LUẬN VĂN: Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất pdf

LUẬN VĂN:

Tổ chức kế tốn tại Cơng ty vật tư
và xuất nhập khẩu hoá chất


Lời nói đầu

“ Học đi đơi với hành” , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta . Học trên
giảng đường những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vào thực tiễn , lý
luận mà khơng có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận sng , cịn nếu ta bắt tay vào thực
tế mà không học , khơng có kiến thức thì khơng thể làm đúng theo yêu cầu của công việc
, nhất lại là làm kế tốn . Vì vậy , sau ba năm ruỡi ngồi trên ghế giảng đường , tiếp thu
kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiều mảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng như chính
trị và nhất là các kiến thức về kế toán . Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên khơng
bị lạc lõng giữa khối lượng kiến thức trên sách vở , cũng như khơng bị bỡ ngỡ , lúng túng
trong q trình đi xin việc cũng như làm việc , nhà trường đã dành một học kỳ cho sinh
viên tiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp với
các hoạt động , công việc cũng như cơng tác kế tốn tại cơ sở thực tập . Thông qua giai
đoạn thực tập tại Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất , em đã được tiếp xúc trực tiếp
thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạt động điều hành , quản
lý trong Công ty . Đây là một giai đoạn đầy khó khăn , lúng túng vì kiến thức trên sách
vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trên thực tế cả về cách quản lý cũng như cơng tác
hạch tốn kế tốn . Mặc dù vậy , trong thời gian tìm hiểu tại Cơng ty vật tư xuất nhập
khẩu hoá chất , trên cở sở vận dụng những kiến thức đại cương cũng như chuyên ngành
vào việc quan sát , đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt được một cách chung nhất ,
khái quát nhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng như
qui trình hạch tốn – kế tốn trong doanh nghiệp . Để thực hiện được điều đó , từ những
ngày thực tập đầu tiên , em đã tiếp xúc với các phịng ban trong Cơng ty , đặc biệt là
phịng kế tốn , với các nhân viên trong phịng nhằm thu thập tài liệu , tìm hiểu về các
khía cạnh cần thiết để viết Báo cáo tổng hợp .

Báo cáo của em bao gồm ba phần như sau :
Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Cơng ty vật tư và xuất nhập
khẩu hố chất
Phần II : Tổ chức kế tốn tại Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất .


Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hố chất .
Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật tư và xuất
nhập khẩu hố chất .
I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hố chất .
Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hố chất ra đời trong hồn cảnh chiến tranh phá
hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nước ta , thấy trước được tình hình
nước ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT vào ngày
4/11/1969 thành lập Cơng ty vận tải hố chất nhằm thực hiện chức năng được giao là cơ
quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chất về mặt quản lý và cung ứng vật tư kỹ
thuật cho tồn ngành hóa chất .
Vào năm 1985 ,khi đất nước vừa thống nhất được 10 năm , Tổng cục hoá chất
nhận thấy trong xu hướng hội nhập tồn cầu hố , nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong nước
ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC – TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Cơng
ty vật tư vận tải hóa chất thành Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hố chất . Ngoài nhiệm
vụ quản lý và cung ứng vật tư kỹ thuật cho tồn ngành hố chất , Cơng ty vật tư và xuất
nhập khẩu hố chất cịn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư , được đảm
nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất , có tư cách
pháp nhân về ngoại thương , có tài khoản ngoại tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối
tác không cần thông qua Tổng cục hoá chất .
Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Cơng ty , vào ngày 4/9/1992 , Tổng cục
hố chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt động của Cơng ty vật tư và
xuất nhập khẩu hố chất , bổ sung kinh doanh các loại nguyên liệu , vật tư , thiết bị dùng
trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm của các xí nghiệp trong cùng ngành , làm dịch

vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia công cơ khí .
Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trưởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập
lại các doanh nghiệp nhà nước , Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất cũng khơng
nằm ngồi quyết định này , do đó Cơng ty cũng đã tiến hành thành lập lại theo quyết định
số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công ty quy định mức vốn hoạt động như sau :


Vốn kinh doanh

: 12.082,0 triệu đồng



Vốn ngân sách nhà nước cấp : 11.414,0 ,,



Vốn tự bổ sung

:

659,0

,,


Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật tư thiết bị , vận tải
, các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phịng , phân bón , phân NPK và
các loại hàng hoá khác .
Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng được theo cơ chế thị trường cũng như xu thế tồn cầu

hố , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức
quốc tế WTO – Tổ chức thương mại thế giới , theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng
quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật tư và
xuất nhập khẩu hố chất .
Theo quyết định này , Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất hạch tốn độc lập
trực thuộc Tổng cơng ty Hố chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư ,
thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế –
xã hội do Nhà nước giao . Công ty có :
1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Import and Export
Corporation )
2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội
3. Có tư cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự
4. Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huy động
5. Con dấu theo quy định của Nhà nước
6. Tài khoản riêng
7. Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hướng dẫn của
Tổng công ty
Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thể phủ nhận
trong nền kinh tế thị trường và là một trong những doanh nghiệp đứng đầu ngành hoá chất
và của Trung ương . Trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng , đến nay Công
ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt được gần 2 tỷ mỗi năm , kết quả này đạt được
là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp
theo .
II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty vật tư xuất nhập khẩu hoá chất
1 . Đặc điểm về ngành nghề .


Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993 của Bộ
Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh như sau : Kinh doanh các loại vật tư ,
thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hố khác .

Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp , kem giặt ,
phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm hoá chất dân dụng .
Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanh như sau :
Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanh xuất nhập khẩu
trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng .
2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá .


Về kinh doanh vật tư , nguyên liệu , máy móc thiết bị :

Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Cơng ty , mang lại doanh thu cũng như lợi nhuận
chủ yếu . Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nước đã được xây dựng từ rất lâu , bên
cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của công ty như : hạt nhựa , hoá chất các
loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC ...), Cơng ty cịn tiến hành kinh doanh
nhiều mặt hàng khác với khối lượng lớn như Soda , các loại hố chất cho sản xuất cao su
, máy móc thiết bị , dây truyền sản xuất ... cho các đơn vị trong và ngồi Tổng cơng ty ,
đặc biệt là lĩnh vực đấu thầu cung ứng các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập
khẩu phục vụ cho đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị
trong ngành . Kết quả đạt được trong việc kinh doanh các mặt hàng này năm 2002 ước
tính doanh thu là khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu tồn cơng ty .


Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón :

Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịu ảnh hưởng
rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên tai , bão lụt thường
xuyên xẩy ra trên khắp thế giới . Năm 2002 doanh thu từ kinh doanh phân bón chỉ đạt
khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụ các loại phân bón cụ thể :


Về kinh doanh các loại phân lân nội địa :

Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các cơng ty Lân Ninh Bình , Lân Lâm Thao
, Lân Văn Điển ...
- Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali .


- Để tăng nguồn thu , cơng ty cịn tiến hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận
vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuê kho bãi , liên doanh
cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu ...
Ngồi ra , Cơng ty cũng tiến hành sản xuất thương phẩm có liên quan đến hố chất
, hàng gia cơng nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù chưa đáng kể .
3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trường kinh doanh .
Khi nước ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thực hiện cơ
chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , với chính sách mở cửa nền kinh tế , mậu dịch
ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo nhiều điều kiên
thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thức mới , đặc biệt là cuộc chiến
chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng như ảnh hưởng của thiên tai lũ lụt liên tiếp
xẩy ra trong nước ở cả ba miền cộng với sự biến động (tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ
dẫn đến sự biến động của giá cả thị trường và cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng
kể ) qui mô hoạt động và thị trường kinh doanh .
Dưới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trường các nước
cũng như nhập khẩu từ các nước sang thị trường Việt Nam thể hiện qui mô hoạt động và
thị trường kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 )
Biểu số 1 : Báo cáo tình hình nhập khẩu cả năm 2002
Danh mục

Đơn vị

Số lượng

Trị giá

Tỉ lệ(%)

Tổng kim ngạch

Usd

50,925.33

18,286,202.04

100

NtTiên

,,

10,818.20

6,020,782.68

32.93

Singapore

,,

450.20

493,969.00

Trung quốc

,,

21,954.20

3,951,660.00

Thuỵ điển

,,

57.80

149,646.00

Đài loan

,,

1,598.46

1,239,612.00

đức

,,

540.00

421,890.00

Nhật bản

,,

3,335.65

2,077,706.36

11.36

Nga

,,

6,538.00

1,054,018.00

5.76

Indonesia

,,

17.00

7,820.00

Malaysia

,,

35.82

44,117.00

21.61

6.78


Ân độ

,,

1,002.00

520,327.00

Thái lan

,,

1,919.00

1,439,095.00

Iran

,,

868.00

396,642.00

A rập xê út

,,

469.00

249,761.00

Mỹ

,,

1,301.00

189,258.00

Pháp

,,

21.00

26,898.00

7.87

( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch )
Như vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy mô hoạt đông
của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trường chính của Công ty là
Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 với những trục trặc do các vấn đề
Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiều khó khăn do đó đây là nơi đầu tư sẽ có
nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công ty phải cẩn thận trong nhập khẩu . Tiếp theo là
đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61 % ) , đây là một thị trường rộng lớn và có nhiều tiềm
năng nên cơng ty cần có biện pháp thúc đẩy nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa . Ngoài ra
Cơng ty cịn tiến hành nhập khẩu từ các nước như Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87%
...
Biểu số 2 : Báo cáo tình hình xuất khẩu năm 2002
Danh mục

Đơn vị

Kim ngạch XK

USD

Myanmar
KCX Tân Thuận

Số lượng

Trị giá

Tỉ lệ(%)

100.00

40,000.00

100

,,

60.00

22,800.00

57

,,

40.00

17,200.00

43

( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phịng kế hoạch )
Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một con số quá
nhỏ , thị trường xuất khẩu thì q eo hẹp , gói gọn . Trong những năm gần đây càng ngày
lượng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vào Myama và khu chế xuất Tân

thuận . Với chức danh là Công ty vật tư XNK hố chất thì đây quả là chưa xứng đáng
với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cần đẩy mạnh hơn nữa tìm kiếm thị trường xuất
khẩu nhằm thu được lợi nhuận từ bên ngoài và thu ngoại tệ vào trong nước .
4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan .
Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hố chất từ nước ngồi về bán
cho các doanh nghiệp nhà nước ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , các mối quan hệ với


các cơng ty ở nước ngồi nói chung là tốt , khơng có các kiện cáo hay phá vỡ hợp đồng
giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối với các đối tác nước ngoài chưa thực sự
rõ ràng , nhưng với việc ký kết các hợp đồng rõ ràng và minh bạch , với đội ngũ những
người ký kết hợp đồng thành thạo cho nên cả 2 bên đều thoả mãn về nhau mà khơng có
khúc mắc gì . Cịn trong q trình bán hàng cho các doanh nghiệp trong nước thì do đây
là chỉ tiêu từ Tổng cơng ty giao xuống nên đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh
doanh cũng như sự quan biết giữa các thành viên trong ban giám đốc do đó chưa có gì
xẩy ra mà khơng được giải quyết kịp thời và tốt đẹp . Ngoài ra , cơng ty cịn tiến hành
liên doanh ( HĐTC) với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) và
Vinachimex( Nhà liên doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên cùng có lợi , doanh thu từ
2 liên doanh này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanh này là bạn của nhau
nên mối quan hệ thật sự tốt đẹp .


III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây .
Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002
Biểu số : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây
( Đơn vị : 1000đ )
Chỉ tiêu

Năm 2000

Năm 2001

Năm 2002

Tổng TSLĐ

147286391

110713615

178137620

Tổng TSCĐ

7804731

1882757

8171135

Tổng TS

155091122

112596372

186308755

Tổng nợ phải trả

136170446

98080263

165374432

Tổng NVCSH

18920676

14516109

20934323

Tổng nguồn vốn

155091122

112596372

186308755

Doanh thu thuần

532180705

540847123

538171556

Giá vốn hàng bán

515511386

520503500

518190277

Lợi tức gộp

16669319

20343623

19981279

Chi phí bán hàng + CPQLDN

16015867

19445742

18992459

Lợi tức thuần từ hoạt động KD

653452

897881

988820

Lợi tức HĐTC

566820

567656

558102

Lợi tức HĐBT

330419

150035

71436

Tổng thu nhập trước thuế

1550691

1615572

1618358

Thuế TNDN

449931

500728

517844

Lợi tức sau thuế

1100760

1114844

1100514

Thu nhập bình qn của CNV

1015000

1176000

1386000

( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 )
Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp
( Biểu số 4) để thấy và so sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ,
qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng qt về kết quả của những cố gắng mà doanh
nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không .
Biểu số 4 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :
Chỉ tiêu
Hệ số tự tài trợ

Năm 2000

Năm 2001

Năm 2002

0.1214

0.173

0.1128


Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn

1.0816

1.128

1.077

Hệ số đầu tư TSCĐ

0.0504

0.0664

0.0438

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

0.291%

0.2987%

0.3007%

Do đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là lượng hàng hố lưu
chuyển nhiều , do đó vốn lưu động của doanh nghiệp là rất cao cịn TSCĐ thì rất nhỏ ,
Năm 2002 : Chỉ riêng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm 95,56% tổng số tài sản , TSCĐ
chỉ chiếm một phần rất nhỏ 4,44% cịn ít hơn cả năm 2001 và 2000 . Hệ số tài trợ tính
bằng Nguồn vốn CSH chia cho Tổng số nguồn vốn thể hiện mức độ độc lập về mặt tài
chính của doanh nghiệp , nó cho biết vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu trong tổng nguồn
vốn , qua bảng trên thấy rằng hệ số này còn rất nhỏ chứng tỏ hầu hết tài sản của doanh
nghiệp đều được đầu tư bằng nguồn vốn vay , do đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất
nhập khẩu do đó cũng là điều dễ hiểu . Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng
đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn ( phải thanh tốn trong vịng một năm hay một chu kỳ
kinh doanh ) , trong 3 năm trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng
tỏ doanh nghiệp có đủ khả năng thanh tốn các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính
của doanh nghiệp là bình thường càng khẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lưu chuyển
vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần và rất cao . Nhìn vào tỷ suất
lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để
tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố
gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợi nhuận . Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã
tăng dần và thuộc vào mức thu nhập khá , đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp
trong việc tăng thu nhập cho người lao động theo từng năm , nhưng so với mức lạm phát
trong những năm gần đây thì mức tăng này cũng chưa phải là cao bởi nếu so với mức
tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trước thì mức tăng thu nhập như
vậy cũng chưa đảm bảo cho lắm . Lợi nhuận của cơng ty có được là từ hoạt động kinh
doanh ( chiếm khoảng ) , ngoài ra cịn do thu nhập từ hoạt động tài chính ( chiếm tới )
mà chủ yếu là từ các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và

các khoản đầu tư dài hạn khác ) . Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và
một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị cịn lại của TSCĐ .
Nhìn chung tình hình tài chính cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt
, các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo , các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời


gian là dấu hiệu tốt . Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cần tăng
thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp được đảm bảo hơn nữa .
Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp là
kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho th tài chính do đó cần tăng cường
thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa .
IV . Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá
chất
1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty
Để cho q trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở
các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên , liên tục thì một vấn đề thiết yếu
là phải tái sản xuất sức lao động . Vì vậy , tìm hiểu về lao động trong công ty là công việc
quan trọng khi tiến hành tìm hiểu tổng quan về cơng ty . Sau đây là biểu cơ cấu lao động
của công ty ( Biểu số 5)
Biểu số 5 : Cơ cấu lao động trong công ty
Chỉ tiêu

Tổng số

Số lượng

CNV

Tỉ lệ (%)

(người)

Giới tính :
-

Nam

-

276

Nữ

195

70.66

81

29.34

52

18.84

40

14.49

Trình độ :

-

Đại học

-

Cao đẳng

-

Trung cấp

37

13.41

-

Nhân viên và thợ kỹ thuật

147

53.26

-

Thuộc CNVCNN

3

1.08

-

Hợp đồng dài hạn

98

35.51

-

Hợp đồng ngắn hạn

175

63.41

-

Văn phòng cơng ty ( Hà Nội )

35

12.68

-

Xí nghiệp ( Hà Tây )

101+11Mùa vụ

40.58

-

Chi nhánh TPHCM

48+40 Mùa vụ

31.88

-

Chi nhánh Hải Phòng

36

13.04

276

276

276


-

Chi nhánh Đà Nẵng

5

1.82

( Trích từ báo cáo lao động của phịng tổ chức )
Cơng ty có tổng cộng là 276 người , ngồi số lượng trên cịn có một số nhân viên
đang đi học văn bằng II theo sự hỗ trợ về mặt tài chính của cơng ty , trong số 3 người là
viên chức nhà nước là GĐ, PGĐ , Kế tốn trưởng , cịn lại là hợp đồng dài hạn và ngắn
hạn . Nhìn chung , với con số theo báo cáo này thì đây là cơng ty có mặt bằng trình độ
cịn khơng được cao lắm ( so với các công ty khác trong cùng một ngành ) , điều này có
thể gây một số bất lợi trong việc điều hành và quản lý bởi đây là cơng ty có cả nhiệm vụ
xuất nhập khẩu cần một trình độ hiểu biết sâu rộng về các kiến thức trong quản lý cũng
như trình độ trong sản xuất để đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật cũng như kinh doanh .
Theo báo cáo thì doanh thu của xí nghiệp không cao lắm trong khi số lượng lao
động là khá cao , như vậy nó sẽ chiếm một tỷ lệ lương nhiều hơn mức cần thiết , vì vậy
doanh nghiệp cần xem xét thu hẹp sản xuất hoặc nâng cao trình độ để đẩy mạnh sản xuất
hơn nữa nhằm thu được hiệu quả cao hơn .
Để khơng lãng phí khối lượng lao động khơng có cơng việc ổn định nên công ty đã
tiến hành thuê lao động theo mùa vụ , đây là cách quản lý tốt nhằm tiết kiệm chi phí và
khơng mất thêm nhân viên quản lý khối lượng lao động này .
2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty .
Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thương mại nên tổ chức quản lý và
sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phân chia trách nhiệm
rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảo tăng hiệu quả trong kinh
doanh .
Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , nghĩa là các nhân viên trong
công ty tổ chức thực hiện theo một đường thẳng , người thừa hành chỉ nhận và thi hành
mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp người phụ trách chịu trách nhiệm hồn
tồn về kết quả cơng việc của những người dưới quyền mình . Giám đốc được sự giúp

sức của các phòng ban chức năng , các chun gia trong việc suy nghĩ , tìm tịi , nghiên
cứu tìm những giải pháp tối ưu cho các vấn đề quản lý . Tuy nhiên , quyền quyết định
vẫn thuộc về giám đốc . Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên
cứu , đề xuất khi được thủ trưởng thông qua biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên
xuống dưới . Dưới đây là mơ hình tổ chức quản lý của cơng ty ( Sơ đồ số 1 ) :


Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty

Giám đốc

Phó giám
đốc

P. Tổ
chức ,

P.Kế
hoạch

Chi nhánh
vật tư XNK
hố chất

P.Vận
tải

Chi nhánh
vật tư XNK
Hải Phịng

P.Kế
tốn,

P.Xuất
nhập

Chi nhánh
vật tư
hóa chất

P.Xây
dựng cơ

Xí nghiệp
vật tư vận
tải Hố

( Trích tài liệu từ Phịng tổ chức )
Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban :
Giám đốc Cơng ty là người chịu trách nhiệm duy nhất trước Tổng cơng ty quyết
định tồn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của cơng ty .
Phó giám đốc giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự
giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về các nhiệm vụ
được Giám đốc giao và uỷ quyền .
 Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vật tư , thiết
bị , các loại hố chất , phân bón , các ngun liệu hố chất và các loại hàng hoá khác
.Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuất khẩu của giám đốc giao ,
hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có hiệu quả .Thực hiện đầy
đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá , quản lý luồng hàng hoá ra vào cảng một cách

chính xác .
Phịng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty , nghiên
cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhân viên hợp lý ,
đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ . Nghiên cứu cải tiến tổ
chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vị trong phạm vi công ty .


Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty , tiến
hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản . Dự tốn kinh phí , vật tư xây dựng
đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xin cấp phát vốn để trình
Tổng cơng ty hố chất duyệt .
Phịng kế hoạch : Nghiên cứu , nắm vững chỉ thị , nghị quyết và chỉ tiêu kế hoạch
của Tổng công ty giao cho Công ty . Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các
mặt : Tài chính , lao động và tiền lương , kỹ thuật cơ bản , vận chuyển trình Giám đốc ký
duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện
Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kế hoạch vận
chuyển và có biện pháp chỉ đạo cơng tác giải toả cảng nhanh . Nắm chắc số lượng , chất
lượng phương tiện vận tải của Công ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận
chuyển hàng hố cho khách hàng khi có u cầu .
Xí nghiệp vận tải hố chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm cơ khí
, phân bón NPK , kinh doanh vật tư , thiết bị , các loại hoá chất , sửa chữa trung đại tu ô
tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá .
Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng : vật tư ,
thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết các hợp đồng kinh tế .
Ngoài ra , chi nhánh TPHCM cịn có thể trực tiếp xuất nhập khẩu uỷ thác các hợp đồng
kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàng trong nước do công ty uỷ nhiệm .


Phần II : tổ chức kế tốn tại Cơng ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất
I - Đặc điểm quản lý tài chính

Đặc điểm quản lý tài chính của công ty được quy định như sau :
Được sử dụng vốn và các quỹ khác của công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất kinh
doanh theo ngun tắc có hiệu quả , bảo tồn và phát triển vốn , trường hợp sử dụng các
loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loại vốn và quỹ đó thì phải theo
ngun tắc có hồn trả , có thể tự huy động vốn trong cơng nhân viên chức và ở ngồi
cơng ty để đầu tư phát triển và hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức
sở hữu nhà nước của cơng ty , được phát hành trái phiếu theo quy định của nhà nước .
Trong qúa trình hoạt động sẽ hình thành các quỹ đầu tư phát triển , quĩ khen thưởng , quĩ
phúc lợi , quĩ dự trữ tài chính và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hướng dẫn của
Bộ tài chính và của Tổng cơng ty được hội đồng quản trị phê duyệt , được sử dụng các
quỹ nêu trên theo quy định của pháp luật . Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước ,
lập các quĩ theo quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho người lao động theo cống
hiến của mỗi người và kết quả kinh doanh .
Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụng và quản
lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán và các chế độ khác về
tài chính theo qui định của nhà nước và Qui chế tài chính của Tổng cơng ty . Ngồi ra ,
trách nhiệm của Ban lãnh đạo Cơng ty là phải cơng bố cơng khai tình hình tài chính trong
năm cho công nhân viên chức và các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về
hoạt động của công ty khi tiến hành tổng kết cuối năm .
II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
1 - Phương thức tổ chức bộ máy kế toán .
Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế tốn của cơng ty tổ chức theo
phương thức trực tuyến chức năng tức các cơng việc liên quan đến phịng kế tốn thì kế
tốn trưởng ( trưởng phịng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổng hợp , cịn kế tốn
tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyển đến và tổng hợp đưa ra các
báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh .
Theo hình thức này , tồn đơn vị khơng chỉ lập một phịng kế tốn duy nhất để thực hiện
tồn bộ cơng tác kế tốn ở xí nghiệp , chi nhánh , mà ngồi phịng kế tốn tổng hợp ở văn
phịng tại trụ sở chính , ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh

Thành Phố Hải Phịng vẫn có bộ phận kế tốn riêng , phịng kế tốn tổng hợp ở văn
phịng làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh
2 - Cơ cấu lao động kế tốn
Do quy mơ hoạt động của cơng ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnh thành , cộng
với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phịng kế tốn có 8 nhân viên kiêm các công
việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đại học , trong đó có cả những người
khơng phải chun nghành kế tốn , có 2 người đang đi học thêm văn bằng hai ( chiếm
25%) , do tính chất cơng việc cần sự kiên trì và cẩn thận , vì vậy chỉ duy nhất có một
nhân viên là nam cịn lại 7 nhân viên là nữ , điều này tạo ra khá nhiều khó khăn cho
phịng trong các cơng việc cần địi hỏi có sức khoẻ như đi lại , thanh toán và quan hệ với
ngân hàng , các đối tác ... Phịng kế tốn là nơi tập trung trình độ cao so với các phịng
ban khác do cơng việc cần thiết phải có trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đưa ra các
thông tin cho Giám đốc cũng như các phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạt động
kinh doanh .
3 - Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn .
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình sau : ( Sơ đồ số 2 )


Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán
trưởng

Kế toán
tổng hợp

Kế
thanh
toán
theo

toán

Kế toán
các nghiệp
vụ mua bán
hàng hoá

và

Bộ phận kế
tốn chi

Bộ phận kế
tốn xí
nghiệp

Kế tốn
ngân
hàng

Thủ quỹ

Bộ phận kế tốn
chi nhánh TP
Hải Phịng

( Trích tài liệu từ Phịng kế tốn )
Phịng kế tốn có các chức năng , nhiệm vụ sau :
 Ghi chép , tính tốn , phản ánh số hiện có , tình hình ln chuyển và sử dụng tài

sản , vật tư , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinh doanh của đơn vị .
 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạch thu , chi tài
chính , tiến hành thu , nộp , tính tốn , kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản ,
vật tư , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ơ ,
lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nước .
 Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh
, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ công tác lập và theo dõi
thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thơng tin tài chính . Phản ánh , giám
đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ
xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương .
Chức năng của các nhân viên trong phịng kế tốn :
Kế tốn trưởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thơng tin tài chính của doanh
nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với q trình phân tích và ra quyết định . Kế toán
trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời phát
hiện ra sai sót trong tiến trình công việc .


Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã được đưa vào máy từ các phần hành
khác nhau tổng hợp , đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập các báo cáo tài chính theo
yêu cầu của kế tốn trưởng . Ngồi ra kế tốn tổng hợp còn theo dõi về sự tăng , giảm ,
hao mịn của TSCĐ trong cơng ty .
Kế tốn nghiệp vụ mua , bán hàng hố : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi , quản lý
từ quá trình mua bán với nước ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong và ngồi nước hàng
hố do cơng ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phát sinh , thực hiện ngiêm túc
nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý
hoạt động xuất nhập khẩu .
Kế toán thanh toán , tiền lương : Tiến hành thanh toán cho các đối tượng cần thiết
, theo dõi và thanh tốn tiền lương cho cơng nhân viên trong cơng ty và tiến hành nhập
vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,
Kế toán ngân hàng : theo dõi việc vay vốn , thanh toán với ngân hàng để thực hiện

các hợp đồng mua bán với nước ngoài .
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt tại quỹ , bảo toàn tiền tại quỹ , bảo quản
số dư trên cơ sở tiền mặt .
Bộ phận kế tốn ở các chi nhánh và xí nghiệp : thực hiện các bút toán cần thiết
cũng như theo dõi các nghiệp vụ phát sinh , tỗng hợp và cuối cùng báo cáo về văn phòng
để tổng hợp đưa ra báo cáo chung tồn cơng ty .
4 - Mối quan hệ bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Cơng ty
Phịng kế tốn ghi chép tồn bộ q trình hoạt động của cơng ty , do đó nó liên
quan đến toàn bộ : Từ các nhân viên đến các phòng ban , đến các chi nhánh , mối liên hệ
này là mối liên hệ hai chiều , các phòng ban khác cung cấp các hoá đơn , chứng từ ( Ví
dụ như phịng xuất nhập khẩu cung cấp các hố đơn , các hợp đồng cho phịng kế tốn ) ,
phịng kế tốn có nhiệm vụ cấp các chi phí cho các phịng ban và các nhân viên để sau đó
ghi vào chi phí của tồn doanh nghiệp . Phịng kế tốn cung cấp các số liệu cho Phịng Kế
hoạch để tiến hành lập báo cáo và lập kế hoạch cho năm sau , Phịng kế tốn và phịng
vận tải phải trao đổi các thông tin về các hợp đồng để tiến hành vận chuyển cho đúng thời
hạn và đúng tiến độ của hợp đồng .
III - Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn .


1 - Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán
Nét đặc trưng của hạch toán kế toán là giá trị pháp lý đầy đủ của những thông tin
thu thập được , nó được chứng minh cho mỗi nghiệp vụ được phản ánh . Tổ chức chứng
từ là thiết kế khối lượng cơng tác hạch tốn ban đầu trên hệ thống bảng từ hợp lý , hợp
pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định . Đối với công ty , căn cứ vào
quyết định số : 1141 - TC /QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài
chính , căn cứ vào tình hình cụ thể của công ty cũng như căn cứ vào từng đối tượng quản
lý , từng loại nghiệp vụ mà xây dựng cho công ty một hệ thống chứng từ hợp lý , hợp
pháp đã được duyệt bởi Bộ tài chính và của Tổng công ty . Tuỳ theo từng phần hành mà
sẽ có hệ thống những chứng từ riêng , vì vậy phần này sẽ được đi sâu hơn trong phần tiếp
theo của báo cáo .

2 - Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán .
Tổ chức tài khoản kế tốn chính là q trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch
toán kế toán cho các đối tượng hạch tốn kế tốn nhằm cung cấp các thơng tin tổng quát
về từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị . Dựa trên quyết định
số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng như đặc thù về quản lý
của đơn vị mình , kết hơp với cơng ty phần mền kế tốn INFOBUS – VD xây dựng một
hệ thống tài khoản nhìn chung là giống với hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành
, ngồi ra cịn có các tài khoản đặc thù cho riêng đơn vị . Công ty đã sử dụng cả hệ thống
tài khoản ghi kép và ghi đơn ( Tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có ) ,
sử dụng tài khoản dự phòng , sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng như tài khoản nguồn
kinh phí . Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu tư tài chính ngắn hạn , TSCĐ th tài
chính , TSCĐ vơ hình , nợ dài hạn và nợ khác là khơng sử dụng đến hồn toàn . Về chi
tiết các tài khoản đặc thù sẽ được đề cập rõ hơn ở phần sau .
3 - Đặc điểm tổ chức sổ kế tốn .
Vì doanh nghiệp sử dụng tồn bộ bằng máy vi tính , do đó tổ chức ghi sổ kế tốn khơng
trực tiếp giống hình thức nào cả , nhưng nói chung thì hình thức được báo cáo là tổ chức
theo Nhật ký chung , cứ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các kế toán viên tiến hành
nhập dữ liệu vào máy tính , vào cuối tháng in ra sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản
và các báo cáo cần thiết theo qui định của Bộ tài chính .Theo báo cáo tài chính năm 2002
của cơng ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung .


Sơ đồ số 3 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty
Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ chi tiết

Sổ cái các TK

Báo cáo tài
chính

Chú thích :

: Ghi hằng ngày
Ghi theo định
kỳ

4 - Đặc điểm các Báo cáo tài chính .
Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm , báo cáo tài
chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh , Bản thuyết minh
báo cáo tài chính , ngồi ra cịn có giải trình quyết tốn tài chính , niên độ kế toán bắt đầu
từ 1/1/N đến 31/12/N . Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành
theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính .
Mẫu của Bảng cân đối kế tốn giống với quy định của Bộ tài chính ( Phụ lục 1 ) , Bảng
kết quả kinh doanh cũng giống như quy định của Bộ tài chính bao gồm 2 phần : Phần 1 Lãi , Lỗ và Phần 2 - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước . Trong bản
thuyết minh Báo cáo tài chính bao gồm các khoản mục : Đặc điểm của doanh nghiệp ,
Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp , Chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính
( Gồm : Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố , Tình hình tăng , giảm tài sản cố định ,
Tình hình thu nhập của cơng nhân viên , Tình hình tăng giảm tài sản cố định , Các khoản
phải thu và nợ phải trả và Tình hình tăng giảm các khoản phải đầu tư vào các đơn vị
khác ) , Giải thích và thuyết minh một số tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh , Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp ,
Phương hướng sản xuất kinh doanh trong kỳ tới và mục cuối cùng là Các kiến nghị . Nói
chung Báo cáo tài chính của doanh nghiệp là đầy đủ ( chỉ thiếu Báo cáo lưu chuyển tiền


tệ nhưng đây là báo cáo không bắt buộc ) , đúng theo quy định của Nhà nước về lập và
gửi Báo cáo tài chính , ngồi ra do doanh nghiệp phải lập gửi lên Tổng cơng ty do đó cần

có sự chi tiết và rõ ràng các chỉ tiêu trong báo cáo .
IV - Đặc điểm quy trình kế tốn của các phần hành kế tốn của Cơng ty vật tư và
xuất nhập khẩu hoá chất
Dựa trên những quyết định , chế độ chung do Bộ tài chính quy định , mỗi một
doanh nghiệp sẽ có cách vận dụng khác nhau như : thêm hoặc bớt chứng từ , chi tiết các
tài khoản nhằm phù hợp với hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp mình . Vì vậy
tìm hiểu những khác biệt đó để có cái nhìn tổng quát về các phần hành kế toán là một
điều cần thiết .
1- Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về ngân hàng .
Đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu , việc mua bán bằng tiền Việt
Nam , bằng ngoại tệ qua ngân hàng là thường xuyên , vì vậy , việc theo dõi riêng về mua
bán , vay ngoại tệ ,với chế độ chứng từ , tài khoản riêng ... là điều cần thiết nhưng phải
tuân theo các chế độ chung của Bộ tài chính . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì
ngun tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : Qui đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá bình
quân tháng của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam và Ngân hàng Công thương Việt Nam
theo đúng chế độ hạch toán ngoại tệ của Bộ tài chính ban hành .
a) Chứng từ sử dụng :
-

Giấy báo số dư khách hàng

-

Uỷ nhiệm chi

-

Đơn xin mua ngoại tệ

-

Uỷ nhiệm thu

-

Lệnh chuyển có

-

Giấy nộp tiền ngân phiếu thanh tốn

b) Quy trình ln chuyển chứng từ . ( Sơ đồ 4 )
+) Thu qua ngân hàng
Sơ đồ 4 : Quy trình luân chuyển chứng từ
Người
mua (
Khách nợ

1

2

Thủ quỹ

Kế tốn
ngân hàng
3

2

Ngân hàng

Chú thích : ( 1) Khách nợ gửi
giấy báo trả tiền cho kế toán
vốn bằng tiền , thanh toán , và
các chứng từ thanh toán cho thủ
quỹ ( uỷ nhiệm chi , sec chuyển
khoản , sec tiền mặt ... )
(2) : Thủ quỹ làm thủ tục thu
tiền ngân hàng
(3) : Ngân hàng gửi giấy báo có


c) Tài khoản sử dụng
Ngồi các tài khoản bình thường trong hệ thống tài khoản được quy định bởi Bộ
tài chính , trong phần hành kế tốn ngân hàng cịn sử dụng một số tài khoản chi tiết sau :
-

TK1111 : Tiền mặt tại quỹ

-

TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng công thương
o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng ngoại thương
o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng đầu tư

-

TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )

-

TK1123C : Kí quỹ ngân hàng cơng thương

-

TK1123N : Giữ hộ ngoại tệ Ngân hàng ngoại thương

-

TK1124T : Ký quỹ đảm bảo tiền vay

-

TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( USD)

-

TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư

-

TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương ( VNĐ)

-

TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thương ( VNĐ)

d) Qui trình hạch tốn . ( Sơ đồ 4 )

Công ty tiến hành ghi sổ kế tốn như sau :
Sơ đồ 5 : Qui trình hạch toán tiền mặt , tiền gửi ngân hàng :
Chứng từ tiền mặt , TGNH
, tiền vay

Sổ nhật ký chung

Sổ quĩ
Sổ , thẻ kế tốn
chi tiết

Sổ cái TK111,112
Báo cáo tài chính


Chú giải :

: Ghi hàng ngày
: Lên báo cáo theo định kỳ

Khơng giống như làm kế tốn bằng thủ cơng , làm kế tốn bằng máy tính đơn giản hơn
nhiều bởi lẽ công ty đã thiết lập một phần mền riêng cho công ty , với phần mềm này , tất
cả các chứng từ , sau khi đã đầy đủ tính pháp lý , sẽ được nhập vào máy và sau đó , vào
cuối mỗi tháng , q , năm sẽ in ra 2 sổ , đó là sổ chi tiết tài khoản và sổ tổng hợp cho các
tài khoản .
Sổ chi tiết , tổng hợp có dạng sau :


Sổ chi tiết tài khoản
1111- Tiền mặt tại quỹ

Kỳ phát sinh : Từ ngày ... đến ngày ...
Trang :...
Dòng trong

Chứng từ gốc

Diễn

từ

Chứng

Số

Phát sinh

Phát sinh

giải

sổ chứng

TK
đối

Nợ

Có

ứng

VNĐ

VNĐ

Ngày

từ

Cộng
Số dư đầu kỳ ( VNĐ) : NO ...
Số dư cuối kỳ (VNĐ) : NO ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập

Kế toán trưởng

Giám đốc

Sổ cái tài khoản : 1121N
Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương
Kỳ phát sinh : Từ ... đến ...
Trang :...
Tài khoản đối ứng
Tên gọi

Số phát sinh

Mã hiệu

Phát sinh Nợ (

Phát sinh Có ( VNĐ )

VNĐ)

Tổng cộng
Số dư đầu kỳ ( VNĐ ) : NO ...
Số dư cuối kỳ ( VNĐ ) : NO ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập

Kế tốn trưởng

Giám đốc

Vì đây là làm kế tốn bằng máy tính do đó có sự khác nhau so với ghi bằng sổ
sách , Sổ chi tiết có hình dạng giống như Sổ nhật ký chung , chỉ khác là cột “ Ngày tháng
ghi sổ” được thay bằng “ Dòng Trong sổ chứng từ” tức các dịng trong máy tính . Cịn Sổ
cái các tài khoản đã được đơn giản hoá đi nhiều so với khi học , có thêm dịng Mã hiệu vì


trong khi làm Kế tốn bằng máy tính thì tát cả các tên gọi hầu như đều được mã hoá cho
rễ sử dụng , vì đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó có sử dụng nhiều
bằng ngoại tệ , trong 2 sổ quy định rõ ràng ghi bằng VNĐ để cho thống nhất .
Ngoài 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp , trong nghiệp vụ về tiền vay , kế tốn cịn sử
dụng bảng kê vay ngân hàng , có dạng :
Bảng kê vay ngân hàng tháng : ...
TT Tên khách
hàng

Tên

Số tiền

Số hố

Tỉ giá

Ngày

Ngày

Ghi

hàng

vay

đơn tín

vay

nhận

thanh

chú

nợ

tốn

dụng

Với bảng kê vay ngân hàng này , cuối tháng kế tốn dễ dàng tính được số tiền vay , thời
hạn thanh tốn để kịp thời có kế hoạch trả nợ và vay nợ .
2 - Đặc điểm phần hành kế toán tài sản cố định
Yêu cầu của phần hành này là phải theo dõi được các thông tin về TSCĐ như : số
lượng , cung cấp các thơng tin về ngun giá , giá trị hao mịn , giá trị cịn lại . nguồn
hình thành tài sản và sự biến động tăng , giảm . Theo quy định trong Báo cáo tài chính thì
ngun tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại , phương pháp khấu hao
theo đường thẳng , TSCĐ tăng là do sữa chữa nâng cấp và xây dựng mới nhà cửa , vật
kiến trức , mua sắm mới máy móc thiết bị dụng cụ quản lý và phương tiện vận tải ,truyền
dẫn . Còn TSCĐ giảm thường là do thanh lý phương tiện vận tải , truyền dẫn như : Xe
chuyên chở hàng hoá đã hết thời hạn sử dụng , các máy tính đã cũ , hỏng ...
a) Chứng từ :
-

Biên bản giao nhận TSCĐ

-

Thẻ TSCĐ

-

Biên bản thanh lý TSCĐ

-

Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành ( Sở dĩ doanh nghiệp có

phịng XDCB có nhiệm vụ hàng năm tiến hành xây dựng , sữa chữa lớn kho , bãi để cho
thuê và chứa hàng hoá ... như đến năm 2003 thì “ Trung tâm giới thiệu và kinh doanh sản
phẩm hố chất và Văn phịng làm việc của công ty” sẽ bắt đầu khởi công .
b) Qui trình luân chuyển chứng từ TSCĐ ( Sơ đồ 6)