứng thực
- Trả kết quả
1.3. Thủ tục chứng thực.
1.3.1 Thủ tục chứng thực từ bản sao từ bản chính
1


1.3.1.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản

chính
1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp xã
1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.4 Địa điểm chứng thực từ bản sao từ bản chính
1.3.1.5 Trường hợp khơng được chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử
dụng đất
1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp.
CHƯƠNG II: Thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND xã Thường
Thắng, Huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang
2.1. Khái quát về Uỷ ban nhân dân xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hồ,
tỉnh Bắc Giang
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Thường Thắng, huyện
Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hịa, tỉnh
Bắc Giang.
2.2. Tình hình hoạt động cấp bản sao tư bản gốc tại UBND xã Thường
Thắng, huyện Hiệp Hịa, tỉnh Bắc Giang.
2.3. Tình hình hoạt động chứng thực chữ ký tại Uỷ ban nhân dân xã
Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
2


2.4. Tình hình hoạt động chứng thực hợp đồng tại Uỷ ban nhân dẫn xã

Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
2.5. Đánh giá hoạt động chứng thực của Uỷ ban nhân dân dân xã Thường
Thắng, huyện Hiệp Hoà, tỉnh Bắc Giang
- Kết quả đạt được
- Đánh giá chung: Ưu điểm/ nhược điểm
CHƯƠNG III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất
lượng công tác chứng thực
3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định cả pháp luật liên quan đến
hoạt động chứng thực
3.2. Một số giải pháp đối với hoạt động chứng thực tại UBND xã Thường
Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

3


MỞ ĐẦU
Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do dân, vì
dân trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp đang
được triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu cầu, nội dung cụ thể.
Với sự phát triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp cũng từng
bước đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. Cải cách hành chính ngày
càng đóng vai trị quan trọng và có ý nghĩa quyết định góp phần vào việc xây
duwngjnhaf nước phục vụ nhân dân. Trong đó cơng tác hành chính tư pháp bao
gồm hộ tịch, quốc tịch và chứng thực cũng đạt được những kết quả đáng khích lệ,
thủ tục khơng ngững được cải tiến tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơng dân, cắt
giảm chi phí và phiền hà cho các cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên bên cạnh những kết
quả đạt được công tác này cũng đang đặt ra những yêu cầu và thách thức mới.
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về sao y bản chính và việc chứng

thực tài liệu là rất lớn. Đáp ứng nhu cầu của người dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã
cũng đã được phân cấp để thực hiện hoạt động chứng thực và cấp sao y bản chính,
tuy vậy, trong q trình thực hiện còn nhiều vướng mắc, đặc biệt do đội ngũ cán
bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được
những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi,
rất khó phát hiện.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng
thực, nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm. Với mong muốn phản
ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi
em thực tập nên em đã chọn đề tài: " Quy chế pháp lý về chứng thực - thực tiễn
áp dụng tại UBND xã Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang" để
làm chuyên đề thực tập của mình. để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm
được tại UBND Xã Thường Thắng khi thực hiện NĐ 79/2007/NĐ-CP và từ hoạt
động thực tế tại Xã Thường Thắng, bản thân tơi có thể rút ra bài học kinh nghiệm
4


và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách
hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
Đề tài tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận trong lĩnh vực chứng
thực, quy chế pháp lý về chứng thực; thực trạng về chứng thực tại UBND xã
Thường Thắng, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang; từ đó đưa ra những phương
hướng, giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng chứng thực.
Trong khn khổ của đề tài, bản thân có nhiệm vụ nghiên cứu và làm sáng
tỏ mật số vấn đề lý luận về chứng thực; đánh giá thực trạng về chứng thực tại địa
phương nơi thực tập; đề ra phưỡng phương hướng đổi mới, đề xuất những giải
pháp cơ bản nhằm đổi mới công tác chứng thực tại địa phương trong tình hình
hiện nay.
Đề tài sử dụng các phương pháp của triết học duy vật biện chứng, duy vật
lịch sử Mác xít, trong đó chú trọng các phương pháp kết hợp giữa lý luận và thực

tiễn, phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp lịch sử cụ thể, phương
pháp điều tra. Ngồi ra cịn sử dụng các phương pháp của các bộ mơn khoa học
khác như thống kê, so sánh…
Ngồi phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội
dung đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Khái quát về chứng thực và quy chế pháp lý về chứng thực.
Chương 2: Thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thường Thắng
huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang.
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công
tác chứng thực.

5


CHƯƠNG I
Khái quát về chứng thực và quy chế pháp lý về chứng thực
1.1. Khái quát về chứng thực.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của chứng thực.
Theo từ điển tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực
cụ thể sau “Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy
tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”.
Định nghĩa về xác nhận “Thừa nhận là đúng sự thật. Xác nhận chữ ký. Xác nhận
lời khai. Tin tức đã được xác nhận”. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho
để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã
chứng thực điều đó”. Như vậy, chứng thực được bao hàm một số khái niệm liên
quan đến sao, xác nhận, chứng thực.
Theo quy định của pháp luật có thể định nghĩa chứng thực là việc cơ quan
nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với
bản chính hoặc chứng thực chữa ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã
yêu cầu chứng thực.

"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có
giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc
bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực
hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà
cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn
cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội
dung ghi trong sổ gốc.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007 căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

6


"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là
chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
1.1.2. Ý nghĩa của hoạt động chứng thực đối với đời sống xã hội.
Trong cuộc sống đời thường cũng như trong dân sự, kinh tế, thương mại,
khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những
chứng cứ để bênh vực cho những lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối
phương. Để phịng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự,
kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến chứng cứ công chứng hay
ta hiểu là văn bản công chứng là loại chứng cứ xác thực chứng cứ đáng tin cậy
hơn hẳn các loại giấy tờ khơng có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằng
miệng.
Thực tiễn cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng

phức tạp, trong đó có ngun nhân là do khơng có xác thực. Do vậy, việc tuyên
truyền, phổ biến, cập nhật pháp luật là cần thiết. Bên cạnh đó cũng cần tăng
cường hơn nữa các biện pháp công cụ tổ chức thực hiện pháp luật. Chứng thực là
một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động Nhà nước. Thông
qua hoạt động chứng thực và các quy định xung quanh nó, pháp luật trở nên gần
với hiện thực hơn, dần trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội. Theo
đánh giá của Ngành Tư pháp, kết quả xã hội hóa hoạt động chứng thực đã mang
lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng. Góp
phần phịng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh
tế, thương mại… Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức
hành nghề cơng chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ
tục hành chính mà cịn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công
chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu dài và có tính pháp lý, góp phần phịng ngừa rủi
ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia hợp
đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội. Bên cạnh đó thơng
qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng
đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định của pháp
luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân.

7


Từ đây ta có thể nhận thấy: Văn bản chứng thực là một công cụ hữu hiệu
để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân, phịng ngừa tranh chấp, tạo ra
sự ổn định trong quan hệ dân sự, tài sản. Mặt khác, văn bản chứng thực còn tạo ra
một chứng cứ xác thực, kịp thời không ai có thể chối cãi trừ trường hợp bị tịa
tun bố vô hiệu.
Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có

thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và
chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ
bản chính theo quy định của pháp luật hiện hành có giá trị pháp lý sử dụng thay
cho bản chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận
bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính khơng được
u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ
bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực
đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của
giấy tờ văn bản.
1.2. Quy chế pháp lý về chứng thực.
1.2.1. Các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực.
Giai đoạn từ thời kỳ đầu đổi mới cho đến trước thời điểm Nghị định số
75/2000/NĐ-CP được ban hành. Các văn bản điều chỉnh hoạt động chứng thực
giai đoạn này bao gồm: Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư
pháp hướng dẫn công tác công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày
27/2/1991 về công chứng Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ),
Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà
nước; Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực.
Giai đoạn từ khi Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP cho
đến trước thời điểm Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
được ban hành: Ngày 8/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số
75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Giai đoạn này sự phát triển của hoạt
8


động công chứng/chứng thực đã được nâng lên một bước, quy củ và nền nếp hơn,
tuy nhiên chưa mang tính đột phá. Giai đoạn này, sự phân biệt giữa hoạt động
cơng chứng và chứng thực chưa có sự thay đổi đáng kể so với trước đây. Điểm
khác biệt lớn nhất là kể từ khi Nghị định này được ban hành thì khái niệm “chứng

thực” mới chính thức được ra đời, tồn tại song song, độc lập bên cạnh khái
niệm “công chứng”. Tại khoản 2 Điều 2 của Nghị định này đã chỉ rõ: “Chứng
thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các
giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Như vậy, Nghị định
75/2000/NĐ-CP đã chính thức khẳng định hoạt động chứng thực là hoạt động của
Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Từ đây, những việc tuy có tính chất như cơng
chứng nhưng do Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện thì được gọi là
chứng thực.
Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐCP được ban hành cho đến trước thời điểm Luật Công chứng năm 2014 và Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành: Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà
nước đã đề ra, đặc biệt là Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 24/5/2005 về Chiến
lược Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định
hướng đến năm 2020 và Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 về Chiến lược
Cải cách tư pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị, với mục đích tạo điều kiện cho
công tác công chứng, chứng thực ở Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều
sâu, phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong xã hội, ngày 29/11/2006, Quốc Hội đã thơng qua Luật cơng chứng và
ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Từ đây, hoạt
động công chứng và chứng thực đã tách bạch.
Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐCP được ban hành cho đến nay: Do đặc điểm tình hình hình giai đoạn này đã có
sự thay đổi, sau nhiều năm thực hiện xã hội hóa hoạt động cơng chứng, số lượng
các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên tồn quốc đã tăng lên
đáng kể, khơng cịn tình trạng ách tắc, quá tải tại các tổ chức hành nghề cơng
chứng nữa. Cùng với đó, cơ chế xin - cho trước đây đã được thay thế bằng cơ chế
dịch vụ, mà ở đó khách hàng được coi trọng; những tiêu cực trước đây trong hoạt
9

động cơng chứng cũng khơng cịn. Trước tình hình này, ngày 20/6/2014 Quốc hội
nước ta đã thông qua Luật Công chứng mới. Luật Công chứng năm 2014 đã giao
trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và thẩm quyền cơng chứng bản dịch. Có thể nói, việc
giao trở lại cho tổ chức hành nghề công chứng các thẩm quyền này là phù hợp với
tình hình hiện nay, một mặt vừa tạo thêm một “kênh” để người dân lựa chọn, một
mặt vừa tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề cơng chứng duy trì và nâng cao
chất lượng hoạt động.
1.2.2. Các loại văn bản, giấy tờ được chứng thực.
Các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc
chứng nhận;
Chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
động sản.
Các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc
chứng nhận;
Chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng
đất theo quy định của Luật Đất đai;
Hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
Di chúc;
Văn bản từ chối nhận di sản;
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là
tài sản bất động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở.
10

6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao gồm:
Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ.
Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
khơng đóng dấu mật nhưng ghi rõ khơng được sao chụp.
Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa VN; xuyên tạc lịch sử của
dân tộc VN; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm
quyền cơng dân.
Thứ năm, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi
cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Thứ sáu, giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng khơng có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.2.3. Thẩm quyền chứng thực.
Khoản 1, 2, 3, 4 điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực quy định, thẩm quyền và trách
nhiệm chứng thực thuộc về những cơ quan, cá nhân sau đây:
* Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi
chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

11


- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là động sản.
Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc
quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phịng Tư pháp.
* Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân
dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và
đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
* Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác
được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây
gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc
quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên
chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
* Cơng chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy
định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu

12


của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (sau đây gọi chung là tổ chức
hành nghề công chứng).
Theo khoản 5 điều này, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng
thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu
cầu chứng thực.
Ngoài ra, tại khoản 6 điều này quy định, việc chứng thực các hợp đồng,
giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban
nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan
đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
1.2.4. Trình tự, thủ tục thực hiện việc chứng thực tại uỷ ban nhân dân
cấp xã.
1.2.4.1. Thẩm quyền chứng thực.
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ
thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng
tiếng nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người
nước ngồi, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước
ngoài ).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu
của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam
liên kết với trường đại học của nước ngồi trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng
Việt và tiếng nước ngoài).
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:

13


+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có
chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công
chứng nhà nước;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của
cơng chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng chứng
nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân
thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng
thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người
Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của cơng chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước
hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của cơng
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ
gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà
nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất.
- Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì: Các bên trực tiếp hoặc thông qua người
đại diện thoả thuận về mua bán, thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho
mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi chung là hợp đồng về nhà
ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của cơng chứng hoặc chứng thực của

Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân
dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đấy:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
+ Thuê mua nhà ở xã hội;
14


+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.
Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số
88/2009/NĐ-CP về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản khác gắn liền với đất. Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số
88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện
các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng
yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng
thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực
hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành
nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng Như vậy, ở những địa bàn
cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được u cầu cơng chứng
và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng
thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực
hiện sang tổ chức hành nghề cơng chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
nơi đó khơng thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể u cầu công
chứng hoặc chứng thực bản di chúc.
1.2.4.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Cơng chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công
chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.2.4.3. Thủ tục chứng thực.
a. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá
trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên,
trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính
được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký
15


lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản
chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản
viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm
2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào
bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
* Quyền, nghĩa vụ của người u cầu chứng thực bản sao từ bản chính có
quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp cấp
huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngồi
thực hiện việc chứng thực, khơng phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng
thực.
Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có
quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu khơng
đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà
họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.
* Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
xã
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác;
đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết
cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng
thực.
16


Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với
cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ
giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc
chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ
quan khác có thẩm quyền.
* Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính Người yêu cầu chứng thực phải
xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp
pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị
người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu khơng chứng minh được thì từ chối
chứng thực. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản
sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng
thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã

phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng
thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tơ lại nhưng khơng
làm thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ
trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp
lai.
* Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ
ban nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng
ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm
việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
17


* Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xố, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát
không thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính khơng được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại
chúng theo quy định của pháp luật;
- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng
thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
* Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm
việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong
buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng
thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.

b. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy
tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
* Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau
đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người u cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày,
tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu
cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký
18


của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ
ban nhân dân cấp xã.
* Thời hạn chứng thực chữ ký
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi
sang hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc
đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực
thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc.
c. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người
sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy

định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn
bản tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn
bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
• Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
• Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp.
d. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
19


* Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng
minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của
Luật Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy
định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy
định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.

Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ u
câu chứng thực cịn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng
đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở,
đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái
thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người
sử dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di
sản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người
được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó khơng xác định rõ phần di
sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là
người duy nhất;
20


Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của
pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận
quyền sở hữu cơng trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số
95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy
chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản
gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế
chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử
dụng đất đã trả khơng có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp
bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử

dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm
mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà
nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả
thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất
đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước
có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong
tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây
dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn khơng được địi hỏi người yêu cầu chứng thực
nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
* Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và
xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ
tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản khơng có Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại
các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất mà hiệntrạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy
chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác
nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban
21


nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời
gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất
khơng tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch

xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực
hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong
ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực
hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu
chứng thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát
hiện người có bất động sản khơng đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất
động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại
hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài
sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản
thừa kế, nhận tài sản thừa kế khơng tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong
ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc
chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp
hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực khơng q ba (03)
ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
* Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người
yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực
đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt
vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực

22


hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang

cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số
thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi
vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu
giáp lai.
Điều 11 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của
Chính phủ về cơng chứng, chứng thực quy định việc ký của người yêu cầu chứng
thực phải được thực hiện trước mắt người thực hiện chứng thực. Trong trường
hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp
đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phép người đó ký
trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ
trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng
thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc khơng biết
ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các
trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực;
người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi
cho người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu khơng
thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp
khơng thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi
điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người
làm hứng. Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn
bản, bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu

23


cầu chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu
có. Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong
Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
* Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người
bị bại liệt, người già yếu khơng thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác
không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc
chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà
người thực hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực.
* Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực
được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực
hiện, với điều kiện việc sửa đó khơng ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các
bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn
bản chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách
nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa,
sau đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của
mình và đóng dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là
người đã thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc
chứng thực khơng cịn làm cơng tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách
nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.

đ. Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng
thực soạn thảo hợp đồng.
24


Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực
hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung
mà người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy
hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực
đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực
hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng.
* Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần
hoặc tồn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có
thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào,
trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm
quyền địa hạt của Phịng Cơng chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên
giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
* Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an tồn, phịng
chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và
những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà
nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực
phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã
chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung

cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu
bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà
nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
* Giải quyết khiếu nại.
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
khơng đúng với quy định của pháp luật.
25