Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ pdf

ĐỀ TÀI:
Quản lý học viên trung
tâm ngoại ngữ



2

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không
còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác
đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình vực quản
lý.
Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì ngoại
ngử là vấn đề thiết yếu. Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng học viên
cũng tăng đáng kể. Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm để quản lý
các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ”
để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ.
Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án môn học, chúng em chưa
hoàn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống. Sau này nếu điều kiện cho
phép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mô hoạt động sao cho hoàn
chỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý.
Tài liệu này gồm 2 phần:
Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệ
thống.
Triển khai thực hiện đồ án
Trong đồ án của môn học này em có tham khảo mô hình MERISE cho

việc xử lý.
Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng
em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn
thành đồ án này.
101

3

PHẦN 1: Khảo sát hiện trạng– thu thậpYêu cầu

I. Mô tả đồ án
Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và
TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống
tinhọc để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn. Nghiệp vụ của
trung tâm như sau :

II. Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu:
- Tiếp nhận học viên :
Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa
học kéo dài 3 tháng (12 tuần). Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng với
trình độ học viên từ thấp đến cao. Học phí khác nhau tùy vào loại lớp và cấp lớp
(cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn).
Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ
bắt đầu nhận học viên mới.
Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có
một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh văn
tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC). Học viên sẽ đóng học phí tương ứng
với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp học viên được vào
học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung. Nhân viên trung
tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biênn lai thu học phí, đồng thời

hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp.
Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa
sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký học lại).
Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếp lớp.
Tổ chức thi xếp lớp
Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3
đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽ
được xếp theo thứ tự đăng ký. Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắc nghiệm,
dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấp lớp phù hợp.

Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp
phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp. Nếu có
một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên) thì
sẽ không mở lớp. Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyết định

4

cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp. Nếu vẫn không được thì
sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ hoàn trả
học phí cho học viên. Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơn thì phải tách
thành 2 lớp.

Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên
đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp 1,
19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mở lớp
cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2 nếu có
thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi của học viên
không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác.
Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả
xếp lớp và phòng học. Học viên bắt đầu khóa học mới

Tổ chức thi cuối khóa:

Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho
lớp thi vào tuần cuối cùng. Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ ghi
nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên .

Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí. Học
viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí, xếp
thứ 2 được giảm 10% học phí. Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng ký học
ngay đợt khai giảng kế tiếp. Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và sẽ nhận
lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần.

III. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống
Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau
- Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp,
kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa
của các lớp đó.
- Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông
tin liên quan.
- Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả
lại tiền thưởng,…
- Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi. Hệ

5

thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn
và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp,
vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và
mở lớp.

- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí,
danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số
lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,
trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…
IV. Phát hiện thực thể và mô hình ERD
1. Phát hiện thực thể:
1.1 Thực thể: LOAILOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học.
- Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc
1.2 Thực thể: LOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học.
- Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo
1.3 Thực thể: BIENLAI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên.
- Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi
1.4 Thực thể: CAPLOP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học.
- Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop.
1.5 Thực thể: KHOAHOC
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học.
- Các thuộc tính: NienHoc, HocKy
1.6 Thực thể: HOSOHV
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên.
- Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua
1.7 Thực thể: HOCVIEN
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên.
- Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh,
GioiTinh
1.8 Thực thể: DOTTHI
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi.

Các thuộc tính: MaDotThi, NgayThi.
2. Mô tả thực thể:

6

2.1: Thực thể LOAILOP:

Tên thực thể: LOAILOP
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaLoaiLop
TenLoaiLop
GioHoc
NgayHoc

Mã số của loại lớp
học
Tên của loại lớp học
Giờ học của loại lớp
học
Ngày học của loại lớp
học
C
C
Time

date
not null
not null
not null
not null
8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte
8 byte
8 byte
Tổng 32 byte

2.2. Thực Thể LOP:

Tên thực thể: LOP
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaLop
TenLop
SiSo

Mã số của lớp học
Tên của lớp học

Số học viên tham gia


C
C
int
not null
not null
not null

8 kí tự
8 kí tự

8 byte
8 byte
14 byte

Tổng 30 byte


7

2.3. Thực thể BIENLAI:

Tên thực thể: BIENLAI
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaBienLai
LoaiLop
CapLop
Mã số của biên lai
Tên của loại lớp học
Tên của cấp lớp học
C
C
C
not null
not null
not null
8 kí tự
8 kí tự
4 kí tự
8 byte
8 byte
4 byte
8 byte
Tổng 28 byte

2. 4. Thực thể CAPLOP:

Thực thể CAPLOP
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL

Loai DL

MGT Số Byte
MaCapLop
TenCapLop

Mã số của cấp lớp
học
Tên của cấp lớp học

C
C

not null
not null


8 kí tự
8 kí tự
8 byte
8 byte

Tổng 16 byte

2.5. Thực thể KHOAHOC:

Tên thực thể: KHOAHOC
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu

DL
Loai DL

MGT Số Byte
NienHoc
HocKy

Năm Hoc
Học kỳ

C
C

not null
not null


4 kí tự
1 kí tự
4 byte
1 byte

Tổng 5 byte




8

2.6. Thực Thể HOCVIEN

Tên thực thể:HV
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaHV
HoTenHV
NgaySinh
GioiTinh
DiaChi

Mã của từng học viên
Họ và tên học viên
Ngày sinh của học
viên
Giới tính học viên
Địa chỉ học viên
C
C
Date
C
C
not null
not null
not null
not null

4 kí tự
50 ký
tự
10 ký
tự
1 ký tự
80 ký
tự
4 byte
50 byte
10 byte
1 byte
80 byte
Tổng 145 byte

2.7. Thực Thể HSHV:

Tên thực thể: HOSOHV
Tên thuộc
tính:
Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaHoSo
DiemThi
KetQua

Mã hổ sơ của học
viên
Điểm thi của học viên

Kết quả học tập của
học viên

C
int
C
not null



4 kí tự
2 kí tự
3 ký tự
4 byte
2 byte
3 byte
Tổng 9 byte


9

2.8. Thực Thể DOTTHI

Tên thực thể: DOTTHI
Tên thuộc
tính:

Diễn giải Kiểu
DL
Loai DL

MGT Số Byte
MaDotThi
NgayThi

Mã hổ của một đợt
thi
Ngày thi

C
date
not null
not null


4 kí tự
10 kí tự

4 byte
10 byte
Tổng 14 byte

V. Biễu diễn mô hình quan hệ ER:

10
VI. Chuyển đổi sang mô hình ERD:
Mối kết hợp:
1. Giữa HOCVIEN & LOP
Dangky(MaHocVien, MaLop)
2. Giữa HOCVIEN & DOTTHI
Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem)
3. Giữa HOCVIEN & HSHV
Luu(MaHocVien, MaHoSo)
4. Giữa LOP & HSHV
Cua(MaLop, MaHoSo)
5. Giữa DOTTHI & KHOAHOC
Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc)
6. Giữa KHOAHOC & LOP
Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop)
7. Giữa LOAILOP & LOP
Thuoc(MaLoaiLop, MaLop)
8. Giữa LOP & CAPLOP
Thuoc(MaLop, MaCapLop)
9. Giữa BIENLAI & DangKy
Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, )

Mô Hình Quan Hệ :
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop )
KHOAHOC (NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc)
DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem)


11

Mô hình quan hệ cải tiến
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )
KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)
DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)


12
VII. Các mô hình xử lý:
1. Mô hình DFD:
1.1. Cấp 1:


1.2 Cấp 2:

13
1.2. Cấp 2:


14


2. Mô hình MERISE:
2.1. Mô tả hệ thống con của quy trình:



15
2.2. Mô tả dòng dữ liệu:
STT Diễn Giải
1 Thông tin học viên không có lớp

2 Thông báo

3 Thông tin đăng ký của hoc viên

4 Biên lai

5 Danh sách học viên

6 Thông tin lớp học

7

STT Diễn Giải
8 Danh sách học viên

9 Thông tin học viên

10 Điểm thi cuối kỳ

11 y êu cầu thống kê

12 kết quả thống kê

13
14


16
2.3. Các sơ đồ các biến cố:




17
2.4. Mô hình xử lý quy trinh MERISE cho việc phân lớp:

18
STT

Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức
năng
Bản
chất
Vị
trí
Thời gian thực hiện
1 Kiểm tra học viên
có thi xếp lớp hay
không ?
Xác định hoc
viên có thi
xếp lớp ?
Tự
động
NV Sau khi có kết quả
thi.
2

Ghi nhận cấp lớp.

Phân cấp lớp

theo điểm
thi.
Tự
động

NV

Sau khi có kết quả
thi.

3 Kiểm tra giờ học và
số lượng để lập lớp.


Phân lớp
theo giờ học
và số lượng
học viên.
Tự
động

NV Sau khi có kết quả
thi.
4 Chia học viên làm
hai.
Tách thành
hai lớp.
Tự
động
NV Sau khi có kết quả

thi.
5

Xữ lý điểm thi Nâng hay
giảm điểm
thi.
Tự
động
NV Sau khi có kết quả
thi.
6 Ghi nhận thong tin
lớp học cho học
viên
Ghi thong tin
về lớp học.
Tự
động
NV Sau khi có kết quả
thi.



19
2.5 Mô hình xử lý MERISE cho việc tiếp nhận học viên:

STT

Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức
năng
Bản

chất
Vị
trí
Thời gian thực hiện
1 Kiểm tra biên lai. Xác định
biên lai
Tự
động
NV Khi có học viên đăng
ký
2

Kiểm tra biên lai.

So khớp biên
lai của học
viên
Thủ
công
NV

Khi có học viên đăng
ký
3 Lưu thong tin đăng
ký.
Ghi nhận
thong tin học
viên đăng ký.

Tự

động
NV Khi có học viên đăng
ký
4 Xác định thông tin
đăng ký
Xác định
thong tin học
viên đăng ký.

Tự
động
NV Khi có học viên đăng
ký

20
5 Lập biên lai In biên lai Tự
động
NV Khi có học viên đăng
ký
6 Lập biên lai Gởi biên lai
cho học viên.
Thủ
công
NV Khi có học viên đăng
ký

VIII. Thiết kế giao diện:
1. Menu chuong trình;

21
2. Form của chương trình:
2.1. Form đăng nhập:



Ý nghĩ hoạt động
- Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống đòi hỏi phải có quyền
hạn sử dụng chương trình. Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá
nhân vào mới sử dụng được. Vì những thay đổi của nhân viên này lên hệ thống
đều được lưu trữ lại.
Qui tắc hoạt động
- Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng. Nếu cố tình đăng nhập vào
khi không có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động thoát và
lưu trữ sự kiện này lại.
Các thao tác màn hình
- Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút login.

22
2.2. Hệ thống menu chính của chương trình;



Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình.
Menu chính:
Ý nghĩa hoạt động:
- Đây là menu chính quản lý toàn bộ chương trình.
- Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái.
- Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng.
- Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệ

thống.


23
2.3 Menu tiếp nhận học viên:



Menu tiếp nhận học viên:
- Xem lịch học.
- Lập biên lai.












24
2.4 Menu kết quả học viên




Menu tiếp ghi kết quả học viên:

- Ghi kết quả thi xếp lớp.
- Ghi kết quả thi cuối khóa.








25
2.5 Form tiếp nhận học viên


Ý nghĩ hoạt động
-Đây là form mà giáo vụ sử dụng để tiếp nhận học viên mới của trung tâm.
Qui tắc hoạt động:
-Dành cho nhân viên giáo vụ.
Các thao tác màn hình:
-Giáo vụ diền đầy đủ các thong tin của học viên. Click lưu học viên để lưu
thong tin học viên này xuong CSDL. Để lâ biên lai nhân viên giáo vụ Click
vao lậ biên lai.