GIÁO TRÌNH KHO TÀNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU potx

GIÁO TRÌNH

KHO TÀNG BẢO
QUẢN TÀI LIỆU

Mục lục

Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý

Thiết bị lưu trữ

Lau sách và giá sách

Lựa chọn vật liệu bao gói sách và đồ tạo tác trên giấy

Bảo quản sách bằng những loại hộp đặt theo yêu cầu

Hộp bìa gấp đựng sách loại nhỏ

Hộp đựng sách để trên giá

Bìa bọc sách bằng Phim pôliexte

Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn

Bao bọc và đóng khung cho tác phẩm nghệ thuật

Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh

Sherelyn Ogden - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử
Minnesota
Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh
hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sử dụng của tài liệu. Tình
trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung
quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra
những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và
những hộp bao sách (storage enclosures) kém chất lượng
càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài liệu mà
nó bảo vệ. Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại. Xử
lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh
khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới những hư hỏng nhanh
chóng và không thể khắc phục được. Tuổi thọ của các
kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những
nguyên tắc cơ bản sau đây.
Sách
Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các
khu vực để sách. Không bao giờ nên đặt sách dựa trực
tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 7,5 cm (3
inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung
quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm.
Đi
ều n

ày đ
ặc biệt quan trọng khi các giá sách đ
ư
ợc đặt
dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đ
ặt trong tủ kín
cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản
thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3
inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ ẩm và khí đọng không
hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt
sát các tường bao.
Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dự
ng
sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm
căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách
không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt
đến mức có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi
giá. Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để
giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt
phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc
trang sách không bị nhàu hoặc rách.
Không xếp sách vượt ra ngoài mép c
ủa giá phía lối đi bởi
chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại.
Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được d
ùng
để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp m
à
không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách
tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách

quá dài không thể dựng đứng được, hoặc là nên rút sách
ra kh
ỏi giá hoặc l
à s
ắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa
với giá và có thể xếp thẳng đứng được. Sách cần được
đặt theo chiều hướng gáy sách xuống cho đến khi công
việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành. Đặt sách theo chiều
hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ
giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang
bìa do chính sức nặng của các trang giấy. Sách khổ lớn
không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những quyển
sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng. Nếu có thể, tốt
hơn là xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này.
Một số quyển sách mà khổ quá lớn thì nên đặt nằm
ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể khiến
cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa.
Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp
với sách bìa da. Axít và dầu trong da có thể ngấm vào
giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh hơn. Ngoài
ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy
và vải. Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh
những vấn đề này. Nếu điều kiện không cho phép, sách
bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và tách riêng
với sách bìa da. Đối với sách mà bìa sách phải được
trưng ra, chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân
kỳ trong nhà truyền thống, các biện pháp khác có thể sử
dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên
nhưng gáy sách v
ẫn có thể nh

ìn th
ấy đ
ư
ợc) hoặc đặt một
tấm film polyester giữa các quyển sách.
Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên
giá sách. Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng
trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông
vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp
đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm
ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống
hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách phải
đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị
nhô ra ngoài hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau
khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm
2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp
thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những
cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp
chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa kh
ỏi bị
chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý đ
ể đảm bảo rằng sách phải
xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn
thấy được mà không cần di chuyển sách.
Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo
quản sách một số sách nhất định. Những cuốn sách có
bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên
trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn
sách b
ị h

ư
h
ại nh
ưng có giá tr
ị thấp hoặc hiếm khi sử
dụng và không chắc chắn có thể xử lý hoặc gia cố bìa
cũng cần được đóng hộp. Những cuốn sách có bìa bằng
giấy da bê cũng nên cho vào hộp. Giấy da bê phản ứng
khá nhạy cảm với những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm
tương đối bằng cách co hoặc giãn. Hậu quả có thể làm
cho bìa sách bị vênh. Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và
nhờ đó giảm thiểu độ vênh. Hộp nên được làm bằng các
nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ cần được thiết kế sao
cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách.
Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine
box) và hộp sách phase box đều sử dụng được. Hộp sách
gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng hơn bởi vì nó bảo
quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn. Đối với những
sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách
(book shoe) là thích hợp. Tránh sử dụng hộp bìa cát tông
cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt bìa sách khi đ
ặt
sách vào và lấy sách ra. Phong bì đôi khi cũng được sử
dụng để lưu giữ sách. Tuy nhiên, những loại này nhìn
chung không bổ trợ được cho sách và nên thay thế bằng
hộp. Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích trên giá
sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại
bằng card stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách
khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy bền vĩnh cửu. Đừng bao
gi

ờ

nên s
ử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển
sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần đư
ợc
đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải
không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc
cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của
chồng sách.
Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng
không thể khắc phục được. Không nên lôi sách ra khỏi
giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm có thể làm
bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần
dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng
ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển
sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy hẳn
ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ
sách được điều chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần
mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách
trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển
sách trở lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên
được điều chỉnh trở lại. Khi lấy những cuốn sách quá
khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên
sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên
dùng cả hai tay để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó
đặt những cuốn sách phía trên đư
ợc lấy ra trở lại chỗ cũ.
Lúc đ
ặt lại sách v

ào ch
ỗ cũ cũng n
ên làm theo cách này.

Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng
sách quá cao khi di chuyển sách hoặc lấy sách ra. Những
quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối không xếp chồng lên
nhau. Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải
dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo
vệ, có các bộ phận giảm chấn ở các góc. Không xếp sách
quá cao trên xe đẩy sách và không để sách nhô ra khỏi
mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để
giữ cân bằng cho xe.
Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá
trình phôtô. Máy phôtô có các tấm ép giấy phẳng dùng
để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được một bản chụp
tốt. Những máy phô tô chất lượng cao hơn có t
ấm ép giấy
ở mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho
phép phô tô một trang sách với độ mở của sách là 90 độ
thay vì 180 độ. Việc phô tô sách đặc biệt quý chỉ nên do
các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà
nghiên cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra
hư hỏng cho sách. Không nên ấn gáy sách xuống bằng
tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được bản
chụp chất lượng tốt. Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc
đóng quá chặt để có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt
hơn nên ch
ụp cuốn sách bằng microphim v
à t

ạo bản sao
từ film đó.
Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý
hoặc in lên các nhãn được gắn vào sách bằng keo dích
nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính. Sơn th
ì không
đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể
làm bạc màu và vấy bẩn ra bìa. Lý tưởng nhất là cho
sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì in trên hộp. Những sách
bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên cờ
hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong
bộ sách. Những cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2
inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách khoảng 5-7 cm (2-
3 inches). Một giải pháp khác là dùng các tấm vải
polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán
nhãn số ký hiệu của sách lên trên. Không nên dùng nhãn
mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu như trường
hợp nào cũng sẽ gây hư hại. Nếu nhất thiết phải d
ùng các
mã được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn
này cần được gắn với mảnh giấy có tính kiềm đặt trong
sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao quanh sách.
Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo
rằng chất keo dính nhãn vẫn có tác dụng lâu dài. Đặc
biệt quan trọng là keo dính không bị khô làm cho nhãn
b
ị bong hoặc rời ra v
à keo dính không loang ra t
ạo n
ên

độ bám dính trên cuốn sách khiến bụi bẩn bám vào hoặc
làm hỏng những tài liệu khác đặt liền kề.
Nếu buộc phải sử dụng nhãn sách (bookplate) cho sách
đặc biệt quý, nhãn này nên được làm bằng loại giấy có
tính kiềm, ít hàm lượng than nâu và nên dán bằng loại
keo ổn định, có thể bóc ra được, tốt nhất là hồ dán bằng
bột gạo hoặc bột mỳ; hoặc nên dùng vải tấm bằng
polyester bọc lại và dán nhãn sách lên trên. Các túi đựng
thẻ mượn sách cũng cần được xử lý tương tự mặc dù
sách đặc biệt quý thường không nên cho mượn.
Tất cả các vật kẹp trong sách có chứa axít như dây đánh
dấu sách, giấy nháp, hoa ép không nên để trong sách.
Làm như vậy sẽ ngăn được các chất axít trong các vật đó
thâm nhập vào các trang giấy và làm hư hại giấy. Kẹp
giấy hoặc các vật kẹp trong sách cũng nên được bỏ ra
ngoài.
Tài liệu tờ rời
Đối với kho tài liệu dưới dạng tờ rời, cần phải lưu ý rằng
chỉ nên lưu giữ các tài liệu có cũng khổ trong cùng một
chỗ. Những khác biệt về về kích thước và khối lượng có
thể gây ra nguy cơ hư hại về mặt vật lý, vì vậy không n
ên
lưu gi
ữ các tờ rời trong c
ùng m
ột hộp với sách hoặc các
tờ rơi. Vì thế không nên để các tài liệu bằng giấy rời
trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng. Nói chung,
các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn,
các tài liệu có kích thước không đều (tạo ra áp lực không

đều trong hộp) cũng nên làm như vậy. Cũng nên lưu ý là
chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ
loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì v
ậy việc để
riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lư
ợng tốt
cũng rất quan trọng. Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu
bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được để tiếp
xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản
viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn.
Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu tr
ữ nếu
như việc này không làm cho tách rời, nát hoặc không thì
cũng làm hư hỏng tài liệu. Nếu như vi
ệc để mở có thể gây
hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trư
ớc
khi tiến hành. Các vật cố định giấy có thể gây hư hại nh
ư
ghim dập, kẹp giấy, ghim đính cần đư
ợc tháo ra cẩn thận
và chỉ thay thế bằng các ghim mới không rỉ nếu thực sự
cần thiết. Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu
có đệm và không có axít. Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ
trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng
d
ễ h
ư th
ì s
ố tờ trong một b

ìa k
ẹp t
ài li
ệu c
àng nên ít hơn.

Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu
đủ chất lượng lưu trữ. Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong
một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích thước của hộp.
Các hộp có thể đặt đứng hoặc ngang. Nếu đặt ngang thì
chỉ nên xếp chồng cao hai hộp để dễ dàng xử lý. Đặt
ngang sẽ tạo ra lực hỗ trợ toàn diện cho tài liệu và không
làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa việc làm rời
tài liệu và hư hại cơ học khác. Đây là ưu điểm mà
phương pháp đặt hộp đứng không có. Tuy nhiên đặt hộp
nằm ngang lại có một nhược điểm là đáy hộp sẽ chịu to
àn
bộ trọng lượng của tài liệu phía trên. Phương pháp đặt
hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp
tài liệu được được bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị
rơi hoặc hỏng mép. Các tấm bảng ngăn cách làm bằng
các chất liệu ổn định có thể sử dụng để lấp đầy các hộp
chưa đựng đầy tài liệu. Cần lưu ý không nên x
ếp quá đầy
hộp bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu
được lấy ra, thay thế hoặc kiểm tra. Một cách khác thay
cho biện pháp lưu giữ trong hộp là sử dụng tủ đựng hồ
sơ được trang bị hộp đựng hồ sơ và giá treo. Nếu không
tìm được hộp đựng hồ sơ treo làm bằng vật liệu đủ chất
lượng lưu trữ, có thể dùng các hộp đựng hồ sơ treo dùng

cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài li
ệu đựng trong đó
làm b
ằng những vật liệu chấp nhận đ
ư
ợc.

Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng
da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và đ
ộ
ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại. Các vật liệu
bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải
đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này.
Các tài liệu quá khổ
Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản
vẽ thiết kế (blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu
giấy dán tường - tốt nhất nên đ
ặt trong các ngăn của hộp
(case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất
lượng đạt yêu cầu. Các tài liệu này cũng nên đặt trong
các bìa kẹp tài liệu có đệm và không chứa axít. Mãi tới
gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng những bản vẽ
thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong
những cái bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm. Tuy nhiên,
nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường lưu giữ
được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55%
thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có th
ể sử
bìa kẹp có đệm. Tất cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm
vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp; các bìa kẹp

vừa kích thước ngăn tủ hoặc hộp được ưa dùng hơn
những bìa kẹp nhỏ bởi vì bìa kẹp nhỏ dễ bị kẹt ở trong
cùng c
ủa ngăn hoặc l
à thay đ
ổi vị trí khi mở v
à đóng các
ngăn tủ hoặc khi di chuyển các hộp. Mặc dù nhiều tài
liệu khác nhau có thể đặt trong cùng một bìa k
ẹp khi cần
thiết song lý tưởng nhất là chỉ để một tài liệu vào một b
ìa
kẹp. Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt trong một bìa kẹp,
nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa
a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý.
Nên có phòng phù hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ
nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài liệu từ ngăn tủ
hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu
này xuống khi di chuyển hoặc trước khi đặt lại vào các
ngăn tủ hoặc giá sách.
Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài
liệu để lưu giữ khi mà không thể lưu giữ tài liệu này ở
dạng phẳng. Nhưng điều quan trọng là phải xác định
chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để
chịu được việc cuộn vào và tháo ra. Một số tài liệu cần
phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu khác có thể cuộn theo
nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số chính xác
phụ thuộc vào kích thước và trọng lượng giấy. Nên sử
dụng ống tuýp dài hơn cuộn tài liệu dài nhất v
ài cm và có

đường kính ít nhất 10 cm (4 inches) (đường kính lớn
càng tốt). Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên
liệu có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc
ống trong giấy có độ trung tính hoặc có đệm hoặc bằng
cuộn vải polyester. Một phương pháp khác là đặt các tài
liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000
(five-mil polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của
tài liệu được cuộn lớn nhất khoảng vài cm. Tài liệu sau
đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt trong
của ống. Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa
này nên được cuộn lại để cả khối cuộn song song với
chiều dài của ống. Sau đó nên bọc cả khối lại trong giấy
trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh
sự cọ sát. Cả khối cuộn đã được bỏng cần đư
ợc buộc lỏng
bằng dải dây thẳng bằng vải lanh, bông hoặc polyester.
Nếu muốn bảo vệ chắc chắn hơn, có thể lưu giữ cả khối
này trong một ống tuýp rộng hơn. Các ống tuýp nên đặt
nằm ngang.
Giấy in báo
Rất nhiều giấy in báo được sản xuất vào nửa sau thế kỷ
XIX được làm bằng bột giấy có chứa than nâu và các tạp
chất khác, và việc bảo quản lâu dài đối với loại giấy này
rất khó (ngay cả) trong điều kiện tốt nhất. Mặc dù có thể
kiềm hoá (khử axít) giấy in báo để làm chậm lại qúa
trình hư hại, điều này thường không thiết thực lắm bởi v
ì
tài liệu vẫn tiếp tục xuống cấp với tốc độ khá nh
anh. Hơn
n

ữa, việc kiềm hoá sau khi các tờ giấy đ
ã tr
ở n
ên vàng và
dễ rách sẽ không làm cho giấy trắng và đàn hồi lại. Hầu
hết các mẩu tin cắt báo đều đều quan trọng bởi thông tin
mà chúng chuyển tải chứ không phải vì bản thân các
mẩu cắt báo đó. Vì lý do này, phô tô hoặc chụp vi phim
các mẫu tin này là các cách b
ảo quản thực tế nhất đối với
các kho tài liệu cắt báo. Toàn bộ việc phô tô nên thực
hiện trên giấy ít hàm lượng than nâu và sử dụng máy
phô tô tĩnh điện tạo ảnh bằng nhiệt. Những mẫu tin mà
phải giữ lại cần được xử lý sau đó để riêng r
ẽ với các giấy
chất lượng cao trong các bìa kẹp giấy, hoặc trong vỏ bọc
làm bởi vải polyester.
Sách mỏng
Sách mỏng có thể lưu trữ trong hộp hoặc trong bìa kẹp
sách. Một số cuốn sách mỏng có cùng kích thước bìa có
thể đặt cùng trong h
ộp gáy ngang khi mở hoặc trong hộp
phase box. Những cuốn sách mỏng khác nhau về kích cỡ
nên đặt riêng rẽ trong các hộp gáy ngang khi mở hoặc
phase box hoặc đặt trong các kẹp tài liệu (file folders)
được đặt trong hộp bảo quản tư liệu hay tre
o trên các giá
treo của tủ đựng tài liệu. Nếu dùng bìa kẹp tài liệu thì
nên đặt cho gáy sách hướng xuống. Nên đặt sách mỏng
trong hộp riêng nếu sách đó buộc phải để trên giá giữa

các quy
ển sách khác. Các nhóm sách mỏng xếp giữa các
sách khác có thể đóng hộp cùng nhau theo hướng dẫn
vừa nêu. Nếu các sách mỏng được đóng bìa, bìa sách
phải có chất lượng phù hợp và đồng đều và nên đư
ợc gắn
với sách theo cách sao cho không gây hại cho sách. Nên
tham khảo các chuyên gia có kinh nghiệm về những lợi
ích và tác hại của các loại bìa khác nhau có trên thị
trường. Bìa sách không nên dính liền vào những cuốn
sách mỏng. Nếu phải dùng kim khâu để gắn sách và bìa
sách, đường khâu nên thực hiện trên nếp gấp và qua
những lỗ khâu ban đầu nếu có thể.
Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông
Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết
rời và những tài liệu phổ thông (như thẻ thương mại,
thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê giấy, ).
Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho
công tác bảo quản bởi chúng thường gồm nhiều thành
phần và dưới nhiều dạng chất liệu khác nhau. Những tài
liệu này có thể có bề mặt nổi, trang trí ba chiều, hoặc
những bộ phận chuyển động. Chúng thường là độc nhất,
mỏng manh, dễ hỏng và có những ý nghĩa liên kết quan
trọng. Những tài liệu này do vậy không nên xếp chung
với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác bởi
vì s
ự khác biệt về kích th
ư
ớc, h
ình d

ạng, khối l
ư
ợng, chất
liệu có thể làm hỏng sách.
Phần lớn sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông
được bảo quản theo các hướng dẫn chung đề cập ở trên.
Sách dán bài viết rời có giá trị lịch sử đặc biệt về dạng
nguyên thuỷ của nó nên được bảo quản riêng trong hộp
vừa với nó. Những tài liệu phổ thông không đóng b
ìa nên
nhóm lại theo kích thước và loại (ảnh, tài liệu in, bản
phác thảo…), nếu cần thiết thì bọc riêng từng nhóm để
bảo vệ, tránh sự xâm nhập của axít và hư hỏng cơ học,
và lưu trữ theo cách nào đó giúp giữ nguyên được hình
dáng. Một số nhà cung cấp các thiết bị lưu tr
ữ có bán các
hộp hoặc ống có kích thước tiêu chuẩn cho các tài liệu
phổ thông thường như ưu thiếp, ảnh nổi. Các nhà cung
cấp khác có thể sản xuất những bao gói tài liệu kích
thước theo yêu cầu với số lượng lớn để đáp ứng những
nhu cầu đặc biệt.
Ảnh
Đối với ảnh, tốt nhất là bọc riêng cho từng ảnh. L
àm như
vậy sẽ hạn chế hư hỏng đối với ảnh nhờ được bảo vệ và
hỗ trợ về mặt vật lý. Chất liệu lưu trữ phù hợp có thể
được làm bằng giấy hoặc nhựa plastic. Do bao giấy
thường không trong suốt, bức ảnh phải lấy ra mới xem
đư
ợc n

ên bao nh
ựa trong suốt
có ưu th
ế h
ơn là cho phép
quan sát hình ảnh mà không cần lấy ra, nhờ đó làm gi
ảm
nguy cơ cọ sát hoặc bào mòn. Bao giấy phải không có
chứa axít và than nâu. Các loại giấy nhựa phù hợp cho
lưu trữ ảnh là: polyeste, polypropylene, polyethylene.
Luôn luốn tránh sử dụng nhựa polyvinyl -
chcloride. Các
bao giấy và nhựa cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của
Tiêu chuẩn Standard IT 9.2-1998 của Viện Tiêu chuẩn
Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và phải vư
ợt qua Kiểm tra hoạt
tính ảnh được nêu trong Tiêu chu
ẩn ANSI NAMPM IT 9
–
16 – 1993.
Khi các tài liệu đã được lưu giữ một cách phù hợp trong
các bìa kẹp, ống hoặc phong bì, cần tiếp tục đặt chúng
trong các hộp cửa mở ngang có bản lề (drop-front) đủ
chất lượng lưu trữ. Các phim âm bản bằng thuỷ tinh
(glass plate negative) là ngoại lệ và nên d
ựng đứng để cho
các đĩa phim âm bản ở dưới đáy của chồng đĩa không bị
vỡ. Nên đặt các hộp lên lên giá hoặc tủ bằng kim loại.
Nếu có thể, nên xếp các ảnh có cùng kích thư
ớc với nhau;

việc xếp lẫn các kích thước khác nhau có thể gây sự bào
mòn hoặc gẫy vỡ và có thể tăng nguy cơ thất lạc các ảnh
nhỏ hơn. Dù kích thước của ảnh như thế nào, tất cả các
bao ảnh trong cùng một hộp nên cùngo một kích thước
và nên là kích thước của hộp. Không nên xếp quá đầy
các h
ộp.

Xếp ảnh nằm ngang thường tốt hơn cách xếp ảnh đứng
bởi nó tạo ra hỗ trợ toàn diện và tránh các hư hại cơ học
như nếp gập. Tuy nhiên, cách đặt đứng lại có một ưu
điểm là khi lấy ảnh trong các bộ sưu tập dễ dàng hơn và
giảm đi các thao tác. Các bức ảnh nên đư
ợc đặt trong các
kẹp tài liệu hoặc phong bì không chứa axít mà chính
những phong bì này được treo lên các kẹp đựng tài liệu
hoặc đặt trong các hộp đựng tài liệu. Tránh xếp quá
nhiều bức ảnh vào một chỗ. Việc sử dụng các kẹp tài liệu
treo sẽ tránh được tình trạng các bức ảnh trượt xuống
dưới các bức khác và sẽ dễ dàng hơn khi lấy ra.
Cần lưu ý đặc biệt khi bảo quản những bức ảnh quá khổ
gắn trên giấy cát tông. Loại giấy này thư
ờng có chứa axít
và cực giòn. Việc giá đỡ này trở nên giòn có thể đe doạ
bản thân bức ảnh bởi vì tấm bìa có thể gẫy trong quá
trình lưu giữ hoặc xử lý, gây hư hỏng cho ảnh. Những
tấm ảnh này cần được bảo quản cẩn thận, đôi khi cần
đặt trong những hộp được làm riêng. Những ảnh này
cũng cần được thao tác hết sức cẩn trọng.
Kết luận

Việc lưu giữ và thao tác hợp lý của các tài liệu trong thư
vi
ện hoặc trung tâm l
ưu tr
ữ có thể rất ít tốn kém, với
một số biện pháp được nêu ở trên hầu như không tốn
kém hoặc tốn rất ít. Hơn thế, điều này còn có thể tiết
kiệm cho tương lai nhờ giảm thiểu các nhu cầu sửa chữa
tài liệu. Thực hiện theo những chỉ dẫn này là cách làm
thực tế và hiệu quả về mặt chi phí để kéo dài tu
ổi thọ của
các kho tài liệu.

Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch
sử Minnesota
Việc lựa chọn đồ đạc để lưu trữ tài liệu trong thư viện và
cơ quan lưu trữ đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng.
Nhiều sự lựa chọn các đồ đạc sẵn có và đang thịnh hành
có chứa những chất liệu làm sản sinh những tác dụng
phụ đã góp phần làm hư hỏng tài liệu m
à chúng đang lưu
trữ. Ngoài ra, một số những điểm đặc trưng của vật liệu
xây dựng cũng đang phá hủy và góp phần làm hư hỏng
các bộ sưu tập . Những thông tin được trình bày dưới
đây dự định giới thiệu và cung c
ấp một sự chỉ dẫn cho đề
tài nói trên trong việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ.
Đ
ồ sứ có tráng men

Mãi đến gần đây, chỉ có loại đồ đạc có tráng men được
người ta khuyên dùng. Được cấu tạo từ lõi thép, bọc
ngoài bằng lớp vỏ sứ có tráng men đã được nung loại đồ
đạc này được coi là loại vật liệu hóa học có tính bền
vững. Bởi là loại vật liệu đã sẵn có trên thị trường, giá cả
mang tính cạnh tranh, lại khỏe và bền loại vật liệu này
đã trở thành sự lựa chọn đặc biệt hấp dẫn của người tiêu
dùng. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi đã được đặt ra về khả
năng lớp vỏ tráng men bọc ngoài nếu không được nung
một cách hợp thức (không đủ thời gian và nhiệt độ cao
như quy định) sẽ có thể toả ra chất fomanđêhyt và các
chất dễ bay hơi khác có hại cho bộ sưu tập tài liệu. Sự lo
lắng này càng đặc biệt cần được lưu tâm trong trường
hợp bộ sưu tập tài liệu được lưu trữ trên những giá sách
được đặt ở một khu vực khép kín hoặc có sự lưu thông
không khí ít, hoặc tài liệu được lưu trữ trong những loại
đồ đạc đóng kín như hộp đựng bản đồ, các tủ có ngăn
kéo đựng tài liệu và các hộp đựng sách có nắp cứng.
Xuất phát từ mối quan tâm về sự không đạt tiêu chuẩn
của vật liệu, loại đồ đạc có tráng men trừ loại được nung
một cách hợp thức, không còn được người ta khuyên
dùng rộng rãi nữa. Đối với chúng tôi để cầm chắc tính
h
ợp lệ của vật liệu đ
ư
ợc nung, đồ đạc đó phải đ
ư
ợc qua
kiểm tra. Việc kiểm tra phải tuân thủ tiêu chuẩn E-595
của ASTM (Hiệp hội Kiểm định vật liệu Mỹ).1 Cuộc

kiểm tra này đòi hỏi phải sử dụng đến những thiết bị rất
tinh vi. Ngoài ra, đồ đạc tráng men cũng có thể được
kiểm tra bằng cách sử dụng nhóm dung môi hữu cơ có
tên là Methyl ethyl ketone (MEK) tuy rằng kết quả thẩm
định kém tính thuyết phục hơn.2 Nếu sau cuộc kiểm tra
thô này, mà người ta thường gọi là ki
ểm tra cọ xát MEK,
cho kết quả là lớp vỏ bọc ngoài có thể chưa được nung
một cách hợp lệ thì bạn nên sử dụng dịch vụ thẩm định
chuyên nghiệp để xác định chắc chắn xem liệu đồ đạc đó
có thật sự đạt tiêu chuẩn hay không.
Đồ đạc có lớp vỏ bọc ngoài dạng bột
Đồ đạc lưu trữ bằng thép có lớp bọc ngoài bằng những
dạng bột khác nhau dường như tránh được những rắc
rối có liên quan đến vấn đề không đạt tiêu chuẩn chất
lượng của đồ đạc tráng men. Lớp bọc ngoài dạng bột l
àm
từ vật liệu pôlime tổng hợp được chia tách một cách tinh
xảo rồi nung chảy bọc ngoài lõi thép. Việc thẩm định
chất lượng vật liệu chỉ được hoàn tất khi kết quả kiểm
tra ch
ỉ ra rằng lớp vỏ bọc đạt tính bền vững hóa học, hạn
chế tối thiểu mối đe dọa bay hơi chất hóa học, và do vậy