Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả docx

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ
chức công việc hiệu quả
“Bận”, là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng
ta ngày nay. Nhìn đâu ta cũng thấy một sự tất bật, hối hả, cuống
cuồng.
Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, đòi hỏi
chúng ta phải hết sức cố gắng mới vượt qua được. Còn để thành
công, ta còn phải cố gắng nhiều hơn. Trong khi thời gian thì vẫn
cứ thế, lặng lẽ rượt đuổi ta mỗi ngày. Không ít khi ta mệt mỏi rã
rời. Ta mong sao ngày dài thêm 3 – 4 lần nữa, đơn giản chỉ để ta
được ngủ cho “đã”. Vậy mà nó cứ hùn hục xông lên. Thật đáng
ghét!
Làm gì để thoát khỏi “con ma” thời gian?
Mời bạn cùng tôi bước vào hành trình “ám” lại “con ma” thời gian
và kiểm soát nó để ta luôn được thảnh thơi nhưng vẫn hoàn
thành tốt công việc một cách hiệu quả nhất.
Trước tiên, ta cùng tìm hiểu: Thời gian là gì? Và tại sao chúng ta
cần quản lý thời gian?
Theo bạn, thời gian là gì?
Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài
đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được & không mua,
bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không bao
giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm
được là sắp xếp & sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả
nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người “giàu có” thời
gian hơn.
Vậy làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả?
Tôi có một cách rất đơn giản. Chia trang giấy A4 hay trang Ms-
word thành 4 phần như hình bên dưới:

Giờ thì ta thử suy nghĩ xem: Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay?

Đâu là việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện và
đảm bảo đúng tiến độ? Còn việc không khẩn cấp và cũng không
quan trọng thì sao?
Người ta nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20 % công
việc. Dĩ nhiên, 20% đó phải là việc quan trọng rồi. Người thành
công là người biết chọn đúng những việc quan trọng để làm và
dám “vứt” đi những việc không quan trọng.
Có thể bạn sẽ bảo: “Tôi thấy việc nào cũng khẩn cấp và quan
trọng cả”. Tôi hiểu và thông cảm với cảm giác đó của bạn. Khi
bạn chưa biết cách lập kế hoạch và tổ chức công việc của mình
hiệu quả, thì bạn sẽ luôn luôn bị những việc sự vụ rượt đuổi. Và
tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất quan trọng.
Nhưng thực ra, những việc sự vụ ấy thường là 80% công việc tôi
đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết,
thời gian để thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng
vứt đi.
Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch
hay hoạch định công việc tốt. Rất đơn giản và tôi tin chắc là bạn
có thể làm được 06 bước sau:
1. Xác định mục tiêu

2. Liệt kê những việc phải làm

3. Ước tính thời gian cần thiết

4. Cân nhắc mức độ ưu tiên

5. Quyết định thực hiện

6. Lên lịch trình thực hiện

Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường chúng ta xác định
mục tiêu rất chung chung. Và vì chung chung nên bạn sẽ không
ước lượng được thời gian cần thiết. Thế là bạn bị “vỡ” kế hoạch.
Vòng luẩn quẩn sự vụ, khẩn cấp tiếp tục rượt đuổi bạn.
Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch
tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình.
Bạn hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình
sao cho mục tiêu được đảm bảo. Như vậy là bạn đã thành công
trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi. Và chắc
chắn bạn sẽ thành công trong công việc và cuộc sống.