Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng của công ty tư vấn xây dựng Sông Đà

1
LI NểI U

Thc tp thc t cú vai trũ rt quan trng trong chng trỡnh o to i
hc cỏc chuyờn ngnh ca nh trng núi chung, chuyờn ngnh Lu tr hc v
Qun tr vn phũng núi riờng. Vi mc ớch gn lin nh trng vi xó hi, lý lun
vi thc tin hng nm khoa v nh trng u t chc cho sinh viờn nm cui i
thc tp thc t. Qua t thc tp ny, sinh viờn c rốn luyn thờm k nng
ngh nghip, cng c kin thc ó hc ng thi nõng cao nng lc ngh nghip,
ý thc trỏch nhim v phong cỏch lm vic ca mt cỏn b lm cụng tỏc vn th,
lu tr v qun tr vn phũng.
c s ng ý ca lónh o Cụng ty T vn Xõy dng Sụng - Tng
Cụng ty Sụng , theo s phõn cụng ca khoa, tụi v thc tp ti Phũng T chc
Hnh chớnh ca cụng ty t ngy 19/7/2007. Mc dự ni dung thc tp khỏ phc
tp, thi gian thc tp cú hn nhng vi s quan tõm to iu kin ca ng chớ
trng phũng, s ch bo hng dn tn tỡnh ca cỏc anh, ch cụng tỏc lõu nm
trong phũng, s giỳp tn tỡnh ca giỏo viờn hng dn cựng vi s n lc ca
bn thõn tụi ó hon thnh tt cỏc yờu cu ca ni dung thc tp. Thụng qua
nghiờn cu, kho sỏt v trc tip thc hnh qua cỏc khõu nghip v ca cụng tỏc
vn th, cụng tỏc lu tr v qun tr vn phũng ca Cụng ty T vn Xõy dng
Sụng tụi ó, hiu c lý thuyt c bn v thc hnh tt cỏc khõu nghip v.
Nhng thu hoch trong thi gian thc tp c trỡnh by c th trong bỏo cỏo di
õy.
Mc dự ó rt c gng nhng do thc t cụng vic phc tp, cng nh kh
nng th hin cũn hn ch nờn khụng trỏnh khi thiu sút. Tụi rt mong c tip
thu nhng ý kin úng gúp, ch bo ca cỏc thy, cụ giỏo bỏo cỏo ca tụi hon
chnh hn.
Nhõn õy tụi cng xin gi li cm n chõn thnh ti cỏn b cụng nhõn viờn
phũng T chc Hnh chớnh, Cụng ty T vn Xõy dng Sụng , cỏc Thy giỏo,
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
2

Cụ giỏo ca Khoa Lu tr hc v Qun tr vn phũng, Trng i hc Khoa hc
Xó hi v Nhõn vn ó tn tỡnh giỳp tụi hon thnh bỏo cỏo ny.
























THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
3
PHN TH NHT
KHI QUT V CHC NNG, NHIM V, QUYN HN, C CU T

CHC V THC TRNG CễNG TC QUN TR HNH CHNH VN
PHềNG CA
CễNG TY T VN XY DNG SễNG


I. Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc
Cụng ty T vn Xõy dng Sụng tờn giao dch Quc t l: Song Da
Construction Consunlting Company. Cú tr s úng ti Km8 - ng Nguyn
Trói, Phng Thanh Xuõn Nam - Thanh Xuõn - H Ni.
Cụng ty T vn Xõy dng Sụng l doanh nghip Nh nc - n v
thnh viờn ca Tng Cụng ty Sụng , tin thõn l Trung tõm Thit k c thnh
lp theo Quyt nh s: 97/BXD-TCL ngy 24/1/1986 ca B trng B Xõy
dng. Tr s úng ti th xó Ho Bỡnh, Tnh H Sn Bỡnh.
Nhim v chớnh ca Trung tõm Thit k l phi hp vi chuyờn gia Liờn xụ
lp cỏc bin phỏp thi cụng, thit k t chc thi cụng chi tit, nghiờn cu b sung
v xut cỏc bin phỏp thi cụng hp lý phự hp vi iu kin, nng lc thi cụng
thc t trờn cụng trng thu in Ho bỡnh m bo cht lng, y nhanh tin
thi cụng, tit kim nguyờn vt liu, h giỏ thnh cụng trỡnh.
Thỏng 2 nm 1990 Trung tõm Thit k i tờn thnh Cụng ty Kho sỏt Thit
k xõy dng chuyờn ngnh trc thuc Tng Cụng ty Xõy dng Thu in Sụng
theo Quyt nh s: 16/TCT-TCL ngy 01 thỏng 2 nm 1990 ca Tng Giỏm
c Tng Cụng ty Xõy dng Thu in Sụng vi nhim v: Nhn thu cỏc
cụng trỡnh t kho sỏt, thit k, thi cụng; thit k ci to, sa cha v nõng cp
cụng trỡnh; liờn kt vi cỏc n v trong v ngoi nc thc hin dch v xõy
dng; c cỏc chuyờn gia t vn k thut xõy dng cho cỏc n v trong v ngoi
nc.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
4
Cơng ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp
nhân và có con dấu riêng. Đến thời điểm này nhiệm vụ của cơng ty tại Cơng trình

Thuỷ điện Hồ Bình cơ bản đã hồn thành, cơng ty được rời trụ sở giao dịch về
nhà G9 - Phường Thanh Xn Nam - Quận Thanh Xn - Hà Nội và được đổi tên
thành Cơng ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng Thuỷ điện
Sơng Đà theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của
Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước.
Đến tháng 06 năm 1995 Cơng ty Khảo sát Thiết kế lại được đổi tên thành
Cơng ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày
03/6/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Với quyết định này chức năng và nhiệm
vụ của cơng ty được mở rộng hơn để phù hợp với sự chuyển đổi từ nền kinh tế bao
cấp sang nền kinh tế thị trường của cả nước trong giai đoạn này.
Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng
6 năm 2001 Cơng ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế được đổi tên thành Cơng ty Tư
vấn Xây dựng Sơng Đà trực thuộc Tổng Cơng ty Sơng Đà theo Quyết định số:
1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Trên cơ
sở hợp nhất các đơn vị: Cơng ty Thiết kế tự động hố CODEMA, Trung tâm Thí
nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phòng Tư vấn Giám sát
chất lượng xây dựng và thiết bị, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu và Cơng ty Tư
vấn và Khảo sát thiết kế.
Cùng với sự phát triển của Tổng Cơng ty Sơng Đà, trải qua gần 30 năm kể
từ khi được thành lập đến nay. Cơng ty đã khơng ngừng được củng cố và phát
triển đáp ứng u cầu, nhiệm vụ của Tổng Cơng ty và mở rộng địa bàn hoạt động
tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Từ cơ cấu tổ chức chỉ có 4 phòng nghiệp vụ và 4 đơn vị sản xuất (giai đoạn
1990) với nhiệm vụ chính là Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi cơng các hạng mục khu
phụ trợ, các hạng mục của cơng trình chính, lập dự tốn thi cơng, dự tốn xây lắp
các cơng trình thuỷ điện Hồ Bình, Yaly, Sơng Hinh, Vĩnh Sơn và các cơng trình
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
5
thuỷ điện nhỏ khác. Đến nay cơ cấu tổ chức của Cơng ty gồm có 5 phòng chức
năng và 9 đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có các chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và tổ chức bộ máy như sau:
1. Chức năng
Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà trực thuộc Tổng Cơng ty Sơng Đà, là
doanh nghiệp hạch tốn độc lập, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và được
Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngồi nước với các
ngành nghề kinh doanh. Với các chức năng cụ thể sau:
- Lập dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đơ
thị nhóm B, C; các cơng trình giao thơng đường bộ; các cơng trình trên sơng nhóm
B, C; các cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II.
- Khảo sát địa hình, địa chất các cơng trình xây dựng.
- Thiết kế và lập tổng dự tốn các cơng trình dân dụng đến cấp II, cơng trình
cơng nghiệp, các cơng trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A các cơng trình
giao thơng đường bộ, nhóm B, C các cơng trình trên sơng.
- Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các cơng trình dân dụng, cơng
nghiệp
- Quản lý đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp nhóm B,
C.
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, quản
lý dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp.
- Thiết kế các trạm biến áp và đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số
vốn do cơng ty quản lý.
- Bảng cân đối kế tốn, các quĩ theo qui định của Nhà nước và hướng dẫn
của Tổng cơng ty.
- Điều lệ và tổ chức hoạt đơng, bộ máy quản lý và điều hành.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
6
- Cụng ty chu s qun lý ca Nh nc, B Xõy dng, cỏc c quan b,
Tnh, Thnh ph trc thuc Trung ng, ng thi chu s qun lý ca cỏc c

quan ny vi t cỏch l c quan thc hin quyn ca ch s hu i vi doanh
nghip v cỏc qui nh khỏc ca phỏp lut.
- Cụng ty cú quyn qun lý, s dng vn ti sn t ai, ti nguyờn v ngun
lc do Tng Cụng ty giao theo qui nh ti iu l t chc, hot ng ca Tng
Cụng ty v cỏc quyn lc khỏc theo qui nh ca phỏp lut thc hin cỏc mc
tiờu, nhim v c giao v yờu cu sn xut kinh doanh ca Tng Cụng ty Sụng
.
- Cụng ty cú quyn t ch kinh doanh v t chu trỏch nhim v ti chớnh
theo qui nh v ti chớnh ca Tng cụng ty, chu s rng buc v quyn li v
ngha v i vi Tng cụng ty theo qui nh ti iu l t chc v hot ng
caTng cụng ty.
- T chc b mỏy qun lý iu hnh v t chc sn xut kinh doanh phự hp vi
mc tiờu, nhim v Tng cụng ty giao v yờu cu sn xut kinh doanh ca Cụng ty.
- Cụng ty cú quyn tuyn chn, b trớ, s dng v cho thụi vic i vi
CBCNV trong n v theo lut Lao ng v cỏc qui nh khỏc ca phỏp lut.
- Cụng ty cú quyn xõy dng v ngh Tng cụng ty phờ duyt cỏc hỡnh thc tr
lng, cỏc bin phỏp m bo i sng, iu kin lao ng cho CBCNV ca Cụng ty.
- Cụng ty cú quyn kinh doanh nhng ngnh ngh phự hp vi mc tiờu v
nhim v ca Tng cụng ty giao.
- Cụng ty c s dng vn do Tng cong ty giao v cỏc qu ca n v,
cỏc ngun vn vay c Tng cụng ty bo lónh, cỏc ngun lao ng khỏc theo
ỳng phỏp lut v qui ch ti chớnh ca Tng cụng ty, phc v kp thi cỏc
nhim v sn xut kinh doanh trờn nguyờn tc bo ton v phỏt trin vn.
- Cụng ty c hỡnh thnh cỏc qu phỏt trin sn xut, qu khen thng,
qu phỳc li theo qui nh ca B ti chớnh v qui ch ti chớnh ca Tng cụng ty.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
7
- Cơng ty được Tổng cơng ty uỷ quyền ký và thực hiện hợp đồng kinh tế với
khách hàng trong và ngồi nước.
3. Cơ cấu tổ chức

Giám đốc cơng ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo
chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động, sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty.
- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh
tế, Kế hoạch. Kỹ thuật và một Kế tốn trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình
hình tài chính và tổ chức hạch tốn của Cơng ty.
Các phòng ban chức năng gồm 5 phòng
Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị).
II. Thực trạng cơng tác quản trị hành chính văn phòng
1. Khái qt về Phòng Tổ chức Hành chính
Theo quyết định số:……………………………..
Của Giám đốc cơng ty về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ các phòng
ban Cơng ty thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổ chức hành chính
được qui định như sau:
Chức năng:
- Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành
của lanh đạo Cơng ty cụ thể:
- Tham mưu giúp Giám đốc cơng ty trong cơng tác tổ chức cán bộ, lao động
tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý
cơng tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ.
- Giúp Giám đốc cơng ty trong lĩnh vực đối ngoại.
Nhiệm vụ:
Để thực hiện các chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ
sau:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
8
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý.
- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt
cán bộ, cơng tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, cơng nhân đáp ứng nhu

cầu sản xuất, quản lý.
- Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ cơng nhân, điều phối hợp lý,
quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thun chuyển, khen thưởng,
kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác
đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, cơng tác nâng lương, nâng bậc giúp
Giám đốc cơng ty giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng
như chính sách khác đối với CBCNV.
- Thực hiện rà sốt, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động
theo qui định của Luật lao động.
- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đơn đốc, báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý tồn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn
phòng của cơ quan cơng ty.
- Tiếp nhận, quản lý cơng văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt cơng tác văn
thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thực hiện tốt cơng tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ
quan Cơng ty hoạt động có hiệu quả cao.
- Tổ chức thực hiện tốt cơng tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ
quan.
- Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi cơng tác đảm báo
an tồn và đúng thời gian.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
9
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức

khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết
những vấn đề liên quan.
Quyền hạn:
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành
chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty, các đợn vị trực
thuộc Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng
và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công.
Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng
tháng, quí, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực
thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy đi đường...
Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong Phòng để phát huy tốt năng
lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
2. Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1. Cách bố trí nơi làm việc
Phòng Tổ chức Hành chính của công ty được tách làm hai bộ phận: Bộ phận
tổ chức lao động và bộ phận hành chính.
Văn phòng của bộ phận hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng
thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty. Thông qua văn phòng các chủ
trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các
đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý
kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp
và gửi lên cấp trên giúp cho Lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
10
kinh doanh ca cỏc n v trc thuc, qua ú tỡm ra nhng bin phỏp cn thit
iu chnh, b sung kp thi.
Phũng T chc Hnh chớnh c b trớ ni lm vic ti tng 1 nờn rt thun tin
cho vic giao nhn cụng vn, ti liu v ún tip khỏch n liờn h cụng tỏc (ph lc 2).

Hin nay phũng lm vic ca ton c quan cụng ty c b trớ theo kiu vn
phũng úng, tỏch riờng tng b phn to s yờn tnh v tp trung cao khi lm
vic, phỏt huy kh nng t duy v tớnh c lp ca mt s b phn nghip v hoc
cỏc trung tõm thit k, rt an ton cho vic gi gỡn bớ mt, thụng tin. B trớ vn
phũng theo kiu ny ũi hi ý thc t giỏc, tinh thn trỏch nhim, k lut lao ng
cao thỡ hiu qu lao ng s rt ln. Tuy nhiờn nú cng cú hn ch l khú khn
trong vic qun lý lao ng, xin ý kin ch o ca Lónh o phũng hoc Lónh o
cụng ty; tn nhiu din tớch; khụng thun li khi cn s phi hp gia cỏc phũng
ban, b phn gii quyt mt cụng vic no ú.
2. 2. Cỏch t chc lao ng
Phũng T chc Hnh chớnh gm 18 ngi, trong ú cú 1 Trng phũng ph
trỏch chung, chu trỏch nhim trc Giỏm c cụng ty v ton b cụng tỏc ca
phũng; mt phú phũng trc tip qun lý iu hnh b phn T chc lao ng; mt
phú phũng trc tip iu hnh b phn Hnh chớnh; cỏc b phn trong phũng hot
ng theo chc nng, nhim v c phõn cụng.
Hin nay b phn hnh chớnh nm trong Phũng T chc Hnh chớnh gm 14
ng chớ: 1 cỏn b qun lý v s dng con du kiờm trc in thoi, fax, phc v
hp hnh, hi ngh; 1 cỏn b ph trỏch qun lý, tip nhn chuyn giao ti liu,
cụng vn i n, bỏo chớ v kiờm th kho; 2 cỏn b m nhim cụng tỏc lu tr,
chuyn giao ti liu thit k n cỏc n v thi cụng kiờm thờm vic qun lý h s
cỏn b, s bo him ca CBCNV ton Cụng ty; 3 lỏi xe, 4 nhõn viờn phc v, 3
nhõn viờn ph trỏch vic phụtụ in n ti liu cho ton Cụng ty. Nhỡn chung cỏch t
chc lao ng ca phũng cha hp lý nờn hiu qu cha cao.
2.3. Trang thit b vn phũng
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
11
Phũng c trang b tng i y cỏc thit b, phng tin lm vic, c
th: 3 mỏy photụcoppy cỏc kh giy t Ao A4 phc v kp thi vic in ti liu
ỏp ng yờu cu thi cụng trờn cỏc cụng trng, 1 mỏy fax, 2 mỏy vi tớnh v 2
mỏy in phc v cụng tỏc son tho vn bn, cỏc quyt nh v iu hnh sn xut,

tip nhn v iu ng lao ng cho b phn T chc lao ng... Tt c cỏc thit
b u cú cht lng cao, hin i.
Ngoi ra phũng lm vic u c trang b mỏy iu ho nhit , bn gh,
t h s ti liu, in thoi...
Nhỡn chung cỏc trang thit b phc v cho yờu cu cụng vic u c trang
b y , kp thi ỏp ng c nhim v ca Cụng ty giao.


















THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
12
PHN TH HAI
CễNG TC VN TH, LU TR
TI CễNG TY T VN XY DNG SễNG

Cụng ty T vn Xõy dng Sụng l n v cú nhim v chớnh l thit k k
thut, thit k thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy dng dõn dng, cụng nghip m ch yu
l cỏc cụng trỡnh thu in trong ú cú cỏc cụng trỡnh thu in ln nh: Thu in
Ho Bỡnh, Thu in Yaly, Thu in Cn n, Thu in Sụng Hinh, Thu in
Tuyờn Quang, Thu in Sn La, Thu in Xekaman trờn sụng Mờkụng ca nc
Cng ho Dõn ch Nhõn dõn Lo.... Do dc thự ca ngnh xõy dng thu in l
khụng n nh nờn tr s ca cỏc chi nhỏnh, xớ nghip trc thuc Cụng ty T vn
Xõy dng Sụng ti hin trng luụn phi i theo cỏc cụng trng nờn vic iu
hnh, hng dn nghip v theo ngnh dc gp nhiu khú khn, khụng qun lý
c.

I. Cụng tỏc vn th
Ngay t nhng nm u thnh lp cụng tỏc vn th ca Cụng ty T vn
Xõy dng Sụng ó c chỳ trng. Vic thc hin Ngh nh 142/CP ngy
28/9/1963 ca Hi ng B trng (nay l Chớnh ph) ban hnh iu l v cụng
tỏc cụng vn giy t v Lu tr; Phỏp lnh bo v ti liu lu tr Quc gia ban
hnh nm 1982; v gn õy nht l phỏp lnh Lu tr Quc gia ban hnh nm
2001 ó c ỏp dng. c bit l cụng ty ó xõy dng v ỏp dng h thng qun
lý cht lng theo tiờu chun quc t ISO 9001:2000 nờn ó dn a cụng tỏc vn
th, cụng tỏc lu tr ca cụng ty i vo n np.
1. T chc biờn ch
Cụng tỏc vn th l hot ng nhm m bo thụng tin bng vn bn phc
v cụng tỏc ch o, iu hnh v qun lý mt cỏch cú hiu qu nht. Nú bao gm
cỏc cụng vic v t chc qun lý vn bn, tip nhn, gii quyt vn bn hỡnh thnh
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
13
trong quá trình hoạt động của công ty. Trong phòng Tổ chức Hành chính công tác
văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ
những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của công ty được tổ

chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.
Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn
kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn
phòng phẩm). Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn, thiết kế trực tiếp sản xuất
kinh doanh nên khối lượng tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện trong việc tra tìm
tài liệu phục vụ công tác nên các phòng ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác
chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình.
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
- Phục vụ tra tìm tài liệu.
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên
việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các
phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty.
Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn
thảo. Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01
ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO
9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể
thức qui định. Nội dung văn bản có chất lượng tốt.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
14
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được
phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn
bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ
chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa

lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Tổ chức hành
chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Sau khi văn bản
được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi,
nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt
động của đơn vị.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi
của văn thư, cụ thể:
- Năm 2001 ban hành 927 văn bản.
- Năm 2002 ban hành 1103 văn bản.
- Năm 2003 ban hành 1413 văn bản.
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án...
trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến
lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông
Đà ược tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản. Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản của công ty như
hiện nay thì cũng còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm
quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo
không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách.
Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
15
ng s dng trong vn bn thiu chun xỏc, di dũng, c bit l cỏc vn bn
mang tớnh phỏp lý cao nh cỏc qui nh, qui ch, iu l s dng t ng, cõu ti
ngha, khụng rừ rng nờn gõy khú khn cho vic thc hin.
3. Qun lý cụng vn i - n
Cụng vn i, cụng vn n ca Cụng ty T vn Xõy dng Sụng u tp

trung mt u mi vn th ca Phũng T chc Hnh chớnh.
3.1. i vi cụng vn i
Vic qun lý cụng vn i c vn th c quan thc hin theo mt qui trỡnh
tng i cht ch: Vn th tip nhn ti liu, vn bn t cỏc phũng ban, n v
xin trỡnh ký lónh o cụng ty, chuyn cho trng phũng xem xột th thc, tớnh hp
phỏp ca vn bn. Sau khi ó hon tt v th thc vn bn Trng phũng chuyn
cho tr lý giỏm c trỡnh lónh o ký duyt, sau ú chuyn cho vn th ng ký
s, ngy thỏng ban hnh vn bn, vo s cụng vn i, nhõn bn, úng du. Bn
chớnh lu ti vn th, 01 bn phụtụ úng du chuyn cho b phn son tho,
cũn li chuyn n ni nhn theo yờu cu ca tỏc gi vn bn (tham kho s
qui trỡnh x lý cụng vn i).
S QUI TRèNH X Lí CễNG VN I












S qun lý cụng vn i

Tip
nhn
cụng
vn ti

liu xin
trỡnh ký
Xem xột
th thc,
nidung
tớnh hp
phỏp
ca ti
liu



Trỡnh ký
Cho s
ký hiu,
ngy
thỏng
ban hnh
vn bn,
nhõn bn

úng
du,
lu
cụng
vn, ti
liu

Chuyn
cụng

vn ti
liu i
cỏc ni
nhn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

16
Do phm vi hot ng rng nờn khi lng vn bn ca cụng ty ban hnh
tng i nhiu, vỡ vy thun tin cho vic theo dừi, qun lý tt c cỏc loi vn
bn, ti liu do cụng ty ban hnh c cp nht trờn 2 s cụng vn i: 1 s ng ký
cụng vn i ni b cụng ty, 1 s ng ký cụng vn i Tng Cụng ty, cỏc n v
trong Tng Cụng ty v cỏc c quan bờn ngoi. Vic vo s ng ký cụng vn i
c thc hin theo mu s in sn ca Cc Lu tr Nh nc.
3. 2. i vi cụng vn n
Cụng vn, ti liu n Cụng ty qua nhiu hỡnh thc: gi trc tip, gi tay,
gi qua bu in, fax...t cỏc n v trong Tng cụng ty, cỏc c quan bờn ngoi.
Nhim v ca vn th l tip nhn cụng vn, phõn loi, úng du cụng vn n
(trờn du cụng vn n ghi s n, ngy thỏng n) i vi tt c cỏc loi ti liu
cụng vn n ch tr cụng vn gi ớch danh trong phong bỡ v cụng vn gi n cú
úng du mt. Sau ú chuyn cho tr lý giỏm c trỡnh Giỏm c hoc phú giỏm
c ph trỏch tng lnh vc m ó c Giỏm c Cụng ty u quyn ch o, theo
dừi. Giỏm c hoc phú giỏm c cn c chc nng, nhim v ca cỏc phũng ban
nghip v, cỏc n v trc thuc cho ý kin x lý c th:
- Cụng vn ca Ban iu hnh Thu in Sờ San 3 gi n cụng ty v vic
cung cp bn v thi cụng ỳng tin , thỡ phi trỡnh Phú Giỏm c ph trỏch k
thut cho ý kin x lý.
- Cụng vn ca cỏc t chc, cỏ nhõn gi n (khụng thuc din vn bn
chớnh sỏch, ch ), cỏc bỏo cỏo, thng kờ... thuc lnh vc chuyờn mụn, nghip v
thỡ Trng phũng T chc Hnh chớnh c quyn phờ chuyn trc tip n cỏc
phũng ban chuyờn mụn.

- i vi nhng loi vn bn nh: ngh b nhim, min nhim, khen thng...
thỡ Trng phũng T chc Hnh chớnh phi trc tip trỡnh giỏm c phờ chun.
Sau khi ó cú ý kin phờ chun ca lónh o cụng ty tr lý giỏm c chuyn
li cho vn th vo s cụng vn n (theo mu in sn ca Cc Lu tr Nh nc),
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

17
in sao theo s lng cỏc b phn cn gi, khi chuyn cụng vn cho cỏc b phn
thc hin phi cú ch ký ca ngi nhn (tham kho s qun lý cụng vn n).
S QUN Lí CễNG
VN N







Tt c cỏc cụng vn, ti liu gi n cụng ty u c theo dừi chung ti 2 s
ng ký cụng vn n: 1 s theo dừi cụng vn n ca cỏc n v trong Tng Cụng
ty, 1 s theo dừi cụng vn n ca cỏc c quan bờn ngoi. Khụng phõn theo tng
n v c th.
- Nm 2001 tip nhn 2139 vn bn
- Nm 2002 tip nhn 2007 vn bn
- Nm 2003 tip nhn 2894 vn bn.
Theo quyt nh s 184/TCT-TCT ngy 18 thỏng 5 nm 1998 ca Tng
Giỏm c Tng Cụng ty Xõy dng Sụng thỡ tt c cỏc vn bn n u phi gii
quyt trong ngy hoc chm nht l bui sỏng ngy hụm sau. Nh vy cỏch gii
quyt, x lý cụng vn n ca cụng ty l hp lý, kp thi gúp phn nõng cao hiu
qu sn xut kinh doanh ca cụng ty. Trỏnh c vic cụng vn, ti liu gi n b

chng ng, gii quyt chm thi hn nh hng n vic cp nht thụng tin.
Nhỡn chung cụng tỏc qun lý cụng vn i, cụng vn n ca cụng ty c
thc hin theo mt qui trỡnh tng i cht ch; t kt qu tt; giỳp cho lónh o
cụng ty cp nht thụng tin kp thi, y ; hon thnh c nhim v qun lý
T.nhn,
phõn
loi,
úng
du
CV
Vo s
Theo dừi
ụn c,
nhc nh
vic gii
quyt
cụng vn
Chuyn
CV
theo ý
kin ch
o ca
Lónh
o


Vo s
chi tit
Tip
nhn li

cụng vn
ó cú ý
kin ca
Lónh o

Trỡnh
cụng vn
Cho
Lónh o
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN