kỹ năng tổ chức sự kiện - quy trình tổ chức sự kiện

Kỹ năng tổ chức sự
kiện - Quy trình tổ
chức sự kiện

Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở
tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của
những người làm công việc tổ chức sự kiện (event)
Làm dâu trăm họ”
"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự
một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò
chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng
Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều
giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề
ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt
chương trình là gì?Đó là sợi chỉ đỏ hướng đạo Đối tượng là ai? Địa điểm
tổ chức?
Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình
huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên
khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. "Trong một thời gian
ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn
thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm
nhận được sự quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy
em sống lại với những cảm xúc và những cảm xúc đó sẽ được mấy em
nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng có những suy
nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”

Áp lực công việc
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các
công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách mà còn liên
hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải
bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C - "Mọi thứ tưởng chừng đâu

đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi
tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó.
Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại
từ con số 0".
Ngoài ra thái độ của TNV đối với các em cũng là một điều rất nhạy cảm
từ cách thức làm việc chu đáo còn phải mang tính chất như phục vụ và
cả sự lo lắng cho mấy em nữa.
Bên cạnh đó, event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân
bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái
nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở
lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Làm
event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian
sao cho kịp với tiến độ chương trình. Đặc biệt, người làm event chỉ có
thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với các
em- đối tượng chính của buổi lễ
Sự chăm sóc của TNV dành cho các em là một điều rất nhạy cảm, thô
bạo, quát tháo, dịu dàng, nhỏ nhẹ tuy gấp mà vẫn từ từ từng chút một
luôn được các em ghi nhận lại trong lòng. Dấu ấn của TNV chính là
trong lòng của trẻ các cư xử của bạn với trẻ, sự chu đáo của bạn có chạm
đến tận đáy lòng của trẻ hay không??

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức
sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá.
Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi
thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời
như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm,
khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra
làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi
tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi

phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng
buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi
không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh
nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục” cơ bản sau:
• Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và
chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức
(site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực
(resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức
phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker),
cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ
xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
• Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ
phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là
giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event
với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của
event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
• Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện
công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của
các trưởng bộ phận.
• Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối
nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh
ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
• Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp
đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho
(storage)…
• Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo
cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra

và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những
sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một
công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công
việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm
event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các
công ty của mình.