Quản lý dự án công nghệ thông tin IT22 ehou

Câu hỏi : Trình bầy khái niệm, ý nghĩa của WBS.
WBS nên được chia nhỏ đến mức độ nào? Cho ví dụ

Đầu tiên WBS là gì , WBS là viết tắt của Work
Breakdown Structure , tạm dịch là Cấu trúc phân chia
công việc . Như tên gọi , WBS là một phương pháp giúp
phân rã và cấu trúc các đối tượng cơng việc trong tồn
bộ phạm vi một dự án . Đơn vị cơng việc nhỏ nhất trong
một gói cơng việc (work package) và được dùng dể lập
trình cho dự án . Trong sách hướng dẫn các cốt lõi trong
quản lý dự án còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói cơng
việc thành các hoạt động để từ đó ước lượng nguồn lực ,
nhân công và thời gian cần thiết để hồn thành cơng
việc . Và từ đó đảm bảo khả năng dự án thành cơng cao
nhất và ít rủi ro nhất


Lợi ích của WBS là gì . Tạo được những nhận thức
chung trong công việc . Việc thông qua WBS , các nội
dung yêu cầu và thời gian các công việc trong một dự án
được minh bạch hoá . Từ đó có thể giảm được các việc
phát sinh , các sai lệch về phạm vi công việc với người
phụ trách cho cơng việc đó . Việc xây dựng WBS ta có
lịch trình của dự án . Việc ta phân tách công việc nhỏ
hơn , sắp sếp thứ tự ưu tiên và cơng việc chính sẽ giúp
ta nhìn rõ đâu là công việc ưu tiên , công việc không ưu
tiên , phân bổ thời gian sao cho hiệu quả nhất . Khi ta đã
chia nhỏ công việc và sắp sếp thời gian thì sẽ giảm rủi
ro cho dự án . Việc xây dựng WBS tốt sẽ giúp bộc lộ
sớm các vấn đề trong dự án . Ta có thể đánh giá mọi mặt
, xây dựng kế hoạch chi tiết công việc và dự phòng mọi

rủi ro và giúp dự án chúng ta hoàn thành thuận lợi nhất
Việc xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta hình dung
được những cơng việc phải làm , nên làm , sẽ làm để
hoàn thành một dự án . Đánh giá , dự phịng các rủi ro
có thể sảy ra để tránh việc một dự án sẽ thất bại hoặc đi
quá xa mọi thứ đã đề ra . Một WBS tốt sẽ giúp ta quản
lý thời gian và chi phí từng hạng mục , mọi sai số có thể
được sử lý một cách êm thấm mà khơng ảnh hưởng quá
nhiều dự án . Giúp mỗi người nhận thức được việc mình


sẽ làm trong từng thời gian , thời điểm mà dự án ta yêu
cầu
Wbs là một phương pháp phân tách , cấu trúng sắp
sếp công việc . Bằng việc phân tách các công việc , làm
rõ phạm vi , thời gian từ đó có thể tạo lịch trình cụ thể
và chi tiết . Ước itnsh công việc từng giai đoạn và loại
bỏ nhận thức sai lệch về phạm vi công việc của người
phụ trách và làm việc . Quy trình tạo WBS là sác định rõ
nhiệm vụ , công việc để cấu tạo ra một dự án , mỗi quan
hệ các đơn hàng và cấu trúc của chúng cùng một cấp độ
nhiệm vụ .Khi tạo WBS sẽ có những đánh giá rủi ro nên
sẽ giảm thiểu những khả năng đi trệch hướng của dự án
và giúp dự án đi đúng phương hướng , kết quả đặt ra
một cách hiệu quả nhất


Việc phân chia các nhóm độc lập nhỏ trong từng giai
đoạn dự án sẽ giúp các nhóm hoạt động độc lập với
nhau . Nhóm khảo sát 1.1 1.2 1.3 sẽ nhận từng công

việc như việc khảo sát thực tế yêu cầu như việc khảo sát
trường học , khảo sát năng lực người làm . Điều đó
tránh dữ liệu thu thập khảo sát trùng lặp , nhầm lẫn các
hạng mục yêu cầu khảo sát tránh sai số trong việc xây
dựng dự án . Khi có dữ liệu dự án việc quan trọng phải
đánh giá chi tiết để xây dựng và các rủi ro khi làm việc .
Ví dụ như việc thống nhất cách làm việc , các biến sử
dụng để đồng bộ cho dễ .Còn rủi ro như việc nâng cấp


hệ thống do không chịu đựng được số lượng user lớn ,
code lớn . Khi mọi thứ đã sẵn sàng thì ta sẽ xây dựng hệ
thống theo dự án . Từ việc xây dựng bên trong , bên
ngoài sản phẩm , ta nên tiến hành demo và testing theo
từng thời gian . Như thế ta sẽ sác định được các lỗi
trong quá trình làm dự án . Khi sản phẩm hồn thành thì
việc demo khi hồn thiện rất quan trọng . Nó cho ta thấy
từ sản phẩm vơ hình thành sản phẩm hữu hình có thể
nhìn thấy và tương tác được . Việc xong sản phẩm thì sẽ
có những sai sót nhất định nên ta phải có mục kiểm thử
và hiệu chỉnh sản phẩm sao cho sản phẩm chạy trong
thực tế và đúng yêu cầu biến động sảy ra . Khi kiểm thử
sản phẩm trên hệ thống sẽ phát sinh những lỗi không
mong muốn và cần được tối ưu sản phẩm và đó là cơng
việc sau khi khi đã ra sản phẩm nhưng phải khắc phục
để tiếp tục hoàn thiện sản phẩm


Việc xây dựng một dự án chi tiết rất quan trọng . Nó
sẽ giúp ta nhìn nhận đánh giá từng giai đoạn của cơng

việc . Như mơ hình ở trên việc xây dựng 1 trang web
Vnedu sẽ có ba bước chính , khảo sát dự án , Xây dựng
dự án . Cuối cùng là hoàn thiện và đưa ra sản phẩm .
Công việc đầu tiên rất quan trọng là khảo sát dự án .
Mỗi một trường học thông thường sẽ có một người quản
lý , các nhân viên như giáo viên bộ môn , giáo viên chủ
nhiệm, bảo vệ , học sinh các lớp …. Và việc khảo sát
thực địa các trường học sẽ đưa ra các các chuẩn mực các
yêu cầu của mỗi tài khoản quản lý của hệ thống để đưa
ra các chức năng phù hợp . Khi làm về giáo dục và


người đầu ngành cần đc quản lý từng xã , từng huyện ,
từng tỉnh một và nó sẽ tác động đến lâu dài khi ta phát
triển . Năng lực người làm dự án cũng rất quan trọng ,
khi một dự án mớ nó sẽ có các yêu cầu khác nhau từ
trình độ người làm có am hiểu về giáo dục , biết các
công thức và cách quản lý trong giáo dục và điều đó sẽ
hỗ trợ giúp phát triển . Cịn khảo sát các bên như các
dịch vụ host có đủ năng lực để chạy hệ thống , các phần
mềm có sẵn liệu hỗ hợ như thế nào đến cơng việc .
VIệc xây dựng dự án khó từ bên trong đến bên
ngoài . Từ hệ thống sơ sở dữ liệu của nhân viên trong
trường , học sinh , giáo viên , phụ huynh và cả tài khoản
công tác quản lý mọi người . Mỗi nhân viên phụ trách
từng mảng như quản lý thư viện , quản lý tài khoản học
sinh phụ huynh cho đến các giáo viên dạy các bộ mơn ,
chủ nhiệm rồi hiệu trưởng .Mỗi tài khoản có yêu cầu
nhất định trong công tác quản lý , sử dụng Vnedu , giáo
viên bộ môn quản lý các môn dạy , giáo viên chủ nhiệm

quản lý lớp , hiệu trưởng xem đánh giá chung học tập .
Đó mới là bên trong cịn bên ngồi trang web là cách
tương tác của mọi người vô hệ thống . Nhập điểm , nhận
xét , làm báo cáo lớp , thổng thể khối …. Đó là những gì
phải có khi đã có dữ liệu .Việc hiệu chỉnh bên khảo sát


giúp ta khắc phục các phấn đề phát sinh khi dạy và học ,
những chương trình học mới , các cách tính điểm mới sẽ
giúp ta có thêm các hiệu chỉnh trước khi ra sản phẩm
Khi sản phẩm hoàn thiện ta tiến hành demo sản
phẩm , việc demo sẽ giúp ta có nhìn thấy rõ việc ta đã
làm và chưa làm được .Khi ta tạo sản phẩm việc bug fix
luôn luôn sảy ra và việc demo sản phẩm sẽ giúp ta sử lý
những cái lỗi khi ta làm dự án và đánh giá hình hài dự
án để có hiệu chỉnh sao cho phù hợp . Việc kiểm thử sản
phẩm rất quan trọng vì ta khơng biết hệ thống sẽ gặp
vấn đề gì khi chạy thực địa với số lượng người dùng lớn
cho nên việc kiểm thử sản phẩm là thời gian rất quan
trọng để ta đánh giá sản phẩm đưa ra thực tế . Khi sản
phẩm đưa ra thị trường việc tối ưu hệ thống rất quan
trọng . Một hệ thống chạy tốt mức 1000 người nhưng
nếu vài triệu người thì sẽ gặp nhiều vấn đề như hệ thống
web nặng , máy chủ yếu cho nên ta phải tối ưu để hiệu


xuất cao hơn

Khi ta làm sơ đồ phân công việc , điều cần hồn
thiện đó là hồn thiện các mốc thời gian của sơ đồ .

Trong khảo sát dự án , ta sẽ ưu tiên khảo sát trường
học , bộ giáo dục. Vì ba thứ đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp
đến dự án , còn khảo sát các bên là ưu tiên số 2 vì khi ta
đã biết các vấn đề thực tế thì mới kiểm tra năng lực
người làm và các bên . Khi ta có đầy đủ thơng tin để làm
nền tảng xây dựng phần mềm ta sẽ xây dựng trang
web , khi xây dựng xong ta tiến hành demo sản phẩm để
kiểm tra sản phẩm . Tiến hành điều chỉnh phát sinh bên
khảo sát , hiệu chỉnh sản phẩn nếu có các sai số phát
sinh lớn. Một sản phẩm xong xuôi ta sẽ kiểm thử sản
phẩm từ quy mô nhỏ vài người , quy mô trung vài ngàn
người và các hệ thống lớn như các trường học , các xã


các huyện rồi tỉnh. Khi đã kiểm thử những vấn đề phát
sinh ta sẽ tối ưu lại để sản phẩm ngày càng hồn thiện
hơn
Việc xây dựng WBS vơ cùng quan trọng trong dự án
. Nó sác định các mục tiêu cần làm , các mốc thời gian ,
các rủi ro khi làm dự án và chi tiết các công việc lẫn
hạng mục làm việc trong một dự án Công Nghệ Thơng
Tin . Các sản phẩm của CNTT có thể là vơ hình hoặc
hữu hình nên việc xây dựng dự án chi tiết sẽ giúp chúng
ta hoàn thiện sản phẩm mà không đi xa những cái đề ra
ban đầu .