KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU ppt












KỸ THUẬT
BẢO QUẢN TÀI LIỆU






1

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Lời giới thiệu
Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư
viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất
nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến
tranh, và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫ
n tới tình trạng vốn
tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư
viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến
thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để

bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến vi
ệc các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự
lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của của nhà nước.
Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta cũng đã quan
tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc
nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện đã được gửi đi đào tạo
ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin,
thư viện và lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư Viện Quốc
gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong
việc tổ chức các khoá đào tạo ngắn ngày với sự hỗ trợ về mặt kỹ thuật và tham gia giảng dạy
của các chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên những cố gắng đ
ó vẫn còn quá khiêm tốn, chưa đủ
đáp ứng cho những đòi hỏi bức thiết của thực tế công tác bảo quản mà chúng ta đang phải đối
mặt.
Trong thực tế ở Việt Nam chưa hề có một tài liệu hay giáo trình nào dành cho công tác bảo
quản, do vậy sau các khoá đào tạo ngắn ngày trở về cơ sở, các cán bộ thư viện làm công tác
bảo quản chưa thực sự tự tin để th
ực thi công việc của mình vì thiếu tài liệu hướng dẫn nghiệp
vụ cần thiết, nhất là những tài liệu bằng tiếng Việt. Nhận thức được sự cấp thiết của vấn đề này,
Thạc sĩ Kiều Văn Hốt - Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, thành viên ban chỉ đạo
SEACAP (Uỷ ban Bảo quản tài liệu các nước Đông Nam Á) và Thạc sĩ Chu Tuyết Lan - Trưởng
phòng Thông tin-Tư
liệu-Thư viện, Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thành viên Ban tư vấn SEACAP
đã xây dựng dự án "Bảo quản tài liệu trong các thư viện và cơ quan lưu trữ ở Việt Nam", và Dự
án này đã nhận được sự tài trợ của Quỹ Ford. Mục đích của Dự án là cung cấp những hiểu biết
và kiến thức cơ bản cả về lý thuyết lẫn thực hành cho những cán bộ đang làm công tác bảo
quản tại các cơ quan, thư viện và bảo tàng lớn trong cả nước, nhằm tạo điều kiện cho họ có đủ
kiến thức và vững vàng hơn khi tiến hành công việc bảo quản nhằm kéo dài tuổi thọ của nguồn
tài liệu cho muôn đời con cháu mai sau.
Dự án này đã được Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cho phép thực hiện

tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ t
ướng Chính phủ Phạm
Gia Khiêm ký.
Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính:
(1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết
mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh
minh hoạ].
(2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo
quản ở các c
ơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến
nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội,
chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài).
Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân
thành tới Giám
đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia,
ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà
Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng xin
được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F.
Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám
2

đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã
tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản. Sau nữa
xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công
việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án.
Tập tài liệu dịch về Kỹ thu
ật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen
thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer.
Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột:
- Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website. Ở đây văn bản

được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các chủ đề về công tác b
ảo quản như:
Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng; Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo
quản. Cần xem chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành các
bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên trái. Trong một số bài có
ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn
để to để có thể xem ngay cùng với văn bản, lo
ại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực
tiếp đến nội dung văn bản thì để nhỏ, có thể kích chuột vào ảnh để phóng to, khi cần quay về thì
dùng biểu tượng hay chức năng BACK.
Khi xem văn bản các nút ở cuối màn hình cho phép tiến hành các thao tác:
ML : quay về mục lục
HD : xem hướng dẫn
IN : Thông báo hướng dẫn in
- Xem video minh hoạ. Dùng khi muốn xem video minh hoạ của tài liệu. Muốn xem ở chế độ
toàn màn hình thì sử dụng chức nă
ng Full Screen ở View hay gõ tổ hợp Alt+enter. Dùng Esc
hoặc chuột phải -> Full screen để về chế độ thu nhỏ. Dùng biểu tượng ra (X) hay File -> Exit
để ra khỏi thao tác. Video ở đây là bài giảng của các chuyên gia bảo quản của trường Đại học
Cornell (Mỹ) tại lớp học tổ chức tại Thư Viện Quốc gia ngày 9-1-2004. Do video lớp học có
dung lượng lớn, không thể đưa chung vào một đĩa CD với văn bản nên phải để ở
một CD riêng.
Thư viện nào có nhu cầu đề nghị liên hệ với Thư viện Quốc gia. Tệp ghi bài giảng và lớp học có
tên là lophc.dat, muốn chạy được theo menu thì tệp này phải được copy vào thư mục c:\lhbq
- Tra cứu thông tin: Toàn bộ các bài viết được quản lý bằng cơ sở dữ liệu Winisis, cho phép
tìm tin theo tên bài và theo chủ đề. Từ kết quả tìm tin có thể xem toàn văn theo văn bản
Winword và xem video minh hoạ bằng cách nháy chuột vào dòng thông báo tương ứng. Khi xem
v
ăn bản Winword có thể in ra. Nếu muốn in toàn bộ các bài thành sách thì in theo thứ tự biểu
ghi.

- Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này.
- Thoát: ra khỏi chương trình.
Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi
chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD)
Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này.
Chu Tuyết Lan
Viện Nghiên cứu Hán Nôm
Kiều Văn Hốt
Thư Việ
n Quốc gia VN







3

LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN
Lên kế hoạch bảo quản là gì?
Sherelyn Ogden
Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu
thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo
quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp
hội bảo tàng Mỹ đã nhận thứ
c được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy
chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo
“các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại,
được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong

nhiệm vụ của một cơ
quan văn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong
tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này.
+ Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể
đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường
hợp cầ
n ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép
cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và
những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có th
ể được sử dụng một cách hợp lý.
Lập kế hoạch bảo quản dài hạn
Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể
hiện bằng văn bản. Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có.
+ Một kế hoạch b
ảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan
và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập
tư liệu.
+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường
hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợ
p lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc
cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính
nhất quán theo thời gian của một chương trình bảo quản.
+ Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp
thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc nh
ư thu thập tư liệu, diễn
giải và nghiên cứu.
+ Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để
hỗ trợ thực hiện những việc cần làm.

+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ
lực trong tương lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù hợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan,
chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được
soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất
cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiế
u này là phương hướng hoạt
động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó.
Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ
quan. Sự
kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu
đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn.
Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương
trình kế hoạch mang tính chiến l
ược khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch
thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một
kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó
4

cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được
(ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ)
Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại
có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch
đều phải dựa trên kết
quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được
tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và
các hoạt động đặt ra để đáp ứ

ng các yêu cầu đó. Những thông tin này phải được đưa vào các báo
cáo khảo sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu
thập được nói chung. Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống tư liệu và các nhu cầu lên kế
hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể
hoặc những yêu cầu v
ề các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau.
Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho
nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan
trọng.
+ Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện củ
a cơ quan
có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ.
+ Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được
những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó
lâu dài.
+ Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ
thể, phải đề xuất được các hoạt
động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó.
Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát. Cần phải xác định cho được
những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố nh
ư môi trường, bảo quản, an
ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu
ý rằng bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác lưu
trữ. Đó là các toà nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường
hợp này các hoạt động bảo quản toà nhà cũng phả
i được coi trọng như các hoạt động bảo quản
vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách
rõ ràng, dễ hiểu và được trình bày theo khuôn mẫu thống nhất, bằng cách này mọi thông tin sẽ
được sắp xếp và trích dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo

quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ s
ử dụng.
Sẵn sàng hỗ trợ
Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan
văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương trình này
tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục,
đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ
. Để có thêm thông
tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ
trong lĩnh vực này của địa phương.







5

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản
Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự
thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi
các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các
quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và
các chức n
ăng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết
định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu
quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần

phải được xuất phát từ chức năng, nhi
ệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan. Những mục
tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu
như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang
tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng ph
ản ánh được mục
tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã
giúp gì cho các mục tiêu đó.
Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu
chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự

xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo quản phục chế đòi hỏi
một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó
bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn b
ộ các hiện
vật tư liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương
trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên.
Phương pháp lập kế họach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy
chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển mộ
t hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên
bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và
định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản:
Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ
các cơ quan đã hoàn tấ
t việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội
các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản”. Các chương trình này
mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của
các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể

cung cấp những thông tin h
ữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm.
CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở
California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như
các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong
việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư
liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác
nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian,
nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính
chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải đượ
c kết hợp để
tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong
từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên
trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các d
ạng
xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ
thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện
vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.

6

Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các
cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin
cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự
xuống cấp của các
văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá
nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp,

vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng
loại tư liệu khác hoặc l
ưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi
cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng
các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin
ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ.
Khảo sát môi trường
Để có được các dữ li
ệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư
liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về
nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám
sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản c
ủa địa phương, qua các thư viện của
bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản
lý về công tác bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải
một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế.
Làm thế nào để giám sát mộ
t cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là
vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc
vào phạm vi nguồn tư liệu trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo
sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng
nh
ư việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm
cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến
khi có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC.
Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng
Ngoài ra, lên một kế hoạch hi
ệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo
tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương
chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng

và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện
đúng các biện
pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống
cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra
như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phả
i được kiểm tra đánh
giá. Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với
thảm hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và
nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị
lưu trữ, các hợp
đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu
trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng hữu ích khi theo dõi
một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng,
qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện,
nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấ
n đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư
hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những
thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này.
Xác định giá trị
Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình
bảo quả
n cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu
trữ để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó. Trong thư viện thì tổng
quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu. Chương trình phần
7

mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá
trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang.
Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây thì các câu hỏi sau

sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo d
ục của các tài liệu và các ấn phẩm về
mặt ưu tiên của cơ sở và về toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này:
1. Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài
liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế?
2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đ
ang lưu trữ tại thư
viện?
3. Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác?
4. Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép,
phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?
5. Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không?
6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu th
ập các tài liệu
mới?
7. Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng và hiểu biết về vấn đề
này?
Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ ở hầu hết các thư
viện đều không có giá trị lâu dài. Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng
cần phải được bảo vệ để tránh xuống cấp và hư
hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt.
Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm này có giá trị thực sự
không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó. Các giá
trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản. Thường thường điều đó
cũng sẽ xác định liệu có th
ể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp
bảo quản thích hợp hay không.
Các nguồn vốn có sẵn
Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của các tư liệu thu thập được, tình hình điều kiện
môi trường, các yếu tố khác liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối

cùng đều cần phải được cân đố
i với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với
khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó. Về
điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần
thiết thực hiện.
Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể
áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể
cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc
tăng thêm khoản ngân sách hiện có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử
/dụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn
Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư vi
ện, việc thực hiện lưu trữ có hệ
thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu
chí khi mua các thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn
định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn trong các chủ trương và thủ

tục đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có.
Đây chưa phải là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách
làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản.
Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng
k
ể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng
cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp
lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba
việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu c
ủa nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như
trong các vấn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc
các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu công việc.
8


Môi trường lãnh đạo.
Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiến
hành chương trình dự định thực hiện. Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý
lãnh đạo như trước sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn. Đa phần thành công của
một kế ho
ạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà quản lý của cơ sở trước
các thay đổi cần thiết. Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình
lập kế hoạch và cần phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó
thông qua các việc khuyên làm. Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một s
ố nguồn vốn cần thiết sẽ
được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phân bổ quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại
một số dòng trong ngân sách hoặc cấp dòng ngân sách bổ sung. Điều đó có nghĩa là cần phải
làm cho các nhà quản lý hàng đầu của các cơ sở tham gia và ủng hộ quá trình này. Điều này
cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác c
ủa các nhân viên khác của cơ sở. Trong chừng mực có thể
thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết
phục mọi nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay đổi đó.
Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi hỏi sự h
ợp tác của các nhân viên
bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng. Một lần nữa, việc giúp họ thấy
được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các tư liệu
ấn phẩm, cũng rất cần thiết.
Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác hại khi không tiến
hành thay
đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống
cấp, cũng như đưa ra các ước tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó. Việc
thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhờ vậy
mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vốn trong vòng vài n
ăm
hoặc theo từng giai đoạn.

Công tác bảo quản dự phòng.
Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác
định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng
toàn bộ các tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất. Điều này hoàn toàn đúng vì
không có một lý do nào khác ngoài việ
c bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của cơ sở.
Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng
ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tối đa. Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan
trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biệ
n pháp y tế dự phòng đối với con người
vậy. Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự phòng là các hoạt động mà mỗi cơ
sở bình thường vẫn làm: thu thập, đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên
giá, luân chuyển và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu giữ, sao
chép, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng. Tuy nhiên, là các phần việc trong ch
ương trình
bảo quản, giờ đây các công việc này được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc
sử dụng lâu dài các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện
hành. Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình
bổ sung mà là một phần trọn vẹn của công tác và trách nhiệm hàng ngày củ
a cơ sở.
Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là không tốn kém gì.
Thực sự thì bộ phận quan trọng nhất, hệ thống điều chỉnh không khí đảm bảo một môi trường ổn
định suốt ngày đêm và quanh năm trong phạm vi dao động nhỏ được định ra theo tiêu chuẩn
quốc gia lại rất đắt tiền. Khi phát triển một kế hoạch bảo qu
ản, cần phải cân nhắc giữa chi phí
cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc không làm gì cả. Cụ thể là khi đặt ra các ưu
tiên, cần phải hiểu rằng điều chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo
quản và lưu trữ. Tất cả những gì mà cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu l
ưu trữ
hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo

quản trong các điều kiện môi trường xấu. Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất toàn bộ công việc
bảo quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ sở với toàn bộ các hoạt động của nó.
Đạt
được một môi trường tốt nhất trong điều kiện hiện có cũng quan trọng không kém, đồng thời nỗ
9

lực cao nhất ưu tiên công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường sao cho việc lưu giữ tư
liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia.
Bảo quản phục chế.
Hiện nay có nhiều hạn chế đối với các nhân viên trông coi nguồn tư liệu, những người mong
muốn tăng cường thời hạn sử dụng các tư liệu lưu trữ. Nếu họ xử lý loại gi
ấy nhiễm axít thì có
thể khử axít từng tờ một hoặc đưa toàn bộ tài liệu vào máy khử axít hàng loạt. Nhưng việc khử
axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán. Nó có thể vẫn rất hiệu quả và làm chậm quá
trình hoá tính gây hỏng giấy. Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một
quá trình làm cho giấy được bền, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy đã bị
giòn.
Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình giòn chưa xảy ra.
Một biện pháp khác là in lại các tài liệu hay sách để lưu giữ càng nhiều thông tin mà nó chứa
đựng. Hầu hết công việc này thường được xử lý bằng cách chụp vi phim hoặc bằng cách chụp
lại trên giấy kiềm. Cũng có một số dự án thử nghiệm việc số hoá. Khi tiến hành các phương
pháp này cũng cần lưu ý
đến một số điều kiện nhất định. Việc sao chụp lưu giữ phải tuân thủ các
yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ một cơ sở nào tham gia vào dự án đều phải
tuân theo nghiêm ngặt các tiêu chuẩn này. Việc chụp phim cũng cần phải được tiến hành phù
hợp với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản lưu giữ cũng phải được cất gi
ữ dưới
những điều kiện môi trường có kiểm soát nếu như bản phim đó được coi là một vi phim bảo
quản thực thụ. Quản lý các dự án chụp phim bảo quản cũng đòi hỏi kiến thức đáng kể, và cũng
nên tham khảo các nhà tư vấn có kiến thức khi lập hay giám sát một dự án như vậy. Cuối cùng

thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớ
n có các chuyên gia được đào tạo cao còn lại các cơ
sở khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản số hoá. Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua
các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ, khả năng
chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một lựa chọn khả thi.
Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu tr
ữ. Việc xử lý này bao gồm rất nhiều quy trình cần phải
có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện. Một số các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có
các phòng thí nghiệm về bảo quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ. Hầu hết
các cơ sở thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương hoặc các nhân viên
bảo quản hành nghề tư nhân để xử
lý các công tác bảo quản lưu trữ.
Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý công tác bảo quản
trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư
liệu cần xử lý để biết được có thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở. Nói
cách khác, phải nhận ra rằng những người tình nguy
ện được các chuyên gia bảo quản có kinh
nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các
tài liệu có giá trị lâu dài. Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến
thức để có thể chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào cần chụp bằng máy
photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không cần in lại vì ảnh hưở
ng đến việc mất thông
tin.
Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt các quyết định. Các
quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà cố vấn. Cần
lưu ý rằng qua việc lập một kế hoạch bảo quản đầy đủ và hoàn chỉnh chúng ta đã đưa ra các
phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi các tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài có nguy cơ bị hỏng.

10

Khảo sát và đánh giá các nhu cầu về bảo tồn
Sherelyn Ogden
Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch
này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng
những nhu cầu đó. Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra. Nhiều
cơ quan tiến hành một cuộc khả
o sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể.
Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến hành thêm các khảo sát
để chỉ ra được các vấn đề cụ thể hay yêu cầu của các bộ sưu tập nhất định hoặc của các loại hiện
vật.
Do các cuộc khảo sát là nền tảng cho việc hoạch định kế hoạch b
ảo quản nên một cuộc khảo
sát đáp ứng được các yêu cầu về kế hoạch của cơ quan có ý nghĩa rất quan trọng.
- Một cuộc khảo sát phải đánh giá được các chính sách, các công việc thường làm và các điều
kiện trong cơ quan có ảnh hưởng đến việc bảo quản các bộ sưu tập.
- Nó phải chỉ ra được tình hình chung của tất cả các bộ sưu tập cũng như
những gì cần phải
làm để cải thiện tình trạng đó và làm thế nào để bảo quản chúng về lâu dài.
- Nó phải xác định được các nhu cầu cụ thể về bảo quản và đưa ra các hoạt động phù hợp để
đáp ứng được những nhu cầu đó cũng như sắp xếp các hoạt động đó theo thứ tự ưu tiên.
Một cuộc khảo sát phải bao quát toàn bộ toà nhà lư
u giữ các bộ sưu tập và xác định được
những nguy cơ đe doạ chúng, bao gồm các yếu tố như môi trường, lưu trữ, an ninh và truy cập,
bảo quản tài liệu, cách thức tu bổ, các chính sách và công việc thực tế. Cần lưu ý rằng toà nhà

nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận của bộ sưu tập đó. Đó là trong trường
hợp các toà nhà có ý ngh
ĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình. Trong trường hợp này, cần
phải xem xét đến các hoạt động được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ sưu tập mà
nó lưu trữ.
Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một báo cáo khảo sát chính thức. Báo
cáo này cần được viết với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao cho người xem
có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn
được thông tin cần tìm. Nó là phương tiện mà bạn có thể
sử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy nó phải chứa đựng thông tin bạn cần
với ngôn ngữ dễ hiểu và hình thức dễ tiếp cận.
Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do cơ quan tư vấn bên ngoài hoặc do các nhân
viên của cơ quan đó tiến hành. Mỗi hình thức đều có những ư
u điểm và hạn chế cần được xem
xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện.
Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư
giới thiệu của người đó trước khi thuê.
So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan
Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài:
- Một tư
vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm hơn bất cứ ai trong cơ quan của
bạn. Người đó có thể đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến hành công việc
và đã từng xử lý nhiều tình huống đa dạng hơn. Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn hẳn về
các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong việc hoàn thiện dự án. Điều này khiến
cho nhà tư v
ấn có hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời khuyên.
- Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay một loại sưu tập cụ thể. Điều này rất
hữu ích trong việc đưa ra nhận xét.
- Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang tính chỉ trích mà không sợ bị một
áp lực nào. Do đó anh ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả khi thay đổi đó

không làm v
ừa lòng người khác. Vì thế nhà tư vấn không bị hạn chế hay cản trở từ phía các mối
quan hệ trong cơ quan.
- So với đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý của cơ quan, nhà tư vấn bên ngoài
thường được tín nhiệm hơn ngay cả khi sự tín nhiệm này chưa được kiểm chứng. Vì vậy nhà tư
vấn được coi như một người có thế lực.
11

- Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc thuê tư vấn bên ngoài là nhân viên tư vấn đó có thời gian tiến
hành công việc. Anh ta có thể đến làm việc theo một thời gian biểu cố định, hoàn thành việc
khảo sát và viết báo cáo đúng thời hạn.
Bất lợi của việc thuê tư vấn bên ngoài
- Một nhà tư vấn bên ngoài không biết được nguồn gốc hoặc khuôn khổ hoạt động của c
ơ
quan là nguồn gốc nảy sinh các vấn đề. Anh ta không nắm được truyền thống và đặc điểm riêng
của cơ quan nên có thể đưa ra những ý kiến thiếu thực tiễn hoặc nằm ngoài khả năng thực hiện
của cơ quan.
- Việc thuê tư vấn bên ngoài đòi hỏi một khoản tiền phí tư vấn mà có thể đối với cơ quan vào
thời điểm đó thì kho
ản tiền này không sẵn có. Điều này khiến cho việc thuê tư vấn có vẻ đắt hơn
cho dù trên thực tế, khảo sát do các nhân viên trong cơ quan thực hiện cũng đòi hỏi chi phí
không kém, thậm chí có thể còn tốn kém hơn nhiều nếu xét về thời gian thực hiện.
Ưu điểm của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan
- Là nhân viên của cơ quan, người khảo sát nắm được các giá trị và chức năng củ
a cơ quan,
hiểu rõ khuôn khổ hoạt động cũng như nguồn gốc nảy sinh vấn đề. Vì lý do này, anh ta có thể
đưa ra những ý kiến có tính thực tiễn hơn so với tư vấn bên ngoài.
- Người khảo sát nắm được vị trí lưu giữ tất cả các bộ sưu tập, đặc điểm của khoảng không
gian lưu trữ cũng như biết được các thiết bị hỗ trợ
hoạt động ra sao. Điều đó tạo điều kiện cho

họ làm việc nhanh hơn và đưa ra những kiến nghị phù hợp hơn.
- Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do không bị hạn chế về mặt thời gian
trong khi nhà tư vấn bên ngoài bị khống chế bởi thời gian.
- Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho
cuộc khảo sát có vẻ ít tốn kém hơ
n mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều thời gian của nhân viên.
Hạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan
- Nhân viên trong cơ quan có những định kiến và chương trình làm việc riêng có thể ảnh
hưởng đến việc họ nhận định vấn đề và đưa ra ý kiến.
- So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó có thể trở thành nhân tố thay đổi. Họ
có thể ngần ngại khi gợi ý những thay
đổi nhất định do chúng có khả năng gây ra những tác
động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở những
kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất thay đổi đó sẽ không được thực hiện.
- Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo của nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn
so với tư vấn bên ngoài vì họ phải thực hiện những công vi
ệc hàng ngày của mình song song với
việc khảo sát.
- Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan có thể cho rằng người nhân viên
thực hiện việc khảo sát không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến thức so với một
nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả khi điều này là không chính xác, do mức độ tín nhiệm
đối với nhân viên trong cơ quan không cao.
Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát
Khảo sát do tư v
ấn bên ngoài tiến hành
Các tổ chức cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ kinh phí cho các cuộc khảo sát. Hãy
liên hệ với các tổ chức văn hoá hoặc hiệp hội bảo tồn địa phương để biết tên và địa chỉ của các
tổ chức tài trợ phù hợp của địa phương. Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ sau:
Conservation Assessment Program (Chương trình đánh giá bảo tồn)
Heritage Preservation (Bả

o tồn Di sản)
1730 K Street, NW
Suite 566
Washington, DC 20006
Telephone; (202) 634-1422
12

MAP II: Collections Management Assessment (Đánh giá quản lý các bộ sưu tập)
American Association of Museums (Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ)
Museum Assessment Program (Chương trình đánh giá Bảo tàng)
1575 Eye Street, NW, Suite 400
Washington, DC 20005
Telephone: (202) 289-9118
Institute of Museum and Library Services (Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng)
1100 Pennsylvania Ave. NW, Suite 510
Washington, DC 20506
Telephone: (202) 606-8536
Liên hệ với nhân viên tư vấn khảo sát theo địa chỉ:
American Institude for Conservation of Historic and Artistic Works (Viện bảo tồn các tác
phẩm nghệ thuật và lịch sử)
1717 K Street, NW, Suite 301
Washington, DC 20006
Telephone: (202) 452-9545
Khảo sát do nhân viên trong cơ quan tiến hành
Nếu cần sự hỗ trợ cho nh
ững khảo sát này, hãy tham khảo cuốn “Đánh giá bảo tồn - Công cụ
để hoạch định, thực hiện và lập quỹ” (The Conservation Assessment / A Tool for Planning,
Implementing, and Fundraising), tái bản lần 1, Sara Wolf Green sửa chữa, Viện Bảo tồn tài sản
văn hoá quốc gia (nay là Viện Bảo tồn Di sản) và Viện Bảo tồn Getty xuất bản năm 1991. ấn
phẩm này hiện có tại:

Heritage Preservation (Viện Bảo tồn Di sản)
1730 K Street, NW
Suite 566
Washington, DC 20006
Telephone: (202) 634-1422
Getty Conservation Institude (Viện Bảo tồn Getty)
1200 Getty Center Drive
Suite 700
Los Angeles, CA 90049-1684
Telephone: (310) 440-7325
Để có trợ giúp cho việc khảo sát các bộ tài liệu lưu trữ, hãy xem cuốn “Đánh giá Bảo tồn cho
các Tổ chức lưu trữ” (The Consevation Assessment for Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada
xuất bản năm 1995. Cuốn sách này hiện có tại:
Canadian Council of Archives
344 Wellington
Ottawa, Ontario, Canada
Telephone: (613) 996-6445
Đối với việc khảo sát thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ, hãy liên hệ Trung tâm Bảo quản Tài
liệu Đông Bắc (NEDCC) để có 1 quyển hướng dẫn có tên “Nhữ
ng gì một tổ chức cần phải làm
để khảo sát nhu cầu bảo tồn của chính mình” (What an Institution Can Do To Survey Its Own
Preservation Needs), tác giả là Karen Motylewski. Cuốn sách này cung cấp một dàn ý những
thông tin cần thu thập trong quá trình khảo sát cũng như các thông tin cơ bản để lý giải tình
huống và tìm ra giải pháp. Tài liệu tham khảo của cuốn sách này gồm nhiều nguồn khác nhau,
bao gồm cuốn “Hướng dẫn khảo sát bảo tồn” ấn bản năm 1982 do George Cunha trình bày với
tư cách là Giám đốc củ
a NEDCC; các bài viết về chủ đề liên kết thư viện của Jan Merrill-
Oldham; các kinh nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ thống thư viện Đông
Nam (SOLINET) do Mildred O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo. Địa chỉ liên
hệ:

13

Northeast Document Conservation Center (Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc)
100 Brickstone Square
Andover, MARKETING 01810
Telephone: (978) 470-1010
Các công cụ tự động hoá cho thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ cũng được nghiên cứu phát
triển. Gần đây, công cụ CALIPR đã trở nên phổ biến và miễn phí trên Internet. Hãy truy cập:

Ngoài ra còn có một số ấn phẩm hữu ích khác như Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo
tàng (1009) (the Standard Practices Handbook for Museums) và cuốn Bảng tự đánh giá (1991)
(the Self-Evaluation Checklist) do Hội Bảo tàng Alberta xuất bản. Hiệ
n có tại:
Alberta Museums Association (Hội Bảo tàng Alberta)
9829 103 Siêu thực.
Edmonton, Alberta, Canada T5K 0X9
Telephone: (403) 4-2626
Một ấn phẩm hữu ích khác nằm trong Chương trình đánh giá Bảo tàng là cuốn “Định hướng
cho bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định tổ chức MAP” (1993) do Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ
(AAM) xuất bản. Cuốn sách này hiện có tại:
American Association of Museums (Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ)
1575 Eye Street, NW
Suite 400
Washington, DC 20005
Telephone: (202) 289-9127
Cuốn “Lịch bảo tồn mang tính phòng ngừa cho các Bảo tàng nhỏ” (A Perventive
Conservation Calendar for the Smaller Museum) được Trung tâm Bả
o tồn và Phục chế Tài sản
Văn hoá Quốc tế xuất bản năm 1997. Cuốn sách này có bán tại:
International Center for the Preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm

Bảo tồn và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế)
Via di San Michele 13
1-00153 Rome, Italy
Ghi chú
Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo tồn: Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ”
(Preservation Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan) cuả Sherelyn Ogden,
NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của Viện Dịch v
ụ Thư viện và Bảo tàng. Cuốn sách này hiện có
tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ












14

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên
Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota
Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều
hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên
không thể thực hiện được tất cả các hoạt động.
Vì vậ
y, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là

điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan.
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên là quá trình quyết định những hoạt động nào có tác động đáng kể
nhất, những hoạt động nào quan trọng nhất và những hoạt động nào là khả thi nhất.
Các hệ thống đánh giá và quản lý nguy cơ đ
ang ngày càng được phát triển. Chúng được phát
triển từ các nhu cầu bảo quản của những bộ sưu tập lịch sử tự nhiên lớn và phong phú, rồi bản
thân chúng lại tạo ra một cách tiếp cận thực tiễn đối với những bộ sưu tập đó.
Hiện tại, cách đơn giản nhất đối với nhân viên của hầu hết các cơ quan, nhất là các cơ quan
nhỏ, trong việc th
ực hiện sắp xếp các hoạt động bảo quản theo thứ tự ưu tiên là xem xét cẩn thận
những tiêu chí cụ thể, tính toán những yếu tố phù hợp có liên quan đến những bộ sưu tập và đưa
ra những đánh giá về mặt giá trị trước khi đi đến kết luận.
Các tiêu chí ưu tiên
3 tiêu chí sau rất hữu ích khi sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên:
- Tiêu chí thứ nhất là sự tác động. Sự tác động là phạm vi mà một hoạt động sẽ giúp cải tiến
việc bảo quản các bộ sưu tập của cơ quan. Pamela Darling đã miêu tả những hoạt động có khả
năng tác động lớn trong cuốn sách hướng dẫn của bà về kế hoạch bảo quản cho các thư viện như
là những hoạt động sẽ tạo ra những cả
i tiến to lớn đối với điều kiện hiện tại của các tài liệu,
giảm đáng kể tỷ lệ hao mòn và tăng đáng kể tính hiệu quả của những hoạt động bảo quản hiện
có hoặc tiết kiệm được một phần không nhỏ về thời gian, công sức và tiền bạc.
Để đánh giá được về tác động, cần xem xét một số câu hỏi: Vi
ệc thực hiện một hoạt động
nhất định sẽ cải thiện tình trạng bảo quản các bộ sưu tập tới mức độ nào? Tác động trực tiếp của
hoạt động đó lớn đến đâu và tác động phụ của nó là gì? Tác động của hoạt động đó càng lớn thì
mức độ ưu tiên càng cao.
- Tính khả thi của hoạt động cũng cần đượ
c lưu ý đến. Các hoạt động khác nhau về lượng
thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng. Một số hoạt động có thể được thực hiện dễ
dàng trong khi các hoạt động khác lại không khả thi. Các yếu tố cần được xem xét bao gồm mức

độ chuyên môn của nhân viên (khả năng quản lý và kỹ thuật), các yếu tố tài chính (các nguồn
vốn, chi phí về vật chất và chi phí dịch vụ
, chi phí thực hiện và khả năng kêu gọi tài trợ) và các
thay đổi về mặt thủ tục và chính sách (nếu cần thì ai có thể đưa ra những thay đổi này). Tính khả
thi về mặt cơ chế của những hoạt động cần được xem xét trên cơ sở thực tế. Nếu khả năng thực
hiện một hoạt động thấp, thì nó khó có thể được ưu tiên cho dù tác động của nó là rất lớn.
- M
ột tiêu chí nữa cần xem xét là tính cấp thiết của hoạt động. Bà Darling cho rằng một hoạt
động được coi là cấp thiết nếu việc trì hoãn thực hiện hoạt động đó có thể gây nên nhiều rắc rối
hơn hoặc có thể khiến cho một cơ hội nào đó bị bỏ lỡ. Nếu như trong trường hợp tất cả các yếu
tố khác là như nhau thì những hoạt động nào cầ
n thực hiện ngay sẽ được ưu tiên.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên:
Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng và giá trị của các tài liệu trong các bộ sưu tập là những yếu
tố quan trọng cần xem xét vì chúng có ảnh hưởng đến việc sắp xếp ưu tiên.
- Mức độ và mục đích sử dụng tài liệu đó có ý nghĩa quan trọng. Các tài liệu luôn được trư
ng
bày có những yêu cầu khác với những vật được lưu kho. Các vật thường xuyên được dùng cho
mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với những vật thỉnh thoảng mới được đem sử dụng.
Các tài liệu được sử dụng mạnh tay thì nguy cơ hư hại sẽ cao hơn và do đó cần được quan tâm
hơn.
15

- Nơi chứa hoặc lưu giữ các bộ sưu tập cũng có ảnh hưởng quan trọng. Những tài liệu được
bảo quản dưới các điều kiện môi trường hay trong các thùng chứa tồi, hoặc dễ bị trộm cắp, phá
hoại, hoả hoạn hoặc các thiên tai khác cũng nằm trong nhóm có nguy cơ cao.
- Những vấn đề trên trở nên đặc biệt đe doạ đối với tài liệu ở trong tình tr
ạng bảo quản yếu
kém mà tình trạng đó thậm chí còn làm tăng thêm nguy cơ rủi ro cho những tài liệu dễ bị hư hại.
Những hoạt động có thể giảm nhẹ những nguy cơ đó sẽ được ưu tiên thực hiện.

- Ngoài ra, một yếu tố nữa cũng cần được tính đến là giá trị của tài liệu. Bản chất giá trị của
các tài liệu (giá trị tiền tệ
, giá trị nội hàm, giá trị liên tưởng, giá trị thư mục), tính quý hiếm,
nguồn gốc xuất xứ cũng như tầm quan trọng của chúng đối với cơ quan cũng cần phải được xem
xét.
- Thời hạn bảo quản cũng như hình thức bảo quản tài liệu cũng là những yếu tố quan trọng
mà ta cần lưu ý.
Những ưu tiên cho việc thực hiện
Đối v
ới 1 cơ quan, những ưu tiên cho việc thực hiện phải là những ưu tiên hàng đầu. Chúng
là những hoạt động được ưu tiên cao và có khả năng thực thi. Để quyết định được những hoạt
động đó, ta nên cân nhắc cùng lúc các tiêu chí về tác động cũng như tính khả thi của các hoạt
động này. Theo bà Pamela Darling, một công cụ rất hữu ích cho việc này là một bảng kẻ ô như ở
hình dưới đây (đã đượ
c đơn giản hoá). Tác động và tính khả thi của mỗi hoạt động được thể
hiện trong bảng ở trang sau.
Bà Darling giải thích rằng những hoạt động có tác động lớn, có thể được thực thi mà gặp ít
cản trở được đặt ở khung số 1, còn những hoạt động có ảnh hưởng lớn nhưng khó thực hiện thì
nằm trong khung 3.
Những hoạt động dễ thực hiện nhưng có tác độ
ng nhỏ sẽ nằm trong khung số 2 còn hoạt động
khó thực hiện nhưng ảnh hưởng kém sẽ nằm ở khung số 4.
Bà Darling lý giải rằng những hoạt động trong khung số 1 nên được ưu tiên nhiều nhất, vì
chúng dễ thực hiện và có ảnh hưởng quan trọng. Những hoạt động trong khung số 4 có thể để lại
sau hay thậm chí bỏ qua vì việc thực hiện chúng đòi hỏi phải nỗ lực nhi
ều, nhưng hiệu quả
không đáng kể. Nhiều hành động nằm trong khung số 2 cũng có thể được loại bỏ do hiệu quả
thấp, mặc dù một số hoạt động trong đó cũng đáng được quan tâm vì chúng dễ thực hiện. Những
hoạt động trong khung số 3 thì đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng vì mặc dù có khó khăn, nhưng cũng
đáng thực hiện vì chúng cho hiệu quả cao.

Lưu ý
Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất của việc
hoạch định kế hoạch bảo quản. Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ năng của con người và việc
nắm bắt được những động lực có tổ chức của cơ quan. Không đâu mà những yếu tố này thể hi
ện
rõ ràng như trong việc sắp xếp ưu tiên. Bạn cần phải mang hết khả năng giao tiếp của mình ra
khi thảo luận về ý kiến sắp xếp ưu tiên của bạn với đồng nghiệp. Bạn cần phải lắng nghe những
vấn đề của các phòng ban khác và phải biết chọn lựa ra những điều phục vụ tốt nhất cho lợi ích
của toàn bộ cơ
quan chứ không phải chỉ phục vụ cho lợi ích của phòng ban của bạn hay cho một
lĩnh vực chuyên môn nào đó. Về lâu dài, nó cũng sẽ đáp ứng cả những mong muốn của bạn. Khi
thực hiện, bạn cần phải vừa là một nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải là một người bán hàng
giỏi, và cũng như trong hầu hết các cuộc giao tiếp giữa con người với nhau, khiếu hài hước củ
a
bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.





16

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản
Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản
"Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác
định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình
bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ
sung các bộ t
ư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí
cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" . Chính sách thu thập tư liệu sẽ

xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chương trình bảo quản tư liệu một cách có hệ
thống. Chính sách thu thập tư liệu được xây dựng trên cơ sở phương h
ướng hoạt động của cơ
quan bảo quản, trong đó chỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới. Chính sách thu thập tư
liệu cũng xác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào những phần
quan trọng nhất của các bộ tư liệu. Nói một cách hình tượng hoá, nếu phương hướng hoạt động
cho ta biết cái đích phả
i đến, thì chính sách thu thập tư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn
chủ trương bảo quản đảm bảo cho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường.
Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ ra phạm vi mở
rộng các bộ tư liệu trong tương lai. Qua việc xác định nội dung và hình thức của tư liệu thuộc
diện
được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảm bảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu
mới để đưa vào bộ sưu tập hoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết. Do có tính quyết
định đối với toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽ giúp người
sưu tập tư liệu và thủ thư
nhận thức được phạm vi và mức độ đa dạng của các tư liệu lưu trữ,
qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưu trữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần
tư liệu mà họ đảm trách. Quá trình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác
định điểm yếu cũng như thứ tự ưu tiên c
ủa các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ như việc
lập danh mục và bảo quản tư liệu.
Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa là định hướng đó
phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệt là những tư liệu ít được quan tâm
nghiên cứu. Thực tế cho thấy, trong thời gian gần đ
ây, các thư viện lân cận đã và đang tạo điều
kiện thuận lợi cho việc truy cập tư liệu. Nhờ có sự phát triển của máy photo, hệ thống tự động
hóa ILL và ngày càng nhiều các tư liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu được lưu trữ dưới dạng
vi phim, cũng như với khả năng số hoá các thông tin dưới dạng văn bản điện tử theo yêu cầ
u của

người sử dụng, mà người ta có thể truy cập các tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các
phạm vi địa lý. Trong bối cảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới
những tư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cập được ở bất
cứ thư viện nào khác.
Mộ
t chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phương hướng hoạt
động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết. Bất cứ một chương trình bảo quản nào cũng đặt
ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cần bảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài
chính mạnh nhất cũng không thể bảo quản
được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian. Chính
sách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấp độ cho việc thu
thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung. Cấp độ này thường được xác định tương ứng với tầm
quan trọng của bộ tư liệu đó đối với các chương trình và phương hướng hoạt
động của thư viện.
Các nhà quản lý công tác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan
trong việc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về số lượng và chủng
loại của tư liệu. "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh
giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đ
ó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung
trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa
lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" . Bản tổng quan sử
dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để
mô tả mức độ sử dụng
tư liệu của khách hàng. Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau:
đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0);
trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ
thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệ
u nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ
17


tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫn viết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư
viện Mỹ (ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sử dụng bản
tổng quan trong chủ trương lưu trữ tư liệu.
Tuy vậy, mức độ sử dụng tư liệu không phải là tiêu chí duy nh
ất để đánh giá tầm quan trọng
của tư liệu đối với thư viện, dựa vào đó mà đặt ra các vị trí ưu tiên bảo quản. Một đặc điểm quan
trọng nữa để đánh giá là liệu bộ tư liệu đó có chứa đựng những tư liệu có giá trị cổ hoặc có giá
trị đặc biệt gắn kết với thư viện không. Khi làm việc v
ới các tư liệu lưu trữ, ta cần chú ý đến giá
trị hiển nhiên của tư liệu đó. Các giá trị này làm cho các tư liệu thực sự cần thiết vì ý nghĩa quan
trọng về pháp lý, quản lý và/hoặc tài chính của chúng đối với một tổ chức.
Một khi được suy xét cẩn thận kỹ càng toàn diện, định hướng sưu tập sẽ đưa ra luận điểm
quan trọng để tham khả
o khi ra quyết định về bảo quản tư liệu. Các quyết định về lưu trữ tư liệu
cũng phải thể hiện chính sách thu thập tư liệu nếu định hướng này là sự chỉ đạo đáng tin cậy
trong công tác triển khai và quản lý các bộ sưu tập. “Tất cả các định hướng về việc quản lý sưu
tập, cần được đưa ra ngay từ khi nhập tư
liệu, phải tính đến quá trình xuống cấp về lý tính của tư
liệu đó cũng như nhu cầu cần thiết phải lưu trữ tư liệu”3. Như vậy, ở mỗi giai đoạn trong quá
trình thu thập, xử lý, cất trữ, truy cập, bảo dưỡng và cuối cùng là thanh lý tư liệu, mọi nhân viên
thư viện, đặc biệt là những ai liên quan đến công tác triển khai và quản lý tư liệu, phải nhậ
n thức
rõ được định hướng lưu trữ trong quyết định và hành động của họ.
Các quyết định lưu trữ tư liệu không chỉ tính tới tầm quan trọng của tiêu đề đối với một lĩnh
vực lưu trữ hay việc có cần phải lưu giữ tư liệu dưới dạng bản in, văn bản khổ nhỏ hay điện tử
để thuậ
n tiện nhất cho người sử dụng, mà còn cần cân nhắc tới những yêu cầu lưu giữ lâu dài
của các hình thức văn bản này. Nếu một tiêu đề được in trên giấy có chứa a-xít hoặc nếu kinh
nghiệm cho thấy một loạt các tư liệu đặc biệt dễ bị đánh cắp hoặc có những phần trong đó bị cắt
mất, thì nhất thiết phải lưu trữ tư

liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt
được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn.
Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và
kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng. Một nhà quản lý công tác l
ưu trữ
thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu
hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của
bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó. Đối với việc viện trợ tư liệu
cũ
ng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ
sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những
tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng
của cơ quan lưu trữ
.
Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp
nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai. Ví dụ, các quyết định sử dụng
loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa
sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả n
ăng bảo vệ sách tốt và lâu dài. Trên thực
tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để
bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ. Tương tự như vậy, cần bảo vệ
các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được ki
ềm hoá ngay khi nhập về kho
lưu trữ.
Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm
bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài. Nghiên cứu tại
Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu
trữ
ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể. Trong
thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng

ý thức được thực tế là việc mua ít hơn số lượng tư liệu dự phòng để thay thế sẽ làm tăng thêm
khoản tiền dành cho việc nhập thêm các đầu tư li
ệu mới.
Khi số lượng tư liệu bị hư hỏng không thể phục hồi được, các nhà sưu tầm và đội ngũ bảo
quản có thể phối hợp với nhau để đề ra những quyết định sáng suốt nhất xem liệu có nên hay
18

không nên thay thế tư liệu cũ, và nếu thay thế thì thay thế bằng tư liệu nào. Ví dụ, trong hầu hết
các trường hợp, việc yêu cầu thêm một bản copy của một cuốn sách bị hư hỏng sẽ chẳng mấy
tác dụng nếu cuốn sách này được in trên giấy có lượng a-xít cao và bìa kém chất lượng. Kiến
thức của một người sưu tầm về điểm mạnh, đi
ểm yếu và chi phí liên quan của một số lựa chọn
sẵn có về công việc chỉnh sửa: như chụp phim, sao chụp tư liệu, chụp kỹ thuật số sẽ quyết định
liệu có nên tiến hành công việc chỉnh sửa và cách thức chỉnh sửa như thế nào cho phù hợp.
Ngoài ra, một số các thư viện nghiên cứu hàng đầu như ở Đại học Havard và Đại học Texas
gần đ
ây đã cho xây dựng các khu giữ lạnh cách biệt. Những khu này được thiết kế rất cẩn thận,
không chỉ nhằm giảm bớt số lượng sách quá lớn tại thư viện trong trường, mà còn tạo ra môi
trường lưu trữ có nhiệt độ và độ ẩm thấp, ổn định, để làm tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tập
bằng giấy và phim cũ. Các nhà quản lý lưu trữ
và những người phụ trách công tác bảo quản
đang phối hợp với nhau để xác định những tư liệu sưu tầm nào có giá trị nhất, để chuyển chúng
vào môi trường lưu trữ đặc biệt này.
Một dấu hiệu của sự tương tác, dựa vào nhau ngày càng tăng giữa việc quản lý lưu trữ và
công tác bảo quản tại các thư viện Mỹ là thay đổi về bản chất khi đ
ánh giá các yêu cầu đề ra.
Nếu như trong những năm 1970 và đầu những năm 1980, khi các chương trình bảo quản lần đầu
tiên được đưa vào ứng dụng, các cuộc điều tra trên tư liệu lưu trữ chỉ nhằm đơn giản xác định
điều kiện lý tính của những tư liệu này. Ngày nay, các cuộc điều tra cũng đã thu thập được các
số liệu về điề

u kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ
sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu.
Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này. Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi
phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư
hỏng
trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ. Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã
vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục
hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ
các bản viết tay hoặc bản ghi. Vào gi
ữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn
mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn. Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối
với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức
gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri th
ức của chúng ta.
Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng
được cải thiện. Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh
nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ. Các chương trình đào
tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý t
ưởng
mới về giải pháp. Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn
cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một
nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác.
Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư
liệu và phim ảnh
đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu
nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ.
Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm
qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấ
y các tư liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn

khỏi bị nguy cơ hư hại. Ngày nay, các chương trình lưu trữ là những nỗ lực rộng khắp nhằm
ngăn chặn sự xuống cấp dần dần của cả thư viện cũng như các tư liệu lưu trữ. Vì vậ
y, công tác
bảo quản đã trở thành một phần không thể thiếu được của công tác quản lý lưu trữ, và công tác
quản lý lưu trữ về phần mình đã ngày càng quan tâm hơn đến việc duy trì sức chống đỡ của tư
liệu với thời gian, không chỉ trong hiện tại.
Ghi chú
1. Bonita Bryant, tái bản, Hướng dẫn về tài liệu về định hướng sưu tập. Hướng dẫn Quản
lý và Triển khai l
ưu trữ. (Chicago và London: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, 1989).
19

2. Larry R.Oberg, “Đánh giá định hướng lưu trữ đối với lưu trữ tại các thư viện nhỏ”. Thư
viện Đại học và nghiên cứu 49.3 (5/1988): trang 187-96.
3. Ellen Cunningham Kruppa, “Vai trò của chuyên gia bảo quản trong việc Triển khai
công tác Lưu trữ”, Bản tin của Thư viện Wilson (11/1992): trang 27

20

Lập kế hoạch bảo quản: Thư mục chọn lọc
Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc
Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện,
bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt
các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự
ưu tiên để giải quyết chúng. Các nhà quản lý các b
ộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về các

phương pháp lập kế hoạch mang tính chiến lược để đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình lập kế
hoạch của mình.
Mỗi tài liệu tham khảo được liệt kê dưới đây đều có phần chú giải. Đó là nhờ sự hỗ trợ từ tập
thể nhân viên của Trung tâm bảo tồn tư liệu Đông Bắc (NEDDC), cũng như qua tham khả
o các
tài liệu đã xuất bản trước đó như cuốn A Core Collection in Preservation (Bộ tài liệu nòng cốt
về bảo quản), [Lisa L. Fox xuất bản lần 1 năm 1988, Don K. Thompson và Joan Ten Hoor xuất
bản lần 2 năm 1993, Chicago, American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ)]. Hội
các nhà lưu trữ Hoa Kỳ (SAA), Uỷ ban giáo dục về lĩnh vực bảo quản đã phát hành các tài liệu
cập nhật cho cuốn “Selected Readings in Preservation” (Các tài liệu chọn lọc về bả
o quản). Đây
là nguồn tham khảo quý báu về lĩnh vực bảo quản tài liệu cho các cơ quan lưu trữ.
Cuối tài liệu này là phần danh mục các bài viết và tạp chí tham khảo, tập trung vào việc tổ
chức nhiều công tác khác nhau trong một chương trình bảo quản.
Alberta Museums Association (Hiệp hội bảo tàng Alberta). Self-Evaluation Checklist (Danh
mục tự đánh giá). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1991.
Alberta Museums Association. Standard Practices Handbook for Museums (Sổ tay tiêu chuẩn
thực hành cho các bảo tàng). Edmonton, Alberta: Alberta Museums Association, 1990.
American Association of Museums. Shaping the Museum: The MAP Institutional Planning
Guide (Tổ chức bảo tàng: Hướng dẫn hoạch
định tổ choc của MAP), xuất bản lần 2.
Washington, D.C: American Association of Museums, 1993.
American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ), Subcommittee on Guidelines for
Collection Development (Tiểu ban hướng dẫn phát triển tư liệu). Guide for Written Collection
Policy Statements (Hướng dẫn trình bày các chính sách tư liệu bằng văn bản). Bonita Bryant, đã
xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989: Collection Management and
Development Guides (Hướng dẫn quản lý và phát triển tư liệu), số 3, 32 trang.
Tài liệu này và hai tài liệu tiếp theo là một phần trong bộ tài liệu hướng dẫn về phát triển tư
liệ
u do ALA soạn thảo. Mọi thông tin đều đơn giản, dễ hiểu và dễ ứng dụng. Chúng đều được

khuyến khích dùng.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development.
Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn đánh giá các bộ sưu tập của thư
viện). Barbara Lockett, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989; Collection
Management and Development Guide số 2, 25 trang.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development.
Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét các bộ sưu tập thư viện). Lenore
Clark, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1991; Collection Management and
Development Guides số 5, 41 trang.
Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu). Preservation
Planning Program Resource Guides (Hướng dẫ
n về các nguồn lực trong hoạch định chương
trình bảo quản). Jutta Reed-Scott chủ biên. Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác
nhau.
Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện soạn thảo nhằm
cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể tính đến bằng nỗ lực trong công tác
bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt động hiện có và phát triển những sáng kiến mới. Các bài
vi
ết ở đây tập trung vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá,
21

đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp, đào tạo nhân viên và
hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác bảo quản.
Barry, Bryan W. Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, Revised and
Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, có sửa đổi và bổ sung).
St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation, 1997.
Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch. Hiện có trên
http:/www.wilder.org.
Calmas, Alan. “Preservation Planning at the National Archives and Records Administration”
(Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu hành chính). The Record (Tài liệu) 1.2

(11/1994): 1
Cloonan, Michole V. Organizing Preservation Activities (Tổ chức các hoạt động bảo quản).
Association of Research Livraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993, 98 trang.
Darling, Pamela W., và Wesley Boomgaarden. Preservation Planning Program Resource
Notebook (Hướng dẫn về các nguồn lực trong việc hoạch định chương trình bảo quản).
Washington, D.C: Association of Research Libraries, Office of Management Studies (Phòng
nghiên cứu quản lý), 1987, 719 trang.
Là nguồn tham khảo quý giá về các danh mục, tài liệu cơ sở và kỹ
thuật và các tài liệu cập
nhật quan trọng cho công tác hoạch định và thực hiện kế hoạch bảo quản. Nó được soạn thảo có
sự tham khảo cuốn Sổ tay tự học của Darling và Webster (1987) (Xem danh mục tiếp theo).
Darling, Pamela W., và Duane E. Webster. Preservation Planning Program: An Assisted Self-
Study Manual for Libraries (Chương trình hoạch định bảo quản: Cuốn sổ tay hướng dẫn tự
nghiên cứu dành cho các thư viện). J.Mirrill-Oldham và J. Reed-Scott sửa đổi và bổ sung.
Washington, D.C: Association of Research Libraries Office of Management Studies (OMS)
(Hiệp hội các thư viện nghiên cứu về công tác qu
ản lý nghiên cứu), 1993.
Tài liệu được xây dựng nhằm hướng dẫn các thư viện lập và thực hiện các chương trình bảo
quản qua một quá trình mang tính giáo dục và thu hút đông đảo nhân viên tham gia. Vạch ra một
quy trình tự nghiên cứu về đánh giá nhu cầu, đưa ra các thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch khảo sát
điều kiện của bộ sưu tập, tổ chức và bố trí nhân sự, kiểm soát các thảm hoạ,
đào tạo nhân viên
và hướng dẫn người sử dụng và có tinh thần đoàn kết, hợp tác trong nội bộ. Có tham khảo
Resource Notebook năm 1987(Sổ tay nguồn lực) của Darling và Boomgaarden và 7 tài liệu
hướng dẫn của ARL Preservation Planning Program Resource Guides (Hướng dẫn về các nguồn
lực trong hoạch định chương trình bảo quản của ARL) năm 1993. Hiện có các bản báo cáo của
các tổ chức đã hoàn thiện quá trình tự nghiên cứu này tại OMS.
DeCandido, Pobert, and Cheryl Shackleton. Who Ya Gonna Call? A Preservation Services
Sourcebook for Libraries and Archives (Bạn sẽ g
ọi cho ai? Cuốn sách về các nguồn dịch vụ bảo

quản dành cho các thư viện và cơ quan lưu trữ). New York Metropolitan Reference and
Research Library Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố
New York), 1992, 132 trang. Hiện có tại địa chỉ: New York State Library, Division of Library
Development, Cultural Education Center (Thư viện bang New York, Ban phát triển thư viện),
Albany, NY 12230.
Cung cấp danh sách nhiều dịch vụ bảo quản, bao gồm điều tra bảo quản, chụp vi phim, công
nghệ xử lý làm phẳng giấy, đóng bìa sách, sắp x
ếp thư viện và các nguồn cung cấp. Dành cho
khu vực Washington, DC; Philadelphia và Boston; nhưng cũng có các tổ chức ở xa hơn mà vẫn
có thể cung cấp dịch vụ trong phạm vi đó.
Drewes, Jeanne M. và Julie Page. Promoting Preservation Awareness in Libraries: A
Sourcebook for Academic, Public, School, and Special Collections (Tăng cường nhận thức về
bảo quản trong các thư viện: Cuốn sách dành cho các bộ sưu tập ở các trường, tổ chức công
cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt). Westport, CT: Greenwood Press ấn hành,
1997.
22

Đây là một tài liệu đánh giá toàn diện về các chương trình giáo dục bảo quản cho người sử
dụng tại thư viện lưu trữ các bộ sưu tập tại các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và
bộ sưu tập đặc biệt. Cung cấp các ví dụ thực tế về cách thức các tổ chức có thể hướng dẫn và
thông báo cho các nhân viên và người sử dụng. Có nhiề
u phụ lục hữu ích về cách minh hoạ
trưng bày, các danh mục và danh sách về thiết bị nghe nhìn.
Ellis, Judith. Keeping Archives (Lưu giữ các tài liệu). Xuất bản lần 2. Sydney, Australia:
D.W . Thorpe và Australian Society of Archivists (Hội các nhà lưu trữ úc), 1993, 512 trang.
Đây là một tài liệu hay, đề cập đến mọi khía cạnh của công tác quản lý lưu trữ, bao gồm cả
việc bảo quản bằng ngôn ngữ văn phong dễ hiểu và thực tế. Phù hợp cho việc giới thiệu, đánh
giá hoặc tham khảo; đề cập đến bề rộng hơn là bề sâu. Hiện có tại Society of American
Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ).
Gallery Association (Hiệp hội Gallery). Insurance and Risk Management for Museums and

Historical Societies (Quản lý rủi ro và bảo hiểm đối với các bảo tàng và hội sử học). Hamilton,
NY: Gallery Association, 1985, 96 trang.
Đề cập đến những vấn đề cơ bản của việc quản lý rủi ro và các lựa chọn bảo hiểm cho các
bảo tàng; chuyển đổi thông tin giữa các t
ổ chức văn hoá cũng như các bộ sưu tập khác. Hiện có
tại American Association of Museums (Hiệp hội bảo tàng Hoa Kỳ), Washington, D.C. 20005.
Green, Sara Wolf. The Conservation Assessment: A Tool For Planning, Implementing, and
Fundraising (Đánh giá bảo quản: Công cụ hoạch định, thực hiện và gây quỹ). Xuất bản lần 2.
Marina del Ray, CA, and Washington, D.C: Getty Conservation Institute and National Institute
for the Conservation of Cultural Property (Viện bảo quản Getty và Viện bảo quản tài sản văn
hoá quốc gia), 1991.
Harvey, Douglas R. “Developing a Library Preservation Program” (Phát triển chương trình
bảo quản thư viện). Chương 10 trong cuốn Preservation in Libraries: A Reader (Bảo quản trong
th
ư viện). New York: Bowder-Saur, 1993.
Vạch ra 4 loại hình đưa công tác bảo quản vào thư viện: các thư viện chuyên ngành loại nhỏ,
các bộ sưu tập được sử dụng nhiều, các bộ sưu tập ít được sử dụng hơn, và các bộ sưu tập có ý
nghĩa quốc gia. Hiện có tại địa chỉ Bowker-Saur, 121 Chanlon Rd. New Providence, NJ 07974.
1-800-521-811.
Hoagland, K. Elaine. Guidelines for Institutional Policies & Planning in Natural History
Collections (Hướng dẫn hoạch định và tạo lập chính sách cho các tổ chức lưu giữ các bộ sư
u tập
lịch sử tự nhiên). Washington, D.C: Association of Systematics Collections (Hiệp hội sưu tập hệ
thống), 1994.
Jones, Maralyn. Collection Conservation Treatment: A Resource Manual for Program
Development and Conservation Technician Training (Xử lý bảo quản sưu tập: Sổ tay phát triển
chương trình và đào tạo kỹ thuật viên bảo quản). Berkeley: Conservation Department (Ban bảo
quản), Library (Thư viện), University of California (Đại học California), 1993. 451 trang.
Các tài liệu (quy trình sửa chữa sách, tổ chức không gian làm việc, sơ đồ các bước quyết
định…) từ Hội thảo Berkeley về đ

ào tạo kỹ thuật viên tu bổ, 1992. Đưa ra nhiều quy trình đa
dạng cho các chương trình tu bổ sách với số lượng lớn. Hiện có tại Association of Research
Libraries (Hiệp hội thư viện nghiên cứu), Washington, D.C.20036.
Lusenet, Yola De. Choosing to Preserve: Towards a Cooperative Strategy for Long-Term
Access to the Intellectual Heritage (Lựa chọn để bảo tồn: Hướng tới một chiến lược hợp tác
nhằm tiếp cận lâu dài với các di sản trí tuệ). European Commission on Preservation and Access
(Uỷ ban châu Âu về công tác bảo tồn và truy cập), Amsterdam, Netherlands, 1997, 165 trang.

Managing Preservation: A Guidebook (Quản lý công tác bảo quản: tài li
ệu hướng dẫn).
Columbus, Ohio: State Library of Ohio Preservation Council (Hội đồng bảo tồn thư viện bang
Ohio), 1995. Liên hệ với Clara Ireland, State Library of Ohio, 65 S. Front Street, Columbus,
Ohio.
23

Đây là cuốn sổ tay dành cho các giám đốc phụ trách công tác bảo quản có kinh nghiệm và cả
những người mới vào nghề.
McCord, Margaret, và Catherine Antomarchi. A Preventive Conservation Calendar for the
Smaller Museum (Lịch bảo tồn cã týnh chÊt ph#ng ngõa đối với các bảo tàng quy mô nhỏ).
Rome: International Centre for the preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm
quốc tế về bảo tồn và phục chõ các tài sản văn hoá), 1997.
Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, và Mark Roosa. Preservation Program Models:
A Study Project and Report (Các hình mẫu về chương trình bảo quản: Dự án nghiên cứu và báo
cáo). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), Committee on
Preservation of Research Library Materials (Uỷ ban về bảo tồn các tài liệ
u nghiên cứu của thư
viện). Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu),
1991, 54 trang.
Cung cấp cho các nhà quản lý thư viện các hướng dẫn để tiếp cận với các chương trình bảo
quản, chia các thư viện thành 4 nhóm theo quy mô, mỗi nhóm lại có một chương trình tiếp cận

riêng về nhân lực, hoạt động và ngân sách. Thảo luận về 10 thành tố của một chương trình bảo
quản toàn diện. Đây là một tài liệu h
ữu ích cho các thư viện bất kể quy mô và chức năng gì.
Mibach, Lisa. Collections Care: What to Do When You Can’t Afford to Do Anything (Chăm
sóc các bộ sưu tập: Phải làm gì khi bạn không có điều kiện tài chính để làm bất cứ điều gì).
Oberlin, Ohio: Mibach & Associates, Collection Conservation (Bảo tồn sưu tập).
Motylewski, Karen. “What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs”
(Những gì một tổ chức có thể tiến hành để tự khảo sát nhu cầu bảo quản của mình). Trong
Collection Maintenance and Improvement (Duy trì và nâng cấp sưu tập). Sherry Byrne, đã xuất
bản. Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư
viện nghiên cứu),
1993.
National Association of Government Archives & Records Administrators (Hiệp hội quốc gia
của các nhà lưu trữ thuộc chính phủ và các nhà quản lý tài liệu). NAGARA Guide and
Resources for Archival Strategic Planning (Hướng dẫn và các nguồn NAGARA về hoạch định
chiến lược lưu trữ). Albany, NY: National Association of Government Archives & Records
Administrators, 1991.
Cung cấp 3 công cụ: chương trình tự nghiên cứu hỗ trợ trên máy vi tính, có sử dụng trí tuệ
nhân tạo để định ra và báo cáo kết quả, mục tiêu và các ưu tiên được tổ chức lập ra; một sổ tay
về
các chiến lược hoạch định; và một bản trích yếu nguồn lực dài 700 trang về các tài liệu đã và
chưa được công bố. Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 600 South
Federal, Suite 504, Chicago, IL 60605. Telephone: (312)922-014, ext.21, Email: http://www.
Archivists.org/catalog/catalog/index.html.
New York State Archives and Records Administration (Hội quản lý tài liệu và lưu trữ bang
New York). Guidelines for Arrangement and Description of Archives and Manuscripts: A
Manual for Historical Records Programs in New York State (Hướng dẫn sắp xếp và mô tả các
tài liệu và bản thảo chép tay: Sổ tay về các chương trình lưu trữ tài liệu sử học trong bang New
York). Albany, NY: New York State Archives and Records Administration,1991, 35 trang. Hiện
có tại Documentary Heritage Program (Chương trình di sản tài li

ệu), State Archives and
Records Administration (Cục lưu trữ nhà nước và tài liệu hành chính), New York State
Education Department (Khoa giáo dục bang New York), Room 9 B44 Cultural Education
Center, Albany, NY 12230.
Đây là một tài liệu hướng dẫn dễ hiểu về lý thuyết lưu trữ và định dạng, dễ ứng dụng cho các
tổ chức lưu giữ các hiện vật có giá trị lịch sử. Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình lưu
trữ đã được thừa nhận về sắp xếp và mô tả. Gồm có một danh mục ng
ắn về các công cụ cơ bản
và sổ tay hướng dẫn được sử dụng rộng rãi trong mô tả lưu trữ. Là điểm khởi đầu lý tưởng cho
các tổ chức nhỏ và các nhà lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm.
Ogden, Barclay, và Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library
(Thư viện bang California), 1997.
24

Có phần mềm vi tính (cùng với tài liệu hướng dẫn sử dụng), là công cụ đánh giá một cách tự
động nhu cầu bảo quản của các bộ sưu tập sách và tài liệu dựa trên cơ sở 100 mẫu ngẫu nhiên.
Hiện có tại The California State Library Foundation, P.O., Box 942837, Sacramento, CA 94237-
001, hoặc tải miễn phí tại trang web Berkeley Library Digital Sunsite

Ogden, Sherelyn. Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long-Range Plan (Lên kế
hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoặch dài hạn). Washington, D.C.: American Association of
Museums and Northeast Document Conservation Center (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ
và Trung
tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc), 1997.
Hỗ trợ viết các kế hoạch bảo quản sưu tập dài hạn. Cung cấp những tài liệu mở rộng về in ấn
và trình bày điện tử. Đĩa tương thích với máy IBM.
Pickett, A.G. và M.M. Lemcoe. Preservation and Storage of Sound Recordings (Bảo tồn và
lưu trữ băng đĩa), ấn phẩm năm 1959 của Thư viện quốc hội. Silver Springs, MD: Association
for Recorded Sound Collections (Hiệp hội các sưu tập băng
đĩa), 1991, 75 trang. Society of

American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), Chicago, IL.
Một tài liệu cần thiết cho các nhà quản lý các bộ sưu tập âm thanh. Điều đáng ngạc nhiên là
nhiều hướng dẫn vẫn còn nguyên giá trị. Có trước công nghệ kỹ thuật số.
RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP) (Bộ đánh giá nhu cầu bảo tồn
RLG). Mountain View, CA: Research Libraries Group (Nhóm các thư viện nghiên cứu), 1991.
Là công cụ tự động đánh giá các nhu cầu bảo tồn. Hiện có tại Preservation Publication
Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100.
Reed-Scott, Jutta. Preservation Planning Program (Chương trình lên kế hoạ
ch bảo quản).
Washington, D.C.: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 1993.
Một bộ gồm 7 cuốn hướng dẫn, cung cấp một kho tài liệu toàn diện, dễ sử dụng gồm các bài
viết, tài liệu và danh mục về các yếu tố bảo tồn trong thư viện. Được thiết kế sử dụng với PPP
Assisted Self-Study Manual (Sổ tay tự nghiên cứu có trợ giúp). Các cuốn sách gồm: 1. Options
for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials (Jennifer Banks, đã xuất bản) (Lựa ch
ọn
thay thế và chuyển dạng các hiện vật đã xuống cấp). 2. Staff Training and User Awareness in
Preservation Management (Wesley Boomgarden, đã xuất bản) (Tăng cường nhận thức của nhân
viên và người sử dụng về công tác quản lý bảo quản). 3. Disaster Preparedness (Constance
Brooks, đã xuất bản) (Sẵn sàng đối phó với thiên tai). 4. Collection Maintenance and
Improvement (Sherry Byrne, đã xuất bản) (Bảo quản và nâng cấp sưu tập). 5. Collections
Conservation (Robert DECandido, đã xuất bản) (Bảo tồn sưu tập); 6. Managing a Library
Binding Program (Jan Merrill-Oldham, đã xuất b
ản) (Quản lý chương trình đóng sách thư viện);
7. Organizing Preservation Activities (Michole V. Cloonan, đã xuất bản) (Tổ chức các hoạt
động bảo quản). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), 21
Dupont Circle, N.W., Suite 800, Washington, DC, 20036, (202) 296-2296. Email:

Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscripts (Bảo quản tài liệu và các bản
thảo). Chicago: Society of American Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ), 1993; SAA
Archival Fundamentals Series. 232 trang.

Một tài liệu toàn diện và quý giá cho việc bảo tồn các tài liệu và bản thảo viết tay.
Thompson, Don, và Joan Ten Hoor. A Core Collection in Preservation (Bộ sưu tập quý trong
bảo tồn), xuất bản l
ần 2. Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ),
1993, 41 trang.
Gồm các danh mục quý giá về các vấn đề bảo tồn cơ bản. Tham khảo thêm Lisa Fox, A Core
Collection in Preservation. Chicago: ALA, 1988, 15 trang.
Tuttle, Craig A. An Ounce of Preservation: A Guide to the Care of Papers and Photographs
(Hướng dẫn Bảo quản giấy và ảnh trong công tác bảo quản). Danvers, MA: Rainbow Books,
1995, 111 trang.