Quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1:
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hành chính văn phòng là một nghề có tính cách chuyên nghiệp nhưng đồng thời
cũng là một loại hoạt động mà bất cứ cấp quản trị nào cũng phải thực hiện ở một mức độ
nào đó. Nhà quản trị muốn thành công phải biết quản trị hành chính văn phòng của bộ
phận chuyên môn của mình. Người thư ký chuyên nghiệp muốn thành công phải biêt quản
trị HCVP, mà nhà quản trị muốn thành công phải có những thư ký biết cách làm việc một
cách có khoa học. Đi sâu vào ngành nghề này chúng ta có các cấp quản trị chuyên về công
việc HCVP.
Chúng ta cáön coï một cái nhìn tổng quát về HCVP từ cấp thấp đến cấp cao và nói
lên tầm quan trọng của các thư ký, nhất là thư ký giám đốc. Muốn hiểu rõ quản trị HCVP
là gì chúng ta phải hiểu quản trị là gì. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông
qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được những mục tiêu đã
đề ra một cách có hiệu quả. Và quản trị HCVP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hoá, và giám sát các hoạt động xử lý thông tin.
Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải biết quản trị HCVP. Tuy nhiên các tổ chức
hành chính muốn thành công cần phải có nhà quản trị HCVP. Ông ta là người hoạch định,
tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát tất cả các hoạt động xử lý thông tin trong
toàn công ty sao cho thống nhất và có hiệu quả. Muốn vậy ông hay bà ta phải hội đủ các
tiêu chuẩn của một thư ký chuyên nghiệp cộng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.
Ngoài ra họ phải hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra.
Tại các công ty lớn có nhiều cấp quản trị quản lý công việc HCVP. Đó là nhà quản
trị hành chính (nghĩa là trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính), trợ lý hành chánh,
trưởng phòng xử lý văn bản, trưởng phòng hồ sơ hay trưởng phòng thông tin.
Ngoài ra các cơ quan tổ chức đều cần có các nhân viên và thư ký làm các công việc
HCVP chuyên nghiệp nhất đó là thư ký. Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người
nắm vửng các nghiệp vụ HCVP, có khả năng nhận trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến, và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của
mình. Để đạt được điều trên họ phải đạt được một số kiến thức và kỹ năng cơ bản, hội đủ
12 tiêu chuẩn đã đề ra.

Và sau cùng giúp việc đắc lực nhất cho giám đốc là các thư kí giám đốc. Sự thành
công của các giám đốc phần lớn nhờ sự giúp việc của các thư ký giám đốc. Họ giúp cho
giám đốc khỏi phải vướng bận vào các công việc HCVP vụn vặt để có thời gian dành cho
công việc quản trị của mình. Để đạt được chức danh thư ký giám đốc, họ phải làm tròn 12
loại trách nhiệm, và hội đủ các tiêu chuẩn đã đề ra.
II.QUN TR HNH CH NH V N PHềNG:
Hnh chớnh vn phũng l ni t cỏc c ch kim soỏt kinh doanh, ngha l ni
son tho, s dng v t chc cỏc h s, cụng vn giy t nhm mc ớch kim tra thụng
tin sao cho cỏc hot ng cú hiu qu. Nh vy cụng vic HCVP hin din khp mi ni.
T cỏc nhõn viờn hnh chỏnh s nghip n tt c cỏc cp qun tr , mi gni u ớt nhiu
lm cụng vic hnh chớnh vn phũng.
Cú 4 loi cụng vic hnh chỏnh: son tho, duy trỡ-ghi nh, tớnh toỏn v truyn
thụng. Cụng vic hnh chỏnh cng ngy cng nhiu khi cụng ty phỏt trin. Nhng phn ln
cỏc phũng ban u cú khuynh hng tuyn thờm ngi khụng phi vỡ nhu cu, m vỡ yu
t tõm lý, mun tng thờm uy th ca phũng ban mỡnh.
Chỳng ta cn phi phõn bit cụng vic hnh chỏnh v cụng vic qun tr. Nh qun
tr thc hin cụng vic qun tr, ngha l hoch nh, t chc, lónh o v kim tra. H lm
vic bng t tng v vi con ngi. Cũn nhõn viờn HCVP thỡ lm cụng vic HCVP. H
lm vic bng tay chõn vi cỏc dng c HCVP.
Nh qun tr hnh chỏnh phi cú trỏch nhim to ra mt c cu t chc hnh chỏnh
tt, hoch nh cụng vic hnh chỏnh, v kim soỏt cụng vic hnh chỏnh. Ngoi ra, v trớ
ca nh qun tr HC tu thuc vo tng quy mụ ca c quan. H cú th l trng phũng,
giỏm c, hoc phú tng giỏm c. Dự bt c cng v no, nh qun tr HCVP phi biờt
qun tr HCVP mt cỏch cú khoa hc.
III. CHặẽC NNG QUAN TRậ HAèNH CHấNH VN PHOèNG
1. Chổùc nng hoaỷch õởnh
Hoch nh l mt chc nng ca qun tr bao gm cỏc hot ng xỏc nh ra cỏc
mc tiờu cho tng lai v cỏc phng tin thớch hp hon thnh cỏc mc tiờu ú. Kt
qu ca hoch nh l mt bn k hoch - ngha l mt ti liu c vit ra xỏc nh rừ cỏc
chui hot ng m cụng ty hay t chc s thc hin.

Cú hai loi hoch nh: hoch nh chin lc v hoch nh tỏc v. Hoch nh
chin lc l ra chin lc tng th cho ton cụng ty. Cũn hoch nh tỏc v l ra cỏc
k hoch c th ca mi hot ng sn xut kinh doanh- dch v trong ú cú hoch nh
HCVP.
Bt c cp qun tr no cng phi hoch nh. Hoch nh bao gm vic xỏc nh
ra cỏc mc tiờu v ra cỏc bin phỏp hon thnh cỏc mc tiờu ú bng cỏch nờu ra 6
ch W sau õy: What = phi lm nhng gỡ? How = lm nh th no? Where = lm õu?
When = lm khi no? Who = ai lm? v Why = ti sao phi lm cụng vic ú, ti sao chn
ni ú, ti sao chn ngi ú?ti sao chn thi im ú? v ti sao phi lm nh th?
Trong hoch nh HCVP thỡ cn cm nang v t chc, chớnh sỏch v th tc, cỏc bng
húng dn c th, cỏc bng ghi nh, lch cụng tỏcu l cỏc cụng c t c cỏc
mc tiờu ó ra.
Hoạch định rất cần thiết và quan trọng. Không có nó công ty sẽ lãng phí nhân lực và vật
lực, công việc sẽ bị dẫm chân lên nhau, cái đáng thực hiện lại không thực hiện, và tất cả
những gì tệ hại nhất.
Muốn đạt được mục tiêu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động
và uyển chuyển. Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng cho một doanh nghiệp. Chính vì
thế mà quản trị HCVP phải tổ chức bộ máy HCVP nhằm giúp cho các bộ phận phòng ban
hoàn thành nhiệm vụ của mình. Thế nhưng tổ chức HCVP nên tập trung hay phân tán?
thông tin là cả một hệ thống cực kỳ quan trọng, do đó không thể phân tán được. Vậy
HCVP cần phải tập trung. Có hai loại tập trung: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo
chức năng. Mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm của nó. Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung
theo địa bàn, và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng. Cơ cấu của bộ phận dịch
vụ HCVP tuỳ thuộc vào quy mô của công ty xí nghiệp.
Để có một cơ cấu tổ chức HCVP có hiệu quả, nhà HCVP nên theo tiến trình năm
bước và nắm vững 33 nguyên tắc tở chức HCVP. Ngoài ra nhà QTHC cần phải nắm vững
và phát huy bốn mối quan hệ sau đây: mối quan hệ nội bộ, mối quan hệ liên bộ phận, mối
quan hệ với khách hàng, và mối quan hệ nghề nghiệp.
2.Chæïc nàng kiãøm tra
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn

thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng (mong đợi) của tổ
chức. Bởi vì hầu hết các hoạt động đều tuỳ thuộc vào hành vi ứng xử của con người, kiểm
tra sẽ khuyến khích các hành vi phù hợp, ngăn cản các hành vi không thích hợp.
Kiểm tra đóng vai trò rất quan trọng bởi vì nó gắn liền với 3 chức năng của quản trị
bao gồm hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. Nó xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạch
định bằng cách cung cấp các phương tiện giám sát và đề ra các điều chỉnh uốn nắn nhằm
đạt được chỉ tiêu kế hoạch. Kiểm tra cũng hỗ trợ các chức năng tổ chức và lãnh đạo bằng
cách giúp bảo đảm rằng các tài nguyên của cơ quan đều được tổ chức hướng tới các mục
tiêu của cơ quan tổ chức.
Kiểm tra giúp cho các cấp quản trị đối phó với năm thách đố sau đây: đối phó với
bất trắc, khám phá ra những các bất thưòng, xác định các cơ hội, xử lý những tình huống
phức tạp, và giúp cho việc phân quyền có hiệu quả hơn.
Chúng ta có ba mức độ kiểm tra: Kiểm tra chiến lược, kiểm tra chiến thuật, và
kiểm tra tác vụ. Cấp cao chịu trách nhiệm kiểm tra chiến lược trong toàn cơ quan và có
tính cách dài hạn. Cấp trung kiểm tra chiến thuật trong phạm vi bộ phận chuyên môn của
mình và có tính cách trung hạn. Cấp thấp kiểm tra tác vụ trong phạm vi đơn vị nhỏ và có
tính cách ngắn hạn.
Có hai loại kiểm tra: Kiểm tra hành chánh và kiểm tra hoạt động tác vụ. Kiểm tra
hành chánh là kiểm tra qua hồ sơ công văn giấy tờ. Kiểm tra tác vụ là kiểm tra các hoạt
động chuyên môn. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến kiểm tra hành chính. Chúng ta có thể liệt
kê 11 phương pháp kiểm tra có hiệu quả sau đây: thanh tra, kiểm tra ngân sách, kiểm tra
tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra chính sách, kiểm tra thủ tục,
kiểm tra qua hồ sơ văn bản, kiểm tra qua các bảng tường trình, kiểm tra bằng tiêu chuẩn,
và sau cùng là kiểm tra bằng lịch công tác.
Muốn đạt được kết quả tốt đẹp các cấp quản trị cần phải theo một tiến trình kiểm
tra khoa học. Tiến trình kiểm tra tổng quát bao gồm sáu bước sau: 1 Xác định khu vực/
phạm vi kiểm tra. 2. thiết lập các tiêu chuẩn. 3. đo lường kết quả hoàn thành công tác
trong thực tế. 4 So sánh kết quả hoàn thành với tiêu chuẩn. 5a. Công nhận kết quả hoàn
thành nếu đạt hoặc vượt tiêu chuẩn. 5b. Tiến hành hoạt động sửa sai nếu không đạt được
tiêu chuẩn; và sau cùng 6. Điều chỉnh các tiêu chuẩn và các đơn vị đo lường khi cần thiết.

Trong lãnh vực kiểm tra hành chánh, chúng ta có thể áp dụng tiến trình kiểm tra
tám bươc sau đây theo thứ tự: 1. lập kế hoạch, 2. lên lịch công tác, 3. chuẩn bị vật tư, công
cụ và nhân sự. 4. phân công công tác. 5. điều hành. 6. đánh giá kết quả; 7. so sánh đối
chiếu kết quả, so với chỉ tiêu kế hoạch; 8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu; 8b. công nhận
thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu.
Đo lường công việc hành chánh rất cần thiết để xác định được hiệu quả của nhân
viên HCVP. Muốn đo lường công việc HC cần phải có một số tiêu chuẩn đánh giá. Có 4
loại tiêu chuẩn sau đây: 1. kích thước hay đặc tính (dinmen-sion/indentity) 2. Chất lượng
(quality) 3. Số lượng (quantity); và 4. Thời gian.
Để đo lường đánh giá hiệu quả công tác, các nhà quản trị thường dùng các công cụ
sau đây
- Bảng chia thời biểu hay lịch công tác
- Thẻ hồ sơ dễ truy tìm
- Bảng treo tường
Ngoài ra các cấp quản trị thường sử dụng các phương tiện kiểm soát phổ biến, đó là
các bảng tường trình báo cáo và các cẩm nang. Đó là tất cả các vấn đề được trình bày trong
chương này.
CHƯƠNG 2:
QUN TRË HNH CHÊNH VÀN PHNG MÄÜT CẠCH KHOA
HC
I. Âån gin hoạ th tủc hnh chênh
Để tránh trùng lắp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu và tiền bạc và đồng thời để
cho hoạt động hành chánh đạt được hiệu quả cao cần phải quản trị bằng các hệ thống thủ
tục.
Hệ thống là một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hồn thành một giai đoạn
nào đó của tồn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Và thủ tục là một sự tổng hợp các
tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó. Nói một cách cụ thể hơn,
mỗi doanh nghiệp có nhiều hệ thống như hệ thống tài chính, marketing…Trong các hệ
thống này có các tiểu hệ thống và trong các tiểu hệ thống đều có các thủ tục.
Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng các hệ

thống và thủ tục sao cho hoạt động được thơng suốt, khơng bị tắt nghẽn, tiết kiệm được
thời gian, đạt được năng suất cao. Nhà quản trị sử dung 2 cơng cụ sau đây để quản trị bằng
hệ thống và thủ tục: sơ đồ phân phối cơng việc và lưu chuyển đồ. Sơ đồ phân phối cơng
việc là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể các cơng việc và hoạt động của một đơn vị
hay bộ phận phòng ban phân theo từng cá nhân. Lưu chuyển đồ là một biểu đồ miêu tả tiến
trình lưu chuyển cơng việc, hay nhân lực, hoặc biểu mẫu một cách có hệ thống nhằm mục
đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất.
Muốn đơn giản hố cơng việc hành chính, nhà quản trị cần phải huấn luyện nhân
viên mình áp dụng một số ngun tắc cơ bản sau:
1- Quy tắc cố gắng tối thiểu
2- Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng
3- Quy tắc sử dụng khỗng trống và dụng cụ
Ngồi ra các biểu mẫu hồ sơ cũng cần phải đơn giản hố bằng cách loại bỏ một số
chi tiết dư thừa đồng thời thiết kết thêm một số chi tiết cần thiết cho việc kiểm sốt. Để tiết
kiệm thời gian, hố đơn chứng từ nên được phân bản bằng cách để dấu than.
Sắp xếp tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để có một
tiện nghi tối đa cho nhân viên; và sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn để dễ
dàng kiểm sốt và tiết kiệm thời gian. Nhà quản trị cần phải vẻ sơ đồ trước khi sắp xếp bàn
ghế và phòng làm việc. Khi bố trí chỗ làm việc nhà quản trị cần phải lưu ý đến các yếu tố
sau đây:
1- Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
2- Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng cơng việc
3- Hạn chế sử dụng phòng riêng
4- Sử dụng vách ngăn
5- Bố trí phòng của cấp lãnh đạo
6- Bố trí phòng họp chung
Khung cảnh văn phòng rất quan trọng trong việc tạo sự hứng thú và thoải mái cho nhân
viên làm việc. Sự thoải mái hứng thú này giúp cho nhân viên khơng bị mệt mỏi. năng suất
lao động cao hơn. Các cấp quản trị cần phải chú trọng đến các yếu tố mơi trường sau đây:
1- Tạo một bầu khơng khí mát mẻ, khơng lanh, khơng nóng

2- Tạo một khung cảnh làm việc n tĩnh
3- Tạo một khung cảnh có màu sắc hài hồ, hấp dẫn và lơi cuốn, tạo sự hứng thú
khi làm việc.
4- Tạo một khung cảnh có đầy dủ ánh sáng cho từng loại cơng việc
II. Qun trë thåìi gian
Viãût Nam chụng ta cọ cáu “Thåìi giåì l vng bảc” v Táy phỉång
cọ cáu “Thåìi gian l tiãưn bảc” (Time is money). Mi ngỉåìi trong chụng ta
âãưu cọ mäüt khong thåìi gian giäúng nhau, nhỉng khäng phi ai cng biãút
sỉí dủng nọ cọ hiãûu qu. Thåìi gian l nhan täú khäng suy suùn v
khäng co gin nháút trong cüc säúng chụng ta. Âụng nhỉ Peter Drucker,
mäüt hc gi, mäüt giạo sỉ v nh cäú váún vãư qun trë näøi tiãúng trãn
thãú giåïi â nọi: “Thåìi gian l thỉï hiãúm nháút trong cạc loải ti sn v
nãúu khäng kiãøm soạt âỉåüc nọ thç chụng ta s khäng kiãøm soạt âỉåüc
gi c”. Chênh thåìi gian chỉï khäng phi l tiãưn bảc måïi l cại qu nháút
ca mäüt doanh nghiãûp. Nhỉng hçnh nhỉ thåìi gian l thỉï ti sn âỉåüc
hiãøu biãút êt nháút v âỉåüc kiãøm soạt täưi nháút. Háưu nhỉ chụng ta
khäng hoảch âënh v cng khäng kiãøm tra loải ti sn vä giạ ny, cỉï
âãø nọ träi dảt theo dng âåìi may ri ca cüc âåìi.
Nọi mäüt cạch chênh xạc, chụng ta khäng thãø âiãưu khiãøn âỉåüc
thåìi gian vç cáy kim âäưng häư d sao cng nàòm ngoi táưm kiãøm soạt
ca chụng ta v thåìi gian váùn cỉï träi theo mäüt täúc âäü mn thí. Âiãưu
m chụng ta cáưn phi lm khäng phi l kiãøm soạt cại âäưng häư m l
tỉû kiãøm soạt chênh mçnh trong mäúi tỉång quan våïi thåìi gian. Váûy qun
trë thåìi gian l gç, v lm cạch no âãø kiãøm soạt viãûc sỉí dủng qu
thåìi gian väú giạ ca mçnh mäüt cạch cọ hiãûu qu.
Mún qun trë thåìi gian phi biãút cạc ngun nhán lm cho bản
phê phmả thåìi gian. Âọ l cạc ngun nhán sau âáy (1) cạc cüc gi
âiãûn thoải, (2) cạc cüc thàm viãúng x giao, (3) cạc cáu hi ca nhán
viãn, (4) cạc sỉû cäú nh, tr låìi thỉ tên, (5) cạc cüc hp kẹo di, (6)
bn giáúy ngäøn ngang, (7) âc ti liãûu quạ cháûm, (8) khung cnh lm

viãûc gáy ra sỉû chia trê lo ra.
Hiãøu âỉåüc cạc ngun nhán, chụng ta cáưn phi ạp dủng cạc
phỉång phạp qun trë âỉåüc thåìi gian mäüt cạch cọ hiãûu qu. Trỉåïc
hãút bản cáưn phi biãút sỉí dủng cạc cäng củ hoảch âënh thåìi biãøu