Cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hơp tác lao động( OLECO)

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao nhiệm vụ quyền hạn nhất
định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý tổ chức
và tiến tới đạt mục tiêu chung. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
có vai trò quan trọng, có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Trong giai đoạn cạnh tranh và hội nhập như hiện nay đòi hỏi bất kỳ một
tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải năng động nắm bắt kịp sự
thay đổi của thị trường. Muốn như vậy việc đầu tiên là tổ chức phải có một cơ
cấu tổ chức quản lý có hiệu quả. Chính vì thế cải tiến bộ máy quản lý của
công ty là công việc bắt buộc khi trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý còn bộc lộ những hạn chế và chưa phù hợp với yêu cầu của môi
trường kinh doanh.
Hiện nay công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động là một
doanh nghiệp nhà nước mới tiến hành sang cổ phần hoá. Do chuyển sang loại
hình sở hữu mới mặc dù đã có những thay đổi cơ chế tổ chức bộ máy quản lý
song trên thực tế quá trình hoạt động gắn với môi trường kinh doanh bộ máy
cơ cấu này còn bộc lộ nhiều hạn chế chính vì vậy đòi hỏi phải được cải tiến để
thích nghi với môi trường, nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh.
Trong thời gian đi thực tập tại công ty, xuất phát từ những tìm hiểu, nghiên
cứu của bản thân, em đã quyết định lựa chọn đề tài: "Cải tiến cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hơp tác lao
động( OLECO)" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục đích của đề tài : nhằm hoàn thiện kiến thức đã học , tiếp thu tích luỹ
thêm kinh nghiệm thực tiễn.
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu : cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công
ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động(OLECO), các phòng ban

chức năng, vị trí quản lý của công ty.
Đề tài sử dụng số liệu sơ cấp, thứ cấp, đó là số liệu thống kê của công ty
và phương pháp thống kê để tổng hợp đánh giá.
Bố cục của đề tài:
Chương I: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong
một tổ chức
Chương II: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công
ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO)
Chương III: Một số giải pháp nhằm cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý tại công ty Cổ phần xây dựng, dich vụ và hơp tác lao động ( OLECO)
Do nôi dung đề tài khá phức tạp và năng lực trình độ hạn chế , thời gian
không có nhiều nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em kính
mong nhận được những đóng góp , sự chỉ bảo của thầy giáo. Đồng thời em
cũng xin cảm ơn các cô chú trong phòng tổ chức hành chính đã tạo điều kiện
giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như cung cấp số liệu và đóng góp ý
kiến để em hoàn thành chuyên đề này.
CHƯƠNG I
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TRONG MỘT TỔ CHỨC
1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM
1.1.1.Cơ cấu
" Cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra thành những bộ phận nhỏ theo những
tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng
riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu
chung"( Tiến sỹ Trần Xuân Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hội- Nhà
xuất bản lao động xã hội- 2001-trang 31)
1.1.2 Tổ chức
" Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác với nhau, cùng

làm việc hướng tới các mục tiêu chung, và mối quan hệ làm việc của họ được
xác định theo cơ cấu nhất định"( Ducan, 1981) ( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- Giáo
trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 207)
" Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp
hoạt động với nhau nhằm đạt mục tiêu chung".( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn - Giáo
trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản thống kê 2003- trang 208)
Mỗi khái niệm về tổ chức lại nhấn mạnh vào các khía cạnh khác nhau. Nếu
như khái niệm thứ nhất của Ducan nhấn mạnh về yếu tố con người trong tổ
chức thì định nghĩa thứ hai nhấn mạnh vào sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng
tạo nên tổ chức.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
" Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và
quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức" ( Griffin và Moorhead
2001). (Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn- giáo trình hành vi tổ chức- Nhà xuất bản
thống kê 2003- trang 208)
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
" Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân ) có mối
liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ
quyền hạn và trách nhiệm nhất định , được bố trí theo những cấp, những
khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới
những mục tiêu đã xác định" ( Tiến sỹ Đoàn Thị Thu Hà, Tiến sỹ Nguyễn
Thị Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị học- Nhà xuất bản Hà Nội- trang 170)
Cơ cấu tổ chức xác định các công việc được chính thức phân công tập
hợp như thế nào. Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức chính là bố trí, sắp
xếp và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt được
những mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức được thể hiện rõ trong sơ đồ cơ cấu
tổ chức.
1.1.4 Bộ máy quản lý
" Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực

kỳ quan trọng, ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức vì nó là trung
tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức"( Tiến sỹ Trần Xuân
Cầu- Giáo trình Phân tích lao động xã hôi- Nhà xuất bản lao động xã hội
2002- trang 32)
1.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
" Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những
trách nhiệm và quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện
chức năng quản lý tổ chức và tiến tới mục tiêu xác định" ( GS.TS Nguyễn
Thành Độ và TS Nguyễn Ngọc Huyền- Giáo trình quản trị kinh doanh- Nhà
xuất bản lao động xã hội- 2004 - trang 142).
1.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1. Các yếu tố hình thành nên cơ cấu tổ chức
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.2.1.1 Chuyên môn hoá công việc
Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động được hiểu là một
công việc không chỉ do một cá nhân thực hiện mà được chia thành nhiều bước
do một cá nhân riêng lẻ hoàn tất.
1.2.1.2 Bộ phận hoá
Sau khi phân công công việc theo chuyên môn hoá, việc tập hợp các công
các loại dịch vụ , sản phẩm của tổ chức
- Bộ phận hoá theo khách hàng do khách hàng trong mỗi bộ phận có việc
đó thành các nhiệm vụ chung để phối hợp với nhau. Bộ phận hoá theo đó là
cách mà những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhau và được phân bố
cho những nhóm làm việc.
Có 4 phương pháp bộ phận hoá
- Bộ phận hoá theo chức năng: là tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công
việc dựa trên các chức năng kinh doanh như marketing, sản xuất, quản trị
nhân lực, tài chính

- Bộ phận hoá theo sản phẩm : các nhiệm vụ cũng được phân bố hoá dựa
trên những loại vốn và nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà
chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hang.
Bộ phận hoá theo khách hàng có thể dẫn đến việc ít chuyên sâu vào quá
trình hoạt động vì người lao động trong tổ chức còn phải hoạt động để
thực hiện bất kỳ một công việc nào cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ
với khách hàng.
- Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ: là những nhóm hoạt động
hay những nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý.
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.2.1.3 Phạm vi quản lý
Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp
mà một người quản lý có thể điều hành hiệu quả
Phạm vi quản lý rộng và hẹp:
+ Phạm vi quản lý rộng: khi có số lượng lớn nhân viên chịu giám sát
trực tiếp của người quản lý
+ Phạm vi giám sát hẹp: được xác định khi một nhà quản lý điều hành
một số lượng nhỏ nhân viên dưới quyền
1.2.1.4 Tập quyền và phân quyền
Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tập
chung ở cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức
Phân quyền là tổ chức mà ở đó các quy định về tổ chức đều có sự tham
gia đóng góp của nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất
Tập quyền và phân quyền là hai khái niệm mâu thuẫn nhưng cùng
thống nhất trong một tổ chức. Để quản lý tốt không chỉ biết tập quyền mà còn
đòi hỏi phân quyền. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới một
quy mô và một trình độ phát triển nhất định khiến cho người lãnh đạo không
thể đảm đương mọi việc quản lý của tổ chức
Bên cạnh khái niệm tập quyền và phân quyền còn một khái niệm

thường được sử dụng trong tổ chức đó là uỷ quyền. Uỷ quyền là hành vi cấp
trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện
những công việc nhất định. Như vậy uỷ quyền cũng là một hình thức của
phân quyền nhưng nó không phân quyền hoàn toàn mà vẫn gắn liền với người
lãnh đạo uỷ quyền, người được uỷ quyền ra quyết định dựa trên cơ sở nhân
danh , không những phải tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước
người trao quyền mà còn phải chịu trách nhiệm trước tổ chức
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.2.1.5 Chính sách hoá.
Là mức độ tiêu chuẩn hoá của các công việc và hoạt động của người lao
động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức.
Mục đích: Dự đoán và kiểm soát hành vi của người lao động khi họ
thực hiện công việc trong tổ chức.
1.2.1.6 Hệ thống điều hành
Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên
tục từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất của tổ chức( Tiến sỹ Bùi Anh Tuấn-
giáo trình hành vi tổ chức- NXB thống kê- 2003- trang 219)
Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý , đưa ra các
mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành
Hệ thống điều hành có mối quan hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý. Phạm
vi quản lý có thể ảnh hưởng tới lượng quyền lực cấp bậc trong tổ chức. Nếu
phạm vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực giảm đi còn nếu phạm vi quản
lý hẹp thì số cấp bậc quyền lực tăng. Hệ thống điều hành cũng liên quan đến
quy mô của tổ chức, quy mô tổ chức càng lớn thì nhu cầu phối hợp các hoạt
động trong tổ chức càng tăng thì hệ thống điều hành cũng tăng.
1.2.2 Yêu cầu khi xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
* Tính thống nhất về mục tiêu
Để một tổ chức hoạt động có hiệu quả thì việc đưa và thực hiện đúng
như mục tiêu là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả

nếu như cơ cấu tổ chức đó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện
các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng để thực hiện,
thúc đẩy hoạt động theo những mục tiêu nhất định
*Tính tối ưu
Cơ cấu tổ chức thực hiện các chức năng quản lý phải đảm bảo đầy đủ
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
mối quan hệ giữa các khâu các cấp quản lý. Tức là cơ cấu tổ chức phải có đầy
đủ các phân hệ, bộ phận, con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa
các bộ phận và cấp tổ chức đều phải thiết lập được mối quan hệ hợp lý với số
cấp nhỏ nhất
*Tính linh hoạt
Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống
xảy ra cả bên trong và bên ngoài của tổ chức
Do đó cơ cấu tổ chức phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn bắt kịp với sự vận
động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận động mau lẹ , năng
động của đối tượng quản lý
*Tính hiệu quả
Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động có hiệu quả khi cơ cấu chi phí thấp
nhất nhưng đạt hiệu quản cao nhất
Tiêu thức đánh giá mức độ hiệu quả là mối tương quan giữa việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, chi phí cho việc hoạt động của cơ cấu này với kết quả
thu được
*Tính tin cậy
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ thông tin
được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp các hoạt động nhiệm
vụ của tất cả các bọ phận trong tổ chức
1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người
ta tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng

độc lập.
Cùng với sự vận động của quản lý , các hệ thống quản lý đã phát triển
nhiều cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức quản lý có
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
những đặc điểm và được áp dụng trong những phạm vi điều kiện nhất định.
Sau đây là một vài cơ cấu thông dụng, được sử dụng phổ biến
* Cơ cấu theo trực tuyến
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản có cấp trên chỉ huy và một số cấp dưới
thực hiện. Toàn bộ vấn đề quản lý được quản lý theo một kênh liên hệ đường
thẳng
Đặc điểm: người quản lý phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và
chịu trách nhiệm về mọi mặt kết quả của đơn vị mình
Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng
Hạn chế: việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, đòi
hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến
* Cơ cấu theo chức năng
Nhiệm vụ quản lý được chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức
năng quản lý và hình thành nên những người cán bộ được chuyên môn hóa
Đặc điểm:Chức năng quản lý được phân biệt theo từng đơn vị chuyên
môn hoá, lãnh đạo đơn vị chức năng trực tiếp ra mệnh lệnh tác động lên đối
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Người lãnh đạọ
tuyến 1
Người lãnh đạo
tuyến 1
Các đối tượng
quản lý
Người lãnh đạo

cấp 1
Các đối tượng
quản lý
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tượng, người lãnh đạo phối hợp các chức năng
Ưu điểm: Chuyên môn hoá lao động, thu hút được các chuyên gia có trình
độ lành nghề, chuyên môn cao
Nhược điểm: Người thừa hành có quá nhiều thủ trưởng dó đó bị nhiễu,
rối loạn thông tin
Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng
* Cơ cấu trực tuyến chức năng
Là kiểu kết hợp giữa trực tuyến với chức năng, do đó mối liên hệ giữa cấp
dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng, trong đó các nhiệm vụ quản lý
giao cho các đơn vị chức năng riêng biệt làm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo
cao nhất của tổ chức
Đặc điểm của cơ cấu: lãnh đạo các cơ quan chức năng tư vấn chuẩn bị các
quyết định nhưng đưa tới người thực hiện qua lãnh đạo tổ chức. Mỗi cấp thực
hiện chỉ nhận nhiệm vụ từ một trung tâm. Người lãnh đạocao nhất vẫn chịu
trách nhiệm thực hiện mọi chức năng quản lý
Ưu điểm: người lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp sức thực hiện
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Người lãnh đạo
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

của các đơn vị chức năng bằng phương án chuyên môn, hướng dẫn và kiểm
tra, có sự giúp sức của các chuyên gia
Sơ đồ 3: cơ cấu trực tuyến chức năng
* Cơ cấu trực tuyến tham mưu
Người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người
thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo
phải tham gia ý kiến chuyên gia
Ưu điểm: Tận dụng được tài năng, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ
chức
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Người lãnh đạo cấp 1
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo cấp 2
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3Đối tượng quản lý 1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 4: Cơ cấu trực tuyến tham mưu
1.4.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Muốn hình thành và hoàn thiện một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải
nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến nó.Có nhiều nhân tố ảnh hưởng nhưng

có thể chia thành hai nhóm nhân tố
* Nhóm các nhân tố khách quan
- Những quy định của nhà nước về hệ thống tổ chức và phân cấp của
nó: cơ cấu tổ chức phải được xây dựng dựa trên những quy định của pháp luật
- Khối lượng nhiệm vụ kế hoạch được giao: là số khối lượng mà cấp
trên giao cho một tổ chức để thực hiện. Thông thường đây gắn liền với cơ cấu
tổ chức của các doanh nghiệp nhà nước. Khi nhiệm vụ kế hoạch được giao
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Người lãnh đạo
Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3
Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2
Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 1 Tham mưu 2
Các đối tượng
quản lý
Các đối tượng
quản lý
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
càng lớn thì số cấp quản lý cũng đồng thời tăng lên, tức là tăng quy mô các
phòng ban. Ngược lại kế hoạch nhiệm vụ được giao càng nhỏ thì số cấp quản
lý cũng giảm xuống và cơ cấu phòng ban cũng thu hẹp.
- Công nghệ:
Để phân biệt các công nghệ với nhau các nhà nghiên cứu đã lấy mức độ
thông lệ của công nghệ để làm tiêu chí phân biệt. Công việc hay nhiệm vụ
mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ chức mang tính bộ
phận hoá cao.Những công nghệ mang tính thông lệ cao thường gắn liền với
cơ cấu tổ chức tập quyền. Ngược lại công nghệ không mang thông lệ cao
thường là những những công nghệ này dựa rất nhiều vào kiến thức và hiểu
biết của chuyên gia chuyên ngành và thường gắn với với những tổ chức trao
quyền
- Môi trường của tổ chức:

Các yếu tố kinh doanh thay đổi thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của tổ chức của công ty. Cạnh tranh mang tính khu vực
và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết
kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh
tranh của doanh nghiệp . Sự biến động ngày càng mạnh của môi trường và thị
trường đã dẫn đến các các kiểu cơ cấu tổ chức hiện tại ngày càng trở lên lạc
hâu và không còn phù hợp. Chính vì vậy đòi hỏi phải có tư duy mới về cơ cấu
tổ chức, đào tạo và bố trí sử dụng lao động quản lý thích ứng với hoàn cảnh
mới.
- Quy mô và cơ cấu tổ chức
Khi lựa chọn cơ cấu tổ chức, quy mô tổ chức cần phải quan tâm vì nó
ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hoá, có nhiều
cấp quản lý hơn, nhiều luật lệ và quy định, bộ phận hoá cao hơn các tổ chức
có quy mô nhỏ
* Nhóm nhân tố chủ quan
- Cơ cấu tổ chức cũ:
Cơ cấu tổ chức cũ có sự cản trở đối với cơ cấu tổ tổ chức mới.Sự cản
trở đó có thể xuất phát từ cá nhân hoặc từ tổ chức. Sự cản trở của cá nhân bao
gồm thói quen của con người, nhu cầu đảm bảo an toàn và các yếu tố kinh
tế.Sự cản trở của tổ chức đó là những quy định, luật lệ đã in sâu và gắn với
hoạt động của tổ chức khó có thể thay thế được
- Trình độ năng lực của người lãnh đạo cũng như ý chí của họ
Trình độ năng lực,cũng như ý chí của người lãnh đạo có ảnh hưỏng
mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức. Người lãnh đạo là người có vai trò quyết định,
định hướng hoạt động của tổ chức, chính vì vậy nếu người lãnh đạo có trình độ
cao thì tất yếu sẽ lựa chọn mô hình tiên tiến và đường lối hoạt động phù hợp.
Nếu người lãnh đạo có trình độ chuyên môn kém thì họ thường duy trì cơ cấu

tổ chức lạc hậu, ít khi có sự thay đổi cho phù hợp môi trường kinh doanh
- Mối quan hệ trong tổ chức
Đó là mức độ thể hiện quyền lực, mức độ kiểm soát của những người
lãnh đạo và mức độ hợp tác giữa các nhân viên. Quan hệ bên trong tổ chức
ảnh hưởng đến số cấp và phạm vi quản lý nhân viên trong doanh nghiệp
1.2.4 Sự cần thiết phải tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.4.1 Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng, quyết định tới
toàn bộ các hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức được ví như một bộ khung,
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
để toàn bộ tổ chức hoạt động một cách nhất quán, là một tổ chức trong một tổ
chức. Chính vì thế cơ cấu tổ chức càng gọn nhẹ, hợp lý , phù hợp thích ứng
nhanh với môi trường, đặc biệt là môi trường cạnh tranh mạnh mẽ như trong
giai đoạn hiện nay sẽ giúp tổ chức thực hiện được các mục tiêu một cách
nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
Cơ cấu tổ chức gắn liền với cơ cấu lao động, trong đó cơ cấu tổ chức
quyết định cơ cấu lao động, vì thế hoàn thiện cơ cấu tổ chức tất yếu phải hoàn
thiện cơ cấu lao động. Cơ cấu lao động là một trong những nguồn lực quan
trọng nhất giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra. Đặc biệt trong cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý lại bao gồm những con người thực hiện chức năng quản
lý của tổ chức.Chính vì vậy một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ
có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà
trong các bộ phận đó cần có sự phân công bố trí lao động hợp lý để thực hiện
chuyên môn hoá, bộ phận hoá. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động
của các bộ phận và nhân viên quản lý , sự phân chia công việc cho các cán bộ
quản lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý thì vai trò vủa
người cán bộ quản lý càng được đề cao, góp phần hoàn thành tốt những
nhiệm vụ được giao với kết quả cao.
Chính vì thế, một tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc

chủ yếu vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổ chức đó có hiệu quả hay
không.
1.2.4.2 Tính tất yếu phải tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
tại công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động( OLECO)
Cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng trong hoạt động của công
ty, đây là tổ chức trong một tổ chức, có vai trò quan trọng quyết định, định
hướng điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm giúp tổ chức hoạt động
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
theo cách thức nhất định để hoàn thành được những mục tiêu, chiến lược đã
đề ra.
Trong giai đoạn vừa qua, nước ta gia nhập tổ chức thương mại quốc tế
WTO, chính vì thế đã tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi nhưng
cũng đầy khõ khăn thách thức đối với các công ty trong nước. Để hoạt động
có hiệu quả trong môi trường cạnh tranh phức tạp này đòi hỏi các công ty
trong nước phải có hướng phát triển linh hoạt, phát huy lợi thế của mình,
muốn như vậy cần có sự thay đổi bộ máy quản lý gọn nhẹ, có các quyết định
kịp thời, chính xác, chính vì thế cần tiến hành hoàn thiện bộ máy quản lý cho
hợp lý.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhằm thiết lập một hệ thống
các vị trí cho các cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể
phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ
chức.
10/2006 Công ty OLECO tiến hành Cổ phần hoá doanh nghiệp, thay
đổi từ loại hình sở hữu 100% vốn nhà nước sang Công ty cổ phần nhà nước
chiếm 51% vốn điều lệ. Hình thức sở hữu quyết định đến quan hệ tổ chức và
quản lý nên công ty đã tiến hành cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Do
chuyển đổi sang một mô hình mới nên khi tiến hành hoạt động, áp dụng vào
trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy mới này cũng
bộc lộ một vài điểm còn hạn chế, chính vì vậy cần phải cải tiến cho phù hợp

hơn.
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG, DỊCH VỤ VÀ HỢP TÁC LAO ĐỘNG (OLECO)
2.1 Khái quát về công ty
2.1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty
* Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao
động( OLECO)
Công ty Cổ phần Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động tiền thân là
công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động- Bộ nông nghiệp và phát triển
nông thôn, là doanh nghiệp nhà nước hạng I, được thành lập theo quyết định
số507 QĐ/TCCB- LĐ ngày 3/11/1992 của bộ trưởng bộ thuỷ lợi( Nay là bộ
nông nghiệp và phát triển nông thôn) trên cơ sở hợp nhất 3 đơn vị thuộc bộ:
Công ty hợp tác lao động với nước ngoài, Xí nghiệp Xây dựng 4 và Xí nghiệp
đá Gia Thanh trực thuộc Bộ NN& PTNT, tiền thân của Công ty là công ty
Xây dựng thuỷ lợi 3 ( Bộ thuỷ lợi)
Thực hiện nghị định số 64/2002/ NĐ- CP ngày 19/6/2002 của chính
phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần, quyết định
số 65/2003/ QĐ- TTg ngày 22/4/2003 của thủ tướng chính phủ về việc phê
duyệt phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc
bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Ngày 09 tháng 12 năm 2004 Bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển
nông thôn ký quyết định số:4474/2004/QĐ- BNN- TCCB" Chuyển công ty
Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động doanh nghiệp nhà nước hạng I thành
Công ty cổ phần Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động"
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngày 30 tháng10 năm 2006 Công ty Xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao

động đã được sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép số
0103014419 Chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty Cổ phần.
* Trụ sở công ty
Trụ sở: Km 10 quốc lộ 1A- đường Ngọc Hồi- Tứ Hiệp-Thanh Trì-Hà Nội
Điện thoại: 0486114481
Fax: 84-4-8611334
Email: oleco@.vnn.vn;
Website: www.olecovn.Com; olecovn.Com.vn
* Các đơn vị trực thuộc:
+ Xí nghiệp Xây lắp I
Địa chỉ: Km 10 Quốc lộ 1A- đường Ngọc Hồi- Tứ Hiệp- Thanh Trì -
Hà Nội
+ Xí nghiệp Xây dựng 4
Địa chỉ : Km 16+ 300 Quốc lộ 1A- Duyên Thái- Thường Tín- Hà Tây
+ Bộ phận Xuất khẩu lao động
Địa chỉ: Km 10 - đường Ngọc Hồi- Tứ Hiệp- Thanh Trì- Hà Nội
+ Trung tâm đào tạo và bồi dưỡng lao động Xuất khẩu
Điạ chỉ : Km 16+ 500 Quốc lộ 1A- Duyên Thái- Thường Tín- Hà Tây
+ Xí nghiệp thương mại dịch vụ và đầu tư
2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty
* Ngành nghề kinh doanh của công ty:
Công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới
tiêu, thuỷ điện nhỏ, công trình giao thông dân dụng, công nghiệp thuộc hệ
thống công trình thuỷ lợi
- Xây dựng nhà ở
- Khai thác , vận tải vật liệu xây dựng
- Tổ chức đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài và làm dịch vụ

- Xuất nhập khẩu vật tư xây dựng công trình thuỷ lợi
- Dịch vụ xăng dầu
- Đào tạo và bồi dưỡng lao động xuất khẩu
- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35KV
- Thi công công trình cấp thoát nước
Tuy nhiên hai ngành nghề hoạt động chủ yếu của công ty : Xây dựng và
Xuất khẩu lao động
* Thị trường kinh doanh
Đối với lĩnh vực Xây dựng: Công ty xây dựng trên nhiều địa bàn thuộc
miền Bắc và miền Trung
Đối với lĩnh vực xuất khẩu lao động: Thị trường xuất khẩu lao động
chính của công ty trong những năm gần đây: Hàn quốc, Đài loan, Các tiểu
vương quốc Ả Rập...
2.1.3 Mục tiêu, chiến lược của công ty
Xây dựng công ty Cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động thành
công ty có thương hiệu:" Uy tín- chất lượng- Văn hoá - Phát triển bền vững"
Mục tiêu: Mục tiêu của công ty là sử dụng vốn có hiệu quả để phát triển
sản xuất kinh doanh nhằm thu được lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
người lao động, tăng lợi ích cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà
nước và phát triển công ty.
2.1.4 Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty
* Số liệu lao động của công ty trong những năm gần đây
Bảng 2.1 : Số liệu lao động
Năm 2005 2006 2007
Số lượng 240 181 260
(nguồn : Phòng hành chính tổng hợp)
Theo số liệu bảng trên thì số lượng lao động của công ty có sự giảm đáng
kể từ năm 2005 sang 2006. Điều này là do 10/2006 Công ty tiến hành chuyển

đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần, cơ cấu lại tổ chức. Chính
vì vậy công ty đã bố trí sắp xếp lại nhân lực đồng thời xin nhà nước tiếp tục
giải quyết chế độ cho một số lao động dôi dư ...
Từ năm 2006 sang 2007 lại có sự tăng vọt lao động ( 79 lao động),
nguyên nhân là do Công ty cổ phần Xây dựng Dịch vụ và hợp tác lao động là
Công ty thực hiện chức năng xuất khẩu lao động, lượng lao động tăng đó là
lao động ký hợp đồng ngắn hạn với công ty 1-3 năm để ra nước ngoài làm
việc.
* Phân loại theo trình độ lao động.
Theo thống kê số lao động của công ty năm 2007
Số động nữ 54 lao động chiếm tỷ lệ 20.77%
Số lao động nam là 206 lao động chiếm tỷ lệ 79.23%
* Số lượng cán bộ tham gia quản lý điều hành là 31 người trong tổng số
lao động chiếm 11.9%. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm lao động
quản lý của nghành xây lắp chiếm 8- 12%.
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Số cán bộ chuyên môn kỹ thuật ở bậc cao đẳng, đại học là 69 người
bao gồm kỹ sư thuỷ lợi, kỹ sư giao thông, kế toán... chiếm 26.54%, trung cấp
là 20 người chiếm 7.7%; nhân viên phục vụ 16 người chiếm 6.15%, 155 công
nhân chiếm 59.61%
* Lao động ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn là 181 người
chiếm 69,61 %
Lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1-3 năm là 79 người
chiếm 30,39%
Với đặc thù của nghành xây dựng, thường phải thi công các công trình
ở xa nên việc đưa công nhân của công ty đến trực tiếp thi công gặp nhiều khó
khăn nên công ty thường thuê lao động phổ thông ở tại địa phương. Lực
lượng lao động này không có hợp đồng lao động. Chính vì thế số lượng lao
động rất khó quản lý.

Mặt khác hoạt động xuất khẩu lao động của công ty đưa lao động đi
làm việc ở nước ngoài và làm dịch vụ diễn ra một cách thường xuyên, đây là
lao động có hợp đồng từ 1-3 năm, việc ký kết và kết thúc hợp đồng thường
xuyên thay đổi. Hơn nữa lực lượng lao động này làm việc tại nước ngoài nên
để quản lý gặp nhiều khó khăn
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm
gần đây
Theo hồ sơ thông tin năng lực pháp lý của công ty ta có bảng số liệu tài
chính đã được kiểm toán của công ty
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng 2.2 : Báo cáo tài chính của công ty
( đơn vị tính: 1000 đồng)
TT Nội dung Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 Tổng tài sản có 63633173 73089992 78864116
2 Tài sản lưu động 53798710 64246569 71089790
3 Tổng các khoản nợ 59149485 66552434 73462944
4 Nợ ngắn hạn 46173240 50227819 51190705
5 Lợi nhuận trước khi trừ thuế 1550839 365824
6 Lợi nhuận sau khi trừ thuế 1116604 263393
( Nguồn: Hồ sơ thông tin năng lực pháp lý công ty OLECO)
Nhìn vào bảng số liệu có thể thấy lợi nhuận của công ty có sự giảm sút
đáng kể từ năm 2005 so với năm 2004. Đây là giai đọan công ty gặp nhiều
khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên nguyên nhân chính
là do công ty phải giải quyết , xử lý một số vấn đề tài chính trước khi chuyển
sang cổ phần.
Bảng 2.3: Báo cáo thực hiện kế hoạch năm 2007
(đơn vị: triệu đồng)
tt Nội dung
Sản lượng Chênh lệch Doanh thu Chênh lệch

Kế
hoạch
Thực
hiện
+/- %
Kế
hoạch
Thực
hiện
+/ - %
1 Xây dựng cơ bản 50000 36220 -13750 -27.56 42000 28560 -13440 -32
2 Dịch vụ thương
mại
13300 5111 -8189 -61.57 12500 4811 -7689 -61.5
3 Trung tâm đào tạo
&BDLĐXK
3100 2036 -1064 -34.32 2100 1347 -753 -35.68
4 Xuất khẩu lao
động
150000 135503 -14497 -9.7 12500 11248 -1252 -10.02
5 Tổng 216400 178870 -37530 -17.34 69100 45966 -23134 -33.48
( Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Theo bảng số liệu về tình hình kinh doanh của công ty năm 2007 ta
thấy:
- Tất cả các nội dung kinh doanh của công ty đều chưa hoàn thành chỉ
tiêu theo kế hoạch đề ra
Một vài nguyên nhân:
- thị trường xuất khẩu lao động có nhiều diễn biến phức tạp , thị trường

đưa tu nghiệp sinh sang Hàn quốc lâu nay là nguồn thu chủ yếu của công ty
đang có nguy cơ thu hẹp trước nguy cơ chấm dứt do chính sách của chính phủ
hàn quốc, các thị trường khác cũng có diễn bíên phức tạp
- Thị trường xây dựng trong nước cũng gặp nhiều khó khăn , cơ chế
chính sách còn thiếu tính ổn định linh hoạt cho các hoạt động giảm giá đấu
thầu, sự biến đổi của giá cả trong giai đoạn cuối năm 2007
- Lực lượng lao động của công ty hiện có tuổi đời bình quân cao được
đào tạo trong thời ký bao cấp nên không phù hợp với sự phát triển của công
ty trong giai đoạn hiện nay
- Đội ngũ lao động gián tiếp còn đông, trình độ hạn chế.
2.2 Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trước khi tiến hành công tác cổ phần hoá vào 10/2006 công ty có sơ đồ
bộ máy quản lý
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 5 : Mô hình công ty trước khi tiến hành cổ phần hoá
( Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Sau khi tiến hành cổ phần hoá, cơ cấu tổ chức bộ máy công ty đã có
nhiều cải tiến so với mô hình cũ. Đó là sự có mặt của các phòng ban mới: hội
đồng quản trị, ban kiểm soát , ngoài ra là sự sát nhập hai phòng là phòng tổ
chức cán bộ và phòng hành chính quản trị thành phòng tổ chức hành chính
Công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động ( OLECO) là
một công ty cổ phần có quy mô vừa, với số lao động hiện tại là 260 lao động.
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm hội đồng quản trị, ban kiểm soát, ban
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
GIÁM ĐỐC
CÔNG TY
PHÓ GIÁM
ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC
Phòng kế
hoạch kỹ
thuật
Phòng tài
chính kế
toán
Phòng tổ
chức cán
bộ
Phòng
hành
chính
quản trị
Các đơn
vị thi
công
Xí
nghiệp
XLI
Xí
nghiệp
XD4
- Phòng
XKLĐ I,
Phòng
XKLĐ II
Trung
tâm

ĐT&BD
LĐXK
Trung
tâm du
lịch TM
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
giám đốc, các phòng ban chức năng như: phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế
toán, phòng tổ chức hành chính. Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
là mô hình trực tuyến chức năng.
Sơ đồ 6: Mô hình bộ máy tổ chức công ty cổ phần Xây dựng dịch vị và
hợp tác lao động hiện nay.
(Nguồn: hồ sơ thông tin năng lực pháp lý công ty)
Theo mô hình này tổng giám đốc là người có toàn quyền điều hành mọi
hoạt động của công ty , chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật.
Tổng giám đốc có quyền hạn trực tuyến.
Các phòng tổ chức hành chính, kỹ thuật, tài chính kế toán là các phòng
chức năng của công ty, đây là các phòng ban vừa có nhiệm vụ tư vấn giúp
tổng giám đốc ra các quyết định nghiệp vụ đồng thời cũng trực tiếp quản lý
Phạm Thanh Thuỷ Lớp: QTNL 46B
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM
ĐỐC
BAN KIỂM
SOÁT
Phó tổng giám đốc
phụ trách XDCB
Phó tổng giám đốc
phụ trách XKLĐ
Phòng kế

hoạch kỹ
thuật
Phòng tài
chính kế
toán
Phòng tổ
chức hành
chính
các
đơn vị
thi
công
xí
nghiệp
xây lắp
I
Xí
nghiệp
XD4
XNTM
, dịch
vụ, đầu
tư
phòng
XKLĐ
1
Phòng
XKLD
Trung
tâm

ĐT&
BD
LĐXK
Trung
tâm du
lịch và
Tmại