11 2 chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch kinh doanh và xuất nhập khẩu OK

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
VÀ QUYỀN HẠN
Phòng Kế hoạch Kinh doanh và Xuất
nhập khẩu

Mã số: QĐCNNV-02
Lần ban hành: 01
Ngày BH: 02/01/2021
Số trang: 05

(Ban hành tại Quyết định số 11.2021/QĐ-HĐTV ngày ... /...../2021 của Chủ tịch HĐTV về việc
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng, đơn vị trực thuộc công ty)
Người soạn thảo

Người kiểm tra

Họ và tên

Vũ Thị Huế

Chức vụ

Phụ trách Tổ chức

Người phê duyệt
Tổng Giám đốc

Chữ ký

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận, đánh dấu √ ô bên cạnh và lấy chữ ký người nhận trên bản gốc)
Tick

Đơn vị

Ký nhận

□

Ban lãnh đạo

□

Phịng Kỹ thuật cơng nghệ &
đầu tư dự án

□

Nhà máy sản xuất

□

Phòng Kế hoạch Kinh doanh
& Xuất nhập khẩu

□

Phịng Tổng hợp

□
□
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tóm

Trang

Hạng mục sửa đổi

Tick

Đơn vị

Ký nhận

□
□
□
□
□
□
□
tắt tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Tóm tắt nội dung sửa đổi

Page 1|6 1


1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG
1.1 Chức năng:
Là bộ phận giúp việc Tổng giám đốc tổ chức bộ máy Kế hoạch - Kinh doanh- Xuất nhập khẩu trong
tồn cơng ty.
1.2 Nhiệm vụ:
a) Cơng tác kế hoạch:
- Chủ trì lập Kế hoạch sản xuất, kinh doanh tháng, quý, năm cho toàn cơng ty.

- Tham gia phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc cơng ty.
- Phối hợp với Phịng Tổng hợp theo dõi cơng tác thanh tốn, thu vốn của các đơn vị. Kiểm tra phiếu
giá thanh toán của các hợp đồng do cơng ty ký chuyển Phịng Tổng hợp
- Tìm thị trường, tạo công việc để phát huy hiệu quả tài sản hiện có của cơng ty.
- Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng kinh tế bao gồm:
hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, hợp đồng liên doanh, hợp đồng hợp tác đầu tư.
- Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình
ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị.
- Rà soát, ban hành sửa đổi bổ sung các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực kế hoạch - kinh doanh.
- Báo cáo thực hiện các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dở dang, thu hồi vốn ,...
- Đánh giá phân tích tình hình thực hiện, những ngun nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch.
- Hỗ trợ, giúp lãnh đạo công ty tập hợp báo cáo, kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty.
b) Công tác kinh doanh
- Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng.
- Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan
tâm của khách hàng.
- Nghiên cứu, xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm chính sách giá, khuyến mãi, chiết khấu và
quảng bá, tiếp thị).
- Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh theo từng giai đoạn cụ thể.
- Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các bộ phận khác.
Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng
yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng.
- Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu, phát triển sản phẩm.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh
nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao.

Page 2|6 2

- Xây dựng các chính sách riêng theo từng nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực
hiện theo đúng chính sách đã được duyệt.
- Xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể theo từng giai đoạn, trình Ban Giám đốc phê
duyệt và thực hiện việc bán các sản phẩm, dịch vụ theo đúng kế hoạch để đạt được mục tiêu đã đặt
ra.
- Tìm kiếm, kết nối và phát triển mạng lưới khách hàng mục tiêu cho cơng ty. Duy trì và chăm sóc
các khách hàng hiện tại của cơng ty theo đúng chính sách đã đặt ra. Xây dựng và phát triển các mối
quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới.
- Tiến hành thu thập và quản lý một cách khoa học, hiệu quả các thông tin và hồ sơ của khách hàng,
đảm bảo tuân theo đúng quy định của công ty.
c) Công tác xuất nhập khẩu:
- Định

hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty;

- Tổ chức và quản lý cơng tác thị trường, tìm thị trường xuất nhập khẩu cho công ty và các đơn vị
thành viên;
- Xây dựng chính sách thương nhân;
- Chỉ đạo, theo dõi, quản lý công tác xuất nhập khẩu và thực hiện công tác nghiệp vụ ngoại thương và
chỉ đạo các chương trình sản xuất theo hợp đồng lớn của cơng ty với các đối tác;
- Thực hiện các công việc do Lãnh đạo cơng ty giao phó.
* Ngồi các nhiệm vụ trên, Phòng Kế hoạch Kinh doanh và Xuất nhập khẩu còn thực hiện các
nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng, năng lực và tình hình thực tế của Cơng ty khi được Ban
Tổng Giám đốc Công ty giao.
1.3 Cơ Cấu Tổ chức, Biên chế: Từ 8 - 10 người.
2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Page 3|6 3

3. MƠ TẢ VỊ TRÍ CƠNG VIỆC
3.1 Trưởng phịng
3.1.1 Trách nhiệm
- Điều hành toàn bộ hoạt động Kế hoạch – Kinh doanh – Xuất nhập khẩu của công ty
- Phân cơng điều động nhân sự trong phịng
- Báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm với lãnh đạo công ty về các hoạt động của phịng
- Đại diện Cơng ty xử lý các thủ tục hồ sơ liên quan đến Kế hoạch – Kinh doanh – Xuất nhập khẩu
của công ty được Lãnh đạo công ty ủy quyền.
3.1.2 Quyền hạn
- Quyền phê duyệt cuối cùng các vấn đề về Kế hoạch kinh doanh & xuất nhập khẩu
- Quyền phân cơng điều động nhân sự trong phịng, có quyền khiển trách, xử phạt các nhân viên
khơng hồn thành nhiệm vụ
- Đòi hỏi các hỗ trợ cũng như chế độ hợp lý
- Báo cáo tới: Tổng Giám đốc Công ty
3.1.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Đại học
- Kinh nghiệm làm việc: 05 năm về Kế hoạch kinh doanh
- Có khả năng bao quát quản lý hoạt động Kế hoạch kinh doanh & xuất nhập khẩu
- Nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn cán bộ trực tiếp.
3.1.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho phó phịng khi vắng mặt
3.2 Phó phịng
3.2.1 Trách nhiệm
- Làm việc theo phân cơng của Trưởng phịng
- Trợ lý, tham mưu các cơng việc cho Trưởng phịng
- Thay mặt trưởng phòng điều hành khi Trưởng phòng đi vắng
Page 4|6 4


3.2.2 Quyền hạn

- Quyền quyết định mọi công việc liên quan đến cơng tác được phân cơng khi Trưởng phịng vắng
mặt.
- Quyền điều hành nhân viên, quyền kiến nghị với Trưởng phịng những vấn đề cần cải tiến và khơng
hợp lý.
- Quyền phân công điều hành nhân sự dưới quyền trực tiếp, có quyền khiển trách, xử phạt các nhân
viên khơng hồn thành nhiệm vụ.
- Thay mặt Trưởng phịng xử lý công việc liên quan theo phân công của Trưởng Phòng.
- Báo cáo tới: Trưởng phòng
3.2.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Đại học
- Kinh nghiệm làm việc: 05 năm về Kế hoạch; kinh doanh
- Có khả năng bao quát quản lý
- Nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
3.3.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt
3.3 Nhân viên kinh doanh
3.2.1 Trách nhiệm
- Được phân cơng nhiệm vụ bởi Trưởng phịng
- Nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ về kinh doanh – kế hoạch
- Lập các báo cáo theo định kỳ hoặc theo u cầu của trưởng phịng, lãnh đạo cơng ty.
- Xử lý các vấn đề số liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ.
3.3.2 Quyền hạn
- Trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ theo sự phân cơng của Trưởng phịng.
- Quyền đề xuất kiến nghị với trưởng phjongf những vấn đề cần cải tiến và không hợp lý.
- Thay mặt Trưởng phịng xử lý cơng việc liên quan theo phân cơng của Trưởng Phòng.
- Báo cáo tới: Trưởng Phòng
3.2.3 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học
- Kinh nghiệm làm việc: 02 năm về kinh doanh
- Nắm chắc chuyên mơn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.

3.3.4 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt
3.4 Marketing Executive
3.4.2 Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm về phát triển thương hiệu, quảng cáo, thiết kế hình ảnh, ấn phẩm tài liệu phục vụ
quá trình quảng bá thương hiệu trên các nền tảng online, bán hàng, hậu mãi.
- Báo cáo Lãnh đạo Cơng ty về tình hình cơng việc liên quan theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của
Lãnh đạo Cơng ty, Trưởng phịng.
- Thực hiện các cơng việc theo yêu cầu của Trưởng Phòng.
3.4.3 Quyền hạn
Page 5|6 5


- Đề xuất Trưởng phịng, Lãnh đạo Cơng ty về cơng tác phát triển thương hiệu
- Thay mặt Trưởng phịng xử lý công việc liên quan theo phân công của Trưởng Phòng.
- Báo cáo tới: Trưởng Phòng
3.4.4 Yêu cầu năng lực
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành Marketing – Thiết kế - Quảng cáo
- Kinh nghiệm làm việc 02 năm chuyên ngành marketing.
- Nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng đào tạo, hướng dẫn nhân sự trực tiếp.
3.4.5 Ủy quyền khi vắng mặt
- Ủy Quyền cho cán bộ được phân công khi vắng mặt.

Page 6|6 6