Khai thác ph n m m b ng tính .M cl c Bài 1 Microsoft Excel ppt

Khai thác ph n m m b ng tính


M cl c
Bài 1

Microsoft Excel ......................................................5

Chương trình b ng tính ....................................................... 6

Chương trình b ng tính – spreadsheet program ..................................... 6
B ng tính ................................................................................................ 6
Excel ................................................................................ 7

Các phiên b n Excel............................................................................... 7
Giao di n chương trình .......................................................................... 7
Bài 2

Thao tác v i Excel ..................................................9

Di chuy n và các thao tác b tr ........................................ 10

chuy n v trí sang ơ k ti p............................................................. 10
chuy n v trí t i m t ô b t kỳ ......................................................... 10
Di chuy n lên xu ng m t trang màn hình nhìn th y ư c................... 10
Di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c......................... 11
Di chuy n gi a các sheet ..................................................................... 12
Di chuy n không tương tác (ch thao tác v i chu t)............................ 12
Phóng to/thu nh .................................................................................. 13
Nh p d

li u trong Excel ................................................... 13

Ch nh s a d

li u ............................................................. 14

Ch n vùng trong Excel...................................................... 15

Ch n m t vùng liên t c........................................................................ 15
Ch n vùng không liên t c .................................................................... 16
Làm vi c trong vùng gi i h n............................................. 16

Di chuy n Active Cell khi làm vi c trong vùng................................... 17
S a d li u khi làm vi c trong vùng .................................................... 17
Di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng...................................... 18
Di chuy n, sao chép, xoá d

li u........................................ 18

Di chuy n và sao chép d li u ............................................................. 18
Xoá n i dung c a ơ .............................................................................. 21
i nd

li u có tính tu n t ............................................... 21

D li u tu n t tăng d n....................................................................... 22
D li u tăng theo quy lu t.................................................................... 22
Bài 3

nh d ng d

li u................................................. 25

nh d ng ký t ............................................................... 26

Thay i Phông và Ki u....................................................................... 26
Thay i màu s c ................................................................................. 27
nh d ng ư ng bao/tô màu ơ............................................................ 29

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



nh d ng d

li u trong ô .................................................. 30

nh d ng ti n t .................................................................................. 33
nh d ng ngày .................................................................................... 33
nh d ng do ngư i dùng t
nh nghĩa – Custom.............................. 34
Căn ch nh d

li u trong ô .................................................. 36

Căn ch nh dòng .................................................................................... 36
i u ch nh hư ng văn b n ................................................................... 39
Sao chép

Bài 4
Toán t

nh d ng trong Excel ......................................... 40

Công th c và hàm ............................................... 43
và phép tốn logic ................................................ 44

Tính tốn d li u trong b ng ................................................................ 44
M t s v n thư ng g p.................................................................... 44
Làm vi c v i hàm ............................................................. 46

Hàm ...................................................................................................... 46
Tham s c a hàm ................................................................................. 47
Tìm hàm ............................................................................................... 48
Cách tính các hàm ơn gi n ................................................................. 50
D ch chuy n công th c......................................................................... 51
Bài 5

Làm vi c v i nhóm hàm....................................... 55

Tính tốn v i nhóm hàm tài chính....................................... 56

Nhóm hàm tài chính – Financial function............................................ 56
Làm vi c v i nhóm hàm tốn h c ....................................... 58
Nhóm hàm th i gian ......................................................... 59
Nhóm hàm tham chi u ...................................................... 59

Tham chi u........................................................................................... 60
Tham chi u tuy t i............................................................................ 60

Tham chi u b ng tên ............................................................................ 62
Nhóm hàm logic ............................................................... 64

Nhóm hàm logic ................................................................................... 64
Bài 6

S p x p, l c, tính tốn có l a ch n...................... 65

S p x p thông tin ............................................................. 66

S p x p theo m t tiêu chí ..................................................................... 66
s p x p thơng tin v i nhi u tiêu chí................................................ 66
L c d li u v i Auto Filter .................................................. 67

L c d li u ........................................................................................... 67
B l c d li u v i Auto Filter .............................................................. 69
Phương th c l c cao c p – Advanced Filter .......................... 69
3

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Các l a ch n c a Advanced Filter ....................................................... 69
Vùng i u ki n trong Advanced Filter................................................. 70
g b Advanced Filter .................................................................... 71
Nhóm hàm d

li u............................................................ 72

Nhóm hàm d li u – Database Function.............................................. 72
Subtotal.......................................................................... 72

Subtotal ................................................................................................ 72
Bài 7

Bi u

T o bi u

trong Excel .............................................. 75
..................................................................... 76

Các nhóm bi u

................................................................................ 76

i u ch nh bi u

........................................................... 80

nh d ng i tư ng trên bi u ........................................................ 80
Thay i ki u bi u ........................................................................... 81
i u ch nh vùng d li u....................................................................... 82
Thay i các thi t l p hi n th bi u ................................................. 82
Thay i v trí bi u
gi a các sheet .................................................. 82
Bài 8

Các ch c năng h

tr

c bi t .............................. 85

Ki m soát s li u ............................................................. 86

nh d ng có i u ki n – Conditional Formatting............................... 86
Ki m sốt s li u.................................................................................. 86
Tìm ki m – thay th ......................................................... 87

Tìm ki m .............................................................................................. 88
Thay th ................................................................................................ 88
Làm vi c hi u qu hơn trên b ng tính c l n........................ 89

n dịng/c t.......................................................................................... 89
Split ...................................................................................................... 90
Freeze Panes......................................................................................... 91
B o v s li u .................................................................. 92
Bài 9

In d

li u ............................................................. 95

nh d ng trang b ng tính ................................................ 96

nh d ng l văn b n ........................................................................... 96

Thay i hư ng và kích c trang in ..................................................... 97
nh d ng tiêu trên, tiêu dư i..................................................... 98
L p tiêu b ng................................................................................. 100
Xem văn b n trư c khi in ................................................ 101
Các thi t l p in cơ b n .................................................... 102
Thi t l p in m t ph n b ng tính ....................................... 104

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 1
Bài 1

Microsoft Excel

M c tiêu bài h c
Bài h c gi i thi u v i h c viên v chương trình Microsoft Office Excel bao g m
các v n
Chương trình Excel
c i m các phiên b n
Giao di n c a chương trình

5

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™

Bài 1
Ch

A

Chương trình b ng tính
Chương trình b ng tính – spreadsheet program
Spreadsheet là m t b ng thông tin, thư ng là các thơng tin v tài chính. “Spread”
b t ngu n t vi c mô t các thông tin trên các c t báo hay t p chí ư c tr i r ng
trên hai trang li n k . T k t h p “spread-sheet” mô t vi c th hi n thông tin v i
các c t thơng tin là các nhóm d li u tương t nhau.
M t chương trình b ng tính là m t chương trình s d ng t ch c, phân tích d
li u. Trong ó d li u ư c t ch c theo các dòng, c t; v i c u trúc tr i r ng, r t
phù h p v i các b ng lương, b ng thông tin tài chính c l n.

B ng tính
B ng tính có th coi là m t m u bi u s d ng
i n các thông tin d ng s , ch ,
các ký hi u v.v.. T t c các b ng tính u có d ng lư i bao g m các c t và dòng.
Giao gi a c t và dịng t o ra ơ, là thành ph n s d ng lưu tr d li u.
Trong b ng tính Excel, thơng thư ng, c t hi n th theo chi u d c và có tên dư i
d ng ch cái, hàng hi n th theo chi u ngang và có tên theo d ng s .
Column

Row

Cell

i t
ng

Là các c t d li u trên b ng tính Excel

Column

Bài 1

Mơ t

Microsoft Excel




Bài 1
i t
ng

Mơ t

Row

Là các dịng d li u trên b ng tính

Cell

Là ơ b ng tính, hình thành b i giao gi a dòng và c t

Ch

B

Excel
M t trong các chương trình b ng tính r t ph bi n t i Vi t Nam là Excel – chương
trình h tr ngư i s d ng lưu tr và làm vi c v i d li u. Trong l n u làm vi c
v i Excel, b n có th chưa quen v i cung cách làm vi c c a chương trình. Ph n bài
h c này s trang b cho b n các ki n th c ch y u làm vi c v i chương trình
Excel.
Có th b n cho r ng bư c i này không quan tr ng l m. Nhưng hãy th tư ng
tư ng l n u tiên b n nh n cơng vi c c a mình. S th t khó khăn khi b n b t tay
ngay vào cơng vi c mà chưa hi u v môi trư ng làm vi c c a mình. Thêm m t
chút kiên nh n trong ph n bài này, b n s có nh ng bư c ti n nhanh trong các ph n
bài sau.

Các phiên b n Excel
Chương trình Excel có nhi u phiên b n. Các phiên b n quen thu c v i ngư i s
d ng máy tính t i Vi t Nam thư ng là
Microsoft® Excel® 6.0
Microsoft® Excel® 95
Microsoft® Excel® 97
Microsoft® Excel® 2000
Microsoft® Excel® 2002 (cịn g i là Microsoft® Excel® XP)
Microsoft® Office Excel® 2003

Giao di n chương trình
Khi b n m chương trình Excel, s có hai ph n c a s hi n ra trong m t c a s l n
chính. C a s l n bên ngồi là c a s chính c a ng d ng, và c a s trong là c a
s b ng tính.
C a s ng d ng thư ng r ng tràn màn hình, là nơi ngư i s d ng làm vi c v i

ng d ng Excel. C a s t p tin làm vi c n m trong c a s chính và hi n th n i
dung làm vi c v i d li u.

7

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 1
Name Box

Active Cell

Formula bar

C as
ng d ng

Task pane

C a s Workbook

Thành ph n
C as

ng d ng

Worksheet tab

Ý nghĩa
C a s c a chương trình ng d ng Excel

C a s Workbook

C a s c a ph n b ng b n ang làm vi c

Name Box

H p tên ô ang làm vi c hay tên c a nhóm ơ làm vi c

Active Cell

Ơ ang làm vi c

Formula bar

Thanh cơng c nh p d li u, công th c...

Worksheet tab

Các nút l t trang b ng tính – sheet

Làm vi c v i Excel, b n c n chú ý cách g i tên ô trong ng d ng

Ph n c a s trên cùng có các ch cái th hi n cho tên c t, ph n d c c a s bên trái
th hi n tên c a các dòng d li u. Tên dòng thư ng ư c t b i các s .
Cách ánh tên c t t A n Z, sau ó ti p t c k t h p AA, AB cho t i IV. Các c t

ư c ánh s tu n t t 1 n 65536. S lư ng Worksheet trong Excel có th lên
t i 255 sheet khác nhau.

Bài 1

Microsoft Excel




Bài 2
Bài 2

Thao tác v i Excel

M c tiêu bài h c
Trong ph n trư c, b n ã bi t v chương trình b ng tính Excel. Ph n bài này s
hư ng d n b n cách thao tác v i chương trình b ng tính này, bao g m
Cách làm vi c v i d li u
Cách di chuy n trong chương trình b ng tính Excel
Nâng cao hi u qu khi nh p d li u theo quy lu t

9

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™

Bài 2
Ch

A

Di chuy n và các thao tác b tr
có th t o m t b ng d li u, ôi lúc b n c n t i các thao tác sao cho vi c di
chuy n ư c nhanh chóng và hi u qu hơn so v i các thao tác di chuy n thơng
thư ng.

chuy n v trí sang ô k ti p
B n s d ng các nút mũi tên trên bàn phím
Ch c năng

Phím mũi tên
- Lên

N u v trí ơ b n ang ng (active cell) không ph i
ô thu c hàng trên cùng trong b ng tính, thao tác
này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ô ngay
phía trên.

- Xu ng

N u v trí ơ b n ang ng (active cell) không ph i
ô thu c hàng dư i cùng trong b ng tính, thao tác
này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ơ ngay
phía dư i.

- Ph i

N u v trí ơ b n ang ng (active cell) khơng ph i
ơ thu c c t u tiên tính t bên trái trong b ng tính,
thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i sang ơ
ngay bên trái.

- Trái

N u v trí ơ b n ang ng (active cell) không ph i
ô thu c c t u tiên tính t bên ph i trong b ng
tính, thao tác này s chuy n l a ch n t ô hi n t i
sang ô ngay bên ph i.

chuy n v trí t i m t ơ b t kỳ
B n có th s d ng các phím mũi tên
Ho c s d ng chu t
mu n chuy n t i.

di chuy n t i m t ô b t kỳ.

di chuy n trang màn hình, sau ó kích ch n vào ơ b n

Di chuy n lên xu ng m t trang màn hình nhìn th y ư c
B n s d ng phím PageUp và PageDown, trong ó PageUp là chuy n lên m t
trang nhìn th y ư c, PageDown là chuy n xu ng m t trang nhìn th y ư c. B n
hãy xem hai hình dư i ây:

Bài 2

Thao tác v i Excel

10


Bài 2

Hình 2-1 Di chuy n trang d c (a)

Hình 2-2 Di chuy n trang d c (b)

Hình 1 cho th y b n nhìn ư c các ơ t dịng 1 n dịng 33. Khi nh n phím
PageDown, dịng trên cùng c a màn hình s là 34, là dịng khơng nhìn th y ư c
trong hình m t.

Di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c
di chuy n ngang m t trang màn hình nhìn th y ư c, b n th c hi n tương t
thao tác c a ph n di chuy n d c m t trang màn hình nhìn th y ư c. Có nghĩa là s
d ng phím PageUp và PageDown. Tuy nhiên trong quá trình s d ng hai phím này,
b n c n nh n thêm phím Alt.
Thao tác

1.

11

y

Nh n và gi ngun phím Alt

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2
2.

Nh n phím PageUp ho c PageDown t ng l n ho c gi nguyên
khi t ư c k t qu b n mu n.

3.

n

Th phím Alt

Di chuy n gi a các sheet
B n th c hi n thao tác tương t thao tác di chuy n ngang màn hình. Tuy nhiên,
thay vì s d ng phím Alt, b n hãy s d ng phím Ctrl
di chuy n gi a các sheet

1.

Nh n phím Ctrl trên bàn phím

2.

Nh n phím PageUp ho c PageDown

3.

Th phím Ctrl khi di chuy n xong.

di chuy n

Di chuy n không tương tác (ch thao tác v i chu t)
Thao tác di chuy n khơng c n tương tác, có nghĩa là ngư i s d ng khơng c n ph i
kích chu t hay s d ng bàn phím nhưng v n di chuy n ư c màn hình. G n tương
t như m t băng truy n, các thông tin s l n lư t chuy n qua màn hình.
di chuy n

i v i chu t 2 nút và m t bánh xe

1.

Nh n nút bánh xe t trên xu ng (thao tác như kích chu t trái ho c
ph i)

2.

Trên màn hình s xu t hi n m t bi u tư ng ngay t i v trí con tr
chu t.

3.

Di chuy n t t tr chu t lên/xu ng/ph i/trái tuỳ theo hư ng b n
mu n di chuy n, khi ó màn hình s di chuy n theo.

Lưu ý r ng t c
di chuy n nhanh hay ch m ph thu c vào v
trí tương i c a con chu t và bi u tư ng trên màn hình.

4.

Bài 2

Khi di chuy n t i v trí b n c n, có th nh n nút bánh xe lăn ho c
nh n m t nút chu t b t kỳ tr v tr ng thái bình thư ng.

Thao tác v i Excel



12


Bài 2
di chuy n

i v i chu t

c bi t

M t s chu t (thư ng là chu t có 4 nút), b n s không nh n ư c t trên xu ng
v i nút bánh xe. Khi ó, b n có th th s d ng nút c bi t – khác v i nút trái
ho c ph i chu t.

i

Phóng to/thu nh
Phóng to ho c thu nh màn hình là m t thao tác b tr r t h u ích, c bi t khi b n
làm vi c trên m t b ng tính l n. ây là thao tác c l p, s d ng khi b n mu n
xem toàn b b c c c a b ng tính Excel, ng th i cũng là thao tác h tr r t t t
khi b n mu n di chuy n nhanh chóng gi a các ph n trong b ng tính c a mình.
th c hi n thao tác phóng to/thu nh

S d ng menu
1.

Trên menu, ch n View→Zoom.

2.

Trong c a s Zoom, ch n t l b n mu n

3.

Ch n OK

xác l p

S d ng thanh công c
1.

Trên thanh công c Standard, ch n nút Zoom

2.

Ch n t l phóng to/thu nh b n mu n

3.

N u mu n xác
ó nh n Enter

nh m t t l
xác nh n

c bi t, gõ t l b n mu n vào ô, sau

S d ng chu t (ch dùng v i chu t có bánh xe)
1.
2.

Lăn nút bánh xe

3.

Ch

Nh n và gi nguyên nút Ctrl trên bàn phím

Khi t ư c
nút Ctrl

phóng to thu nh
phóng

i mong mu n, ng ng lăn bánh xe và th

B

Nh p d li u trong Excel
B n ã n m ư c m c tiêu s d ng, l i th và nhi u v n liên quan t i Excel.
Trong ph n này, b n s i vào th c hi n các thao tác tr c ti p trên Excel.
Th tư ng tư ng b n là trư ng b ph n kinh doanh, b n ư c giao nhi m v thi t
l p k ho ch cho năm ho t ng ti p theo. S d ng Excel giúp b n nhanh chóng
t o ra b ng k ho ch trong năm t i v i ít cơng s c và th i gian hơn.

13

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2
nh p d

li u trong Excel

1.

M /t o m t b ng tính m i n u c n

2.

Ch n ô b n mu n nh p d li u

3.

Nh p d li u b n mu n ưa vào
B n có th nh p tr c ti p ho c nh p trên thanh Formula –
Formula Bar

4.

có th nh p d li u thành
nhi u dòng, b n gi ngun
phím Alt, sau ó nh n Enter.

Nh n Enter ho c Tab khi b n nh p xong d li u
N u b n nh n Enter, b n s xác nh n d li u, sau ó v trí
c ab ns t
ng chuy n sang ơ ngay dư i ô ang nh p d
li u
N u b n nh n Tab, b n s xác nh n d li u nh p vào, sau
ó v trí c a b n s t
ng chuy n sang ô k bên ph i.

5.

Ch

Nh n Esc khi b n mu n thoát kh i ch
b d li u b n nh p vào

nh p d li u và hu toàn

C

Ch nh s a d li u
D li u b n nh p vào khơng ph i hồn tồn ã chính xác. Ngồi ra, ơi lúc b n
cũng có nhu c u ch nh s a l i d li u trên các b ng tính s n có.
thay

i d li u, b n s c n quan tâm t i hai v n

:

Xố tồn b d li u s n có r i thay b ng d li u m i
Gi l i ph n l n d li u s n có, ch thêm b t m t vài thơng tin.
Trong ph n này, b n s xem cách
xố d

có th th c hi n c hai v n

trên.

li u và nh p m i

B n có th ch n vào d li u trong ơ ó, th c hi n thao tác xố
ó nh p m i vào.

xố d li u, sau

Tuy nhiên, cách nhanh nh t là b n kích ch n ơ d li u c n s a, sau ó gõ ln d

li u m i vào.
ch nh s a d

li u

Thao tác v i chu t: b n ch c n nh n kép chu t vào ô c n s a d li u, sau ó kích
ch n vào t ng ph n b n mu n s a ho c s d ng phím mũi tên di chuy n và s a
trong ơ ó
Thao tác bàn phím: b n di chuy n t i v trí mu n s a, sau ó nh n phím F2. Các
thao tác cịn l i tương t như thao tác v i chu t
Th c hi n xong, nh n Enter ho c Tab

Bài 2

xác nh n.

Thao tác v i Excel



14


Bài 2
Ch

D

Ch n vùng trong Excel
M t trong nh ng thao tác không th thi u khi b n làm vi c v i máy tính là thao tác

l a ch n. Vi c l a ch n s giúp b n th c hi n thao tác sao chép d li u, ti t ki m
nhi u công s c cho ngư i s d ng.
C n lưu ý r ng khi có m t vùng l a ch n, vi c s d ng các nút mũi tên lên xu ng
ho c s d ng b t c m t phím nào có tác d ng di chuy n ô hi n t i – active cell; s
làm m t vùng l a ch n.

Ch n m t vùng liên t c
Thao tác l a ch n cơ b n là ch n m t vùng d li u liên t c. Vùng d li u liên t c
ây có th là m t ơ ho c m t t p h p các ô t o thành m t hình ch nh t.
th c hi n thao tác l a ch n s

d ng chu t

1.

Rê chu t vào ơ n m t i góc c a hình ch nh t b n ch n

2.

Nh n và gi nguyên chu t, sau ó kéo t o thành m t hình ch
nh t bao quanh nh ng ơ b n mu n ch n

3.

Th chu t

xác nh n vùng l a ch n

th c hi n thao tác l a ch n v i bàn phím

1.
2.

Nh n gi phím Shift trên bàn phím

3.

S d ng các nút mũi tên

4.

15

Kích chu t ho c di chuy n t i ơ n m

Th phím Shift khi

góc vùng l a ch n

di chuy n t o thành vùng l a ch n

t ư c vùng l a ch n mong mu n

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2

Ch n vùng không liên t c
ôi lúc b n có th c n copy các thơng tin khơng n m liên t c nhau trên b ng tính
Excel, vi c ph i ch n l n lư t nhi u vùng liên t c r i th c hi n t ng thao tác sao
chép s r t m t th i gian và òi h i s kiên nh n quá cao c a ngư i s d ng.
Vi c ch n và ti n hành thao tác sao chép các vùng không liên t c s làm tăng hi u
qu làm vi c.
Ngoài ra, b n có th s d ng các vùng khơng liên t c vào vi c h n ch di chuy n
th a trong khi làm vi c. Các v n này s ư c c p t i ngay trong các ph n h c
ti p theo.
ch n vùng không liên t c

1.

Ch n vùng th nh t

2.

Nh n và gi phím Ctrl

3.

Ch n vùng ti p theo
Th c hi n ti p thao tác ch n cho
c n

4.

Ch

n khi

s vùng b n

Th Ctrl khi th c hi n xong

E

Làm vi c trong vùng gi i h n
Trong ph n xác nh vùng ch n, ta ã nói t i v n làm vi c trong vùng l a ch n.
Vi c làm vi c trong m t vùng l a ch n s r t có l i cho ngư i s d ng do ngư i
dùng không ph i th c hi n các thao tác th a trong quá trình di chuy n.
Hãy th tư ng tư ng r ng b n c n n p các thông tin v s máy l c a nhân viên
trong công ty. Trong hình dư i ây:

Bài 2

Thao tác v i Excel



16


Bài 2
Sau khi n p xong thông tin, b n ph i nh n phím Enter ho c Tab, v trí ti p theo s
là ơ C5 hay D4 tùy theo l a ch n c a b n. Sau ó, b n ph i s d ng các nút di
chuy n t i v trí A5 nh p thơng tin ti p theo.
Khi s d ng thao tác nh p d li u trong m t vùng. Ngay khi b n nh n phím Tab
chuy n sang ơ ti p, thay vì chuy n t i c t D, h p l a ch n s t
ng chuy n t i v

trí A5 b n ti p t c nh p d li u

C n lưu ý r ng vùng l a ch n s b m t khi b n th c hi n các thao tác di chuy n ô
làm vi c – active cell.
tránh i u ó, b n c n chú ý t i cách làm vi c khi ang
trong vùng l a ch n.

Di chuy n Active Cell khi làm vi c trong vùng
Phím mũi tên hay PageUp/PageDown v.v.. s làm di chuy n ô ho t ng – active
cell c a b n.
tránh v n
ó nhưng v n di chuy n ư c trong vùng l a ch n,
b n c n s d ng các phím.
Di chuy n

Phím

Lên

Shift + Enter

Xu ng

Enter

Ph i

Tab

Trái

Th c ra b n ch c n nh các
phím: Enter và Tab. Khi mu n
chuy n ngư c l i, b n k t h p
thêm phím Shift

Shift Tab

S a d li u khi làm vi c trong vùng
s a d li u khi làm vi c trong vùng. B n chuy n t i ô d li u c n s a ch a, sau
ó:
Gõ tr c ti p thông tin c n s a khi b n mu n thay hồn tồn thơng tin s n
có b ng thông tin m i
Nh n F2 r i ch nh s a n u b n mu n s d ng ti p thơng tin s n có.

17

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2
Di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng
Vi c di chuy n ô ho t ng – active cell,
b n có th th c hi n ư c cơng
vi c c a mình. Tuy nhiên, trong nhi u trư ng h p, b n không ch di chuy n ơ ho t
ng mà cịn c n xem d li u thu c nhi u vùng khác nhau trên b ng tính.
di chuy n màn hình khi làm vi c trong vùng

1.

2.

S d ng phím mũi tên

3.

Ch

Trên bàn phím, b t phím Scroll Lock

T t phím Scroll Lock khi khơng cịn c n di chuy n ti p

B n có th s d ng chu t
b ng cách kích chu t vào các
thanh cu n – scroll bar; n m
d c/ngang trên màn hình
Excel.

di chuy n

F

Di chuy n, sao chép, xoá d li u
Ti p sau thao tác l a ch n d li u, b n có th s c n t i vi c sao chép hay di
chuy n d li u b n v a l a ch n. Trong nhi u trư ng h p, vi c l a ch n cũng giúp
b n xố i các d li u khơng c n thi t m t cách nhanh chóng.
i v i các thao tác di chuy n, sao chép hay xoá d li u, b n th y r ng ây u là

nh ng thao tác th c hi n tr c ti p v i d li u c th nào ó. Do v y, b n c n nh :
trư c khi th c hi n thao tác này, b n u ph i l a ch n d li u b n c n.

Di chuy n và sao chép d li u
Di chuy n và sao chép là thao tác ư c r t nhi u ngư i s d ng ưa thích vì thao tác
này t o ra s khác bi t cơ b n gi a vi c t o và i u ch nh thông tin trên máy tính
i v i vi c t o và i u ch nh thông tin trên văn b n vi t tay thơng thư ng.
Thơng tin trong chương trình b ng tính Excel cũng khơng ph i là trư ng h p ngo i
l . Trong nhi u trư ng h p, vi c l a ch n r i di chuy n hay sao chép d li u là
i u r t c n thi t tăng hi u qu làm vi c.
Trong quá trình th c hi n các thao tác này, b n có th xem mơ t trong hình sau:

Bài 2

Thao tác v i Excel



18


Bài 2
Cut/Copy

Clipboard
Paste

Hình 2-1 Thao tác Copy/Paste

Các thao tác v sao chép và di chuy n d li u thông thư ng u s d ng n m t

vùng m trong máy tính, g i là Clipboard. V i vùng m này, các thông tin khi
th c hi n thao tác Cut hay Copy s ư c chuy n vào vùng m này, khi b n th c
hi n thao tác Paste, các thông tin s ư c chuy n t i v trí b n yêu c u.
M t i u b n c n lưu ý trong quá trình th c hi n thao tác sao chép hay di chuy n
là: các vùng l a ch n ph i t o thành m t kh i cân i. B n có th xem mơ t trong
hình dư i ây.
Cut/Copy ư c

Cut/Copy ư c

Khơng Cut/Copy ư c

Khơng Cut/Copy ư c

19

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2
di chuy n d

li u

1.

Ch n vùng thông tin b n c n

2.

Trên thanh menu, ch n Edit → Cut. Phím t t ư c s d ng thay th
là Ctrl + X

3.

Chuy n n v trí b n c n ghi thông tin, ch n Edit → Paste. Phím t t
ư c s d ng thay th là Ctrl + V

sao chép d

li u

1.

Ch n vùng thông tin b n c n sao chép

2.

Trên thanh menu, ch n Edit → Copy. Phím t t ư c s d ng thay
th là Ctrl + C

3.

Chuy n n v trí b n c n ghi thông tin, ch n Edit → Paste. Phím t t
ư c s d ng thay th là Ctrl + V

Sao chép/di chuy n b ng chu t và bàn phím

Trong q trình làm vi c, bàn phím và chu t là l a ch n ưu tiên
nhanh hơn trong m t s trư ng h p.

có th thao tác

Thao tác i v i chu t có th k t h p thêm bàn phím ch cho phép b n di chuy n
hay sao chép d li u trong i u ki n vùng lư ch n là liên t c. Trong trư ng h p
vùng l a ch n không liên t c, b n không th th c hi n ư c thao tác này.
1.

Ch n vùng liên t c

2.

Rê chu t vào ph n vi n en quanh vùng l a ch n, con tr chu t s
có thêm hình b n mũi tên b n chi u

3.

Nh n và gi nguyên chu t vào vùng vi n en

4.

Kéo sang v trí m i. Khi ó trên màn hình s hi n th thông tin v
vùng a ch m i d li u ư c chuy n n.

Th chu t khi b n kéo

Bài 2

Trong trư ng h p l a ch n
vùng không liên t c, b n s
không th y vi n en s
d ng thao tác nh n và kéo
chu t

n vùng thích h p.

Thao tác v i Excel



20


Bài 2
5.

Trong trư ng h p b n nh th c hi n thao tác sao chép – copy, b n
nh n và gi nguyên phím Ctrl trư c khi th chu t. Khi ó, ngồi
thơng tin v vùng d li u m i, bên c nh con tr chu t s có thêm
hình d u c ng.

Sau khi th chu t m i th phím Ctrl.

Xố n i dung c a ơ
xố n i dung c a m t ô trong Excel, b n th c hi n tương t như vi c sao chép
hay di chuy n. Có nghĩa là ph i ch n i tư ng c n tương tác, sau ó th c hi n
thao tác.

Vùng d li u xố trong Excel khơng u c u c bi t như vùng d li u sao
chép hay di chuy n. Vùng d li u xố có th là b t c vùng d li u nào mà b n
có th lư ch n ư c.
xố n i dung ơ

1.

Ch n vùng c n xố

2.

Trên thanh menu, ch n menu Edit → Clear → Content.
Phím t t

Ch

th c hi n ch c năng này là Delete.

G

i n d li u có tính tu n t
B n ã bi t cách nh p d li u vào các ô trong Excel m t cách hi u qu . Bây gi ,
b n mu n ưa vào b ng tính các d li u có tính tu n t .
Các d li u b n c n ưa vào có th là s th t cho m t danh sách thơng tin, có th
là các thơng tin theo d ng ngày tháng v.v..

S d ng ch c năng Auto Fill trong Excel, b n ch c n m t vài thao tác là có th
n p ư c d li u mình c n.

21

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™



Bài 2
D li u tu n t tăng d n
Là d ng d li u có tính ch t chung, có tính ch t tăng ơn gi n như d li u d ng s ,
ngày tháng: chu i d li u tăng d n: 1, 2, 3, 4, 5 v.v..
i nd

li u tu n t

ơn gi n

1.

Nh p d li u cho ô th nh t trong chu i

2.

Rê chu t vào ơ vng nh màu en góc dư i bên ph i ô d li u,
con tr chu t s bi n thành hình ch th p màu en.

3.

Nh n và gi nguyên sau ó kéo chu t
chu i

4.

Th chu t khi

n v trí ơ cu i cùng trong

S d ng phím Ctrl chuy n
t trang thái sao chép d li u
sang tr ng thái i n d li u
tu n t và ngư c l i. Th Ctrl
sau khi th chu t

t k t qu mong mu n

D li u tăng theo quy lu t
B n s d ng cách tăng d li u theo quy lu t khi b n c n tăng d li u theo m t quy
lu t ơn gi n nh t nh: ch ng h n chu i d li u s ch n, chu i d li u s l , d
li u cách nhau m t kho ng c
nh v.v..
tăng d

1.

Bài 2

li u theo quy lu t

N p d li u vào các ô li n k theo quy lu t

Thao tác v i Excel



22


Bài 2
2.

3.

Kéo chu t, s d ng phím Ctrl chuy n tr ng thái t sao chép sang
i n d li u tu n t ho c ngư c l i

4.

23

Rê chu t vào góc dư i cùng bên ph i, khi tr chu t hi n thành hình
ch th p en nh , nh n và gi nguyên chu t

Th chu t khi

t ư c vùng ch n mong mu n

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™

Bài 3
Bài 3

nh d ng d

li u

M c tiêu bài h c
D li u trong Excel cơ b n ư c s d ng tính tốn. Trên th c t , Excel ngồi
vi c s d ng tính tốn cịn có th th hi n và in d li u theo nhi u tiêu chí khác
nhau. Trong ph n bài h c này, b n s xem cách Excel nh d ng d li u, bao g m:
nh d ng ch
nh d ng s
Căn ch nh d li u
nh d ng ư ng
Sao chép

25

nh d ng

Microsoft® Office Excel™ 2003
®
™