Báo cáo tổng hợp công ty TNHH Phương Đông

Lời mở đầu
Từ khi nớc ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế thị
trờng định hớng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và nhỏ Việt
Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đóng góp
trên 30% GDP cả nớc,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao động trên toàn
quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lợng hàng hóa và giải quyết
việc làm cho ngời lao động, các doanh nghiệp vừa va nhỏ Việt Nam còn tạo
nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân c, khai thác các nguồn lực
và tiềm năng tại chỗ của các địa phơng trên các vùng cả nớc.
Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này cũng
đóng góp vai trò quan trọng . Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế của các
doanh nghiệp Việt Nam trên trờng quốc tế thì trong quá trình hoạt động của
mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức , quản
lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong đó việc xây dựng và hoàn
thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan trọng hàng đầu.
Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang đợc hoàn thiện trong
đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một phơng thức
hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực kế toán tơng
lai . Để phục vụ cho quá trình học tập về kế toán , em đã xin kiến tập kế toán
tại công ty TNHH Phơng Đông . Trong quá trình thực tế tại công ty , em đã
đợc tìm hiểu về công việc sản xuất kinh doanh , công tác tổ chức quản lý
trong đó trọng tâm là công tác tổ chức kế toán . Đợc tìm hiểu về các công
việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ thống tài khoản , hệ
thống báo cáo , hệ thống sổ sách tơng ứng với các phần hành cụ thể và sự vận
hành của bộ máy kế toán .
1
Phần một : Khái quát chung về công ty
TNHH Phơng Đông
1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phơng Đông
Công ty TNHH Phơng Đông đợc thành lập theo giấy phép đầu t số
052807 đợc UBND tỉnh Hng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự đóng

góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên
trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt đợc những thành quả đáng kể
trong sản xuất kinh doanh. Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công nhân viên
giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi trờng làm
việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an toàn sản xuất Công
nhân có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính sách áp dụng tại
nhà máy cũng nh môi trờng làm việc an toàn, ổn định, chuyên nghiệp sẽ tạo
điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình
trong quá trình sản xuất và làm việc.
Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhng công ty đã có
những bớc phát triển đáng ghi nhận . Công ty TNHH Phơng Đông đã xây
dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn phòng ,
các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn đợc đầu t đổi mới , công ty xây
dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dỡng định kì đảm bảo
đủ các phơng tiện máy móc cho sản xuát . Do đặc điểm sản xuất kinh doanh
là giặt mài công nghiệp nên một lợng lớn nớc có lẫn hóa chất sẽ đợc thải ra
sau quá trình sản xuất .Do đó , hiện nay công ty đã đầu t xây dựng nhà máy
xử lí nớc thải trên nền diện tích của công ty, nhà xuởng điện nớc đợc cung
cấp đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến hành thông suốt cũng nh thiết bị đầy
đủ các phơng tiện chữa cháy ...
Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục huyện Mỹ Hào- tỉnh Hng Yên
2
Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp . Công ty thực
hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo các
đơn đặt hàng của khách hàng .
Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt động
của công ty tơng đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây dựng và
phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình . Hiện nay công
ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated Manegement
System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát triển các hoạt

động quản lý chất lợng , môt trờng và các trách nhiệm xã hội . Hệ thống quản
lý tích hợp đợc công ty TNHH Phơng Đông xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 ISO14001-SA 8000.
3
Qui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong
những năm gần đây đợc phản ánh qua các chỉ tiêu sau :
Nhìn vào một số chỉ tiêu ta thấy :
Tổng doanh thu đạt đợc của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng ,
tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tơng ứng là
tăng24,22 % .
Lợi nhuận của công ty đạt đợc năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng 250
triệu đồng so với năm 2004 , tơng ứng tăng 16,67 % .
Về nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ
13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng
Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng
tăng cả về quy mô và chất lợng . Tiền lơng bình quân tháng của công nhân
viên tăng cao hơn qua các năm . Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật chất
tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp
phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động .
Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí của
mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời đại
chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế giới.
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm
2005
Chênh lệch
+ - %
1.Vốn Triệu đồng 13535 14000,6 465.5 3,44
2.Tổng doanh thu Triệu đồng 68 985 85 696 16711 24,22
3.Tổng lãi từ hoạt
động sản xuất kinh

doanh
Triệu
đồng
1 500 1 750 250 16,67
4.Tổng số lao động Ngời
350 374 24 6.8
5.Thu nhập bình
quân đầu ng-
ời/tháng
Đồng/ngời
/tháng
1 457100 1 534200
77100 5,29
4
1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty TNHH Phơng Đông
1.2.1..Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình
công nghệ
Công ty TNHH Phơng Đông là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ t
cách pháp nhân .
Quy trình kinh doanh của công ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin
về khách hàng thông qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên trong
công ty . Sau khi có đợc thông tin về khách hàng , công ty tiến hành tiếp cận
khách hàng với những hình thức nh gọi điện , fax th chào hàng, gửi E-mail,
gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng ...Căn cứ trên các thông tin thu đợc
về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng kinh doanh đánh giá
xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng. Sau đó tiếp nhận mẫu
của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và gửi trả mẫu cho khách
hàng kiểm tra . Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu cầu phòng kinh doanh sẽ
gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành thoả thuận hợp đồng và đi

đến kí kết hợp đồng .Sau khi hợp đồng đợc kí kết công ty tiến hành giao nhận
hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất
bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm .Việc sản xuất tiến hành xong
tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm và bộ phận giao hàng thực hiện giao
hàng cho khách hàng và làm các thủ tục thanh toán.
Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết
hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách
hàng và hoàn tất hợp đồng đợc phân công cho các phòng ban chuyên trách
đảm nhiệm . Mọi công việc tại các phòng ban tuy mang tính độc lập song là
một thể thống nhất liên kết nh một mắt xích mang tính liên tục và tập trung
cao.
ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với
những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ISO14001-SA 8000. Nh quy trình kiểm
soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy trình đào
5
tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng , quy trình
vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất , quy trình
bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm , quy trình
giám sát và đo , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp , quy trình xác
định khía cạnh môi trờng , quy trình xử lý nớc thải...
Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm

6
Chuẩn bị ban
đầu : máy
móc , nhân
lực ...
Bỏ hàng vào

máy
Tiến hành
nhuộm
Kiểm tra
Xuất trả
khách hàng
Kiểm tra
Sấy theo quy trình
đã định mức
Nhập kho
thành phẩm
Sơ đồ 2 : Sơ đồ Quy trình giặt sản phẩm

Trên cơ sở nắm chắc quy trình công nghệ của quá trình sản xuất sẽ giúp
cho việc tổ chức quản lý, hạch toán các yếu tố đầu vào của công ty đợc xác
định một cách hợp lý .Từ đó, góp phần vào việc giảm chi phí , nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phơng Đông
Công ty bao gồm cả khối văn phòng và phân xởng sản xuất. Tổ chức bộ
máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến với chức năng
từ công ty đến tổ sản xuất và đến ngời lao động theo tuyến kết hợp với các
phòng ban chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty


7
Hội đồng thành viên
Ban giám đốc
Phòng kế
hoạch-kinh

doanh
Phòng tổ
chức nhân
sự
Phòng kế
toán
Phòng kỹ
thuật Nhà máy
Bộ
phận
tổ
chức
Tổ
giặt
Tổ
phun

hoá
chất
Tổ
cơ
khí
Bộ
phận
nhân
sự
Tổ
bắn
cát
Tổ

KSC
Chuẩn bị ban
đầu : máy
móc , nhân
lực ...
Bỏ hàng vào
máy
Tiến hành
giặt
Kiểm tra
Xuất trả
khách hàng
Kiểm tra
Sấy theo quy trình
đã định mức
Nhập kho
thành phẩm

8
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu
trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét
đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất l-
ợng môi trờng ,xã hội .
Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế hoạch
Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị trờng,
điều tiết giá cả , tổ chức mạng lới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu
khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm theo
kế hoạch sản xuất của công ty .
Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mu giúp Giám đốc

công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và
xây dựng chiến lợc sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên
môn nghiệp vụ .
Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành chính
Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lơng ,và thực
hiện các chính sách xã hội đối với ngời lao động theo đúng quy định nhà nớc
tham mu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ nh lao động , tiền lơng , các
chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên môn nghiệp vụ .
Bộ phận hành chính là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty triển
khai các công việc phục vụ hành chính , văn phòng ; quản lý các phơng tiện
xe máy , phơng tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng .
Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty quản lý kỹ
thuật-công nghệ , máy móc thiết bị ,an toàn vệ sinh lao động ;nghiên cứu ứng
dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất . Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là xây
dựng và chỉ đạo thực hiện các phơng án kỹ thuật đợc giao tại các phân xởng
nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ; nghiên cứu kỹ thuật sản
xuất sản phẩm chính để đa vào sản xuất ; quản lý chất lợng vật t , nguyên liệu
,chất lợng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn lao động- vệ sinh lao động ; tham
9
gian lận biên soạn tài liệu phục vụ giảng dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ;
tiến hành đánh giá tác động môi trờng ...
Phòng tài chính kế toán : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty
trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh ; thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn , nghiệp vụ về Tài chính kế toán .
Bộ phận vật t : tham mu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo
quản , cấp phát , sử dụng vật t hàng hoá đúng chế độ theo quy định của Công
ty & pháp lệnh kế toán thồng kê hiện hành , tham mu trong công tác mua
săm vật t hàng hoá , đảm bảo về chất lơng , số lợng , chủng loại ; xây dựng
những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua sắm cũng
nh sử dụng vật t hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các văn bản , các

quy định hớng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác quản lý vật t .
Phân xởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động ,
nhà xởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh . Nhiệm
vụ của phân xởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm theo kế
hoạch ; thực hiện bảo dỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao động ,
phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi dỡng
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho ngời lao động ; tổ
chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện đời sống
vật chất-tinh thần và sức khỏe cho ngời lao động ; tiến hành đánh giá tác
động môi trờng ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm làm giảm và hạn
chế ảnh hởng tới môi trờng khi có sự cố .

Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty
10
TNHH Phơng Đông
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ
chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức
tập trung. Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại
phòng kế toán của công ty .Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày nhật , cập
nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban .Nghiệp vụ
kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ báo cáo luân
chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính kinh tế; hoạt động
kinh tế ở từng thời điểm . Tạo thành mối liên kết chặt chẽ và phải tuân thủ
một thể thống nhất về hoạt động kinh tế .
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc thể hiện ở sơ đồ sau
Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
TNHH Phơng Đông

Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc

công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh , thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ Tài chính-kế toán.
11
Kế toán trưởng
(Kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán
công nợ

Kế toán
vật tư
Kế toán tiền lư
ơng và BHXH
Thủ quỹ
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán :
- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả .
- Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán
giá thành sản xuất .
- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về nguồn
vốn tham gian lập các dự án đầu t , xây dựng và vay các nguồn vốn cho đầu t-
xây dựng .
- Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực hiện
các quy định . Tổ chức thực hiện các quy định , hớng dẫn theo dõi kiểm tra
về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch trong quản
lý tài chính .
- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động
kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trởng vốn cố định . Các
biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lu động , đề xuất các biện pháp hợp lý
sử dụng các nguồn vốn , các phơng án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản lý các
nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
- Kiểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ

trớc khi trình Giám đỗc ký duyệt )
-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên
- Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hớng dẫn nghiệp vụ
tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện .
Chức năng nhiệm vụ của từng ngời trong bộ máy kế toán :
Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời đợc phân công nh sau :
Kế toán trởng : Phụ trách công tác phòng tài chính kế toán,hớng dẫn
chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các
công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng
tháng ,quý, năm của công ty . Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo dõi và
làm công việc kế toán tổng hợp nh tập hợp chi phí tính giá thành, xác định
kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính.
12
Kế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay ngắn
hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng nh theo dõi , định khoản cà ghi
chép các khoản công nợ của công ty.
Kế toán vật t kiêm kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình vật t , tình hình
tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế toán kịp thời khi có sự thay đổi .
Kế toán tiền lơng và BHXH : thực hiện việc tính tiền lơng dựa vào
bảng chấm công , lập bảng thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên
trong công ty . Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến
hành trích BHXH theo chế độ hiện hành .
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty , theo dõi các khoản
thu chi và định khoản vào các sổ sách kế toán có liên quan .
2.2.Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN
+Nguyên tăc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : quy
đổi thành VNĐ
Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ

Phơng pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế
+ Phơng pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ đợc khấu hao theo
phơng pháp đờng thẳng . Tỷ lệ khấu hao hàng năm đợc xác định phù hợp với
quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài chính ban hành .
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá : theo giá thực tế
+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phơng
pháp nhập trợc xuất trớc ( NT-XT )
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên
Phơng pháp tính và nộp thuế GTGT : Theo phơng pháp khấu trừ
2.3.Tổ chức bộ sổ kế toán
13
2.3.1.Hệ thống chứng từ của công ty
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty là hệ thống chứng từ kế toán áp
dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau :
Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt
Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật
liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :
+ Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT )
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :
+ Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT )
Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :
+Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT )
Kèm theo còn có các chứng từ :
+ Biên lai thu tiền ( Mẫu số 05-TT )

+ Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 07a-TT )
Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt
Khi công ty chuyển khoản trả nợ ngời bán , công ty phải phát hành Séc
chuyển khoản và Uỷ nhiệm chi (gồm 3 liên )
Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có
thông báo cho công ty bằng Giấy báo Nợ . Khi đó , kế toán sử dụng làm
căn cứ để ghi giảm trên TK 112.
Trờng hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp đồng
hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng thì
công ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ.
Khi công ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân
hàng nơi có tài khoản thu hộ.
Đơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định
thanh toán. Nếu đồng ý trả, công ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng
14
để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán. Khi nhận đợc tiền, ngân hàng sẽ
thông báo cho công ty bằng Giấy báo Có. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán
ghi tăng trên tài khoản 112.
Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng)
Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ..... công ty nhận
đợc các hóa đơn mua hàng đó là:
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 2LN)
+ Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02/GTKT - 2LN)
Các hóa đơn mua hàng là các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào đó để
vào các sổ kế toán
Khi bán hàng, công ty sử dụng hai chứng từ nh sau:
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01/GTKT - 3LL)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 02/GTKT - 2LN)
Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho

Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay mà
nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong không xuất bán
luôn mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất hoặc
xuất kho sản phẩm đi bán thì kế toán lập phiếu xuất kho để phản ánh:
+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
Để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật t, sản phẩm
hàng hóa ở từng kho, kế toán sử dụng chng từ:
+ Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT)
Chứng từ về tài sản cố định
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ để theo dõi tình hình biến động
của tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ)
+ Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ)
15
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)
Hệ thống chứng từ về lao động tiền lơng
Công ty áp dụng các loại chứng từ sau:
+ Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02 - LĐTL)
+ Phiếu nghỉ ốm hởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số 05 - LĐTL)
+ Danh sách ngời lao động hởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 -
LĐTL)
Biên bản và các loại chứng từ khác
+ Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nớc (Mẫu số 02/TNS )
16

2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty
Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật
ký-chứng từ .
Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nh Sổ chi tiết các tài khoản TSCĐ , thanh
toán với ngời mua , thanh toán với ngời bán , tiền mặt , chi phí ...
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ :
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi
trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên
quan .
- Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ chi
tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ chi tiết
cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi tiết vào
Nhật ký chứng từ .
- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc
mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và
phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng
phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan .
- Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm
tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi
tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của
các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái .
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì
đợc ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan . Cuối tháng , cộng các sổ
hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập
các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái .

17
- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký
chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê đợc dùng để lập Báo cáo tài
chính.
18
Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra
2.3.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
Tài khoản kế toán là một phơng pháp kế toán dùng để phân loại đối t-
ợng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một cách
thờng xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động của mỗi
loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn.
Đối tợng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó
luôn ở trạng thái vận động. Do vậy, tài khoản kế toán đợc mở cho từng đối t-
ợng cụ thể của kế toán. Mỗi tài khoản kế toán đợc mở ra để tập hợp những
nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế nh nhau nên mỗi tài khoản có
nội dung kinh tế và có tên gọi riêng.
19
Bảng kê
Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Sổ Cái
Bảng tổng hợp

chi tiết
Báo cáo tài
chính
Căn cứ vào thực tế của hoạt động kinh tế tài chính của công ty, kế toán
trởng đã mở 54 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng:
+ Loại I: Tài sản lu động, gồm 15 tài khoản: 111, 112, 113, 131, 138,
141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157.
+ Loại II: Tài sản cố định, gồm 5 tài khoản: 211, 213, 217, 214, 241,
242, 244.
+Loại III: Nợ phải trả, gồm 9 tài khoản: 311, 315, 331, 333, 335, 338,
341, 342, 344.
+ Loại IV: Vốn chủ sở hữu, gồm 8 tài khoản: 411, 412, 413, 414, 415,
421, 431, 441.
+ Loại V: Doanh thu, gồm 5 tài khoản: 511, 515, 521, 531, 532.
+ Loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh, gồm 7 tài khoản: 621, 622,
627, 632, 635, 641, 642.
+ Loại VII: Thu nhập khác, gồm 1 tài khoản: 711.
+ Loại VIII: Chi phí khác, gồm 1 tài khoản: 811.
+ Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh, gồm 1 tài khoản: 911.
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm 2 tài khoản: 007, 009.
2.3.4. Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại công ty
Báo cáo tài chính là phơng pháp dùng hệ thống biểu mẫu quy định để
tổng hợp một cách có hệ thống mọi tài liệu, số liệu hạch toán hàng ngày ở
các tài khoản và sổ sách kế toán
Theo yêu cầu của công việc thì công ty sử dụng các loại báo cáo sau:
+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)
+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 - DN)
+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN (Mẫu số F02 - DN)

2.4.Tổ chức kế toán các phần hành tại công ty TNHH Phơng Đông
2.4.1.Tổ chức kế toán tại phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
20
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán vật t là phân loại và đánh giá
thống nhất , đúng chế độ các lại vật t trong đơn vị ; tổ chức hệ thống chứng từ
,sổ chi tiết ,sổ tổng hợp theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp
trong điều kiện thức tế của đơn vị hạch toán cũng nh đặc điểm vật t của đơn
vị và tổ chức hệ thống báo cáo vật t theo các chỉ tiêu nhập ,xuất, tồn để phục
vụ công tác quản lý .
Đặc thù sản xuất của công ty là chuyên giặt mài nhuộm công nghiệp
theo các đơn đặt hàng nên NVL chủ yếu là vật liệu phụ nh phẩm màu
Asudel các loại đen ,hồng,đỏ..,nhiên liệu ; vật liệu khác ; (Vật liệu đặc chủng
của doanh nghiệp ). Nguyên vật liệu đợc cung cấp từ thị trờng trong nớc và
cả nhập khẩu từ nớc ngoài . CCDC gồm loại xuất dùng một lần và loại phân
bổ nhiều lần .
Chứng từ sử dụng trong phần hành này bao gồm các chứng từ phản ánh
việc xuất kho ,nhập kho , kết quả kiểm kê kho nh : Phiếu nhập kho , Biên bản
kiểm nghiệm vật t , Phiếu xuất kho , Thẻ kho, Phiếu báo vật t còn lại cuối
kì ,Biên bản kiểm nghiệm vật t.
Tài khoản sử dụng :
-TK 152 : Nguyên liệu ,vật liệu
-TK 151 : Hàng mua đi đờng
-TK 153 : Công cụ dụng cụ .
-TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho .
Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần của nguyên vật liệu có thể thực
hiện đợc nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho .
Khi ký kết xong hợp đồng với khách hàng , sẽ xuất nguyên vật liệu. Quá
trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là căn cứ vào phiếu
nhập kho và phiếu xuất kho. Kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán .
Ví dụ theo phiếu xuất kho số AS0259 ngày 7/3/2006 cho một đơn đặt

hàng trong tháng ( Biểu 1).Khi xuất kho kế toán tiến hành định khoản
Nợ TK 621ĐN45 : 64128274 đ
Có TK 152 : 64128274 đ
21
Đồng thời kế toán cũng tiến hành vào Sổ chi tiết TK 152 trong phần
hành và vào Sổ chi tiết TK 621 ĐN45 trong phần hành tập hợp chi phí và tính
giá thành sản phẩm .
Từ các chứng từ gốc về phần hành kế toán tiến hành lập các bảng kê 4,6
và các nhật kí chứng từ liên quan 1,2,3,4,5,6,9,10 .Cuối tháng lập nhật kí
chứng từ số 7 và vào Sổ Cái TK152,TK153,TK151.
Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê
,nhật kí chứng từ và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính
về các chỉ tiêu hàng tồn kho nh : Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , hàng
mua đang đi đờng ..
2.4.2. Tổ chức hạch toán phần hành tiền mặt
Tiền mặt của công ty chủ yếu đợc hình thành từ việc bán hàng. Công ty
bán hàng với 2 hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán
bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng. Tại công ty, nghiệp vụ thanh toán
bằng tiền mặt diễn ra khá phổ biến.
Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê
quỹ, báo cáo quỹ ..
Tài khoản sử dụng:
- TK 111 : Tiền mặt
Sổ sách ghi chép :
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các
chứng từ gốc phản ánh vào các sổ sách có liên quan . Kế toán tiến hành lập
Bảng kê số 1 , Nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .Số liệu
tổng hợp trên các sổ đợc dùng để lập báo cáo tài chính khoản mục tơng ứng
nh Tiền mặt tại quỹ trên bảng Cân đối kế toán .
Ví dụ ngày 10/3/2006 công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên để

mua 65000000 để mua 9890 lit thuốc nhuộm , kế toán tiền mặt viết phiếu chi
số 165/3 .Phiếu chi đợc chuyển đến giám đốc công ty và kế toán trởng ký
duyệt sau đó tới thủ quỹ để xuất chi tiền tạm ứng .Căn cứ vào giấy đề nghị
tạm ứng cùng phiếu chi , kế toán định khoản
22
Nợ TK 141 : 65000000 đ
Có TK 111 : 65000000 đ
Sau đó kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 141 , TK 111 cùng số liệu để
lập Bảng kê số 1 cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .
2.4.3.Tổ chức hạch toán phần hành tiền lơng và nhân viên
Nội dung hạch toán phần hành bao gồm hạch toán số lợng lao động
,hạch toán thời gian sử dụng lao động , hạch toán kết quả sử dụng lao động ,
hạch toán tiền lơng , tính thởng cho ngời lao động, hạch toán tổng hợp về tiền
lơng và tình hình thanh toán với ngời lao động , hạch toán các khoản trích
theo lơng.
Chứng từ sử dụng
Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động : các quyết định tuyển dụng ,sa
thải ,nghỉ hu , nâng bậc ,khen thởng ...
Chứng từ phản ánh thời gian lao động : Bảng chấm công , biên bản
ngừng việc ,phiếu báo làm thêm giờ,giấy chứng nhận nghỉ ốm hởng BHXH...
Chứng từ phản ánh kết quả lao động : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn
thành, phiếu báo hỏng ...
Chứng từ phản ánh về tiền lơng và khoản thu nhập khác của ngời lao
động :bảng thanh toán tiền lơng và BHXH , bảng thanh toán tiền thởng
,chứng từ thanh toán chi tiền cho ngời lao động ,chứng từ bù trừ thiệt hại
hoặc bù trừ công nợ với công nhân viên ...
Tài khoản sử dụng :
- TK 334 :Phải trả CNV
- TK 3382 : Kinh phí công đoàn
- TK 3383 : BHXH

- TK3384 : BHYT
- Tk 3353 : Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Sổ sách ghi chép
Trong kì kế toán mở các sổ chi tiết TK 334, TK 335, TK 338 và cuối
tháng lập bảng tổng hợp chi tiết .
23
Từ các chứng từ ban đầu về lao động và tiền lơng lập bảng phân bổ số
1 ,lấy số liệu để lập bảng kê 4,6 đồng thời lập các nhật kí chứng từ liên
quan .Cuối tháng lấy số liệu để lập nhật kí chứng từ số 7 vào Sổ Cái TK334,
TK335, TK338.
Tại các bộ phận đều có bảng chấm công làm căn cứ cho việc lập bảng
thanh toán tiền lơng. Bộ phận kế toán lập Bảng thanh toán tiền lơng
này,chuyển cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát l-
ơng . Đồng thời căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lơng , bảng thanh toán tiền
thởng kế toán phân loại tiền lơng và lập bảng phân bổ tiền lơng ,tiền thởng
cho các đơn đặt hàng cùng các bộ phận để tập hợp chi phí , tính giá thành và
các khoản chi phí khác (Biểu 4 ). Khi phân bổ tiền lơng và các khoản có tính
chất lơng kế toán tiến hành định khoản .Ví dụ tại phân xởng nhuộm
Nợ TK 622 ĐN45 : 310320042 đ
Nợ TK 622 ĐN46 : 79529905 đ
Nợ TK 627 PXnhuộm : 98174288 đ
Có TK 334 : 488024235 đ
Đồng thời vào Sổ chi tiết tài khoản 334
Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê
,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài
chính tơng ứng với chỉ tiêu liên quan nh chỉ tiêu"Phải trả công nhân viên
trên Bảng cân đối kế toán .
2.4.4.Tổ chức hạch toán TSCĐ
TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính
đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp .Những tiêu chuẩn về TSCĐ

đợc quy định theo chế độ tài chính hiện hành (QĐ số 206/2003/QĐ-BTC).
Với công nghệ khoa học kỹ thuật ngày càng cao, TSCĐ là phơng tiện chủ
yếu để sản xuất sản phẩm. Hàng năm công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị
mới về thay thế cho máy móc, thiết bị cũ cho nên tài sản cố định biến động
thờng xuyên. Kế toán theo dõi ghi chép để tính và phân bổ mức khấu kịp thời
và chính xác.
24
Chứng từ sử dụng trong phần hành TSCĐ bao gồm :
Chứng từ phản ánh việc tăng giảm TSCĐ là các quyết định liên quan đến
việc tăng giảm TSCĐ do chủ sở hữu ra quyết định
Chứng từ phản ánh biến động TSCĐ gồm :Biên bản giao nhận TSCĐ ,thẻ
TSCĐ ,biên bản thanh lý TSCĐ , biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn
thành ,biên bản đánh giá lại TSCĐ , bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ .
Tài khoản sử dụng :
TK 211 : TSCĐ hữu hình.
TK 211 đợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3
- TK 2112 : Nhà cửa vật kiến trúc
- TK 2113 : Máy móc thiết bị
- TK2114 : Phơng tiện vận tải
- TK 2115 : Thiết bị dụng cụ quản lý
- TK 2118 : TSCĐ hữu hình khác
TK 2113 : TSCĐ vô hình
Tài khoản này đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2
- TK 2131 : Quyền sử dụng đất
- TK 2134 : Nhãn hiệu
- TK 2136 : Giấy phép và giấy phép nhợng quyền
TK 214 : Hao mòn TSCĐ
Tài khoản này đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 :
- TK 2141 : Hao mòn TSCĐ hữu hình
- TK 2143 : Hao mòn TSCĐ vô hình

Sổ sách ghi chép trong phần hành TSCĐ
Trong hạch toán chi tiết TSCĐ có 2 loại sổ chi tiết để phản ánh theo dõi
TSCĐ . Mẫu thứ nhất đợc lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển nhng
chi tiết theo từng loại TSCĐ ( Nhà cửa , kho tàng , máy móc thiết bị , phơng
tiện vận tải ...). Mẫu thứ hai đợc dùng để theo dõi chi tiết TSCĐ các loại theo
từng đơn vị bộ phận sử dụng .
25