báo cáo thực tập tại Triển lãm Giảng Võ

MỤC LỤC
MỤC LỤC ............................................................................................ 1
1.2. Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ: .................................... 4
1.2.1 Bộ máy tổ chức: ............................................................................. 4
1.2.2. Cơ cấu nguồn nhân lực: ................................................................. 8
1.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm: .......................... 10
1.4. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tại Triển
lãm Giảng Võ: .................................................................................... 12
1.4.1. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: ..................................... 12
1.4.2. Các hoạt động của bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực: ..... 12
1.4.2.1. Hoạt động phân tích công việc: ............................................ 12
1.4.2.2. Hoạt động tuyển dụng: ......................................................... 13
1.4.2.3. Hoạt động đánh giá thực hiện công việc: ............................ 14
1.4.2.4. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: ............. 16
1.4.3. Mối quan hệ giữa bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực với
các bộ phận khác tại Triển lãm Giảng Võ: .......................................... 17
1.4.3.1. Đối với Ban Giám đốc: ......................................................... 17
1.4.3.2. Đối với các phòng, ban, bộ phận khác: .............................. 18
1.4.4. Đánh giá ưu, nhược điểm của bộ phận chuyên trách nguồn
nhân lực tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ....................... 19
1.5. Giải pháp khác phục nhược điểm của bộ phận
chuyên trách nguồn nhân lực tại Trung tâm: .................................. 20
1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, thường được gọi tắt là Triển lãm
Giảng Võ với tên giao dịch quốc tế là Vietnam Exihibition & Fair Centre –
VEFAC. Tiền thân là Khu Triển lãm Giảng Võ, thành lập năm 1974 với nhiệm vụ
là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất nước, các sự kiện văn hóa,
xã hội của thủ đô Hà Nội và các Bộ, ngành Trung ương. Trung tâm Hội chợ Triển
lãm Việt Nam (VEFAC) đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển, với các tên gọi: Khu
Triển lãm Giảng Võ (1974- 1978), Khu Triển lãm Trung ương (1979 - 1982),
Trung tâm Triển lãm thành tựu Kinh tế Kỹ thuật Việt Nam (1982 - 1985), Trung

tâm Triển lãm Giảng Võ (1985 - 1989), và từ ngày 18/01/1989 mang tên Trung tâm
Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC). Trung tâm được cấp giấy phép thành lập
doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (đến
năm 2008_Trung tâm chịu sự quản lý của Bộ Văn hoá thể thao và du lịch) chính
thức năm 1995 theo quyết định số 1929/QĐ ngày 04 tháng 5 năm 1995, với số vốn
điều lệ là 10.567.800.000 đồng trong đó vốn cố định là 9.510.000.000 và vốn lưu
động là 1.057.800.000 đồng.
Với lợi thế về địa điểm, tọa lạc trên khu đất rộng gần 7 hecta, tại trung tâm
thủ đô Hà Nội, sở hữu cơ sở vật chất gồm 3 nhà trưng bày (tổng diện tích gần
10.000m2), 3 nhà hội thảo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, có thể tổ chức
những cuộc triển lãm có quy mô tầm cỡ quốc tế hoặc cùng lúc tổ chức nhiều sự
kiện khác nhau. VEFAC luôn là sự lựa chọn số 1 để tổ chức các cuộc hội chợ, triển
lãm, sự kiện lớn tại Việt Nam, là cầu nối quan trọng giữa các nhà đầu tư, kinh
doanh trong và ngoài nước với thị trường Việt Nam cũng như giới thiệu hình ảnh
Việt Nam với thế giới.
Trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, Triển lãm Giảng Võ đã trải các giai
đoạn phát triển sau:
Giai đoạn 1: Từ năm 1974 đến năm 1995:
Trung tâm là đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động thuần túy theo sự chỉ đạo
của Nhà nước với nhiệm vụ là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất
nước, các sự kiện văn hóa, xã hội…
Giai đoạn 2: Từ năm 1995 đến năm 2001:
Năm 1995, Trung tâm được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp với chức
năng là tổ chức hội chợ, triển lãm, hội nghị; kinh doanh các loại hình dịch vụ,
quảng cáo, tiếp thị và thương mại trong và ngoài nước. Cũng trong năm này, sau
nhiều cố gắng của mình Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã được công
nhận là thành viên chính thức của Tổ chức Hội chợ - Triển lãm châu Á - Thái Bình
Dương.
Năm 1998, Trung tâm vay vốn ngân hàng để xây dựng khu nhà A2 với tổng
diện tích mặt bằng 4000m

2
. Ngoài ra, Trung tâm còn đầu tư mới, nâng cấp máy
móc, thiết bị, nâng cao chất lượng phục vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của
cán bộ. Vì vậy, mặc dù tình hình kinh tế trong và ngoài nước có nhiều biến động
theo chiều hướng xấu, khiến cho hoạt động hội chợ, triển lãm gặp nhiều khó khăn
nhưng trung tâm vẫn giữ vững và tạo nên một sức hút cho các doanh nghiệp đến
hợp tác.
Giai đoạn 3: Từ năm 2001 đến năm 2003
Ngày 11/ 06/ 2001, theo quyết định số 32/2001/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá
– Thông tin, Trung tâm bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh sau:
- Tư vấn đầu tư, khai thác và tiếp nhận các dự án đầu tư trong và ngoài nước
trong lĩnh vực văn hoá, thông tin.
- Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, câu lạc bộ giải trí, thể dục thể thao.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêu
dùng, chế bản và in, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất.
Giai đoạn 4: Từ năm 2003 đến nay
Theo quyết định số 12/2003/QĐ-BVHTT của Bộ Văn hoá – Thông tin ngày 09
tháng 4 năm 2003 Trung tâm bổ sung thêm một số chức năng sau:
- Thi công ngoại thất công trình, phù điêu, thẩm mỹ cảnh quan môi thường.
- Thiết kế, thi công các công trình văn hoá, du lịch, hội chợ, triển lãm.
Trước mắt Trung tâm đang phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ:
- Giữ vững vị thế trên thị trường, nâng cao tên tuổi và uy tín trong và ngoài nước.
- Tìm kiếm & ký kết những hợp đồng mới, tổ chức các triển lãm tầm cỡ quốc tế.
- Hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp; đào tạo và nâng cao
trình độ của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Triển lãm Giảng Võ:
1.2.1 Bộ máy tổ chức:
Triển lãm Giảng Võ là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao gồm có Ban giám đốc và các phòng
chức năng. Theo cơ cấu tổ chức này, những quyết định quản lí do các phòng chức

năng nghiên cứu và đề xuất với Ban lãnh đạo, khi Ban lãnh đạo thông qua thì
những quyết định đó trở thành mệnh lệnh và được truyền đạt từ trên xuống dưới
theo tuyến đã quy định. Các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn
bộ hệ thống trực tuyến. Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên
môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy tập trung thống nhất
của hệ thống trực tuyến.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức tại Triển lãm Giảng Võ
Ban Giám Đốc bao gồm 1 Tổng Giám Đốc và 2 Phó Tổng Giám Đốc, đứng
đầu là Tổng Giám Đốc – là người đại diện cao nhất, chịu trách nhiệm trước Ban
Giám Đốc và Nhà Nước về mọi hoạt động của Trung tâm. Giúp việc cho Tổng
Giám Đốc là 2 Phó Tổng Giám Đốc do doanh nghiệp bổ nhiệm để giúp đỡ, tham
mưu cho Giám Đốc trong việc quản lý trung tâm. Đây là cầu nối giữa Giám Đốc và
các phòng ban, có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám Đốc và
nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban.
Bên cạnh Ban Giám Đốc là các phòng ban chức năng. Đứng đầu mỗi phòng
ban là Trưởng phòng do Giám đốc bổ nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng,
chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ phòng được giao phó, phân công công việc cụ thể
cho mỗi cán bộ, công nhân viên và theo dõi, quản lý hoạt động của các nhân viên
theo các nhiệm vụ được giao. Giúp đỡ cho trưởng phòng là phó phòng do trưởng
phòng bổ nhiệm. Trưởng phòng và phó phòng là người chịu trách nhiệm trước Ban
giám đốc về hoạt động của phòng mình.
Văn phòng: có 25 nhân viên trong đó có 1 Chánh Văn Phòng và 7 Phó Phòng
phụ trách các mảng khác nhau. Đây là bộ phận tham mưu chính cho Giám đốc về
tình hình hoạt động của doanh nghiệp, khai thác thị trường, thực hiện nghĩa vụ với
Nhà nước và nhân viên, tìm kiếm các hướng đầu tư hiệu quả.
Phòng kinh doanh có 8 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó phòng, là
phòng quan trọng trong doanh nghiệp với chức năng: Nghiên cứu xu hướng của thị
trường về tâm lí, sở thích, khuynh hướng, nhu cầu cũng như thu nhập của dân cư từ
đó lên các kế hoạch về sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng kinh doanh
cũng là bộ phận lập ra các bảng báo giá cho từng cuộc hội chợ, tìm kiếm khách

hàng. Phòng cũng tham mưu đắc lực cho Ban giám đốc về các mặt hoạt động của
Trung tâm.
Phòng quản lí cơ sở hạ tầng có 20 nhân viên gồm 1 trưởng phòng, 2 phó
phòng và các nhân viên có nhiệm vụ quản lí trang thiết bị, cơ sở vật chất của doanh
nghiệp. Mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản theo sự cho phép của giám đốc.
Phòng kế toán tài chính: gồm 10 người trong đó có 1 Kế Toán Trưởng và 3
Phó, 1 thủ quỹ và 6 nhân viên kế toán. Là một bộ phận quan trọng của Trung tâm,
chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ tài chính - kế toán trước Nhà nước và Giám đốc.
Phòng có chức năng: tổ chức công tác kế toán và xây dựng bộ máy kế toán theo
đúng chế độ của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm, chức năng của doanh nghiệp,
theo dõi và quản lý tình hình tài chính của Trung tâm, lập các kế hoạch tài chính,
quản lý các quỹ và điều hành có hiệu quả các hoạt động tài chính. Báo cáo kết quả
tình hình hoạt động của Trung tâm trước tập thể cán bộ công nhân viên, trước Ban
giám đốc và Nhà nước.
Phòng tổ chức hội chợ triển lãm gồm 10 người trong đó có 1 trưởng phòng
và 2 phó phòng có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm, hội nghị…diễn
ra tại trung tâm. Phòng Quan hệ Quốc tế có 5 người ( 1 trưởng và 1 phó ) có nhiệm
vụ giống phòng tổ chức hội chợ triển lãm nhưng thuộc mảng quốc tế.
Phòng bảo vệ an ninh: gồm 22 nhân viên có nhiệm vụ bảo vệ tài sản và sự an
toàn của nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Với diện tích rộng lớn, phòng bảo vệ
an ninh đã phải cố gắng rất nhiều trong công việc của mình để đảm bảo tài sản của
doanh nghiệp và của nhân viên được an toàn.
Phòng dàn dựng: Là một bộ phận nghiệp vụ của doanh nghiệp với 18 nhân
viên, thực hiện các công việc về trang trí cho các cuộc triển lãm hay hội chợ theo
phương án mà phòng thiết kế đã đặt ra. Ngoài ra, phòng dàn dựng còn tham mưu
cho phòng thiết kế để hoạt động hiệu quả hơn.
Trung tâm Dược là bộ phận riêng biệt hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm
đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của khu dược với 5 nhân viên trong đó có 1 Giám
Đốc trung tâm.
Phòng kế hoạch lao động: Là bộ phận theo dõi và quản lí nhân sự của Trung

tâm. Với 20 nhân viên phòng có nhiệm vụ: Lập kế hoạch về nhu cầu lao động của
từng phòng ban, tổ chức các đợt thi tuyển lao động, lưu trữ hồ sơ của nhân viên,
đào tạo và tham mưu đề ra các chính sách đối với người lao động, xây dựng và
quản lý các chính sách tiền lương, xây dựng các khung thưởng, phạt và quản lý cán
bộ. Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về vệ sinh, cây cảnh của toàn Trung tâm.
Hãng thiết kế tạo mẫu: có 8 nhân viên, là phòng nghiên cứu đặc điểm của từng
cuộc triển lãm, hội chợ và tâm lí của thị trường để thiết kế khuôn viên cũng như
từng gian hàng cụ thể trong các buổi triển lãm.
Phòng khai thác gồm 8 người có nhiệm vụ chính là tìm kiếm, đi sâu khảo sát
thị trường ở cả trong và ngoài nước. Kí kết các hợp đồng, các đơn đặt hàng lớn,
nâng cao vị thế và uy tín của Trung tâm.
Hãng quảng cáo trang trí nội thất mỹ thuật: là bộ phận có chức năng quảng bá
hình ảnh của doanh nghiệp với 12 nhân viên. Hãng quảng cáo không chỉ đảm
nhiệm việc quảng cáo doanh nghiệp mà còn thực hiện các dịch vụ quảng cáo.
Bên cạnh đó, Trung tâm còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh là
cơ quan giao dịch và tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm ở khu vực phía Nam.
Hàng tháng chi nhánh gửi các chứng từ có liên quan ra trụ sở chính để phòng kế
toán hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp.
1.2.2. Cơ cấu nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực là một bộ phận quan trọng trong một doanh nghiệp, một tổ
chức. Cơ cấu nguồn nhân lực cho ta biết về độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn
của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Sau đây là bảng cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính, trình độ chuyên
môn của nhân viên tại Triển lãm Giảng Võ.
STT Tuổi Số lượng
(người)
Tỷ lệ (%) Giới tính
Nam Tỷ lệ (%) Nữ Tỷ lệ (%)
1 < 25 4 2,21 1 0,55 3 1,66
2 2535 41 22,65 24 13,26 17 9,39

3 3545 66 36,47 47 25,97 19 10,5
4 4555 61 33,7 34 18,78 27 14,92
5 >55 9 4,97 8 4,42 1 0,55
Tổng 181 100 114 62,98 67 37,02
Bảng 1: cơ cấu nguồn nhân lực về tuổi và giới tính
Nhìn vào bảng trên ta thấy Trung tâm có 181 nhân viên trong đó có 114 nhân
viên nam ( chiếm 62,98 % ) và 67 nhân viên nữ ( chiếm 37,02% ). Có sự chênh
lệch như vậy vì đây là nơi chuyên tổ chức các sự kiện hội chợ, triển lãm … nên cần
nhiều lao động nam trong các hoạt động như nhân viên Bảo vệ, công nhân dàn
dựng triển lãm, công nhân điện – điện lạnh….Đa số các nhân viên nam trong độ
tuổi 35  45 ( chiếm 25,97% trong tổng số 62,98% nam ).
Nhân viên trong Trung tâm đa số trong độ tuổi 35  55 chiếm 70,17 % trong
đó có 44,75% nhân viên nam và 25,42% nhân viên nữ. Ở đây có rất ít các nhân
viên trẻ, ở độ tuổi dưới 25 thì chỉ có 4 người chiếm tỷ lệ rất nhỏ ( 2,21% ) trong đó
chỉ có một nhân viên nam.
Ở độ tuổi trên 55 thì chỉ có 9 người chiếm 4,97% trong đó chỉ có 1 nhân viên
nữ còn lại là nhân viên nam. Độ tuổi 25  35 có 41 nhân viên chiếm 22,65% trong
đó có 24 nhân viên nam và 17 nhân viên nữ.
Nhân viên trong Trung tâm đa số ở độ tuổi đó là vì có rất nhiều nhân viên là
lao động phổ thông như nhân viên Bảo vệ, công nhân vệ sinh…những người này
thường là người đứng tuổi. Hơn nữa do đây là Doanh nghiệp Nhà nước, vấn đề
nhân sự còn nhiều bất cập, nhân sự vốn đã có từ trước ít khi thay đổi, nếu có tuyển
nhân viên thì đa số tuyển vào các vị trí lao động phổ thông chứ không mấy khi
tuyển thêm các bộ phận hành chính. Chẳng hạn như năm 2007 tuyển thêm 7 nhân
viên thì có 2 nhân viên bảo vệ và 5 công nhân vệ sinh; năm 2008 tuyển thêm 3
nhân viên thì chỉ có 1 người là tuyển vào phòng tài chính kế toán còn lại là công
nhân dàn dựng triển lãm.
STT Trình độ Sổ lượng ( người ) Tỷ lệ ( % )
1 Trên Đại học 2 1,1
2 Có 2 bằng Đại học 20 11,05

3 Có 1 bằng Đại học / Cao đẳng 67 37,02
4 Trung cấp – Công nhân kỹ thuật 20 11,05
5 Lao động phổ thông 72 39,78
Tổng 181 100
Bảng 2 : Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ chuyên môn
Đa số nhân viên trong Trung tâm có một bằng Đại học hoặc Cao đẳng ( chiếm
37,02% ) và lao động phổ thông ( chiếm 39,78% ). Lao động phổ thông chiếm
nhiều vì có nhiều vị trí như nhân viên bảo vệ, công nhân vệ sinh, công nhân dàn
dựng triển lãm… Đây là những vị trí cần nhiều lao động nhưng không yêu cầu về
trình độ chuyên môn mà chỉ là lao động phổ thông. Chỉ có 2 người trên Đại học ở
Trung tâm ( chiếm 1,1% ) nhưng so với thực tế như thế cũng là cao vì với đặc thù