Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO.doc

Mục lục
Lời mở đầu .........................................................................................................................2
Nội dung...............................................................................................................................3
I - Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty
Tự động hóa cơ khí và môi trờng (AMECO)......................................................3
1.Khái quát chung về công ty AMECO............................................................3
2.Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO....................................................4
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO...................................5
4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO.........................................................7
5.Phơng hớng phát triển của công ty AMECO..................................................8
II - Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty
Tự động hoá cơ khí và môi trờng AMECO........................................................9
1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tại công ty AMECO.............................9
2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng tại công ty AMECO.......................................10
3.Các công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO.............................11
a.Công tác tham mu tổng hợp. ...................................................................11
b.Công tác văn th lu trữ...............................................................................11
c.Công tác thu thập và xử lý thông tin........................................................12
d.Công tác giao tiếp.....................................................................................12
e.Công tác hậu cần .....................................................................................12
III - Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn
phòng tại công ty AMECO...................................................................................13
1.Đánh giá chung...............................................................................................13
2.Một số kiến nghị . ..........................................................................................13
Kết luận.........................................................................................................................16
Tài liệu tham khảo.................................................................................................17
1
Lời mở đầu
Có thể nói sự chuyển đổi của nền kinh tế nớc ta từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập
chung sang nền kinh tế thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động của các đơn vị
kinh tế cơ sở .

Trong một thời gian ngắn các đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động kinh doanh với
nhiều quy mô khác nhau đã đạt đợc những thành tựu lớn vợt trội, chiếm lĩnh thị tr-
ờng không những trong nớc mà còn vơn ra quốc tế.
Công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng(AMECO) là một trong những doanh
nghiệp trẻ ra đời không nằm ngoài mục tiêu, tự chủ, độc lập, tự chịu trách nhiệm về
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, góp phần vào xây dựng nền kinh tế vững
mạnh.
Đợc sự nhất trí của nhà trờng em đã chọn công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng
(AMECO) là nơi thực tập .
Trong thời gian này em đã hoàn thành báo cáo tổng quát .
Báo cáo gồm 3 phần :
Phần I : Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty tự động hoá cơ
khí và môi trờng (AMECO).
Phần II : Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá
cơ khí và môi trờng AMECO.
Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị về công tác hành chính văn phòng tại
công ty AMECO.
Với thời gian và trình độ còn hạn chế .Vậy em mong nhận đợc sự tham gia đóng
góp ý kiến của các thầy cô.
Qua bài viết này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo h-
ớng dẫn và các anh chị tại công ty AMECO đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này.

2
I. Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty
Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO).
1. Khái quát chung về Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO)
- Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trờng .
- Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment
Company Ltd.
- Tên viết tắt : AMECO.

- Trụ sở Công ty : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đờng Trần Khát Chân, Phờng Thanh
Nhàn - Quận Hai Bà Trng- Thành Phố Hà nội.
- Điên thoại : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869
- Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà nội cấp ngày
02/10/1998.
- Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1998.
- Vốn điều lệ : 1.200.000.000.
- Thời gian hoạt động : 35 năm
- Mã số thuế : 010077 5593-1
- Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam (TECHCOM
BANK)
- Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104
AMECO là công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết
góp vào công ty. Công ty không đợc phát hành cổ phiếu, có t cách pháp nhân kể từ
ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các hãng sản
xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới nh Mỹ, Pháp, Nhật, Israel... Là một
công ty thơng mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình kinh doanh đặc thù. Hầu
hết hàng hoá của công ty đợc nhập chủ yếu từ nớc ngoài và một phần ở trong nớc với
hàng trăm mặt hàng khác nhau. Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự động
hoá với công nghệ mới và hiện đại .Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang
tính độc quyền cao trong nớc. Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn
kho lâu không sợ bị hỏng. Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công ty trong
thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trờng .
*Về cơ sở vật chất của công ty gồm có :
- Trụ sở chính : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, Đờng Trần Khát Chân, Hà nội .
Điện thoại : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869
3
P.Kinh doanh

- Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phơng Liệt, Thanh
Xuân, Hà Nội
Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589
- Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các thành phố lớn
trong toàn quốc nh : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà
Nẵng .
*Về nhân sự : Tổng số nhân viên : 35 ngời
+ Cử nhân : 8 ngời .
+ Kỹ S : 27 ngời .
AMECO có một nguồn nhân lực tơng đối tốt và ổn định .(85% tổng số nhân viên
đạt trình độ đại học và trên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc. Họ
làm việc năng động, nhiệt tình, và đợc đào tạo chính quy từ các trờng đại học kỹ
thuật với nhiều chuyên nghành khác nhau nh ngành cơ khí chế tạo máy, tự động
hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo ..., các trờng khối kinh tế nh :
Đại học Ngoại thơng, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách
khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân.....
*Về trang thiết bị :
AMECO luôn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình
với các trang thiết bị hiện đại nh :
- Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình cao với
màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đ-
ờng truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác
cũng nh các khách hàng.
- Bàn ghế xoay nhiều t thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hoà
nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán bộ công nhân
viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
- Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu. Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser của
hang CANON. Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của hãng NOKIA,
SONY ERISSON, .
Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu t, mua sắm nhiều phơng tiện sang

trọng,hiên đại nh xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc đi lại của
Giám đốc cũng nh các cán bộ quan trọng khác trong công ty .
Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh
doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp.
2. Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO.
AMECO là nhà tích hợp hệ thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách
hàng trong lĩnh vực Tự động hoá,cơ khí và môi trờng .
Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nớc và các chuyên
gia của các hãng nớc ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động nh
SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ công ty AMECO có thể tiến
4
P.Kinh doanh
hành dịch vụ t vấn về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán
,đầu t, mua sắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), t vấn xây dựng dự án, thành lập
và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực liên quan
cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu và đào tạo.
Với khả năng nh vậy công ty AMECO đã cung cấp đợc rất nhiều loại máy móc,
thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trờng trong nớc đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao
trong công cuộc hiện đại hoá công nghiệp hoá của nớc ta.
Tuy mới đợc thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian không lâu nhng
hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh đợc thị trờng không những ở
trong nớc (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà
còn vơn ra quốc tế (Lào ,Campuchia )
3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO.
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp đều
phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình .
Công ty AMECO là một công ty TNHH có con dấu riêng ,có t cách pháp nhân, đ-
ợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam .
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng
nghĩa là ngời lãnh đạo doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị

các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dới. Ngời
lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền
quyết định. Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị
vẫn theo tuyến đã quy định.
Tuy nhiên mô hình trên luôn đợc lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt không cứng
nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ và
năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây
dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể.
Bộ máy công ty AMECO đợc tổ chức nh sơ đồ sau:
Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc.
5
giám đốc
PGĐ.Kỹ thuật PGĐ.Tài chính
P.Kinh doanh
P.Kỹ thuật P.Dự án P.Hành chính P.Kế toán Trung tâm
* Giám đốc : là ngời dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của
Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa
vụ của mình nh :
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của Công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty trừ các
chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trờng hợp thuộc thẩm quyền của
Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh.
- Tuyển dụng lao động.
- Không đợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi

riêng cho bản thân, cho ngời khác; không đợc tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trờng
hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận.
- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty.
* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:
Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt động kinh tế
tài chính trong công ty, tham mu về cơ chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo
vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc quyền quản lý nh phòng
hành chính, phòng Kế toán, trung tâm.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :
Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận đợc phân công, phụ trách các vấn
đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty .
Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng ban chức
năng. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhng đều cùng phối kết hợp trong quá
trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời.
+ Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cờng công tác
đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các doanh nghiệp.
Mở rộng thị trờng, tìm kiếm nguồn đầu t, nâng cao khả năng cạnh tranh trong mọi
lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp .
Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh,
đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho quá trình kinh
doanh đạt hiệu quả cao.
+ Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết bị, thay
thế, sửa chữa bảo dỡng, đồng thời kiểm tra chất lợng hàng hoá .
6