quản trị hành chính văn phòng - chương 8-công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

CHƯƠNG 8
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI
LIỆU
 1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ
 Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ
thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức,
cá nhân.
 Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể
hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa
đựng trong nó.
 Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất
định và là tài sản được bảo vệ.
 2. Nội dung của công tác lưu trữ
 Phân loại các tài liệu một cách khoa học.
 Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.
 Bổ sung tài liệu lưu trữ
 Thống kê và kiểm tra các tài liệu.
 Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.
 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
I. LƯU TRỮ HỒ SƠ
TÀI LIỆU
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 3- Các phương án phân loại tài liệu
 Đặc trưng cơ cấu tổ chức
 Đặc trưng mặt hoạt động
 Đặc trưng thời gian
 Đặc trưng vấn đề

 Đặc trưng địa dư
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ
 4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
 Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.
 Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần
bổ sung vào lưu trữ.
 Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
 Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc
không phân tán tài liệu trong lưu trữ
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ
 5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
 Sắp xếp trực tiếp
 Phương pháp gián tiếp
 Phương pháp kết hợp
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ
 Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòng
chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những
thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư
hỏng
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
 6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ
 Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ
nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các
tài liệu này.

 Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và
nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong
việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan.
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ
 Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra
thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định
kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy
nổ…).
 Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ
xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để
có phương án khắc phục
LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
 Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp
 Nguyên tắc bảo mật
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Giá trị tài
liệu
Giá trị tài
liệu
Giá trị thực
tiễn
Giá trị thực
tiễn
Giá trị lịch
sử
Giá trị lịch
sử
Giá trị thực tiễn thường

xuyên
Giá trị thực tiễn thường
xuyên
Giá trị thực tiễn không
thường xuyên
Giá trị thực tiễn không
thường xuyên
II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
 2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu
 Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
 Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu
 Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin
 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
 Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU
Lập danh mục tài liệu hủy
Bản thuyết minh lý do hủy
Tờ trình xin hủy tài liệu
LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU
Lập danh mục tài liệu hủy
Bản thuyết minh lý do hủy
Tờ trình xin hủy tài liệu
TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU
LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU
LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL
Phân tích giá trị tài liệu
Kiểm tra trực tiếp tài liệu

LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL
Phân tích giá trị tài liệu
Kiểm tra trực tiếp tài liệu
QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU
Thủ trưởng cơ quan QĐ
Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngồi thẩm quyền tiêu hủy
QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU
Thủ trưởng cơ quan QĐ
Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngồi thẩm quyền tiêu hủy
HỦY TÀI LIỆU
Lập bảng thống kê tài liệu
Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với
bộ phận hủy tài liệu
Tiến hành tiêu hủy tài liệu
HỦY TÀI LIỆU
Lập bảng thống kê tài liệu
Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với
bộ phận hủy tài liệu
Tiến hành tiêu hủy tài liệu
LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU
Lập biên bản hủy tài liệu
Lưu biên bản hủy
LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU
Lập biên bản hủy tài liệu
Lưu biên bản hủy