Kỹ năng tổ chức sự kiện

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 1
KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TS. Lưu Kiếm Thanh
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: 04.8357083
NR: 04.8636227
DĐ: 0913045209
E-mail:
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 2
Nội dung chương trình
¾1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại
¾2. Tổ chức sự kiện
¾3. Những điều cần lưu ý
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 3
Sự kiện: mục tiêu và phân loại
1
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 4
Mục tiêu
¾ Tổ chức sự kiện - Event Management:
lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội
nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR.
-
Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.
- Crisis Management: quản lý khủng hoảng.
- Government Relations: quan hệ với chính phủ.
- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.
- Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
1.1.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 5

Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị
1.1.
Tổ chức những sự kiện đặc biệt -
công cụ phổ biến nhất trong hoạt
động tiếp thị với mục đích là
gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc
dịch vụ của doanh nghiệp, tạo
sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 6
Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện: Cần có những …
1.1.
¾Tri thức …
¾Kỹ năng …
¾Sức khoẻ
¾…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 7
Mục tiêu
¾ Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng
1.1.
Nhanh nhạy, năng động, sáng
tạo, có đầu óc tổ chức, biết
cách xoay xở tình thế và ứng
phó trong mọi tình huống…,
đólànhững phẩm chất của
những người làm công việc
tổ chức sự kiện.

3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 8
Phân loại
1.2.
¾ Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.
¾ Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.
¾ Hội chợ
¾ Hội nghị, hội thảo; họp báo.
¾ Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.
¾ Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.
¾ Chương trình Team building..
¾ Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
¾ Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.
¾ Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)
¾ Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 9
Phân loại
1.2.
¾Sự kiện trong nhà
¾Sự kiện ngoài trời
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 10
Tổ chức sự kiện
2.1. Chuẩn bị
(Before planning)
¾ Ý tưởng (concept)
¾ Mục đích sự kiện (objective)
¾ Ngân sách (budget)
2.2. Lập kế hoạch
(Action plan)
¾ Chương trình nghị sự
¾ Những người tham gia

¾ Điều kiện vật chất
2.3. Triển khai
(action)
¾ Tiến hành
¾ Kiểm tra
¾ Đánh giá
2
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 11
Chuẩn bị
2.1.
¾Ý tưởng (concept)
¾Mục đích sự kiện (objective)
¾Ngân sách (budget)
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 12
Chuẩn bị
2.1.
¾Có một lý thuyết
chung ở Mỹ cho rằng
cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ
5 đến 10 giờ lập
kế hoạch tổ chức.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 13
ÆÝ tưởng
2.1.
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được

"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 14
ÆMục đích
2.1.
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được
"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 15
ÆNgân sách
2.1.
Kế hoạch ngân sách (Budget plans)
¾ Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan
trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.
¾ Xác định được mục tiêu phấn đấu.
¾ Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên
các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu
qua các năm trước.
¾ Xác định được lượng vốn và nguồn vốn.
¾ Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham
gia.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 16
Tài chính
Đ
Á
N

H

G
I
Á
T
À
I

N
G
U
Y
Ê
N
Đ
Á
N
H

G
I
Á
T
À
I

N
G
U

Y
Ê
N
NHÂN SỰ
BẤT ĐỘNG SẢN
CNTT (IT)
PHÂN PHỐI
TÀI CHÍNH
Có đủ vốn?
Vốn loại nào
(đầu tư/nợ)?
Tình trạng ngâm
vốn? (so với chi-thu)
NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT
NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 17
Mô hình tài chính
M
Ô

H
Ì
N
H
T
À
I

C
H

Í
N
H
M
Ô

H
Ì
N
H
T
À
I

C
H
Í
N
H
TRẢ LƯƠNG
MUA NGUYÊN
VẬT LIỆU
KHẤU HAO
ĐẦU TƯ MỚI
TRẢ CỔ PHẦN
ĐÓNG THUẾ
TRẢ NỢ
¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
TIỀN MẶT
¾DỰ KIẾN LỜI LỖ

¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
TIỀN MẶT
¾DỰ KIẾN LỜI LỖ
¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
KIỂM SOÁT
CHI PHÍ/LỢI TỨC
TRẢ LÃI NỢ VAY
THU HỒI VỐN
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
KIỂM SOÁT
CHI PHÍ/LỢI TỨC
TRẢ LÃI NỢ VAY
THU HỒI VỐN
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/ 18
Lập kế hoạch
2.2.
¾Chương trình nghị sự
¾Những người tham gia
¾Điều kiện vật chất