Khảo sát hệ thống Quản lý nhân sự trong Công ty than Cao Sơn

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển ta thấy được những sự phát
triển vượt bậc của Công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực từ y học, giáo
dục, kinh tế, kỹ thuật đặc biệt là viễn thông. Khả năng ứng dụng công nghệ
thông tin là quá lớn trong sự phát triển của thế giới nước ta với sự phát triển
dần dấn và ngày càng bắt kịp với thời đại chúng ta ngày càng ứng dụng
được nhiều hơn về các đề tài. Có Công nghệ thông tin, cuộc sống của con
người trở nên năng động, nhẹ nhàng hơn. Chúng ta không phải làm việc vất
vả ..Ngày càng có nhiều dịch vụ mua bán trao dổi qua mạng Intenet. Cuộc
sống càng phát triển ta càng thấy sự bùng nổ về công nghệ thông tin. Trong
kinh doanh nghành công nghệ thông tin ngày một phát triển không ngừng
trong thời đại ngày nay và chúng cũng được áp dụng trong hầu hết các
doanh nghiệp trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng. Tính ưu việt
của công nghệ thông tin không chỉ thể hiện trên lĩnh vực quản lý mà nó
còn thể hiện trong lĩnh vực truyền và truy cập thông tin qua mạng internet:
nó kết nối người với người, nó làm cho chương trình quản lý trở nên dễ
dàng hơn, không tồn nhiều nhân lực. Nhờ có máy vi tính mà con người đã
giảm bớt được những công việc nặng nhọc. Nhờ có máy vi tính trợ giúp mà
con người có thể làm những điều mà tưởng chừng không sao làm nổi. Máy
vi tính còn là công cụ giải trí của nhiều tầng lớp trong xã hội. Máy vi tính
còn là vô vàn những quyển sách quí giá giúp cho chúng ta học tập được tốt
hơn… Còn rất nhiều những ưu việt khác mà con người không thể phủ nhận
được .
1
Trong kinh doanh nếu có công nghệ thông tin thì mọi công việc làm
có hệ thống, chính xác và khoa học hơn, các doanh nghiệp ngày nay hầu hết
đều sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho việc kinh doanh. Trong
vấn đề Quản lý nhân sự và lương cần được tin học hoá. Chính vì thế ứng
dụng công nghệ thông tin để sản xuất ra phần mềm quản lý là cần thiết và
đề tài mà em sẽ sử dụng để thực tập lần này chính là Quản lý nhân sự.

Bố cục của chương trình quản lý nhân sự:
Chương I: Khảo Sát Hệ Thống
Quản LýNhân Sự Trong Công Ty Than Cao Sơn
1.1 . Thực trạng của lĩnh vực đề tài nghiên cứu
1.2 . Tính cấp thiết của đề tài
1.3 . Mục Tiêu
1.4 . Tính khả thi của đề tà.
1.5 Những Công việc đã làm và hạn chế
Chương II: Phân tích hệ thống quản lý nhân sự
trong Công ty Than Cao Sơn
2.1. Phân tích tác nghiệp
2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu
2.3.1. Biểu đồ mức khung cảnh
2.3.2. Biểu đồ mức đỉnh
2.3.3. Biểu đồ mức dưới đỉnh
2.4 .Mô hình liên kết thực thể
2
Chương III: Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.2. Quy tắc đặt tên bảng, tên các trường mã, trường khác
3.1.3 Xây dựng các bảng
3.2. Thiết kế giao diện
3.2.1 Màn hình đăng nhập hệ thống
3.2.2 Màn hình chính
3.2.3 Màn hình cho từng chức năng
Chương IV : Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG
CÔNG TY THAN CAO SƠN

1.1.Tình hình chung của công ty
Công ty Than Cao Sơn là một công ty vững mạnh trong sản xuất
than. Từ nhiều năm nay công ty đã hoạt động có hiệu quả và tạo
nhiều công ăn việc làm cho mọi người. Trụ sở của công ty nằm trên
đường Cao Sơn - Phường Cẩm Sơn- Thị Xã Cẩm Phả - Quảng
Ninh.
Hiện nay công ty có rất nhiều phòng ban như:
3
• Phòng lao động tiền lương: có 4 cán bộ.
• Phòng quản lý chi phí và giá thành sản phẩm: có 1 cán bộ và
7 nhân viên.
• Phòng địa chất trắc địa: có 8 cán bộ.
• Phòng đầu tư thiết bị: có 5 cán bộ.
• Phòng kế hoạch: có 6 cán bộ.
• Phòng kỹ thuật khai thác: có 10 cán bộ.
• Phòng tổ chức đào tạo: có 4 cán bộ.
• Phòng kế toán thống kê: có 7 cán bộ.
1.2 Thực trạng của Công tác quản lý nhân sự trong Công ty Than
Cao Sơn
Đối với Công Ty Than Cao Sơn, quản lý hồ sơ thực chất thường đi với
quản lý nhân sự.
Công ty quản lý nhân sự: Việc quản lý nhân sự trong công ty được giao
cho phòng nhân sự quản lý mọi mặt từ nhận hồ sơ xét tuyển nhân viên mới đến
việc quản lý trong suốt quá trình làm việc trong công ty, cũng như khi nhân viên
về nghỉ chế độ dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân
sự tại công ty này:
+ Quản lý nhân viên: ngay từ khi vào công ty những thông tin về nhân
viên của công ty bao gồm quản lý về hồ sơ nhân viên như: mã nhân viên, tên
nhân viên, mã phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, điện thoại , số CMTND,
trình độ học vấn, chuyên môn, ngoại ngữ, gia đình, con, ngày vào làm việc, dân

tộc.
4
+ Quản lý về khen thưởng kỷ luật: mã nhân viên, mã khen thưởng , ngày
khen thưởng, lý do khen thưởng, hình thức khen thưởng, cấp quyết định.
+ Quản lý lương: mã nhân viên ,mã lương ,hệ số, phụ cấp chức vụ, lương
cơ bản, tạm ứng, tiền thưởng, tiền phạt.
Ngoài những thông tin như trên công ty còn quản lý nhân viên của mình
theo tiêu thức khác nhau.
Ngoài ra hệ thống còn đưa ra các báo cáo theo định kỳ như: báo cáo về
bảng lương của nhân viên, báo cáo thông tin về sơ yếu lý lịch của bất kỳ một
nhân viên nào đó, báo cáo về quá trình công tác, quá trình đào tạo …
Hệ thống quản lý của công ty còn cho phép tìm kiếm thông tin về một
nhân viên hay một phòng ban nào đó.
1.3. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay cùng với nhịp độ phát triển chung của toàn xã hội thì trong tất cả các
doanh nghiệp, cơ quan nhà nước vấn đề quản lý nhân sự là rất cần thiết. Do khối
lượng cán bộ nhân viên trong công ty nhiều mà trong khi đó lượng giấy tờ bảo
quản dữ liệu thủ công sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu về mặt quản lý. Vì vậy
đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty trên
máy tính nhằm tiện lợi phục vụ cho việc xử lý cũng như vào ra các dữ liệu dữ
liệu của nhân viên trở lên dễ dàng và hiệu quả cao.
Hệ thống quản lý mới này phải đảm bảo tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới
có chức năng tổng hợp các thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý tốt cơ sở cảu
mình. Đồng thời hệ thống cũng phải đáp ứng được nhu cầu của cơ quan xí
nghiệp: nhu cầu về thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, giao diện của người sử
dụng…Việc tìm kiếm xử lý thông tin, dữ liệu trở lên nhanh chóng, hiệu quả và
chính xác cao.
Việc quản lý công nhân viên giúp chúng ta:
+ Quản lý việc nhập lý lịch của công nhân viên chính xác.
5

+ Quản lý việc tìm kiếm công nhân có hiệu quả và nhanh chóng.
+ Quản lý việc khen thưởng kỷ luật của công nhân viên.
+ Báo cáo ,thống kê …
1.4.Mục tiêu
Qua khảo sát vấn đề quản lý nhân sự của công ty thì ta thấy mục tiêu của công
việc quản lý là:
- Công tác tuyển nhân viên mới ( hồ sơ nhân viên)
- Vấn đề khen thưởng, kỷ luật
- Theo dõi quá trình làm việc để đề bạt bổ nhiệm, thăng chức.
- Quá trình đào tạo, bồi dưỡng
- nghỉ hưu, thôi việc
- Trả lương cho từng cán bộ công nhân viên.
- cập nhập, sao lưu thông tin.
- Báo cáo tìm kiếm.
1.5.Những công việc đã làm và hạn chế của công tác quản lý nhân
sự trong công ty Than Cao Sơn
* Những công việc đã làm
- Khi mà công ty cần tuyển người thì nhân viên quản lý đã nhận quyết định và
thực hiện đúng quy định mà công ty đề ra.
- Trong quá trình quản lý hồ sơ thì cán bộ quản lý bộ phận này đã làm việc một
cách trung thực tức là nhập số liệu các thông tin liên quan đến nhân viên đều rất
đầy đủ và chính xác.
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cấp trên khi cần báo cáo thống kê về một chi
tiết nào đó.
* Những hạn chế:
6
Bên cạnh những mặt đã đạt được thì vấn đề quản lý nhân sự trong công ty còn có
một số hạn chế cần khắc phục như là:
- Công việc cập nhập thông tin về cán bộ công nhân viên còn chậm.
- Các báo cáo thống kê, tìm kiếm tuy đã thực hiện được nhưng mất rất nhiều

thời gian.
1.6.Tính khả thi của đề tài
-Tác dụng của chương trình:
+ Chương trìhn quản lý nhân sự sẽ giúp cho nhà quản lý trở lên dễ dàng
và tiện lợi hơn trong quá trình làm việc.
+Khi cần in ấn thống kê báo cáo ,tìm kiếm bất kỳ một nhân viên nào trong công
ty thì sẽ đáp ứng được ngay không mất thời gian.
+ Vấn đề lương, hệ số lương, khen thưởng, kỷ luật chỉ cần thông qua bảng theo
dõi là thấy được ngay kết quả làm việc của mỗi nhân viên trong công ty.
7
-Những hạn chế của đề tài:
+Chương trình quản lý nhân sự chắc chắn sẽ còn có nhiều vấn đề vướng mắc cần
đang phải tiếp tục và hoàn thiện hơn nữa.Với lại em đang trong quá trình học hỏi
kinh nghiệm cho nên chương trình này chưa thể nào mà đáp ứng như ý muốn của
mọi người. Rất mong được sự đóng góp nhiệt tình của thầy cô và bạn bè.

8
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG
CÔNG TY THAN CAO SƠN
2.1. Phân tích tác nghiệp
2.1.1. Quy trình làm việc của công tác quản lý nhân sự trong công ty Than Cao
Sơn
* Lưu trữ và xử lý hồ sơ
+ Khi công ty có nhu cầu cần tuyển nhân viên mới dựa trên chỉ tiêu mà
Nhà Nước quy định và nhu cầu công việc đòi hỏi của công ty thì công ty sẽ ra
thông báo tuyển nhân viên .
+ Hồ sơ bao gồm: Bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp( bản sao), bảng
điểm, giấy chứng nhận sức khoẻ, đơn xin việc làm. Bên phòng ban nhân sự (hồ
sơ) sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra thông báo ngày giờ tuyển nhân viên
+ Thông tin đầu ra: Khi cán bộ cấp trên yêu cầu báo cáo, tìm kiếm thống

kê về một nhân viên nào hay là về công việc nào đó thì bên bộ phận quản lý
hồ sơ sẽ đưa lên .
+ Trong quá trình làm việc thì khi công nhân bị vi phạm vấn đề gì đó
hoặc có thành tích trong công việc thì đều được lưu vào hồ sơ nhân viên.
+ Mức lương của nhân viên cũng thay đổi theo thời gian cho nên vấn đề
này cũng được lưu vào hồ sơ.
Lương của nhân viên được tính theo: hệ số lương*Lương cơ bản + Phụ
cấp + Khen thưởng- kỷ luật-tạm ứng.
Hệ số lương: ĐH:2.34; CĐ,TC: 1.8
+ Trong quá trình làm việc thì theo dõi để đề bạt bổ nhiệm lưu vào hồ
sơ.
9
* Trả hồ sơ khi nhân viên thôi việc hoặc về nghỉ chế độ:
- Tiếp nhận đơn xin thôi viêc: Đơn xin thôi việc nộp cho giám đốc, căn cứ
vào quy định trong điều lệ của công ty và hợp đồng lao động với nhân
viên. Giám đốc sẽ ký quyết định cho nhân viên thôi việc. Sau khi nhận
quyết định cho thôi việc, đuổi việc, quyết định về nghỉ chế độ từ giám
đốc. Phòng nhân sự sẽ trả lại hồ sơ cho nhân viên.
2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ ở mức cao nhất, tổng quát nhất nó cho
phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành các chức năng
chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng.
10
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
CẬP NHẬP
TÌM KIẾM BÁO CÁO
Quá trình đào tạo
Quá trình công tác
Lý lịch nhân viên
lương

Hợp đồng lao động
Khen thưởng
Học ván
Tìm theo nhân
viên
Tìm theo phòng
ban
Lý lịch nhân
viên
Hợp đồng lao
động
Khen thưởng
Kỷ luật
lương
Phòng ban
Vi phạm
Phòng ban
Ngoại ngữ
Chức vụ
Chuyên môn
Hệ đào tạo
11
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau
những cái gì thực tế sảy ra trong hệ thống ,làm rõ những chức năng và thông tin
nào cần thiết cho quản lý.
Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ chính của quá trình phân tích ,nhằm mục
đích thiết kế trao đổi và tạo lập dữ liệu .Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ các
nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích ,thiết kế và trao đổi tư liệu.
Biểu đồ này dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm

3 kỹ thuật phân tích chính
-Sơ đồ dữ liệu (Data flow diagram) mô tả quan hệ giữa quá trình sử lý và
các dòng dữ liệu
-Từ điển định nghĩa dữ liệu : (Data dictionnary definitions) Mô tả các
phần tử dòng dữ liệu
-Xác định quá trình xử lý (proccess speci fications) mô tả quá trình sử lý
một cách chi tiết .
Mối quan hệ gữa 3 thành phần là bức tranh sinh động của hệ thống được
thể hiện qua sơ đồ sau:
Xử lý
Từ điển dữ liệu
Dữ liệu
Quản lý
Lưu trữ
12
-Các thành phần của biểu đồ luồng của dữ liệu
+Chức năng sử lý (process)
+Luồng thông tin (data flows)
+Kho dữ liệu (data store)
+Tác nhân ngoài (external entity)
+Tác nhân trong (internal entity)
-Chức năng sử lý :Là chức năng diễn đạt các thao tác ,nhiệm vụ hay tiến
trình sử lý nào đó .Tính chất quan trọng của các thao tác ,nhiệm vụ hay tiến trình
sử lý nào đó .Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào
theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin,bổ sung thông tin hoặc tạo ra
thông tin mới
Biểu diễn :Đường tròn hay ô van ,trong đó có ghi nhãn của các chức năng
Kí hiệu:
-Luồng dữ liệu:Là luồng thông tin vào hay ra của 1 chức năng xử lý .Bởi
vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ

Biểu diễn:Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng
thông tin mang theo.mủi tên chỉ hướng của luồng thông tin.
Ký hiệu:
Kho dữ liệu :Là các thông tin cần lưu giữ lại trong 1 khoảng thời gian, để
sau đó một hay một vài chức năng sử lý hoặc tác nhân trong sử dụng Biểu
diễn :bằng hình chử nhật hở hai đầu hay (cặp đoạn thẳng //) trên đó có ghi nhãn
của kho
Ký hiệu: __________
__________
13
Tên
C.Năn
g
Tên luồng dữ liệu
Tên kho
-Tác nhân ngoài :còn được gọi là đối tác là một người hay một nhóm tổ
chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có 1 số hình
thức tiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống .Sự có mặt của các nhân tố này trên
sơ đồ chỉ ra giói hạn của hệ thống ,và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế
giới bên ngoài .
Tác nhân ngoài là phần sống của hệ thống ,chúng là nguồn cung cấp thông
tin cho hệ thống cũng như chứng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống
Biểu diễn bằng hình chử nhật có gán nhãn
Kí hiệu:
2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh diễn tả tập hợp các chức năng của
hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau của quá trình sử lý ,bàn giao thông
tin cho nhau .quá trình phân tích dữ liệu coi đây là phần chính để làm cơ sở cho
việc thiết kế phần trao đổi dữ liệu
14

Tên Nhãn
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN
SỰ
Công
nhân
Tổng công
ty Than Việt
Nam
Quyết định
Đơn, hs
Báo cáo,
thống kê
Y
ê
u

c
ầ
u
Đ
ề

n
g
h
ị
Khi
công nhân nộp đơn, hồ sơ đến cho công ty chính là hệ thống quản lý nhân sự
.Công ty than Cao Sơn sẽ đề nghị hoặc tổng công ty Than Việt Nam yêu câù gửi

hồ sơ của công nhân .Sau đó tổng công ty sẽ báo cáo, thống kê về cho công ty
.Từ đó công ty sẽ gủi quyết định về giấy tờ cho công nhân
15
2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Tìm kiếm
2
Cập nhật
1
In Báo Cáo
3
Người
Quản lý
Người Xin
Việc
Lãnh đạo
H
ồ

s
ơ

x
i
n

v
i
ệ
c
Công Nhân

viên
H
ồ

s
ơ

N
h
â
n

v
i
ê
n
Y
/
C
T
.
T
B
á
o

C
á
o
Hồ sơ NV

B
á
o

c
á
o
T
u
y
ể
n

d
ụ
n
g
Y
ê
u

c
ầ
u

t
h
ôn
g

t
i
n
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gốm:Cập nhập,tìm kiếm,báo cáo.Cập nhập
chính là việc đưa các chỉ tiêu tuyển dụng, hay về hồ sơ nhân viên .Khi công ty
đưa ra các chỉ tiêu để tuyển dụng người xin việc sẽ gửi hồ sơ xin việc cho công
ty .Hoặc công nhân viên có thể yêu cầu về hồ sơ của mình ,qua chức năng cập
nhập ,công ty có giữ hồ sơ xin việc của người xin việc gửi vào kho hồ sơ.Lãnh
đạo sẽ yêu cầu về thong tin của nhân viên (tức là người đã đi làm) hay của
những người đi xin việc .Qua chức năng in báo cáo lấy từ kho hồ sơ nhân viên
lãnh đạo sẽ có được bản báo cáo.Quyêt đinh việc đi làm ,tuyển dụng của nhân
viên… Bộ phân in báo cáo sẽ gửi về kho hố sơ nhân viên từ đó công ty lấy ở
kho hồ sơ những hồ sơ nào chấp nhận nhân viên hoặc các hồ sơ của công nhân
liên quan.
16