quản trị hành chính văn phòng - chương 4-nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG 4
NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CƠNG VIỆC HÀNH
CHÍNH VĂN PHỊNG
I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
II.ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP


I.

CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH DOANH NGHIỆP

• I.1 Khái niệm
• Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và
phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà
doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù
hoạt động của mình.
• VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa hành
chính doanh nghiệp và hành chính công.


• Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành
chính trong doanh nghiệp
• Các luật lệ qui định của nhà nước, của các cơ
quan cấp trên
• Đặc thù hoạt động, tính chất và qui mơ hoạt
động của doanh nghiệp

• Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện


•
•
•
•
•

Sự hình thành hệ thống các thủ tục là cần thiết,
nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính?
Lạc hậu của qui trình thủ tục
Sự biến đổi nhanh chóng của mơi trường cạnh
tranh
Xuất hiện những nhu cầu mới
Tự hồn thiện hệ thống


1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp

Đánh giá hiệu
Đánh giá hiệu
quả giải quyết
quả giải quyết
cơng việc
cơng việc

Phân tích hiện trạng các thủ
tục tương ứng

Đưa ra những phương án cải
Đưa ra những phương án cải
tiến thủ tục
tiến thủ tục

Công bố áp
dụng những
thủ tục mới

Vận hành
Vận hành
thử và điều
thử và điều
chỉnh các thủ
chỉnh các thủ
tục
tục


• Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành
chính :
• Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục
• Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp
• Bảo đảm tính khoa học
• Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu
• Bảo đảm tính ổn định và bền vững
• Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền


II. ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

TRONG HÀNH CHÍNH DN
• II. 1 Hệ thống thơng tin doanh nghiệp
• Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành
phần liên hệ với nhau có chức năng thu thập, xử lý,
lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết
định và điều hành hoạt động của một tổ chức.
• Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là một điều
kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp
• Quá trình hình thành thương mại điện tử địi hỏi
hành chính văn phịng phải có những thay đổi tương
ứng


•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Các hệ thông tin trong doanh nghiệp
Hệ hỗ trợ điều hành
(ESS : Executive Support System)
Hệ thông tin quản lý
(MIS : Management Information System)

Hệ trợ giúp quyết định
(DSS : Decision Support System )
Hệ tự động hố văn phịng
(OAS : Office Automation System)
Hệ xử lý tác nghiệp
(TPS :Transactions Processing System)


• II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong
hành chánh văn phịng
• Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy
tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động
văn phịng
• Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một
việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân
viên thư ký, sử dụng những phần mềm soạn thảo
văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối
đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản


• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và
sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các
hoạt động nghiệp vụ văn phịng, tin học hố
và tự động hố các cơng việc lưu trữ hồ sơ
tài liệu
• Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc
nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh
chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng
tiếp cận và giải quyết cơng việc văn phịng
hàng ngày

• II.3. Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ
thông tin trong hành chánh văn phịng
• Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát triển
và khả năng áp dụng của cơng nghệ thơng
tin
• Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thơng
tin của nhân viên
• Kiểm sốt chặt chẽ việc mua sắm các trang
thiết bị thơng tin
• Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
• III.1 Khái niệm về TQM và ISO
• TQM - Total Quality Management :là một
phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng,
dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm
đem lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa
mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của
tổ chức và của xã hội.
• Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”


• ISO International Standards Organisation
• Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng
quản trị quyết định
• Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm khơng

có lỗi
• Phịng ngừa là chính
• Đề cao quản trị q trình (MBP)


• III.2. Khả năng áp dụng TQM và ISO trong
hành chính
• Vấn đề :
• Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính
văn phịng khơng ?
• Nếu được thì có nên áp dụng hay khơng?
• Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính
văn phịng doanh nghiệp là gì?


• Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính
• Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các hoạt
động hành chính
• Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của các
nhân viên trong cơng việc
• Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải quyết
những vấn đề trong hành chính
• Hỗ trợ cho q trình áp dụng những cơng nghệ
mới trong hành chính văn phịng


• III.2. Các bước xây dựng hệ thống chất lượng
trong hành chánh văn phịng.
• MƠ HÌNH ÁP DỤNG TQM
• Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục cho

từng cơng việc, từng bộ phận, từng phịng ban. Mơ
tả hệ thống chất lượng bằng văn bản.
• Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện cơng
việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã
viết và công bố.


• Đánh giá những gì đã làm : So sánh công việc
đã làm với những nội dung đã mô tả trong hướng
dẫn.
• Điều chỉnh những khác biệt : Sửa chữa và điều
chỉnh sai sót so với qui trình, phịng ngừa những
sai sót


• Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bị
• Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu chuẩn
ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp
• Thành lập ban chỉ đạo
• Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO cho tất
cả các cán bộ nhân viên
• Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng thực
hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt
động hành chánh


• Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất
lượng
• Văn bản hố những trình tự, những thủ tục cần
thiết (sổ tay chất lượng; những thủ tục chung;

Các chỉ dẫn cơng việc)
• Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã
được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và
các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng
đúng những điều đã chỉ dẫn


• Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng
• Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh
đạo phê duyệt và cơng bố áp dụng chính thức
• Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để xác
định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống
chất lượng đã xây dựng
• Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần và điều
chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng