quản trị hành chính văn phòng - chương 2-hoạch định và tổ chức công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG
CHƯƠNG
2
2
HO
HO
Ạ
Ạ
CH Đ
CH Đ
Ị
Ị
NH & T
NH & T
Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C CÔNG
C CÔNG
VI
VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH CH

NH CH
Í
Í
NH VĂN PHÒNG
NH VĂN PHÒNG
I.HO
I.HO
Ạ
Ạ
CH Đ
CH Đ
Ị
Ị
NH CÔNG VI
NH CÔNG VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH
NH
II.T
II.T
Ổ

Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C CÔNG VI
C CÔNG VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH
NH
III.T
III.T
Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C KHÔNG GIAN L
C KHÔNG GIAN L
À

À
M VI
M VI
Ệ
Ệ
C
C
I.
I.
HO
HO
Ạ
Ạ
CH Đ
CH Đ
Ị
Ị
NH CÔNG VI
NH CÔNG VI
Ệ
Ệ
C
C
H
H
À
À
NH CH
NH CH
Í

Í
NH VĂN PHÒNG
NH VĂN PHÒNG
• I.1 Khái niệm
• Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu,
chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch
và chương trình hành động để thực hiện có hiệu
quả những mục tiêu đã đề ra.
• Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình
quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.
• Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản
• Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp
nhận một độ sai lệch nhất định.
• Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở
đánh giá quá khứ và hiện tại.
• Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có
hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn.
• Hoạch định công việc hành chính : là quá
trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế
hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống
hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức
năng và nhiệm vụ của mình.
• Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình
hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp
hoạt động của bộ máy quản lý của DN
• Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :
• Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi)
• Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời
gian, công việc )
• Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa.

• Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì?
ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra
sao ?
• Hoạch định hành chính có những tác dụng
• Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn
vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị
• Chủ động đối phó với những tình huống thay
đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ
máy
• Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các
bộ phận, đơn vị chức năng
• Tiết kiệm chi phí và thời gian
• I.2 Qui trình Hoạch định hành chính
• Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu
• Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vị
chức năng trong doanh nghiệp và xác định những
mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm. Nhu cầu
từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có
những biện pháp giảm bớt sự thụ động
nhu cầu từ các
bộ phận
Mục tiêu
nghiệp vụ HC
Xây dựng mục tiêu
– nhiệm vụ
Cân đối khả năng
đáp ứng
Xây dựng kế hoạch
chính thức
Phổ biến thực hiện

kế hoạch
Năng lực đáp
ứng
Áp lực môi
trường
Phản hồi Phản hồi
• Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu
(giới hạn thời gian )
• Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu
(ai có quyển gì ? )
• Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu
sử dụng
• Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và
phản hồi thông tin
• Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu
• Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu
và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần
giải quyết cho kế hoạch tới.
• tiêu chuẩn đánh giá
• Tầm quan trọng của mục tiêu
• Thẩm quyền nhu cầu
• Thời điểm chuyển giao nhu cầu
• Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ
• Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án
giải quyết.
• Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn
giải pháp tối ưu
• Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống
nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách
giải quyết.

• Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức
• Văn bản hoá những kế hoạch
• Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch
• Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu
của doanh nghiệp
• Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác,
rõ ràng
• Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch
• Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối
tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin
cho các đối tượng liên quan
• Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có liên
quan
• Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều
chỉnh kế hoạch kịp thời
• I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC
• Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lịch
công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến.
• Đối với kế hoạch tháng hay quí thường sử dụng
bảng “Kế hoạch mô tả”
II. T
II. T
Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C CÔNG VI
C CÔNG VI

Ệ
Ệ
C
C
H
H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH
NH
• II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC
• a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo
địa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được
tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ
phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính)
• Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi
tính chuyên môn hoá cao
• Ưu điểm
• Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và
qui trình hành chính
• Xử lý & cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí
• Khuyết điểm
• Quá tải công việc
• Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành
chính doanh nghiệp

• b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo
chức năng hoạt động : công việc hành chính sẽ
phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo
mức độ phát sinh công việc hành chính .
• Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phân
tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những
doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”
• Ưu điểm
• Tạo tính linh hoạt và thích ứng
• Giảm bớt áp lực công việc
• Khuyết điểm
• Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên
tắc và thủ tục hành chính
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị
• c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự
kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán
theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên
tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền
cho các bộ phận tự giải quyết những công việc
phát sinh theo quyền hạn.
• Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệm
giữa tập trung và phân tán
• II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành chính
• Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt
động
• Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
• Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động
• Nguyên tắc thông tin phản hồi
III. T
III. T

Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C KHÔNG
C KHÔNG
GIAN L
GIAN L
À
À
M VI
M VI
Ệ
Ệ
C
C
• III.1 Thiết kế văn phòng
• Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và
văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng có công
dụng sử dụng khác nhau
• a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức
văn phòng mà các bộ phận làm việc được bố
trí trong những phòng riêng biệt và khép kín.
• b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các
bộ phận làm việc được đặt trong không gian
chung và xếp theo qui trình công việc. vd như
ngân hàng
• Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn (cố định

hay lưu động) và không có vách ngăn
• Là xu hướng sử dụng hiện nay
• III.2 Điều kiện vật lý
• Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến
tâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnh
hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong
văn phòng.
• Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ, không
khí, tiếng ồn, màu sắc
• III.3 Tối ưu hoá thao tác
• Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi làm việc.
• Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân
viên
• Tạo không gian làm việc hiệu quả
• Thiết kế luồng công việc hợp lý