quản trị hành chính văn phòng - chương 5-soạn thảo văn bản

CHƯƠNG 5
SOẠN THẢO VĂN BẢN
KHÁI NIỆM VĂN BẢN
THỂ THỨC VĂN BẢN
QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN
THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN
MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN
I.1 Văn bản là gì
Theo nghĩa rộng : văn bản là tất cả những vật
mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt
thông tin giữa con người.
Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá
Theo nghĩa hẹp : văn bản hành chính là những
giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt
động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và
truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá
nhân.
 VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính chấp
nhận những hình thức văn bản thông qua các
phương tiện điện tử (mail, fax, web )
 Trong hành chính các hoạt động liên quan
đến văn bản gồm :
 Xử lý văn bản
 Biên tập và xuất bản
 Lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu
 Chức năng văn bản
 Chức năng thông tin
 Chức năng pháp lý
 Chức năng quản lý
 Chức năng văn hóa

 Chức năng giao tiếp
 I.2 Phân loại văn bản
 Có nhiều cách phân loại văn bản, hành chính
thường chia theo 2 cách
 Theo nội dung : văn bản hành chính, văn bản kỹ
thuật, văn bản tài chính
 Theo tính chất văn bản : Văn bản pháp qui, văn
bản hành chính
Văn bản
Văn bản
Văn bản pháp quy
Văn bản pháp quy
Văn bảnhành chính
Văn bảnhành chính
Qui phạm pháp luật
Qui phạm pháp luật
Áp dubngj
Áp dubngj
Thông thường
Thông thường
CÁ BIỆT
CÁ BIỆT
 Văn bản pháp qui :
 qui phạm pháp luật & áp dụng
 Luật
 Pháp lệnh
 Nghị định
 Nghị quyết
 Thông tư
 Chỉ thị

 Văn bản hành chính :
 thông thường & cá biệt
 Quyết định
 Tờ trình
 Báo cáo
 Thông báo
 Công văn
 Biên bản

II. THỂ THỨC VĂN BẢN
 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản (theo qui định tại nghị định
110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)
 Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)
 Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang
tính trang trọng
 Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương
tiện điện tử thì dùng font chữ Unicode
 Quốc hiệu
 Tên cơ quan
 Số ký hiệu văn bản
 Địa danh, ngày tháng
 Tên loại , trích yếu
 Nội dung văn bản
 Chữ ký thẩm quyền
 Con dấu
 Nơi nhận
 Các dấu hiệu
 Ký hiệu người đánh máy
 Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc

 Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật
 Địa chỉ , mail, đt cơ quan
 Hướng dẫn lưu hành
 Bản gốc, bản chính, bản sao
III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO &
BAN HÀNH VĂN BẢN
III.1 Qui trình soạn thảo
Xác định nội dung & thể lọai VB
Xác định nội dung & thể lọai VB
Thu thập tài liệu liên quan
Thu thập tài liệu liên quan
Phác thảo đề cương & nháp
Phác thảo đề cương & nháp
Trình duyệt & sửa chữa
Trình duyệt & sửa chữa
Viết sạch & hòan thiện VB
Viết sạch & hòan thiện VB
 III.2 Yêu cầu khi soạn thảo
 Rõ ràng (Clear)
 Ngắn gọn (Consise)
 Xác đáng (Corect)
 Hoàn chỉnh (Complete)
 Lịch sự (Courteous)
III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO &
BAN HÀNH VĂN BẢN
 III.3 Ngôn ngữ & văn phong
 Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ
 Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩa
 Sử dụng thuật ngữ thống nhất
 Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ

 Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.
 Viết đúng chính tả
 Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề
IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY
BỎ VĂN BẢN
 IV.1 Thủ tục trình ký
 Tất cả văn bản phải qua văn thư
 Văn thư làm thủ tục trình ký
 Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24
tiếng
 Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục
 Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường
hợp đặc biệt)
 IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản
 Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà
nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành,
VB không đúng thẩm quyền
 Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn
bản khác thay thế, VB hết thời hiệu.
 Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục
không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh
thần chung của văn bản.
 Quan trọng
 Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ
quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy
bỏ hay sửa đổi văn bản
 Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính
pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều
chỉnh sửa chữa văn bản
V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
 THAM KHẢO CUỐN
 MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH
 TG : TS LƯU KIẾM THANH
 NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004