Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
~~~~~~*~~~~~

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
ĐỀ TÀI: Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách
hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương
Sinh viên thực hiện : PHẠM THẾ MẠNH
Giáo viên hướng dẫn : Ths. NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM
HÀ NỘI, NĂM 2010
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
~~~~~~*~~~~~

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
ĐỀ TÀI: Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách
hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương
Sinh viên thực hiện : PHẠM THẾ MẠNH
Giáo viên hướng dẫn : Ths. NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM
Lớp : QTKD TỔNG HỢP 48 C

HÀ NỘI, NĂM 2010
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
2
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU_____________________________________________________1

CHƯƠNG 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA
CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG______________________________________2
1.1. Quá trình hình thành và phát triển__________________________________2
1.1.1. Thông tin chung về công ty Đông Dương ____________________________2
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển__________________________________3
1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty________________________4
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương ___________________________4
1.2.2. Các hoạt động kinh doanh chính___________________________________7
1.3. Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty________________10
13.1. Kết quả kinh doanh chung_______________________________________10
1.3.2. Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh_________________________________12
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác đáp ứng các đơn hàng cho khách hàng
tổ chức_____________________________________________________________14
1.4.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng ___________________14
1.4.2. Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng khách hàng ________________15
1.4.3. Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất _______________________16
1.4.4. Các thủ tục hành chính: ________________________________________16
1.4.5. Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải ____________17
1.4.6. Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng ____________________17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁC
ĐƠN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG
DƯƠNG _____________________________________________________20
2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương_______________20
2.1.1. Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng
là các tổ chức tại công ty Đông Dương __________________________________ 20
2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm _____________________30
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
3
2.1.3. Đánh giá công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức qua
một hợp đồng cụ thể ___________________________________________________ 35

2.2. Các biện pháp nhằm khắc phục các hạn chế trên mà công ty Đông Dương đã
áp dụng: _________________________________________________________40
2.2.1. Tăng cường công tác ứng dụng dịch vụ hải quan điện tử_______________40
2.2.2. Quy trình hóa công tác hậu cần __________________________________40
2.2.3. Tăng cường đào tạo nhân viên chuyên sâu về công tác này_____________41
2.3. Đánh giá công tác hậu cần : 42
2.3.1. Các thành tựu đã đạt được:_____________________________________42
2.3.2. Các hạn chế còn tồn tại:________________________________________42
2.3.3. Nguyên nhân gây ra các hạn chế:_________________________________43
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU
CẦN PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG TỎ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG
DƯƠNG______________________________________________________45
3.1. Định hướng phát triển của công ty Đông Dương ______________________45
3.2. Các giải pháp đề xuất_____________________________________________45
3.2.1. Ứng dụng phương pháp JIT_____________________________________45
3.2.2. Tổ chức lại nhân sự, tái lập quá trình______________________________50
3.2. Kiến nghị với các cơ quan quản lí Nhà nước_________________________51
KẾT LUẬN__________________________________________________53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO___________________________54
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ_______________________________55
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
4
MỞ ĐẦU
Trải qua hơn ba năm là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), nền
kinh tế Việt Nam ngày một hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới. Khi cánh cửa
hội nhập ngày một mở rộng cũng là lúc các doanh nghiệp Việt Nam phải đương đầu
với một thử thách không nhỏ: áp lực cạnh tranh ngày một tăng lên. Trong bối cảnh
ấy, việc các doanh nghiệp phải tìm cho mình một vũ khí để chiến đấu (cạnh tranh) là
điều tất yếu phải diễn ra, và các vũ khí ta thường thấy là giá bán, là chất lượng sản
phẩm, là hoạt động dịch vụ khách hàng. Nhưng trong quan niệm quản trị kinh doanh

mới bây giờ, có một vũ khí lặng lẽ ít được chú ý song nó lại ảnh hưởng không nhỏ tới
các vũ khí trên, đó là Hậu cần kinh doanh. Đây là một hoạt động tổng hợp của một
chuỗi các hoạt động đơn lẻ khác được liên kết lại nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu
của khách hàng đúng lúc, đúng chỗ và đúng thời điểm. Việc thực hiện hoạt động này
như thế nào có thể góp phần giảm thiểu chi phí, bảo đảm chất lượng sản phẩm và
nhất là đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách sớm nhất có thể. Việc này
chính là một vũ khí cạnh tranh mới mẻ ngày càng được chú ý hiện nay không chỉ tại
Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.
Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông
Dương, em đã tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác hậu cần tại công ty. Do hậu
cần là một mảng lớn trong quản trị kinh doanh nên em chỉ đi vào một khía cạnh cụ
thể là công tác hậu cần phục vụ các đơn hàng của khách hàng tổ chức thông qua việc
phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ một đơn hàng cụ thể, từ đó có
thể thấy được các ưu, nhược điểm cụ thể và nguyên nhân thực trạng của vấn đề này.
Với sự hướng dẫn tận tình của Ths. Nguyễn Thị Hồng Thắm em xin đã chọn đề tài :
“Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại
công ty TNHH dịch vụ máy và Động cơ Đông Dương” để phân tích và đánh giá
công tác hậu cần hiện tại tại công ty.
Trong quá trình làm chuyên đề này, em xin cám ơn sự hướng dẫn tận tình của
Ths. Nguyễn thị Hồng Thắm đã giúp em hoàn thiện chuyên đề. Trong chuyên đề có
thể còn nhiều điểm chưa chính xác và thiếu sót, mong được sự góp ý của các thầy
cô.
Em xin chân thành cám ơn.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
5
CHNG 1. QU TRèNH HèNH THNH V PHT TRIN CA
CễNG TY ễNG DNG
1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin
1.1.1 Thụng tin chung v cụng ty ụng Dng
Tờn chớnh thc: Cụng ty TNHH dch v mỏy v ng c ụng Dng

Tờn giao dch quc t: Indochina Engine & Machine Service Company
Limited
Tờn vit tt: IDEMS CO., LTD
Tr s chớnh:
a ch: S 8C ngừ 47, ph Vừng Th, qun Tõy H, H Ni
S in thoi: (043).7539075
S Fax: (043).7539070
E-mail: , ,
a im v thi gian thnh lp: Thnh lp ti H Ni ngy 24/10/2001.
T cỏch phỏp nhõn ca cụng ty : Cụng ty TNHH dch v mỏy v ng c ụng
Dng cú Giy chng nhn ng ký kinh doanh s 0102003718 do Phũng ng ký
kinh doanh - S K hoch v u t TP. H Ni cp ngy 24/10/2001.
Lnh vc hot ng
Theo giy phộp ng kớ kinh doanh s 0102003718 do Phũng ng ký kinh doanh -
S K hoch v u t TP. H Ni cp ngy 24/10/2001 thỡ cỏc lnh vc v ngnh
ngh cụng ty ụng Dng c phộp hot ng l:
- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (máy móc, động cơ, vật t, thiết bị cơ
điện lạnh, hàng hải, máy thuỷ, máy công nghiệp, máy phát điện thuỷ, máy phát
điện công nghiệp và dân dụng, điều hoà không khí trung tâm, các thiết bị thuỷ
lực và phụ tùng, phụ kiện cho các loại máy trên; thiết bị điện tử, tin học, thiết bị
văn phòng, hàng may mặc, giầy dép, hàng thủ công mỹ nghệ...);
- Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực công nghiệp;
Phm Th Mnh lp QTKD TH 48C
6
- Buôn bán vật liệu, thiết bị công nghiệp và xây dựng;
- Xây dựng dân dụng và công nghiệp;
- Môi giới thơng mại;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
1.2.1.quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin
Cụng ty TNHH dch v mỏy v ng c ụng Dng ra i nm 2001, ú l thnh

qu phn u, lm vic, hc hi khụng ngng, vt qua mi th thỏch ca i ng
cỏn b v nhõn viờn Cụng ty ụng Dng, cựng vi s n lc v thin chớ cao ca
tp on thng mi, u t a quc gia Sumitomo - Nht Bn ó a cỏc sn phm
ca hóng ch to YANMAR Nht Bn n vi Vit Nam, thụng qua Cụng ty TNHH
dch v mỏy v ng c ụng Dng l nh phõn phi chớnh thc. Nm 2003 cụng
ty ụng Dng ó tin hnh thng lng v chớnh thc tr thnh nh phõn phi
chớnh thc ti Vit Nam cỏc sn phm ng c xng cho xung mỏy cụng sut t 15
n 120 Hp nhón hiu TOHATSU ca tp on Sumitomo. Khụng dng li ti ú t
nm 2004 n nm 2007 cụng ty ụng Dng ó liờn tc m phỏn v thng tho
vi cỏc cụng ty sn xut hng u ca M, New Zeland, Hn Quc v Nht Bn v
ngnh cụng nghip sn xut ng c v cỏc thit b phc v cho ngnh úng tu,
nụng nghip v xõy dng cung cp cho th trng Vit Nam. Cho ti nay cỏc sn
phm ch cht ca cụng ty phõn phi cú th k ti nh:
Nhón hiu Yanmar ( Nht Bn ) : ng c Diesel, mỏy phỏt in thy b cụng
sut t 4 ti 4500 HP; mỏy xỳc, mỏy i t 1 n 10 tn; mỏy nụng nghip, mỏy
cy t 16 n 95HP.
Nhón hiu Hamilton ( New Zeland ) : ng pht thy lc cho tu cao tc gn
vúi ng c cụng sut t 100 n 4500HP.
Nhón hiu Dong-I ( Hn Quc ) : Hp s gim tc ng c 30 n 1300HP, li
hp trớch lc v h thng lỏi thy lc.
Nhón hiu Tohatsu( Nht Bn ): ng c xng cho xung mỏy cụng sut t 15
n 120 Hp.
Nhón hiu Fuji ( Nht Bn ) : Cỏc loi vt t, thit b hu cn hang hi v tu
bin nh ỏo phao, cỏc thit b liờn lc, thit b an ton, cỏc loi vt t cho ngnh
úng tu.
Phm Th Mnh lp QTKD TH 48C
7
• Nhãn hiệu Schottel ( Mĩ ) : Hệ chân vịt đẩy chữ Z.
• Nhãn hiệu Minimax( Cộng hòa liên bang Đức ): Hệ thống, thiết bị báo động
và cứu hỏa hàng hải.

• Nhãn hiệu Suzuki ( Hàn Quốc ) : Động cơ xăng cho xuồng máy công suất từ 25
đến 300 Hp.
Đồng thời với quá trình phát triển các chủng loại sản phẩm chất lượng cao, công
công ty Đông Dương đã phát triển hệ thống các chi nhánh và xưởng kĩ thuật tại cả ba
miền Bắc, Trung, Nam để mở rộng thị trường và từng bước hoàn thiện dịch vụ bán
hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng kịp thời và tăng cường năng lực
cạnh tranh. Hệ thống này bao gồm:
Trung tâm điều hành tại trụ sở chính: Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ
Đông Dương
Tại Hà Nội:Công ty TNHH Tùng Yên
Khu vực miền trung: Công ty cổ phần cơ khí tàu thuyền Thanh Hoá
Trung tâm điều hành khu vực phía Nam:Văn phòng đại diện YANMAR - Việt
Nam
Tại TP. Hồ Chí Minh: Công ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè
Hiện nay, tới đầu năm 2010 này, công ty Đông Dương đã khẳng định được uy tín
của mình trên thị trường các sản phẩm và phụ tùng hàng hải với hệ thống phân phối
bao phủ thị trường từ Bắc đến Nam. Các sản phẩm của công ty đã chiếm được cảm
tình của rất nhiều khách hàng cá nhân và cả các tổ chức.
1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty
1.2.1.cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương
- Sơ đồ tổ chức:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÁY VÀ ĐỘNG CƠ ĐÔNG DƯƠNG
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
8
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty Đông Dương
(Nguồn:
phòng hành chính công ty Đông Dương)
Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến - chức năng, chức năng và nhiệm vụ
của các bộ phận thể hiện như sau:
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C

9
GIÁM ĐỐC
(TẠI TRỤ SỞ CHÍNH)
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG TÀI CHÍNH
-KẾ TOÁN
PHÒNG HÀNH CHÍNH
PHÒNG KĨ THUẬT
XƯỞNG DỊCH VỤ KỸ
THUẬT CƠ KHÍ
THANH HOÁ HÀ NỘI TP. HCM
Đội
SC
lưu
động
BP
Bán
hàng
Xưởng
DV
thuê
mua
Đội
SC
lưu
động
BP
Bán
hàng
Xưởng

DV
thuê
mua
Đội
SC
lưu
động
BP
Bán
hàng
Xưởng
DV
thuê
mua
Tại trụ sở chính:
Giám đốc: có vai trò là người đứng đầu công ty bao quát mọi hoạt động của công
ty, là người có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty trên cơ sở tham khảo ý kiến
tư vấn của các phòng ban.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ bán hàng, quản lí các kênh truyền thông,
marketing và phân phối nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, tổ chức
thu thập thông tin đấu thầu, tìm kiếm các hợp đồng và là bộ phận kiêm luôn công tác
chăm sóc khách hàng.
Phòng tài chính – kế toán: có nhiệm vụ thực hiện chức năng hạch toán kế toán
doanh nghiệp theo quy định của nhà nước, thực hiện các hoạt động tín dụng và thanh
toán với các ngân hàng, khách hàng và nội bộ công ty.
Phòng hành chính : có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động văn phòng được diễn ra
bình thường liên tục và kịp thời. Đảm bảo quản lí các văn bản giấy tờ giữa giám đốc
và các phòng ban, bộ phận thống nhất.
Phòng kĩ thuật: giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn máy móc, động
cơ hàng hải và lên kế hoạch sản xuất cũng như các hoạt động bảo hành, sửa chữa

theo hợp đồng cũng như yêu cầu của khách hàng hay nhận các yêu cầu trực tiếp từ
phòng kinh doanh hoặc giám đốc.
Xưởng dịch vụ kĩ thuật cơ khí: bộ phận liên kết chặt chẽ với phòng kĩ thuật thực
thi các nghiệm vụ sản xuất và kĩ thuật cơ khí theo yêu cầu từ phòng kĩ thuật cũng như
giải quyết các vấn đề kĩ thuật được giao từ các phòng ban trong công ty.
Tại các chi nhánh, cơ sở khác ngoài trụ sở chính:
Bộ phận bán hàng: là đầu mối thông tin tiếp nhận các đơn hàng, tìm kiếm thông
tin đấu thầu và có trách nhiệm tư vấn bán hàng cho khách hàng sau đó chuyển các
thông tin trên về trụ sở chính.
Đội sửa chữa lưu động: đảm nhận trách nhiệm bảo hành và bảo trì thiết bị cho
khách hàng theo hợp đồng đã kí và đồng thời là lực lượng giải quyết nhanh những sự
cố cho khách hàng tại địa phương với những hỏng hóc và lỗi có mức độ nghiêm
trọng ở mức trung bình trở xuống, với các mức độ cao hơn, các kĩ sư của công ty và
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
10
chuyên gia của hãng sản xuất sẽ trực tiếp can thiệp nếu có yêu cầu từ khách hàng
hoặc đội sửa chữa.
Xưởng dịch vụ thuê mua: tại các chi nhánh công ty Đông Dương luôn kí hợp đồng
thuê mua dịch vụ cơ khí sửa chữa nguyên tắc hàng năm, tùy theo các nhu cầu sửa
chữa và kĩ thuật cần thiết sẽ tiến hành kí hợp đồng chi tiết.
1.2.2.Các hoạt động kinh doanh chính
Hoạt động sản xuất: đóng tàu, xuồng, ca nô.
Từ năm 2005 công ty Đông Dương có sự góp vốn và liên kết chặt chẽ với Công
ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè trong các hoạt động đóng mới tàu, sửa chữa và
bảo hành tại công ty trên. Trong năm 2010 sắp tới công ty Đông Dương sẽ tiến hành
góp vốn và thành lập thêm một nhà máy đóng, sửa chữa tàu biển tại tỉnh Tây Ninh để
phục vụ cho các hoạt động sản xuất, đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng. Các
hoạt động sản xuất này được sự giám sát chặt chẽ và được các hãng sản xuất động cơ
hỗ trợ về kinh nghiệm và các công nghệ từ chính hãng, có các chuyên gia kĩ thuật
trực tiếp tới hướng dẫn và trợ giúp tư vấn kĩ thuật cũng như các vấn đề vận hành

máy. Hoạt động sản xuất được vận hành khá linh hoạt và được theo dõi sát sao qua
các báo cáo tình hình sản xuất hàng tuần và hàng tháng.
Hoạt động sửa chữa, bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng máy cho khách hàng. Hoạt
động này được ban giám đốc công ty Đông Dương xác định là vũ khí cạnh tranh và
làm nên uy tín cho công ty nên các hoạt động này được thiết kế hết sức bài bản. Các
quy trình sửa chữa, bảo hành và bảo dưỡng được đích thân các chuyên gia của các
nhà sản xuất hướng dẫn và hỗ trợ kĩ thuật, các quy trình được văn bản hóa và tiêu
chuẩn hóa; các kĩ sư, kĩ thuật viên tham gia vào quá trình này đều được trải qua một
khóa đào tạo cấp chứng chỉ vận hành và sửa chữa cửa nhà sản xuất. Điều tiếp theo là
mọi nhân viên trong công ty Đông Dương đều được huấn luyện kĩ năng tư vấn khách
hàng, họ sẽ là các đầu mối thông tin để đưa các thông tin về các yêu cầu sửa chữa,
bảo hành của khách hàng tới bộ phận kĩ thuật.
Hoạt động tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện thầu:
Việt Nam đang trong quá trình phát triển và hội nhập sâu rộng với thế giới, nhu
cầu các cơ sở vật chất và phương tiện cho các nghành kinh tế là tương đối lớn, một
năm, nhà nước ta trang bị rất nhiều máy móc và phương tiện thủy cho các cơ quan để
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
11
hiện đại hóa đội ngũ phưng tiện tham gia vào công cuộc xây dựng kinh tế đất nước,
các tập đoàn, tổng công ty nhà nước lớn tổ chức nhiều cuộc đấu thầu mua sắm các
trang thiết bị hiện đại hơn. Đó là những trang bị cho các đội tàu đánh bắt xa bờ cho
các đơn vị khai thác thỷ hải sản, trang bị các ca nô, tàu cao tốc cho lực lượng hải
quan, cảnh sát biển; trang bị các tàu cao tốc cho lực lượng hải quân nhằm tuần tra,
bảo vệ vùng biển của tổ quốc; trang bị các động cơ cho các dự án đóng tàu thuộc
nguồn vốn ngân sách cho các tỉnh; đóng mới tàu, thuyền, ca nô cho cục dự trữ quốc
gia, ủy ban tìm kiếm cứu nạn…. Trong một năm, có rất nhiều gói thầu để các tổ chức
có thể tham gia chào hàng cạnh tranh nhằm tìm ra nhà cung cấp có uy tín, sản phẩm
có chất lượng tốt góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế hàng hóa. Những gói
thầu này thường có số lượng sản phẩm yêu cầu lớn, giá trị hàng hóa cao và các yêu
cầu về chất lượng nghiêm ngặt, do vậy đây là những cơ hội vừa tiềm năng song lại

vừa là thách thức về năng lực cho các tổ chức có ý định tham gia. Đánh giá của công
ty cho thấy, tham gia hoạt động đấu thầu là cơ hội khẳng định thương hiệu của công
ty cũng như chứng minh năng lực kinh doanh của mình, lãnh đạo công ty đã chú
trọng vào việc tổ chức công tác tham gia dự thầu cũng như đảm bảo thực hiện đúng
yêu cầu của gói thầu trong thời gian nhanh nhất có thể. Hoạt động này có thể khái
quát như sau:
Hoạt động này gồm có 5 khâu:
Khâu thứ nhất, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ: tại khâu này thì công ty tổ
chức tìm kiếm thông tin từ tất cả các nguồn có thể như qua các mục thông tin đấu
thầu trên các báo như báo Đấu thầu, Vietnam News,…. và các nguồn thông tin từ các
đầu mối thông tin. Bộ phận thu thập thông tin là phòng kinh doanh và Ban giám đốc.
Trong khâu này, sau khi có thông tin, ban giám đốc sẽ tiến hành họp riêng hoặc họp
toàn bộ công ty để tiến hành phân tích các yêu cầu và khả năng thắng thầu trong gói
thầu vừa nhận được. Kết quả cuối cùng của khâu này là quyết định có tham gia dự
thầu hay không.
Khâu thứ hai, đánh giá chi tiết các hạng mục của gói thầu và tiến hành lập kế
hoạch tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện gói thầu với các phương án có thể.
Từ các cuộc họp này, phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch và phân công
nhiệm vụ cho các phòng ban khác, lên phương án tiến hành. Giám đốc sẽ là người
thẩm định và phê duyệt kế hoạch, đông thời là người chỉ đạo chung về tiến độ.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
12
Khâu thứ ba, chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu. Dựa trên các tiêu chí
và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu công ty sẽ chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy tờ
hợp lí và hợp lệ để đóng lại thành một bộ hồ sơ dự thầu nộp cho bên mời thầu. Công
việc này sẽ được tiến hành theo từng bộ phận phòng ban: phòng kinh doanh lo các
giấy tờ chứng minh pháp lí, lập dự toán giá chào thầu dựa trên phương án của phòng
kĩ thuật; phòng kĩ thuật thiết kế các phương án sản phẩm, kĩ thuật chào thầu rồi đưa
cho phòng kinh doanh lên dự toán; phòng tài chính thì lên các tài liệu chứng minh
khả năng tài chính…..

Khâu thứ tư, tiến hành đảm bảo thực hiện hợp đồng khi trúng thầu. Tại khâu này
sau khi được thông báo trúng thầu công ty sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp
đồng và tiến hành kí kết, ngay sau khi kí kết, công ty tiến hành các hoạt động hậu
cần, sản xuất để đáp ứng đơn hàng.
Khâu thứ năm, dịch vụ sau bán hàng. Đây là toàn thể các hoạt động bảo hành,
bảo dưỡng, tư vấn vận hành bảo trì sản phẩm, chăm sóc khách hàng và một loạt các
hoạt động quản trị mối quan hệ với khách hàng ( CRM ).
Hoạt động bán lẻ, cung cấp các đơn hàng đơn chiếc và phụ tùng khách hàng
yêu cầu.
Đây là hoạt động thường xuyên trong năm của công ty Đông Dương, tuy không
đem lại doanh thu cũng như mức lợi nhuận đáng kể song nó cũng góp phần tạo ra
hoạt động kinh doanh liên tục xen kẽ với các hoạt động chủ chốt trên, góp phần giải
quyết khó khăn khi kinh tế khủng hoảng, các đơn hàng lớn thưa thớt. Trong hoạt
động này chủ yếu thông qua các chi nhánh nhỏ tại các vùng tiến hành marketing tới
các vùng có nhành nghề đánh bắt thủy hải sản phát triển và có nhu cầu máy móc mới
cũng như sửa chữa, thay thế các bộ phận trên máy cũ. Khi khách hàng có nhu cầu sẽ
tiến hành đặt hàng trực tiếp với chi nhánh, các chi nhánh sẽ chuyển trực tiếp yêu cầu
về trụ sở chính, đến cuối ngày trụ sở chính sẽ thông báo khả năng về thời gian đáp
ứng cho khách hàng để thỏa thuận kí hợp đồng. Khi hợp đồng được kí kết thì công ty
đã đặt hàng xong với nhà sản xuất hoặc tiến hành xuất hàng dự trữ và tiến hành vận
chuyển tới tay khách hàng.
1.3. Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty
13.1.Kết quả kinh doanh chung
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
13
Bảng 1:Tóm tắt các số liệu về tài chính từ năm 2005 tới năm 2009
Đơn vị tính: VND
Tt Nội dung Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
1 Tổng tài sản 16.972.961.743 13.352.083.890 50.541.745.611 75.019.922.395 50.424.938.320
2

Tổng nợ phải
trả
15.717.638.786 11.914.109.904 48.876.228.814 71.358.194.846 36.825.513.731
3 Vốn lưu động 16.806.508.268 13.235.251.060 47.752.405.484 70.122.404.456 47.341.333.002
4
Vốn chủ sở
hữu
1.500.000.000 1.500.000.000 1.500.000.000 1.500.000.000 10.202.330.650
5 Doanh thu 27.559.186.232 29.430.246.365 30.538.834.870 152.466.925.120 125.827.776.870
6
Chi phí vốn
vay
936.457.000 1.135.360.000 1.363.901.072 3.663.028.334 4.766.000.000
7
Lợi nhuận
sau thuế
91.939.984 182.651.028 225.542.812 2.653.832.986 2.777.641.120
(Nguồn:báo cáo tài chính các năm- phòng tài chính – kế toán công ty Đông Dương)
Nhận xét:
Nhìn chung qua bảng trên ta thấy được xu hướng phát triển ổn định và bền vững
qua các năm thể hiện được sự phát triển ổn định và bền vững, từng bước thể hiện
thương hiệu và chiếm lĩnh các phân khúc thị trường. Năm 2009 các chỉ tiêu có sự sụt
giảm là do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế, tài chính thế giới khiến cho các
nhu cầu của khách hàng sút giảm, trong những quý cuối năm do tác động của gói
kich thích kinh tế của chính phủ đã phát huy tác dụng nên thị trường này sôi động trở
lại, góp phần cứu vãn tình hình kinh doanh khó khăn của đầu năm.
Bây giờ ta sẽ phân tích cụ thể hơn:
Bảng 2: Các chỉ số tăng trưởng qua các năm Đơn vị tính:
%
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C

14
Năm 2006 2007 2008 2009
Tăng trưởng doanh thu 6,789 3,767 399,256 -17,472
Tăng trưởng lợi nhuận sau
thuế
98,663 23,483 1076.643 4,665
Tăng trưởng tổng tài sản -21,333 278,531 48,432 -32,785
(Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán)
Bảng trên cho thấy công ty có mức tăng trưởng doanh thu thấp trong năm 2006 và
2007 do tại thời điểm đó công ty đang trong quá trình xây dựng uy tín và giới thiệu
các sản phẩm mới của các hãng sản xuất lớn trên thế giới song vẫn còn khá xa lạ tại
thị trường Việt Nam. Song, tới năm 2008 mức tăng trưởng đạt kỉ lục gần 400%, có
được mức tăng trưởng cao như vậy là do công ty Đông Dương đã mở rộng hệ thống
phân phói của mình ra khắp ba miền, khách hàng đã nhận biết và chấp nhận các sản
phẩm và dịch vụ của công ty. Điều này là tín hiệu vui lớn cho công ty.
Cùng với sự tăng trưởng doanh thu là sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, cũng
giống như doanh thu nó có xu hướng phát triển đi lên song không đồng đều. Năm
2007 mức tăng trưởng lợi nhuận giảm là do công ty tăng cường chi cho các hoạt động
xúc tiến bán, thiết lập các mạng lưới bán hàng và tư vấn mua cho khách hàng. Năm
2008 đánh dấu sự tăng trưởng vượt bậc của công ty với mức tăng trưởng lợi nhuận
sau thuế đạt 1076,643% đó là thành quả cho sự nỗ lực không ngừng của toàn công ty
các năm trước. năm 2009 mặc dù doanh thu có giảm so với năm 2008 do khủng
hoảng kinh tế song mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế vẫn đạt gần 5%. Điều này
cũng là một thành công không nhỏ của công ty Đông Dương.
Tăng trưởng tài sản của công ty cũng không đồng đều, năm 2006 tăng trưởng tài
sản âm do các khản nợ ngắn hạn của công ty giảm, các chi phí cho hoạt động đầu tư
máy móc không có nhiều. Năm 2007 tỉ lệ này tăng lên khá cao do các công ty tăng
cường đầu tư mở rộng thị trường, tăng cường vay vốn và tận dụng các nguồn lực có
thể có để thâm nhập các thị trường, mở rộng kênh phân phối. Tới năm 2008 mức tăng
này đã có xu hướng chững lại do công ty đã khẳng định được thương hiệu và hoạt

động có hiệu quả, nhu cầu đầu tư cũng giảm, doanh thu tăng cao làm giảm nhu cầu
vay vốn ngân hàng. Năm 2009 tài sản công ty giảm do sự khó khăn của nền kinh tế
khiến cho hoạt động kinh doanh khó khăn hơn.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
15
1.3.2.Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh
Về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh:
Doanh lợi vốn kinh doanh: (%) = + )x100/
Doanh lợi vốn tự có : (%) = x100)/
Doanh lợi của doanh thu bán hàng: (%) = x100)/TR
Bảng 3: Doanh lợi của công ty Đông Dương các năm 2005 - 2009
Năm
Chỉ tiêu
2005 2006 2007 2008 2009
11,628 21,337 16,485 19,345 81,897
5,014 38,820 12.930 186,543 35,182
0,273 1,979 0,635 1,856 2,853
(Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán)
Nhận xét:
Nhìn chung lại thì xét trên doanh lợi vốn kinh doanh của công ty Đông Dương qua
5 năm ta thấy có sợ ổn định về doanh lợi và có xu hướng tăng lên qua các năm, mặc
dù có năm 2007 giảm xuống so với năm 2006 nhưng vẫn cao hơn 2005 do trong năm
này công ty phải tăng cường vay vốn ngân hàng để tập trung đầu tư xây dựng thương
hiệu với khách hàng. Như vậy mặc dù hiệu quả kinh doanh chưa được cao do các chỉ
số danh lợi chưa được cao song ta vẫn thấy được xu hướng tăng lên rõ rệt qua từng
năm, như vậy hiệu quả kinh doanh còn rất khả quan trong tương lai và nó sẽ được cải
thiện hơn sau này.
Tính toán các chỉ số tài chính cơ bản về hiệu quả kinh doanh:
Theo các số liệu tài chính do phòng tài chính – kế toán cung cấp, em có bảng các
chỉ tiêu cơ bản qua các năm như sau:

Đầu tiên là các chỉ tiêu về cơ cấu tài chính:
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
16
Bảng 4:Các hệ số về cơ cấu tài chính của công ty Đông Dương 2005-2009
Năm
Chỉ tiêu
2005 2006 2007 2008 2009
Hệ số nợ = Nợ phải trả/Tổng tài
sản
0,926 0,892 0,967 0,951 0,730
Hệ số lợi nhuận ròng = Lợi nhuận
sau thuế/Doanh thu thuần
0,003 0,006 0,007 0,017 0,022
ROA = Lợi nhuận sau thuế/Tổng
tài sản
0,005 0,014 0,005 0,035 0,055
ROE = Lợi nhuận sau thuế/Vốn
chủ sở hữu
0,061 0,122 0,150 1,769 0,272
(Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán)
Nhận xét:
Hệ số nợ của công ty Đông Dương từ năm 2005 đến 2009 đều ở mức rất cao. Điều
này cho thấy áp lực đối với gánh nặng nợ ngân hàng và các khoản nợ khách hàng là
khá cao.
Hệ số lợi nhuận ròng của công ty Đông Dương trong 5 năm từ 2005 tới 2009 tuy
không cao nhưng có xu hướng tăng trưởng đều dặn qua các năm. Điều này cho thấy
sự khả quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công ty qua các năm.
Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) của công ty Đông Dương còn thấp và
đang có xu hướng tăng dần với tốc độ cao.
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn tự có (ROE) của công ty Đông Dương trong năm 2005,

2006, 2007, 2008 còn khá khiêm tốn do vốn góp của các thành viên còn hạn chế. Tới
năm 2009 vốn góp đã được tăng lên từ 1.500.000.000 đồng lên hơn 10 tỉ đồng cho
thấy nguồn vốn của công ty đang được tăng cường, tạo cơ hội cho việc nâng co hiệu
quả kinh doanh cho tương lai.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách
hàng tổ chức
1.4.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
17
Các sản phầm chủ yếu công ty Đông Dương cung ứng cho khách hàng tổ chức
là động cơ Diesel công suất từ 5 tới 1300 HP, ống phụt thủy lực cho tàu cao tốc, hộp
số…. có những đặc điểm đặc biệt sau:
- Chúng là những sản phẩm của ngành công nghiệp cơ khí chính xác có công
nghệ chế tạo cực kì hiện đại và độ chính xác cao, bất kì sự hỏng hóc nhỏ bé nào
đề có thể gây ra các sự cố hỏng hóc lớn hơn với thiệt hai kinh tế là khó lường
trong quá trình hoạt động. Vì lí do này mà trong quá trình vận chuyển yêu cầu
đóng gói vận chuyển và di chuyển kiện hàng phải cực kì cẩn thận và nhẹ nhàng.
Các yếu tố gây ra va đập phải được hạn chế tới mức tối thiểu.
- Đây là các sản phẩm công nghệ cao nên quá trình kiểm tra thông quan, lắp đặt
chạy thử tốn khá nhiều thời gian nên kế hoạch vận chuyển cần dự tính trước
khoảng thời gian này.
- Mỗi bộ sản phẩm động cơ thường bao gồm rất nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm
nên cần kiểm kê số lượng và chủng loại rất cẩn thận. Ví dụ ở đây khi khách hàng
mua động cơ Diesel 300 Hp Yanmar thường kèm theo bộ phụ kiện và phụ tùng
tiêu chuẩn sau:
Hệ thống chân đế máy: Đệm chân máy chống rung.
Hệ thống làm mát: Bình nước giãn nở.
Hệ thống điều khiển: Cần điều khiển ga và số
Cáp điều khiển ga và số ( 12m x 2 sợi)
Bảng điều khiển máy ( taplo)

Dây điện điều khiển nối bảng điều khiển với máy loại 6m.
Bộ dụng cụ kĩ thuật tiêu chuẩn.
Tài liệu kĩ thuật: Sách hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất ( tiếng Anh)
Tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng máy (tiêng Việt)
Lịch bảo dưỡng máy định kì ( tiếng Việt).
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
18
Vì vậy trong quá trình giao nhận hàng hóa cần hết sức chú ý tránh tình trạng sót
hàng gây mất thời gian bổ sung.
1.4.2. Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức
Các khách hàng tổ chức là các khách hàng được công ty Đông Dương đánh giá là
khách hàng cốt lõi của công ty, là nguồn tạo ra doanh thu cao cho công ty ; vì lí do
đó, trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức, các yêu cầu của khách hàng
luôn là cơ sở để công ty thiết lập các công tác hậu cần. Việc đáp ứng đầy đủ và đúng
với yêu cầu của khách hàng tổ chức là cơ sở quan trọng tạo nên sự tín nhiệm của
khách hàng với dịch vụ của công ty, đồng thời nó cũng là một lợi thế cạnh tranh
trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ của nước ta hiện nay. Qua việc
tham gia nghiên cứu các hợp đồng đã thực hiện trước đây, em có rút ra một số nhận
xét về đặc điểm trong các yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức đối với dịch vụ của
công ty như sau:
- Các đơn hàng cung ứng cho khách hàng tổ chức thường là các đơn hàng có số
lượng lớn và giá trị hợp đồng cao, do vậy tiến độ cung cấp là điều được yêu cầu
rất chặt chẽ trong hợp đồng mua bán giữa hai bên. Các khách hàng tổ chức cốt lõi
của công ty thường là các doanh nghiệp có hoạt động đóng tàu và thay mới thiết
bị cho tàu thuyền, các hợp đồng đóng mới hoặc thay thế thiết bị tại phía khách
hàng thường có thời hạn gấp, phải bàn giao nhanh cho khách hàng nên phía khách
hàng tổ chức khi yêu cầu cung cấp sản phẩm thường có điều khoản giới hạn thời
gian cung cấp. Do vậy khi tiến hành đàm phán kí kết hợp đông mua bán, công ty
Đông Dương đồng thời phải thảo luận và thương thuyết với nhà sản xuất nhằm
đưa ra được thời gian cung cấp sản phẩm một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.

- Do hàng hóa ở đây là hàng hóa có công nghệ sản xuất tiên tiến và độ phức tạp cao
nên khách hàng tổ chức thường muốn kiểm tra, chạy thử sản phẩm sau giao nhận
bàn giao sản phẩm tại địa điểm thỏa thuận. Bước kiểm tra chạy thử sau giao nhận
là dịch vụ bổ sung của công ty nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc hướng dẫn sử
dụng tư vấn bảo dưỡng và kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo với khách hàng sản
phẩm của công ty phân phối đúng như cam kết về chất lượng. Trong hoạt động
này, kĩ sư của công ty hoặc của chính nhà sản xuất( nếu được yêu cầu từ công ty
Đông Dương) sẽ trực tiếp tham gia giám sát quá trình lắp đặt là nghiệm thu chạy
thử, bắt cứ câu hỏi nào đặt ra sẽ được tư vấn kĩ càng.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
19
1.4.3. Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất
Trong một kì kinh doanh ( thường là một năm) các nhà sản xuất thường căn cứ trên
các nghiên cứu thị trương của phòng R&D và báo cáo của các chi nhánh trên thế giới
để lập kế hoạch sản xuất và dự trữ, tùy tứng thời điểm và độ sai lệch so với các kế
hoạch mà thị trường thế giới luôn có các biến động bất thường. Với các nhà sản xuất
mà công ty Đông Dương là nhà phân phối chính thức cũng có các thời điểm thăng
trầm nhất định. Có thể điểm qua ở đây như: năm 2007 thị trường Việt nam về máy,
động cơ tàu thủy còn khá tĩnh lặng, hầu như các sản phẩm yêu cầu từ phía công ty
Đông Dương đề được nhà sản xuất lập tức đáp ứng, từ đó nhà sản xuất đánh giá các
sản phẩm cho thị trường Việt Nam còn hạn chế nên dự tữ không nhiều. Tới năm 2008
thị trường máy, động cơ tàu thủy Việt Nam chính thức bùng nổ ( theo mô tả của nhà
sản xuất vào thời điểm tháng 7 -2008 thì là “ booming” ) với sự phát triển của ngành
vận tải biển, Du lịch cũng như hàng loạt các dự án trang bị hiện đại hóa cho ngành
hàng hải Việt Nam, làm cho nhu cầu tăng vọt, số lượng đơn hàng đến với công ty
Đông Dương tăng vọt khiến cho nhà sản xuất cung ứng không kịp do lượng dự trữ kế
hoạch có hạn, vì vậy mà thời gian cung ứng phải kéo dài do tăng quy mô sản xuất tức
thời để bù đắp thiếu hụt, vì thế khách hàng phải chờ đợi lâu hơn. Tới năm 2009 do
ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nên số lượng đơn hàng có sụt giảm nhưng vật
đạt mức đáng kể, do đã có kế hoạch dự trữ trước nên khả năng đáp ứng tức thời của

nhà sản xuất luôn được đảm bảo.
1.4.4. Các thủ tục hành chính:
Công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức của công ty Đông
Dương luôn gắn vơi hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nươc ngoài về Việt Nam nê
luôn phải giải quyết các thủ tục hành chính để thông quan cho hàng hóa. Việc có giải
quyết được các thủ tục hành chính nhanh chóng hay không sẽ ảnh hưởng đến tiến độ
cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Các thủ tục hành chính này thường có các đặc
điểm sau:
- Hiện nay thủ tục hành chính của nước ta vẫn đang trong quá trình đơn giản hóa,
cải cách nên các thủ tục hiện hành vẫn gây ra tình trạng mất thời gian chờ đợi để
được làm thủ tục do có qua nhiều người cần mà thời gian xử lí văn bản còn khá
chậm.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
20
- Do một số quy định chồng chéo nên nhiều khi khi thực hiện các thủ tục hành
chính vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất nội dung yêu cầu khiến cho người đi
làm thủ tục rất mệt mỏi khi thay đổi nội dung cũng như bổ sung các giấy tờ mới.
- Do lượng văn bản để làm các thủ tục hành chính để thông quan hàng hóa, nhập
xuất cảng cũng như vận chuyển hàng hóa thường khá nhiều nên yêu cầu công ty
Đông Dương cần tổ chức một quá trình chuẩn bị trước các văn bản giấy tờ này.
1.4.5. Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải
Đặc điểm của các sản phẩm mà công ty Đông Dương phân phối là các sản phẩm
công nghiệp có công nghệ cao, thường các sản phẩm có số lượng ít nhưng giá trị rất
cao, nhu cầu vận tải là không nhiều và thường rải rác trong năm. Vì vậy nếu tổ chức
tự vận tải thì chi phí thường khá tốn kém và không tận dụng được hết công suất xe.
Chính vì vậy mà công ty Đông Dương đã lựa chọn giải pháp thuê ngoài các dịch vụ
vận tải cho nhu cầu vận tải của mình.
Do đặc điểm nhu cầu vận tải của công ty Đông Dương xuất hiện không nhiều và
rải rác nên sự sẵn có của các dịch vụ vận tải là điều khá quan trọng với công ty. Vì
vậy công ty Đông Dương luôn cần phải có danh sách các hãng dịch vụ vận tải tiềm

năng và có khả năng cung cấp tức thời dịch vụ.
1.4.6. Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng
Sự biến động của thị trường là điều hết sức phức tạp vì vậy, trong nhiều thời điểm
có nhiều nhu cầu phát sinh bột phát có thể tạo nên cơn sốt với thị trường, khi đó là cơ
hội tốt nhất để cung cấp sản phẩm ra thị trường với mức giá có lợi nhất cho người
bán. Để có thể tận dụng dược những cơ hội ấy đòi hỏi cần có chính sách dự trữ đúng
đắn để đón bắt nhu cầu của thị trường, đồng thời cần một chiến lược kéo và đẩy hàng
linh hoạt để có được sự tiêu thụ tốt nhất trong từng thời điểm. Có thể ví dụ ra ở đây
với một hoạt động dự trữ và kéo đẩy hàng với sản phẩm ống phụt phản lực Waterjet:
đây là sản phẩm động cơ phản lực chạy xăng dành cho các tàu, xuồng cao tốc. Năm
2007, sau khi kí hợp đồng trở thành nhà phân phối cho hãng Halmiton của New
Zeland về các sản phẩm động cơ phản lực cho tàu cao tốc, công ty Đông Dương đã
xác định đối tượng chính của mình là cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu đóng
tàu, thuyền du lịch cao tốc và các lực lượng an ninh như Hải Quân nhân dân Việt
Nam, Cục cảnh sát biển, Cục dự trữ quốc gia.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
21
Với các ưu điểm của động cơ phản lực gắn trên tàu như: khả năng quay tàu tại chỗ
không cần di chuyển, khả năng tăng tốc nhanh và giảm tốc nhanh, khả năng điều
hướng không cần bánh lái… đã làm cho khách hàng rất thích thú, trong năm 2008
công ty Đông Dương đã tiến hành nhập 20 bộ động cơ Waterjet về dự trữ và tiến
hành chiến lược đẩy hàng ra thị trường, tổ chức giới thiệu, chạy thử, mời các khách
hàng tới tham quan. Trong năm 2008 công ty đã bước đầu thành cong khi đã bán ra ra
thị trường được 18 bộ. Năm 2009. Trước nhu cầu hiện đại hóa Hải Quân nhân dân
Việt Nam và lực lượng cản sát biển, tuần tra và cứu nạn, công ty đã chủ động đặt
hàng sớm với nhà sản xuất và dự trữ tại kho của nhà sản xuất. Trong năm 2009 công
ty đã chủ động liên hệ và Marketing với các lãnh đạo của quân chủng Hải quân cũng
như các kĩ sư của phòng thiết kế, viện kĩ thuật hải quân. Kết quả cuối cùng, trong
năm 2009, Nhà máy đóng tàu X70 và Nhà máy đóng tàu X46 quân chủng Hải quân
đã đặt hàng tổng cộng trên 60 bộ động cơ phản lực cho tàu cao tốc phục vụ cho việc

đóng mới các tàu cao tốc tuần tra và chiến đấu của lực lượng Hải quân nhân dân Việt
Nam, do yêu cầu đóng mới để hiện đại hóa cho lực lượng hải quân là nhiệm vụ chính
trị hàng đầu trong bối cảnh mới nên yêu cầu cung cấp nhanh chóng hàng hóa được
đặt lên hàng đầu. Vì thế các đơn hàng của hai nhà máy thường có thời gian cung ứng
ngắn, thường là 3 tuần. Nhờ có chiến lược dự trữ đã chuẩn bị sẵn nên các yêu cầu
trên đều được đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu và đảm bảo chất lượng. Bước đầu công
ty Đông Dương đã nhận được những phản hồi lạc quan về chất lượng của các sản
phẩm này từ lãnh đạo của Quân chủng Hải quân. Đó là một thành công không nhỏ
cho chiến lược dự trữ đúng đắn của công ty, góp phần đưa công ty thoát khỏi ảnh
hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2009.
Như vậy, các chính sách dự trữ hàng hóa sẽ góp phần không nhỏ trong việc phục
vụ các nhu cầu phát sinh bất thường của khách hàng, làm cho công tác hậu cần phục
vụ khách hàng nhanh chóng hơn và chiếm được cảm tình của khách hàng nhờ sự đáp
ứng nhanh chóng và kịp thời với các yêu cầu gấp. Vì vậy trong các thời gian tới chính
sách dự trữ kịp thời là lợi thế giúp cho công tác hậu cần ngày càng được nâng cao về
chất lượng.
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
22
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁC
ĐƠN HÀNG CHO CÁC KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
ĐÔNG DƯƠNG
2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương
2.1.1. Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng
là các tổ chức tại công ty Đông Dương
Để hiểu rõ các vấn đề trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức tại công ty
Đông Dương chúng ta hãy khái quát các hoạt động chính trong chuỗi hoạt động này.
- Hoạt động đặt hàng với nhà sản xuất về máy móc:
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
23
Quá trình quyết định mua của khách hàng là cả một quá trình tư duy kéo dài và

gồm nhiều giai đoạn. Trong quá trình quyết định mua ấy, khách hàng sẽ cân nhắc rất
nhiều lựa chon khác nhau của hàng loạt các nhà cung cấp khác nhau. Thông thường
thì khách hàng để so sánh thường sẽ yêu cầu nhà cung ứng chào mời khả năng đáp
ứng của mình trước để họ có thể so sánh và chọn ra người sẽ cung ứng cho mình qua
các tiêu chí kĩ thuật, thời gian thực hiện... Công ty Đông Dương là nhà phân phối của
các nhà sản xuất nước ngoài, các đơn hàng có giá trị lớn thường được cung cấp từ
kho của nhà sản xuất từ nước ngoài về thị trường Việt Nam , nên quá trình đáp ứng
từ phía nhà sản xuất có ảnh hưởng lớn tới các khả năng đáp ứng đơn hàng cụ thể của
công ty Đông Dương. Vì vậy việc xác định trước khả năng đáp ứng của nhà sản xuất
là yếu tố cực kì quan trọng để công ty Đông Dương tạo ra các lời chào hàng khả thi
nhất và thiết lập kế hoạch đáp ứng đơn hàng nhanh chóng nhất tạo điều kiện gia tăng
chất lượng dịch vụ cho đơn hàng (ở đây là chất lượng công tác hậu cần). Việc xác
định khả năng cung ứng của nhà sản xuất thường thông qua hoạt động đặt hàng sơ
bộ, hoạt động đầu tiên của chuỗi hoạt động trong công tác hậu cần vì nó cho ta biết
các thông tin thời gian đáp ứng tới cảng, số lượng hàng hóa, địa điểm và các chi phí
phát sinh để hàng về tới Việt Nam, từ đó nó cho phép công ty có thể lập ra phương án
tổ chức công tác hậu cần tốt nhất phục vụ đơn hàng đang đàm phán, là một trong các
lợi thế trong cạnh tranh giành hợp đồng với các đối thủ khác. Hoạt động này thường
có nội dung như sau:
Ngay trong khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đạt được thỏa thuận sơ bộ với khách
hàng tổ chức, công ty Đông Dương sẽ tiến hàng gửi Dự toán sản phẩm đặt hàng đến
nhà sản xuất để kiểm tra khả năng đáp ứng và thời gian đáp ứng sơ bộ ban đầu để có
thể lên kế hoạch hậu cần đáp ứng đơn hàng. Các phản hồi của nhà sản xuất và yêu
cầu của bản thân khách hàng tổ chức chính là cơ sở lên kế hoạch đáp ứng đơn hàng
cho khách hàng tổ chức hoặc lên phương án đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và
nó đồng thời cũng là cơ sở thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng chi tiết. Quá
trình này diễn ra từ lúc chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu, đạt được thỏa thuận mua bán
sơ bộ với khách hàng tổ chức cho tới khi hợp đồng chi tiết được kí. Thời điểm thỏa
thuận xong hợp đồng chi tiết cũng là thời điểm đơn đặt hàng chính thức của công ty
Đông Dương với nhà sản xuất được xác định, khi phương án thanh toán trả chậm

được thực hiện xong đặt cọc bước đầu thì cũng là lúc đơn hàng được xác nhận với
nhà sản xuất. Kết thúc hoạt động này là thông báo chính thức của nhà sản xuất về
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
24
thời gian và địa điểm nhận hàng. Quá trình này tùy theo giá trị của đơn hàng mà có
thể kéo dài từ 1 tuần tới 8 tuần.
- Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất tại cảng:
Khi hãng vận chuyển thông báo thời gian cập bến của tàu và dỡ hàng tại cảng,
các vấn đề chuẩn bị hậu cần để tiếp nhận hàng hóa. Các công việc chuẩn bị gồm có:
Chuẩn bị về giấy tờ, chi phí thông quan hàng hóa: đây là khâu khá quan trọng
trong hoạt động này nó ảnh hưởng tới thời gian thông quan, nếu chuẩn bị không tốt
hàng hóa có thể bị ách tắc tại cảng, gây mất thời gian có thể lên tới hàng tuần liền do
không được thông qua về mặt hành chính. Các loại giấy tờ thường bao gồm có: Hợp
đồng mua bán hàng hóa, CO,CQ, Bill of Lading, Packing List, Arrival Note, Tờ khai
hải quan ( có thể không cần nếu sử dụng hải quan điện tử), tờ khai thuế tạm tính. Chi
phí thông quan hàng hóa gồm có: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tạm tính thuế
nhập khẩu và VAT phải nộp, các chi phí bốc dỡ, vận tải.
Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng hóa để lưu kho hoặc vận chuyển ngay: Ngay
sau khi hàng hóa được thông quan, tùy theo tiến độ và yêu cầu từ khách hàng mà
công ty sẽ vận chuyển giao ngay cho khách hàng hoặc lưu kho một thời gian . Do đặc
điểm hàng hóa cồng kềnh, cần bốc xếp cẩn thận nên trong quá trình bốc xếp rất cần
các phương tiện bốc xếp hiện đại để tránh rủi ro thiệt hại cho hàng hóa. Các phương
tiện này thường là : xe nâng hàng, giá nâng tay, các tấm đế kê. Do dặc điểm tại các
cảng Việt Nam hiện nay là tình trạng các dịch vụ chuyên chở bốc dỡ thường không
sẵn có, nên cần chuẩn bị trước, thường là công ty hợp đồng loại dịch vụ này trước với
phía cung cáp dịch vụ về giá và quy cách dịch vụ, địa điểm thực hiện còn thời gian
thực hiện thường là để “mở”: công ty Đông Dương sẽ báo cho phía cung cấp dịch vụ
thời gian thực hiện trước khi thực hiện khoảng 2 giờ ( vì điều này phụ thuộc vào thời
gian thông quan tại cơ quan Hải quan)
- Thông quan hàng hóa:

Đây là bước quan trọng trong chuỗi các hoạt động hậu cần, là bước trung gian để
hàng hóa có thể lưu thông trên thị trường Việt Nam. Hiện nay do vẫn còn khá nhiều
các thủ tục hành chính phức tạp nên thời gian thông quan vẫn còn là vấn đề khá mất
thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, với các lô hàng của công ty Đông Dương
có thể khái quát qua các thủ tục chính sau:
Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C
25