Đồ án tốt nghiệp phân tích thiết kế hệ thống quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ

ĐỀ TÀI:
Quản lý học viên trung
tâm ngoại ngữ

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã khơng
cịn xa lạ với chúng ta. Cơng Nghệ Thơng Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác
đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình vực quản
lý.
Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì ngoại
ngử là vấn đề thiết yếu. Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng học viên
cũng tăng đáng kể. Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm để quản lý
các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ”
để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ.
Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án mơn học, chúng em chưa
hồn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống. Sau này nếu điều kiện cho
phép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mơ hoạt động sao cho hồn
chỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý.
Tài liệu này gồm 2 phần:
Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệ
thống.
Triển khai thực hiện đồ án
Trong đồ án của mơn học này em có tham khảo mơ hình MERISE cho
việc xử lý.
Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng
em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hồn
thành đồ án này.
101

2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


PHẦN 1:

Khảo sát hiện trạng– thu thậpYêu cầu

I. Mô tả đồ án
Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và
TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống
tinhọc để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn. Nghiệp vụ của
trung tâm như sau :
II. Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu:
- Tiếp nhận học viên :
Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa
học kéo dài 3 tháng (12 tuần). Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng với
trình độ học viên từ thấp đến cao. Học phí khác nhau tùy vào loại lớp và cấp lớp
(cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn).
Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ
bắt đầu nhận học viên mới.
Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có
một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh văn
tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC). Học viên sẽ đóng học phí tương ứng
với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp học viên được vào
học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung. Nhân viên trung
tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biênn lai thu học phí, đồng thời
hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp.

Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa
sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học lại).
Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp lớp.
-. Tổ chức thi xếp lớp
Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3
đợt thi xếp lớp, nếu học viên khơng có u cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ
được xếp theo thứ tự đăng ký. Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc nghiệm,
dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp lớp phù hợp.
Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp
phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp. Nếu có
một giờ học mà có q ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên) thì
sẽ khơng mở lớp. Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết định

3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp. Nếu vẫn khơng được thì
sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ hồn trả
học phí cho học viên. Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn thì phải tách
thành 2 lớp.
Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên
đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp 1,
19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ khơng mở lớp
cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2 nếu có
thể (học viên khơng là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của học viên
không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác.
Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả
xếp lớp và phịng học. Học viên bắt đầu khóa học mới

-. Tổ chức thi cuối khóa:
Thi cuối khóa sẽ khơng tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho
lớp thi vào tuần cuối cùng. Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ ghi
nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên .
Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí. Học
viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí, xếp
thứ 2 được giảm 10% học phí. Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký học
ngay đợt khai giảng kế tiếp. Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và sẽ nhận
lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần.
III. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống
Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau
- Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp,
kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa
của các lớp đó.
- Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông
tin liên quan.
- Ghi nhận một số thơng tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả
lại tiền thưởng,…
- Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi. Hệ

4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn
và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp,
vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và
mở lớp.
- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí,

danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số
lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,
trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…
IV. Phát hiện thực thể và mơ hình ERD
1. Phát hiện thực thể:
1.1 Thực thể: LOAILOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học.
- Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc
1.2 Thực thể: LOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học.
- Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo
1.3 Thực thể: BIENLAI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên.
- Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi
1.4 Thực thể: CAPLOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học.
- Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop.
1.5 Thực thể: KHOAHOC
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học.
- Các thuộc tính: NienHoc, HocKy
1.6 Thực thể: HOSOHV
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên.
- Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua
1.7 Thực thể: HOCVIEN
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên.
- Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh,
GioiTinh
1.8 Thực thể: DOTTHI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi.
Các thuộc tính: MaDotThi, NgayThi.

2. Mơ tả thực thể:

5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.1: Thực thể LOAILOP:
Tên thực thể: LOAILOP
Tên thuộc
Diễn giải
Kiểu
tính:
DL
MaLoaiLop
Mã số của loại lớp C
TenLoaiLop
học
C
GioHoc
Tên của loại lớp học
Time
NgayHoc
Giờ học của loại lớp date
học
Ngày học của loại lớp
học

Loai DL

MGT

Số Byte

not null
not null
not null
not null

8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte
8 byte
8 byte

Tổng

32 byte

Loai DL

MGT

Số Byte

not null
not null
not null

8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte
14 byte

Tổng

30 byte

2.2. Thực Thể LOP:
Tên thực thể: LOP
Tên thuộc
Diễn giải
tính:
MaLop
Mã số của lớp học
TenLop
Tên của lớp học
SiSo
Số học viên tham gia

Kiểu
DL
C
C
int

6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.3. Thực thể BIENLAI:
Tên thực thể: BIENLAI
Tên thuộc
Diễn giải
tính:
MaBienLai
Mã số của biên lai
LoaiLop
Tên của loại lớp học
CapLop
Tên của cấp lớp học

Kiểu
DL
C
C
C

Loai DL

MGT

Số Byte

not null

not null
not null

8 kí tự
8 kí tự
4 kí tự
Tổng

8 byte
8 byte
4 byte
8 byte
28 byte

Loai DL

MGT

Số Byte

not null
not null

8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte

Tổng

16 byte

Loai DL

MGT

Số Byte

not null
not null

4 kí tự
1 kí tự

4 byte
1 byte

Tổng

5 byte

2. 4. Thực thể CAPLOP:
Thực thể CAPLOP
Tên thuộc
Diễn giải
Kiểu
tính:
DL
MaCapLop

Mã số của cấp lớp C
TenCapLop
học
C
Tên của cấp lớp học

2.5. Thực thể KHOAHOC:
Tên thực thể: KHOAHOC
Tên thuộc
Diễn giải
tính:
NienHoc
Năm Hoc
HocKy
Học kỳ

Kiểu
DL
C
C

7

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.6. Thực Thể HOCVIEN
Tên thực thể:HV
Tên thuộc
Diễn giải

Kiểu
tính:
DL
MaHV
Mã của từng học viên C
HoTenHV
Họ và tên học viên
C
NgaySinh
Ngày sinh của học
Date
GioiTinh
viên
C
DiaChi
Giới tính học viên
C
Địa chỉ học viên

Loai DL

MGT

Số Byte

not null
not null
not null
not null

4 kí tự
50 ký
tự
10 ký
tự
1 ký tự
80 ký
tự
Tổng

4 byte
50 byte
10 byte
1 byte
80 byte

Loai DL

MGT

Số Byte

not null

4 kí tự
2 kí tự
3 ký tự

4 byte
2 byte

3 byte

Tổng

9 byte

145 byte

2.7. Thực Thể HSHV:
Tên thực thể: HOSOHV
Tên thuộc
Diễn giải
Kiểu
tính:
DL
MaHoSo
Mã hổ sơ của học C
DiemThi
viên
int
KetQua
Điểm thi của học viên C
Kết quả học tập của
học viên

8

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

2.8. Thực Thể DOTTHI
Tên thực thể: DOTTHI
Tên thuộc
Diễn giải
Kiểu
tính:
DL
MaDotThi
Mã hổ của một đợt C
NgayThi
thi
date
Ngày thi

Loai DL

MGT

not null
not null

4 kí tự 4 byte
10 kí tự 10 byte

Tổng

Số Byte

14 byte

V. Biễu diễn mơ hình quan hệ ER:

9

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


VI. Chuyển đổi sang mơ hình ERD:
Mối kết hợp:
1. Giữa HOCVIEN & LOP
Dangky(MaHocVien, MaLop)
2. Giữa HOCVIEN & DOTTHI
Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem)
3. Giữa HOCVIEN & HSHV
Luu(MaHocVien, MaHoSo)
4. Giữa LOP & HSHV
Cua(MaLop, MaHoSo)
5. Giữa DOTTHI & KHOAHOC
Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc)
6. Giữa KHOAHOC & LOP
Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop)
7. Giữa LOAILOP & LOP
Thuoc(MaLoaiLop, MaLop)
8. Giữa LOP & CAPLOP
Thuoc(MaLop, MaCapLop)
9. Giữa BIENLAI & DangKy
Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, )
Mơ Hình Quan Hệ :
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )

CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop )
KHOAHOC (NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc)
DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem)

10

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Mơ hình quan hệ cải tiến
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )
KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)
DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)

11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

VII. Các mơ hình xử lý:
1. Mơ hình DFD:
1.1. Cấp 1:

1.2 Cấp 2:

12

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


1.2. Cấp 2:

13

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2. Mơ hình MERISE:
2.1. Mơ tả hệ thống con của quy trình:

14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.2. Mơ tả dịng dữ liệu:
STT
Diễn Giải

1

Thơng tin học viên khơng có lớp

2

Thơng báo

3

Thơng tin đăng ký của hoc viên

4

Biên lai

5

Danh sách học viên

6

Thông tin lớp học

7

STT

Diễn Giải

8

Danh sách học viên

9

Thông tin học viên

10

Điểm thi cuối kỳ

11

y êu cầu thống kê

12

kết quả thống kê

13
14

15

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.3. Các sơ đồ các biến cố:

16

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.4. Mơ hình xử lý quy trinh MERISE cho việc phân lớp:

17

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


STT Nguồn gốc NTQL
1

2

Kiểm tra học viên
có thi xếp lớp hay
không ?
Ghi nhận cấp lớp.

3

Kiểm tra giờ học và
số lượng để lập lớp.

4

Chia học viên làm

hai.
Xữ lý điểm thi

5

6

Ghi nhận thong tin
lớp học cho học
viên

Thủ tục chức
năng
Xác định hoc
viên có thi
xếp lớp ?
Phân cấp lớp
theo
điểm
thi.
Phân
lớp
theo giờ học
và số lượng
học viên.
Tách thành
hai lớp.
Nâng
hay
giảm điểm

thi.
Ghi thong tin
về lớp học.

Bản
chất
Tự
động

Vị
trí
NV

Thời gian thực hiện

Tự
động

NV

Sau khi có kết quả
thi.

Tự
động

NV

Sau khi có kết quả
thi.

Tự
động
Tự
động

NV

Sau khi có kết quả
thi.
Sau khi có kết quả
thi.

Tự
động

NV

NV

Sau khi có kết quả
thi.

Sau khi có kết quả
thi.

18

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

2.5 Mơ hình xử lý MERISE cho việc tiếp nhận học viên:

STT Nguồn gốc NTQL
1
2

3

4

Thủ tục chức
năng
Kiểm tra biên lai.
Xác
định
biên lai
Kiểm tra biên lai.
So khớp biên
lai của học
viên
Lưu thong tin đăng Ghi
nhận
ký.
thong tin học
viên đăng ký.
Xác định thông tin Xác
định
đăng ký
thong tin học

viên đăng ký.

Bản
chất
Tự
động
Thủ
cơng

Vị
trí
NV

Tự
động

NV

Khi có học viên đăng
ký

Tự
động

NV

Khi có học viên đăng
ký

NV

Thời gian thực hiện
Khi có học viên đăng
ký
Khi có học viên đăng
ký

19

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


5

Lập biên lai

6

Lập biên lai

In biên lai

Tự
động
Gởi biên lai Thủ
cho học viên. cơng

NV
NV

Khi có học viên đăng
ký
Khi có học viên đăng
ký

VIII. Thiết kế giao diện:
1. Menu chuong trình;

20

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2. Form của chương trình:
2.1. Form đăng nhập:

Ý nghĩ hoạt động
- Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống địi hỏi phải có quyền
hạn sử dụng chương trình. Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá
nhân vào mới sử dụng được. Vì những thay đổi của nhân viên này lên hệ thống
đều được lưu trữ lại.
Qui tắc hoạt động
- Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng. Nếu cố tình đăng nhập vào
khi khơng có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động thoát và
lưu trữ sự kiện này lại.
Các thao tác màn hình
- Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút login.

21

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.2.

Hệ thống menu chính của chương trình;

Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình.
Menu chính:
Ý nghĩa hoạt động:
- Đây là menu chính quản lý tồn bộ chương trình.
- Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái.
- Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng.
- Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệ
thống.

22

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.3 Menu tiếp nhận học viên:

Menu tiếp nhận học viên:
- Xem lịch học.
- Lập biên lai.

23

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

2.4 Menu kết quả học viên

Menu tiếp ghi kết quả học viên:
- Ghi kết quả thi xếp lớp.
- Ghi kết quả thi cuối khóa.

24

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.5 Form tiếp nhận học viên

Ý nghĩ hoạt động
-Đây là form mà giáo vụ sử dụng để tiếp nhận học viên mới của trung tâm.
Qui tắc hoạt động:
-Dành cho nhân viên giáo vụ.
Các thao tác màn hình:
-Giáo vụ diền đầy đủ các thong tin của học viên. Click lưu học viên để lưu
thong tin học viên này xuong CSDL. Để lâ biên lai nhân viên giáo vụ Click
vao lậ biên lai.

25

LUAN VAN CHAT LUONG download : add