3 vấn đề quan trọng khi dàn dựng, set up trong Event (Phần 1) pptx

3 vấn đề quan trọng khi
dàn dựng, set up trong
Event (Phần 1)


Với mỗi sự kiện, dàn dựng và set up chính là bước đầu tiên trong quá
trình chạy sự kiện, nên đòi hỏi mọi chi tiết, từ cái nhỏ nhất đều phải rất
kỹ lưỡng. Nhưng điều đó cũng chưa thể nào chắc chắn cho sự thành
công của bạn, bởi bạn không thể nào làm chủ 100% yếu tố thời tiết. Vậy
bạn sẽ nói "không thể" với khách hàng khi có một bất trắc nào đó xảy
ra khi set up? Nếu câu trả lời là không thì bạn hãy đọc những kinh
nghiệm dưới đây để giúp phòng tránh những bất trắc xảy ra.
Khảo sát địa điểm - vấn đề cần quan tâm đầu tiên
Nhiều người làm Event chủ quan khi khảo sát địa điểm, dẫn đến nhiều sự cố
không mong muốn xảy ra cho chương trình của họ. Càng khảo sát kỹ địa
điểm, bạn càng tiết kiệm được chi phí và tránh bể show không đáng có. Khi
khảo sát, nhất thiết bạn phải chú ý, nếu ở ngoài trời thì xem bốn bề địa điểm
có điểm tựa không, nơi gần nhất cung cấp điện nước ở đâu, có chỗ trú mưa
tránh nắng không, thời tiết ra sao vì vấn đề mưa nắng, gió bão, lạnh
nóng sẽ ảnh hưởng nhiều đến chi phí tổ chức và cách set up.

Có nhiều Event, đến khi người làm sự kiện mang nhà bạt lên mới nhận thấy
xung quanh đồng không mông quạnh, không thể trải bạt phủ lên được vì gió
sẽ thổi nguyên cái nhà bạt bay đi ngay. Hay một Event làm ở cạnh bãi rác
thành phố gần 2km, nhưng đúng ngày có gió lớn đưa về, vậy là tất cả những
người tham dự ở đó phải hội nghị, ăn uống trong một không khí nặng mùi,
vẻ mặt ai cũng đau khổ.
Đó là Event ngoài trời vốn có nhiều rủi ro như tuy nhiên Event ở trong nhà

cũng không phải là ngoại lệ. Có một Event dành cho gần 2000 người tại một
nhà thi đấu, nơi mà suốt cả buổi một diễn giả sẽ thuyết trình để khán giả
nghe, thì do công tác set up âm thanh không tốt - có lẽ là do chưa khảo sát
kỹ địa điểm, dẫn đến tiếng người nói bị vang và nguyên cả buổi, khán giả đã
phải chịu đựng âm vang rất khó chịu đó, họ phải căng tai ra nghe mà vẫn
tiếng được tiếng mất.
Vấn đề làm việc với designer cũng rất quan trọng. Những người design
thường có nhiều ý tưởng bay bổng, nhưng thật không may là không có nhiều
người có kinh nghiệm về hiện trường. Có những thiết kế họ làm ra rất đẹp
nhưng lại "làm khó" bên thi công ở chỗ họ không thể bóc tách kỹ thuật
được, hoặc những chất liệu và trình độ thi công không cho phép mọi thứ
giống như thiết kế dẫn đến khách hàng phiền lòng. Thêm nữa, người làm
Event cần phải tự mình kiểm tra rất kỹ từng hình ảnh, câu chữ trên các thiết
kế, tuyệt đối không bao giờ được ỷ y giao tất cả cho thiết kế, vì có thể bạn sẽ
phải bỏ nguyên một tấm backdrop khổng lồ để in lại chỉ vì sai một lỗi chính
tả hay bị in ngược logo.
Những điều cần chú ý trong set up một Event
Bạn cần kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức, kho bãi, phòng ốc, lối thoát hiểm,
mức độ an ninh, nguồn điện nước, lấy contact và thiết lập mối quan hệ với
người có trách nhiệm quản lý chính tại địa điểm. Cũng cần khảo sát, đo đạc
hàng rào an ninh: kiểm tra mặt bằng tổ chức về kích thước xem có thể bố trí
được bao nhiêu hàng rào an ninh, từ đó tính chính xác thực tế và phân chia
khu hợp lý.

Đối với nhà bạt thì cần kiểm tra kỹ các khâu từ lắp ráp đến hoàn chỉnh xem
có tuân thủ những nguyên tắc an toàn hay không, nhà bạt làm ở nơi trống
trải phải neo bằng cáp, tất cả cột, khung phải bắt ốc cố định, có dây mát và
nếu nguy cơ có bão thì cần có thu lôi. Đối với sân khấu thì cần kiểm tra diện
tích, độ cao, mức độ chịu lực của sân khấu (đã có đoàn múa có người bị tử
vong vì sập sân khấu khi cả nhóm múa nhảy lên cao hay có chương trình đột

xuất có hơn 50 khán giả leo lên sân khấu nhảy múa làm sân khấu bị sập).
Cũng phải kiểm tra diện tích, chiều cao cửa vào đạo cụ trước khi quyết định
sẽ đưa những thứ gì set up trong Event, kiểm tra khả năng treo mắc các thiết
bị, phông nền và đạo cụ, nơi bố trí bàn điều khiển âm thanh ánh sáng (nên ở
cuối khán phòng và trên cao để tiện quan sát bao quát).
Khi set up sân khấu mà có sử dụng quốc kỳ, tượng Bác Hồ thì cần phải
chú ý vị trí đặt, để sao cho hợp quy cách chứ không phải để chỗ nào cũng
được. Quốc kỳ và cờ Đảng thì cần phải tuyệt đối thẳng thớm, được treo ở vị
trí cao trên tất ở ở trên sân khấu, phải treo cao và treo qua đầu diễn giả, ở
bên trái cùng với Tượng Bác Hồ. Khi treo cờ nhiều nước thì các cờ phải
cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều nước trên cùng
một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia. Treo cờ nhiều nước, chỗ trang trọng tính từ
bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên. Thứ tự
theo vần chữ cái trên các nước (theo tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại, nơi
diễn ra các hoạt động đó). Nếu treo hai cờ chéo nhau thì phía bên phải từ
trong nhìn ra là phía trang trọng hơn. Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị trí số 1 sẽ
nằm ở giữa, cán đè lên trên cán cờ kia. Trong các hoạt động đối ngoại, nếu
có cờ Việt Nam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc
nhận biết vị trí treo cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở
bên trái (khi đứng đối diện với hai cờ).
Vị trí hậu đài cần giám sát và kiểm tra các hạng mục: cánh gà 2 bên, standby
room, artist room, dancer room, model room, VIP room, lối vào và phân khu
cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC. Bên trong hậu trường
cần có dây nối đất chống giật, lối đi và tuyến biểu diễn phải có sự phân biệt
có bảng hướng dẫn, có bố trí khu vực nước uống và ghế ngồi cho nhân sự
trong hậu trường. Tuy là hậu trường nhưng cũng cần gọn gàng, vệ sinh, để
tránh việc bị xâm nhập vào chụp hình, quay phim thì đập vào mắt khán giả
là cảnh tượng không lấy gì làm đẹp mắt, nhất là trong các gameshow truyền
hình, cuộc thi hoa hậu hay show truyền hình có người nổi tiếng tham dự.
Khi lên sơ đồ ghế thì cần tính chính xác số lượng và loại ghế cho chương

trình sau đó lên bản vẽ và layout cho sát thực tế. Bạn cần nắm rõ công
thức bao nhiêu m2 sàn cho set up bàn ghế kiểu classroom, theater, set
menu để tính toán không gian phòng phù hợp số lượng tham dự, chẳng
hạn như 2m vuông sẽ đặt được 3 chiếc ghế. Khi lên sơ đồ bố trí bàn tiệc có
phân chia khu vực khách VIP và khách thường thì phải tính toán sao cho
hợp lý, phải có sự hiểu biết về quy tắc lễ tân công vụ giao tiếp, lễ tân ngoại
giao, tiêu chuẩn của nguyên thủ Chẳng hạn như chương trình có quan chức
nhà nước và doanh nghiệp cùng tham dự thì cần bố trí quan chức ngồi ở khu
riêng chứ không ngồi chung với doanh nghiệp, khối cán bộ nhà nước thì
ngồi bên tay trái sân khấu.
Vấn đề dựng backdrop, treo bandrol bạn cũng cần nắm được những thông số
như giới hạn chiều cao cửa phòng, giới hạn chiều cao trần để tính toán cho
phù hợp. Cũng cân xem xét coi vị trí treo bandrol, để standee có che bảng
WC, che chữ Cửa thoát hiểm gây bất tiện cho khách hay không. Không để
cảnh người đứng, ngồi tụ tập che chắn lối đi, lối thoát hiểm dù là ở hậu
trường hay khu vực khán giả để phòng tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra.